perkhidmatan utama penyelidikan pejabat timbalan...

NO. SEMAKAN : 02 NO. ISU : 02 TARIKH KUATKUASA : 22/8/2011 1 drp. 12

PERKHIDMATAN UTAMA PENYELIDIKAN

PEJABAT TIMBALAN NAIB CANSELOR (PENYELIDIKAN & INOVASI)

Kod Dokumen: PU/PY/GP08/HARTAINTELEK

GARIS PANDUAN PENGURUSAN PERMOHONAN HARTA INTELEK

1.0 TUJUAN

Garis panduan ini bertujuan untuk menerangkan kaedah pengurusan permohonan hak harta intelek hasil penyelidikan UPM di dalam dan luar negara.

2.0 TANGGUNGJAWAB

2.1 Pengarah RMC Ketua PTJ bertanggungjawab menentukan garis panduan ini dipatuhi.

2.2 Sesiapa yang terlibat dengan pengurusan permohonan hak harta intelek perlu mematuhi garis panduan ini.

3.0 TERMINOLOGI RMC : Pusat Pengurusan Penyelidikan JPHI : Jawatankuasa Penilaian Harta Intelek, UPM PTJ : Pusat Tanggungjawab PPS : Pegawai Penyelidik Sosial PS : Pegawai Sains PPT : Penolong Pegawai Tadbir PTO : Pembantu Tadbir Operasi UPM : Universiti Putra Malaysia UPMIP : Universiti Putra Malaysia’s Intellectual Property






4.0 DOKUMEN RUJUKAN

Kod Dokumen Tajuk Dokumen

- Akta Paten, 1983

- Dasar Harta Intelek Negara 2007

- Statut Universiti Putra Malaysia (Harta Intelek) 2003

- Akta Hakcipta 1986

- Akta Cap Dagangan 1976

- Akta Rekabentuk Perindustrian 1996

- Akta Varieti Tumbuhan Baru 2004

- Buku Peraturan Kewangan dan Perakaunan, Pejabat Bendahari, UPM

5.0 PANDUAN

5.1 PANDUAN PERMOHONAN HAK HARTA INTELEK

5.1.1 Dapatkan segala maklumat berkenaan dengan hak harta intelek melalui pejabat RMC dan sila lawati laman web Pejabat Timbalan Naib Canselor (Penyelidikan dan Inovasi)

5.1.2 Isikan borang permohonan yang bersesuaian dengan keperluan perlindungan hasil penyelidikan seperti berikut:

A) Borang Permohonan Paten (PU/PY/BR16/PATEN);

B) Borang Permohonan Hak Cipta (PU/PY/BR17/CR);

C) Borang Permohonan Cap Dagangan (PU/PY/BR18/TM);

D) Borang Permohonan Reka Bentuk Perindustrian (PU/PY/BR19/ID)

E) Borang Permohonan Varieti Tumbuhan Baru (PU/PY/BR20/NPV)

5.1.3 Kemukakan borang permohonan yang lengkap kepada Pejabat RMC.

5.1.4 Bentangkan permohonan harta intelek pada tarikh yang ditetapkan oleh RMC.

5.1.5 Jawatankuasa Penilaian Harta Intelek (JPHI UPM) akan menilai permohonan berdasarkan pembentangan yang dilakukan.






5.1.6 Keputusan permohonan akan dikeluarkan dalam masa lima (5) hari bekerja dari

tarikh pembentangan.

5.1.7 Buat pembaikan seperti yang disyorkan oleh JPHI dan kemukakan ke Pejabat RMC dalam masa yang ditetapkan (jika berkaitan).

5.1.8 Serahkan maklumat hasil penyelidikan yang lengkap kepada RMC atau ejen yang dilantik untuk proses perlindungan atau akuan berkanun bagi permohonan yang disokong.

5.1.9 Pastikan dokumen yang disediakan adalah lengkap dan memuaskan sebelum difailkan ke Pejabat Pendaftaran Harta Intelek atau ditandatangani oleh Pesuruhjaya Sumpah.

5.1.10 Terima maklumat pemfailan atau akuan berkanun dan salinan dokumen yang berkaitan daripada RMC untuk simpanan.

5.1.11 Keputusan permohonan pemfailan dan penerimaan sijil adalah di dalam jangka masa tiga (3) tahun atau lebih (bergantung kepada merit setiap kes).

5.2 PANDUAN PENGURUSAN DAN PEMANTAUAN PERMOHONAN HARTA INTELEK DALAM NEGARA

5.2.1 Terima dan semak borang permohonan mengikut jenis perlindungan hak harta

intelek seperti berikut:

a) Borang Permohonan Paten (PU/PY/BR16/PATEN);

b) Borang Permohonan Hak Cipta (PU/PY/BR17/CR);

c) Borang Permohonan Cap Dagangan (PU/PY/BR18/TM);

d) Borang Permohonan Reka Bentuk Perindustrian (PU/PY/BR19/ID) dan

e) Borang Permohonan Varieti Tumbuhan Baru (PU/PY/BR20/NPV)

-PPS/PS

5.2.2 Maklumkan pembaikan yang perlu dibuat oleh penyelidik jika borang permohonan yang diterima tidak lengkap.

-PPS/PS






5.2.3 Aturkan Sesi Pembentangan dan Penilaian Harta Intelek. -PTO

5.2.4 Hantar surat jemputan pembentangan kepada penyelidik

-PTO 5.2.5 Hantar surat jemputan kepada JPHI UPM untuk bermesyuarat bagi menilai

permohonan harta intelek. -PTO

5.2.6 Sediakan Borang Penilaian Permohonan Harta Intelek (PU/PY/BR21/IP) untuk dilengkapkan oleh Pengerusi JPHI UPM semasa mesyuarat.

-PTO 5.2.7 Jalankan proses penilaian dan buat keputusan sama ada untuk menyokong atau

tidak menyokong permohonan. -JPHI

5.2.8 Hantar surat keputusan kepada penyelidik dalam tempoh lima (5) hari bekerja

dari tarikh sesi pembentangan. -PTO

5.2.9 Terima dan semak dokumen pembaikan daripada penyelidik untuk proses

perlindungan permohonan harta intelek yang disokong dalam masa yang ditetapkan (jika berkaitan).

-PPS/PS 5.2.10 Jika melantik ejen, keluarkan surat lantikan kepada ejen berserta sesalinan

dokumen yang lengkap untuk proses perlindungan permohonan harta intelek dalam tempoh lima (5) hari bekerja dari tarikh sesi pembentangan.

-PPS/PS 5.2.11 Laksanakan proses carian, pendrafan atau penyediaan akuan berkanun (yang

mana berkaitan) yang akan difailkan ke Pejabat Pendaftaran Harta Intelek atau diperakui oleh pesuruhjaya sumpah dalam masa tiga (3) bulan selepas surat keputusan dikeluarkan. Jika ejen dilantik untuk membuat salah satu proses di atas, pantau dan pastikan ia dilaksanakan dalam masa tiga (3) bulan selepas surat lantikan ejen dikeluarkan.

-PPS/PS 5.2.12 Keluarkan surat kepada Pejabat Pendaftaran Harta Intelek berkaitan atau surat

arahan kepada ejen untuk melakukan pemfailan.






-PPS/PS 5.2.13 Terima laporan pemfailan daripada Pejabat Pendaftaran Harta Intelek berkaitan

atau dari ejen dan hantar sesalinan laporan pemfailan atau akuan berkanun kepada penyelidik.

-PPS/PS/PPT 5.2.14 Jalankan penilaian prestasi ejen menggunakan Borang Rekod Prestasi Ejen Harta

Intelek (PU/PY/BR22/EJEN) (jika ejen dilantik). -PPS/PS

5.2.15 Terima Sijil Pemfailan dari Pejabat Pendaftaran Harta Intelek atau dari ejen dan

hantar sesalinan Sijil Pemfailan kepada penyelidik. -PPS/PS/PPT

5.2.16 Rekodkan maklumat pemfailan atau akuan berkanun ke pangkalan data UPMIP.

-PPS/PS 5.2.17 Terima notis pemfailan luar negara daripada ejen dalam masa;

dua belas (12) bulan untuk perlindungan paten dan varieti tumbuhan baru dari tarikh pemfailan pertama.

enam (6) bulan untuk perlindungan cap dagangan dan reka bentuk perindustrian dari tarikh pemfailan pertama.

Hantar notis kepada penyelidik untuk kemukakan permohonan (jika perlu).

-PPS/PS/PPT

5.2.18 Hantar surat peringatan kepada penyelidik untuk memfailkan permohonan ke luar negara, selewatnya tiga (3) bulan sebelum tarikh tamat permohonan.

-PPS/PS/PPT 5.2.19 Terima notis daripada Pejabat Pendaftaran Harta Intelek berkaitan atau ejen

untuk permintaan pemeriksaan harta intelek. -PPS/PS

5.2.20 Keluarkan surat kepada Pejabat Pendaftaran Harta Intelek berkaitan atau surat

arahan kepada ejen untuk permintaan pemeriksaan. -PPS/PS/PPT






5.2.21 Terima dan semak laporan pemeriksaan daripada Pejabat Pendaftaran Harta

Intelek berkaitan atau ejen. -PPS/PS

5.2.22 Hantar sesalinan laporan pemeriksaan kepada penyelidik untuk penyediaan

maklum balas, penambahbaikan atau penyimpanan sampel (jika berkaitan). -PPS/PS/PPT

5.2.23 Keluarkan surat kepada Pejabat Pendaftaran Harta Intelek berkaitan atau surat

arahan kepada ejen untuk memfailkan maklum balas, penambahbaikan atau penyimpanan sampel dalam tempoh masa yang ditetapkan (jika berkaitan).

-PPS/PS/PPT 5.2.24 Terima sijil pendaftaran harta intelek daripada Pejabat Pendaftaran Harta

Intelek berkaitan atau ejen dan hantar sesalinan sijil kepada penyelidik. -PPS/PS/PPT

5.2.25 Rekodkan maklumat pendaftaran harta intelek ke pangkalan

data UPMIP. -PPS/PS

5.2.26

Terima notis pembaharuan tempoh perlindungan daripada Pejabat Pendaftaran Harta Intelek berkaitan atau ejen.

-PPS/PS 5.2.27 Keluarkan surat kepada Pejabat Pendaftaran Harta Intelek berkaitan atau surat

arahan kepada ejen untuk permintaan memperbaharui perlindungan harta intelek dalam tempoh masa yang ditetapkan oleh RMC atau ejen (jika berkaitan).

-PPS/PS/PPT 5.2.28 Terima sijil pembaharuan daripada Pejabat Pendaftaran Harta Intelek berkaitan

atau ejen dan hantar sesalinan sijil kepada penyelidik. -PPS/PS/PPT

5.2.29 Rekodkan maklumat pembaharuan harta intelek ke pangkalan data UPMIP.

-PPS/PS 5.2.30 Serahkan invois yang telah disemak kepada kerani kewangan untuk urusan

pembayaran dengan pihak Bendahari.






- PPS

5.3 PANDUAN PENGURUSAN DAN PEMANTAUAN PERMOHONAN HARTA INTELEK LUAR NEGARA

5.3.1 Terima permohonan harta intelek luar negara berserta hasil kajian potensi

pasaran bagi negara yang ingin difailkan daripada penyelidik (jika berkaitan). -PPS/PS

5.3.2 Aturkan Sesi Pembentangan dan Penilaian pemfailan harta intelek.

-PTO/PPT

5.3.3 Hantar surat jemputan pembentangan kepada penyelidik untuk membentangkan permohonan.

-PTO

5.3.4 Hantar surat jemputan kepada JPHI UPM untuk bermesyuarat bagi menilai permohonan harta intelek.

-PTO

5.3.5 Jalankan proses penilaian berdasarkan pembentangan hasil kajian potensi pasaran bagi permohonan yang berkenaan dan buat keputusan sama ada untuk menyokong atau tidak menyokong permohonan.

-JPHI

5.3.6 Hantar surat keputusan permohonan kepada penyelidik dalam tempoh lima (5) hari bekerja dari tarikh pembentangan.

-PTO

5.3.7 Keluarkan surat lantikan ejen untuk memfailkan permohonan ke luar negara berdasarkan keputusan penilaian dalam tempoh lima (5) hari bekerja dari tarikh pembentangan.

-PPS/PS

5.3.8 Pantau dan pastikan ejen melakukan pemfailan harta intelek ke Pejabat Pendaftaran Harta Intelek luar negara berkaitan dengan membuat tuntutan tarikh prioriti pemfailan pertama.

-PPS/PS

5.3.9 Terima laporan pemfailan luar negara daripada ejen dan hantar sesalinan






butiran pemfailan luar negara kepada penyelidik. -PPS/PS/PPT

5.3.10 Rekodkan maklumat pemfailan luar negara ke pangkalan data UPMIP.

-PPS/PS 5.3.11 Terima notis daripada ejen untuk permintaan pemeriksaan harta intelek.

-PPS/PS 5.3.12 Keluarkan surat arahan kepada ejen untuk memohon pemeriksaan dokumen di

Pejabat Pendaftaran Harta Intelek yang berkenaan selewat-lewatnya dua (2) bulan sebelum tarikh tamat permohonan pemeriksaan.

-PPS/PS 5.3.13 Terima dan semak laporan pemeriksaan dokumen daripada ejen.

-PPS/PS 5.3.14 Hantar sesalinan laporan pemeriksaan kepada penyelidik untuk penyediaan

maklum balas, penambahbaikan atau penyimpanan sampel (jika berkaitan). -PPS/PS/PPT

5.3.15 Keluarkan surat arahan kepada ejen untuk menyediakan dan memfailkan

maklum balas, penambahbaikan atau penyimpanan sampel dalam tempoh masa yang ditetapkan (jika berkaitan).

-PPS/PS 5.3.16 Terima sijil pendaftaran harta intelek luar negara daripada ejen dan hantar

sesalinan sijil kepada penyelidik. -PPS/PS/PPT

5.3.17 Rekodkan maklumat pendaftaran harta intelek luar negara ke pangkalan data

UPMIP. -PPS/PS

5.3.18 Terima notis pembaharuan tempoh perlindungan daripada ejen.

-PPS/PS 5.3.19 Keluarkan surat arahan kepada ejen untuk permintaan memperbaharui

perlindungan dalam tempoh masa yang ditetapkan (jika berkaitan). -PPS/PS






5.3.20 Terima sijil pembaharuan daripada ejen dan hantar sesalinan sijil kepada penyelidik.

-PPS/PS/PPT 5.3.21 Rekodkan maklumat pembaharuan harta intelek ke pangkalan data UPMIP.

-PPS/PS 5.3.22 Serahkan invois yang telah disemak kepada kerani kewangan untuk urusan

pembayaran dengan pihak Bendahari. -PPS

5.4 PANDUAN PENILAIAN PERMOHONAN HARTA INTELEK DALAM DAN LUAR NEGARA OLEH JAWATANKUASA PENILAIAN HARTA INTELEK (JPHI) 5.4.1 Penilaian permohonan harta intelek dalam negara adalah dibuat berdasarkan

kriteria berikut:

Keaslian reka cipta / hasil penyelidikan

Potensi pasaran / komersil

Kelengkapan maklumat hasil penyelidikan dalam borang permohonan harta intelek yang disediakan oleh penyelidik

5.4.2 Penilaian bagi permohonan harta intelek luar negara adalah dibuat berdasarkan

kriteria berikut :

Potensi pasaran dan komersil di setiap negara yang ingin difailkan. 5.4.3 Terma rujukan umum bagi JPHI adalah seperti berikut :

Menentukan kriteria permohonan harta intelek di UPM sebagai asas umum menilai dan menyokong permohonan.

Menilai secara umum berdasarkan permohonan harta intelek yang lengkap dan membuat cadangan sewajarnya bagi memproses permohonan harta intelek di UPM berjalan lancar. Jika wujud keperluan pembaikan, alasan yang munasabah serta cadangan pembaikan perlu dilaporkan kepada penyelidik.

Memantau proses permohonan harta intelek sehingga mendapat sijil.






5.5 PANDUAN PERLANTIKAN DAN PEMBAYARAN INVOIS KEPADA EJEN

5.5.1 Pelantikan ejen adalah dibuat untuk membantu UPM dalam proses yang berkaitan

dengan perlindungan hak harta intelek seperti mendraf spesifikasi, mendapatkan pengesahan Akuan Berkanun, penyimpanan varieti tumbuhan baru, memfailkan permohonan dan memohon pemeriksaan bagi permohonan yang disokong oleh JHPI.

5.5.2 Tentukan ejen harta intelek mengikut giliran, kepakaran dan pemilihan ejen juga

boleh dibuat oleh penyelidik. 5.5.3 Keluarkan surat lantikan kepada ejen dalam masa lima (5) hari bekerja dari tarikh

pembentangan bagi permohonan yang disokong.

5.5.4 Hantar sesalinan dokumen berkenaan kepada penyelidik untuk makluman. 5.5.5 Lakukan pertukaran ejen jika terdapat surat aduan daripada penyelidik berkenaan

prestasi ejen yang tidak memuaskan. 5.5.6 Keluarkan surat peringatan kepada ejen untuk memperbaiki prestasi dalam

memberi perkhidmatan kepada penyelidik.

5.5.7 Keluarkan surat arahan kepada ejen baru, lima (5) hari dari tarikh surat aduan diterima.

5.5.8 Jalankan penilaian prestasi ejen setelah permohonan difailkan ke Pejabat

Pendaftaran Harta Intelek menggunakan Borang Rekod Prestasi Ejen Harta Intelek (PU/PY/BR22/EJEN). Maklumkan kepada ejen harta intelek berkenaan dengan penilaian prestasi ejen.

5.5.9 Terima, semak dan dapatkan pengesahan Pengarah/Timbalan Pengarah RMC ke

atas pembayaran invois yang dihantar oleh ejen.

5.5.10 Jalankan proses pembayaran mengikut panduan kewangan Pejabat Bendahari dengan melengkapkan borang yang berkaitan.






6.0 REKOD KUALITI

Bil No. Fail, Nama Fail dan

Senarai Rekod

Tempat dan Tempoh

Simpanan

Tanggung- Jawab

Menyenggara

Kuasa dan Cara

Melupus

1.

UPM/100-45/ 1 Fail Permohonan Harta Intelek (SULIT) 1) Borang Permohonan Harta Intelek;

2) Surat panggilan Sesi Pembentangan dan Penilaian

Harta Intelek;

3) Sesalinan pembentangan Harta Intelek (jika ada);

4) Borang Penilaian Permohonan Harta Intelek

(PU/PY/BR21/IP);

5) Surat Keputusan Sesi Pembentangan dan Penilaian

Harta Intelek;

6) Sesalinan minit Sesi Pembentangan dan Penilaian

Harta Intelek;

RMC

Kekal

PPS/PS/ PPT/ PTO

Pengarah

Arkib

2.

UPM/100-45/ 2 Fail Projek (Nama Reka cipta/Penyelidik) (SULIT)

1) Salinan borang permohonan 2) Surat Lantikan Ejen Harta Intelek (jika berkaitan); 3) Spesifikasi Harta Intelek (jika berkaitan); 4) Salinan Sijil Pemfailan/akuan berkanun Harta

Intelek (jika berkaitan); 5) Borang pelantikan ejen harta intelek (jika berkitan) 6) Notis pemfailan PCT/Luar negara (jika berkaitan); 7) Dokumen berkaitan PCT/Luar negara (jika

berkaitan); 8) Borang pemeriksaan harta intelek (jika berkaitan); 9) Laporan pemeriksaan Harta intelek (Malaysia) (jika

berkaitan); 10) Laporan pemeriksaan harta intelek (Luar Negara)

(jika berkaitan); 11) Salinan Sijil harta intelek & Sijil Pembaharuan harta

intelek (jika berkaitan); 12) Lain-lain yang berkaitan

RMC

Kekal

PPS/PS/ PPT/PTO

Pengarah

Arkib






Bil No. Fail, Nama Fail dan

Senarai Rekod

Tempat dan Tempoh

Simpanan

Tanggung- Jawab

Menyenggara

Kuasa dan Cara

Melupus

3.

UPM/100-45/3 Fail Pemantauan 1) Senarai permohonan yang telah diberi kepada ejen 2) Borang penilaian prestasi ejen. 3) Lain-lain yang berkaitan

RMC

Kekal

PPS/PS/

PPT

Pengarah

Arkib

4.

Pangkalan Data UPMIP Laman web sistem UPMIP

RMC

Kekal

PPS/PS

Pengarah

Arkib

7.0 SEJARAH SEMAKAN

No. Isu

No. Semakan

No. CPD Kelulusan Mesyuarat Disedia/Disemak

Oleh Dilulus/Diluluskan

Semula Oleh Tarikh

Kuatkuasa

02 00 - - TNCPI WP 03/01/2011

02 01 PU/PY/07-01/2011

Mesyuarat Pengurusan Pejabat Timbalan Naib Canselor (Penyelidikan & Inovasi)Kali Ke-16 (Bil.3/2011) Minit 16.4.1(3)

TNCPI WP 13/05/2011

02 02 PU/PY/22/2011

Mesyuarat Pengurusan Pejabat Timbalan Naib Canselor (Penyelidikan & Inovasi) Secara Edaran bertarikh 09/08/2011

TNCPI WP 22/8/2011

perkhidmatan utama penyelidikan pejabat timbalan...

Documents