1.

2. MESYUARAT

Definisi :

Mesyuarat didefinisikansebagai satu perhimpunan atau perjumpaan kumpulan ahli sesebuah persatuan atau pertubuhan bagi menggabungkan idea untuk mencapai sesuatu tujuan atau matlamat persatuan.

3. TUJUAN

Melantik AJK

Meluluskan peruntukan kewangan

Menyampai dan menyebarkan maklumat atautaklimat

Merancang, menyelaras sesuatu aktiviti,program dan menentukan tugas-tugas

4. 5. Membincangkan dan menyelesaikan masalah atau konflik 6. Mendapatkan nasihat, pendapat dan respon daripada orang terhadap sesuatu isu atau persoalan. 7. Mengawal dan menilai aktiviti persatuan atau pertubuhan dari semasa ke semasa mengikut peraturan tetap sesuatu pertubuhan 5. SEBELUMMESYUARAT

1.Setiausaha berbincangdengan

Pengerusitentang agenda

mesyuarat, tarikh, masa,

tempat.

2.Tempahan bilik mesyuarat

3.Kemudahan mesyuarat

4.Minit mesyuarat yang lalu

5.Surat panggilan mesyuarat

6. SEMASA MESYUARAT

Pastikan korum mencukupi

Edar minit mesyuarat kepada ahli yang tidak membawanya

Pengerusi memulakantepat pada waktunya

Membaca minit mesyuarat yang lalu

Pembetulan minit mesyuarat

(jika ada)

6. Cadangan mengesahkan minit mesyuarat

7.

7. Kewangan

Laporan/perkara yang menjadi

agenda

Hal-hal lain

10. Ahli-ahli secara bergilir diberi

peluang menyatakan apa-apa yang

hendak disampaikan.

11. Penggulungan/rumusan oleh

pengerusi

12. Menentukan tarikh mesyuarat akan

datang

13. Penangguhan mesyuarat

8. SELEPASMESYUARAT

Pengerusi menilai keberkesanannya

memimpin & menjalankan mesyuarat

Setiausaha menyediakan draf minit mesyuarat untuk kelulusan pengerusi

Mengedarkan minit mesyuarat kepada ahli-ahli selewat-lewatnya seminggu selepas mesyuarat.

Setiausaha menyimpan rekod-rekod dan dokumen mesyuarat

9. Tatasusila sewaktu mesyuarat

Datang awal

Elakkan gangguan telefon

Elakkkan cara duduk yang menampakkan kurang minat

Mendengar secara aktif,berminat, fikir bagaimana dapat menyumbang dalam perbincangan

Beri perhatian sewajarnya

Timbulkan perkar-perkara yg positif

Mencuba sedaya upaya menjadi ahli yg aktif

10. MINIT MESYUARAT

Merupakan laporan sesuatu mesyuarat

Satu dokumen rasmi mesyuarat

Mesti tepat, jelas dan kemas

Perkara yang perlu dalam menyediakan minit:-

i . Butiran : Nama mesyuarat/tajuk,

bilangandiadakan, tarikh, masa,

tempat.

ii.Senarai kehadiran

11.

iii.Isi minit:-

a.Kehadiran ditulis mengkiut susunan:-

Hadir

Turut hadir

Tidakhadir

Kata-kata aluan pengerusi

Pembentangan & pengesahan minit

Perkara Berbangkit

Agenda yang ditetapkan

Hal-hal lain

Ucapan penutup oleh pengerusi

12. CIRI-CIRI MINIT MESYUARATYG BAIK

Penulisannya hendaklah ringkas, tepat dan padat

Ayat-ayat yang digunakan perlu menggambar kan keputusan yang dibuat berdasarkan persetujuan ahli:-

Misalnya:--Mesyuarat telah bersetuju menerima..Mesyuarat telah dimaklumkan bahawa..

Dalam hal memerlukan tindakan nama orang berkenaan, pangkat perlu dicatat

Waktu ditangguhkan mesyuarat, perlu catat dalam minit & guna ungkapan ditangguhkan

Bahagian akhir/penutup mesyuarat, hendaklah dicatat nama dan jawatan penyedia minit.

13.

Minit Mesyuarat Ahli Jawatankuasa Kali Ke-2/2009

Persatuan Seni dan Budaya, Maktab Perguruan Perempuan Melayu

Tarikh :18 April 2009

Masa :2.45 petang

Tempat :Bilik Seri Kesidang

Kehadiran:1. Cik Suhailawati bt Juritah Pengerusi

2. Cik Nuriddha bt Miswandi-Naib Pengerusi

3. Cik Hamidah bt Hamid-S/usaha

4. Cik Halipah bt Ahmad

5. Cik Roslina bt Jauhari

Turut hadir : En. Iskandar Zulkarnain Penasihat Persatuan Seni dan Budaya

Bil Perkara Tindakan 1.0 2.0 3.0 4.0 Ucapan Pengerusi: 1.1 Mengucapkan terima kasih kepada semua ahli yang hadir. 1.2 Menerangkan tujuan mesyuarat Mengesahkan Minit Yang lalu: 2.1 Disahkan sebulat suara Perkara berbangkit: 3.1 Pengerusi menjelaskan bahawa kurrsus lakonan ditunda pada tarikh yang akanditetapkan kemudian. 3.2 Bayaran untuklatihan tarian asli telah dibayar kepada pengerusi kursus tersebut padabulan mac lalu Penyata Kewangan: 4.1 Baki wang RM 250.00 4.2 Minuman jurulatih silat selama seminggu belum dijelaskan lagi Untuk makluman Bendahari 14. Bil Perkara Tidakan 5.0 6.0 7.0 Laporan Aktiviti 5.1Kursus tarian yang dijalankan selama seminggu berjalan dengan lancar. Semua peserta menunjukkan minat yang mendalam terhadap tarian asli. 5.2Lawatan ke Isrtana Budaya telah memberi pengalaman yang bergunakepada semua peserta yang menyertai lawatan tersebut. Laporan hasillawatan sedang disiapkan untuk didokumentasikan. AktivitiBulan April dan Mei 6.1 Satu pementasan drama tari akan diadakan pada 25 April akan datangbertempat di dewan besar makrtab. Segala persiapan dan latihan sedangberjalan dua minggu sekali. 6.2 Bicara seni dan Budaya akan diadakan di Dewan Seri Melur pada 6 Mei.Dua orang penceramah telah dikenalpasti iaitu Tn. Hj. Mohd YassinAhmad, penggiat dan pengamal puisi lama nazam dan Dr. Hj. HaronKidam. Hal-hal lain 7.1 Pengersui Kebajikan diminta merancang mejlis jamuan perpisahan untukahli -ahlii semester 5. Makluman Makluman Pengerusi JK Bicara Seni Pengerusi JK Kebajikan 15.

Mesyuarat ditangguhkan pada jam 3.15 petang.

Disediakan oleh:

(HAMIDAH BT HAMID)

Setiausaha,

Persatuan Seni dan Budaya,

IPG Kampus Perempuan Melayu Melaka.