1

Cadangan Penggunaan

Sistem Automasi Pusat Sumber Interaktif (APSI)

DI PUSAT SUMBER PKG / SEKOLAH

Disediakan oleh:

APSI MANJUNGRADUATE SOLUTIONS

No.37-A, PSN PM/7,Seri Manjung Business Centre,

32040 Seri Manjung, Perak.

Tel:05-6721814 Fax:05-6886618

H/P:013-5966939

2

Kandungan 1 Pengenalan 2 Kenyataan Keperluan 3 Pengenalan Produk 4 Kaji selidik masalah-masalah yang dihadapi Pusat Sumber 5 Ciri-ciri dan kelebihan APSI serta masalah-masalah yang diselesaikan 5.1 Sistem OPERASI imbasan Kod Bar Besuara. 5.2 Pendaftaran Bahan 5.2.1 Pendaftaran Bahan secara manual 5.2.2 Databank 5.2.3 Program Disket off-line 5.3 Pendaftaran Ahli

5.3.1 Data HEM 5.3.2 Program data disket ahli

5.3.3 MyKad 5.4 Sistem Back-up Otomatik 5.5 Kod Dewey Bina Dalam 5.6 Kad Keahlian 5.7 Operasi

5.7.1 Operasi Pinjaman 5.7.2 Operasi Penghantaran 5.7.3 Operasi Penempahan 5.7.4 Operasi Carian Biodata Ahli 5.7.5 Operasi Carian Bahan belum Dihantar

5.7.6 Operasi Carian Sejarah Pinjaman Ahli 5.7.7 Operasi Carian Sejarah Bahan 5.8 Analisa Koleksi 5.9 Laporan NILAM 5.10 Online Public Access Cataloging (OPAC)

5.11 Buku Stok 5.12 Yuran dan denda 5.13 Inventori (Carian dan Cetakan)

5.14 Laporan 5.14.1 Laporan Pinjaman (Carian dan Cetakan) 5.14.2 Laporan Bahan (Carian dan Cetakan)

5.14.3 Laporan Peminjam/Ahli 5.14.4 Laporan Denda 5.14.5 Laporan Pelupusan

5.15 Sistem Utiliti 5.15.1 Utiliti – Organisasi 5.15.2 Utiliti – Parameter I 5.15.3 Utiliti – Parameter II 5.15.4 Utiliti – Parameter III 5.15.5 Utiliti – Kata Laluan 5.15.6 Utiliti – Kod Bar Bahan 5.15.7 Utiliti – Pergerakan Kelas 5.15.8 Utiliti – Pengubahsuaian Resit 5.15.9 Utiliti – Utiliti Pengkalan Data (Backup) 5.15.10 Utiliti – Data Dari Disket Bahan 5.15.11 Utiliti – Data Disket Ahli 5.15.12 Menyelaraskan Cetakan Kod Bar 5.16 Sistem merekodkan Pengunjung Pusat Sumber

6 Penutup

3

1 Pengenalan

Kertas cadangan ini mencadangkan penggunaan Sistem Automasi Pusat Sumber Interakti (APSI) di Pusat Sumber PKG / Sekolah bagi merealisasikan pelaksanaan pengurusan pusat sumber yang berkesan.

2 Kenyataan Keperluan

Pengurusan Pusat Sumber haruslah mantap dan relevan dengan keperluan semasa. Berasaskan hakikat tersebut, sistem automasi Pusat Sumber yang cekap dan sistematik diperlukan untuk menguruskan Pusat Sumber. Jika dahulu Pusat Sumber hanya terbatas kepada buku-buku, akhbar dan majalah sahaja. Tetapi hari ini, koleksinya juga terdiri daripada pelbagai jenis bahan contohnya bahan audio visual seperti cakera padat, cakera padat audio, cakera padat video, disket komputer, filem jalur, rakaman bersuara, rakaman video, slaid, transparensi, zip disk dan sebagainya. Dengan bertambahnya ahli-ahli dan koleksi bahan Pusat Sumber, proses pengurusan Pusat Sumber menjadi semakin rumit. Proses-proses seperti carian, operasi, pendaftaran, laporan, denda, inventori, analisa dan sebagainya akan lebih pantas dan cekap dengan penggunaan sistem automasi.

3 Pengenalan Produk

APSI mempunyai ciri-ciri pengurusan Pusat Sumber yang mengambi kira kaedah pengendalian mudah dan pantas. Penggunaan alat pengimbas kod bar menghasilkan transaksi tepat dan sempurna. Pengguna hanya perlu mengimbas kod bar tanpa perlu lagi menyentuh papan kekunci komputer untuk setiap transaksi. APSI telah dibangunkan dengan bantuan pustakawan-pustakawan bertauliah. Perisian ini juga telah mendapat khidmat nasihat daripada Unit Pusat Sumber (UPS), Bahagian Teknologi Pendidikan Negeri (BTPN) Pulau Pinang, Perak, dan Selangor. Ini perlu untuk menjamin perisian APSI selari dengan kehendak dan keperluan Pusat Sumber, misalnya istilah-istilah yang digunakan dalam sistem APSI telah menganbilkira istilah-istilah dan ciri-ciri yang selaras dengan kehendak dan keperluan Pustakawan. Keperluan Minimum Sistem APSI adalah Pemproses Pentium 4 1600 MHz; Windows XP,; 512 MB RAM; 80 MB Cakera Keras (Hard Disk); dan 800 x 600 resolusi skrin. Muka depan APSI ditunjukkan di dalam Rajah 1.

Rajah 1: Muka depan APSI

4

4 Kaji selidik masalah-masalah yang dihadapi Pusat Sumber

Dari kajian yang dilakukan didapati banyak sekolah / kolej yang telah membeli perisian automasi di pasaran menghadapi MASALAH. Sesetengah sekolah / kolej telah membeli sistem automasi selama 2 tahun atau lebih tetapi masih belum dapat memulakan operasi. Masalah-masalah sitem automasi yang dihadapi adalah:

• Proses memasukkan Data Bahan mengambil masa yang panjang kerana hanya boleh dilakukan di komputer Pusat Sumber sahaja. Ini menyebabkan perisian-perisian tersebut tdak dapat digunakan dengan kadar yang segera.

• TIADA bantuan dari “DATA BANK” untuk proses kemasukan data bahan dengan lebih cepat dan sempurna.

• Data Ahli terpaksa dimasukkan secara manual. Proses ini kadangkala mengambil masa 4 atau 5 bulan untuk disiapkan.

• Data Ahli terpaksa dimasukkan semula pada setiap tahun untuk perubahan kelas /kursus/sessi.

• TIADA program mengimpot data dan gambar ahli dari MyKad. • Pustakawan harus merujuk buku Kod Dewey semasa proses memasukkan

Data Bahan untuk Pengkelasan Bahan. Ini disebabkan perisian yang ada di pasaran TIADA Kod Dewey Bina Dalam.

• Sistem TIDAK stabil mengakibatkan Pangkalan Data HILANG. dan terpaksa memasukkan semula beribu-ribu data.

• Tiada system ‘back-up’ secara otomatik untuk Pangkalan Data. • Sistem hanya boleh dikendalikan oleh staf yang mahir komputer sahaja. • Sukar dikendalikan oleh pelajar terutamanya pelajar sekolah rendah. Banyak

sekolah / kolej sekadar menyimpan Alat Pengimbas Kod Bar dan operasi pinjaman dan pemulangan bahan masih dijalankan secara manual.

• Analisa Koleksi bahan perlu dibuat secara manual dan laporan.TIDAK mengikut piawaian.

• Terminologi yang tidak tepat. • Laporan-laporan yang disediakan TIDAK lengkap dan tidak boleh dieksport ke

EXCELL. • TIADA jaminan latihan secara intensif untuk pustakawan dan perkhidmatan

selepas jualan dan penambahbaikan (upgrade) secara percuma. • Perisian yang TIDAK “mesra pengguna”. • TIADA bantuan untuk perkakasan dan perisian asas “Windows” di waktu

berlakunya kerosakan. • TIADA system imbasan pengiraan stok akhir tahun.

5

5 Ciri-ciri dan kelebihan APSI serta masalah-masalah yang diselesaikan

5.1 Sistem OPERASI imbasan Kod Bar Bersuara.

Rajah 2: Operasi

Sistem Automasi Pusat Sumber bersuara merupakan yang pertama di pasaran. Ia dihasilkan untuk membantu pengguna yang TIADA asas komputer. OPERASI boleh dilakukan TANPA menyentuh “Mouse” dan “Keyboard” dan TANPA perlu melihat skrin komputer. Operasi adalah berpandukan arahan suara dan ”Templat Kod Bar”. Transaksi boleh dilakukan dengan mudah dan pantas. Tanpa melihat skrin komputer pustakawan dapat melakukan transaksi dengan cepat dan tepat dengan bantuan komputer bersuara. Misalnya dalam setiap proses pinjaman, penghantaran ataupun penempahan pengguna hanya perlu mengimbas kod bar bahan atau kod bar ahli atau kedua-duanya. Operasi manual juga disediakan untuk memberi alternatif kepada pengguna.

5.2 Pendaftaran Bahan

Pendaftaran bahan boleh dilakukan dengan menggunakan 3 kaedah:-

1. Pustakawan memasukkan data-data bahan satu persatu pada bahagian pendaftaran bahan. Ini dinamakan kaedah manual.

2. Pustakawan menggunakan “data bank” yang telah disediakan dalam system APSI.

3. Pustakawan menggunakan kaedah program disket off-line.

6

5.2.1 Pendaftaran Bahan secara Manual

Pendaftaran bahan dilakukan dengan memasukkan butir-butir bahan ke komputer di Pusat Sumber seperti dalam gambarajah 3(a) di bawah

Rajah 3(a):Pendaftaran bahan secara manual

5.2.2 Databank

Databank merupakan simpanan tajuk-tajuk buku yang terdapat dihampir semua Pusat Sumber. Sehingga kini terdapat lebih 300,000 judul buku disimpan di dalam databank ini. Dengan memilih untuk mendaftarkan bahan menggunakan databank seperti Rajah 3 (a), pustakawan hanya perlu merujuk kepada senarai judul-judul buku yang terdapat di dalam databank. Hanya dengan menaip dua atau tiga perkataan daripada judul lengkap bahan tertentu, senarai bahan yang terlibat akan dipamerkan seperti Rajah 3 (b).

Rajah 3(b): Pendaftaran bahan menggunakan databank

7

5.2.3 Program Disket Off-line

Data Bahan boleh dilakukan di mana-mana komputer dan tiada had (Program Disket Offline). Ia adalah mini program untuk proses memasukkan data bahan. Pihak pengurusan Pusat Sumber boleh menghasilkan seberapa banyak (tidak terhad) program disket ini ke dalam disket-disket. Dengan adanya Program Data Disket ini para pelajar dan guru boleh melakukan proses memasukan data bahan ini di mana-mana komputer sekalipun (10,000 bahan dapat disiapkan kurang dari 24 jam -bergantung kepada jumlah komputer yang digunakan). Setelah selesai proses kemasukan data-data tersebut, data disket tadi boleh dimuat naik ke komputer utama ke Pusat Sumber secara otomatik. Disamping Program Data Disket Bahan, data-data bahan yang telah dibuat didalam format Microsoft Excel dan Microsoft Access juga boleh disalin (copy) dan digunakan dalam pangkalan data APSI.

5.3 Pendaftaran Ahli

Pendaftaran ahli merupakan proses yang penting. Selalunya putakawan menghadapi masalah yang besar untuk mendaftarkan semua ahlinya. Ini kerana proses memasukkan data dilakukan satu persatu dan memakan masa yang panjang. APSI menyediakan kaedah pendaftaran keahlian menggunakan program disket dan mengimpot data dan gambar dari MyKad. Selain itu pustakawan juga boleh memilih untuk menggunakan kaedah manual.

Rajah 4: Pendaftaran ahli

5.3.1 Datahem (SMM)

APSI direkabentuk agar boleh diintegrasikan dengan data Sistem Maklumat Murid (SMM). Menggunakan Data SMM Pustakawan tidak perlu memasukkan data ahli secara manual. Pihak PSS hanya perlu mengimport dari Data SMM. Proses memuat naik dimulakan dengan hanya menekan satu butang. Setelah itu beribu-ribu data dapat dimasukkan ke dalam sistem hanya dalam masa beberapa minit. Sejurus

8

selepas itu Kad Keahlian dapat dicetak dan diserahkan kepada Ahli. Untuk perubahan kelas setiap tahun, pustakawan hanya perlu mengimport dari Data SMM.

5.3.2 Program Data Disket Ahli

Program Data Disket Ahli adalah sama seperti Program Data Disket Bahan yang mengandungi data dari Microsoft Excell dan Microsoft Access. Data-data tersebut disalin dan digunapakai di dalam perisian APSI.

5.3.3 MyKad

Sistem ini boleh diintegrasi dengan pembaca (reader) MyKad. Oleh itu pendaftaran pelajar dapat dilakukan dengan cara mengimpot data dari MyKad termasuk gambar dengan pantas dan berkesan.

5.4 Sistem Back-up Otomatik

Masalah “Backup”, Sistem “Crash” dan Pangkalan data “Corrupt dapat diatasi dengan Sistem “Artificial Intelligent” (AI). Memandangkan Data Bahan dan Data Ahli merupakan maklumat yang paling berharga di dalam Perisian Pusat Sumber, adalah penting untuk melindungi data-data tersebut. Disamping sistem “Back-up” secara automatik dan manual satu lagi sistem yang dipanggil “Compact and Repair” Pangkalan Data telah dihasilkan. Sistem ini berupaya melakukan proses “Compact and Repair” Pangkalan Data secara otomatik. Ini adalah penting untuk memastikan Pangkalan Data sentiasa kemas dan padat. Pustakawan juga boleh melakukan “Compact and Repair” secara manual bila perlu.

5.5 Kod Dewey Bina Dalam

Kod Dewey Bina Dalam memudahkan pustakawan dalam proses memasukkan Data Bahan. Cuma perlu masukkan nombor pengkelasan dan pengkelasan akan diberikan secara automatik. Bagi buku-buku lama yang tidak mempunyai Kod Dewey pustakawan boleh mencari pengkelasan di dalam sistem dan nombor akan diberikan secara automatik. Dengan adanya Kod Dewey Bina Dalam pustakawan tidak perlu merujuk buku Pengkelasan Kod Dewey.

5.6 Kad Keahlian

Rekabentuk Kad Keahlian boleh direkabentuk dan diubahsuai 100%. Proses ini ditunjukkan di dalam Rajah 5 (a). Ciri ini memberikan kebebasan sepenuhnya kepada Pusat Sumber untuk merekabentuk kad keahlian mengikut citarasa sendiri. Selain itu APSI boleh juga digunakan untuk merekabentuk kad kakitangan, peserta kursus, petugas sukan dan sebagainya.

9

Rajah 5(a):Merekabentuk kad keahlian (melintang)

Rajah 5(b):Merekabentuk kad keahlian (menegak)

Setelah proses merekabentuk selesai, kad keahlian tersebut boleh dicetak secara sistematik seperti ditunjukkan dalam rajah 5 (c)

10

Rajah 5(C): Mencetak Kad Keahlian

5.7 Operasi Bersuara

Operasi-operasi bersuara yang disediakan oleh APSI adalah pinjaman, penghantaran, penempahan, carian biodata ahli, carian bahan belum dihantar, dan carian sejarah pinjaman setiap ahli.

5.7.1 Operasi Pinjaman

Untuk Operasi pinjaman, pustakawan hanya perlu mengimbas kod bar ahli dan diikuti kod bar bahan kemudian meluluskan pinjaman dengan mengimbas kod bar pada Templat Kodbar tanpa perlu menyentuh papan kekunci atau tetikus.

Jika ada bahan-bahan yang belum dipulangkan, akan tertera di skrin “Terdapat bahan yang belum dipulangkan”. Terpulang kepada pustakawan sama ada untuk membenarkan pinjaman atau tidak.

Carta alir Proses Pinjaman.

1. Aktifkan pengimbas kod bar

2. “Scan” pada kad keahlian (suara : “PINJAMAN”)

3. “Scan” Kod bar bahan (Ulang proses ini sekiranya pinjaman lebih dari satu bahan)

4. “Scan” Kod ’PROSES PINJAMAN’ pada templat kod bar (suara : “PINJAMAN BAHAN TELAH DIPROSES”) Ulang langkah 2 hingga 4 untuk transaksi selanjutnya.

11

Rajah 5(d) Carta alir pinjaman/penghantaran Rajah 5(e) Templat Kod Bar

5.7.2 Operasi Penghantaran

Untuk operasi penghantaran (Rajah 5(d))pustakawan hanya perlu mengimbas kod bar bahan sahaja tanpa perlu kad keahlian. Pelajar-pelajar juga dapat membantu memulangkan bahan-bahan yang dipinjam oleh ahli-ahli lain.

Jika bahan tersebut lambat dipulangkan, tanda amaran “LEWAT” akan tertera di skrin dan disertai dengan suara “SILA BUAT BAYARAN DENDA”. Ahli tersebut boleh membayar denda pada masa tersebut dan resit akan dicetak oleh sistem. Jika ahli tersebut tidak membayar denda pada masa tersebut, sistem akan memasukkan jumlah tersebut ke bahagian kredit. Jumlah terkumpul akan sentiasa dipaparkan di skrin apabila ahli tersebut melakukan setiap transaksi sehinggalah beliau membuat pembayaran. Pustakawan boleh mencetak Laporan Kredit untuk dipamirkan di papan kenyataan sebagai peringatan kepada ahli-ahli yang berhutang.

5.7.3 Operasi Penempahan

Penempahan bahan hanya boleh dilakukan di kaunter pustakawan sahaja. Sekiranya penempahan sesuatu bahan telah dilakukan dan terdapat ahli lain yang ingin meminjam bahan tersebut, sistem akan memberitahu pada pustakawan tentang status bahan tersebut. Terpulanglah kepada budi bicara pustakawan sama ada untuk meluluskan pinjaman tersebut.

5.7.4 Operasi Carian Biodata Ahli

Carian biodata ahli dapat dilakukan dengan mengimbas templet kod bar (Sejarah Ahli) dan diikuti dengan mengimbas kad keahlian. Biodata ahli akan dipaparkan di skrin.

12

5.7.5 Operasi Carian Bahan belum Dihantar

Pustakawan cuma perlu mengimbas kad keahlian dan imbas templat kod bar (Belum Hantar). Senarai bahan-bahan yang belum dipulangkan akan dipaparkan di skrin.

5.7.6 Operasi Carian Sejarah Pinjaman Ahli

Pustakawan cuma perlu mengimbas kad keahlian dan imbas templat kod bar (Sejarah Pinjaman). Sejarah pinjaman ahli tersebut akan dipaparkan di skrin.

5.7.7 Operasi Carian Sejarah Bahan

Pustakawan Cuma perlu mengimbas templat kod bar (Sejarah Bahan) diikuti dengan kod bar bahan tersebut. Sejarah tentang buku tersebut seperti siapa yang meminjam, tarikh peminjaman dan tarikh penghantaran akan dipaparkan di skrin. Sejarah perjalanan buku tersebut bermula dari tarikh pembelian sehinggalah tarikh terkini dapat dianalisa.

5.8 Analisa Koleksi

Setiap tahun, Pusat Sumber perlu menghantar analisa bahan-bahan dalam simpanan mereka ke BTPN. Laporan ini dikehendaki oleh BTPN untuk memantau perkembangan bahan di Pusat Sumber Sekolah (PSS) dibawah penyeliaannya. Analisa koleksi yang dihantar ke BTPN datang dalam pelbagai bentuk. Hal ini akan merumitkan pihak BTPN dalam membuat analisa dan laporan untuk dihantar ke BTP Pusat. Memahami kepentingan penyelarasan laporan-laporan yang dihantar ke BTPN, APSI menyediakan Analisa Koleksi. Dengan hanya menekan satu butang, APSI berupaya menghasilkan laporan-laporan dan analisis yang dikehendaki oleh BTPN dan laporan analisa tersebut adalah mengikut format dan kehendak Bahagian Teknologi Pendidikan Kementerian Pelajaran Malaysia.Ini dapat memudahkan urusan di antara pihak pengurusan PSS dan pihak BTPN, selain menjimatkan masa.

.

Rajah 8: Proses Bahan untuk Analisa koleksi

13

Rajah 9: Laporan Analisa Koleksi

5.9 Laporan Nilam

NILAM adalah ringkasan daripada "Nadi Ilmu Amalan Membaca". Ia adalah program yang menyemai, memupuk dan mengembangkan tabiat membaca. APSI adalah perisian PSS yang diintegrasikan dengan program NILAM. Lazimnya guru-guru NILAM perlu merekodkan kadar pembacaan pelajar untuk tujuan pemarkahan. Dengan APSI, guru-guru hanya perlu memasukkan bahan bacaan di luar pusat sumber sahaja. Menggunakan rekod pembacaan yang telah dimasukkan, pemarkahan akan dibuat secara automatik oleh sistem. Program NILAM ini juga selari dengan Buku Sinopsis Pelajar (BSP). Sistem akan menentukan para pelajar yang layak ke tahap II secara automatik. Untuk pelajar yang layak ke tahap II (Rakan Pembaca), terdapat kemudahan untuk memasukkan aktiviti-aktiviti Rakan Pembaca.

14

Pemarkahan juga akan dibuat secara automatik. Laporan NILAM ke Pusat Kegiatan Guru (PKG) dan BTPN mengikut kategori sekolah juga disediakan untuk kemudahan guru-guru. Dengan APSI pelbagai jenis laporan berkaitan NILAM (18 Laporan) untuk dihantar ke BTPN dan Pusat Kegiatan Guru (PKG) dapat dilakukan hanya dengan menekan satu butang.

5.10 Online Public Access Cataloging (OPAC)

OPAC ataupun “Online Public Access Cataloging” iaitu sistem carian maklumat bahan secara online, membolehkan carian bahan mengikut judul, pengarang, penerbit dan sebagainya lagi. Setelah carian diperolehi nombor perolehan, nombor panggilan, lokasi serta status bahan akan dipaparkan. (Lihat Rajah 6)

Rajah 6: Sistem carian bahan LAN OPAC

5.11 Buku Stok

Buku Stok ialah maklumat lengkap berkenaan bahan-bahan yang terdapat di PSS. Dengan hanya menekan satu butang di papan kekunci Laporan Buku Stok akan diperoleh dan boleh dicetak untuk simpanan PSS. Format buku stok tersebut adalah mengikut Buku Stok di BTPN Pulau Pinang. Jika menggunakan perisian lain di pasaran, biasanya pengguna perlu melakukan modifikasi untuk menghasilkan buku stok mengikut piawai BTPN. Dengan APSI, laporan lengkap ada di hujung jari anda.

15

5.12 Yuran dan denda

Kadar yuran/denda ditentukan oleh pihak pengurusan PSS. Setelah bayaran dijelaskan resit akan dicetak oleh sistem, dalam resit tersebut akan tercatat jumlah bayaran dan nama pustakawan yang menerima bayaran tersebut. Jika bayaran tidak dapat dijelaskan ia akan dimasukkan di dalam akaun kredit ahli tersebut, dan jumlah ini akan sentiasa tercatat di skrin pada setiap transaksi yang dilakukan. Disamping yuran/denda bayaran gantirugi buku yang hilang dan rosak juga boleh disediakan.

Semasa operasi penghantaran ataupun pinjaman dilakukan, jika ada bahan-bahan yang lewat dihantar, tanda peringatan akan terpapar di skrin. Ini akan memberi peringatan kepada pustakawan yang bertugas. Ahli tersebut boleh membayar denda tersebut dan resit akan dicetak oleh sistem.

Pihak pengurusan Pusat Sumber boleh mendapatkan maklumat berkenaan jumlah kutipan yuran dan denda pada bila-bila masa. Laporan ini boleh disediakan mengikut tarikh yang spesifik ataupun dalam jangkamasa tertentu. Ini akan memudahkan pihak pengurusan Pusat Sumber membuat analisa dengan lebih berkesan.

16

5.13 Inventori (Carian dan Cetakan)

Inventori bahan dapat dilakukan dengan pantas dan tepat. Dengan menekan satu butang semua bahan di dalam simpanan Pusat Sumber akan dianalisa. Untuk mengetahui jumlah bahan di dalam Pusat Sumber, pustakawan boleh melihat dengan pelbagai pilihan samada melalui : 1. Kod bahan 2. Penerbit 3. Pengarang 4. Lokasi 5. Kategori bahan 6. Punca perolehan bahan. Pustakawan juga boleh mebuat laporan berdasarkan pilihan di atas.

Rajah 7: Carta Inventori bahan

5.14 Laporan

Selain laporan Nilam yang diterangkan di dalam Seksyen 5.9, APSI menyediakan laporan-laporan lain yang diperlukan oleh Pustakawan. Laporan-laporan ini penting untuk memantau keberkesanan operasi Pusat Sumber. Di antara laporan yang dihasilkan oleh perisian ini adalah laporan pinjaman, bahan, laporan peminjam/ahli, laporan denda dan laporan pelupusan.

5.14.1 Laporan Pinjaman (Carian dan Cetakan)

Laporan Pinjaman membolehkan pihak pengurusan Pusat Sumber membuat analisa mengikut Pinjaman Melebihi Tempoh, Transaksi Semasa dan Transaksi Julat Bersyarat. Transaksi Julat Bersyarat mempunyai pilihan tarikh untuk dipilih. Pihak pengurusan Pusat Sumber Sekolah boleh memilih tarikh-tarikh yang tertentu untuk melihat setiap transaksi. Sekiranya ada bahan yang melebihi tempoh pinjaman surat peringatan boleh dikeluarkan kepada ahli tersebut.

5.14.2 Laporan Bahan (Carian dan Cetakan)

Pihak pengurusan Pusat Sumber Sekolah pada bila-bila masa boleh membuat laporan ataupun cetakan Koleksi Bahan, Status Pinjaman Bahan, Kekerapan Pinjaman Bahan dan Sejarah Bahan. Pengurusan Pusat Sumber dapat menilai

17

populariti sesuatu bahan dan mengambil tindakan sewajarnya sekiranya bahan tersebut harus ditambah jumlahnya.

5.14.3 Laporan Peminjam dan Ahli (Carian dan Cetakan)

Pelbagai jenis laporan dapat dihasilkan oleh pustakawan :

1. Senarai Peminjam - Memaparkan semua ahli mengikut kategori, aktif dan juga yang sudah meninggalkan sekolah.

2. Kekerapan ahli meminjam - Statistik ahli meminjam bahan dari Pusat Sumber Sekolah pada setiap bulan. Sejarah peminjam - Memaparkan senarai bahan yang telah dipinjam oleh ahli.

5.14.4 Laporan Denda

Laporan ini menyimpan dan menganalisa rekod denda ahli‐ahli PSS. Butir‐butir yang dipamerkan adalah jumlah jumlah denda ahli‐ahli PSS mengikut kelas, tahaun dan sebagainya. Contoh laporan ditunjukkan di dalam Rajah 10.

Rajah 10: Laporan denda

5.14.5 Laporan Pelupusan

Pelupusan bahan dilakukan apabila bahan tersebut sudah tidak boleh digunakan lagi samada disebabkan rosak, ketinggalan zaman dan sebagainya. APSI menyediakan laporan ini mengikut format yang diperlukan. Dengan ini proses pelupusan bahan dapat dilakukan dengan berkesan. Lihat Rajah 11.

Rajah 11: Laporan pelupusan

18

5.15 Sistem Utiliti

5.15.1 Utiliti - Organisasi

Di dalam Utiliti Organisasi membolehkan maklumat sekolah seperti nama sekolah / kolej, alamat, nombor telefon, e-mail dan juga alamat web dimasukkan.

Ia juga mempunyai pilihan sama ada Sekolah Menengah Kebangsaan, Sekolah Kebangsaan, Sekolah Model Khas dan juga Kolej.

Pengguna boleh juga memasukkan nama fail untuk logo sekolah / logo kolej. Logo ini akan digunakan untuk lencana ahli dan juga untuk resit.

5.15.2 Utiliti – Parameter I

Terdapat beberapa utiliti untuk penggunaannya :

• Cetak Kod Bar menu - Ini adalah Templat cetakkan Kod Bar. Ianya merupakan arahan-arahan berkod bar kepada sistem semasa transaksi pinjaman dengan hanya menggunakan pengimbas kod bar. {Rajah 5(e)}

• Web dan Akses – Alamat - alamat WEB dimana pengguna hanya boleh mengakses laman laman web yang telah ditentukan oleh pihak pengurusan Pusat Sumber sahaja

• Kategori dan tempoh pinjaman – Boleh ditetapkan oleh pihak pengurusan Pusat Sumber.

5.15.3 Utiliti – Parameter II

• Nama Kelas / Kursus / Sessi.

Memberikan senarai serta susunan kelas kepada sistem.

• Pengautomasian Kad Keahlian dan Nombor Perolehan

Memaklumkan kepada sistem samada pengguna akan memasukkan nombor ahli atau nombor perolehan secara manual ataupun secara automatik. Setiap perubahan yang dilakukan akan menyebabkan sistem dimulakan sekali lagi.

5.15.4 Utiliti – Parameter III

• Lokasi

Memasukkan maklumat lokasi rak menyimpan bahan di dalam Pusat Sumber contohnya “Rak Buku Fiksyen Melayu, Rak Buku Bukan Fiksyen (Pinjaman) ,Rak Bahan Audio Visual” dsb.

• Jenis Media, Jenis Bahan dan Bahasa

Jenis Media, Jenis Bahan dan Bahasa telah ditetapkan oleh sistem sebagai “default” berdasarkan maklumat daripada Pusat Sumber Bahagian Teknologi Pendidikan Negeri.

19

5.15.5 Utiliti – Kata Laluan

Utiliti ini merupakan sesuatu yang penting di dalam sistem ini. Kata laluan ini adalah berdasarkan kepada tahap yang ditetapkan bersama dengan nama dan kata lulus pengguna.

Pihak pengurusan Pusat Sumber Sekolah akan menetapkan tahap-tahap operasi yang dibenarkan kepada seseorang pustakawan.

• Utiliti – Kad Keahlian

Orientasi kad keahlian - Pengguna boleh memilih orientasi kad keahlian mengikut keperluan masing-masing.

Mencetak Kad Keahlian - Terdapat 2 grid data diberi. Pustakawan dapat membuat tapisan data mengikut nombor keahlian, kelas, tingkatan. sessi, atau kursus Pindahkan data - data tersebut ke dalam grid cetakan dan teruskan cetakan tersebut.

• Merekabentuk kad keahlian

Pengguna boleh membuat pengubahsuaian mengikut keperluan masing-masing.

5.15.6 Utiliti – Kod Bar Bahan

Pustakawan boleh mencetak :

1. Barkod, 2. Tulang buku, 3. Kad dan 4. Poket.

5.15.7 Utiliti – Pergerakan Kelas

Pada akhir tahun, ahli-ahli akan berubah semester atau kelas yang lebih tinggi. Dengan menggunakan utiliti ini pergerakkan kelas akan dilakukan oleh sistem.

5.15.8 Utiliti – Pengubahsuaian Resit

Sistem ini membolehkan pengguna mengolah dan merekabentuk resit seperti yang dikehendaki.

5.15.9 Utiliti – Utiliti Pengkalan Data (Backup)

Utiliti ini adalah untuk pengguna membuat salinan data supaya dapat digunakan kembali ketika data sedia ada hilang ataupun rosak. Pengguna dinasihatkan supaya selalu membuat salinan data sekurang kurangnya seminggu sekali.

5.15.10 Utiliti – Data Disket Bahan

Pustakawan dapat membuat Program Data Disket untuk kemasukan data secara “Off-line”. Utiliti ini adalah bertujuan untuk memindahkan data yang berada di dalam disket ke dalam pengkalan data. Sebelum pemindahan dilakukan pengguna berpeluang melihat kembali struktur data untuk tujuan pemeriksaan. sekiranya mempunyai apa-apa masalah pengguna bolehlah terus membuat perubahan.

20

Selepas pemindahan data dilakukan, sistem akan mencetak satu laporan senarai data yang berada di dalam disket sebelumnya sebagai rujukan. Seterusnya data di dalam disket akan dikosongkan dan ia boleh diguna kembali untuk proses memasukkan data baru.

5.15.11 Utiliti – Data Disket Ahli

Pustakawan dapat membuat Program Data Disket untuk kemasukan data ahli secara “Off-line”. Utiliti ini adalah bertujuan untuk memindahkan data yang berada di dalam disket ke dalam pengkalan data.

5.15.12 Menyelaraskan Cetakan Kod Bar

Dengan menggunakan sistem ini, pengguna bebas menentukan saiz label mengikut keperluan masing-masing. Bagaimanapun di dalam sistem sebagai ’default’ saiz ukuran untuk cetakan kod bar adalah seperti berikut :

Saiz helaian: 132 X 194mm Saiz label : 19 X 30mm Jumlah jalur (Coloumn) 6 X 6 baris. Manakala untuk label tulang buku adalah seperti berikut : Saiz helaian : 135 X 189mm Saiz label : 13 X 19mm Jumlah jalur (Coloumn) 9 X 9 baris. Pustakawan boleh menggunakan sebarang saiz label. Cara-cara untuk mengubah “setting” ada ditunjukkan di dalam manual.

5.16 Rekod Pengunjung

Rekod mengunjung adalah rekod aktiviti-aktiviti pelawat ke Pusat Sumber. Ciri ini boleh digunakan untuk menambahbaik perkhidmatan Pusat Sumber dan memastikan kemudahan yang disediakan menepati kehendak pengguna. Pengurusan Pusat Sumber juga boleh mendapatkan senarai kekerapan pengunjung Pusat Sumber. Contoh rekod aktiviti-aktiviti pelawat Pusat Sumber ditunjukkan didalam Rajah 12.

Rajah 12: Rekod aktiviti pengunjung pusat sumber

21

6. Penutup

Perisian APSI telah direkabentuk agar dapat digunakan dengan mudah tanpa memerlukan pengetahuan computer yang mendalam. Sistem bersuara yang diperkenalkan akan memastikan operator sentiasa dipandu agar kesilapan tidak dilakukan. Databank disediakan untuk memastikan proses memasukkan data bahan dapat dijalankan dengan pantas. Selain itu beberapa alternatif disediakan untuk memasukkan data ahli ke dalam sistem seperti menggunakan Data SMM, MyKad dan manual. Buku stok dan laporan-laporan untuk dihantar ke BTPN disediakan oleh sistem dalam masa yang singkat. Secara ringkas, APSI telah memperkenalkan paradigma baru kepada Sistem Automasi Pusat Sumber. Menggunakan APSI pengurusan Pusat Sumber dapat dijalankan dengan lebih pantas, berkesan dan menjimatkan tenaga.