No. Rujukan '\J '\: H

//? PSR-08 No. Mukasurat 04/15Dokumen

~.~,,~~. %, . I Edisi 3 ~" . o~t::-

f/usse\(\. No. Semakan 2Nama PROSEDURPEROLEHAN Dokumen BAHAN RUJUKAN Tarikh Efektif 23/071l3

Tarikh Pindaan 18/06/13

cp Terima status pesanan (PO)

daripada pembekal

... Semak laporan pesanan

daripada pembekal

Batal pesanan Bahan tidak dapat Tiada

dibekalkan~

+ 9Hantar laporan

Terima bahan bersama DO / surat kepada pencadang pesanan / PO / Invois Penerbit /

Invois / pertukaran matawang /

Asingkan bahan pesanan segera .­I

Semakan penerimaan bahan dalam keadaan baik

lsi borang kondisi bahan dan han tar A~,surat kepada Tiada

pembekal Proses 'receiving'

... Cop penerimaan dan tulis tarikh

pada DO

~ Pengesahan Invois

I I

~ Hantar 1 salinan DO / Invois

kepada pembekal

6

No. Rujukan .::,'

'\' H 117 PSR-08 No. Mukasurat 07/15

Dokumen ~.~,,~~. ;J, . .. ';j;" : Edisi 3

<,.." 01:' Itttsse\'<\ No. Semakan 2

Dokumen BAHAN RUJUKAN Tarikh Efektif 23/07/13 Tarikh Pindaan 18/06/13

Nama PROSEDURPEROLEHAN

9 Proses "receiving"

~ Cop penerimaan dan tulis tarikh

padaDO

~ Pengesahan Invois

~ Hantar 1 salinan DO I Invois

kepada pembekal

~ (2)

I

No. Rujukan () '\: 11 "7 PSR-08 No. Mukasurat 13115fa\ Dokumen

~ .!2%. . :l Edisi 3 -'?".? o~t:::-

Itllsse\«\ No. Semakan 2Nama PROSEDURPEROLEHAN Dokumen BAHAN RUJUKAN Tarikh Efektif 23/07/13

Tarikh Pindaan 18/06/13

Bil Tindakan

5.11 Penerimaan bahan daripada pembekal. Semakan dibuat:­

i) Kondisi / kuantiti bahan I majalah I jumal. ii) DO I PO / Invois Penerbit / Invois I Pertukaran matawang. iii) Bahan dihantar seperti di pesan. iv) Asingkan bahan pesanan segera. Kepilkan Borang Permohonan

Bahan Segera (Perp.UPS/IS) bersama buku. v) Merekod statistik di dalam Borang Statistik Penerimaan Bahan

Mengikut Pembekal (Perp.UPS/PPB) kecuali majalah I jumal.

5.11.1 Jika bahan yang dibekal tidak sempuma, isi maklumat di dalam Borang Laporan Kondisi Bahan (Perp.UPS/KB). Hantar surat tuntutan kepada pembekal. Fail laporan tersebut di dalam Fail Laporan Kondisi Bahan.

5.12 Memproses penerimaan bahan di Modul "Receiving" dan lengkapkan tag di dalam Sistem Perpustakaan. (Rujuk Manual Inputan Modul

Perolehan).

5.13 Mengecop penerimaan dan menulis tarikh pada DO. Serah DO /Invois kepada TKP (K) untuk tandatangan dan pengesahan

penerimaan. Hantar 1 salinan DO I Invois kepada pembekal.

5.14 Menyusun bahan di Troli Bahan Baru Diterima.

5.15 Memproses pesanan majalah / jumal di dalam modul Acquisition

(Rujuk Manual Inputan Modul Bahan Bersiri)

5.16 Menerima dan menyemak invois daripada pembekal.

Jika invois tidak lengkap, isi maklumat di dalam Borang Laporan

Kondisi Bahan (Perp.UPSIKB). Hantar surat tuntutan kepada pembekal. Fail laporan tersebut di dalam Fail Laporan Kondisi

Bahan.

5.17 Memproses invois dan lengkapkan tag di dalam sistem Perpustakaan.

(Rujuk Manual Inputan Modul Bahan Bersiri)

Pelaksana

PUOS PmPOM PmPKK PmPOS

PmP OS (K)

PmPOM

PmPKK PmPOS

PmPOM PmPOS

PmPOM PmP OS (K)

PmPOM PmPKK

PmP OS (K)

PmP OS (K)

PmP OS (K)

No,'\: IJ

-::, 117 Rujukan PSR-08 (AKlOl) No, Mukasurat 02/06 <' •. '~ Dokumen,0",'" ;J, , ;; '" <;;" :

<,,'1 0<:­"'''sse\('\. Edisi 3

Nama Arahan Kerja Pengurusan No, Semakan 2

Dokumen Permohonan Bahan Segera Tarikh Efektif 23/07113 Tarikh Pindaan 18/06/13

cp Semak laporan pesanan daripada pembekal

TiadaBahan tidak dapat dibekalkan I I Ada?~

Terima bahan bersama DO, surat pesanan Batal pesanan I I (PO), invois, invois penerbit dan

pertukaran mata wang

I Hantar laporan kepada pencadang I ~ Semakan penerimaan bahan dalam

keadaan baik

I Adalsi borang kondisi

bahan dan hantar surat

kepada pembekal

I Proses ' receiving'

~ Cop penerimaan dan tulis tarikh pada DO

~ Pengesahan lnvois I I

~ Hantar 1 salinan DO / Invois kepada

pembekal

+ Serah bahan beserta salinan asal Borang

Permohonan Bahan Seger a kepada Pustakawan Unit Pengindeksan

0 ~

No. Rujukan '\' H ~ .1;- PSR-08 (AKlOl) No. Mukasurat 04/06fJJ\ Dokumen

~ .. ;], 'iii -c. ~ Edisi 3

{ ..." o<-t::-ItlJsse\(\ Nama Arahan Kerja Pengurusan No. Semakan 1

Dokumen Permohonan Bahan Segera Tarikh Efektif 26/01112 Tarikh Pindaan 28/12/11

1.0 PROSEDUR TERPERINCI

BH. Tindakan Pelaksana

1.1 Menerima permohonan bahan rujukan dari Semua Pustakawan

pensyarah/pelajar berdasarkan sumber berikut:

i) Surat permohonan ii) E-mail iii) Katalog Penerbit iv) Pencarian di WebOpac

Permohonan akan diminta mengisi Borang Permohonan

Bahan Segera (Perp.UPS/IS)

1.2 Menyemak status bahan di WebOPAC untuk menentukan Semua Pustakawan

status bahan.

i) Sekiranya bahan tiada, proses pesanan PUOM dilakukan.

PmPOM

li) Sekiranya bahan berstatus'In processlBeing cataloged', hantar Borang Permohonan Bahan Segera ke Unit Perolehan. (Tindakan

PUPSI PUOM

seterusnya dari no.9 hingga selesai)

iii) Sekiranya bahan ada berstatus 'Open Access' tetapi tiada di fak: - Carl di rak.

Sekiranya bahan ada di rak serahkan kepada pemohon. PUPS Sekiranya bahan tiada di rak tukar

PmPPS(K)status 'missing' dan maklumkan kepada

PmPPSpemohon. Membuat cadangan Pinjaman Antara Perpustakaan. Membuat cadangan pembelian

1.3 Untuk proses cadangan pembelian, input pesanan dalam PmPOM

Sistem Perpustakaan. ( Rujuk Manual Inputan Modul

Perolehan)

1.4 Mengesahkan simarai pesanan (PO) PUOM