polisi pengurusan kunci jabatan farmasi

POLISI PENGURUSAN KUNCIJABATAN FARMASI

HOSPITAL GUA MUSANG

---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

1.0 TUJUAN

1.1 Memberi penerangan mengenai Peraturan Keselamatan Kunci yang melibatkan

ruang penggunaan pejabat dan unit-unit di Jabatan Farmasi, Hospital .

Kunci merupakan salah satu daripada benteng utama terhadap keselamatan

nyawa dan harta benda di dalam sesebuah bangunan. Pematuhan terhadap

peraturan ini penting dalam memastikan sistem kawalan keselamatan dapat

dilaksanakan dengan sempurna dalam menghindari segala kemungkinan yang

akan berlaku.

2.0 PERATURAN AM

2.1 Sebarang pengambilan dan penyerahan kunci

perlu direkodkan di dalam Buku Pergerakan Kunci serta tujuannya. Buku

tersebut akan diaudit dan diperiksa oleh pegawai yang dilantik oleh Ketua

Pegawai Farmasi bagi mengesahkannya supaya sentiasa berada di dalam

kawalan dan tidak disalahgunakan

2.2 Setiap penjawat awam yang diamanahkan

dengan kunci-kunci kegunaan jabatan/unit ataupun kunci-kunci keselamatan

adalah juga bertanggungjawab ke atas keselamatan kunci-kunci tersebut

2.3 Anak kunci tidak boleh dilabel atau ditandakan

dengan nama dan alamat penggunanya atau alamat tempat di mana peti

keselamatan disimpan. Anak kunci juga tidak boleh dirangkaikan dengan anak

kunci lain seperti anak kunci persendirian

2.4 Apabila seseorang staf yang memegang kunci

Jabatan Farmasi bertukar atau berhenti kerja, beliau wajib menyerahkan

kembali kesemua anak kunci yang ada di dalam simpanannya pada hari terakhir

beliau bekerja di Jabatan Farmasi, .

2.5 Jika berlaku kehilangan kunci, Buku Arahan

Keselamatan Bahagian VI, perenggan 32 dan 33 menjelaskan tindakan yang

perlu diambil adalah seperti berikut :

1


HOSPITAL GUA MUSANG

---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

2.5.1 Kehilangan anak kunci

keselamatan hendaklah dilaporkan segera kepada Pegawai

Keselamatan Jabatan atau Ketua Jabatan yang akan menyiasat dan

mengemukakan laporannya kepada Pegawai Keselamatan Kerajaan

dalam masa 24 jam. Laporan tersebut hendaklah mengandungi

pandangan dan taksiran bahayanya terhadap keselamatan. Pejabat atau

peti keselamatan itu hendaklah dianggap sebagai tidak selamat selagi

kuncinya tidak digantikan kecuali dalam keadaan yang tertentu sahaja

apabila dibuktikan bahawa anak kunci yang hilang itu tidak mungkin

jatuh ke tangan orang yang tidak dibenarkan.

2.5.2 Jika anak kunci

keselamatan terbukti hilang, Ketua Jabatan hendaklah menimbang

sama ada atau tidak tindakan tatatertib diambil atau penyiasatan di

bawah Akta Rahsia Rasmi 1972 patut dijalankan. Laporan kepada Balai

Polis yang terdekat hendaklah dibuat sekiranya difikirkan sesuatu

kesalahan jenayah telah berlaku. Sebarang kehilangan, kecurian atau

kerosakan kepada individu atau harta benda dalam tempoh masa

tersebut akan dipertanggungjawabkan kepada staf berkenaan.

2.6 Sebarang perbuatan menyalin anak kunci

sesebuah Pusat Tanggungjawab tanpa sebarang kebenaran bertulis daripada

Ketua Pegawai Farmasi adalah DILARANG. Individu yang didapati melakukan

kesalahan ini akan diambil tindakan tatatertib

3.0 KAWALAN DAN PENYIMPANAN ANAK KUNCI

3.1 Kunci Utama (Master key) [Farmasi Pesakit Dalam, Farmasi Klinik Pakar, Stor

Perubatan, Farmasi Jabatan Kecemasan]

3.1.1 Kunci utama dikawal dan disimpan di dalam sebuah peti khas simpanan

kunci yang ditempatkan di dalam bilik Ketua Pegawai Farmasi. Sebuah

PETI KESELAMATAN KUNCI UTAMA digunakan untuk menyimpan

semua anak kunci yang dipakai termasuk anak kunci pendua. 2


HOSPITAL GUA MUSANG

---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Penggunaan kunci ini adalah atas kebenaran Ketua Pegawai Farmasi

sahaja. Setiap penggunaan akan direkodkan di dalam Buku Daftar Kunci

Utama yang disediakan.

3.1.2

3.2 LOKER PERIBADI

3.2.1 Setiap pemilik loker (termasuk loker yang dikongsi) akan

diamanahkan dengan kunci bagi loker tersebut dan adalah juga

bertanggungjawab ke atas keselamatan kunci-kunci tersebut

3.2.2 Anak kunci pendua akan disimpan di dalam PETI KUNCI

KESELAMATAN UTAMA di dalam bilik Ketua Pegawai Farmasi.

3.2.3 Buku Rekod Penyelenggaraan Kunci Loker disediakan oleh AJK

Keselamatan dan diselenggara oleh pegawai yang dilantik bagi

merekodkan segala pergerakan (pinjaman dan pemulangan) kunci dan

tujuannya.

3.3 BILIK DADAH BERBAHAYA DAN PSIKOTROPIK

3.3.1 TIADA pegawai yang dibenarkan menyimpan kunci Bilik Dadah

Berbahaya dan Psikotropik. Kunci hanya akan disimpan di dalam Peti

Keselamatan Kunci Farmasi Pesakit Dalam sahaja. Sebarang

pengambilan dan pemulangan kunci perlu direkodkan di dalam Buku

Daftar Kunci Bilik Dadah Berbahaya dan Psikotropik. Pemulangan kunci

perlu dibuat sebelum jam 5.00 petang pada setiap hari.

3

POISONS (PSYCHOTROPIC SUBSTANCES) REGULATIONS 1989

Regulation 24. Control of storage of psychotropic substance

(2) Any room, cabinet, safe or receptacle used to store any psychotropic substance shall

only be locked and unlocked by the person authorised to possess such psychotropic

substance and the keys to such room, cabinet, safe or receptacle shall be kept by him only.


HOSPITAL GUA MUSANG

---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

3.3.2 Kunci Bilik Dadah Berbahaya dan Psikotropik yang diambil dan tidak

diserahkan selepas jam 5.00 petang pada hari yang sama, akan

dilaporkan kepada Ketua Pegawai Farmasi oleh Pengawal Keselamatan

yang bertugas pada keesokan hari. Sebarang kehilangan, kecurian atau



3.4 FARMASI PESAKIT DALAM

3.4.1 Hanya pegawai dilantik oleh Ketua Pegawai Farmasi, yang dibenarkan

menyimpan kunci Pintu Masuk Farmasi Pesakit Dalam (Rujuk Lampiran

A)

3.4.2 Sebarang pengambilan dan pemulangan kunci perlu direkodkan di

dalam Buku Daftar Kunci Farmasi Pesakit Dalam. Pemulangan kunci

perlu dibuat sebelum jam 5.00 petang pada setiap hari.

3.4.3 Mana-mana kunci Farmasi Pesakit Dalam yang diambil dan tidak



yang bertugas pada keesokan hari. Sebarang kehilangan, kecurian atau



3.5 FARMASI PESAKIT LUAR

3.5.1 Hanya Pegawai Farmasi yang telah dilantik oleh Ketua Pegawai Farmasi,

yang dibenarkan menyimpan kunci Pintu Masuk Farmasi Pesakit Luar

(Rujuk Lampiran A)


dalam Buku Daftar Kunci Farmasi Klinik Pakar. Pemulangan kunci perlu

dibuat sebelum jam 5.00 petang pada setiap hari.

3.5.3 Mana-mana kunci Farmasi Pesakit Luar yang diambil dan tidak



yang bertugas pada keesokan hari. Sebarang kehilangan, kecurian atau 4


HOSPITAL GUA MUSANG

---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------



3.6 STOR PERUBATAN

3.6.1 Hanya pegawai dan staf yang telah dilantik oleh Ketua Pegawai Farmasi,

yang dibenarkan menyimpan kunci Stor Perubatan (Rujuk Lampiran A)


dalam Buku Daftar Kunci Stor Perubatan. Pemulangan kunci perlu

dibuat sebelum jam 5.00 petang pada setiap hari.

3.6.2 Semua kunci Stor Perubatan yang diambil dan tidak diserahkan selepas

jam 5.00 petang pada hari yang sama, akan dilaporkan kepada Ketua

Pegawai Farmasi oleh Pengawal Keselamatan yang bertugas pada

keesokan hari. Sebarang kehilangan, kecurian atau kerosakan kepada

individu atau harta benda dalam tempoh masa tersebut akan

dipertanggungjawabkan kepada staf berkenaan.

3.7 SET KUNCI PERKHIDMATAN FARMASI 24 JAM (PEGAWAI FARMASI)

3.7.1 Set kunci Perkhidmatan Farmasi 24 Jam (Pegawai Farmasi) akan hanya

mengandungi kunci bagi

i) Pintu masuk Farmasi Pesakit Luar

ii) Peti kunci Unit Farmasi

iii) Pintu Farmasi Kecemasan (ED)

iv) Pintu masuk Farmasi Pesakit Dalam

v) Peti kunci Dadah Berbahaya dan Psikotropik

vi) Pintu masuk Stor Perubatan

vii) Pintu Substor Ubat (Stor Farmasi)

3.7.2 Setiap pegawai yang bertugas WAJIB melengkapkan maklumat serahan

kunci dan dokumentasi dalam Checklist Penerimaan Beg Perkhidmatan

Farmasi 24 Jam, Jabatan Farmasi, Hospital setiap kali pertukaran syif

5


HOSPITAL GUA MUSANG

---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

dilakukan. Sebarang kehilangan, kecurian atau kerosakan kepada



3.8 SET KUNCI PERKHIDMATAN FARMASI 24 JAM (PENOLONG PEGAWAI

FARMASI)

3.8.1 Set kunci Perkhidmatan Farmasi 24 Jam (Penolong Pegawai Farmasi)

akan hanya mengandungi kunci bagi

i) Pintu masuk Farmasi Pesakit Luar

ii) Pintu Farmasi Kecemasan (ED)

iii) Pintu masuk Farmasi Pesakit Dalam

3.8.2 Setiap staf atau pegawai yang bertugas WAJIB melengkapkan maklumat

serahan kunci dan dokumentasi dalam Buku Daftar Kunci Perkhidmatan

Farmasi 24 Jam (Penolong Pegawai Farmasi) setiap kali pertukaran syif

dilakukan. Sebarang kehilangan, kecurian atau kerosakan kepada



3.9 KUNCI PETI KESELAMATAN KUNCI

3.9.1 Hanya pegawai dan staf yang telah dilantik oleh Ketua Pegawai Farmasi,

yang dibenarkan menyimpan kunci Peti Keselamatan Kunci bagi setiap

unit (Rujuk Lampiran B)

3.9.2 Adalah menjadi tanggungjawab pemegang kunci yang telah dilantik

untuk menyerahkan kepada pegawai kedua / pengganti jika bercuti

atau bertukar. Sebarang pengambilan dan pemulangan kunci perlu

direkodkan di dalam Buku Daftar Kunci Peti Keselamatan Kunci di Bilik

Ketua Pegawai Farmasi.

4.0 MEMBUKA PEJABAT SELEPAS WAKTU PEJABAT

6


HOSPITAL GUA MUSANG

---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

4.1 Penggunaan ruang selepas waktu pejabat atau pada hari-hari kelepasan dan

cuti am, selain staf yang bertugas mengikut syif yang ditetapkan, hendaklah

mendapat kebenaran dan pengesahan daripada Ketua Pegawai Farmasi

4.2 Sebarang penggunaan ruang pejabat tanpa kebenaran atau pengesahan

TIDAK DIBENARKAN SAMA SEKALI.

5.0 MEMBUKA PEJABAT / RUANG / BILIK ATAS SEBAB KESELAMATAN ATAU KECEMASAN

5.1 Apabila Pengawal Keselamatan bertugas merasakan perlu membuka/ menutup

mana-mana pejabat / ruang / bilik di luar waktu pejabat atas sebab-sebab

keselamatan / kecemasan maka ianya dibolehkan berbuat demikian.

7


HOSPITAL GUA MUSANG

---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

LAMPIRAN A

Senarai Nama Pemegang Kunci Jabatan Farmasi ,

**OPD - Farmasi Pesakit Luar

**IPD - Farmasi Pesakit Dalam

LAMPIRAN B

Senarai Nama Pemegang Kunci Peti KunciJabatan Farmasi ,

Nama Jawatan

Lokasi kunci peti kunci

yang dipegang

Jenis kunciAsal /

salinan

Ketua Pegawai Farmasi Peti Kunci Utama

Asal

Pegawai Farmasi U54 IPD Asal

Pegawai Farmasi U48 OPD Asal

Pegawai Farmasi U44 Stor Perubatan

Asal

Set Kunci Perkhidmatan Farmasi 24 Jam (Pegawai

Pegawai Farmasi Beg on-call Asal

8


HOSPITAL GUA MUSANG

---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Farmasi)

SENARAI KUNCIFARMASI PESAKIT DALAM, JABATAN FARMASI,

UNIT BIL NO BILIK DESKRIPSI BILIKFARMASI PESAKIT

DALAM1 LG-PHM-01 PINTU MASUK UTAMA FARMASI PESAKIT DALAM

**

2 LG-PHM-30 PINTU MASUK KEDUA FARMASI PESAKIT DALAM **

3 LG-PHM-39 BILIK MESYUARAT JABATAN FARMASI4 LG-PHM-28 BILIK DDA 5 SMS Take n Go6 LG-PHM-06 BILIK KETUA PEGAWAI FARMASI7 LG-PHM-21 BILIK DIS **8 LG-PHM-11 BILIK TDM9 LG-PHM-38 STOR TPN

10 LG-PHM-22 BILIK PERSEDIAAN TPN11 LG-PHM-24 BILIK BERSIH TPN12 LG-PHM-36 STOR CDR13 LG-PHM-04 BILIK PERSEDIAAN CDR14 LG-PHM- BILIK BERSIH CDR15 LG-PHM- BILIK PENDISPENSAN CDR16 LG-PHM-31 BILIK GALENIKAL PRA-BUNGKUS17 LG-PHM-34 BILIK GALENIKAL INTERNAL18 LG-PHM-32 BILIK GALENIKAL EKSTERNAL19 LG-PHM-35 BILIK GALENIKAL PRODUK SIAP20 LG-PHM-37 BILIK TIMBANG21 LG-PHM-16 STOR LOSYEN & KRIM22 LG-PHM-15 STOR INJEKSI23 LG-PHM-13 STOR BAHAN KAKIS/ MUDAH BAKAR24 LG-PHM-29 STOR UBAT LIST B25 LG-PHM-14 STOR LUPUS

9


HOSPITAL GUA MUSANG

---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

26 LG-PHM-09 BILIK PEGAWAI FARMASI U4827 LG-PHM-08 PANTRI28 LG-PHM-18 BILIK PERALATAN RADICARE29 LG-PHM-19 TANDAS LELAKI30 LG-PHM-20 TANDAS PEREMPUAN

** Pintu dengan access door

SENARAI KUNCIFARMASI KLINIK PAKAR, JABATAN FARMASI,

UNIT BIL NO BILIK DESKRIPSI BILIK

FARMASI KLINIK PAKAR

Aras 5 G-OP-02 BILIK KAUNSELING (PINTU KACA)Aras 5 PANTRI (OUTER)Aras 4 KABINET DDA (OPWC)Aras 4 KABINET DDA (OPSS)Aras 4 EXPIRED DDA DRAWERAras 1 G-OP-03 BILIK KAUNSELLING (PINTU KAYU)Aras 1 G-OP-04 PANTRI (INNER)Aras 1 G-OP-05 STOR UBAT FARMASI KLINIK PAKAR**Aras 1 G-OP-01A FRONT DESK

G-OP-06 PINTU BILIK PEGAWAI FARMASI** Pintu dengan access door

10


HOSPITAL GUA MUSANG

---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

SENARAI KUNCISTOR PERUBATAN, JABATAN FARMASI,


STOR PERUBATAN

R1-1 PINTU UTAMA**R1-2 LG-CS-04 STOR UBATANR1-3 LG-CS-08 STOR BAHAN GETAHR1-4 LG-CS-07 STOR ALAT PEMBEDAHANR1-5 LG-CS-08A STOR CECAIRR1-6 STOR BAHAN MUDAH TERBAKARR2-1 DOMESTIC STORER2-2 SHUTTER LR2-3 SHUTTER RR2-4 STOR ALAT PEMBEDAHANR2-5 PINTU BELAKANGR3-1 EMERGENCY DOORR3-2 DRUG STORER3-3 ENTRANCE DOORR3-4 INFLAMMABLE STORER3-5 LG-CS-03 PINTU LAMA KAUNTER DEPANR4-1 STOR GAS

** Pintu dengan access door

11


HOSPITAL GUA MUSANG

---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

SENARAI KUNCIPETI KUNCI KESELAMATAN UTAMA, JABATAN FARMASI,


FARMASI PESAKIT DALAM

1 LG-PHM-01 PINTU MASUK UTAMA FARMASI EPSAKIT DALAM **

2 LG-PHM-30 PINTU MASUK KEDUA FARMASI EPSAKIT DALAM **

3 LG-PHM-06 BILIK KETUA PEGAWAI FARMASI4 LG-PHM-09 BILIK PEGAWAI FARMASI U485 LG-PHM-39 BILIK MESYUARAT JABATAN FARMASI6 LG-PHM-21 BILIK DIS **7 LG-PHM-28 BILIK DDA8 LG-PHM-11 BILIK TDM9 LG-PHM-38 STOR TPN

10 LG-PHM-22 BILIK PERSEDIAAN TPN11 LG-PHM-24 BILIK BERSIH TPN12 LG-PHM-36 STOR CDR13 LG-PHM-04 BILIK PERSEDIAAN CDR14 LG-PHM- BILIK BERSIH CDR15 LG-PHM- BILIK PENDISPENSAN CDR16 LG-PHM-31 BILIK GALENIKAL PRA-BUNGKUS17 LG-PHM-34 BILIK GALENIKAL INTERNAL18 LG-PHM-32 BILIK GALENIKAL EKSTERNAL19 LG-PHM-35 BILIK GALENIKAL PRODUK SIAP20 LG-PHM-37 BILIK TIMBANG21 LG-PHM-16 STOR LOSYEN & KRIM22 LG-PHM-15 STOR INJEKSI23 LG-PHM-13 STOR BAHAN KAKIS / MUDAH BAKAR24 LG-PHM-29 STOR UBAT LIST B25 LG-PHM-14 STOR LUPUS26 LG-PHM-08 PANTRI27 LG-PHM-18 BILIK PERALATAN RADICARE28 LG-PHM-19 TANDAS LELAKI29 LG-PHM-20 TANDAS PEREMPUAN30

12


HOSPITAL GUA MUSANG

---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

FARMASI KLINIK PAKAR

31 G-OP-06 PINTU BILIK PEGAWAI FARMASI32 G-OP-02 BILIK KAUNSELING (PINTU KACA)33 G-OP-03 BILIK KAUNSELING (PINTU KAYU)34 G-OP-05 SUB STOR (FARMASI KLINIK PAKAR)35 KABINET DDA (OPWC)36 KABINET DDA (OPSS)37 EXPIRED DDA DRAWER38 G-OP-04 PANTRI (INNER)39 PANTRI (OUTER)40

STOR PERUBATAN

41 PINTU UTAMA **42 LG-CS-03 PINTU LAMA KAUNTER DEPAN43 PINTU KECEMASAN44 LG-CS-04 STOR UBAT-UBATAN45 LG-CS-08A STOR CECAIR46 LG-CS-08 STOR BAHAN GETAH47 STOR BAHAN MUDAH TERBAKAR48 LG-CS-07 STOR ALAT PEMBEDAHAN49 SHUTTER L50 SHUTTER R

13


HOSPITAL GUA MUSANG

---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

SENARAI DAFTAR KUNCI JABATAN FARMASI, HOSPITAL

1. Buku Daftar Kunci Utama2. Buku Rekod Penyelenggaraan Kunci Loker3. Buku Daftar Kunci Farmasi Pesakit Dalam4. Buku Daftar Kunci Farmasi Klinik Pakar5. Buku Daftar Kunci Stor Perubatan6. Checklist Penerimaan Beg Perkhidmatan Farmasi 24 Jam, Jabatan Farmasi, Hospital 7. Buku Daftar Kunci Perkhidmatan Farmasi 24 Jam (Penolong Pegawai Farmasi)8. Buku Daftar Kunci Peti Keselamatan Kunci

Tarikh :

01/06/2011

KEPADA :Pegawai FarmasiHospital (Nama seperti dilampirkan)

RUJ. KAMI : Bil ( 70 ) dlm. 700/3-1-6 (Jld 2)

DARIPADA:Ketua Jabatan FarmasiHospital SALINAN :

PERKARA :Surat Kuasa Pemegang Kunci Pintu dan Kunci Peti Kunci Jabatan Farmasi / Farmasi Klinik Pakar / Stor Perubatan

Adalah saya dengan hormatnya merujuk kepada perkara di atas.

2. Sukacita dimaklumkan, tuan/ puan telah diberi kuasa untuk memegang kunci mengikut lokasi tempat bertugas.3. Adalah menjadi tanggungjawab tuan/ puan untuk menjaga keselamatan kunci berkenaan.

14

MEMO PERHUBUNGAN


HOSPITAL GUA MUSANG

---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

4. Sekiranya berlaku kehilangan kunci, sila laporkan kepada Ketua Jabatan dan membuat laporan polis.5. Sekiranya bertukar lokasi bertugas atau bertukar keluar dari Hospital , sila serahkan kunci berkenaan kepada Ketua Jabatan.

6. Kerjasama pihak tuan adalah amat dihargai.

Sekian, terima kasih.

“BERKHIDMAT UNTUK NEGARA”“KAMI SEDIA MEMBANTU”

Saya yang menurut perintah,

( )Ketua Jabatan Farmasi b.p Pengarah Hospital

Nama JawatanLokasi kunci

peti kunci yang dipegang

Jenis kunciAsal /

salinan

Lokasi kunci pintu masuk

yang dipegang

Jenis kunciAsal / salinan

Ketua Pegawai Farmasi Peti Kunci Utama Asal

IPD Asal

OPD, Stor SalinanPegawai

Farmasi U54IPD Asal IPD Salinan

Pegawai Farmasi U52

Jab. Nuklear Salinan

Pegawai Farmasi U48

OPD Asal OPD AsalSet kunci

Perkhidmatan Farmasi 24 Jam

(Pegawai Farmasi)

Salinan

Set kunci Perkhidmatan

Farmasi 24 Jam (Pegawai Farmasi)

Salinan

Pegawai Farmasi U44

Stor Perubatan Asal Stor Asal

Pegawai Farmasi U44

TCM Salinan

Pegawai Farmasi U44

Bilik Mesyuarat Salinan

15


HOSPITAL GUA MUSANG

---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

16

polisi pengurusan kunci jabatan farmasi

Documents