prosedur penyelenggaraan bangunan, …p)12 - penygaraan... · prosedur ini menyediakan garis...
TRANSCRIPT
PROSEDUR
PENGURUSAN
NO. RUJUKAN
: PK.PPAS(P)12
NO. KELUARAN
: 01
PENYELENGGARAAN
BANGUNAN, KEMUDAHAN DAN PERALATAN PEJABAT
NO. PINDAAN
: 00
TARIKH KUATKUASA
: 01/06/2017
MUKA SURAT : 1/ 20
PROSEDUR PENYELENGGARAAN BANGUNAN, KEMUDAHAN DAN
PERALATAN PEJABAT PK.PPAS(P)12
NAMA
T/TANGAN
TARIKH
DISEDIAKAN OLEH
SITI YUSRINA BT MOHD JAINUDIN
Penolong Pustakawan
01/06/2017
DISEMAK OLEH
NIHAYAH HJ EBNI HAJAR
Pengurus Kualiti
01/06/2017
DILULUSKAN OLEH
MASTURA HJ MUHAMAD
Pengarah PPAS
01/06/2017
PROSEDUR
PENGURUSAN
NO. RUJUKAN
: PK.PPAS(P)12
NO. KELUARAN
: 01
PENYELENGGARAAN
BANGUNAN, KEMUDAHAN DAN PERALATAN PEJABAT
NO. PINDAAN
: 00
TARIKH KUATKUASA
: 01/06/2017
MUKA SURAT : 2/ 20
REKOD PINDAAN
Adalah menjadi tanggungjawab pemegang dokumen ini untuk memastikan salinan dokumen
ini sentiasa dikemaskini dengan memasukkan semua pindaan-pindaan yang dinyatakan di
dalamnya
HALAMAN DIPINDA Tarikh No. Para Muka Surat Bentuk Pindaan Diluluskan
PROSEDUR
PENGURUSAN
NO. RUJUKAN
: PK.PPAS(P)12
NO. KELUARAN
: 01
PENYELENGGARAAN
BANGUNAN, KEMUDAHAN DAN PERALATAN PEJABAT
NO. PINDAAN
: 00
TARIKH KUATKUASA
: 01/06/2017
MUKA SURAT : 3/ 20
BIL KANDUNGAN MUKA SURAT
1. Objektif 4
2. Skop 4
3. Rujukan 4 - 5
4. Isu-Isu Risiko 5
5. Definisi 5 – 6
6. Singkatan 7
7. Tindakan dan Tanggungjawab 8 – 11
8. Carta Aliran Kerja 12 - 18
9. Rekod Kualiti 19
10. Lampiran 20
PROSEDUR
PENGURUSAN
NO. RUJUKAN
: PK.PPAS(P)12
NO. KELUARAN
: 01
PENYELENGGARAAN
BANGUNAN, KEMUDAHAN DAN PERALATAN PEJABAT
NO. PINDAAN
: 00
TARIKH KUATKUASA
: 01/06/2017
MUKA SURAT : 4/ 20
1. OBJEKTIF Prosedur ini menyediakan garis panduan bagi memastikan urusan
penyelenggaraan bangunan, kemudahan dan kelengkapan
perpustakaan dapat dijalankan dengan cekap serta mematuhi
peraturan yang telah ditetapkan.
2. SKOP
Prosedur ini digunapakai oleh Bahagian Pembangunan dan
Penyelenggaraan PPAS di dalam merancang, melaksana dan
memantau kerja-kerja/ perkhidmatan berikut:
a) Kerja-kerja baikpulih kerosakan bangunan
b) Penyelenggaraan kemudahan dan kelengkapan perpustakaan.
c) Penyelenggaraan dan telekomunikasi.
d) Kawalan serangga (Pest Control)
e) Kebersihan dalam dan luar bangunan
f) Keindahan lanskap.
3. RUJUKAN 3.1 MK.PPAS.01 - Manual Kualiti MS ISO 9001:2015
Seksyen 6.3 - Infrastruktur.
Seksyen 6.4 - Persekitaran
Seksyen 7.2.1 - Penentuan Keperluan-keperluan Berkaitan
Penghasilan/ Penyampaian Perkhidmatan.
Seksyen 8.5.1 - KawalanProses Penyampaian
Perkhidmatan
PROSEDUR
PENGURUSAN
NO. RUJUKAN
: PK.PPAS(P)12
NO. KELUARAN
: 01
PENYELENGGARAAN
BANGUNAN, KEMUDAHAN DAN PERALATAN PEJABAT
NO. PINDAAN
: 00
TARIKH KUATKUASA
: 01/06/2017
MUKA SURAT : 5/ 20
3.2 Arahan dan Pekeliling Perbendaharaan
3.3 Garis Panduan Pusat Khidmat Kontraktor (PKK)
3.4 Dasar Pemuliharaan Sumber Perpustakaan
4. ISU – ISU RISIKO 4.1 Kelewatan pembaikan disebabkan oleh kesulitan
mendapatkan alat ganti.
4.2 Kemalangan yang berlaku semasa menjalankan
penyelenggaraan.
4.3 Berlaku renjatan elektrik
5. DEFINISI
5.1 Penyelenggaraan Bermaksud kerja-kerja / perkhidmatan yang terlibat di dalam
proses pemeliharaan dan pemuliharaan bangunan,
kemudahan dan kelengkapan perpustakaan bagi tujuan
memastikan bangunan, kemudahan dan kelengkapan
perpustakaan sentiasa berkeadaan baik, berfungsi dan
selesa digunakan.
5.2 Kemudahan-kemudahan Bermaksud fasiliti-fasiliti seperti tandas, surau, kafe, tempat
letak kereta, ruang pengguna, ruang pejabat, lif penumpang,
PROSEDUR
PENGURUSAN
NO. RUJUKAN
: PK.PPAS(P)12
NO. KELUARAN
: 01
PENYELENGGARAAN
BANGUNAN, KEMUDAHAN DAN PERALATAN PEJABAT
NO. PINDAAN
: 00
TARIKH KUATKUASA
: 01/06/2017
MUKA SURAT : 6/ 20
eskalator, bekalan elektrik dan air, alat pendingin hawa,
genset serta kemudahan yang berkaitan.
5.3 Kelengkapan perpustakaan Bermaksud kelengkapan perpustakaan di pejabat dan ruang
pengguna seperti mesin fotostat, mesin faksimili, mesin
pencetak, perabot di perpustakaan.
5.4 Pusat Perkhidmatan
Merujuk kepada perkhidmatan perpustakaan pusat, daerah,
cawangan, pekan, komuniti, desa dan perpustakaan
bergerak di seluruh Selangor.
5.5 Kerosakan Minor Bermaksud jenis kerosakan kecil yang boleh dijalankan
pembaikan segera atau dalam tempoh 1-7 hari bekerja oleh
kakitangan. Ianya diukur samada kerana kos yang kecil atau
terdapat alat ganti sedia ada.
5.6 Kerosakan Major Bermaksud jenis kerosakan besar yang tidak dapat
dijalankan pembaikan dengan segera melebihi 7 hari
bekerja. Ianya diukur samada kerana kos yang tinggi dan
memerlukan untuk buka sebutharga atau kesukaran
mendapatkan alat ganti.
PROSEDUR
PENGURUSAN
NO. RUJUKAN
: PK.PPAS(P)12
NO. KELUARAN
: 01
PENYELENGGARAAN
BANGUNAN, KEMUDAHAN DAN PERALATAN PEJABAT
NO. PINDAAN
: 00
TARIKH KUATKUASA
: 01/06/2017
MUKA SURAT : 7/ 20
6. SINGKATAN PPAS - Perbadanan Perpustakaan Awam Selangor
TP - Timbalan Pengarah
KB - Ketua Bahagian
PP - Penolong Pustakawan
PKA - Penolong Akauntan
PA - Pembantu akauntan
PemP - Pembantu Pustakawan
PO - Pembantu Operasi
P&P - Pembangunan dan Penyelenggaraan
KEW - Bahagian Kewangan
PPT - Penolong Pegawai Tadbir
PROSEDUR
PENGURUSAN
NO. RUJUKAN
: PK.PPAS(P)12
NO. KELUARAN
: 01
PENYELENGGARAAN
BANGUNAN, KEMUDAHAN DAN PERALATAN PEJABAT
NO. PINDAAN
: 00
TARIKH KUATKUASA
: 01/06/2017
MUKA SURAT : 8/ 20
7. TINDAKAN DAN TANGGUNGJAWAB TINDAKAN T/JAWAB
A. KEPERLUAN PERKHIDMATAN PENYELENGGARAAN 1. Kenalpasti keperluan kerja-kerja penyelenggaraan:
a. Bangunan
Pembersihan, lanskap, bekalan elektrik, air, lif, eskalator,
pendingin hawa dan kawalan serangga (pest control).
b. Kelengkapan perpustakaan
Perabot pejabat/ ruang pengguna, mesin faksimili, mesin
fotostat dan mesin pencetak.
c. Kemudahan Lain
Sistem telekomunikasi dan genset.
d. Alat ganti
Alat ganti set lampu, set tandas dan toner mesin fotostat.
2. Sediakan laporan keperluan kerja-kerja penyelenggaraan
untuk kelulusan Pengarah.
KB/ PP/ PemP/ PO
B. PENGENDALIAN ADUAN KEROSAKAN 3. Terima aduan kerosakan melalui Borang Aduan Kerosakan
atau melalui telefon/ email.
PP/PemP/
PO
4. Kemukakan dan bincang aduan kerosakan dengan KB PP
5. Beri maklumbalas aduan kepada pengadu dalam
tempoh sekurang-kurangnya dua (14) hari dari tarikh
terima aduan.
PemP/ PO
PROSEDUR
PENGURUSAN
NO. RUJUKAN
: PK.PPAS(P)12
NO. KELUARAN
: 01
PENYELENGGARAAN
BANGUNAN, KEMUDAHAN DAN PERALATAN PEJABAT
NO. PINDAAN
: 00
TARIKH KUATKUASA
: 01/06/2017
MUKA SURAT : 9/ 20
TINDAKAN T/JAWAB
6. Buat pemeriksaan ke atas aduan dan kenalpasti
jenis kerosakan.
PP/ PemP/ PO
7. Kenalpasti spesifikasi kerja, anggaran kos dan kesegeraan
kerja-kerja membaikpulih
KB/ PP/ PemP/ PO
8. Sekiranya kerosakan adalah kecil/ minor, arahkan PemP/
PO berkaitan untuk membaikpulih dengan segera/ sediakan
jadual dan tetapkan tarikh baik pulih.
KB
9. Sekiranya kerosakan adalah besar/ major, kemukakan
laporan aduan dan bincang dengan Pengarah untuk
kelulusan buka sebutharga. Sila rujuk PK.PPAS(P)09
Prosedur Perolehan.
KB/ PP/PemP/
PO
10. Pantau dan tentukan kerja-kerja pembaikan/
penyelenggaraan dijalankan mengikut spesifikasi kerja
yang ditetapkan.
PP/PemP/ PO
11. Sahkan kerja-kerja pembaikan/ penyelenggaraan setelah
berpuashati dengan mutu kerja.
KB/PP/ PemP
12. Maklum kerja-kerja pembaikan/ penyelenggaraan yang
telah siap kepada pengadu.
PP
C. KERJA-KERJA PENGUBAHSUAIAN 13. Terima arahan Pengarah atau permohonan KB untuk kerja-
kerja pengubahsuaian yang diperlukan.
14. Kenalpasti spesifikasi kerja, anggaran kos dan kemukakan
kepada Pengarah untuk kelulusan.
KB/ PP/ PemP/
PO
PROSEDUR
PENGURUSAN
NO. RUJUKAN
: PK.PPAS(P)12
NO. KELUARAN
: 01
PENYELENGGARAAN
BANGUNAN, KEMUDAHAN DAN PERALATAN PEJABAT
NO. PINDAAN
: 00
TARIKH KUATKUASA
: 01/06/2017
MUKA SURAT : 10/ 20
TINDAKAN T/JAWAB
15. Arahkan KB/ PP untuk laksanakan kerja-kerja
pengubahsuaian mengikut peraturan yang ditetapkan.
Pengarah
16. Pantau dan tentukan kerja-kerja pengubahsuaian
dijalankan mengikut spesifikasi kerja yang ditetapkan.
PP/ PemP/ PO
D. PELANTIKAN KONTRAKTOR 17. Tentukan tatacara perolehan yang bersesuaian.
18. Buat pelantikan kontraktor / syarikat jika perolehan terus.
KB KEW/P /PPT
19. Keluarkan sebutharga kepada sekurang-kurangnya lima
(5) kontraktor yang berdaftar dengan PKK jika perolehan
melalui sebutharga
20. Buat urusan sebutharga dan pemilihan serta pelantikan
kontraktor. Sila rujuk PK.PPAS(P)09 Prosedur Perolehan.
KB KEW/P /PA
E. PEMANTAUAN KERJA-KERJA PENYELENGGARAAN 21. Kenalpasti kerja-kerja perkhidmatan penyelenggaraan
secara harian/ mingguan dan bulanan.
22. Sediakan spesifikasi kerja mengikut jenis perkhidmatan.
PP/ PemP
23. Pantau kerja-kerja yang dijalankan oleh kontraktor dari
masa ke semasa mengikut spesifikasi kerja yang
ditetapkan.
Semua Peg.
Berkenaan
24. Terima laporan kerja daripada kontraktor dan sahkan
kerja- kerja penyelenggaraan yang dijalankan.
KB/ PP/ PemP
25. Terima invois dan laporan pengesahan kerja dari
kontraktor, semak dan sahkan
KB/ PP
PROSEDUR
PENGURUSAN
NO. RUJUKAN
: PK.PPAS(P)12
NO. KELUARAN
: 01
PENYELENGGARAAN
BANGUNAN, KEMUDAHAN DAN PERALATAN PEJABAT
NO. PINDAAN
: 00
TARIKH KUATKUASA
: 01/06/2017
MUKA SURAT : 11/ 20
TINDAKAN T/JAWAB
26. Majukan invois dan laporan pengesahan kerja kepada
KEW untuk pembayaran.
KB/ PP
F. PEMERIKSAAN/ PENGUKURAN KADAR PENCAHAYAAN DAN KELEMBAPAN
27. Kenalpasti ruang-ruang simpanan/ bacaan untuk
mengukur bacaan kelembapan dan suhu. (Pastikan pelan
lantai disediakan)
28. Kenalpasti ruang-ruang simpanan/ bacaan untuk
mengukur pencahayaan dan haba.
29. Ukur kadar pencahayaan dan kelembapan. Untuk operasi
di PPAS bacaan suhu adalah di antara 18°-26°C.
Manakala bagi kelembapan menggunakan Dasar
Pemuliharaan Sumber PNM sebagai panduan iaitu 50%-
55% RH.
30. Rekod hasil bacaan, simpan dan bentang di dalam
Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan.
31. Memastikan peralatan yang digunakan dipelihara,
dipantau, diselenggara dan dikalibrasi 2 tahun sekali.
PP/ PemP
PO
PP/ PemP
PROSEDUR
PENGURUSAN
NO. RUJUKAN
: PK.PPAS(P)12
NO. KELUARAN
: 01
PENYELENGGARAAN
BANGUNAN, KEMUDAHAN DAN PERALATAN PEJABAT
NO. PINDAAN
: 00
TARIKH KUATKUASA
: 01/06/2017
MUKA SURAT : 12/ 20
8. CARTA ALIRAN KERJA A. KEPERLUAN PERKHIDMATAN PENYELENGGARAAN
TINDAKAN
T/JAWAB
KB/PP/PemP/ -
PO
-
Kenalpasti keperluan kerja-kerja penyelenggaraan. Sediakan Laporan untuk kelulusan pengarah.
Mula
Tamat
PROSEDUR
PENGURUSAN
NO. RUJUKAN
: PK.PPAS(P)12
NO. KELUARAN
: 01
PENYELENGGARAAN
BANGUNAN, KEMUDAHAN DAN PERALATAN PEJABAT
NO. PINDAAN
: 00
TARIKH KUATKUASA
: 01/06/2017
MUKA SURAT : 13/ 20
B. PENGENDALIAN ADUAN KEROSAKAN
TINDAKAN
T/JAWAB
PP/PemP -
PO
PP -
Terima aduan kerosakan. Kemukakan dan bincang dengan KB.
PemP/ PO - PP/ PemP/PO -
Beri maklumbalas dalam tempoh 14 hari dari tarikh terima aduan. Periksa dan kenalpasti jenis kerosakan.
KB/ PP/PemP - PO
-
Kenalpasti spesifikasi kerja, anggaran kos dan kesegeraan kerja baikpulih.
Jenis Kerosakan?.
MULA
Arahkan PemP/ PO jalankan pembaikan segera
minor
major
Kemukakan laporan aduan dan bincang dengan pengarah untuk buka sebutharga
A
KB/ PP/ PemP/ PO - -
PROSEDUR
PENGURUSAN
NO. RUJUKAN
: PK.PPAS(P)12
NO. KELUARAN
: 01
PENYELENGGARAAN
BANGUNAN, KEMUDAHAN DAN PERALATAN PEJABAT
NO. PINDAAN
: 00
TARIKH KUATKUASA
: 01/06/2017
MUKA SURAT : 14/ 20
B. PENGENDALIAN ADUAN KEROSAKAN (Sambungan)
TINDAKAN
T/JAWAB
KB /PP / - PemP/ PO
Buat urusan sebut harga
PP/ PemP/PO -
Pantau kerja pembaikan Mengikut spesifikasi?
KB/PP/ - PemP
Sahkan kerja pembaikan
-
Maklumkan kerja siap kepada pengadu
Ya
Tidak
TAMAT
A
PROSEDUR
PENGURUSAN
NO. RUJUKAN
: PK.PPAS(P)12
NO. KELUARAN
: 01
PENYELENGGARAAN
BANGUNAN, KEMUDAHAN DAN PERALATAN PEJABAT
NO. PINDAAN
: 00
TARIKH KUATKUASA
: 01/06/2017
MUKA SURAT : 15/ 20
C. KERJA-KERJA PENGUBAHSUAIAN
TINDAKAN
T/JAWAB
KB/PP/ PemP -
PO
-
Terima arahan pengarah atau KB Kenalpasti spesifikasi kerja, anggaran kos dan kemukakan kepada Pengarah untuk kelulusan.
Pengarah -
Arahkan KB/ PP laksanakan kerja pengubahsuaian mengikut peraturan yang ditetapkan.
KB/PP/PemP/ - PO
Pantau dan tentukan kerja pengubahsuian dilakukan mengikut spesifikasi
MULA
TAMAT
PROSEDUR
PENGURUSAN
NO. RUJUKAN
: PK.PPAS(P)12
NO. KELUARAN
: 01
PENYELENGGARAAN
BANGUNAN, KEMUDAHAN DAN PERALATAN PEJABAT
NO. PINDAAN
: 00
TARIKH KUATKUASA
: 01/06/2017
MUKA SURAT : 16/ 20
D. PERLANTIKAN KONTRAKTOR
TINDAKAN T/JAWAB
KB KEW/P - Tentukan tatacara perolehan yang bersesuaian.
KB KEW/P - PPT
Buat perlantikan kontraktor /syarikat jika perolehan terus.
KB KEW/P / - PA
Keluarkan sebutharga kepada sekurang-kurangnya 5 kontraktor yang berdaftar dengan PKK jika perolehan melalui sebutharga Buat urusan sebutharga dan pemilihan serta perlantikan kontraktor mengikut Prosedur Perolehan.
MULA
TAMAT
PROSEDUR
PENGURUSAN
NO. RUJUKAN
: PK.PPAS(P)12
NO. KELUARAN
: 01
PENYELENGGARAAN
BANGUNAN, KEMUDAHAN DAN PERALATAN PEJABAT
NO. PINDAAN
: 00
TARIKH KUATKUASA
: 01/06/2017
MUKA SURAT : 17/ 20
E. PEMANTAUAN KERJA-KERJA PENYELENGGARAAN TINDAKAN T/JAWAB
PP/ PemP
-
-
Kenalpasti kerja-kerja perkhidmatan secara harian/mingguan /bulanan. Sediakan spesifikasi kerja mengikut jenis perkhidmatan.
Semua Peg - Berkenaan
Pantau kerja-kerja yang dijalankan oleh kontraktor dari masa ke semasa. Mengikut spesifikasi?
KB/PP -
-
Terima invois dan laporan pengesahan kerja dari kontraktor, semak dan sahkan. Majukan invois dan pengesahan kerja kepada KEW/P untuk pembayaran.
MULA
TAMAT
Ya
Tidak
PROSEDUR
PENGURUSAN
NO. RUJUKAN
: PK.PPAS(P)12
NO. KELUARAN
: 01
PENYELENGGARAAN
BANGUNAN, KEMUDAHAN DAN PERALATAN PEJABAT
NO. PINDAAN
: 00
TARIKH KUATKUASA
: 01/06/2017
MUKA SURAT : 18/ 20
F. PEMERIKSAAN/ PENGUKURAN KADAR PENCAHAYAAN DAN KELEMBAPAN
TINDAKAN T/JAWAB
PP - Kenalpasti ruang bacaan untuk ukur kelembapan/ cahaya.
-
Rekod hasil bacaan, simpan dan bentang dalam MKSP.
-
Kalibrasi peralatan 2 tahun sekali
MULA
TAMAT
PROSEDUR
PENGURUSAN
NO. RUJUKAN
: PK.PPAS(P)12
NO. KELUARAN
: 01
PENYELENGGARAAN
BANGUNAN, KEMUDAHAN DAN PERALATAN PEJABAT
NO. PINDAAN
: 00
TARIKH KUATKUASA
: 01/06/2017
MUKA SURAT : 19/ 20
9. REKOD KUALITI Bil Jenis Rekod Lokasi Tempoh
Penyimpanan
9.1
9.2
9.3
9.4
9.5
9.6
9.7
9.8
Fail Penyelenggaraan
PA 6/1
Fail Mesyuarat Jawatankuasa
Sebutharga.
PA 5/23
Fail Mesyuarat Jawatankuasa
Kewangan.
PA 4/14
Fail Aduan/ Maklumbalas Aduan
Kerosakan
PA6/19
Fail Aduan Kerosakan
PA 6/19.1
Buku Aduan Kerosakan
PA 6/15.1
Fail Pembekal Berdaftar
PA 6/15.1
Fail Pengurusan Risiko
KEW/P
KEW/P
KEW/P
KEW/P
KEW/P
KEW/P
KEW/P
KEW/P
5 – 7 tahun
5 – 7 tahun
5 – 7 tahun
5 – 7 tahun
5 – 7 tahun
5 – 7 tahun
5 -7 tahun
5 -7 tahun
PROSEDUR
PENGURUSAN
NO. RUJUKAN
: PK.PPAS(P)12
NO. KELUARAN
: 01
PENYELENGGARAAN
BANGUNAN, KEMUDAHAN DAN PERALATAN PEJABAT
NO. PINDAAN
: 00
TARIKH KUATKUASA
: 01/06/2017
MUKA SURAT : 20/ 20
10. LAMPIRAN BIL. JENIS LAMPIRAN LAMPIRAN
10.1 Contoh Borang Aduan Kerosakan
PPAS(Am)410
PK.PPAS(P)12(L1)
10.2
Contoh Surat Maklumbalas Aduan Kerosakan
PPAS(Am) 414
PK.PPAS(P)12(L2)
10.3 Contoh Borang Pengukuran Suhu dan Kelembapan
di Ruang Bacaan Pengguna
PPAS (Am) 416
PK.PPAS(P)12(L3)
10.4 Contoh Borang Pemantauan Serangga Perosak
(Anai-anai)
PPAS (Am) 415
PK.PPAS(P)12(L4)
10.5
Contoh Senarai Peralatan yang dibuat Kalibrasi di
PPAS
PK.PPAS(P)12(L5)