prosedur sebut harga universiti tarikh:...

SOKONGAN KEWANGAN

PEJABAT BURSAR

Kod Dokumen: UPM/SOK/KEW-BUY/P005

Halaman: 1/16

No. Semakan: 03

No. Isu: 02

PROSEDUR SEBUT HARGA UNIVERSITI Tarikh: 05/06/2015

1.0 TUJUAN Prosedur ini bertujuan untuk menerangkan tatacara dan prosedur terperinci serta tanggungjawab bagi proses perolehan secara Sebut Harga Universiti.

2.0 SKOP

Prosedur ini merangkumi semua jenis perolehan berikut:- Sebut Harga A- bernilai melebihi RM50,000 sehingga RM500,000 bagi bekalan/perkhidmatan dan melebihi RM20,000 hingga RM500,000 bagi kerja. Sebut Harga B - bernilai melebihi RM20,000 sehingga RM50,000 bagi bekalan/perkhidmatan. Prosedur ini merangkumi cara-cara lantikan syarikat dibuat, penyediaan permohonan pesanan belian, penyediaan pesanan belian, kaedah merekod terimaan bekalan/perkhidmatan/kerja dan penilaian prestasi ke atas syarikat.

3.0 DOKUMEN RUJUKAN

Nombor Dokumen

Tajuk Dokumen

AP (166-206 dan 229-300) Arahan Perbendaharaan AP (166-206 dan 229-300)

PK 2.2/2013 Kaedah Perolehan Kerajaan

Peraturan Kewangan dan Perakaunan UPM

Bil. 3 Tahun 2009 Pekeliling Bursar, Peraturan dan Tatacara Pengurusan Perolehan Bekalan, Perkhidmatan dan Kerja

Manual FAMS

Minit 4/1(1998) Petikan Minit Mesyuarat JKTK, Pembentukan Jawatankuasa–jawatankuasa Di bawah Lembaga Pengarah Universiti Putra Malaysia

S/K.KEW/PK/D/1100/000000/11/493 Jld 11 SK.5 (9)-

23 Nov 2012

Cadangan Autonomi dan Bidang Kewangan dan Penjanaan Kekayaan oleh Universiti Penyelidikan

UPM/OPR/BEN/AK005/BUY Arahan Kerja Penyediaan Pesanan Belian

UPM/SOK/KEW/AK002/BUY Arahan Kerja Penilaian Prestasi Pembekal

UPM/SOK/KEW/AK003/BUY Arahan Kerja Penyediaan Permohonan Pesanan Belian Dan Daftar Serahan Melalui Modul Purchasing

SOK/KEW/GP004/BUY Garis Panduan Penyediaan Dokumen Sebut Harga

SOK/KEW/GP005/BUY Garis Panduan Penyediaan Penentuan dan Penilaian Teknikal/Spesifikasi

SOK/KEW/GP006/BUY Garis Panduan Penyediaan Laporan Sebut Harga

SOKONGAN KEWANGAN

PEJABAT BURSAR


Halaman: 2/16

No. Semakan: 03

No. Isu: 02


SOK/KEW/GP007/BUY Garis Panduan Penyediaan Surat Setuju Terima Tawaran, Cagaran Keselamatan Dan Kontrak

SOK/KEW/GP009/BUY Garis Panduan Terimaan Dan Pengesahan Bekalan/Perkhidmatan/Kerja

SOK/KEW/GP010/BUY Garis Panduan Perolehan Kerja Bagi Jumlah Sehingga RM50,000.00

SOK/KEW/GP011/BUY Garis Panduan Perkhidmatan Diserah Urus (Outsourcing) Kepada Pihak Luar

OPR/BEN/GP002/BUY Garis Panduan Penutupan Dan Pembukaan Sebut harga Dan Tender

OPR/BEN/GP004/BUY Garis Panduan Penyediaan Iklan Sebut Harga

OPR/BEN/GP005/BUY Garis Panduan Penyediaan Laporan Penilaian Harga Bagi Tender dan Sebut Harga (Bekalan/Perkhidmatan)

Terkini Surat perwakilan tugas/kuasa bagi pegawai yang diberi kuasa

SOK/ICT/GP03/PerolehanICT Garis Panduan Kelulusan Perolehan ICT

4.0 DEFINISI DAN SINGKATAN:

FAMS - Fixed Asset Management System Manual FAMS - Manual Sistem Pengurusan Aset Tetap UPM (FAMS) JKSH UPM - Jawatankuasa Sebut Harga Universiti JKS - Jawatankuasa Spesifikasi JKPT - Jawatankuasa Penilaian Teknikal JKPH - Jawatankuasa Penilaian Harga JKP - Jawatankuasa Penilaian JKPK - Jawatankuasa Penilaian Kerja LPIPM - Lembaga Pembangunan Industri Pembinaan Malaysia (CIDB) (Construction Industrial Development Board)

PA - Penolong Akauntan PK - Pegawai Kewangan yang bergred dari W41 dan ke atas PO - Purchase Order (Pesanan Belian) PO held - dokumen untuk kelulusan pembelian oleh PTJ PTJ - Pusat Tanggungjawab PTK - Pembantu Tadbir Kewangan RO - Requisition Order (Permohonan Pembelian)

SAGA - Standard Accounting for Government Agencies SSM - Sistem Saraan Malaysia

Syarikat - Syarikat/individu yang telah melaksanakan perolehan bekalan/perkhidmatan/kerja kepada Universiti

UPMKB - Universiti Putra Malaysia Kampus Bintulu Urusetia JKSH A - Staf Bahagian Perolehan dan Pengurusan Aset, Pejabat Bursar Urusetia JKSH B - Staf Zon/Seksyen, Pejabat Bursar

SOKONGAN KEWANGAN

PEJABAT BURSAR


Halaman: 3/16

No. Semakan: 03

No. Isu: 02


5.0 TANGGUNGJAWAB

Ketua PTJ, pegawai dan staf yang terlibat dengan perolehan ini bertanggungjawab menentukan prosedur/peraturan ini dipatuhi semasa melaksanakan perolehan secara sebut harga serta memastikan peruntukan mencukupi dalam melaksanakan perolehan tersebut.

6.0 CARTA ALIR

Permohonan

Perolehan

Permohonan

Perolehan

Permohonan

Pendaftaran Sebut

Harga Universiti

Permohonan

Pendaftaran Sebut

Harga Universiti

Proses

Pendaftaran

Proses

Pendaftaran

Penyediaan

Dokumen

Sebut Harga

Penyediaan

Dokumen

Sebut Harga

Penyediaan

Iklan

Penyediaan

Iklan

Serahan

Dokumen

Sebut Harga

Serahan

Dokumen

Sebut Harga

Penutupan dan

Pembukaan

Sebut Harga

Penutupan dan

Pembukaan

Sebut Harga

Penyediaan

Laporan

Penilaian Sebut

Harga

Penyediaan

Laporan

Penilaian Sebut

Harga

Penyediaan Laporan

dan Mesyuarat Sebut

Harga Universiti

Penyediaan Laporan

dan Mesyuarat Sebut

Harga Universiti

Mesyuarat

Lantikan

Syarikat

Mesyuarat

Lantikan

Syarikat

Penyediaan

Surat Tawaran

Penyediaan

Surat Tawaran

Penyediaan

Kontrak

Penyediaan

Kontrak

Penyediaan

Permohonan

Pesanan Belian

Penyediaan

Permohonan

Pesanan Belian

Serah Pesanan

Belian kepada

Syarikat

Serah Pesanan

Belian kepada

Syarikat

Terima Bekalan/

Perkhidmatan/

Kerja

Terima Bekalan/

Perkhidmatan/

Kerja

Rekod Terimaan Rekod Terimaan

Penilaian

Prestasi Syarikat

Penilaian

Prestasi Syarikat

Penyediaan

Pesanan Belian

Penyediaan

Pesanan Belian

MulaMula

TamatTamat

7.1

7.2

7.3

7.4

7.5

7.6

7.7

7.8

7.9 7.10

7.11

7.12

7.13

7.14

7.15

7.16

7.17

7.18

7.19

7.20

Tindakan

Pembetulan

7.7.2

SOKONGAN KEWANGAN

PEJABAT BURSAR


Halaman: 4/16

No. Semakan: 03

No. Isu: 02


7.0 PROSEDUR TERPERINCI

Tindakan

Tanggungjawab

7.1 Mula

7.2 Permohonan Perolehan

7.2.1 Lengkapkan Borang Permohonan Pembelian (R.O) (SOK/KEW/BR002/BUY).

Pemohon

7.3 Permohonan Pendaftaran

7.3.1 Sebut Harga A:

(i) Lengkapkan Borang Pendaftaran Tender/Sebut Harga (SOK/KEW/BR003/BUY).

Pemohon

(ii) Serahkan dokumen berikut: (a)Borang Permohonan Pembelian (R.O); (b)Borang Pendaftaran Sebut Harga; (c)Senarai Semak Status Pembelian Melalui Sebut Harga/Tender (SOK/KEW/DF014/BUY); dan (d)Senarai spesifikasi Sebut Harga (SOK/KEW/DF006/BUY) yang telah lengkap ke Bahagian Perolehan dan Pengurusan Aset, Pejabat Bursar/Unit Perolehan, Bahagian Kewangan, Fakulti Sains dan Pertanian Makanan, UPMKB.

Pemohon

7.3.2 Sebut Harga B:

(i) Lengkapkan Borang Pendaftaran Sebut Harga B. Pemohon

(ii) Serahkan dokumen berikut: (a)Borang Permohonan Pembelian (R.O); (b)Borang Pendaftaran Sebut Harga B; dan (c)Senarai spesifikasi Sebut Harga (SOK/KEW/DF006/BUY) yang telah lengkap ke Zon/Seksyen Kewangan, Pejabat Bursar.

Pemohon

7.4 Proses Pendaftaran

7.4.1 Cop tarikh terima permohonan daripada PTJ ke atas borang pendaftaran.

PA/PTK (Zon/Seksyen

Kewangan/Bahagian Perolehan/Unit

Perolehan, UPMKB)

SOKONGAN KEWANGAN

PEJABAT BURSAR


Halaman: 5/16

No. Semakan: 03

No. Isu: 02


7.4.2 Buat semakan seperti berikut ke atas borang permohonan diterima:-

PA (Zon/Seksyen


Perolehan, UPMKB) (a) Senarai spesifikasi sebut harga dilampirkan bersama

borang;

(b) Pastikan semua maklumat yang berkaitan telah dilengkapkan pada borang;

7.4.3 Lulus permohonan dengan menandatangani borang pendaftaran, cop nama dan jawatan di atas borang pendaftaran sebut harga.

PK (Zon/Seksyen


Perolehan, UPMKB) 7.4.4 Daftar sebut harga dengan merekod maklumat

permohonan berkaitan di dalam buku rekod pendaftaran sebut harga mengikut format berikut: (a) Sebut Harga A- Daftar Sebut Harga

(OPR/BEN/BD001/BUY). (b) Sebut Harga B- Daftar Sebut Harga

(OPR/BEN/BD00XX/BUY).

PA/PTK (Zon/Seksyen


Perolehan, UPMKB)

7.4.5 Lengkapkan maklumat berikut pada borang pendaftaran sebut harga:-

PA/PTK (Zon/Seksyen


Perolehan, UPMKB) (a) Nombor rujukan sebut harga;

(b) Tarikh iklan dan tarikh tutup iklan;

(c) Nombor peti (jika berkaitan);

(d) Jumlah sampul surat dokumen yang perlu diserahkan (jika berkaitan).

7.4.6 Buat satu (1) salinan borang pendaftaran kepada PTJ untuk makluman dan penyediaan dokumen sebut harga.

PA/PTK (Zon/Seksyen


Perolehan, UPMKB) 7.4.7 Simpan borang pendaftaran berserta senarai spesifikasi

di dalam fail seperti berikut: (a) Fail Perolehan Sebut Harga

(UPM/BEN/SP/03/F002)-bagi sebut harga A (b) Fail Pendaftaran Sebut Harga B -bagi sebut harga

B

PA/PTK (Zon/Seksyen


Perolehan, UPMKB)

SOKONGAN KEWANGAN

PEJABAT BURSAR


Halaman: 6/16

No. Semakan: 03

No. Isu: 02


7.5 Penyediaan Dokumen Sebut Harga

7.5.1

Sedia dokumen sebut harga dengan merujuk Garis Panduan Penyediaan Dokumen Sebut Harga (SOK/KEW/GP004/BUY).

Pemohon

7.5.2

Bagi Sebut Harga A Serah dokumen ke ke Bahagian Perolehan dan Pengurusan Aset, Pejabat Bursar/Unit Perolehan, Bahagian Kewangan, Fakulti Sains dan Pertanian Makanan, UPMKB.

Pemohon

7.5.3 Bagi Sebut Harga B sila ke langkah 7.6 Pemohon

7.6 Penyediaan Iklan

7.6.1 Rujuk Garis Panduan Penyediaan Iklan Sebut Harga (OPR/BEN/GP004/BUY) untuk tatacara penyediaan iklan sebut harga.

Pemohon/PA/PTK (Bahagian

Perolehan/Unit Perolehan, UPMKB)

7.7 Serahan Dokumen Sebut Harga


(i) Semak maklumat yang tercatat pada sampul surat serta dokumen sebut harga dan pastikan ianya sama dengan maklumat pada iklan sebelum jualan dibuat. Maklumat-maklumat yang perlu disemak adalah seperti berikut:-

PA/PTK (Bahagian


(a) Nombor rujukan sebut harga; (b) Tajuk sebut harga; (c) Tarikh tutup sebut harga; dan (d) Nombor peti sebut harga.

(ii) Jika ada kesilapan dan perlukan pembetulan, hubungi atau kembalikan dokumen sebut harga tersebut ke PTJ berkenaan untuk pembetulan.

PA/PTK (Bahagian


SOKONGAN KEWANGAN

PEJABAT BURSAR


Halaman: 7/16

No. Semakan: 03

No. Isu: 02


(iii) Dokumen sebut harga akan dijual mengikut harga dokumen yang telah ditetapkan di dalam iklan. Pastikan setiap syarikat yang hendak membeli dokumen menunjukkan salinan sijil yang tempoh pendaftaran sijil masih berkuatkuasa mengikut kod bidang pendaftaran yang telah ditetapkan di dalam iklan.

PA/PTK (Bahagian


(iv) Rekod jualan dokumen sebut harga di dalam Borang Jualan Dokumen Sebut Harga/Tender (OPR/BEN/BR006/BUY) dengan mencatat maklumat berikut:-

PA/PTK (Bahagian


(a) Bilangan dokumen;

(b) Nama syarikat;

(c) Nombor resit;

(d) Alamat syarikat;

(e) Nombor telefon dan faks.


(i) Pastikan setiap syarikat yang hendak mengambil dokumen menunjukkan salinan sijil yang tempoh pendaftaran sijil masih berkuatkuasa mengikut kod bidang pendaftaran yang telah ditetapkan di dalam iklan.

PTJ

(ii) Bagi Sebut Harga B sila ke langkah 7.9.2

7.8 Penutupan dan Pembukaan Peti Sebut Harga

7.8.1 Rujuk Garis Panduan Penutupan dan Pembukaan Tender dan Sebut harga (OPR/BEN/GP002/BUY) untuk tindakan terperinci.

PK/PA/PTK (Bahagian


7.9 Penyediaan Laporan Penilaian Sebut Harga


(i) Laporan penilaian sebut harga bekalan/perkhidmatan

SOKONGAN KEWANGAN

PEJABAT BURSAR


Halaman: 8/16

No. Semakan: 03

No. Isu: 02


(a) Laporan penilaian spesifikasi akan disediakan oleh JKPT dan laporan penilaian harga oleh JKPH.

JKPT/JKPH

(b) Untuk penyediaan penilaian teknikal rujuk Garis Panduan Penyediaan Laporan Sebut Harga (SOK/KEW/GP006/BUY).

(c) Untuk penyediaan laporan penilaian harga rujuk Garis Panduan Penyediaan Laporan Penilaian Harga Bagi Tender dan Sebut Harga (Bekalan/Perkhidmatan) (OPR/BEN/GP005/BUY).

(ii) Laporan Penilaian Sebut Harga Kerja

(a) Laporan penilaian sebut harga kerja akan disediakan oleh JKPK.

JKP

(b) Sedia laporan penilaian sebut harga kerja. Rujuk Garis Panduan Penyediaan Penentuan dan Penilaian Teknikal/Spesifikasi (SOK/KEW/GP005/BUY).

(c) Serah laporan penilaian sebut harga ke Bahagian Perolehan dan Pengurusan Aset, Pejabat Bursar/Unit Perolehan, Bahagian Kewangan, Fakulti Sains dan Pertanian Makanan, UPMKB.

JKT/JKPH


(i) Laporan penilaian sebut harga akan disediakan oleh JKP.

JKP

(ii) Serah laporan penilaian sebut harga ke Zon/Seksyen Kewangan, Pejabat Bursar/ Unit Perolehan, Bahagian Kewangan, Fakulti Sains dan Pertanian Makanan, UPMKB.

JKP

7.10 Penyediaan Ringkasan Laporan dan Mesyuarat

SOKONGAN KEWANGAN

PEJABAT BURSAR


Halaman: 9/16

No. Semakan: 03

No. Isu: 02


7.10.1

Cop tarikh terima laporan penilaian sebut harga pada setiap laporan.

Urusetia JKSH A/B

7.10.2 Semak laporan sebut harga yang telah dikemukakan, jika tidak lengkap kembalikan/hubungi PTJ untuk tindakan pembetulan.

Urusetia JKSH A/B

7.10.3 Sediakan ringkasan laporan sebut harga. Rujuk Garis Panduan Penyediaan Laporan Sebut Harga (SOK/KEW/GP006/ BUY).

Urusetia JKSH A/B

7.10.4 Sedia fail mesyuarat Jawatankuasa Sebut Harga sebelum mesyuarat diadakan.

Urusetia JKSH A/B

7.11 Mesyuarat Jawatankuasa Sebut Harga

7.11.1 Urusetia mengaturkan Mesyuarat Jawatankuasa Sebut Harga untuk melantik petender yang memenuhi syarat sebut harga dan mengemukakan best value for money.

Urusetia JKSH A/B

7.12 Penyediaan Surat Terima Tawaran

7.12.1 Sediakan surat tawaran kepada petender yang dilantik dengan merujuk Garis Panduan Penyediaan Surat Setuju Terima Tawaran, Cagaran Keselamatan dan Kontrak (SOK/KEW/GP007/BUY).

Pemohon/PTK (Zon/Seksyen

Kewangan)

7.12.2 Bagi Sebut Harga B sila ke langkah 7.14

7.13 Penyediaan Kontrak

7.13.1 Sedia kontrak untuk perolehan bernilai melebihi RM50,000 ke atas atau bagi perolehan bermasa yang bernilai kurang daripada RM50,000



Perolehan, UPMKB) 7.13.3 Rujuk Garis Panduan Penyediaan surat Setuju Terima

Tawaran, Cagaran Keselamatan dan Kontrak (SOK/KEW/GP007/BUY) untuk menyemak panduan penyediaan kontrak.



Perolehan, UPMKB) 7.14 Penyediaan Permohonan Pesanan Belian

SOKONGAN KEWANGAN

PEJABAT BURSAR


Halaman: 10/16

No. Semakan: 03

No. Isu: 02


7.14.1 Input dan cetak permohonan pembelian dan cetak PO held melalui sistem SAGA. Rujuk Arahan Kerja Penyediaan Permohonan Pesanan Belian Dan Daftar Serahan Melalui Modul Purchasing (UPM/SOK/KEW/AK003/BUY).


Kewangan)

7.15 Penyediaan Pesanan Belian

7.15.1 Semak maklumat dan dokumen sokongan untuk permohonan pesanan belian. Jika tidak lengkap kembalikan untuk pembetulan. Lampirkan Memo Pembetulan Dokumen Kewangan (OPR/BEN/DF030/BYR), jika dokumen dikembalikan ke PTJ.

PK/PA/PTK (Zon/Seksyen

Kewangan)

7.15.2 Jika lengkap, sedia pesanan belian. Pesanan belian hanya boleh dikeluarkan melalui sistem SAGA dan rujuk Arahan Kerja Penyediaan Pesanan Belian (UPM/OPR/BEN/AK005/BUY).

PTK (Zon/Seksyen

Kewangan)

7.15.3 Jika telah lengkap, lulus pesanan belian dengan menandatangani pesanan tersebut. Cop nama dan jawatan pegawai.

PK (Zon/Seksyen

Kewangan)

7.15.4 Jika pesanan belian difaktorkan, rujuk Arahan Kerja Penyediaan Pesanan Belian (UPM/OPR/BEN/AK005/BUY) (para 7.3) untuk tindakan selanjutnya.

PA/PTK (Zon/Seksyen

Kewangan)

7.16 Serah Pesanan Belian Kepada Syarikat

7.16.1 Rujuk Arahan Kerja Penyediaan Pesanan Belian (UPM/OPR/BEN/AK005/BUY) (para 4).

Pemohon/ PTK (Zon/Seksyen

Kewangan)

7.17 Terima Bekalan/Perkhidmatan/Kerja

7.17.1 Terima bekalan/perkhidmatan/kerja yang telah dilaksana oleh pembekal. Rujuk Garis Panduan Terimaan dan Pengesahan Bekalan/ Perkhidmatan/ Kerja (SOK/KEW/GP009/BUY) untuk proses menyemak dan mengesah terimaan.

Pemohon/Pegawai yang diberikuasa

7.18 Rekod Terimaan

SOKONGAN KEWANGAN

PEJABAT BURSAR


Halaman: 11/16

No. Semakan: 03

No. Isu: 02


7.18.1

Rekod terimaan barang yang diterima. Rujuk Manual FAMS untuk menyemak cara-cara merekod Aset dan Inventori (jika berkaitan).


7.19 Penilaian Prestasi Syarikat

7.19.1 Pastikan penilaian prestasi dibuat ke atas setiap syarikat/kontraktor yang telah melaksanakan bekalan/perkhidmatan/kerja. Rujuk Arahan Kerja Penilaian Prestasi Syarikat-UPM/SOK/KEW/AK002/BUY.


7.19.2 Sekiranya bekalan/perkhidmatan/kerja yang diterima tidak sempurna, buat penilaian sewajarnya ke atas syarikat tersebut untuk tindakan selanjutnyanya. Rujuk Garis Panduan Terimaan dan Pengesahan Bekalan/ Perkhidmatan/ Kerja (SOK/KEW/GP009/BUY).


7.19.3 Input maklumat ke dalam Modul Prestasi Syarikat. Rujuk Arahan Kerja Penilaian Prestasi Syarikat (UPM/SOK/KEW/AK002/BUY).


7.19.4 Sedia laporan penilaian , rujuk Arahan Kerja Penilaian Prestasi Syarikat (UPM/SOK/KEW/AK002/BUY).

PK/PA (Bahagian Perolehan)

7.20 Tamat

SOKONGAN KEWANGAN

PEJABAT BURSAR


Halaman: 12/16

No. Semakan: 03

No. Isu: 02


8.0 REKOD KUALITI

Bil Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod

(Baru)

Tanggungjawab Mengumpul dan Memfail

Tanggungjawab Menyelenggara

Tempat dan Tempoh

Simpanan

Kuasa Melupus

1.

UPM/BEN/SP/03/F002 -Fail Perolehan Sebut Harga

(a) SOK/KEW/BR002/BUY-Borang Permohonan Pembelian (RO)

PTK

PK PA PTK

Kabinet Fail di Bahagian Perolehan

3 tahun

PK

(b) SOK/KEW/BR003/BUY-Borang Pendaftaran Tender/Sebut Harga

(c) SOK/KEW/DF014/BUY- Semakan Status Pembelian Melalui Tender/ Sebut Harga

(d) Senarai Spesifikasi

(e) OPR/BEN/DF003/BUY-Format Iklan Sebut Harga

(f) OPR/BEN/DF006/BUY-Borang Pembukaan Sebut Harga

(g) OPR/BEN/DF018/BUY-Surat Edaran Keputusan Jawatankuasa Sebut Harga (JKSH)

(h) OPR/BEN/DF011/BUY - Keputusan Mesyuarat Jawatankuasa Sebut Harga (JKSH)

PTK PA

PK PA PTK


7 tahun

PK

(i) SOK/KEW/DF020/BUY- Surat Setuju Terima Tawaran Bekalan/Perkhidmatan

PTK PK PA PTK


3 tahun

PK

(j) Dokumen Kontrak

PTK PK PA PTK


7 tahun

PK

SOKONGAN KEWANGAN

PEJABAT BURSAR


Halaman: 13/16

No. Semakan: 03

No. Isu: 02


2. UPM/BEN/ZON/SEKSYEN/Tahun -Fail Pendaftaran Sebut Harga B (a) SOK/KEW/BR002/BUY-Borang

Permohonan Pembelian (RO)

PTK

PK PA PTK

Kabinet Fail di

Zon/Seksyen Kewangan

3 tahun

PK

(b) SOK/KEW/BR050/BUY-Borang Pendaftaran Sebut Harga B

(c) Senarai Spesifikasi

(d) Surat Edaran Keputusan Jawatankuasa Sebut Harga B

3.

UPM/BEN/SP/03/F005 -Fail Mesyuarat Jawatankuasa Sebut Harga Universiti {No. Ke-XX } (a) OPR/BEN/DF008/BUY-Agenda

Untuk Sebut Harga Universiti

PTK

PK PA PTK


3 tahun

PK

(b) OPR/BEN/DM001/BUY – Dokumen Minit Mesyuarat Sebut Harga

(c) OPR/BEN/LP003/BUY- Ringkasan Laporan Dan Penyesuaian Sebut Harga

(d) SOK/KEW/LP003/BUY- Laporan Penilaian Spesifikasi bagi Sebut Harga Bekalan/ Perkhidmatan Harga

(e) OPR/BEN/LP001/BUY-Laporan Analisis Harga Bagi Tender/Sebut Harga (Bekalan/ Perkhidmatan)

(f) SOK/KEW/LP004/BUY-Laporan Penilaian Sebut Harga Kerja

PTK PK PA PTK


3 tahun

PK

http://reg.upm.edu.my/spk_upm/SOK-KEW-web/perolehan/SOK-Laporan/LP004-laporan%20sebut%20harga%20kerja.doc

http://reg.upm.edu.my/spk_upm/SOK-KEW-web/perolehan/SOK-Laporan/LP004-laporan%20sebut%20harga%20kerja.doc

SOKONGAN KEWANGAN

PEJABAT BURSAR


Halaman: 14/16

No. Semakan: 03

No. Isu: 02


5. UPM/BEN/ZON/SEKSYEN/Tahun -Fail Mesyuarat Jawatankuasa Sebut Harga B {Bil Ke-XX }

PTK

PK PA PTK


3 tahun

PK

(a) SOK/KEW/LP007/BUY- Laporan Sebut Harga B

(c) Salinan Iklan

(d) SOK/KEW/DF042/BUY-Keputusan Mesyuarat Jawatankuasa Sebut Harga B

6.

UPM/BEN/SP/03/F011 – Fail Minit Mesyuarat Sebut Harga (a) OPR/BEN/DM001/BUY – Dokumen

Minit Mesyuarat Sebut Harga

7.

Salinan dokumen kontrak

PTJ

PTJ

PTJ

1 tahun selepas tamat

tempoh kontrak

Ketua

PTJ

8. Salinan Pesanan Belian (Nama Zon/ Seksyen Kewangan)

PTK (Zon/Seksyen

Kewangan)

PTK (Zon/Seksyen

Kewangan)

Pejabat Bendahari

3 Tahun

PK

Salinan Pesanan Belian (Kod PTJ) PTJ PTJ PTJ

1 Tahun

Ketua PTJ

9. OPR/BEN/BD001/BUY- Daftar Sebut Harga A

PA PTK

PK PA PTK


3 Tahun

PK

SOKONGAN KEWANGAN

PEJABAT BURSAR


Halaman: 15/16

No. Semakan: 03

No. Isu: 02


10. OPR/BEN/BD037/BUY - Daftar Sebut Harga B

PA PTK

PK PA PTK

Kabinet Fail di

Zon/Seksyen Kewangan

3 Tahun

PK

11. OPR/BEN/BD004/BUY – Daftar Penerimaan, Penjualan dan Pelupusan Dokumen Sebut Harga Universiti

PA/PTK PK PA PTK


3 Tahun

PK

12. SOK/KEW/DF035/BUY – Nota Pulangan Barang (NPB)

PTJ PTJ PTJ

1 Tahun

Ketua PTJ

13. SOK/KEW/DF036/BUY – Nota Aduan Perkhidmatan/Kerja

PTJ PTJ PTJ

1 Tahun

Ketua PTJ

SOKONGAN KEWANGAN

PEJABAT BURSAR


Halaman: 16/16

No. Semakan: 03

No. Isu: 02


9.0 SEJARAH SEMAKAN

No. Isu No.

Semakan No. CPD Kelulusan Mesyuarat

Disedia dan Disemak

Dilulus/ Diluluskan

Semula

Tarikh Kuatkuasa

02 00 - Keluaran Pertama untuk

satu persijilan Bursar WP 03/01/2011

02 01 SOK:Kew 04/2011

Mesyuarat Pengurusan kali ke-5/2011

Bursar WP 22/08/201

02 02 SOK:Kew 01/2012


Bursar WP 14/08/2012

02 03 SOK:Kew 01/2015


Bursar WP 05/06/2015

prosedur sebut harga universiti tarikh:...

Documents