panduan pengurusan koleksi buku baharu perpustakaan
TRANSCRIPT
PanduanPengurusan Koleksi Buku Baharu & Perkhidmatan Pandu Lalu Perpustakaan
Perpustakaan Tun Seri Lanang, UKM 2015
Panduan
Pengurusan Koleksi Buku Baharu &
Perkhidmatan Pandu Lalu
Perpustakaan
Shamsudin Ibrahim, Wan A’sah Wan Abdul Aziz
Rohalia Mohd Rohani, Nor Hamsiah Ahmad Hosaini
Mariatul Qibtiah Isa, Nor Asiah Mohamad, Anis Rohaiza Rosli
PERPUSTAKAAN TUN SERI LANANG
UKM BANGI
2015
©Hakcipta Perpustakaan Tun Seri Lanang, UKM
Diterbitkan oleh
Perpustakaan Tun Seri Lanang
Universiti Kebangsaan Malaysia
43600 UKM Bangi
Tel: 03-8921 5031
Faks: 03-8925 6067
Emel: [email protected]
http://www.ukm.my/ptsl
e-ISBN:
KANDUNGAN
Pengenalan 1
Latar Belakang 1
Tujuan 2
Definisi 2
Skop 4
Kaedah Pelaksanaan 5
Perkhidmatan Pandu Lalu@PTSL 9
Carta Alir
Pameran Buku Baharu
Perkhidmatan Pandu Lalu@PTSL
12
12
Panduan Infostation 13
Panduan Memilih Lokasi 14
Tempoh Pameran 15
KATA ALUAN
Assalamualaikum Warahmatullahi Wabarakatuh dan Salam Sejahtera.
Setinggi-tinggi kesyukuran ke hadrat Allah S.W.T. kerana dengan izin dan limpah kurniaNya Perpustakaan
UKM dapat menghasilkan Panduan Pengurusan Koleksi Buku Baharu & Perkhidmatan Pandu Lalu
Perpustakaan. Penerbitan panduan ini amat bermanfaat sebagai rujukan kepada perpustakaan yang ingin
menguruskan pameran koleksi buku baharu perpustakaan dengan kaedah yang di luar kelaziman. Di
samping itu, panduan ini juga dapat dijadikan rujukan kepada perpustakaan yang ingin mencipta kelainan
dengan menawarkan perkhidmatan pandu lalu.
Bermula dengan sistem kerja yang dizahirkan dalam bentuk dokumen projek Kumpulan Inovatif dan Kreatif
(KIK), Kumpulan KLIK Perpustakaan UKM mula mengorak langkah dan berpandangan jauh bagi
mewujudkan panduan yang khusus dan praktikal sebagai rujukan. Kumpulan KLIK telah membuktikan
kaedah pengurusan buku baharu dan perkhidmatan pandu lalu berjaya meningkatkan kadar pinjaman.
Melalui projek ini, Kumpulan KLIK telah meraih beberapa kejayaan seperti Johan Konvensyen KIK
peringkat Perpustakaan UKM 2014, Anugerah Emas Konvensyen MPC Wilayah Pantai Timur 2015 dan
finalis Konvensyen KIK Peringkat UKM 2016.
Justeru, panduan ini dihasilkan bukan hanya sebagai perkongsian pengalaman tetapi bertujuan
menggalakkan perpustakaan lain untuk bersama melakukan inovasi dan transformasi dalam perkhidmatan.
Adalah diharapkan, penerbitan panduan ini dapat dimanfaat oleh Perpustakaan UKM dan institusi lain
dalam mengurus koleksi buku baharu dan perkhidmatan pinjaman secara pandu lalu.
Sekian, terima kasih.
Wabillahitaufikwalhidayah, wassalamualikum w.b.t.
HAFSAH MOHD
KETUA PUSTAKAWAN
UNIVERSITI KEBANGSAAN MALAYSIA
1
PANDUAN PENGURUSAN KOLEKSI BUKU BAHARU DAN PERKHIDMATAN PANDU LALU
PERPUSTAKAAN
1.0 PENGENALAN
Buku panduan ini menerangkan proses berkaitan pengurusan koleksi buku baharu di
Perpustakaan Tun Seri Lanang (PTSL). Buku ini dihasilkan oleh Kumpulan Inovatif dan Kreatif
(KIK) KLIK bersempena projek inovasi yang berjaya meningkatkan kadar pinjaman buku baharu di
Perpustakaan.
2.0 LATAR BELAKANG
2.1 Pada tahun 2009-2013, Perpustakaan UKM telah membelanjakan sebanyak RM8.72 juta
untuk pembelian 10,050 naskhah buku baharu bagi membangunkan “Koleksi Am-
Perpustakaan Tun Seri Lanang” untuk warga Universiti.
2.2 Semakan terhadap sistem rekod pinjaman mendapati, hanya 51.6% (5,186) naskhah buku
baharu yang dianggarkan bernilai RM4.5 juta tidak pernah dipinjam oleh pelanggan.
2.3 Situasi ini harus diatasi bagi memastikan sumber maklumat yang telah dilaburkan dapat
digunakan oleh pelanggan secara optimum.
2
3.0 TUJUAN
Panduan ini disediakan bagi mencapai tujuan berikut:
3.1 Pameran buku baharu
a) Meningkat visibiliti buku baharu seterusnya menggalakkan pelanggan merujuk dan
meminjam bahan
b) Meningkatkan bilangan kunjungan pelanggan ke Perpustakaan
3.2 Perkhidmatan pinjaman secara pandu lalu
Memudahkan proses pengesanan, peminjaman dan penyerahan bahan kepada
pelanggan.
Impak projek adalah untuk meningkatkan peratus buku baharu yang dipinjam oleh pelanggan,
meningkatkan persepsi pelanggan terhadap imej perpustakaan, menjimatkan masa dan
mengatasi masalah pelanggan mencari parkir di perpustakaan
4.0 DEFINISI
i. Buku baharu
Koleksi buku yang dibeli oleh Perpustakaan dalam tempoh lima (5) tahun terkini berdasarkan
tahun penerbitan.
3
ii. Pandu lalu (Drive-Thru)
Kaedah perkhidmatan pinjaman dan serahan bahan di platform Pandu Lalu@PTSL.
iii. Pink spot
Pelekat berwarna merah jambu yang digunakan sebagai petunjuk kepada kakitangan /
pelanggan bagi memudahkan proses pemilihan, pengasingan dan penyusunan buku baharu di
lokasi yang ditetapkan.
iv. Sistem Virtua
Sistem Maklumat Bersepadu Perpustakaan yang menguruskan data bibliografik berkaitan
proses perolehan, pengkatalogan, sirkulasi, laporan dan maklumat pelanggan.
v. Transaksi
Data mengenai kekerapan pinjaman / pembaharuan pinjaman buku yang diambil daripada
Sistem Maklumat Bersepadu Perpustakaan (Sistem Virtua)
vi. Transit
Lokasi rak buku baharu selepas setahun di ruang pameran
vii. QR Code
Sistem pengekodan dua dimensi (dimensi menegak dan melintang) bagi menyimpan lebih
banyak maklumat berbanding barkod satu (1) dimensi (Baker 2010). QR Codes boleh
menyimpan teks, nombor, dan alamat web (URL) dan boleh diimbas oleh aplikasi telefon
pintar. QR Code yang ditampal pada kulit buku akan dipautkan ke senarai buku baharu
mengikut subjek yang ada di Perpustakaan.
4
5.0 SKOP
5.1 Pengurusan Buku Baharu
Proses kerja pengurusan buku baharu melibatkan proses kerja perolehan, pengkatalogan
dan sirkulasi. Unit yang terlibat ialah Unit Sistem & Teknologi Maklumat (USTM), Unit
Perolehan (UP), Unit Katalog (UK), dan Unit Perkhidmatan Pelanggan (UPP)
5.2 Perkhidmatan Pandu Lalu melibatkan proses pinjaman dan penyerahan buku yang
melibatkan Unit Perkhidmatan Maklumat (UPM) tertakluk kepada:
a) jenis bahan yang boleh dipinjam
b) bahan dapat dikesan di rak
c) mengikut waktu operasi perkhidmatan pandu lalu
5
6.0 KAEDAH PELAKSANAAN
6.1 Pameran Buku Baharu
Kaedah yang digunakan untuk melaksanakan pameran buku baru di perpustakaan melibatkan 10
proses kerja iaitu:
Bil. Proses Kerja Tindakan
1 o Mewujudkan lokasi buku baharu dalam Sistem Virtua (sepanjang satu (1)
tahun tempoh pameran) iaitu:
o BUKU BAHARU- P TUN SERI LANANG (ARAS 4)
o BUKU BAHARU [TRANSIT] – P TUN SERI LANANG (ARAS 4)
USTM
2 Tandakan “New Book List” dalam Sistem Virtua (Modul Perolehan) bagi buku
baharu yang dibeli pada tahun berkenaan.
UP
USTM
Memudahkan pelanggan mengenalpasti lokasi koleksi buku baharu
Perpustakaan dan memudahkan kakitangan mengeluarkan
data/laporan koleksi buku baharu
Memudahkan USTM mengeluarkan senarai buku baharu
menggunakan Modul Virtua Infostation.
Panduan seperti di Lampiran 1
6
Bil. Proses Kerja Tindakan
3. Memilih lokasi: BUKU BAHARU-P TUN SERI LANANG (ARAS 4) dalam
Sistem Virtua. Panduan seperti di Lampiran 2
UK
4 Menampal pink spot pada bahagian bawah tulang buku.
UK
5 Menyediakan pelekat QR Spot (maklumat tempoh pameran).
USTM
Memudahkan buku dikenalpasti untuk proses penampalan pink
spot.
Memudahkan Unit Perkhidmatan Pelanggan membuat pengasingan
/ penyusunan mengikut tempatnya.
Membantu kakitangan / pelanggan mengenalpasti tempoh masa
buku baharu akan berada di ruang pameran.
7
Bil. Proses Kerja Tindakan
6 Menampal QR Spot pada kulit hadapan buku baharu di atas sudut kanan.
Jika menutup judul buku, QR Spot boleh ditampal di bahagian yang
bersesuaian.
UPP
7 Menyusun buku baharu di ruang pameran (Aras 4) - pintu utama
Perpustakaan Tun Seri Lanang.
UPP
Membantu kakitangan / pelanggan mengenalpasti tempoh masa
buku baharu yang berstatus Available (Sistem Virtua) akan
berada di ruang pameran.
Meningkatkan visibiliti buku baharu Perpustakaan.
Panduan Tempoh Pameran seperti di Lampiran 3.
8
Bil. Proses Kerja Tindakan
8 Membuat promosi
Iklankan banner promosi buku baharu dan poster pandu lalu di laman web
perpustakaan, digital board UKM dan perpustakaan.
Diwar-warkan melalui Pustakwan Seranta Fakulti / Kolej
Webmaster
Perpustakaan
&
Pustakawan
9 Menukar lokasi BUKU BAHARU-P TUN SERI LANANG (ARAS 4) kepada
BUKU BAHARU [TRANSIT] –P TUN SERI LANANG (ARAS 4) secara
kelompok bagi buku baharu yang paling awal dipamerkan.
USTM /
Pusat
Teknologi
Maklumat
UKM
10 Penjanaan laporan pinjaman melalui Modul Sirkulasi / Modul Laporan dalam
Sistem Virtua.
USTM
Menghebahan perkhidmatan baharu kepada pelanggan.
Memudahkan proses pertukaran lokasi dalam Sistem Virtua.
Pemantauan bilangan pinjaman buku baharu oleh pelanggan.
9
6.2 PANDU LALU@PTSL
Pinjaman secara Pandu Lalu@PTSL dilaksanakan dengan kaedah seperti berikut:
Bil Proses Kerja Tindakan
1 Menyediakan borang permohonan menggunakan Google Sheet
UPM
2 Menentukan lokasi pandu lalu
UPM
Memudahkan pelanggan membuat permohonan secara online.
Memudahkan proses penyerahan buku yang dipinjam secara
pandu lalu
10
Bil Proses Kerja Tindakan
3 Membuat promosi
Iklankan banner dan poster pandu lalu di laman web perpustakaan, digital
board UKM dan perpustakaan.
Diwar-war-warkan melalui Pustakwan Seranta Fakulti / Kolej.
Webmaster
Perpustakaan
&
Pustakawan
Seranta
Fakulti / Kolej
4 Memproses permohonan pelanggan:
Menyemak permohonan di Google Sheet
Mengesan dan meminjamkan buku baharu
Emel/WhatsApp pemakluman kepada pelanggan
Menyerah buku baharu bersama slip pinjaman mengikut waktu pilihan
pelanggan
Memfailkan borang penyerahan untuk statistik
UPM
Menghebahkan perkhidmatan
terkini kepada pelanggan
11
Bil Proses Kerja Tindakan
Melancarkan proses pengesanan, peminjaman, penyerahan buku
dan pengumpulan data pinjaman secara pandu lalu.
12
6.3 CARTA ALIR PENGURUSAN PAMERAN BUKU BAHARU
6.4 CARTA ALIR PENGURUSAN PERKHIDMATAN PANDU LALU@PTSL
Mula
Sediakan borang permohonan
Tentukan lokasi
Proses permohonan
Tamat
Penyerahan bahan
Mula
Pilih lokasi
BUKU BAHARU-P TUN SERI LANANG
Tanda “New Book List” dalam sistem virtua (modul perolehan)
Menampal PINK SPOT
Menampal QR SPOT
Meletakkan buku baharu di Meja / Rak
Pameran
Tamat
13
LAMPIRAN 1
PANDUAN INFOSTATION
URL: gemilang.ukm.my/infostation.html
Login menggunakan ID &
Password Sistem Virtua
dan pilih report group
cataloging
Pilih report JUMLAH
REKOD BUKU BAHARU
yg telah dikonfigurasi.
Kemudian klik run.
cataloging
Report berjaya dijana
dan dihantar kepada
email dalam bentuk tab
delimited.cataloging
14
LAMPIRAN 2
PANDUAN MEMILIH LOKASI (UNIT KATALOG)
Pilih lokasi BUKU
BAHARU P TUN SERI
LANANG (ARAS 4) bagi
buku baharu yang
dikatalog.
Paparan buku baharu
dengan lokasi yang
dipilih..
15
LAMPIRAN 3
TEMPOH PAMERAN
Buku baharu disusun di ruang pameran bagi tempoh lima tahun. Dua tahun di ruang pameran dan
tiga tahun di letakkan di ruang transit sebelum dibawa ke rak Koleksi Am.
TAHUN
PAMERAN
LOKASI BUKU/ TAHUN TERBITAN
2012 2013 2014 2015 2016 2017
2014 Ruang
Pameran
Ruang
Pameran
Ruang
Pameran
2015 Ruang
Transit
Ruang
Transit
Ruang
Pameran
Ruang
Pameran
2016 Ruang
Transit
Ruang
Transit
Ruang
Transit
Ruang
Pameran
Ruang
Pameran
2017 Rak Buku
Lama
Ruang
Transit
Ruang
Transit
Ruang
Transit
Ruang
Pameran
Ruang
Pameran
16
Perpustakaan Tun Seri Lanang, UKM 2015