PROFILKOLEKSI PERPUSTAKAAN UNIPA

PENDAHULUAN

Perpustakaan perguruan tinggi merupakan salah satu bagian integral dari sebuah

perguruan tinggi yang secara bersama-sama dengan unit lain di lingkungan sebuah

perguruan tinggi turut mendukung bahkan ikut melaksanakan “Tri Dharma Perguruan

Tinggi”. Adapun pelaksanaan tri dharma perguruan tinggi bagi perpustakaan adalah

dengan cara memilih, menghimpun, mengolah dan merawat, serta melayankan sumber

informasi kepada lembaga induknya dan juga kepada masyarakat akademik pada

umumnya. Salah satu tugas perpustakaan adalah melakukan pemilihan, pengadaan dan

perawatan bahan pustaka/sumber informasi berdasarkan kebutuhan penggunanya. Hasil

dari kegiatan tersebut adalah koleksi perpustakaan yang akan dimanfaatkan oleh

penggunanya untuk kegiatan pendidikan, penelitian dan pengabdian kepada masyarakat.

Kegiatan penyediaan sumber informasi dalam ilmu perpustakaan dikenal dengan

istilah pengembangan koleksi yang meliputi kegiatan pemilihan, pengadaan, dan

perawatan koleksi sesuai dengan kesepakatan yang telah ditetapkan oleh pihak

perpustakaan bersama dengan civitas akademika perguruan tingginya. Segala sesuatu yang

telah diputuskan perlu ditinjau kembali apakah tujuan yang telah ditentukan sudah tercapai

atau belum. Demikian pula halnya dengan koleksi perpustakaan, bila perpustakaan telah

membuat suatu kebijakan pengembangan koleksi, kemudian telah membeli serta

mengembangkan koleksinya, maka pertanyaan yang timbul adalah apakah koleksi yang

telah dibeli tersebut sudah sesuai dengan standar yang telah disepakati dan telah mencapai

sasaran ? Untuk itu setiap saat perpustakaan perlu melakukan evaluasi koleksi yang akan

bermanfaat untuk melakukan perencanaan, pengadaan bahan pustaka, perencanaan

anggaran, dan perawatan koleksi.

Kajian ini bermaksud untuk mengetahui kondisi koleksi UPT Perpustakaan Unipa,

yaitu bagaimana kondisi koleksi perpustakaan dilihat dari segi cakupan subyek, bahasa,

tahun terbit, jenis dan jumlahnya. Dengan kajian ini diharapkan akan diketahui proporsi

koleksi tersebut sehingga dapat dijadikan acuan untuk pengembangan koleksi mendatang.

di samping itu dari kajian ini juga diharapkan jadi bahan pertimbangan bagi pihak

pimpinan universitas untuk merencanakan pengembangan perpustakaan ke arah yang lebih

baik.

KOLEKSI PERPUSTAKAAN

Dalam buku Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi (1994) koleksi perpustakaan

harus lengkap dalam arti memadai besar dan keberagaman subyeknya agar dapat

menunjang tujuan dan program perguruan tinggi di bidang pendidikan, penelitian, dan

pengabdian kepada masyarakat. Besarnya jumlah koleksi yang harus dimiliki oleh

perpustakaan peguruan tinggi ditentukan oleh berbagai faktor, di antaranya jumlah

program studi, jumlah mata kuliah (Dasar, Umum, Keahlian, dan bidang study), tingkat

pendidikan, kegiatan penelitian, jumlah buku ajar per mata kuliah dan sebagainya. Selain

itu jumlah dosen dan mahasiswa juga harus jadi pertimbangan untuk menghitung jumlah

eksemplar setiap judulnya. Namun demikian sebagai salah satu lembaga pendidikan tinggi

yang bertugas membentuk manusia Indonesia seutuhnya, maka pemenuhan koleksi

perpustakaan sebaiknya tidak hanya terbatas pada pemenuhan kurikulum, tetai seharusnya

memberikan kesempatan kepada pengguna untuk mengembangkan diri sesuai dengan

bakat yang dimiliki.

Bila dilihat dari isinya, ada beberapa jenis koleksi yang harus dimiliki oleh

perpustakaan yaitu sebagai berikut :

1. Buku rujukan, yaitu koleksi perpustakaan yang menyediakan informasi yang akurat

seperti data, fakta dan sebagainya. Yang termasuk buku rujukan adalah kamus,

ensiklopedi, buku pegangan, direktori, abstrak, berbagai standar dan sebagainya.

2. Terbitan pemerintah, seperti peraturan perundang-undangan, lembaran negara,

kebijakan, pidato resmi, profil daerah dan sebagainya.

3. Buku, mencakup buku ajar dan pengayaan yang memuat informasi penting baik

untuk memenuhi kebutuhan kurikulum atau penelitian, juga untuk pengembangan

ilmu pengetahuan.

4. Majalah, jurnal dan terbitan berseri lainnya sangat penting karena memuat

informasi mutakhir mengenai keadaan atau kecenderungan perkembangan ilmu dan

pengetahuan.

Berbagai jenis sumber informasi tersebut di atas bisa disediakan dalam bentuk

tercetak atau elektronik, atau bahkan keduanya. Hal ini karena berkaitan dengan

perkembangan teknologi di mana pengguna akan lebih memilih untuk menggunakan

informasi yang lebih praktis menurut kebutuhannya. Untuk itu pengadaan sumber

informasi harus disesuaikan dengan dana yang tersedia dan kebutuhan pengguna.

EVALUASI KOLEKSI

Evaluasi koleksi yang dimaksud di sini adalah upaya menilai daya guna dan hasil

guna koleksi dalam memenuhi kebutuhan civitas akademika serta program perguruan

tinggi. Evaluasi koleksi harus selalu dilakukan secara teratur, tujuannya supaya koleksi

sesuai dengan perubahan dan perkembangan program perguruan tinggi. Tujuan

dilaksanakannya evaluasi koleksi adalah :

1. Mengetahui mutu, lingkup dan kedalaman koleksi

2. Menyesuaikan koleksi dengan tujuan dan program perguruan tinggi

3. Mengikuti perubahan, perkembangan, sosial budaya, ilmu dan teknologi

4. Meningkatkkan nilai informasi

5. Mengetahui kekuatan dan kelemahan koleksi

6. Mengetahui kebijakan penyiangan koleksi

Dalam buku Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi (1994) dijelaskan, ada dua

cara mengevaluasi koleksi, yaitu secara kuantitatif dan secara kualitatif. Cara kuantitatif

dilakukan dengan mengumpulkan data statistik, dari data statistik tersebut dapat diperoleh

informasi yang cukup mengenai keadaan koleksi. Sedangkan cara kualitatif dilakukan

dengan menguji ketersediaan koleksi terhadap program perguruan tinggi. Informasi

tentang koleksi yang diperlukan untuk pengumpulan data statistik harus meliputi :

1. Jumlah judul

2. Jumlah eksemplar

3. Nomor kelas

4. Bentuk bahan pustaka

5. Sumber pustaka, dan

6. Tahun terbit.

Jenjang pendidikan di Universitas Negeri Papua (UNIPA) terdiri dari berbagai

jenjang program yaitu program Diploma (D3), Sarjana (S1), dan Pascasarjana (S2 dan S3),

Khusus untuk prgram pascasarjana baru memasuki tahun ke dua (tahun 2011). Untuk

program sarjana terdiri dari 6 fakultas yaitu Fakultas Pertanian dan Teknologi Pertanian

(Fapertek), Fakultas Peternakan, Perikanan dan Ilmu Kelautan (FPPK), Fakultas

Kehutanan, Fakultas Matematika dan Ilmu Pengetahuan Alam (MIPA), Fakultas Ekonomi,

dan Fakultas Sastra. Tiap Fakultas terdiri dari berbagai jurusan dan program studi (PS)

baik untuk program diploma, sarjana dan pascasarjana. Tugas Perpustakaan Unipa adalah

menyediakan sumber informasi/bahan pustaka yang mencakup berbagai bidang ilmu

sesuai dengan jenjang dan bidang ilmu yang dicakup oleh jurusan dan program studi yang

ada di masing-masing fakultas. Selain itu apabila diperlukan Perpustakaan Unipa akan

berusaha mendukung UNIPA menjadi Universitas Riset di Kawasan Timur Indonesia.

Perpustakaan Unipa pada awalnya hanya merupakan ruang baca Fakultas

Pertanian, Peternakan dan Kehutanan (FPPK) Uncen yang didirikan tahun 1964 dan pada

tahun 1981 berubah nama menjadi Fakultas Pertanian Universitas Cenderawasih. Dengan

usia yang semakin cukup lama, selayaknya koleksi perpustakaan juga sudah semakin baik/

memadai dan bisa menjadi penunjang civitas akademikanya dalam melaksanakan berbagai

kegiatan tri dharma perguruan tinggi.

Agar perpustakaan bisa menjalankan fungsinya dengan baik, hendaknya koleksi

perpustakaan mencakup semua bidang ilmu yang menjadi prgram Unipa. Untuk menjawab

apakah koleksi perpustakaan Unipa sudah memenuhi kebutuhan civitas akademika, maka

perlu dilihat profil koleksi perpustakaan Unipa baik dari segi subyek, jumlah eksemplar,

bahasa, bentuk bahan pustaka dan tahun terbit.

Dalam kajian ini penulis mencoba mengumpulkan data yang diambil dari

pangkalan data tiap unit di perpustakaan Unipa. Hal ini dilakukan karena di Perpustakaan

Unipa belum ada bagian yang bertanggung jawab khusus menangani data base

perpustakaan, masing-masing sub unit bertanggung jawab sendiri-sendiri terhadap data

base bagian yang dikelolanya. Diharapkan dari data tersebut dapat diketahui profil koleksi

perpustakaan yang selanjutnya dapat digunakan untuk analisa lebih mendalam, selain itu

dapat dijadikan pedoman dalam menentukan arah dan kebijakan perpustakaan ke arah

yang lebih baik.

KOLEKSI PERPUSTAKAAN UNIPA

Perpustakaan Unipa memiliki berbagai jenis koleksi yang sangat dibutuhkan oleh

penggunanya. Perpustakaan Unipa sebenarnya telah memenuhi standar jika dilihat dari

jenis dan jumlah item pustaka seperti yang dijelaskan pada buku Pedoman Perpustakaan

perguruan Tinggi (1994). Sistem pengolahan item pustaka tersebut menggunakan sistem

Dewey Decimal Classification (DDC) atau Klasifikasi Persepuluhan Dewey. Kecuali

untuk Majalah dan Jurnal yang sama sekali belum diolah. Setiap item pustaka (kecuali

majalah dan jurnal) dibuatkan nomor panggil yang disesuaikan dengan sistem

pengolahannya sebagai tanda lokasi keberadaan item pustaka tersebut di rak. Berikut

disajikan kondisi koleksi perpustakaan Unipa yang ada saat ini diambil dari data yang

terdapat dalam pangkalan data masing-masing sub unit. Sejauh ini belum ada pangkalan

data berbasis Online Access Public Catalog (OPAC ) disebabkan karena sampai saat ini di

perpustakaan Unipa belum ada yang diberi wewenang dan tanggung jawab yang khusus

menangani Data Base/OPAC. Pegram yang digunakan untuk pengolahan item pustakapun

juga masih CDS/ISIS dengan fomat INDOMARC.

KOLEKSI SKRIPSI

Skripsi adalah karya tulis yang dibuat sebagai salah satu syarat untuk

menyelesaikan studi dan memperoleh gelar kesarjanaan pada program strata satu (S1)

Unipa. Perpustakaan Unipa menerima karya tulis sebagai karya Unipa yang disimpan dan

kemudian dilayankan kepada pengguna perpustakaan. Skripsi diolah dengan menggunakan

sistem klasifikasi DDC dan untuk pembuatan data bibliografinya menggunakan WINISIS.

Namun dalam pengaturannya di rak tidak dikelompokkan menurut kelompok subyek, akan

tetapi dikelompokkan menurut fakultas, jurusan, tahun dan terakhir diurutkan menurut

nomor kelas. Hal tersebut dilakukan dengan maksud untuk memudahkan dan mempercepat

petugas dalam memberikan pelayanan kepada pengguna.

Karena keterbatasan rak dan ruang, maka skripsi yang dilayankan kepada pengguna

sebaiknya adalah lima tahun terakhir, selebihnya disimpan dalam gudang. Untuk itu perlu

dibuat kebijakan bagaimana melestarikan karya ilmiah tersebut agar kandungan

informasinya tidak hilang, misalnya karena pertimbangan bahwa skripsi tersebut semakin

lama semakin usang, dan ada kemungkinan apabila disimpan terlalu lama di gudang tidak

menutup kemungkinan akan rusak dimakan rayap, untuk itu proses digitalisasi merupakan

langkah yang paling tepat.

Sampai saat ini jumlah data skripsi program strata satu (S1) yang terdapat pada

pangkalan data skripsi adalah sebanyak 3196 cantuman. Sedangkan untuk karya laporan

praktek kerja lapang program diploma tiga (D3) sebanyak 1428 cantuman, Jadi total karya

tulis mahasiswa sebanyak 4624 cantuman. Jumlah tersebut belum termasuk sebagian dari

Karya ilmiah mahasiswa tahun 2009, sedangkan untuk tahun 2010 sama sekali belum ada

di cantuman. Jumlah tersebut juga kemungkinan masih akan bertambah, karena setelah

menelusuri cantuman demi cantuman ternyata penulis menemukan bahwa skripsi tahun

2006 sama sekali belum ada di data base, juga untuk skripsi tahun 2007 sebagian belum

masuk dalam data base, hal ini disebabkan karena belum pernah diinput oleh petugas yang

sebelumnya.

Selain hal tersebut, penulis yang juga mengelola dan melayani pengguna di bagian

skripsi masih kesulitan menentukan jumlah skripsi tiap fakultas dan jurusan, dikarenakan

pada data base skripsi dan laporan penelitian dosen belum dibuat “ruas” khusus yang

mencantumkan fakultas dan jurusan. Baru pada awal tahun 2011 penulis memulai proses

tersebut. Berikut Jumlah skripsi berdasarkan Fakultas sesuai data base pada bagian

pelayanan skripsi

Tabel 1. Persentase Jumlah Skripsi berdasarkan fakultas

Kode Fakultas Jumlah Persentase

A Fapertek 1271 19.8B FPPK 523 16.4C MIPA 132 4.1D Kehutanan 1139 35.6E Ekonomi 97 3.0F Sastra 33 1.0

Jumlah 3196 100.0

Jumlah skripsi yang paling banyak adalah dari Fakultas Pertanian dan Teknologi

Pertanian (Fapertek) dan paling sedikit adalah Fakultas Sastra hal tersebut terjadi mungkin

karena Fakultas Sastra merupakan fakultas yang baru.

Tabel 2. Persentase Jumlah Laporan Kuliah Kerja Lapangan berdasarkan fakultas

Kode Fakultas Jumlah Persentase

A Fapertek 780 54.6B FPPK 302 21.1C MIPA 84 5.9D Kehutanan 262 18.3E Ekonomi 0 0F Sastra 0 0

Jumlah 1428 100.0

Jumlah laporan KKL paling banyak adalah Fakultas Pertanian dan Teknologi

Pertanian (Fapertek) dan paling sedikit adalah Fakultas MIPA, sedangkan Fakultas

Ekonomi dan Fakultas Sastra tidak ada karena kedua fakultas tersebut tidak membuka

jenjang Program Diploma. Namun sekali lagi dijelaskan bahwa data tersebut belum

sepenuhnya benar karena data base yang penulis kelola saat ini masih banyak kesalahan

baik dari belum lengkapnya ruas pengisian data maupun kesalahan yang terjadi pada saat

proses input data yang dilakukan oleh petugas sebelumnya.

KOLEKSI TESIS DAN DISERTASI

Tesis/disertasi adalah karya tulis yang dibuat sebagai salah satu syarat untuk

memperoleh gelar atau ijazah pendidikan tinggi jenjang pascasarjana yaitu S2 dan S3.

Koleksi tesis/disertas yang dimiliki perpustakaan unipa masih sangat terbatas (sedikit).

Perpustakaan Unipa menerima karya tulis tersebut dari Staf dosen yang mengikuti

pendidikan S2 dan S3 di luar Unipa. Sama seperti skripsi, pengolahan tesis/disertasi juga

menggunakan system klasifikasi DDC dan untuk pembuatan data bibliografinya juga

menggunakan WINISIS

Jumlah tesis dan disertasi yang ada pada perpustakaan Unipa adalah 56 judul yang

terdiri dari 5 judul disertasi dan 51 judul tesis. Minimnya koleksi tesis dan disertasi pada

perpustakaan unipa disebabkan karena tidak adanya kewajiban bagi staf dosen untuk

menyerahkan karya tesis dan disertasinya ke perpustakaan Unipa, padahal Staf dosen yang

telah menyelesaikan Program S2 dan S3 sudah cukup banyak. Oleh karena itu penulis

menyarankan untuk dibuat Peraturan Rektor yang mewajibkan staf dosen menyerahkan

tesis/disertasi maupun karya yang lainnya ke perpustakaan Unipa.

Tabel 3. Persentase Jumlah Koleksi Tesis/Disertasi Berdasarkan Klasifikasi DDC.

No. Subyek Jumlah Persentase

1. Ekonomi pembangunan 2 4,42. Kajian Wanita 1 2,23. Kehutanan 6 13,24. Lingkungan 3 6,75. Oseanografi 1 2.26. Perikanan 2 4,47. Pertanian 13 28,98 Peternakan 10 22,29. Sosek Pertanian 5 11,110. Sosiologi pedesaan 1 2,211. Teknologi hasil pertanian 1 2,2

Jumlah 45 100.0

Dari tabel tersebut terlihat bahwa tesis dan disertasi yang paling banyak adalah

pertanian, peternakan, dan kehutanan, hal ini disebabkan karena Jurusan Pertanian,

Peternakan dan Kehutanan merupakan Jurusan yang berusia paling tua di Unipa yaitu

dibuka sejak Unipa masih bernama FPPK Uncen.

KOLEKSI BUKU

Buku merupakan koleksi yang paling banyak di Perpustakaan Unipa. Pengolahan

buku dilakukan dengan mengadopsi sistem yang digunakan oleh perpustakaan IPB yaitu

Anglo American Cataloging Rules edisi 2 untuk pengkatalogan deskriptifnya, dan DDC

untuk pedoman klasifikasinya. Sedangkan program yang digunakan untuk

komputerisasinya masih menggunakan CDS/ISIS dengan format INDOMARC yang sudah

disederhanakan. Buku dikelompokkan berdasarkan subyek dan setiap buku diberi nomor

panggil untuk menunjukkan lokasi tempat buku tersebut.

Perlu diketahui juga bahwa sebenarnya Perpustakaan Unipa merupakan salah satu

perpustakaan deposit atau biasa disebut RIO (Regional Information Outlet) bagi terbitan

Bank Dunia dan sampai saat masih mendapat kiriman publikasi dari Bank Dunia, namun

pengelolaannya tidak dilakukan secara baik sehingga buku terbitan Bank dunia tersebut

tidak dapat diketahui jumlahnya secara pasti.

Data yang diambil untuk mengidentifikasi koleksi buku adalah pangkalan data

buku pada bagian pengolahan bahan pustaka. Kondisi data tersebut terdapat data yang

tidak lengkap data bibliografisnya (tahun terbit, penulis, dan subyek kadang tidak ada.

Bahkan judul kadang tidak lengkap), duplikasi data, dan kadang tidak mencantumkan

jenis bahasa. Untuk itu, ke depannya penulis menyarankan untuk melakukan pengeditan

terhadap data base. Kemudian data yang duplikasi perlu diidentifikasi dengan fisiknya

yang sudah ada di rak, karena ini membutuhkan waktu yang cukup lama, maka perlu

dilakukan perencanaan yang matang. Berdasarkan data yang dilihat pada data base bagian

pengolahan bahan pustaka adalah sebanyak 8614 judul. Untuk buku pengadaan tahun 2008

dan tahun 2009 belum bisa diidentifikasi karena belum diinput ke database dan sampai saat

ini masih bertumpuk di ruang pengolahan. Hasil pengamatan tentang kondisi buku

perpustakaan dijelaskan sebagai berikut :

1. Jenis Bahasa

Pada tahun 200 – 2004 penulis diberi kepercayaan oleh kepala UPT Perpustaakn saat

itu untuk menyusun daftar pengadaan buku. Yang penulis lakukan saat itu adalah

membuat formulir usulan pengadaan buku yang kemudian disebarkan ke program

studi. Pada saat tersebut kebanyakan dosen mengusulkan buku yang berbahasa

inggris, hal ini mempengaruhi koleksi perpustakaan, sehingga koleksi buku yang

berbahasa Indonesia dan berbahasa Inggris perbandingannya hampir sama, yaitu yang

berbahasa Indonesia 52,6 persen sedangkan yang berbahasa inggris 46,6 persen.

Adapun koleksi dengan bahasa lain seban 0,8 persen merupakan koleksi yang sudah

lama. Untuk lebih jelasnya data koleksi buku pada perpustakaan unipa dapat dilihat

pada diagram berikut :

Gambar 1. Persentase jumlah buku berdasarkan jenis bahasa

2. Tahun Terbit

Untuk pengambilan data tahun terbit, koleksi buku dikelompokkan menjadi 3

kelompok tahun terbit. Buku yang paling banyak adalah yang terbit pada tahun

1990 – 2009 yaitu 5078 judul (58.95%)

Tabel 4. Persentase Jumlah buku berdsarkan tahun terbit.

Tahun TerbitJumlah

Judul Persentase≤ 1969 1147 13,32

1970 – 1989 2389 27,731990 – 2009 5078 58.95

Jumlah 8614 100.00

Jika dilihat dari tabel tersebut di atas, koleksi buku pada perpustakaan

Unipa bisa dikatakan masih minim. Dengan adanya anggaran pembangunan untuk

pengadaan buku setiap tahunnya diharapkan perpustakaan dapat memanfaatkannya

seoptimal mungkin sehingga dapat menyediakan buku-buku yang relevan untuk

menunjang kegiatan Tri Dharma Perguruan Tingginya. Berikut Diagram

Persentase Jumlah Buku berdasarkan tahun terbit

Gambar 2. Persentase jumlah buku berdasarkan tahun terbit

3. Subyek

Seperti telah dijelaskan bahwa Buku-buku diperpustakaan Unipa

dikelompokkan berdasarkan klasifikasi DDC. Jika dilihat secara Kelompok subyek

maka datanya dapat dilihat pada tabel berikut :

Tabel 5. Persentase Jumlah Koleksi Tesis/Disertasi Berdasarkan Klasifikasi DDC.

Kelas SubyekJumlah

Judul Persentase000 Umum 641 7,44100 Filsafat 103 1,20200 Agama 97 1,13300 Ilmu-Ilmu Sosial 1337 15,52400 Bahasa 653 7,58500 Matematika dan Ilmu Alam 1466 17,02600 Ilmu terapan 3649 42,36700 Seni, Rekreasi 125 1,45800 Sastra 227 2,64900 Geografi 316 3,67

Jumlah 8614 100,00

Jika dilihat dari subyeknya, maka yang paling banyak adalah buku-buku

ilmu terapan, ilmu, ilmu-ilmu sosial dan lainnya. Berikut diagram ke empat

golongan tersebut.

Gambar 3. Persentase jumlah buku berdasarkan subyek

Golongan ilmu terapan mencakup ilmu pertanian dan teknologi pertanian,

kehutanan perikanan, kelautan. Untuk melihat proporsi jumlah buku menurut

subyeknya perlu dikaji lebih mendalam lagi.

KOLEKSI TERBITAN BERSERI

Terbitan berseri adalah terbitan yang direncanakan untuk diterbitkan terus menerus dengan

jangka waktu terbit tertentu. Yang termasuk jenis terbitan berseri adalah surat kabar,

majalah, jurnal, laporan (tahunan, Triwulan, bulanan dan sebagainya). Majalah merupakan

sarana komunikasi formal termasuk pertukaran informasi ilmiah melalui saluran formal.

Informasi yang dimuat dalam majalah maupun jurnal bersifat lebih mutakhir dibanding

informasi dalam pustaka lain seperti buku. Oleh karena itu majalah banyak diminati oleh

banyak pengguna informasi terutama bagi peneliti. Namun ironisnya tak satupun majalah

dan jurnal yang dilanggan secara tetap oleh perpustakaan Unipa. Sejak awal tahun 2010

perpustakaan unipa melanggan jurnal online yang disediakan DIKTI, namun jurnal

tersebut peminatnya sangat kurang hal tersebut disebabkan karena selain akses internet

yang sangat lambat, juga karena kebanyakan jurnal tersebut berbahasa inggris.

Koleksi dan majalah yang dikoleksi oleh perpustakaan unipa saat ini kebanyakan

didapatkan secara gratis yang berasal dari pemberian dan hadiah (promosi) sedangkan

pembelian biasanya dilakukan bersamaan dengan pembelian buku. Sampai saat ini data

bibliografi terbitan berseri belum pernah dibuat dan petugas yang khusus menangani hal

tersebut juga belum ada. Maka setiap ada permintaan data mengenai data mengenai

terbitan berseri yang dilakukan adalah menghitungnya secara manual, hal tersebut selain

menguras tenaga juga tidak efisien karena memiliki tingkat kesalahan yang tinggi. Hal

tersebut perlu dipikirkan untuk mencari solusinya.

KOLEKSI DIGITAL

Koleksi digital menurut istilah perpustakaan adalah koleksi yang telah dibuat dalam bentuk

elektronik. Menurut istilah, digitalisasi adalah proses pemberian atau pemakaian sistem

digital (Kamus besar Bahasa indonesia). Saat ini penggunaan teknik digital lebih disukai

karena berbagai alasan, di antaranya :

a. Lebih mudah dirancang

b. Penyimpanan informasi lebih muah

c. Ketepatan dan ketelitiannya lebih tinggi dibanding sistem analog

d. Pengoperasian lebih mudah

e. Tidak dibatasi ruang dan waktu

f. Hemat tempat, dan

g. Lebih interaktif.

Saat ini perpustakaan Unipa telah melakukan proses digitalisasi bahan pustaka terutama

untuk koleksi skripsi dan laporan penelitian dosen. Dalam melakukan proses digitalisasi,

belum memiliki aturan/kebijakan khusus, bagian digital tidak memiliki perioritas terhadap

jenis skripsi yang bagaimana yang seharusnya didahulukan, yang jadi prioritas hanyalah

menscanning skripsi/laporan sebanyak-banyaknya.

Koleksi skripsi yang sudah dibuat dalam bentuk digital adalah sebanyak 2144 judul,

laporan praktek kerja lapangan (PKL) sebanyak 854 judul, sedangkan untuk laporan

penelitian dosen sebanyak 398 judul. Untuk lebih jelasnya disajikan pada tabel berikut :

Tabel 5. Persentase Jumlah Koleksi digital skripsi berdasarkan jenjang dan jurusan.

No FakultasJenjang

S1 D3Jumlah Persentase Jumlah Persentase

Fapertek 755 35,21 153 17,92FPPK 364 16,98 187 21,90Kehutanan 710 33,12 178 20,84MIPA 173 8,07 336 39,34Ekonomi 84 3,92 0 0Sastra 58 2,71 0 0

Jumlah 2144 100 854 100

Tabel 5. Persentase Jumlah Koleksi digital Laporan penelitian dosen berdasarkan jurusan.

No. Fakultas Jumlah Persentase

Fapertek 107 26,88FPPK 217 54,52Kehutanan 6 1,51MIPA 54 13,57Ekonomi 3 0,75Sastra 11 2,76

Jumlah 398 100

Hal lain yang perlu menjadi perhatian, khususnya Kepala UPT Perpustakaan terkait

dengan koleksi skripsi, laporan praktek mahasiswa Diploma tiga (D3), dan laporan

penelitian dosen adalah sebagai berikut :

1. Pendistribusian skripsi ke perpustakaan oleh mahasiswa yang baru lulus, Skripsi

yang didistribusikan ke perpustakaan langsung ditangani oleh bagian Digitalisasi

bahan pustaka dan bukan oleh bagian pengadaan. Kebijakan yang ditempuh saat ini

adalah bahwa mahasiswa yang menyerahkan skripsi ke perpustakaan diwajibkan

menyerahkan skripsi dalam bentuk hard copy yang harus disertai dengan format

digital. Namun demikian ada juga sebagian mahasiswa dengan berbagai alasan

hanya menyerahkan hard copynya saja, oleh bagian digitalisasi skripsi tersebut

langsung dibongkar kemudian discan untuk dibuat format digitalnya tanpa

dibuatkan data Bibliografinya terlebih dahulu sehingga tidak semua skripsi ada

data bibliografinya, hal ini jelas akan merugikan perpustakaan sendiri.

2. Proses digitalisasi (scanning) skripsi sebaiknya diprioritaskan skripsi dan laporan

penelitian yang sudah lama terutama skripsi tahun 1970-an sampai tahun 1990-an.

Dengan pertimbangan bahwa karya ilmiah tersebut semakin lama semakin rusak

dan bahkan banyak yang tulisannya semakin buram dan tidak bisa terbaca. Sesuai

pengamatan penulis, bahwa yang terjadi saat ini, bagian digitalisasi menscanning

skripsi secara tidak berurutan.

3. Sebaiknya bagian digitalisasi membuat daftar skripsi yang sedang atau sudah

discaning, hal tersebut dimaksudkan agar bagian pelayanan skripsi tidak bingung

dalam menelusuri skripsi yang sedang dicari oleh pengguna.

PENUTUP

Koleksi perpustakaan merupakan sarana yang sangat penting dalam usaha meningkatkan

layanan sebuah perpustakaan. Kondisi koleksi yang perpustakaan unipa yang telah

dijelaskan merupakan gambaran sampai akhir tahun 2010. Masih ada beberapa data buku

dan skripsi yang belum bisa dipaparkan karena belum dilakukan pengolahan. Khusus

untuk koleksi terbitan berseri belum bisa dipaparkan, karena sama sekali belum ada

datanya.

Perlu dilakukan kajian yang lebih rinci untuk melihat proporsi koleksi dilihat dari segi

subyek yang lebih spesifik sesuai dengan sebaran program studi yang ada di lingkungan

Unipa. Mudah-mudahan kajian ini bermanfaat terutama untuk kegiatan pengembangan

koleksi perustakaan.

DAFTAR BACAAN

Basuki, Sulistyo. 1991. Pengantar Ilmu Perpustakaan. Jakarta : Gramedia.

Dapertemen Pendidikan dan Kebudayaan. 1994. Pedoman perpustakaan Perguruan Tinggi. Jakarta : DIKTI – Depdikbud RI.

Departemen Pendidikan Nasional. 2005. Kamus Besar Bahasa Indonesia. Jakarta : Balai Pustaka

PROFIL KOLEKSI PERPUSTAKAAN UNIPA

Oleh :

Akmal Untung

UPT PERPUSTAKAANUNIVERSITAS NEGERI PAPUA

MANOKWARI2011

KATA PENGANTAR

Puji syukur penulis panjatkan Kehadirat Tuhan Yang Maha Esa atas segala

limpahan rahmat dan karuniaNYA.

Dalam kajian ini penulis berusaha mengevaluasi koleksi UPT Peerpustakaan Unipa

seobyektif mungkin dengan harapan Manajemen Perpustakaan Unipa sebagai “jantung”

Universitas Negeri Papua bisa ditingkatkan, khususnya dalam hal pengembangan koleksi

yang sampai saat ini masih minim, terlebih lagi diharapkan ada upaya pembenahan

manajemen data base. Hal ini penting mengingat peran perpustakaan yang bertujuan untuk

menunjang kegiatan program Tri Dhara Perguruan Tinggi.

Ucapan terima kasih penulis sampaikan kepada Kepala UPT Perpustakaan atas ijin

yang diberikan untuk melakukan kajian ini. Ucapan terima kasih yang sama penulis

sampaikan kepada rekan-rekan khususnya bagian digital dan bagian pengolahan pustaka

yang telah menginjinkan penulis untuk melihat/mengevaluasi koleksi perpustakaan melalui

data base yang dikelolanya.

Wassalam

Manokwari, 01 April 2011

Penulis

DAFTAR ISI

Halaman

Kata Pengantar

PROFIL KOLEKSI PERPUSTAKAAN UNIPA.........................................................1

Pendahuluan..........................................................................................................1

Koleksi Perpustakaan............................................................................................2

EVALUASI KOLEKSI................................................................................................3

Koleksi Perpustakaan Unipa.................................................................................5

Koleksi Skripsi................................................................................................5

Koleksi Tesis dan Disertasi.............................................................................8

Koleksi Buku...................................................................................................9

Jenis Bahasa..............................................................................................10

Tahun Terbit..............................................................................................10

Subyek.......................................................................................................11

Koleksi Terbitan Berseri................................................................................13

Koleksi Digital...............................................................................................13

PENUTUP.....................................................................................................................16

Daftar Bacaan................................................................................................................17