politeknik melaka - polimelaka.edu.my · contoh : dapat sewa bangunan, buat dsg, ... tentukan kod...

POLITEKNIK MELAKASISTEM PENGURUSAN KUALITI ISO 9001:2015

PENGURUSAN RISIKO DAN PELUANG

UNIT PEMBANGUNAN DANSENGGARAAN

TARIKH: JUN 2018 – JUN 2019

1

1 PENGURUSAN RISIKO DAN PELUANG

KANDUNGAN

PROSES PENGURUSAN RISIKO DAN PELUANG.............................................................. 2

1. LANGKAH 1 - KOMUNIKASI DAN KONSULTANSI ....................................................... 3

2. LANGKAH 2 - PENGWUJUDAN KONTEKS .................................................................. 4

3. LANGKAH 3 - KENALPASTI RISIKO DAN PELUANG................................................... 5

4. LANGKAH 4 - ANALISIS RISIKO................................................................................... 6

4.1.1 Analisis BOW-TIE: R-BKP-01 ................................................................................. 6

4.1.2 Analisis BOW-TIE: R-BKP-O1-02 ............................ Error! Bookmark not defined.

5. LANGKAH 5-PENILAIAN RISIKO DAN PELUANG........................................................ 8

5.1.1 Penilaian Kebarangkalian Dan Impak Risiko........................................................... 8

5.1.2 Penilaian Kebarangkalian Dan Impak Peluang ...................................................... 8

5.1.3 Heat Matrix Risiko dan Peluang.............................................................................. 9

6. LANGKAH 6- TINDAK BALAS RISIKO DAN PELUANG .............................................. 10

6.1.1 Pelan Tindak Balas Risiko Dan Peluang ............................................................... 10

6.1.2 Strategi Dan Rawatan Risiko (Treatment Plan)..................................................... 10

6.1.3 Strategi Rebut Peluang......................................................................................... 11

7. LANGKAH 7- PEMANTAUAN DAN KAJIAN SEMULA................................................. 11

7.1.1 Pemantauan dan Usulan....................................................................................... 11

8. DATA KOMULATIF PENILAIAN KEBERKESANAN TINDAKAN.................................. 11

9. LAMPIRAN................................................................................................................... 12

9.1 Definisi ......................................................................................................................... 12

9.2 Lampiran 1: Kod Daftar ............................................................................................... 12

9.3 Lampiran 2: Darjah Kualitatif Kebarangkalian dan Impak ............................................. 13

9.4 Lampiran 3: Pelan Tindakbalas Risiko ......................................................................... 13

2


PROSES PENGURUSAN RISIKO DAN PELUANG XXXXXXXXX

ADAPTASI: MS ISO 31000:2010

PENGWUJUDAN KONTEKS(ESTABLISHMENT OF CONTEXT)

Konteks StrategikKonteks Proses

Konteks Keselamatan dan PekerjaanKonteks Pelanggan

Konteks projekPenentuan Kriteria

Pengaruh Dalaman dan Luaran

KENALPASTI RISIKO & PELUANG(RISK IDENTIFICATION)Apa yang boleh berlaku?

Bagaimana boleh berlaku?Imput dari Data-data sejarah dll

ANALISIS RISIKO & PELUANG(RISK ANALYSIS)

PENILAIAN RISIKO & PELUANG(RISK EVALUATION)

Membandingkan kriteriaKebarangkalian & Impak

Magnitud risiko & peluangKeutamaan

PELAN RAWATAN &TINDAKBALAS(RISK TREATMENT)

Mengenalpasti & menilai pilihan rawatanMengenalpasti dan melaksanakan rawatan

Pelan Tindakan

PE

MA

NT

AU

AN

DA

NK

AJIA

NS

EM

UL

A(M

ON

ITO

RIN

GA

ND

RE

VIE

W)

KO

MU

NIK

AS

ID

AN

KO

NS

UL

TA

NS

I(C

OM

MU

NIC

AT

IOA

NA

ND

CO

NS

UL

TA

TIO

N)

Penilaian Risiko & Peluang

Menentukankebarangkalian

dan punca

Menentukankesan dan

akibat

Menentukan kawalan sediaada

Menentukan tahap risiko

3


1. LANGKAH 1 - KOMUNIKASI DAN KONSULTANSINyatakan pihak-pihak yang terlibat dalam penyediaan dan penyebaran maklumat serta

penglibatan langsung atau tidak dalam pengurusan risiko dan peluang

PELANGGAN UTAMA JAB/BHG/UNIT

STAF DAN PELAJAR PMKPIHAK BERKEPENTINGAN (LUAR ORGANISASI)

ORGANISASI HUBUNGAN

1. Kementerian Kewangan Malaysia Mendapatkan budget tahunan

Kelulusan kewangan

2. Jabatan Perkhidmatan Awam Perjawatan

Kenaikan pangkat

Persaraan

3. Arkib Negara Malaysia Urusan dokumen dan rekod kerajaan

4. Suruhanjaya Pencegahan Rasuah Integriti kakitangan

5. Pembekal Bekalan Keselamatan

Bekalan Pembersihan

Bekalan Alat tulis

PIHAK BERKEPENTINGAN (DALAM ORGANISASI)

1. Pengarah Kelulusan kerja dan arahan

2. Timbalan Pengarah Sokongan Akademik Sokongan kerja dan arahan

3.

4.

PIHAK BERKEPENTINGAN (DALAM JABATAN/BAHAGIAN/UNIT)

1. Ketua Unit Pemantauan kerja unit

2. Penolong Jurutera Perlaksanaan kerja unit

3.

4.

5.

4


2. LANGKAH 2 - PENGWUJUDAN KONTEKS

PEMILIK RISIKO DAN PELUANG KOD DAFTAR

UNIT PEMBANGUNAN DAN SENGGARAAN UPS

FUNGSI/KEY ACTIVITIES OBJEKTIF

1. Merancang, memantau dan memastikankeadaan fasiliti dan keselamatan di PMKberada dalam keadaan baik dan berkesan.

1. Memastikan PMK berada dalam keadaan yangkondusif dan selamat.

RUJUKAN LUARAN PROSES KERJA & RUJUKAN DALAMAN

1. Pekeliling JKR, CIDB

2. Pekeliling Kewangan

3. Pekeliling JPPKK

1. Manual ISO kerja UPS (PS)

DATA SEJARAH YANG BERKAITAN DENGAN BAHAGIAN

SEJARAH POSITIF (PENCAPAIAN PELUANG) SEJARAH NEGATIF (RISIKO YANG JADI KEMALANGAN)

PENCAPAIAN POSITIF. Contoh : Dapat sewabangunan, buat DSG, Menambah baikbangunan perpustakaan,laluan kecemasan dantangga keselamatan , naiktaraf bilikpersidangan, naiktaraf bilik seminar danmengecat baharu bangunan.

1. Perkara Negatif : Contoh :- Tidak dapatkelulusan keselamatan bangunan dari pihakbomba

IMPAK DAN PENGARUH ISU DALAMAN DAN LUARAN TERHADAP PENCAPAIAN OBJEKTIF

5 4 3 2 1 7S Mc Kinsey PESTEL 1 2 3 4 5

Strategy Political

Structure Economic

Systems Social

Shared Values Technology

Style (leadership) Environment

Staff Legal

Skills & Competency -

1Sangat Rendah

2Rendah

3Sederhana

4Besar

5Sangat besar

5


3. LANGKAH 3 - KENALPASTI RISIKO DAN PELUANGNota: Tentukan kod untuk tujuan ‘daftar risiko dan peluang’. Rujuk contoh lampiran 1

OBJEKTIF # 01

Memastikan PMK sentiasa berada dalam keadaan yang kondusif dan selamat

KOD RISIKO

R-UPS-01 Kegagalan dalam memastikan ketersediaan penyenggaraan, pembaikan dan naiktarafbangunan dan infrastruktur

R-UPS-02 Kegagalan dalam memastikan ketersediaan penyenggaraan, pembaikan kenderaan

KOD PELUANG

P-UPS-01 Mendapat bangunan baru

P-UPS-01 Mendapat kenderaan baru

6


4. LANGKAH 4 - ANALISIS RISIKO

4.1.1 Analisis BOW-TIE: R-BKP-01

OBJEKTIF

Menyampaikan Latihan Atau Bengkel Yang Mencapai Hasil Pembelajaran (Outcome)Yang Ditetapkan

BOW TIE ANALYSISRujuk 7S Mc Kinsey & PESTEL untuk mengenalpasti faktor punca dan impak

2PUNCA

3TINDAKAN PENCEGAHAN

1PERISTIWA RISIKO

5TINDAKAN MITIGASI

4IMPAK

PUNCA DALAMAN

PUNCA LUARAN

Kegagalan dalammemastikan ketersediaan

penyenggaraan,pembaikan dan naiktarafbangunan,infrastrukturdan kenderaan jabatanberada dalam keadaan

baik,selamat dankondusif

Tindakan susulanpd pemilikbangunanberdasarkanperaturan kontraksewaan

IMPAKDALAMAN

IMPAK LUARAN

CSR dalaman

FAKTOR LUARAN FAKTOR DALAMAN

Kurang kerjasamadengan pemilikbangunan yang

disewa

Kadar kerosakanmelebihi

peruntukan sediaada

Pihak kontraktorpembaikan dankenderaan yang

kurang mahir danberkualiti

Kelengahan dalammenguruskan

aduan kerosakanpelanggan

Bilangan staf tidakmencukupi dalam

menguruskanaduan kerosakan

yang banyak

Kurangbekerjasama antara

staf dalammenguruskan

aduan kerosakanmasing-masing

Kerapkalipermohonantambahan ABMdikemaskini

Menyenaraihitamkan syarikat tidakkompeten

Pemeriksaanprogress kerja yanglebih kerap.

Penstruturan jadualdari segi agihankerja di kalanganstaf UPS

KursusTeambuilding

LI daripada institusiuntuk membantukekurangan staf

Programpenjimatan sepertiPolygreen

Pandangan negatifpihak luar terhadapinstitusi

Suasana kurangselesa dan kondusif

Proses P&Pterganggu

Keselamatanbangunan,infrastruktur dan kenderaanterganggu

Kerosakan semakinteruk danperbelanjaansemakin besar

Perspektif staf danpelajar pada stafUPS negatif danhubungan menjadidingin

7


4.1.2 Analisis Tindakan Pencegahan dan Mitigasi

INDIKATOR KECEMERLANGAN TINDAKAN PENCEGAHAN DAN MITIGASI

OBJEKTIF 1

Memastikan PMK sentiasa berada dalam keadaan yang kondusif dan selamat

R-UPS-01Kegagalan dalam memastikan ketersediaan penyenggaraan, pembaikan dan naiktaraf bangunan dan

infrastruktur

NO TINDAKAN PENCEGAHAN 1 2 3 4 5

1. Tindakan susulan pd pemilik bangunan berdasarkan peraturankontrak sewaan

/

2. Kerapkali permohonan tambahan ABM dikemaskini /

3. Menyenaraihitamkan syarikat tidak kompeten /

4. Memo amaran kepada staf /

5. Kursus Teambuilding /

NILAI MIN 2.4

TINDAKAN MITIGASI

1. CSR dalaman /

2. LI daripada institusi untuk membantu kekurangan staf /

3. Program penjimatan seperti Polygreen /

4.

5.

NILAI MIN 2.7

KOD DAFTAR– R-UPS-02Kegagalan dalam memastikan ketersediaan penyenggaraan, pembaikan kenderaan

NO TINDAKAN PENCEGAHAN 1 2 3 4 5

1. Permohonan ABM /

2. Menyelenggara kenderaan mengikut jadual selenggeraan /

3.

4.

NILAI MIN 3

TINDAKAN MITIGASI

1. Pemandu yang cekap dan terlatih /

2. Jadual perjalanan sentiasa dipantau /

3.

4.

NILAI MIN 3.51

Gagal/tiada bukti2

Kurang Memuaskan3

Sederhana4

Baik5

Cemerlang

Nota: Penilaian logik berkadar songsang (rujuk langkah 5)

Jika nilai min rendah untuk tindakan pencegahan; maka nilai kebarangkalian adalah tinggi

Jika nilai min rendah untuk tindakan mitigasi; maka nilai impak risiko adalah tinggi

8


5. LANGKAH 5-PENILAIAN RISIKO DAN PELUANG5.1.1 Penilaian Kebarangkalian Dan Impak Risiko

Nota: Rujuk Lampiran 2-Darjah kualitatif penilaian kebarangkalian dan impak

PENILAIAN RISIKO (-VE)

IDENTIFIKASI RISIKO ANALISIS RISIKO

DAFTAR

RISIKO

PERISTIWA RISIKO

(RISK EVENT)

MA

GN

ITU

D

IMPAK(IMPACT) (paksi-X)

KEBARANGKALIAN(LIKELIHOOD) (paksi-Y)

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

R-UPS-01

Kegagalan dalam memastikan

ketersediaan penyenggaraan,

pembaikan dan naiktaraf

bangunan dan infrastruktur

72 9 8

R-UPS-02



pembaikan kenderaan

56 8 7

5.1.2 Penilaian Kebarangkalian Dan Impak Peluang

PENILAIAN PELUANG (+VE)

IDENTIFIKASI PELUANG ANALISIS PELUANG

DAFTAR

PELUANG

PERISTIWA

(OPPORTUNITY)

MA

GN

ITU

D

IMPAK(IMPACT) (paksi-X)

KEBARANGKALIAN(LIKELIHOOD) (paksi-Y)

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

P-UPS-01 Mendapat kampus baru 56 8 7

P-UPS-02 Mendapat kenderaan baru 45 9 5

9


5.1.3 Heat Matrix Risiko dan Peluang

RISIKO PELUANG

K

E

B

A

R

A

N

G

K

A

L

I

A

N

10 10

K

E

B

A

R

A

N

G

K

A

L

I

A

N

9 9

8 8

7 7

6 6

5 5

4 4

3 3

2 2

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 10 9 8 7 6 5 4 3 2 1

IMPAK IMPAK

ZON MERAH: HIGHZON KUNING: MEDIUMZON HIJAU: LOW

KOD R/P PENYATAAN RISIKO / PELUANG MAGNITUD ZON

R-UPS-01 R Kegagalan dalam memastikan ketersediaanpenyenggaraan, pembaikan dan naiktarafbangunan dan infrastruktur

(9,8) = 72 MERAH

R-UPS-02 R Kegagalan dalam memastikan ketersediaanpenyenggaraan, pembaikan kenderaan

(8,7)=56 MERAH

P-UPS-01 P Mendapat kampus baru (8,7) = 56 MERAH

P-UPS-02 P Mendapat kenderaan baru (9,5) = 45 MERAH

R-UPS-01 (9,8)

P-UPS-01 (8,7)

P-UPS-02 (9,5)

R-UPS-01 (8,7)

10


6. LANGKAH 6- TINDAK BALAS RISIKO DAN PELUANGNota: Rujuk Lampiran – Pelan Tindakbalas risiko

6.1.1 Pelan Tindak Balas Risiko Dan Peluang

KODPERISTIWA

RISIKO DAN PELUANG

TINDAKBALAS

AC

CEP

T

AV

OID

TRA

NSF

ER

MIT

IGA

TE

EXP

LOIT

SHA

RE

ENH

AN

CE

IGN

OR

E

RISIKO

R-UPS-01



pembaikan dan naiktaraf bangunan

dan infrastruktur

/ /

R-UPS-02



pembaikan kenderaan/ / /

PELUANG

P-UPS-01 Mendapat kampus baru / / / /

P-UPS-02 Mendapat kenderaan baru / / / /

6.1.2 Strategi Dan Rawatan Risiko (Treatment Plan)Nota: Input kepada Perancangn Strategik (Input : SWOT & TOWS)

R-UPS-01Kegagalan dalam memastikan ketersediaan penyenggaraan, pembaikan dan naiktaraf bangunan dan

infrastruktur

STRATEGI & RAWATAN RISIKO TANGGUNGJAWAB

1. Tindakan susulan pd pemilik bangunan berdasarkan peraturan kontrak

sewaan

abcc

2. Kerapkali permohonan tambahan ABM dikemaskini abcc

3. Menyenaraihitamkan syarikat tidak kompeten abcc

R-UPS-02Kegagalan dalam memastikan ketersediaan penyenggaraan, pembaikan kenderaan

STRATEGI RAWATAN RISIKO TANGGUNGJAWAB

1. Permohonan ABM abc

2. Menyelenggara kenderaan mengikut jadual selenggeraan abc

11


6.1.3 Strategi Rebut Peluang

P-UPS-01

Mendapat kampus baru

STRATEGI REBUT PELUANG TANGGUNGJAWAB

1. Memohon permohonan kampus baru kepada Jabatan PendidikanPoliteknik

abcc

2.

R-UPS-02

Mendapat kenderaan baru

STRATEGI REBUT PELUANG TANGGUNGJAWAB

1. Memohon peruntukan ABM untuk perolehan kenderaan baharu. abcc

2.

7. LANGKAH 7- PEMANTAUAN DAN KAJIAN SEMULANota: Pemantauan dan kajian semula dijalankan untuk suatu tempoh yang

ditetapkan oleh organisasi seperti setiap 3-6 bulan

7.1.1 Pemantauan dan Usulan

BIL STRATEGI YANG DIRANCANG TIDAKDIAMBIL

TINDAKAN

SEDANGDIAMBIL

TINDAKAN

TELAHDIAMBIL

TINDAKAN

1.

2.

3.

4.

Usul Penambahbaikan:

Pegawai yang memantau

Nama:

Tarikh

8. DATA KOMULATIF PENILAIAN KEBERKESANAN TINDAKANNota: dijalankan untuk tempoh yang ditetapkan oleh organisasi. Tindakan Pencegahan perlu

dijalankan dan penilaiaan semula dijalankan. Magnitud risiko dan peluang perlu bandingkan

untuk melihat keberkesanan Ulang proses dan buat perbandingan data.

MENINKAT

MENURUN

12


9. LAMPIRAN9.1 Definisi

RISIKO (-ve) PELUANG(+ve)

RISIKOKemungkinan Berlakunya Perkara Luar Jangka Pada Masa Akan Datang Yang DisebabkanFaktor Tertentu (Malapetaka, Bahaya Dll) Yang Boleh Menyebabkan Kerugin (Loss)/Kejutan

(Surprise)/Kegagalan FungsiPERISTIWA YANG BOLEH MENYEBABKAN KEGAGALAN MENCAPAI OBJEKTIF

ORGANISASI

PELUANGKesempatan Yang Baik

Organisasi Mengenalpasti Peluang-peluang Dan Berusaha Mengambil Peluang SecaraTerancang

PERISTIWA YANG BOLEH MENCETUS DAN MENYEBABKAN KEGEMILANGANORGANISASI

PENGURUSAN RISIKO DAN PELUANGMenguruskan Risiko dan Peluang Secara Terancang Untuk Mengelakkan Kerugian,

Kebuntuan Tindakan, Kos Luar Jangka, Kecelakaan/Kerugian Terok Akibat KesalahanMegambil Tindakan dan terlepas mengambil peluang kerana tidak menyedari

‘kewujudan peluang’

WITHOUT RISK, THERE IS NO OPPORTUNITY

9.2 Lampiran 1: Kod Daftar

KOD RUJUKAN (Contoh)

R Risiko

P Peluang

13


9.3 Lampiran 2: Darjah Kualitatif Kebarangkalian dan Impak

DARJAH KUALITATIF KEBARANGKALIAN DAN IMPAK RISIKO

KEBARANGKALIAN IMPAKDARJAH PENERANGAN DARJAH PENERANGAN

1-2 Jarang (rare)Potensi berlaku sangat rendah

1-2 Tiada kesan (insignificant)Tiada kecederaan, kerugian yangrendah

3-4 Kurang kemungkinan (unlikely)Mungkin berlaku pada sesuatu masa

3-4 Kecil (minor)Bantuan segera, kerugian sederhana

5-6 Boleh jadi (moderate)Boleh berlaku pada sesuatu masa

5-6 Sederhana (moderate)Perlu bantuan perubatan, kerugianyang besar

7-8 Ada kemungkinan (likely)Ada kemungkinan berlaku dalamkeadaan tertentu

7-8 Besar (major)Kecederaan serius, kerugianmelampai, kegagalan fungsi

9-10 Hampir pasti (almost certain)Berkemungkinan besar berlaku dalamsemua keadaan

9-10 Bencana (catastropic)Kematian, kesan berbahaya, kerugianyang terok

LIHAT PELUANG DARI KONTEKS YANG POSITIF DENGAN SKALA 1-10

9.4 Lampiran 3: Pelan Tindakbalas Risiko

politeknik melaka - polimelaka.edu.my · contoh : dapat sewa bangunan, buat dsg, ... tentukan kod...

Documents