sistem di semashur

PENGURUSAN TEKNOLOGI MAKLUMAT(MTD 1013)

Sekolah Menengah Sains Hulu Selangor (SEMASHUR)

1

1.0 Objektif Kajian

Kajian mengenai sistem-sistem yang terdapat di sekolah ini bertujuan untuk :

i. Meninjau sistem yang terdapat di sekolah-sekolah

ii. Melihat perjalanan dan fungsi sistem dalam pengurusan sekolah.

2.0 Pernyataan Masalah

Pernyataan masalah bagi kajian sistem yang terdapat di sekolah ini adalah :

i. Adakah wujud sistem yang digunakan di sekolah?

ii. Bagaimana sesuatu sistem membantu dalam pengurusan pelajar dan kakitangan di

sekolah ?



2

3.0 PROFILE SEKOLAH


Sekolah Menengah Sains Hulu Selangor atau lebih terkenal dengan nama SEMASHUR

merupakan sekolah berasrama penuh yang bertempat di Hulu Yam Baharu, Batang Kali,

Selangor. SEMASHUR telah dibuka pertama kalinya pada 16 Jun 200 dan guru melaporkan diri

pada 20 Jun 2000 seramai 25 orang guru perintis. Pada tahun tersebut, hanya Penolong Kanan,

Penolong Kanan HEM dan seramai 23 orang guru sahaja yang ada di sekolah tersebut. Dengan

kekuatan 25 orang guru ini sahaja, mereka bertungkus-lumus membuat persediaan bagi

menerima pendaftaran pelajar yang dijadualkan pada 21 Julai 2000. Seramai 180 orang pelajar

Tingkatan satu melaporkan diri ke sekolah ini dan mereka merupakan kumpulan pelajar

pertama SEMASHUR. Pada Januari 2001, SEMASHUR menerima pelajar-pelajar tingkatan

empat buat pertama kalinya.

Lokasi Sekolah Menengah Sains Hulu Selangor (SEMASHUR)



3

Logo Sekolah Menengah Sains Hulu Selangor (SEMASHUR)

Kini, SEMASHUR di naungi oleh En. Nor Paizin Ibrahim selaku pengetua, En. Suhaime

B Mohd selaku Penolong Kanan Akademik, En. Md. Baharudin b. Mahani selaku Penolong

Kanan Hal Ehwal Pelajar dan seramai 63 orang guru. Bilangan pelajar pula adalah seramai 352

pelajar lelaki dan 340 pelajar perempuan dari tingkatan satu hingga tingkatan lima.

Matlamat penubuhan SEMASHURadalah selaras dengan hasrat SBP iaitu untuk

mencapai sasaran kecemerlangan akademik yang tinggi dari segi kuantiti dan kualiti. Visi

SEMASHUR adalah menjadikan Sekolah Menengah Sains Hulu Selangor sebagai pusat

kecemerlangan Pendidikan Terbilang menjelang 2010 manakala misi SEMASHUR pula adalah

menjadikan Sekolah Menengah Sains Hulu Selangor sebagai Pusat Kecemerlangan untuk

memperkembangkan potensi ke tahap optimum berasaskan Falsafah Pendidikan Kebangsaan

(FPK).

http://ms.wikipedia.org/wiki/Fail:Logo_semashur.jpg



4

4.0 SISTEM YANG TERDAPAT DI SEKOLAH

4.1 PENGENALAN

Sekolah Menengah Sains Hulu Selangor merupakan sebuah sekolah sains di bawah

kategori sekolah berasrama penuh. Sekolah ini di bawah seliaan bahagian Sekolah Berasrama

Penuh (SBP). Sekolah sains ini menggunakan satu sistem yang telah diselaraskan di bawah SBP

sendiri iaitu Integrated Students Information System (ISIS). Sistem ini telah diperkenalkan

kepada semua Sekolah Berasrama Penuh (SBP) pada tahun 2002. Pada permulaan, sistem ini

hanya di reka bentuk untuk menyimpan rekod peperiksaan dalaman dan menyediakan analisis

peperiksaan yang berkaitan. Dari semasa ke semasa sistem ini telah di kemas kini dan di naik

taraf di mana semua maklumat pelajar di simpan di dalam sistem ini. Selain itu, untuk

memastikan ibu bapa juga boleh mencapai maklumat anak mereka maka sistem ini telah

melangkah setapak lagi dengan menyediakan modul berasaskan web.

Sistem lain yang turut digunakan oleh sekolah ini ialah EMIS. EMIS merupakan satu

sistem menyimpan rekod guru-guru, sekolah dan staff sokongan. EMIS ini diwujudkan bagi

mengumpul semua maklumat yang berkaitan dengan sekolah untuk memudahkan perancangan

yang akan dibuat oleh pihak Pejabat Pelajaran Daerah (PPD) , Jabatan Pelajaran Negeri (JPN)

dan Kementerian Pelajaran Malaysia (KPM). Sistem ini digunakan secara online di mana semua

guru boleh mencapai maklumat pada bila-bila masa sahaja.

Sistem Maklumat Murid (SMM) juga digunakan oleh sekolah ini kerana sistem ini adalah

di bawah Kementerian Pelajaran Malaysia. Sekolah ini menggunakan SMM untuk memberikan

maklumat mengenai murid kepada Pejabat Pelajaran Daerah (PPD) dan juga Jabatan Pelajaran

Negeri (JPN) untuk rujukan mereka.



5

4.2 ISIS (Integrated Students Information System)

ISIS atau Integrated Students Information System merupakan satu sistem Maklumat

Murid dan Analisis Berpusat Secara On-line yang di guna pakai oleh semua sekolah berasrama

penuh di Malaysia. ISIS mula diperkenalkan kepada semua SBP pada awal tahun 2002.

Perancangan awal bagi ISIS adalah untuk menyimpan rekod peperiksaan dalaman sekolah dan

menyediakan analisis peperiksaan yang berkaitan. Pada tahun 2003, perisian ISIS mengalami

penambahan baru iaitu mengandungi Laporan Adab Belajar (LAB) bagi memudahkan guru

menyediakan laporan kelas dan laporan guru bagi setiap mata pelajaran. Sistem rumah yang

diperkenalkan di setiap SBP turut dimasukkan ke dalam ISIS pada tahun 2004. Beberapa sistem

lain turut ditambah bagi menampung keperluan yang berkaitan dengan Sistem Rumah. ISIS terus

melangkah setapak lagi apabila memperkenalkan modul yang berasaskan web. Ini kerana semua

maklumat berkaitan murid yang disimpan dalam pangkalan data sekolah, maklumat sekolah,

bahagian sekolah dan ibu bapa dapat berkongsi maklumat melalui capaian atas talian yang

disediakan. Bagi tujuan tersebut, setiap ibu bapa pelajar yang mendaftar di SBP akan menerima

ID Pengguna dan juga Kata Laluan untuk capaian ini. Ibu bapa dapat melihat pencapaian anak

mereka dan maklumat yang berkaitan dengan anak mereka menggunakan capaian ini.

Logo ISIS



6

ISIS ini merupakan satu sistem yang menghimpunkan sistem-sistem lain di bawahnya.

Antara sistem-sistem yang terdapat di dalam ISIS adalah :

i. Maklumat asas sekolah

ii. Maklumat pelajar

iii. Akademik

iv. Kokurikulum

v. Disiplin

vi. Markah rumah

vii. Asrama

viii. Laporan adab belajar

Maklumat asas sekolah

Pada bahagian maklumat asas sekolah, guru atau pengurusan sekolah dapat memasukkan

maklumat mengenai tahun semasa, kelas, tingkatan, subjek, gred, piawai dan lain-lain lagi.



7

Paparan pada bahagian maklumat sekolah

Maklumat pelajar

Semua data mengenai maklumat pelajar yang terdapat di dalam ISIS ini di import dari Sistem

Maklumat Murid.

Paparan pada bahagian maklumat pelajar

Akademik

Sistem akademik yang terdapat di dalam ISIS ini membenarkan pengguna untuk memasukkan

markah pelajar, proses markah, melakukan analisis terhadap subjek, analisis peperiksaan dan

juga menjana slip peperiksaan pelajar. Bagi proses memasukkan markah pelajar, pengguna dapat

melakukannya terus menerusi ISIS atau dengan cara menggunakan Microsoft Excel dan data

yang telah di tambah akan di import semula ke dalam ISIS.



8

Paparan bagi maklumat akademik pelajar

Apabila maklumat yang berkaitan telah di kemas kini, pengguna perlu memuat naik maklumat

yang baru ke laman web pengurusan SBP untuk tinjauan. Kebiasaannya, ia dilakukan apabila

sesuatu kemas kini selesai dilakukan.

Paparan bagi memuat naik maklumat ke laman web

Ibu bapa yang ingin melihat prestasi anak mereka hanya perlu ke laman web

http://sbpexcellent.com/ dan menggunakan ID Pengguna serta Kata Laluan yang diberikan

kepada mereka. Mereka dapat melihat aktiviti, pencapaian dan disiplin anak-anak mereka di

sekolah. Setiap maklumat yang di kemas kini oleh guru di dalam ISIS akan dapat dilihat oleh ibu

bapa melalui laman web ini.

http://sbpexcellent.com/



9

Antara muka bagi Login ke laman web sbpexcellent.com

4.2.1 Kelebihan dan kelemahan ISIS

Kelebihan

• Mempunyai tahap keselamatan yang baik kerana mempunyai dua workgroup sahaja.

• Ibu bapa dapat melihat prestasi anak mereka secara online menerusi laman web

SBPOnline.

• Data boleh di “backup” pada bila-bila masa selagi komputer utama beroperasi.

• Update sistem melalui online dan dapat dilakukan dengan lebih cepat dan mudah.

• Guru hanya mempunyai masa dua minggu dari tarikh peperiksaan untuk memasukkan

markah jadi keputusan pelajar dapat diproses dengan lebih cepat.

• Apabila keputusan telah dihantar, sekolah boleh terus melihat ranking antara SBP dan

boleh analisis mengikut subjek.

Kelemahan



10

• Apabila sistem utama ditutup, data tidak dapat dicapai oleh mana-mana komputer. Ia

dapat meningkatkan tahap keselamatan data yang tersimpan di dalam database.

• Jika pelajar bertukar kelas, ia perlu dilakukan secara manual terlebih dahulu di dalam

excel sebelum maklumat tersebut di kemas kini di dalam ISIS. Proses ini akan memakan

masa yang agak lama kerana guru perlu mengenal pasti nama pelajar dan menukar kelas

secara manual terlebih dahulu dan kemudian memasukkannya ke dalam database ISIS.

• Mengalami masalah menunggu giliran kerana workgroup terhad. Workgroup yang

digunakan untuk mencapai ISIS hanya dua buah sahaja. Jadi, guru perlu menunggu

giliran dan akan menjadi sesak terutamanya pada penghujung minggu peperiksaan kerana

setiap guru perlu memasukkan markah bagi subjek yang diajarkan oleh mereka.

4.3 APMS (Academic Projection and Monitoring System)

Sistem yang dikenali sebagai APMS ini merupakan sistem headcount yang bertujuan

untuk mengira markah pelajar, membandingkan markah serta menjana graf bagi tujuan

perbandingan tersebut. APMS ini merupakan satu sistem kecil yang bekerja bersama ISIS.

Semasa mengendalikan APMS ini, perkara utama yang perlu dipastikan adalah menggunakan

pangkalan data (database) yang sama yang digunakan oleh ISIS kerana semua capaian ke atas

data dilakukan menerusi ISIS.

Menerusi APMS ini juga, pengguna dapat mengimport terus data yang dijana ke dalam

Excel. Selain itu, ia juga mampu untuk menjana slip headcount bagi pelajar dan pengguna dapat

mencetak terus slip tersebut setelah memindahkannya ke dalam Excel. Data yang dijanakan oleh

APMS ini, dapat dijana terus ke laman web untuk dihantar terus ke bahagian pengurusan SBP.



11

Contoh data yang dijana oleh APMS

Graf yang dijana menggunakan APMS



12

Slip headcount pelajar yang dicetak menerusi APMS

4.4 SISTEM MAKLUMAT MURID (SMM)

Sistem Maklumat Murid (SMM) adalah merupakan satu sistem yang dibangunkan oleh

Kementerian Pelajaran Malaysia untuk menyimpan semua data atau maklumat pelajar dengan

lebih bersistematik. Sistem ini dibangunkan sistem maklumat yang bersepadu. Selain daripada

itu, memudahkan capaian data dibuat dengan cepat dan tepat.

Sistem ini menyimpan semua maklumat pelajar seperti biodata, kokurikulum pelajar,

peperiksaan, kesihatan, maklumat ibu bapa dan sebagainya. Ini memudahkan pihak pengurusan

sekolah mahupun PPD atau JPN untuk mencari maklumat pelajar dengan lebih cepat dan efisyen.

Sistem ini menggantikan sistem fail yang boleh menyebabkan maklumat hilang dan tidak boleh

digunakan dalam jangka masa panjang.



13

Sistem ini dibangunkan menggunakan perisian MS Access. Sistem ini juga sistem stand-

alone di mana guru data perlu sentiasa mengemas kini sistem ini berdasarkan kepada

penambahbaikan yang dibuat oleh KPM.

SMM versi 4.0 ini telah di baik pulih daripada sistem SMM yang telah ada iaitu versi 2

dan versi 3 di mana hanya mengumpulkan data maklumat penerima bantuan KPM seperti RMT,

PSS, KWAPM dan SPBT sahaja.

Penggunaan SMM versi 4.0 ini juga untuk mengesan murid yang layak menerima

pelbagai bentuk bantuan, dijadikan rekod penerima bantuan, anggaran belanja mengurus, kes

kecemasan dan analisa pembabitan. Penggunaan aplikasi ini juga secara tidak langsung dapat

mengurangkan beban guru data yang terpaksa mengisi banyak borang bagi mendapatkan data

murid dan pada masa sama terpaksa menjalankan tugas pengajaran dan pembelajaran.

Paparan utama SMM



14

4.5 SISTEM MAKLUMAT PENGURUSAN PENDIDIKAN / EDUCATIONAL

MANAGEMENT INFORMATION SYSTEM (SMPP / EMIS)

SMPP/EMIS atau Sistem Maklumat Pengurusan Pendidikan / Educational Management

Information System adalah suatu sistem yang dibangunkan oleh Bahagian Perancangan dan

Penyelidikan Dasar Pendidikan, Kementerian Pelajaran Malaysia untuk mengumpulkan data-

data pengurusan semua Institusi Pendidikan di Malaysia. EMIS merupakan satu sistem yang

terurus bagi memungut, memproses, menyimpan, mencapai dan menyebar data dan maklumat

untuk menyokong aktiviti-aktiviti utama dan kitaran pengurusan pendidikan bagi pengurus dan

pembuat keputusan di semua peringkat di Kementerian Pelajaran. Ini termasuk penyepaduan

Paparan sistem

Paparan maklumat murid



15

pangkalan data yang sedia ada dan pembangunan polisi dan prosedur untuk meningkatkan

penggunaan data pendidikan untuk membuat keputusan misalnya, agihan sumber, perancangan

tenaga kerja dan unjuran pendidikan. Sistem ini merangkumi 5 bahagian iaitu maklumat

berkenaan :

1 ) Maklumat Asas Sekolah / Institusi Pendidikan

2) Maklumat Asrama ( bagi yang berkenaan sahaja)

3) Maklumat Enrolment

4) Maklumat Guru dan

5) Maklumat Staf Bukan Guru.

Pada awalnya, sistem ini dibangunkan dengan menggunakan perisian MS ACCESS Versi

2.0. Walau bagaimanapun dengan pertambahan data dan maklumat, sistem ini telah

dinaiktarafkan dengan perisian MS ACCESS 97 dan MS ACCESS 2000 yang mempunyai lebih

banyak fungsi. EMIS merupakan sistem yang dapat menyimpan data dan maklumat dengan lebih

efisyen untuk jangka masa panjang. Data yang disimpan disusun lebih bersistematik dan

memudahkan pencarian sesuatu maklumat. EMIS merupakan satu sistem yang menyimpan

maklumat asas sekolah dan juga kakitangan sekolah maka mudah untuk membuat keputusan ke

perancangan dan seterusnya kepada pelaksanaan pendidikan yang membolehkan semua proses

pembangunan pendidikan dapat dilaksanakan dengan teratur.

EMIS adalah berfungsi menyimpan dan menguruskan pelbagai maklumat dan sumber

secara teratur. EMIS merupakan satu sistem yang digunakan dalam pelbagai aspek pengurusan

pendidikan di peringkat sekolah, Pejabat Pelajaran Daerah (PPD) dan Kementerian Pelajaran

Malaysia (KPM). EMIS diwujudkan supaya data yang diperoleh dan disimpan di dalam sistem

ini dapat dijana bagi memastikan proses perkembangan pendidikan berjalan dengan lancar.

Dengan wujud sistem EMIS ini, perancangan yang dibuat oleh kementerian dapat

dilaksanakan. Contohnya, seperti bilangan yang diperlukan, keperluan infrastruktur yang



16

diperlukan dapat diatasi melalui sistem ini. EMIS akan menjadi pemangkin dalam mewujudkan

kesinambungan maklumat antara realiti dan keperluan pada masa hadapan.

EMIS Online diperkenalkan sebagai satu aplikasi baru yang melibatkan “Web based”.

EMIS online diperkenalkan mempunyai ciri keselamatan di mana terdapat ID pengguna untuk

memasuki sistem. Selain daripada itu, beberapa ciri tambahan seperti mempunyai link dengan

KPM.net serta Unit Data di EPRD. Kesemua bahan yang berkaitan dengan EMIS Online seperti

manual pengguna, maklumat terkini dan yang berkaitan dengan EMIS dapat disebarkan dengan

lebih cepat dan mudah. Guru data dan maklumat dapat capai maklumat tersebut hanya di laman

web EMIS ini. Sebelum ini, guru data dan maklumat perlu menghantar maklumat yang telah

dikemas kini di dalam data EMIS menggunakan disket ke PPD tetapi dengan adanya EMIS

Online ini, guru hanya perlu menghantar melalui laman web ini.

Dengan wujudnya sistem ini, pengemaskinian maklumat dapat dilakukan dengan lebih

cepat. Selain daripada itu, penghantaran maklumat dan pengesahan data dibuat dengan kadar

yang lebih cepat berbanding penggunaan kaedah konvensional di mana memerlukan disket

dihantar melalui mel atau tangan. Maklumat juga dapat diperoleh dengan cepat dan segala data

yang perlu diubahsuai dapat dilakukan dengan tepat dan cepat. EMIS Online juga boleh

meningkatkan kualiti perkhidmatan Kementerian Pelajaran Malaysia di mana proses

pengumpulan maklumat dapat dibuat dengan lebih bersistematik. Selain itu, pihak sekolah, PPD,

JPN dan Kementerian Pelajaran Malaysia dapat melaksanakan perancangan, penggubalan dan

unjuran berdasarkan data yang dapat dikemas kini dengan cepat dan tepat.

Ciri EMIS Online

Boleh dikemas kini dan upload di mana-mana sahaja

Tidak memerlukan disket.

Lihat data lambat jika server kementerian bermasalah.

Masih ada ciri keselamatan tetapi jika kata laluan diketahui oleh pengguna lain

mungkin data boleh diubah.



17

Terpaksa menunggu tempoh atau masa untuk download dan upload data. Contohnya

pendaftaran SPM online.

Terpaksa connect kepada internet untuk mencetak data.

Perlu mempunyai program MS FrontPage atau HTML (Hypertext Markup Language)

untuk mengedit.

Paparan antara muka EMIS Online (Login)



18

4.6 Refleksi

Kajian sistem yang telah dilakukan di sekolah telah memberikan kami banyak

pengalaman sebagai seorang bakal guru yang berkelulusan Pendidikan Teknologi Maklumat. Ini

kerana berkemungkinan kami juga akan menjaga sistem seperti ini apabila menjadi guru kelak.

Kajian ini memberikan pelbagai info mengenai penggunaan sistem yang terdapat di sekolah.

Terdapat pelbagai sistem yang digunakan di sekolah dan kami telah kami pilih untuk meninjau

sistem yang terdapat di sebuah sekolah berasrama penuh iaitu Sekolah Sains Hulu Selangor

(SEMASHUR) yang terletak di Batang Kali, Selangor. Secara keseluruhan sekolah ini

menggunakan sistem ISIS dalam pengurusan sekolah di mana ISIS adalah satu sistem yang

digunakan oleh semua sekolah berasrama penuh di Malaysia. Kesemua sistem ini di kendalikan

Paparan selepas login

Menu yang terdapat di dalam sistem ini



19

oleh guru data yang dilantik oleh pengurusan sekolah di mana beliau akan

dipertanggungjawabkan untuk mengendalikan keseluruhan sistem ini. Kami telah menemu duga

guru yang bertanggungjawab menjaga maklumat mengenai bahagian peperiksaan iaitu Cikgu

Indera. Cikgu Indera memberitahu bahawa sistem yang digunakan adalah sangat efektif. Ini

kerana ia dapat memudahkan tugas terutamanya dalam merekod dan memudahkan capaian

maklumat pelajar. Sistem ini juga boleh menjana keputusan peperiksaan menggunakan Academic

Projection & Monitoring System (APMS). Sistem yang digunakan juga adalah selamat dan stabil.

Sistem ini juga mempunyai link secara online dengan SBPexcellent. Ibu bapa pelajar boleh

melihat keputusan anak-anak mereka dengan memasuki laman web SBPexcellent. Setiap ibu

bapa dan pelajar telah mempunyai username dan password untuk login ke laman web ini.

Walau bagaimanapun sekolah ini turut menggunakan sistem lain seperti EMIS dan SMM

yang digunakan si semua tetapi sekolah ini lebih menggunakan sistem ISIS. Kajian ini juga

membuka mata kami bahawa bukan mudah untuk menjadi seorang guru data kerana sentiasa

perlu mengemas kini sistem dengan maklumat-maklumat pelajar. Melalui pemerhatian kami

menerusi sistem-sistem ini, ia dilihat banyak membatu guru meringankan beban mereka kerana

mereka tidak perlu lagi merekod maklumat pelajar di atas kertas tetapi hanya mengemas kini

maklumat yang berkenaan sahaja menerusi sistem dan proses carian juga dapat dilakukan dengan

lebih cepat dan mudah.