proses kerja pt par - portal pengambilan … pt...fail meja edisi pertama disediakan pada : 26 mac...

FAIL MEJA EDISI PERTAMA DISEDIAKAN PADA : 26 MAC 2005

11

8. PROSES KERJA

a) Urusan Pengambilan Pelajar Baru

CARTA ALIRAN (MPK) Proses Kerja : Urusan Pengambilan Pelajar Baru

Terima surat arahan untuk sediakan Norma Ambilan Selaras Penganalisisan Norma, Penawaran dan Pendaftaran Pelajar Pilih dan tawarkan tempat pengajian Terima keputusan permohonan kemasukan Terima Borang Jawapan Tawaran daripada calon Calon Terima tawaran? Semak Butiran Pemohon Failkan Maklumat bercanggah? Dapatkan pengesahan daripada calon Maklumat masih bercanggah? Tarik balik tawaran Hantar dokumen pendaftaran

Pengarah PHHP(PD)/PT/PAR PHHP(PD)/ JK Pengambilan Pengarah

PHHP(PD)/ JK Pendaftaran/PT

PHHP(PD)/JK Pendaftaran/ PT PHHP(PD)/JK Pendaftaran/ PT

PHHP(PD)/JK Pendaftaran/PT

Pengarah/PHHP(PD)/PT PHHP(PD)/JK Pendaftaran/PT/PAR

Ya

Mula

Ya

Tidak

Tidak

Tidak

Tamat

Ya


12

• Mengurus Pengambilan Pelajar Baru

Proses Kerja

Pegawai yang

meluluskan/dirujuk

Undang-undang/

Peraturan

1. Menerima surat Norma Ambilan daripada PHHP(PD), mencatat minit dan dikepilkan pada fail No._____

Pegawai Hal-hal Pelajar (PD)

2. Menerima arahan daripada PHHP(PD) supaya menyediakan memo arahan menganalisis dan mengesahkan Norma Ambilan untuk ditandatangani Pengarah


3. Menyerahkan memo arahan kepada PHHP(PD) untuk mendapatkan tandatangan Pengarah

Pengarah

4. Menerima memo arahan yang telah ditandatangani Pengarah daripada PHHP(PD).


5. Membuat salinan memo dan format Norma Ambilan, mencatat minit dan failkan dalam fail No:____

6. Mengedarkan memo dan format Norma Ambilan kepada semua KJ Induk

KJ Induk

7. Menerima memo maklumbalas daripada KJ Induk untuk diminitkan oleh PHHP(PD) dan failkan dalam fail No:____


8. Menerima arahan daripada PHHP(PD) supaya menyediakan surat iringan untuk ditandatangani Pengarah


9. Menyerahkan surat iringan kepada PHHP(PD) untuk mendapatkan tandatangan Pengarah

Pengarah

10. Menerima surat iringan yang telah ditandatangani Pengarah daripada PHHP(PD).

11. Membuat salinan, mengepos surat iringan dan Norma Ambilan kepada Pengarah BPP, mencatat minit dan failkan dalam fail No.___

12. Menerima surat Sesi Pemilihan dan Penawaran Tempat Pengajian Ke Politeknik KPTM daripada PHHP(PD), mencatat minit dan failkan dalam fail No._____

Pengarah Politeknik

13. Menerima surat makluman keputusan permohonan (CD Pengambilan dan Statistik Penawaran) daripada PHHP(PD), mencatat minit dan failkan dalam fail No._____


Panduan Pengambilan dan Pengurusan Pelajar Politeknik KPTM


13

Proses Kerja

Pegawai yang

meluluskan/dirujuk

Undang-undang/

Peraturan

14. Menerima arahan daripada PHHP(PD) supaya menyediakan surat pengesahan penerimaan CD Pengambilan dan Statistik Penawaran untuk ditandatangani Pengarah


15. Menyerahkan surat pengesahan penerimaan CD Pengambilan dan Statistik Penawaran kepada PHHP(PD) untuk mendapatkan tandatangan Pengarah

Pengarah

16. Menerima surat pengesahan penerimaan CD Pengambilan dan Statistik Penawaran yang telah ditandatangani Pengarah daripada PHHP(PD).

17. Membuat salinan, mengepos surat pengesahan penerimaan CD Pengambilan dan Statistik Penawaran kepada Pengarah BPP, mencatat minit dan failkan dalam fail No.___

18. Menerima Borang Jawapan Tawaran (BJT) / panggilan telefon daripada calon

19. Mencetak Butiran Pemohon bagi calon yang bersetuju menerima tawaran dan kepilkan bersama BJT dan dokumen yang dihantar. Failkan/bukukan BJT bagi calon yang menolak tawaran ke dalam fail No.____


20. Menyemak Butiran Pemohon dengan salinan dokumen yang dikemukakan oleh calon


21. Menerima arahan daripada PHHP(PD) supaya menghubungi calon melalui telefon atau menyediakan surat percanggahan maklumat untuk ditandatangani PHHP(PD) jika calon gagal dihubungi melalui telefon.


22. Membuat salinan, mengepos surat percanggahan maklumat kepada calon, mencatat minit dan failkan dalam fail No.___

23. Menerima arahan daripada PHHP(PD) supaya menyediakan surat pembatalan tawaran untuk ditandatangani Pengarah sekiranya maklumat masih bercanggah


24. Menyerahkan surat pembatalan tawaran kepada PHHP(PD) untuk mendapatkan tandatangan Pengarah

Pengarah



14

Proses Kerja

Pegawai yang

meluluskan/dirujuk

Undang-undang/

Peraturan

25. Menerima surat pembatalan tawaran yang telah ditandatangani Pengarah daripada PHHP(PD).


26. Membuat salinan, mengepos surat pembatalan tawaran kepada calon, mencatat minit dan failkan dalam fail No.___

27. Menerima arahan daripada PHHP(PD) supaya mengepos Surat Iringan dan Dokumen Pendaftaran


28. Masukkan Surat Iringan dan Dokumen Pendaftaran ke dalam sampul surat yang dihantar oleh calon dan mengeposkannya


29. Menerima arahan daripada PHHP(PD) supaya membuka Fail Peribadi Pelajar


30. Masukkan dokumen-dokumen berikut ke dalam Fail Peribadi Pelajar:

• Butiran Pemohon

• Salinan Kad Pengenalan

• Salinan Slip Keputusan Peperiksaan (SPM/ Politeknik/ Kolej Komuniti/ Sijil Luar Negara/ Sijil Kemahiran Malaysia)

• Dokumen Lain (Jika Ada) � Borang Jawapan Tawaran � Salinan Sijil Berhenti Sekolah � Salinan Sijil Ko Kurikulum



15

CARTA ALIRAN KERJA (FM)

Mula

CARTA ALIR (FM)

Proses Kerja : Mengurus Pengambilan Pelajar Baru.

Terima surat Norma Ambilan daripada PHHP(PD), catat minit dan kepilkan pada fail No._____ Terima arahan daripada PHHP(PD) supaya sediakan memo arahan menganalisis dan mengesahkan Norma Ambilan untuk ditandatangani Pengarah Serahkan memo arahan kepada PHHP(PD) untuk mendapatkan tandatangan Pengarah Terima memo arahan yang telah ditandatangani Pengarah daripada PHHP(PD). Buat salinan memo dan format Norma Ambilan, catat minit dan failkan dalam fail No:____ Edarkan memo dan format Norma Ambilan kepada semua KJ Induk Terima memo maklumbalas daripada KJ Induk untuk diminitkan oleh PHHP(PD) dan failkan dalam fail No:____ Terima arahan daripada PHHP(PD) supaya sediakan surat iringan untuk ditandatangani Pengarah Serahkan surat iringan kepada PHHP(PD) untuk mendapatkan tandatangan Pengarah A


16

Terima surat iringan yang telah ditandatangani Pengarah daripada PHHP(PD).

Buat salinan, poskan surat iringan dan Norma Ambilan kepada Pengarah BPP, catat minit dan failkan dalam fail No.___ Terima surat Sesi Pemilihan dan Penawaran Tempat Pengajian Ke Politeknik KPTM daripada PHHP(PD), catat minit dan failkan dalam fail No._____ Terima surat makluman keputusan permohonan (CD Pengambilan dan Statistik Penawaran) daripada PHHP(PD), catat minit dan failkan dalam fail No._____

Terima arahan daripada PHHP(PD) supaya sediakan surat pengesahan penerimaan CD Pengambilan dan Statistik Penawaran untuk ditandatangani Pengarah Serahkan surat pengesahan penerimaan CD Pengambilan dan Statistik Penawaran kepada PHHP(PD) untuk mendapatkan tandatangan Pengarah

Terima surat pengesahan penerimaan CD Pengambilan dan Statistik Penawaran yang telah ditandatangani Pengarah daripada PHHP(PD). Buat salinan, poskan surat pengesahan penerimaan CD Pengambilan dan Statistik Penawaran kepada Pengarah BPP, catat minit dan failkan dalam fail No.___ Terima Borang Jawapan Tawaran (BJT) / panggilan telefon daripada calon Cetak Butiran Pemohon bagi calon yang bersetuju menerima tawaran dan kepilkan bersama BJT dan dokumen yang dihantar. Failkan/bukukan BJT bagi calon yang menolak tawaran ke dalam fail No.____

A

B


17

Semak Butiran Pemohon dengan salinan dokumen yang dikemukakan oleh calon Terima arahan daripada PHHP(PD) supaya hubungi calon melalui telefon atau sediakan surat percanggahan maklumat untuk ditandatangani PHHP(PD) jika calon gagal dihubungi melalui telefon. Buat salinan, poskan surat percanggahan maklumat kepada calon, catat minit dan failkan dalam fail No.___ Terima arahan daripada PHHP(PD) supaya sediakan surat pembatalan tawaran untuk ditandatangani Pengarah sekiranya maklumat masih bercanggah Serahkan surat pembatalan tawaran kepada PHHP(PD) untuk mendapatkan tandatangan Pengarah Terima surat pembatalan tawaran yang telah ditandatangani Pengarah daripada PHHP(PD). Buat salinan, poskan surat pembatalan tawaran kepada calon, catat minit dan failkan dalam fail No.___ Terima arahan daripada PHHP(PD) supaya poskan Surat Iringan dan Dokumen Pendaftaran Masukkan Surat Iringan dan Dokumen Pendaftaran ke dalam sampul surat yang dihantar oleh calon dan mengeposkannya Terima arahan daripada PHHP(PD) supaya membuka Fail Peribadi Pelajar Masukkan dokumen-dokumen berikut ke dalam Fail Peribadi Pelajar:

• Butiran Pemohon

• Salinan Kad Pengenalan

• Salinan Slip Keputusan Peperiksaan (SPM/ Politeknik/ Kolej Komuniti/ Sijil Luar Negara/ Sijil Kemahiran Malaysia)

• Dokumen Lain (Jika Ada)

� Borang Jawapan Tawaran � Salinan Sijil Berhenti Sekolah � Salinan Sijil Ko Kurikulum

B

TAMAT


18

b) Urusan Pendaftaran Pelajar Baru

Persediaan dan Persiapan Pendaftaran Mendaftar pelajar Hantar Statistik Pendaftaran Pelajar Baru Daftar pelajar tawaran susulan Norma dipenuhi? Kemaskini pangkalan data dan Fail Peribadi Pelajar

PHHP(PD)/ JK Pendaftaran/PT PHHP (PD)/ JK Pendaftaran/PT PHHP(PD)/PT PHHP (PD)/ JK Pendaftaran/PT

PHHP(PD)/PT/PAR

CARTA ALIRAN (MPK)

Proses Kerja : Urusan Pendaftaran Pelajar Baru

Tidak

Mula

Ya

Tamat


19

• Mengurus Pendaftaran Pelajar Baru

Proses Kerja

Pegawai yang

meluluskan/dirujuk

Undang-undang/

Peraturan

1. Menerima arahan daripada PHHP(PD) supaya menyediakan memo panggilan Mesyuarat Jawatankuasa Pendaftaran Pelajar untuk ditandatangani PHHP(PD)


2. Menerima memo panggilan Mesyuarat Jawatankuasa Pendaftaran Pelajar yang telah ditandatangani PHHP(PD).


3. Membuat salinan memo panggilan Mesyuarat Jawatankuasa Pendaftaran Pelajar, mencatat minit dan failkan dalam fail No:____

4. Mengedarkan memo panggilan Mesyuarat Jawatankuasa Pendaftaran Pelajar

5. Menerima arahan daripada PHHP(PD) supaya mendaftar pelajar

6. Menerima arahan daripada PHHP(PD) supaya failkan Statistik Pendaftaran Pelajar Baru ke dalam fail No.____


7. Menerima arahan daripada PHHP(PD) supaya mengemaskini pangkalan data dan Fail Peribadi Pelajar


Panduan Pengambilan dan

Pengurusan Pelajar Politeknik KPTM


20


Mula

CARTA ALIR (FM)

Proses Kerja : Mengurus Pendaftaran Pelajar Baru.

Terima arahan daripada PHHP(PD) supaya sediakan memo panggilan Mesyuarat Jawatankuasa Pendaftaran Pelajar untuk ditandatangani PHHP(PD) Terima memo panggilan Mesyuarat Jawatankuasa Pendaftaran Pelajar yang telah ditandatangani PHHP(PD). Buat salinan memo panggilan Mesyuarat Jawatankuasa Pendaftaran Pelajar, catat minit dan failkan dalam fail No:____ Edarkan memo panggilan Mesyuarat Jawatankuasa Pendaftaran Pelajar Terima arahan daripada PHHP(PD) supaya mendaftar pelajar Terima arahan daripada PHHP(PD) supaya failkan Statistik Pendaftaran Pelajar Baru ke dalam fail No.____ Terima arahan daripada PHHP(PD) supaya mengemaskini pangkalan data dan Fail Peribadi Pelajar

TAMAT


21

c. Urusan Lapor Diri Pelajar Senior

CARTA ALIRAN (MPK)

Proses Kerja : Urusan Lapor Diri Pelajar Senior

Sediakan dan edar maklumat lapor diri

Buat persediaan dan persiapan lapor diri Menerima pelajar untuk lapor diri Pelajar lapor diri? Maklumkan kepada Ketua Jabatan Kemaskini Fail HHP

PHHP(PD)/PT/PAR PHHP(PD)/ JK Pendaftaran/PT PHHP(PD)/ JK Pendaftaran/PT PHHP(PD)/PT/PAR PHHP(PD)/PT/PAR

Mula

Tidak

Ya

Tamat


22

• Mengurus Lapor Diri Pelajar Senior

Proses Kerja

Pegawai yang

meluluskan/dirujuk

Undang-undang/

Peraturan

1. Menerima arahan daripada PHHP(PD) supaya menyediakan Surat Panggilan Melapor Diri kepada pelajar untuk ditandatangani PHHP(PD)


2. Menerima Surat Panggilan Melapor Diri yang telah ditandatangani PHHP(PD).

3. Membuat salinan Surat Panggilan Melapor Diri, mencatat minit dan failkan dalam fail No:____

4. Mengedar Surat Panggilan Melapor Diri kepada pelajar melalui Ketua Jabatan/ Pegawai Peperiksaan dan Pegawai Perhubungan dan Latihan Industri.

5. Menerima arahan daripada PHHP(PD) supaya menyediakan surat panggilan Mesyuarat Jawatankuasa Pendaftaran Pelajar


6. Membuat salinan Surat Panggilan Melapor Diri dan mengedarkan kepada JK Pendaftaran, mencatat minit dan failkan dalam fail No.___

7. Menerima arahan daripada PHHP(PD) supaya mengemaskini Fail Peribadi Pelajar

Panduan Pengambilan dan

Pengurusan Pelajar Politeknik KPTM


23


Mula

CARTA ALIR (FM)

Proses Kerja : Menguruskan Lapor Diri Pelajar Senior.

Terima arahan daripada PHHP(PD) supaya sediakan Surat Panggilan Melapor Diri kepada pelajar untuk ditandatangani PHHP(PD) Terima Surat Panggilan Melapor Diri yang telah ditandatangani PHHP(PD). Buat salinan Surat Panggilan Melapor Diri, catat minit dan failkan dalam fail No:____ Edarkan Surat Panggilan Melapor Diri kepada pelajar melalui Ketua Jabatan/ Pegawai Peperiksaan dan Pegawai Perhubungan dan Latihan Industri. Terima arahan daripada PHHP(PD) supaya sediakan surat panggilan Mesyuarat Jawatankuasa Pendaftaran Pelajar Buat salinan dan edarkan surat panggilan Mesyuarat Jawatankuasa Pendaftaran Pelajar kepada JK Pendaftaran, catat minit dan failkan dalam fail No.___ Menerima arahan daripada PHHP(PD) supaya mengemaskini Fail Peribadi Pelajar

TAMAT


24

d) Urusan Pertukaran Politeknik

CARTA ALIRAN (MPK)

Proses Kerja : Urusan Pertukaran Politeknik

Terima permohonan pertukaran Politeknik oleh pelajar daripada KJ dan membuat ulasan sebelum diserah kepada Pengarah untuk ulasan Terima permohonan pertukaran Politeknik oleh pelajar daripada PHHP(PD) dan membuat ulasan serta panjangkan ke BPP Memproses permohonan pertukaran Politeknik oleh pelajar Menerima makluman keputusan permohonan pertukaran Politeknik dari BPP Pertukaran diluluskan? Memaklumkan keputusan permohonan pertukaran Politeknik kepada pelajar dan KJ Kemaskini pangkalan data dan Fail Peribadi Pelajar Kemaskini fail Hantar Fail Peribadi Pelajar kepada Pengarah Politeknik baru

PHHP(PD) Pengarah/PHHP(PD) Pengarah BPP Pengarah/PHHP(PD) PHHP(PD)/PT/PAR PHHP(PD)/PT/PAR PHHP(PD)/PT/PAR PHHP(PD)/PT/PAR

Tidak

Mula

Ya

Tamat


25

• Mengurus Pertukaran Politeknik

Proses Kerja

Pegawai yang

meluluskan/dirujuk

Undang-undang/

Peraturan

1. Menerima arahan daripada PHHP(PD) supaya menyediakan surat iringan permohonan pertukaran Politeknik oleh pelajar


2. Menyerahkan surat iringan permohonan pertukaran Politeknik oleh pelajar kepada PHHP(PD) untuk ditandatangani

Pengarah/ Pegawai Hal-hal

Pelajar (PD)

3. Menerima surat iringan permohonan pertukaran Politeknik yang telah ditandatangani PHHP(PD).


4. Membuat salinan surat iringan permohonan pertukaran Politeknik dan borang permohonan pertukaran Politeknik, mencatat minit dan failkan dalam fail No.___

5. Mengepos permohonan pertukaran Politeknik oleh pelajar kepada Pengarah BPP

6. Menerima surat keputusan permohonan pertukaran Politeknik daripada PHHP(PD), mencatat minit dan kepilkan pada fail No. ______


7 Menerima arahan daripada PHHP(PD) supaya menyediakan surat keputusan permohonan pertukaran Politeknik kepada pelajar dan KJ


8. Menyerahkan surat keputusan permohonan pertukaran Politeknik kepada PHHP(PD) untuk ditandatangani


9. Menerima surat keputusan permohonan pertukaran Politeknik yang telah ditandatangani PHHP(PD).


10 Membuat salinan surat keputusan permohonan pertukaran Politeknik dan failkan dalam fail No.___

11. Menghantar surat keputusan pertukaran Politeknik kepada KJ dan pelajar

12. Mengemaskini Pangkalan data dan Fail Peribadi Pelajar


26

8. Menerima arahan daripada PHHP(PD) supaya menyediakan surat iringan penghantaran Fail Peribadi Pelajar kepada Pengarah Politeknik baru, membuat salinan serta mencatat minit dan failkan dalam fail No.___


9. Menyerahkan surat iringan penghantaran Fail Peribadi Pelajar kepada PHHP(PD) untuk ditandatangani


10. Menerima surat iringan penghantaran Fail Peribadi Pelajar yang telah ditandatangani PHHP(PD).


11. Membuat salinan surat iringan penghantaran Fail Peribadi Pelajar dan failkan dalam fail No.___

12. Mengepos surat iringan dan Fail Peribadi Pelajar kepada Pengarah Politeknik Baru.


27


Mula

CARTA ALIR (FM)

Proses Kerja : Mengurus Pertukaran Politeknik

Terima arahan daripada PHHP(PD) supaya sediakan surat iringan permohonan pertukaran Politeknik oleh pelajar Serahkan surat iringan permohonan pertukaran Politeknik oleh pelajar kepada PHHP(PD) untuk ditandatangani Terima surat iringan permohonan pertukaran Politeknik yang telah ditandatangani PHHP(PD). Buat salinan surat iringan permohonan pertukaran Politeknik dan borang permohonan pertukaran Politeknik, catat minit dan failkan dalam fail No.___ Poskan permohonan pertukaran Politeknik oleh pelajar kepada Pengarah BPP Terima surat keputusan permohonan pertukaran Politeknik daripada PHHP(PD), catat minit dan kepilkan pada fail No. ______ Terima arahan daripada PHHP(PD) supaya sediakan surat keputusan permohonan pertukaran Politeknik kepada pelajar dan KJ Serahkan surat keputusan permohonan pertukaran Politeknik kepada PHHP(PD) untuk ditandatangani Terima surat keputusan permohonan pertukaran Politeknik yang telah ditandatangani PHHP(PD). Buat salinan surat keputusan permohonan pertukaran Politeknik dan failkan dalam fail No.___

A


28

Hantar surat keputusan pertukaran Politeknik kepada KJ dan pelajar Kemaskini Pangkalan data dan Fail Peribadi Pelajar Terima arahan daripada PHHP(PD) supaya sediakan surat iringan penghantaran Fail Peribadi Pelajar kepada Pengarah Politeknik baru,buat salinan serta catat minit dan failkan dalam fail No.___ Serahkan surat iringan penghantaran Fail Peribadi Pelajar kepada PHHP(PD) untuk ditandatangani Terima surat iringan penghantaran Fail Peribadi Pelajar yang telah ditandatangani PHHP(PD). Buat salinan surat iringan penghantaran Fail Peribadi Pelajar dan failkan dalam fail No.___ Poskan surat iringan dan Fail Peribadi Pelajar kepada Pengarah Politeknik Baru.

A

TAMAT


29

e) Urusan Pertukaran Kursus

CARTA ALIRAN KERJA (MPK)

Proses Kerja : Urusan Pertukaran Kursus

PHHP(PD) PHHP(PD) PHHP(PD) Pengarah PHHP(PD)/ PT/ PAR PHHP(PD)/ PT PHHP(PD)/ PT / PAR PHHP(PD)/ PT / PAR

Terima permohonan pertukaran kursus oleh pelajar daripada Ketua Jabatan (KJ) Naik taraf? Majukan permohonan pertukaran kursus kepada Pengarah Politeknik untuk ulasan serta panjangkan kepada Pengarah BPP untuk kelulusan Buat ulasan sebelum diserahkan kepada Pengarah untuk kelulusan Terima makluman keputusan permohonan pertukaran kursus daripada pada Pengarah BPP Permohonan diluluskan? Maklumkan keputusan permohonan pertukaran kursus kepada pelajar dan KJ Daftar kursus baru Kemaskini pangkalan fail Kemaskini data dan Fail Peribadi Pelajar

Tidak

Mula

Ya

Tamat

Ya

Tidak


30

• Mengurus Pertukaran Kursus

Proses Kerja

Pegawai yang

meluluskan/dirujuk

Undang-undang/

Peraturan

1. Menerima arahan daripada PHHP(PD) supaya menyediakan surat iringan permohonan pertukaran kursus


2. Menyerahkan surat iringan permohonan pertukaran kursus oleh pelajar kepada PHHP(PD) untuk ditandatangani


Pelajar (PD)

3. Menerima surat iringan permohonan pertukaran kursus daripada PHHP(PD) yang telah ditandatangani


4. Membuat salinan surat iringan permohonan pertukaran kursus dan borang permohonan pertukaran kursus, mencatat minit dan failkan dalam fail No.___

5. Mengepos surat iringan dan boring permohonan pertukaran kursus oleh pelajar kepada Pengarah BPP

6. Menerima surat makluman keputusan permohonan pertukaran kursus daripada PHHP(PD), mencatat minit dan kepilkan pada fail No. ______


7. Menerima arahan daripada PHHP(PD) supaya menyediakan surat makluman keputusan permohonan kursus kepada pelajar dan KJ


8. Menyerahkan surat makluman keputusan permohonan pertukaran kursus kepada PHHP(PD) untuk ditandatangani


9. Menerima surat makluman keputusan permohonan pertukaran kursus yang telah ditandatangani PHHP(PD).

10. Membuat salinan surat makluman keputusan permohonan pertukaran kursus dan failkan dalam fail No.___

11. Menghantar surat makluman keputusan pertukaran kursus kepada KJ dan pelajar

12. Menerima arahan daripada PHHP(PD) supaya mendaftar pelajar ke kursus baru

13. Mengemaskini pangkalan data dan Fail Peribadi Pelajar


31


CARTA ALIR (FM)

Proses Kerja : Mengurus Pertukaran Kursus

Terima arahan daripada PHHP(PD) supaya sediakan surat iringan permohonan pertukaran kursus Serahkan surat iringan permohonan pertukaran kursus oleh pelajar kepada PHHP(PD) untuk ditandatangani Terima surat iringan permohonan pertukaran kursus daripada PHHP(PD) yang telah ditandatangani Buat salinan surat iringan permohonan pertukaran kursus dan borang permohonan pertukaran kursus, catat minit dan failkan dalam fail No.___ Poskan surat iringan dan boring permohonan pertukaran kursus oleh pelajar kepada Pengarah BPP Terima surat keputusan permohonan pertukaran kursus daripada PHHP(PD), catat minit dan kepilkan pada fail No. ___ Terima arahan daripada PHHP(PD) supaya sediakan surat makluman keputusan permohonan kursus kepada pelajar dan KJ Serahkan surat makluman keputusan permohonan pertukaran kursus kepada PHHP(PD) untuk ditandatangani Terima surat makluman keputusan permohonan pertukaran kursus yang telah ditandatangani PHHP(PD).

MULA

A


32

Buat salinan surat makluman keputusan permohonan pertukaran kursus dan failkan dalam fail No.___ Hantar surat makluman keputusan pertukaran kursus kepada KJ dan pelajar Terima arahan daripada PHHP(PD) supaya mendaftar pelajar ke kursus baru Kemaskini pangkalan data dan Fail Peribadi Pelajar

A

TAMAT


33

f) Urusan Pertukaran Jenis Program


Proses Kerja : Urusan Pertukaran Jenis Program

Terima permohonan pertukaran jenis program oleh pelajar daripada KJ dan membuat ulasan sebelum diserahkan kepada Pengarah Terima permohonan pertukaran jenis program oleh pelajar daripada PHHP(PD) dan membuat ulasan serta panjangkan ke BPP Memproses permohonan pertukaran jenis program oleh pelajar Terima keputusan permohonan pertukaran jenis program oleh pelajar daripada Pengarah BPP Permohonan diluluskan? Maklumkan keputusan permohonan pertukaran jenis program kepada pelajar dan KJ Kemaskini Fail Peribadi Pelajar Daftarkan pelajar ke program baru dan kemaskini pangkalan data dan Fail Peribadi Pelajar

PHHP(PD) Pengarah/PHHP(PD) Pengarah BPP Pengarah PHHP(PD)/PT/PAR PHHP(PD)/PT/PAR PHHP(PD)/PT/PAR

Tidak

Ya

Mula

Tamat


34

• Mengurus Pertukaran Jenis Program

Proses Kerja

Pegawai yang

meluluskan/dirujuk

Undang-undang/

Peraturan

1. Menerima arahan daripada PHHP(PD) supaya menyediakan surat iringan permohonan pertukaran jenis program


2. Menyerahkan surat iringan permohonan pertukaran jenis program oleh pelajar kepada PHHP(PD) untuk ditandatangan


Pelajar (PD)

3. Menerima surat iringan permohonan pertukaran jenis program daripada PHHP(PD) yang telah ditandatangani


4. Membuat salinan surat iringan permohonan pertukaran jenis program dan borang permohonan pertukaran jenis program, mencatat minit dan failkan dalam fail No.___

5. Mengepos permohonan pertukaran jenis program kepada Pengarah BPP

6. Menerima surat makluman keputusan permohonan pertukaran jenis program daripada PHHP(PD), mencatat minit dan kepilkan pada fail No. ______


7. Menerima arahan daripada PHHP(PD) supaya menyediakan surat makluman keputusan permohonan jenis program kepada pelajar dan KJ


8. Menyerahkan surat makluman keputusan permohonan pertukaran jenis program kepada PHHP(PD) untuk ditandatangani


9. Menerima surat makluman keputusan permohonan pertukaran jenis program yang telah ditandatangani PHHP(PD).


10. Membuat salinan surat makluman keputusan permohonan pertukaran jenis program, mencatat minit dan failkan dalam fail No.___

11. Menghantar surat makluman keputusan pertukaran jenis program kepada pelajar dan KJ

12. Menerima arahan daripada PHHP(PD) supaya mendaftar pelajar ke program baru

13. Mengemaskini Pangkalan data dan Fail Peribadi Pelajar




35


Mula

CARTA ALIR (FM)

Proses Kerja : Mengurus Pertukaran Jenis Program

Terima arahan daripada PHHP(PD) supaya sediakan surat iringan permohonan pertukaran jenis program Serahkan surat iringan permohonan pertukaran jenis program oleh pelajar kepada PHHP(PD) untuk ditandatangan Terima surat iringan permohonan pertukaran jenis program daripada PHHP(PD) yang telah ditandatangani Buat salinan surat iringan permohonan pertukaran jenis program dan borang permohonan pertukaran jenis program,catat minit dan failkan dalam fail No.___

Poskan surat iringan dan borang permohonan pertukaran jenis program kepada Pengarah BPP Terima surat makluman keputusan permohonan pertukaran jenis program daripada PHHP(PD), catat minit dan kepilkan pada fail No. ______ Terima arahan daripada PHHP(PD) supaya sediakan surat makluman keputusan permohonan jenis program kepada pelajar dan KJ Serahkan surat makluman keputusan permohonan pertukaran jenis program kepada PHHP(PD) untuk ditandatangani Terima surat makluman keputusan permohonan pertukaran jenis program yang telah ditandatangani PHHP(PD).

A


36

Buat salinan surat makluman keputusan permohonan pertukaran jenis program, catat minit dan failkan dalam fail No.___ Hantar surat makluman keputusan pertukaran jenis program kepada pelajar dan KJ Terima arahan daripada PHHP(PD) supaya mendaftar pelajar ke program baru Mengemaskini pangkalan data dan Fail Peribadi Pelajar

A

TAMAT


37

g) Urusan Permohonan Tangguh Pengajian

CARTA ALIRAN (MPK)

Proses Kerja : Urusan Permohonan Tangguh Pengajian

Terima permohonan tangguh pengajian oleh pelajar daripada KJ dan membuat ulasan Terima permohonan tangguh pengajian oleh pelajar daripada PHHP(PD) dan membuat keputusan Permohonan diluluskan? Maklumkan keputusan permohonan tangguh pengajian kepada pelajar dan KJ Kemaskini fail Kemaskini pangkalan data dan Fail Peribadi Pelajar

PHHP(PD) Pengarah PHHP(PD)/PT/PAR PHHP(PD)/PT/PAR PHHP(PD)/PT/PAR

Tidak

Ya

Mula

Tamat


38

• Mengurus Tangguh Pengajian

Proses Kerja

Pegawai yang

meluluskan/dirujuk

Undang-undang/

Peraturan

1. Menerima surat keputusan permohonan tangguh pengajian oleh pelajar daripada PHHP(PD), mencatat minit, dan kepilkan pada fail No. ______


2. Menerima arahan daripada PHHP(PD) supaya menyediakan surat makluman keputusan permohonan tangguh pengajian kepada pelajar dan KJ


3. Menyerahkan surat makluman keputusan permohonan tangguh pengajian kepada PHHP(PD) untuk ditandatangani


4. Menerima surat makluman keputusan permohonan tangguh pengajian yang telah ditandatangani PHHP(PD).


5. Membuat salinan surat makluman keputusan permohonan tangguh pengajian dan failkan dalam fail No.___

6. Menghantar surat makluman keputusan tangguh pengajian kepada KJ dan pelajar




39


CARTA ALIR (FM)

Proses Kerja : Mengurus Tangguh Pengajian

Terima surat keputusan permohonan tangguh pengajian oleh pelajar daripada PHHP(PD), catat minit dan kepilkan pada fail No. ______ Terima arahan daripada PHHP(PD) supaya sediakan surat makluman keputusan permohonan tangguh pengajian kepada pelajar dan KJ Serahkan surat makluman keputusan permohonan tangguh pengajian kepada PHHP(PD) untuk ditandatangani Terima surat makluman keputusan permohonan tangguh pengajian yang telah ditandatangani PHHP(PD). Buat salinan surat makluman keputusan permohonan tangguh pengajian, catat minit dan failkan dalam fail No.___ Hantar surat makluman keputusan tangguh pengajian kepada KJ dan pelajar Kemaskini pangkalan data dan Fail Peribadi Pelajar

MULA

TAMAT


40

h) Urusan Pelajar Berhenti


Proses Kerja : Urusan Pelajar Berhenti

Terima permohonan berhenti pengajian oleh pelajar daripada KJ dan membuat ulasan Terima permohonan berhenti pengajian oleh pelajar daripada PHHP(PD) dan membuat keputusan Permohonan diluluskan? Maklumkan keputusan berhenti pengajian kepada pelajar dan KJ Kemaskini fail Kemaskini pangkalan data dan Fail Peribadi Pelajar

PHHP(PD) Pengarah PHHP(PD)/PT/PAR PHHP(PD)/PT/PAR PHHP(PD)/PT/PAR

Ya

Tidak

Mula

Tamat


41

• Mengurus Permohonan Berhenti Pengajian

Proses Kerja

Pegawai yang

meluluskan/dirujuk

Undang-undang/

Peraturan

1. Menerima permohonan berhenti pengajian oleh pelajar daripada PHHP(PD), mencatat minit dan kepilkan pada fail No. ______


2. Menerima arahan daripada PHHP(PD) supaya menyediakan surat makluman keputusan permohonan berhenti pengajian kepada pelajar dan KJ


3. Menyerahkan surat makluman keputusan permohonan berhenti pengajian kepada PHHP(PD) untuk ditandatangani


4. Menerima surat makluman keputusan permohonan berhenti pengajian yang telah ditandatangani PHHP(PD).


5. Membuat salinan surat makluman keputusan permohonan berhenti pengajian, mencatat minit dan failkan dalam fail No.___

6. Menghantar surat makluman keputusan berhenti pengajian kepada pelajar dan KJ




42


Mula

CARTA ALIR (FM)

Proses Kerja : Mengurus Permohonan Berhenti Pengajian

Terima permohonan berhenti pengajian oleh pelajar daripada PHHP(PD), catat minit dan kepilkan pada fail No. ______ Terima arahan daripada PHHP(PD) supaya sediakan surat makluman keputusan permohonan berhenti pengajian kepada pelajar dan KJ Serahkan surat makluman keputusan permohonan berhenti pengajian kepada PHHP(PD) untuk ditandatangani Terima surat makluman keputusan permohonan berhenti pengajian yang telah ditandatangani PHHP(PD). Buat salinan surat makluman keputusan permohonan berhenti pengajian, catat minit dan failkan dalam fail No.___ Hantar surat keputusan berhenti pengajian kepada pelajar dan KJ Kemaskini pangkalan data dan Fail Peribadi Pelajar

TAMAT


43

i) Urusan Membuat Kad Pelajar

• Mengurus Kad Pelajar

Proses Kerja

Pegawai yang

meluluskan/dirujuk

Undang-undang/

Peraturan

1. Menerima arahan daripada PHHP(PD) supaya mengambil/ mengimbas gambar pelajar, menyimpan ke dalam pangkalan data dan mencetak kad pelajar


2. Menerima arahan daripada PHHP(PD) supaya menyerah dan mendapatkan pengesahan penerimaan kad pelajar


3. Meminta pelajar menandatangani senarai pengesahan penerimaan kad pelajar dan failkan dalam fail No. ________



44


Mula

CARTA ALIR (FM)

Proses Kerja : Mengurus Kad Pelajar

Terima arahan daripada PHHP(PD) supaya ambil/ imbas gambar pelajar, simpan ke dalam pangkalan data dan cetak kad pelajar Terima arahan daripada PHHP(PD) supaya serahkan kad pelajar dan dapatkan pengesahan penerimaan kad pelajar Minta pelajar menandatangani senarai pengesahan penerimaan kad pelajar dan failkan dalam fail No. ________

TAMAT


45

j) Urusan Fail Peribadi Pelajar

• Mengurus Fail Peribadi Pelajar

Proses Kerja

Pegawai yang

meluluskan/dirujuk

Undang-undang/

Peraturan

1. Menerima arahan daripada PHHP(PD) supaya membuka Fail Peribadi Pelajar dengan menulis nama dan nombor pendaftaran


2. Memastikan semua dokumen yang dikemukakan oleh pelajar telah disahkan


3. Menerima arahan daripada PHHP(PD) supaya menyediakan dan membuat salinan senarai nama pelajar yang belum melengkapkan kandungan Fail Peribadi Pelajar


4. Menerima arahan daripada PHHP(PD) supaya menyediakan memo iringan kepada KJ Induk


5. Menyerahkan memo iringan kepada PHHP(PD) untuk ditandatangani


6. Menerima memo iringan yang telah ditandatangani PHHP(PD).


7. Membuat salinan memo iringan dan senarai pelajar yang belum melengkapkan kandungan FPP dan failkan dalam fail No.___


8. Menghantar memo iringan dan senarai pelajar yang belum melengkapkan kandungan FPP kepada KJ

9. Menerima arahan daripada PHHP(PD) supaya mengemaskini Fail Peribadi Pelajar dari masa ke semasa




46


Mula

Tidak

CARTA ALIR (FM)

Proses Kerja : Mengurus Fail Peribadi Pelajar

Terima arahan daripada PHHP(PD) supaya membuka Fail Peribadi Pelajar dengan menulis nama dan nombor pendaftaran Pastikan semua dokumen yang dikemukakan oleh pelajar telah disahkan Dokumen disahkan? Terima arahan daripada PHHP(PD) supaya sediakan dan buat salinan senarai nama pelajar yang belum melengkapkan kandungan Fail Peribadi Pelajar Terima arahan daripada PHHP(PD) supaya sediakan memo iringan kepada KJ Induk Serahkan memo iringan kepada PHHP(PD) untuk ditandatangani Terima memo iringan yang telah ditandatangani HHP(PD). Buat salinan memo iringan dan senarai pelajar yang belum melengkapkan kandungan FPP dan failkan dalam fail No.___ Hantar memo iringan dan senarai pelajar yang belum melengkapkan kandungan FPP kepada KJ Terima arahan daripada PHHP(PD) supaya kemaskini Fail Peribadi Pelajar dari masa ke semasa

TAMAT

Ya


47

k) Urusan Statistik Terima Tawaran

• Mengurus Statistik Terima Tawaran

Proses Kerja

Pegawai yang

meluluskan/dirujuk

Undang-undang/

Peraturan

1. Menerima arahan daripada PHHP(PD) supaya mencatat minit serta memfailkan Statistik Penerimaan Tawaran ke dalam fail No.____




48


Mula

CARTA ALIR (FM)

Proses Kerja : Mengurus Statistik Terima Tawaran

Menerima arahan daripada PHHP(PD) supaya mencatat minit serta failkan Statistik Penerimaan Tawaran ke dalam fail No.____

TAMAT


49

l) Urusan Statistik Pendaftaran Pelajar Baru

• Mengurus Statistik Pendaftaran Pelajar Baru

Proses Kerja

Pegawai yang

meluluskan/dirujuk

Undang-undang/

Peraturan

1. Menerima arahan daripada PHHP(PD) supaya mencatat minit serta memfailkan Statistik Pendaftaran Pelajar Baru ke dalam fail No:___




50


CARTA ALIR (FM)

Proses Kerja : Mengurus Statistik Pendaftaran Pelajar Baru

Terima arahan daripada PHHP(PD) supaya mencatat minit serta failkan Statistik Pendaftaran Pelajar Baru ke dalam fail No:___

MULA

TAMAT


51

m) Urusan Statistik Kemasukan, Enrolmen dan Lulusan (IEO)

• Mengurus Statistik Kemasukan, Enrolmen dan Lulusan (IEO)

Proses Kerja

Pegawai yang

meluluskan/dirujuk

Undang-undang/

Peraturan

1. Menerima arahan daripada PHHP(PD) supaya mencatat minit serta failkan Statistik IEO ke dalam fail No._____




52


CARTA ALIR (FM)

Proses Kerja : Mengurus Statistik Kemasukan, Enrolmen dan Lulusan (IEO)

MULA

TAMAT

Terima arahan daripada PHHP(PD) supaya mencatat minit serta memfailkan Statistik IEO ke dalam fail No._____

proses kerja pt par - portal pengambilan … pt...fail meja edisi pertama disediakan pada : 26 mac...

Documents