MANUAL PENGGUNA SISTEM eVENDOR

(Luaran)

Jabatan Bendahari USM

Disember 2009

No Semakan: 00 Pejabat Bendahari, Universiti Sains Malaysia Mukasurat 1/14 Tarikh: 1 Disember 2009 11800 USM, Pulau Pinang

KANDUNGAN

TAJUK

MUKA SURAT

1.0 PENGENALAN 2

2.0 LOGIN 3

3.0 MAKLUMAT ASAS SYARIKAT 6

4.0 MAKLUMAT ALAMAT PERNIAGAAN 8

5.0 MAKLUMAT PERBANKAN SYARIKAT 9

6.0 MAKLUMAT CAWANGAN 10

7.0 MAKLUMAT SYARIKAT PEMFAKTORAN 11

8.0 SENARAI SEMAK PROFAIL 12

9.0 MAKLUMAT PENDAFTARAN 13

No Semakan: 00 Pejabat Bendahari, Universiti Sains Malaysia Mukasurat 2/14 Tarikh: 1 Disember 2009 11800 USM, Pulau Pinang

1.0 PENGENALAN eVendor merupakan aplikasi yang dibangunkan dalam usaha untuk mempertingkatkan sistem penyampaian Jabatan Bendahari dan memperkemaskan pangkalan data pembekal USM. Objektif eVendor adalah: 1) Membolehkan pembekal berdaftar secara atas talian untuk mendapat status pembekal

berdaftar dengan USM sebelum boleh berurusniaga dengan USM.

2) Pembekal boleh mengemaskini profail secara atas talian.

3) Pembekal berupaya menyemak status transaksi.

eVendor terdiri daripada 2 kategori iaitu: a) Luaran – diakses oleh pembekal untuk tujuan pendaftaran, pengemaskinian maklumat dan

paparan transaksi. Caj akan dikenakan bagi pendaftaran dan juga pengemaskinian maklumat yang ditetapkan.

b) Dalaman – diakses oleh pengguna dalaman USM yang bertujuan untuk pendaftaran pembekal kerajaan, individu, staf serta pembekal luar negara. Maklumat pembekal boleh dikemaskini dan diluluskan pendaftaran tanpa dikenakan caj oleh USM.

eVendor luaran boleh diakses melalui alamat http://evendor.usm.my dengan memasukkan ID Pengguna dan Kata Laluan yang sah.

No Semakan: 00 Pejabat Bendahari, Universiti Sains Malaysia Mukasurat 3/14 Tarikh: 1 Disember 2009 11800 USM, Pulau Pinang

2.0 LOGIN

Pengguna boleh mengakses eVendor Luaran (External) dengan mengikuti langkah berikut:

• Buka Internet Explorer. • Taip alamat url di http://evendor.usm.my.

Rajah 2.0

Halaman utama akan dipaparkan seperti Rajah 2.0 dan terdapat tiga menu iaitu:

2.1 Lupa Kata Laluan 2.2 Pendaftaran Baru 2.3 Permohonan Pembaharuan

2.1 Lupa Kata Laluan Menu ini adalah untuk pembekal yang sudah berdaftar dan terlupa kata laluan. • Klik menu Forgotten your password dan Rajah

2.1 akan dipaparkan. • Masukkan nama pengguna telah didaftar

pada medan .

• Klik butang . Rajah 2.1

• Rajah 2.1a akan dipaparkan. • Masukkan maklumat yang dikehendaki dan

pastikan alamat emel ditulis dengan lengkap.

• Klik butang .

• Klik untuk kembali ke Rajah 2.0

Rajah 2.1a

No Semakan: 00 Pejabat Bendahari, Universiti Sains Malaysia Mukasurat 4/14 Tarikh: 1 Disember 2009 11800 USM, Pulau Pinang

2.2 Pendaftaran Baru Menu ini adalah untuk pembekal baru yang berminat untuk menjadi pembekal berdaftar USM.

• Klik menu Register as new vendor di Rajah 2.0. • Rajah 2.2 akan dipaparkan. • Masukkan maklumat yang diperlukan dan klik

butang . • Sekiranya terdapat kesilapan di dalam

memasukkan maklumat, klik butang .

• Klik untuk kembali ke Rajah 2.0

Rajah 2.2

2.3 Permohonan Pembaharuan Menu ini adalah untuk pembekal berdaftar memperbaharui pendaftaran sekiranya mahu menjalankan transaksi dengan USM setelah 3 tahun pendaftaran.

• Klik menu Renewal Application di Rajah 2.0. • Rajah 2.3 akan dipaparkan.

• Masukkan maklumat yang diperlukan dan klik butang .

• Klik untuk kembali ke Rajah 2.0

Rajah 2.3

• Masukkan Nama Pengguna dan Kata Laluan yang telah dicipta di pendaftaran baru seperti pada Rajah 2.4.

• Tekan butang . • Rajah 2.4a akan dipaparkan seperti di bawah.

Rajah 2.4

No Semakan: 00 Pejabat Bendahari, Universiti Sains Malaysia Mukasurat 5/14 Tarikh: 1 Disember 2009 11800 USM, Pulau Pinang

Rajah 2.4a

• Rajah 2.4a menunjukkan 14 seksyen yang terdapat di dalam eVendor. • Klik butang dan Rajah 3.0 akan dipaparkan.

No Semakan: 00 Pejabat Bendahari, Universiti Sains Malaysia Mukasurat 6/14 Tarikh: 1 Disember 2009 11800 USM, Pulau Pinang

3.0 MAKLUMAT ASAS SYARIKAT

Rajah 3.0 menunjukkan paparan halaman utama.

Rajah 3.0

Terdapat 18 paparan menu pada halaman utama iaitu:

1. Maklumat Asas Syarikat 2. Maklumat Alamat Perniagaan 3. Maklumat Ekuiti Modal 4. Maklumat Perniagaan 5. Maklumat Perbankan Syarikat 6. Maklumat Sijil 7. Maklumat Pegawai Untuk Dihubungi 8. Maklumat Cawangan (Jika Ada) 9. Maklumat Syarikat Pemfaktoran (Jika Ada) 10. Kod Bidang 11. Dokumen Sokongan 12. Senarai Semak Profail 13. Butiran Bayaran Pendaftaran 14. Invois 15. Semak Status Pendaftaran 16. Muat turun Borang 17. Batal Pendaftaran 18. Tukar Kata laluan

No Semakan: 00 Pejabat Bendahari, Universiti Sains Malaysia Mukasurat 7/14 Tarikh: 1 Disember 2009 11800 USM, Pulau Pinang

• Klik menu Company Information dan Rajah 3.1 dipaparkan.

Rajah 3.1

• Masukkan maklumat yang diperlukan dan setelah semua data lengkap, klik .

• Sistem akan menyimpan data setelah mesej dipaparkan.

No Semakan: 00 Pejabat Bendahari, Universiti Sains Malaysia Mukasurat 8/14 Tarikh: 1 Disember 2009 11800 USM, Pulau Pinang

4.0 MAKLUMAT ALAMAT PERNIAGAAN

Terdapat 3 bahagian utama yang perlu dilengkapkan di menu Maklumat Alamat Perniagaan iaitu:

i) Alamat Perniagaan ii) Alamat Surat Menyurat iii) Alamat Pembayaran

Pastikan maklumat adalah tepat supaya maklumat pembayaran dapat disampaikan dengan tepat.

• Klik menu Business Address

Information dan Rajah 4.0 akan dipaparkan.

• Masukkan maklumat yang diperlukan dan setelah semua

data dilengkapkan, klik . • Sistem akan menyimpan data

setelah mesej dipaparkan.

Rajah 4.0

No Semakan: 00 Pejabat Bendahari, Universiti Sains Malaysia Mukasurat 9/14 Tarikh: 1 Disember 2009 11800 USM, Pulau Pinang

5.0 MAKLUMAT PERBANKAN SYARIKAT Maklumat Perbankan Syarikat merupakan maklumat penting bagi memastikan bayaran dikreditkan ke akaun yang tepat.

Rajah 5.1

• Klik menu Company Banking Information dan Rajah 5.1 akan dipaparkan.

• Masukkan maklumat yang diperlukan dengan lengkap, klik .

• Sistem akan menyimpan data setelah mesej dipaparkan.

• Sekiranya terdapat lebih dari satu bank, klik untuk menambah maklumat bank berikutnya.

• Rajah 5.2 akan dipaparkan seperti dibawah.

Rajah 5.2

• Sekiranya semua maklumat tambahan bank telah dimasukkan, klik .

No Semakan: 00 Pejabat Bendahari, Universiti Sains Malaysia Mukasurat 10/14 Tarikh: 1 Disember 2009 11800 USM, Pulau Pinang

6.0 MAKLUMAT CAWANGAN

Maklumat Cawangan merupakan menu bagi mengemaskini alamat cawangan sekiranya pembekal berminat untuk menjalankan urusniaga bagi cawangan yang terlibat.

Rajah 6.0 • Klik menu Branch Information dan Rajah 6.0 akan dipaparkan.

• Masukkan data yang diperlukan dengan lengkap dan klik .

• Sistem akan menyimpan data setelah mesej dipaparkan.

No Semakan: 00 Pejabat Bendahari, Universiti Sains Malaysia Mukasurat 11/14 Tarikh: 1 Disember 2009 11800 USM, Pulau Pinang

7.0 MAKLUMAT SYARIKAT PEMFAKTORAN

Menu Maklumat Syarikat Pemfaktoran perlu dilengkapkan sekiranya pembekal menjalankan pemfaktoran ke atas transaksi USM.

Rajah 7.0

• Klik menu Factoring Company Information dan Rajah 7.0 akan dipaparkan.

• Masukkan data yang diperlukan dengan lengkap dan klik .

• Sistem akan menyimpan data setelah mesej dipaparkan.

No Semakan: 00 Pejabat Bendahari, Universiti Sains Malaysia Mukasurat 12/14 Tarikh: 1 Disember 2009 11800 USM, Pulau Pinang

8.0 SENARAI SEMAK PROFAIL Menu Senarai Semak Profail berfungsi untuk memaparkan ringkasan bahagian yang telah dikemaskini. Pembekal perlu masuk ke menu yang berkaitan sekiranya ingin masukkan maklumat tambahan. Klik menu Checklist Profile Update dan Rajah 8.0 akan dipaparkan.

Rajah 8.0

No Semakan: 00 Pejabat Bendahari, Universiti Sains Malaysia Mukasurat 13/14 Tarikh: 1 Disember 2009 11800 USM, Pulau Pinang

9.0 MAKLUMAT BAYARAN PENDAFTARAN

Klik menu Registration Payment Details dan Rajah 9.0 akan dipaparkan.

Rajah 9.0

• Klik setelah semua maklumat dikemaskini.

• Mesej seperti di bawah akan dipaparkan dan klik . • Permohonan menjadi pembekal USM akan dipaparkan di Vendor List (External).

Fungsi butang-butang pada skrin input:

• Klik untuk memadam data yang telah diinput.

• Klik untuk melihat senarai maklumat yang telah disimpan.

• Klik untuk menambah maklumat.

• Klik untuk mengemaskini maklumat.

• Klik untuk menghapuskan maklumat.

• Klik untuk kembali ke halaman sebelumnya.

No Semakan: 00 Pejabat Bendahari, Universiti Sains Malaysia Mukasurat 14/14 Tarikh: 1 Disember 2009 11800 USM, Pulau Pinang

Sekian

Terima kasih

Unit Pengurusan Projek eFAS

Seksyen Sistem Dan Pengurusan Data

Jabatan Bendahari

Universiti Sains Malaysia

Hakcipta Terpelihara