prosedur kenaikan pangkat tarikh: 05/06/2015...
TRANSCRIPT
OPERASI PERKHIDMATAN SOKONGAN
PEJABAT PENDAFTAR Kod Dokumen: UPM/OPR/PEND/P004
Halaman: 1/9
No. Semakan: 02
No. Isu: 02
PROSEDUR KENAIKAN PANGKAT JAWATAN PENSYARAH GRED 52
Tarikh: 05/06/2015
1.0 TUJUAN
Prosedur ini menjelaskan proses Kenaikan Pangkat ke jawatan Pensyarah Gred 52.
2.0 SKOP
Prosedur ini merangkumi proses penerimaan permohonan sehinggalah surat tawaran Kenaikan Pangkat dikeluarkan.
3.0 DOKUMEN RUJUKAN
Nombor Dokumen Tajuk Dokumen
Pekeliling Perkhidmatan Bil. 4 Tahun 2002
Pelaksanaan Sistem Saraan Malaysia Bagi Anggota Perkhidmatan Awam Persekutuan
Pekeliling Perkhidmatan Bil. 4 Tahun 2002
Pelaksanaan Sistem Saraan Malaysia Bagi Anggota Perkhidmatan Awam Persekutuan Lampiran A
Pekeliling Perkhidmatan Bil. 4 Tahun 2002
Pelaksanaan Sistem Saraan Malaysia Bagi Anggota Perkhidmatan Awam Persekutuan Lampiran B
Pekeliling Perkhidmatan Bil. 4 Tahun 2002
Pelaksanaan Sistem Saraan Malaysia Bagi Anggota Perkhidmatan Awam Persekutuan Lampiran C
Pekeliling Perkhidmatan Bil.31 Tahun 2005
Perubahan Skim Perkhidmatan Pensyarah Universiti/Perubatan/UiTM
OPR/PEND/GP03/KRITERIA Garis Panduan Dan Kriteria KenaikanPangkat/Lantikan Ke Gred Yang Lebih Tinggi
UPM/PEND-1.5 Statistik Perjawatan
OPR/PEND/GP01/e-IHRAMS Garis Panduan Penyimpanan dan Pengemaskinian Data e-IHRAMS
OPR/PEND/SS01/DATA Senarai Semak Data e-IHRAMS Mengikut Seksyen
- Buku Panduan Perkhidmatan UPM
OPERASI PERKHIDMATAN SOKONGAN
PEJABAT PENDAFTAR Kod Dokumen: UPM/OPR/PEND/P004
Halaman: 2/9
No. Semakan: 02
No. Isu: 02
PROSEDUR KENAIKAN PANGKAT JAWATAN PENSYARAH GRED 52
Tarikh: 05/06/2015
4.0 TERMINOLOGI/SINGKATAN e-IHRAMS : Integrated Human Resource Management Systems JKP : Jawatankuasa Pemilih JPU : Jawatankuasa Pengurusan Universiti KB : Ketua Bahagian KS : Ketua Seksyen PT (P/O) : Perkeranian/Operasi UPM : Universiti Putra Malaysia
5.0 TANGGUNGJAWAB
Pendaftar dan Ketua Bahagian bertanggungjawab memastikan prosedur kenaikan pangkat ini dilaksanakan. Sesiapa yang terlibat dengan perkara di atas perlu mematuhi prosedur ini.
OPERASI PERKHIDMATAN SOKONGAN
PEJABAT PENDAFTAR Kod Dokumen: UPM/OPR/PEND/P004
Halaman: 3/9
No. Semakan: 02
No. Isu: 02
PROSEDUR KENAIKAN PANGKAT JAWATAN PENSYARAH GRED 52
Tarikh: 05/06/2015
6.0 CARTA ALIR
Mula
Terima Permohonan
Semak Kelayakan
Layak?
Mesyuarat JKP
Kelulusan VC
Keluarkan Surat Makluman
Kemaskini Data
Tamat
Tidak
Ya
7.1
7.2
7.3
7.4
7.5
7.6
7.7
7.9
7.10
7.11
Dokumen Lengkap?
Lulus?
7.8
Tidak
Ya
Ya
OPERASI PERKHIDMATAN SOKONGAN
PEJABAT PENDAFTAR Kod Dokumen: UPM/OPR/PEND/P004
Halaman: 4/9
No. Semakan: 02
No. Isu: 02
PROSEDUR KENAIKAN PANGKAT JAWATAN PENSYARAH GRED 52
Tarikh: 05/06/2015
7.0 PROSES TERPERINCI Tindakan
Tanggungjawab
7.1 Mula
7.2 Terima Permohonan 7.2.1 Terima permohonan daripada pemohon melalui Fakulti
beserta dokumen-dokumen berikut:-
Pemohon
(a) Surat permohonan jawatan kepada Pendaftar melalui Ketua Jabatan dan Dekan Fakulti;
(b) Laporan dua (2) orang Pengadil; (c) Laporan Dekan dalam Borang Dekan/Ketua Jabatan
Kenaikan Pangkat Ke Jawatan Pensyarah Gred 52 (OPR/PEND/BR03/LAPORAN 3c);
(d) Laporan Ketua Jabatan dalam Borang Dekan/Ketua Jabatan Kenaikan Pangkat Ke Jawatan Pensyarah Gred 52 (OPR/PEND/BR03/LAPORAN 3c); dan
(e) Skor markah kenaikan pangkat ke jawatan pensyarah gred 52 (bagi calon yang tidak mempunyai Ph.D).
(f) Borang Maklumat Am Calon Pegawai Akademik
7.2.2 Sekiranyaa skor markah ≥ 80% ikut langkah 7.3. Sekiranya skor markah kurang 80%, ikut langkah 7.11.
7.2.3 Terima dan semak dokumen dan pastikan ianya lengkap dengan merujuk kepada Senarai Semak Permohonan Kenaikan Pangkat Jawatan Pensyarah Gred 52 (OPR/PEND/SS03/PANGKAT 03).
7.2.4 Surat pengesahan penerimaan permohonan dikeluarkan dalam tempoh tujuh (7) hari bekerja selepas surat permohonan diterima.
KB/KS
PT(P/O)
7.3 Dokumen Lengkap 7.3.1 Jika ya, ikut langkah 7.4.
7.3.2 Jika tidak, ikut langkah 7.2.
PT(P/O)
OPERASI PERKHIDMATAN SOKONGAN
PEJABAT PENDAFTAR Kod Dokumen: UPM/OPR/PEND/P004
Halaman: 5/9
No. Semakan: 02
No. Isu: 02
PROSEDUR KENAIKAN PANGKAT JAWATAN PENSYARAH GRED 52
Tarikh: 05/06/2015
7.4 Semak Kelayakan 7.4.1 Semak kelayakan calon dengan merujuk kepada;
(a) Garis Panduan dan Kriteria Kenaikan Pangkat/Lantikan Ke Gred Yang Lebih Tinggi (OPR/PEND/GP03/KRITERIA);dan
(b) Laporan Penilaian Prestasi Tahunan.
PT(P/O)
7.5 Layak 7.5.1 Jika layak, ikut langkah 7.6.
7.5.2 Jika tidak layak, maklumkan kepada calon dan proses tamat.
7.6 Mesyuarat JKP (Guru) 7.6.1 Buat persediaan mesyuarat dan keluarkan surat panggilan
Mesyuarat JKP kepada Ahli Mesyuarat JKP.
7.6.2 Keluarkan surat pemakluman temuduga kepada calon dan kehadiran temuduga adalah diwajibkan.
7.6.3 Minitkan keputusan Mesyuarat JKP (Guru)
KB/JKP
7.7
Kelulusan VC 7.7.1 Sediakan Kertas Cadangan kenaikan Pangkat untuk kelulusan
VC.
KS
7.8 Lulus
7.8.1 Jika ya, ikut langkah 7.11.
7.8.2 Jika tidak lulus atau ditangguhkan, maklumkan kepada calon
dan proses tamat.
Pendaftar
7.9 Keluarkan Surat Makluman 7.9.1 Keluarkan surat makluman kepada calon yang berjaya
selewat-lewatnya lima (5) hari bekerja selepas menerima Kertas Cadangan kenaikan Pangkat yang telah dilulusan oleh VC.
Pendaftar
OPERASI PERKHIDMATAN SOKONGAN
PEJABAT PENDAFTAR Kod Dokumen: UPM/OPR/PEND/P004
Halaman: 6/9
No. Semakan: 02
No. Isu: 02
PROSEDUR KENAIKAN PANGKAT JAWATAN PENSYARAH GRED 52
Tarikh: 05/06/2015
7.10 Kemaskini Data 7.10.1 Kemaskini maklumat bagi calon-calon yang berjaya di dalam
sistem e-IHRAMS dengan merujuk kepada Garis Panduan Penyimpanan & Pengemaskinian Data e-IHRAMS (OPR/PEND/GP01/e-IHRAMS) dan Senarai Semak Data e-IHRAMS Mengikut Seksyen (OPR/PEND/SS01/DATA).
7.10.2 Kemukakan Penyata Perubahan Gaji kepada Bendahari dan salinan kepada calon yang berjaya.
PT (P/O)
7.13 Tamat
OPERASI PERKHIDMATAN SOKONGAN
PEJABAT PENDAFTAR Kod Dokumen: UPM/OPR/PEND/P004
Halaman: 7/9
No. Semakan: 02
No. Isu: 02
PROSEDUR KENAIKAN PANGKAT JAWATAN PENSYARAH GRED 52
Tarikh: 05/06/2015
8.0 REKOD KUALITI
Bil Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod
Tanggungjawab Mengumpul dan Memfail
Tanggungjawab Menyelenggara
Tempat dan Tempoh Simpanan
Kuasa Melupus
1. UPM/PEND/500-3/10/3 Kumpulan Akademik (Pensyarah Kanan)
Surat panggilan temuduga
kenaikan pangkat ke jawatan
Pensyarah Gred 52
Surat pemakluman calon berjaya, tidak berjaya, tidak layak, skor kurang daripada 80% dan ditangguhkan
PT/PT (P/O) KB/KS Seksyen Kenaikan Pangkat
2 Tahun
Pendaftar
2. UPM/PEND/500-3/5/7 Minit Mesyuarat Jawatankuasa Pemilih (Guru)
Minit Mesyuarat
Jawatankuasa Pemilih (Guru)
(Kenaikan Pangkat Ke
Jawatan Profesor
Madya/Pensyarah Kanan)
Kelulusan Naib Canselor (Kenaikan Pangkat ke jawatan Profesor Madya/Pensyarah Kanan)
PT/PT (P/O) KB/KS Seksyen Kenaikan Pangkat
2 Tahun
Pendaftar
3. 3. UPM/PEND/500 – 3/5/7
Jawatankuasa Pemilih (Guru)
Surat panggilan Mesyuarat
Jawatankuasa Pemilih
kepada Ahli Jawatankuasa
PT/PT (P/O) KB/KS Seksyen Kenaikan Pangkat
2 Tahun
Pendaftar
OPERASI PERKHIDMATAN SOKONGAN
PEJABAT PENDAFTAR Kod Dokumen: UPM/OPR/PEND/P004
Halaman: 8/9
No. Semakan: 02
No. Isu: 02
PROSEDUR KENAIKAN PANGKAT JAWATAN PENSYARAH GRED 52
Tarikh: 05/06/2015
4. -
500-8/1/1 Personal (Peribadi) – Kumpulan Pengurusan dan Profesional
Permohonan calon, Laporan
Dekan/Ketua Jabatan,
laporan pengadil dan laporan
Penilai Bebas.
Surat pemakluman calon
berjaya, tidak berjaya dan
ditangguhkan.
Penyata Perubahan Gaji
PT/PT (P/O) KB/KS Bilik Fail
Sehingga tamat perkhidmatan
Pendaftar
OPERASI PERKHIDMATAN SOKONGAN
PEJABAT PENDAFTAR Kod Dokumen: UPM/OPR/PEND/P004
Halaman: 9/9
No. Semakan: 02
No. Isu: 02
PROSEDUR KENAIKAN PANGKAT JAWATAN PENSYARAH GRED 52
Tarikh: 05/06/2015
9.0 SEJARAH SEMAKAN
No. Isu
No. Semakan
No. CPD Kelulusan Mesyuarat Disedia dan
Disemak
Dilulus/ Diluluskan
semula
Tarikh Kuatkuasa
02 00 - Keluaran Pertama
untuk satu persijilan
KB Pengurusan Sumber Manusia
WP 03/01/2011
02 01 OPR (PEND)-
2/2011 Mesyuarat Semakan Keberkesanan Proses
KB Pengurusan Sumber Manusia
WP 08/08/2011
02 02 OPR (PEND)
5/2015
Mesyuarat Pengurusan Pejabat Pendaftar Kali
ke-245
KB Pengurusan Sumber Manusia
WP 05/06/2015