TAKLIMAT SISTEM iDBMS

Ke arah memodenisasi Sistem Pengurusan Pelajar untuk lebih efektif dan cemerlang.

Sistem Pengurusan Data Pelajar Bersepadu

PENGENALAN• Sistem iDBMS yang dimulakan

sejak 2003 di KKBD berkembang pesat seiring dengan pertambahan jumlah pelajar dan kolej di seluruh Malaysia

• Digunakan secara menyeluruh mulai 2008 setelah selesai sesi road show pengenalan iDBMS di semua Kolej.

• Kini, memasuki fasa pemurnian dan pemantapan penggunaan iDBMS di semua peringkat seiring dengan objektif pembangunan ISP-KPT.

Dimulakan sejak 2003

Pembangunan berterusan

One stop center utk maklumat pelajar

Web Based dan real Time

One Stop Center

iDBMS

ModulPendaftaran

Modul Latihan Industri

ModulPeperiksaan

Modul Hep

Modul EIS

Sistem Replicator

Sistem iDBMS telah diilhamkan oleh bekas Pengarah Kolej Komuniti Bandar Darulaman iaitu Tn. Hj. Zainal Abidin Bin Abd. Latif (kini Pengarah Politeknik Mersing) bersama En. Mohd Shahidi Bin Mohd Saad, bekas Pegawai Pengambilan, Kolej Komuniti Bandar Darulaman (kini Penolong Pengarah Kanan, Bahagian Kebajikan Pelajar, Sektor Pengurusan Kolej Komuniti) bermula sejak tahun 2002 lagi.

Pembangunan sistem semakin pesat dan rancak mulai tahun 2003 apabila Pengarah Kolej Komuniti Bandar Darulaman ketika itu iaitu Tn Hj Zulkifli Bin Ariffin (kini Pengarah Bahagian Kebajikan Pelajar, SPKK) mengambil segala inisiatif yang ada dengan kerjasama Bahagian Peperiksaan dan Penilaian, SPKK dalam memastikan usaha pembangunan sistem ini direalistikkan serta boleh dimanafaatkan oleh semua pihak khususnya Kolej Komuniti di seluruh Malaysia.

SEJARAH

FASA 1 FASA 2 FASA 3 FASA 4

IDBMS IMPLEMENTATION PLAN 2003 - 2012

START

KOMPONEN HEP/UNIT

PENGAMBILAN

PENGGUNAAN DI KKBDA

TAMBAH KOMPONEN PEPERIKSAAN/

LATIHAN INDUSTRI

PILOT TEST DI KKKB & KK

ARAU

SISTEM REPLICATOR DI 11 KOLEJ

PROSES PELARASAN

DATA

UPDATE SISTEM VS MQA SISTEM

UPGRADE SYSTEM VS

ISP-KPT

modul2 Executive

Information SystemPROSES LATIHAN

STAFF KK

TAMBAHAN HOSTING

IDBMS

2003 - 2005 2006 - 2007 2008 - 2009 2009 - 2012

• Struktur awal dibangunkan melibatkan kompenan HEP / Unit Pengambilan sahaja

• Penggunaan di KKBD

• Extend function kepada modul Peperiksaan dan Latihan Industri

• Pilot test bersama KKKB dan KK Arau

• Sistem Replicator digunakan di 11 buah KK

• Proses pelarasan data dan road show kursus pengenalan kepada sistem.

• Kemaskini sistem (programming) memenuhi keperluan semasa (cth Kod MQA)

• Proses upgrade system dalam memenuhi keperluan dan kehendak ISP-KPT serta

• Pembangunan modul2 Executive Information System utk SPKK

Sistem iDBMS dibangunkan dengan memegang 2 konsep utama iaitu:

Maklumat pada masa sebenar (real time information) bermaksud maklumat yang di paparkan adalah benar pada ketika paparan itu sedang di paparkan.

Komuniti bermaksud penglibatan semua unit/bahagian dalam satu sistem untuk memastikan maklumat sentiasa di kemaskini dan tepat.

KONSEP

STRUKTUR

RANGKAIAN iDBMS 11 hosting disediakan memberi perkhidmatan kepada pengguna iDBMS

Server Arau

Server Darulaman

Server Kepala Batas

Server Sg Siput

Server Kuala Langat

Server Selayang

Server Kuantan

Server Jempol

Server Bukit Beruang

Server Jasin

Server Segamat

11 site iDBMS yang memberi perkhidmatan kepada pengguna iDBMS

Akan ditambah lagi termasuk ke Sabah dan Sarawak menjelang 2010. (Jika ada bajet)

Mengelakkan kesesakan dan faktor offline

Master Replicator

INFRA SEDIA ADA

INFRASTRUKTUR

• FREEWARE (freeware Helpdesk)

Menggunakan infrastruktur dan

aplikasi sistem yang sedia ada di Kolej Komuniti

Senario iDBMS dalam TIPS

MODUS PELAKSANAAN

SPKKBertindak sebagai urusetia bersama dalam memastikan penggunaan serta keperluan data dilengkapkan oleh pengguna mengikut bahagian dan fungsi masing-masing

PENGARAH

PUNCA KUASA

Mesyuarat Pengarah Kolej Komuniti Bil 01/2008serta surat edaran Bil bertarikh menyatakan penggunaan penuh aplikasi iDBMS.

ADMIN.KOLEJ

Pasukan yang membantu dari segi penggunaan aplikasi dan pemantauan proses diperingkat pusat

PENGGUNA

Menjadi penyelaras sistem di peringkat kolej dalam memantau, memberi peringatan serta pengurus data sentiasa dikemaskini oleh pengguna.

HELPDESK

Pengguna yang terdiri daripada pegawai dan penyelaras setiap unit serta termasuk pelajar Kolej Komuniti.

Selaku kuasa eksekutif dalam memastikan pelaksanaan dan penggunaaniDBMS dibuat oleh pengguna (warga kolej) sepertimana yang ditetapkan.

JAWATANKUASAKERJA iDBMS

PENAUNG(KETUA PENGARAH KK)

PENASIHAT BERSAMA(PENGARAH BAHAGIAN KEBAJIKAN PELAJAR)

(PENGARAH BAHAGIAN PENGAMBILAN )

PENGERUSI PENGARAH KKBD

merangkap PENGERUSI JAW. ICT KK

PROGRAMMER JAWATANKUASA HELPDESK IDBMSWAKIL

JAWATANKUASA TEKNIKAL

PERUNDINGBESPOKE TECH.

SDN.BHD

JAWATANKUASAPELAKSANA iDBMS

PENGERUSI

PENGARAH KOLEJ

PENGERUSI BERSAMA

KETUA JABATAN KEJURUTERAAN DAN KEMAHIRAN

ADMIN iDBMS & PENOLONG ADMIN

PEGAWAI HEP / PEG. PENGAMBILAN

PENYELARAS DATA UNIT HEP

PEGAWAI PEPERIKSAAN

PENYELARAS DATA UNIT PEPERIKSAAN

PEGAWAI LATIHAN INDUSTRI

PENYELARAS DATA UNIT LATIHAN

INDUSTRI

KETUA PROGRAM

PENSYARAH KELAS / PENSYARAH KURSUS

PEGAWAI EKSEKUTIF

UNIT KEWANGAN

J/ K HELPDESK

MATLAMATmenyediakan perkhidmatan bantuan online selama 20 jam sehari

(minimum) dan offline 8 jam sehari (offline) , 7 hari seminggu dan 366 hari setahun.

OBJEKTIF1. Sistem khidmat sokongan dan bantuan kepada pengguna iDBMS2. Memudahkan pengguna untuk mendapatkan bantuan.3. Memastikan kelancaran dalam pelaksanaan sistem iDBMS4. Pasukan yang akan memastikan segala permasalah dapat diselesaikan

dengan segera bagi mengelakkan sebarang kesulitan.

TUJUANmenjadi tempat pertanyaan dalam penggunaan iDBMS dan mewujudkan

suasana komuniti pengguna selesa dan mampu memastikan data dalam iDBMS diselenggara dengan baik.

PASUKAN Mempunyai 8 orang ahli Team Helpdesk yang mempunyai kepakaran di setiap komponen iDBMS.

TEAM HELPDESK

1. En. Azizol Bin Hj Duralim (Ketua) - Kolej Komuniti Kepala Batas

2. En. Hairul Anuar Bin Masrol - Kolej Komuniti Bukit Beruang

3. En. Jamaludin Bin A.R.Rawi - Kolej Komuniti Arau

4. En. Mohd Hafizil Izuan Bin Mohmad Nazir - Kolej Komuniti Kuantan

5. Pn. Rafizah Binti Daud - Kolej Komuniti Sabak Bernam

6. Cik Nurul Laili Binti Mohamed Yahya - Kolej Komuniti Sg Siput

7. Cik Dzazuriaty Binti Muhamad - Kolej Komuniti Paya Besar

8. Pn Noorhidayah Binti Mansur - SPKK

9. En. Idhwan Bin Mohamad - Wakil syarikat perunding sistem

FUNGSI PENGARAH

1. Membuat lantikan secara rasmi ADMINISTRATOR iDBMS serta pembantu

2. Menyediakan kelengkapan dan peralatan bagi admin.iDBMS seperti komputer riba, sambungan broadband serta pencetak.

3. Menyediakan Anggaran Belanja Mengurus bagi penyediaan bajet pengurusan data dan penyelenggaraan server IDBMS.

4. Menjadikan iDBMS sebagai sumber keperluan data dan bahan pembentangan sewaktu mesyuarat pengurusan peringkat kolej.

FUNGSI PENGARAH

5. Menjadi KPI kepada Jawatankuasa Pelaksana dalam memastikan penggunaan idbms dibuat secara berterusan, lengkap dan dikemaskini. (Senarai semak telah disediakan.)

6. Menyediakan kemudahan kiosk pelajar bagi mengemaskini maklumat dalam sistem iDBMS

7. Memastikan prosedur / Manual Kualiti ISO / Peraturan / Garis Panduan selari dengan proses iDBMS.

8. Memberi pengurangan jam kredit kepada ahli Jawatankuasa Helpdesk iDBMS yang dilantik (kolej yang berkaitan)

SEKIAN TERIMA KASIH

DARI:TEAM iDBMS

www.idbms.net

w w w. i d b m s . n e t

Hubungi :azizol@idbms.net

idhwan@idbms.net@

: : o n e s t o p c e n t e r p o r t a l a b o u t i D B M S @ C o l l a g e C o m m u n i t y : :