prosedur pembinaan koleksi dan perkhidmatan …o)11 - koleksi... · prosedur ini menyediakan garis...
TRANSCRIPT
PROSEDUR OPERASI NO. RUJUKAN : PK.PPAS(O)11
NO. KELUARAN : 01
PEMBINAAN KOLEKSI DAN PERKHIDMATAN CARIAN
KOLEKSI SELANGOR
NO. PINDAAN : 00 TARIKH KUATKUASA : 01/06/2017
MUKA SURAT : 1/13
PROSEDUR PEMBINAAN KOLEKSI DAN PERKHIDMATAN CARIAN
KOLEKSI SELANGOR PK.PPAS(O)11
NAMA T/TANGAN TARIKH
DISEDIAKAN OLEH
HUMAIRAH MAIZA BT. MOHD HANIPIAH Pembantu Perpustakaan
01/06/2017
DISEMAK OLEH
NIHAYAH HJ EBNI HAJAR Pengurus Kualiti 01/06/2017
DILULUSKAN OLEH
MASTURA HJ MUHAMAD Pengarah PPAS 01/06/2017
PROSEDUR OPERASI NO. RUJUKAN : PK.PPAS(O)11
NO. KELUARAN : 01
PEMBINAAN KOLEKSI DAN PERKHIDMATAN CARIAN
KOLEKSI SELANGOR
NO. PINDAAN : 00 TARIKH KUATKUASA : 01/06/2017
MUKA SURAT : 2/13
REKOD PINDAAN Adalah menjadi tanggungjawab pemegang dokumen ini untuk memastikan salinan dokumen ini sentiasa dikemaskini dengan memasukkan semua pindaan-pindaan yang dinyatakan di dalamnya.
HALAMAN DIPINDA Tarikh No. Para Muka
Surat Bentuk Pindaan Diluluskan
PROSEDUR OPERASI NO. RUJUKAN : PK.PPAS(O)11
NO. KELUARAN : 01
PEMBINAAN KOLEKSI DAN PERKHIDMATAN CARIAN
KOLEKSI SELANGOR
NO. PINDAAN : 00 TARIKH KUATKUASA : 01/06/2017
MUKA SURAT : 3/13
BIL KANDUNGAN MUKA SURAT
1. Objektif 4
2. Skop 4
3. Rujukan 4
4. Isu-isu Risiko 5
5. Definisi 5 – 6
6. Singkatan 6
7. Tindakan dan tanggungjawab 7 – 8
8. Carta Aliran Kerja 9 - 11
9. Rekod Kualiti 12
10. Lampiran 13
PROSEDUR OPERASI NO. RUJUKAN : PK.PPAS(O)11
NO. KELUARAN : 01
PEMBINAAN KOLEKSI DAN PERKHIDMATAN CARIAN
KOLEKSI SELANGOR
NO. PINDAAN : 00 TARIKH KUATKUASA : 01/06/2017
MUKA SURAT : 4/13
1. OBJEKTIF Prosedur ini menyediakan garis panduan bagi memastikan
pembinaan Koleksi Selangor dan penyediaan khidmat carian
dilaksanakan dengan cekap dan berkesan
2. SKOP Prosedur ini digunakan oleh Unit Maklumat dan Penyelidikan
dalam membina bahan-bahan Koleksi Selangor dan memastikan
perkhidmatan carian maklumat ke atas Koleksi Selangor
dilaksanakan dengan cekap dan berkesan.
3. RUJUKAN 3.1 MK.PPAS.01 - Manual Kualiti MS ISO 9001:2015
Seksyen 6.1 - Tindakan untuk menangani aspek - aspek
risiko
Seksyen 8.2 - Keperluan berkaitan Pelanggan
Seksyen 8.2.1 - Komunikasi Dengan Pelanggan
Seksyen 8.2.2 - Penentuan Keperluan - keperluan
Perkhidmatan yang diperlukan
Seksyen 8.5.1 - Kawalan Proses Penyampaian
Perkhidmatan
3.2 Garis Panduan Koleksi Selangor
PROSEDUR OPERASI NO. RUJUKAN : PK.PPAS(O)11
NO. KELUARAN : 01
PEMBINAAN KOLEKSI DAN PERKHIDMATAN CARIAN
KOLEKSI SELANGOR
NO. PINDAAN : 00 TARIKH KUATKUASA : 01/06/2017
MUKA SURAT : 5/13
4. ISU-ISU DAN RISIKO 4.1 Kebocoran luar jangka
4.2 Kerosakan bahan Koleksi Selangor
4.3 Kehilangan bahan Koleksi Selangor
4.4 Suhu dan kelembapan tidak menentu
4.5 Terdedah kepada pencahayaan yang berlebihan
4.6 Kerapuhan bahan
4.7 Serangan Fumigasi
5. DEFINISI
5.1 Koleksi Selangor Koleksi yang mempunyai unsur sejarah, nilai warisan yang
tinggi dari segi peristiwa, perkara bersejarah, kesenian,
kebudayaan, sosial, kesusasteraan dan adat resam Negeri
Selangor
5.2 Bahan Koleksi Selangor
Terdiri dari bahan bercetak dan bukan bercetak yang
mempunyai unsur-unsur negeri Selangor seperti keratan
akhbar, bahan media, koleksi laporan tahunan dan koleksi
digital.
PROSEDUR OPERASI NO. RUJUKAN : PK.PPAS(O)11
NO. KELUARAN : 01
PEMBINAAN KOLEKSI DAN PERKHIDMATAN CARIAN
KOLEKSI SELANGOR
NO. PINDAAN : 00 TARIKH KUATKUASA : 01/06/2017
MUKA SURAT : 6/13
5.3 Bahan Sumbangan Terdiri daripada bahan-bahan yang disumbangkan oleh
organisasi-organisasi, persatuan ataupun individu yang
berkaitan dengan negeri Selangor
6. SINGKATAN PPAS : Perbadanan Perpustakaan Awam Selangor
RUJ : Unit Maklumat & Penyelidikan
KB : Ketua Bahagian PP : Penolong Pustakawan
PemP : Pembantu Pustakawan
PO : Pembantu Operasi
PROSEDUR OPERASI NO. RUJUKAN : PK.PPAS(O)11
NO. KELUARAN : 01
PEMBINAAN KOLEKSI DAN PERKHIDMATAN CARIAN
KOLEKSI SELANGOR
NO. PINDAAN : 00 TARIKH KUATKUASA : 01/06/2017
MUKA SURAT : 7/13
7. TINDAKAN DAN TANGGUNGJAWAB TINDAKAN T/JAWAB
A. PEMBINAAN KOLEKSI SELANGOR a. Permohonan Sumbangan daripada Organisasi/ Individu 1. Kenalpasti bahan-bahan berkaitan Negeri Selangor yang ingin
diperolehi sama ada daripada individu/ organisasi
PemP
2. Sediakan surat permohonan sumbangan.
3. Dapatkan kelulusan KB/ PP
PemP
4. Hantar surat dan dapatkan maklum balas daripada
penyumbang
5. Terima dan uruskan pengambilan bahan
6. Sediakan surat penghargaan.
7. Hantar bahan yang perlu diproses ke Bahagian KOL
8. Kemaskini statistik sumbangan Koleksi Selangor.
PemP/ PO
b. Membuat Pemilihan Maklumat Artikel Berkaitan Negeri Selangor
9. Kenalpasti artikel (terbitan berkala)/ risalah berkaitan dengan
Negeri Selangor.
10. Buat salinan artikel yang berkaitan dan failkan
11. Kemaskini rekod rujukan pengguna
PP/ PemP
B.PERKHIDMATAN CARIAN 12. Terima pertanyaan melalui Borang Pertanyaan Rujukan/
telefon/ email
PP/ PemP
PROSEDUR OPERASI NO. RUJUKAN : PK.PPAS(O)11
NO. KELUARAN : 01
PEMBINAAN KOLEKSI DAN PERKHIDMATAN CARIAN
KOLEKSI SELANGOR
NO. PINDAAN : 00 TARIKH KUATKUASA : 01/06/2017
MUKA SURAT : 8/13
TINDAKAN T/JAWAB
13. Lakukan pencarian melalui kaedah-kaedah berikut:
a. Senarai Koleksi Selangor (senarai bahan, tesis, kertas
seminar, keratan akhbar, dll.)
b. OPAC
c. Pangkalan Data Atas Talian
14. Beri maklum balas dalam jangka masa 30 minit.
15. Pastikan bahan disediakan dalam tempoh satu hari selepas
maklum balas diberikan.
16. Pastikan pengguna memulangkan semula bahan yang dirujuk.
17. Pastikan pengguna melengkapkan borang Pertanyaan Rujukan
dengan mengisi ruangan Penilaian Pelanggan
18. Failkan borang untuk tujuan analisa dan analisa risiko
PP/ PemP
PROSEDUR OPERASI NO. RUJUKAN : PK.PPAS(O)11
NO. KELUARAN : 01
PEMBINAAN KOLEKSI DAN PERKHIDMATAN CARIAN
KOLEKSI SELANGOR
NO. PINDAAN : 00 TARIKH KUATKUASA : 01/06/2017
MUKA SURAT : 9/13
8. CARTA ALIRAN KERJA
A. Permohonan Sumbangan Daripada Organisasi/ Individu
TINDAKAN T/ JAWAB
PP/PemP
- Kenalpasti bahan-bahan berkaitan
daripada individu/ organisasi
PP
- Sediakan surat permohonan
sumbangan
- Dapatkan kelulusan KB
- Lulus?
PemP/PO - Hantar surat kepada individu/ organisasi yang terlibat
- Maklum balas positif?
- Urus pengambilan bahan
PP/ PemP
- Sediakan surat penghargaan
- Proses bahan
- Kemaskini statistik
MULA
Ya
Ya
Tidak
Tidak
TAMAT
PROSEDUR OPERASI NO. RUJUKAN : PK.PPAS(O)11
NO. KELUARAN : 01
PEMBINAAN KOLEKSI DAN PERKHIDMATAN CARIAN
KOLEKSI SELANGOR
NO. PINDAAN : 00 TARIKH KUATKUASA : 01/06/2017
MUKA SURAT : 10/13
B. Membuat Pemilihan Maklumat Artikel Berkaitan Negeri Selangor TINDAKAN T/ JAWAB
PP/ PemP - Kenalpasti artikel berkaitan Negeri Selangor daripada bahan terbitan berkala.
- Simpan/ buat salinan artikel
- Failkan/ jilidkan bahan tersebut
- Kemaskini rekod rujukan pengguna
MULA
TAMAT
PROSEDUR OPERASI NO. RUJUKAN : PK.PPAS(O)11
NO. KELUARAN : 01
PEMBINAAN KOLEKSI DAN PERKHIDMATAN CARIAN
KOLEKSI SELANGOR
NO. PINDAAN : 00 TARIKH KUATKUASA : 01/06/2017
MUKA SURAT : 11/13
C. Perkhidmatan Carian TINDAKAN T/ JAWAB
PP/ PemP - Terima pertanyaan daripada pengguna
- Pastikan pengguna isi Buku Rekod Penggunaan Bahan Koleksi Selangor
- Minta pengguna isi borang Pertanyaan Rujukan
- Lakukan pencarian
- Bahan diperolehi?
- Buat salinan kecuali Koleksi Album Diraja/ Tesis
- Pastikan bahan dipulangkan pengguna
MULA
Cadang pilihan lain kepada pengguna
Tidak
Ya
TAMAT
PROSEDUR OPERASI NO. RUJUKAN : PK.PPAS(O)11
NO. KELUARAN : 01
PEMBINAAN KOLEKSI DAN PERKHIDMATAN CARIAN
KOLEKSI SELANGOR
NO. PINDAAN : 00 TARIKH KUATKUASA : 01/06/2017
MUKA SURAT : 12/13
9. REKOD KUALITI Bil Jenis Rekod Lokasi Tempoh Penyimpanan
9.1 Fail Borang Pertanyaan Rujukan Semua Pusat Perkhidmatan
5 Tahun
9.2
Buku Rekod Penggunaan Bahan Koleksi Selangor
PMP
5 Tahun
9.3
Fail Statistik Penggunaan Bahan (No. Fail PA 3.7/ 39.2)
Semua Pusat Perkhidmatan
5 Tahun
9.4 Fail Pengurusan Risiko Semua Pusat Perkhidmatan
5 Tahun
PROSEDUR OPERASI NO. RUJUKAN : PK.PPAS(O)11
NO. KELUARAN : 01
PEMBINAAN KOLEKSI DAN PERKHIDMATAN CARIAN
KOLEKSI SELANGOR
NO. PINDAAN : 00 TARIKH KUATKUASA : 01/06/2017
MUKA SURAT : 13/13
10. LAMPIRAN Bil Jenis Lampiran Lampiran
10.1
Contoh Borang Pertanyaan Rujukan
PK.PPAS(O)11(L1)