1 | R O S H - U K M

PENILAIAN RISIKO ASEAN YOUTH VOLUNTEER PROGRAMME (AVYP) 2017 : THE DEVELOPMENT OF ASEAN YOUTH DRR LEADERS THROUGH VOLUNTEERISM AND COMMUNITY

ENGAGEMENT, INDONESIA

1.0 TUJUAN

1.1 Laporan ini merupakan penilaian risiko bagi Program ASEAN Youth Volunteer Programme

(AVYP) 2017 yang dijadualkan akan diadakan pada 1 hingga 7 Ogos 2017 di Bandung ,

Indonesia dengan tema Disaster Risk Reduction.

2.0 PENGENALAN

2.1 Program ini adalah program tahunan sejak tahun 2013 dan telah memasuki kali yang

kelima penganjuran oleh pihak Pusat Transformasi Komuniti Universiti (UCTC UKM)

dengan kolaborasi bersama beberapa institut berkaitan di sekitar ASEAN.

2.2 UKM (UCTC) bertindak sebagai sekretariat AYVP dengan sokongan Kementerian Belia dan

Sukan Malaysia (KBS), ASEAN Secretariat (ASEC) dan U.S. Agency for International

Development (USAID).

2.3 Penganjuran projek pada kali ini melibatkan jalinan kerjasama antara UCTC-UKM dan

pihak Institut Teknologi Bandung (ITB), Indonesia dengan dana sebanyak RM 970,000.00

daripada the U.S. Agency for International Development (USAID). Jumlah peserta yang

akan terlibat adalah seramai 50 orang terdiri daripada pelbagai negara sekitar ASEAN.

3.0 PENILAIAN RISIKO

3.1 Berdasarkan kertas kerja yang telah dikemukakan kepada ROSH-UKM, pihak UCTC telah

membuat penilaian awal risiko dengan menggunakan borang penilaian awal. Hasil

penilaian adalah seperti di jadual 1 berikut:

PUSAT PENGURUSAN RISIKO, KELESTARIAN DAN KESIHATAN PEKERJAAN

UNIVERSITI KEBANGSAAN MALAYSIA

2 | R O S H - U K M

Jadual 1 : Penilaian Impak Awal

KESAN PENILAIAN

SKOR Skor dipilih

1 2 3 4

Anggaran Komitmen Kewangan

RM50K dan ke bawah

RM51K ke RM100K

RM101K ke RM150K

RM200K ke atas

4

Impak kepada pencapaian objektif

Fakulti/Universiti

Tiada pencapaian

Memberi kesan tidak

langsung kepada

pencapaian objektif fakulti.

Membantu pencapaian sebahagian dari objektif

fakulti.

Sumbangan yang ketara

kepada pencapaian

satu atau lebih objektif

fakulti.

4

Impak kepada operasi

Fakulti/Universiti

Tiada atau sangat

minimum

Wujud proses kerja yang baru

dan keperluan

latihan kepada

kakitangan.

Keperluan menstruktur

semula proses kerja kepada kakitangan.

Kakitangan harus

dipindahkan atau perlu mengambil

tenaga kerja kontrak.

4

Tahap jalinan kerjasama.

Kerjasama secara

sukarela.

Surat Hasrat (LoI)

Memorandum Persefahaman

(MoU)

Memorandum Perjanjian

(MoA)

4

Jumlah Keseluruhan

16

Skor Tahap Impak

4 - 8 Rendah

9 - 12 Sederhana

13 - 16 Tinggi

3 | R O S H - U K M

3.2 Merujuk kepada penilaian awal, Skor impak yang yang diperoleh adalah sangat tinggi (16).

Justeru, program ini pada dasarnya melibatkan komitmen yang besar dari segi kewangan,

Impak kepada pencapaian objektif, impak kepada operasi jabatan dan tahap kerjasama

antara jabatan dan pihak luar.

3.3 Walaubagaimanapun, ROSH-UKM telah mengadakan perbincangan dengan pihak UCTC

untuk mendapatkan dengan lebih terperinci risiko-risiko yang boleh menggagalkan projek

ini. Risiko-risiko yang diperoleh diambil kira berdasarkan perkara berikut :

a) Kejayaan projek

b) Keterangkuman Perjanjian MoA ( inclusiveness of agreements)

3.4 Penilaian dilakukan dengan mengenalpasti kebarangkalian/kebolehjadian risiko dan juga

impak yang boleh berlaku sekiranya risiko tersebut terjadi. Ringkasan risiko berdasarkan

kategori risiko serta skor adalah seperti di jadual 2.

4 | R O S H - U K M

Bil Kategori

Risiko Risiko

Kebarang-kalian

Impak Skor

Risiko 1 5 1 5

1

Kewangan

1. Konflik Prosedur Perolehan kewangan- Pihak yang akan memberi dana / sumber kewangan diperoleh

2 3 M

2. Pemberi dana menarik diri atau dana tidak diterima sebelum program dijalankan

2 3 M

3. Kaedah Pembayaran wang program kepada pihak ITB & sukarelawan yang tidak sistematik

3 2 M

4. Berlaku pengurangan atau lebihan dalam perbelanjaan (perbezaan daripada perbelanjaan asal)

2 3 M

5. Konflik dalam Prosedur perolehan UKM 3 2 M

6. Pertambahan kos akibat GST daripada kedua-dua negara

2 3 M

7. Pertambahan kos akibat prosedur bendahari (etc: pembelian barang hanya menggunakan panel UKM sahaja)

3 2 M

8. Ketidaktentuan kadar tukaran mata wang asing yang boleh menyebabkan pertambahan kos berlaku

2 3 M

2

Operasi

9. Peratusan perkongsian kerjasama dan tanggungjawab dengan ITB yang tidak adil

3 2 M

10. Pemilikan aset yang dibeli 1 1 L

11. Liabiliti Staff & Peserta : Kemalangan atau kecederaan atau pelanggaran undang-undang tempatan oleh urusetia dan peserta

2 3 M

12. Peserta tarik diri pada saat akhir 1 3 M

13. Tenaga pengajar menarik diri pada saat akhir 1 3 M

14. Bencana seperti gempa bumi, rusuhan ataupun letusan gunung berapi yang boleh menggagalkan program

3 5 C

15. Penyakit berjangkit 2 3 M

16. Prosedur urusan tempahan tiket peserta/ urus setia berubah-ubah

2 3 M

17. Kejutan budaya dalam kalangan peserta melibatkan suasana persekitaran dan makanan

1 1 L

5 | R O S H - U K M

Jadual 2 : Skor Risiko Berdasarkan Impak dan Kebarangkalian

3

Perunda- ngan

18. konflik dalam terma kontrak ITB & UKM ( ITB beranggapan mereka bertindak sebagai event manager bukan rakan kongsi)

3 3 H

19. Isu copyright & Data di antara UKM & pihak ITB 2 3 M

20. Aduan peserta terhadap speaker atau kandungan program- Peserta tidak berpuashati dengan kandungan program yang dijalankan

1 3 M

21. Perbezaan undang-undang (imigresen/pihak berkuasa tempatan)

2 3 M

22. Perbezaan peraturan menjalinkan kerjasama di kedua -dua negara

3 2 M

23. Terma-terma di dalam MOA tidak dipersetujui oleh rakan kerjasama

2 3 M

24. Rakan kongsi kerjasama (ITB) menarik diri lebih awal (exit policy)

2 5 C

25. Penyalahgunaan dana oleh rakan kongsi (pecah amanah)

2 3 M

PETUNJUK :

Kebarangkalian : Impak :

1 : Hampir pasti

2 : Berkemungkinan tinggi

3 : Berpeluang untuk berlaku

4: Kemungkinan rendah

5 : Hampir tiada kemungkinan

1 : Tidak ketara

2 : Boleh diukur

3 : Ketara

4 : Besar

5 : Sangat besar

KEDUDUKAN RISIKO PELAN TINDAKAN

Sangat Tinggi /

Tinggi

Risiko perlu diuruskan oleh Ketua PTJ dengan pelan respon risiko secara

terperinci. Di samping itu juga, ia memerlukan perhatian daripada Lembaga

Pengarah Universiti dan Pengurusan Atasan Universiti.

Ketara

Risiko boleh diuruskan dengan mengambil pilihan sama ada Terima, Kurangkan,

Pindah atau Elakkan. Ia memerlukan perhatian daripada Pengurusan Utasan

Universiti dan Ketua PTJ yang berkaitan.

6 | R O S H - U K M

3.5 Berdasarkan jadual 2 tersebut, daripada keseluruhan 25 risiko terdapat 2 risiko berada pada

skala sangat tinggi, 1 tahap tinggi, 2 risiko pada skala rendah manakala selebihnya adalah

berskala sederhana iaitu sebanyak 20 risiko. Risiko-risiko yang berada ditahap sangat tinggi,

tinggi dan sederhana berisiko untuk menggagalkan objektif projek . Sehubungan itu, untuk

mengurangkan impak risiko berkenaan pihak UCTC perlu menyediakan langkah kawalan yang

bersesuaian untuk mengawal risiko berkenaan. Beberapa cadangan mitigasi baru dan mitigasi

sedia ada adalah seperti Jadual 3 di lampiran.

4.0 CADANGAN DAN ULASAN ROSH

4.1 Hasil penelitian kertas kerja dan perbincangan bersama antara ROSH-UKM dan pihak UCTC,

ROSH-UKM mencadangkan supaya pihak UCTC memastikan sebarang persetujuan dan

persefahaman dengan ITB perlulah diiringi dokumen perjanjian secara bertulis yang jelas. Ini

bertujuan supaya sekiranya berlaku pertikaian pada masa hadapan pihak UCTC mempunyai

bukti dengan dokumen sokongan untuk melindungi kepentingan kedua-dua belah pihak.

Antara perkara-perkara yang perlu dimuktamadkan adalah :

a) Tanggungan Liabiliti :

Pihak yang terlibat mesti memutuskan tahap tanggungan liabiliti sama ada

tanggungan penuh satu pihak atau secara perkongsian serta merangkumi semua

aspek.

b) Keselamatan

Isu keselamatan juga merupakan perkara yang penting yang perlu diambil

perhatian oleh pihak UCTC. Sekiranya berlaku kejadian kecemasan maka pelan

langkah keselamatan perlu disediakan bagi melindungi kepentingan harta dan

nyawa peserta dan urus setia yang terlibat.

c) Kewangan

Peruntukan kewangan yang mencukupi perlu untuk memastikan kelangsungan

operasi terjamin dari mengalami sebarang masalah kos pengurusan.

d) Perjanjian Rakan Kongsi

Memastikan perbincangan antara rakan kongsi bagi supaya kerjasama berjalan

lancar dan memenuhi kehendak kedua-dua pihak.

Sederhana /

Rendah

Risiko boleh diuruskan secara minima dan perekodan risiko dibuat.

7 | R O S H - U K M

5.0 KESIMPULAN

5.1 Secara amnya, risiko projek ini adalah bertaraf