sokongan halaman: 1/16 penyelenggaraan...

16
SOKONGAN PENYELENGGARAAN PERALATAN & KEMUDAHAN INFRASTRUKTUR PEJABAT PEMBANGUNAN DAN PENGURUSAN ASET Kod Dokumen: UPM/SOK/PYG/P001 Halaman: 1/16 No. Semakan: 03 No. Isu: 02 PROSEDUR PENYELENGGARAAN BAIK PULIH Tarikh: 09/05/2012 1.0 TUJUAN Prosedur ini menerangkan secara terperinci proses-proses dalam penyelenggaraan baik pulih. 2.0 SKOP Prosedur ini merangkumi proses penyelenggaraan baik pulih (corrective maintenance) bagi peralatan, mesin, kenderaan/jentera dan kemudahan infrastruktur (kecuali inftrastruktur ICT) di Universiti Putra Malaysia. 3.0 DOKUMEN RUJUKAN Kod Dokumen Tajuk Dokumen SOK/PYG/GP01 Garis Panduan Penyelenggaraan Baik Pulih (P.W. 5178/85) Undang-Undang Kecil Bangunan Seragam 1984 International Law Book Services JKR-20800 Jadual Kadar Harga Kerja-Kerja Kecil 4.0 SINGKATAN DAN TERMINOLOGI UPM : Universiti Putra Malaysia PPPA : Pejabat Pembangunan dan Pengurusan Aset JKKK : Jawatankuasa Kelulusan Kerja (PPPA) JKSpH : Jawatankuasa Spesifikasi dan Harga, Pejabat Bendahari Infrastruktur : Semua Jenis Fasiliti Termasuk Bangunan, Bekalan Elektrik, Bekalan Air, Jalan Raya dan sebagainya kecuali infrastruktur ICT KBPF : Ketua Bahagian Pengurusan Fasiliti PTJ : Pusat Tanggungjawab PYB : Pegawai Yang Bertanggungjawab Penyelia : Jurutera, Pegawai Sains, Pegawai Tadbir, Penolong Jurutera, Penolong Pegawai Sains, Penolong Pegawai Tadbir dan Pembantu Makmal atau mana-mana pegawai yang dilantik oleh Ketua Pusat Tanggungjawab

Upload: others

Post on 27-Apr-2020

16 views

Category:

Documents


0 download

TRANSCRIPT

Page 1: SOKONGAN Halaman: 1/16 PENYELENGGARAAN …reg.upm.edu.my/spk_upm/SOK-PYG-web/dok_sok_pyg_9.5...sokongan penyelenggaraan peralatan & kemudahan infrastruktur pejabat pembangunan dan

SOKONGAN PENYELENGGARAAN PERALATAN &

KEMUDAHAN INFRASTRUKTUR

PEJABAT PEMBANGUNAN DAN PENGURUSAN ASET

Kod Dokumen: UPM/SOK/PYG/P001

Halaman: 1/16

No. Semakan: 03

No. Isu: 02

PROSEDUR PENYELENGGARAAN BAIK PULIH Tarikh: 09/05/2012

1.0 TUJUAN Prosedur ini menerangkan secara terperinci proses-proses dalam penyelenggaraan baik pulih.

2.0 SKOP

Prosedur ini merangkumi proses penyelenggaraan baik pulih (corrective maintenance) bagi peralatan, mesin, kenderaan/jentera dan kemudahan infrastruktur (kecuali inftrastruktur ICT) di Universiti Putra Malaysia.

3.0 DOKUMEN RUJUKAN

Kod Dokumen Tajuk Dokumen

SOK/PYG/GP01 Garis Panduan Penyelenggaraan Baik Pulih

(P.W. 5178/85) Undang-Undang Kecil Bangunan Seragam 1984 – International Law Book Services

JKR-20800 Jadual Kadar Harga Kerja-Kerja Kecil

4.0 SINGKATAN DAN TERMINOLOGI

UPM : Universiti Putra Malaysia PPPA : Pejabat Pembangunan dan Pengurusan Aset JKKK : Jawatankuasa Kelulusan Kerja (PPPA) JKSpH : Jawatankuasa Spesifikasi dan Harga, Pejabat Bendahari Infrastruktur : Semua Jenis Fasiliti Termasuk Bangunan, Bekalan Elektrik,

Bekalan Air, Jalan Raya dan sebagainya kecuali infrastruktur ICT KBPF : Ketua Bahagian Pengurusan Fasiliti PTJ : Pusat Tanggungjawab PYB : Pegawai Yang Bertanggungjawab Penyelia : Jurutera, Pegawai Sains, Pegawai Tadbir, Penolong Jurutera,

Penolong Pegawai Sains, Penolong Pegawai Tadbir dan Pembantu Makmal atau mana-mana pegawai yang dilantik oleh Ketua Pusat Tanggungjawab

Page 2: SOKONGAN Halaman: 1/16 PENYELENGGARAAN …reg.upm.edu.my/spk_upm/SOK-PYG-web/dok_sok_pyg_9.5...sokongan penyelenggaraan peralatan & kemudahan infrastruktur pejabat pembangunan dan

SOKONGAN PENYELENGGARAAN PERALATAN &

KEMUDAHAN INFRASTRUKTUR

PEJABAT PEMBANGUNAN DAN PENGURUSAN ASET

Kod Dokumen: UPM/SOK/PYG/P001

Halaman: 2/16

No. Semakan: 03

No. Isu: 02

PROSEDUR PENYELENGGARAAN BAIK PULIH Tarikh: 09/05/2012

Kenderaan : Terdiri daripada SUV, MPV, kereta, bas, lori, van, ‘pick-up truck’ dan motosikal

e-Aduan : Aduan yang diterima melalui laman sesawang e-aduan 5.0 TANGGUNGJAWAB

Ketua PTJ bertanggungjawab sepenuhnya dalam memastikan Prosedur Penyelenggaraan Baik Pulih dilaksanakan. Semua pihak yang terlibat dalam pelaksanaan penyelenggaraan baik pulih bertanggungjawab mematuhi prosedur ini.

Page 3: SOKONGAN Halaman: 1/16 PENYELENGGARAAN …reg.upm.edu.my/spk_upm/SOK-PYG-web/dok_sok_pyg_9.5...sokongan penyelenggaraan peralatan & kemudahan infrastruktur pejabat pembangunan dan

SOKONGAN PENYELENGGARAAN PERALATAN &

KEMUDAHAN INFRASTRUKTUR

PEJABAT PEMBANGUNAN DAN PENGURUSAN ASET

Kod Dokumen: UPM/SOK/PYG/P001

Halaman: 3/16

No. Semakan: 03

No. Isu: 02

PROSEDUR PENYELENGGARAAN BAIK PULIH Tarikh: 09/05/2012

5.0 CARTA ALIR

Mula

Kenal pasti

Kerosakan/

Pembaikan

Infrastruktur?

Lengkapkan Borang

Permohonan Khidmat

Pembangunan/e-Aduan

Terima

Permohonan

Semak dan

Agih

Kenal pasti

Keperluan

PTJ

Laksana

Kendiri?

Semak dan

Syor

Laporan

Mesyuarat

JKKK

Keputusan

JKKK

Tindakan?

Darurat?

Perlu

Khidmat

Luar?

Kurang

RM100,000?

Lebih

RM20,000

Sedia Dokumen

Tawaran Kerja

Undi

Mesyuarat

JKSpH

Pemilihan

dan

Pelantikan

Kontraktor

Pelaksanaan

Kerja

Lengkapkan Borang

Penyelenggaraan

Terima

Permohonan

Ekonomi

dibaiki?

Labelkan item

yang rosak

Ada Tempoh

Jaminan?

Hubungi

Pembekal

Rekod

Dalam Daftar

Aset (FAMS)

Perlu

Khidmat

Luar?

Dapatkan

Khidmat

Selenggara

Luar

Selenggara

Dalaman

Lupus

Laksana

Mengikut

Prosedur

Perolehan

7.1

7.2

7.3

7.5

7.6

7.7

7.8

7.9

7.10

7.11

7.12

7.13

7.14

7.15

7.16

7.17

7.18

7.19

7.24

7.25

Tidak

Ya

Ya

PTJ

PPPA

Tidak

Ya

Ya

Tidak

Ya

Tidak

Ya

Tidak

Tidak

Ya

Ya

Tidak

Perlu

Kelulusan

JKKK?

7.4

Tidak

Ya

Tidak

Tidak

YaKurang

RM500,000

?

Sediakan

Spesifikasi

dan Lukisan

Sediakan

Dokumen

Tawaran Kerja

Sebut Harga

7.20

7.21

7.23

Ya

Kelulusan

Spesifikasi?

7.22

Tidak

Ya

Infrastruktur?

Ya

Tidak

7.26

7.27

7.28

7.29

7.30

7.31

7.32

7.33

7.34

7.35

7.36

7.37

7.38

7.39

Tamat

Page 4: SOKONGAN Halaman: 1/16 PENYELENGGARAAN …reg.upm.edu.my/spk_upm/SOK-PYG-web/dok_sok_pyg_9.5...sokongan penyelenggaraan peralatan & kemudahan infrastruktur pejabat pembangunan dan

SOKONGAN PENYELENGGARAAN PERALATAN &

KEMUDAHAN INFRASTRUKTUR

PEJABAT PEMBANGUNAN DAN PENGURUSAN ASET

Kod Dokumen: UPM/SOK/PYG/P001

Halaman: 4/16

No. Semakan: 03

No. Isu: 02

PROSEDUR PENYELENGGARAAN BAIK PULIH Tarikh: 09/05/2012

7.0 PROSES TERPERINCI

Bil. Tindakan Tanggungjawab

7.1 Mula

7.2 Kenal Pasti Kerosakan / Pembaikan 7.2.1 Kenal pasti jenis kerosakan/pembaikan untuk dibaik pulih 7.2.2 Bagi penyelenggaraan infrastruktur di PPPA, ikut langkah

7.5 (kecuali kenderaan)

PYB, PTJ

PYB, PPPA

7.3 Infrastruktur? 7.3.1 Jika Ya, ikut Langkah 7.4

7.3.2 Jika Tidak, ikut Langkah 7.26

PYB, PTJ

PYB, PTJ

7.4 Perlu Kelulusan JKKK? 7.4.1 Jika Ya, ikut langkah 7.5 7.4.2 Jika Tidak, ikut langkah 7.26

PYB, PTJ

PYB, PTJ

7.5 Lengkapkan Borang Permohonan Khidmat Pembangunan/ e-Aduan 7.5.1 Lengkapkan Borang Permohonan Khidmat Pembangunan

(SOK/PYG/BR01)/e-Aduan 7.5.2 Kemukakan Borang Permohonan Khidmat Pembangunan

(SOK/PYG/BR01) kepada PPPA

PYB, PTJ

PYB, PTJ

7.6 Terima Permohonan 7.6.1 Terima Borang Permohonan Khidmat Pembangunan (SOK/PYG/BR01) dari Kaunter Khidmat Pembangunan

PYB, PPPA

Page 5: SOKONGAN Halaman: 1/16 PENYELENGGARAAN …reg.upm.edu.my/spk_upm/SOK-PYG-web/dok_sok_pyg_9.5...sokongan penyelenggaraan peralatan & kemudahan infrastruktur pejabat pembangunan dan

SOKONGAN PENYELENGGARAAN PERALATAN &

KEMUDAHAN INFRASTRUKTUR

PEJABAT PEMBANGUNAN DAN PENGURUSAN ASET

Kod Dokumen: UPM/SOK/PYG/P001

Halaman: 5/16

No. Semakan: 03

No. Isu: 02

PROSEDUR PENYELENGGARAAN BAIK PULIH Tarikh: 09/05/2012

7.6.2 Rekod permohonan dalam Log Penerimaan dan

Pengagihan Borang Permohonan Khidmat Pembangunan (SOK/PYG/BL01)

7.6.3 Bagi e-aduan, ia akan direkodkan secara automatik dalam sistem e-aduan dan agihan kerja akan dibuat oleh KBPF

7.6.4 Serahkan Borang Permohonan Khidmat Pembangunan

(SOK/PYG/BR01) kepada KBPF dalam tempoh tiga (3) hari bekerja

7.6.5 Simpan salinan Borang Permohonan Khidmat

Pembangunan (SOK/PYG/BR01) dalam fail Permohonan Penyelenggaraan Baik Pulih

PYB, PTJ

PYB, PPPA

PYB, PPPA

PYB, PPPA

7.7 Semak dan Agih 7.7.1 Semak dan agih borang permohonan kepada pegawai yang

bertanggungjawab mengikut bidang PYB, PPPA

7.8 Kenal Pasti Keperluan PTJ 7.8.1 Terima, semak dan agih permohonan kepada Penolong

Jurutera yang berkaitan 7.8.2 Untuk e-aduan, cetak ’work order’ dari ’web central’ dan

agihkan kepada Penolong Jurutera yang berkaitan

PYB, PPPA

PYB, PPPA

7.8.3 Semak permohonan dan agih kepada Juruteknik Penjaga

Jentera PYB, PPPA

7.8.4 Buat siasatan dalam tempoh tujuh (7) hari bekerja PYB, PPPA 7.9 Laksana Kendiri? 7.9.1 Jika Ya, ikut langkah 7.25 PYB, PPPA

Page 6: SOKONGAN Halaman: 1/16 PENYELENGGARAAN …reg.upm.edu.my/spk_upm/SOK-PYG-web/dok_sok_pyg_9.5...sokongan penyelenggaraan peralatan & kemudahan infrastruktur pejabat pembangunan dan

SOKONGAN PENYELENGGARAAN PERALATAN &

KEMUDAHAN INFRASTRUKTUR

PEJABAT PEMBANGUNAN DAN PENGURUSAN ASET

Kod Dokumen: UPM/SOK/PYG/P001

Halaman: 6/16

No. Semakan: 03

No. Isu: 02

PROSEDUR PENYELENGGARAAN BAIK PULIH Tarikh: 09/05/2012

7.9.2 Jika Tidak, ikut langkah 7.10 PYB, PPPA

7.10 Semak dan Syor 7.10.1 Terima, semak dan syor Laporan Siasatan PYB, PPPA 7.10.2 Hantar laporan kepada Sekretariat JKKK untuk

dibentangkan dalam Mesyuarat JKKK PYB, PPPA

7.11 Mesyuarat JKKK 7.11.1 Terima surat panggilan Mesyuarat JKKK PYB, PPPA 7.11.2 Adakan Mesyuarat JKKK (jika perlu) dengan Merujuk

Tatacara Mesyuarat JKKK dalam Garis Panduan Penyelenggaraan Baik Pulih (SOK/PYG/GP01)

PYB, PPPA

7.11.3 Bentangkan laporan dalam Mesyuarat JKKK (jika perlu) PYB, PPPA 7.11.4 Sekiranya kerja DARURAT, keputusan mesyuarat adalah

secara edaran PYB, PPPA

7.12 Keputusan JKKK 7.12.1 Pamerkan keputusan JKKK dalam laman web PPPA dalam

tempoh tiga (3) hari bekerja selepas Mesyuarat JKKK dilaksanakan

PYB, PPPA

7.13 Tindakan? 7.13.1 Sekiranya tindakan oleh PTJ, ikut langkah 7.29 PYB, PPPA 7.13.2 Sekiranya tindakan oleh PPPA, ikut langkah 7.14 PYB, PPPA 7.14 Darurat? 7.14.1 Sekiranya Ya, ikut langkah 7.24 PYB, PPPA

Page 7: SOKONGAN Halaman: 1/16 PENYELENGGARAAN …reg.upm.edu.my/spk_upm/SOK-PYG-web/dok_sok_pyg_9.5...sokongan penyelenggaraan peralatan & kemudahan infrastruktur pejabat pembangunan dan

SOKONGAN PENYELENGGARAAN PERALATAN &

KEMUDAHAN INFRASTRUKTUR

PEJABAT PEMBANGUNAN DAN PENGURUSAN ASET

Kod Dokumen: UPM/SOK/PYG/P001

Halaman: 7/16

No. Semakan: 03

No. Isu: 02

PROSEDUR PENYELENGGARAAN BAIK PULIH Tarikh: 09/05/2012

7.14.2 Sekiranya Tidak, ikut langkah 7.15

PYB, PPPA

7.15 Perlu Khidmat Luar? 7.15.1 Sekiranya Ya, ikut langkah 7.16 PYB, PPPA 7.15.2 Sekiranya Tidak, ikut langkah 7.25 PYB, PPPA 7.16 Kurang RM100,000? 7.16.1 Sekiranya Ya, ikut langkah 7.17 PYB, PPPA 7.16.2 Sekiranya Tidak, ikut langkah 7.20 PYB, PPPA 7.17 Lebih RM20,000? 7.17.1 Jika Ya, ikut langkah 7.18 PYB, PPPA 7.17.2 Jika Tidak, ikut langkah 7.24 PYB, PPPA 7.18 Sedia Dokumen Tawaran Kerja Undi 7.18.1 Sediakan Dokumen Tawaran Kerja Undi PYB, PPPA 7.18.2 Hantar Dokumen Tawaran Kerja Undi bersama Borang RO

(SOK/KEW/BR002/BUY) kepada Sekretariat JKSpH, Pejabat Bendahari

PYB, PPPA

7.19 Mesyuarat JKSpH 7.19.1 Terima makluman untuk hadir Mesyuarat JKSpH PYB, PPPA 7.19.2 Bentangkan Dokumen Tawaran Kerja Undi dalam

Mesyuarat JKSpH PYB, PPPA

7.20 Kurang RM500,000?

Page 8: SOKONGAN Halaman: 1/16 PENYELENGGARAAN …reg.upm.edu.my/spk_upm/SOK-PYG-web/dok_sok_pyg_9.5...sokongan penyelenggaraan peralatan & kemudahan infrastruktur pejabat pembangunan dan

SOKONGAN PENYELENGGARAAN PERALATAN &

KEMUDAHAN INFRASTRUKTUR

PEJABAT PEMBANGUNAN DAN PENGURUSAN ASET

Kod Dokumen: UPM/SOK/PYG/P001

Halaman: 8/16

No. Semakan: 03

No. Isu: 02

PROSEDUR PENYELENGGARAAN BAIK PULIH Tarikh: 09/05/2012

7.20.1 Jika Ya, ikut langkah 7.21 PYB, PPPA 7.20.2 Jika Tidak, ikut langkah 7.39 PYB, PPPA 7.21 Sediakan Spesifikasi dan Lukisan 7.21.1 Sediakan Spesifikasi, Lukisan dan Anggaran Kos PYB, PPPA 7.21.2 Hantar ke JKKK untuk kelulusan spesifikasi PYB, PPPA 7.22 Kelulusan Spesifikasi? 7.22.1 Jika Ya, ikut langkah 7.23 PYB, PPPA 7.22.2 Jika Tidak, ikut langkah 7.21 PYB, PPPA 7.23 Sediakan Dokumen Tawaran Kerja Sebut Harga 7.23.1 Sediakan Dokumen Tawaran Kerja Sebut Harga PYB, PPPA 7.23.2 Hantar Dokumen Tawaran Kerja Sebut Harga bersama

Borang RO (SOK/KEW/BR002/BUY) ke Pejabat Bendahari PYB, PPPA

7.24 Pemilihan dan Pelantikan Kontraktor 7.24.1 Laksana pemilihan dan pelantikan kontraktor dengan

merujuk Garis Panduan Penyelenggaraan Baik Pulih (SOK/PYG/GP01)

PYB, PPPA

7.25 Pelaksanaan Kerja 7.25.1 Laksana kerja dengan merujuk Garis Panduan

Penyelenggaraan Baik Pulih (SOK/PYG/GP01). Proses tamat.

PYB, PPPA

7.26 Lengkapkan Borang Penyelenggaraan 7.26.1 Lengkapkan Borang Penyelenggaraan (SOK/PYG/BR17) Pemohon

Page 9: SOKONGAN Halaman: 1/16 PENYELENGGARAAN …reg.upm.edu.my/spk_upm/SOK-PYG-web/dok_sok_pyg_9.5...sokongan penyelenggaraan peralatan & kemudahan infrastruktur pejabat pembangunan dan

SOKONGAN PENYELENGGARAAN PERALATAN &

KEMUDAHAN INFRASTRUKTUR

PEJABAT PEMBANGUNAN DAN PENGURUSAN ASET

Kod Dokumen: UPM/SOK/PYG/P001

Halaman: 9/16

No. Semakan: 03

No. Isu: 02

PROSEDUR PENYELENGGARAAN BAIK PULIH Tarikh: 09/05/2012

7.26.2 Kemukakan Borang Penyelenggaraan (SOK/PYG/BR17)

kepada Penyelia 7.26.3 Bagi kolej kediaman rujuk operasi Kolej Kediaman iaitu

Garis Panduan Aduan Kerosakan Penginapan Pelajar (OPR/KOLEJ/GP01/PEN002)

Pemohon

Pemohon

7.27 Terima Permohonan 7.27.1 Terima Borang Penyelenggaraan (SOK/PYG/BR17)

[Bagi kolej, terima Borang Aduan Kerosakan Penginapan Pelajar (OPR/KOLEJ/BR03/PEN002)]

Penyelia

7.27.2 Rekod permohonan dalam Log Penerimaan dan Pengagihan Borang Penyelenggaraan (SOK/PYG/BL02) [Bagi kolej, rujuk pada Prosedur Operasi Perkhidmatan Sokongan Kolej Kediaman]

Penyelia

7.28 Infrastruktur? 7.28.1 Jika Ya, ikut langkah 7.29 Penyelia 7.28.2 Jika Tidak, ikut langkah 7.30 Penyelia 7.29 Laksana Mengikut Prosedur Perolehan 7.29.1 Rujuk Prosedur Perolehan Universiti, Pejabat Bendahari,

UPM, proses tamat. 7.29.2 Laksanakan kerja. Buat penilaian prestasi kontraktor

dengan menginput maklumat ke dalam sistem penilaian prestasi syarikat melalui laman web Pejabat Bendahari.

PYB, PTJ

PYB, PTJ

7.30 Ekonomi dibaiki? 7.30.1 Jika Ya, ikut langkah 7.31 Penyelia

Page 10: SOKONGAN Halaman: 1/16 PENYELENGGARAAN …reg.upm.edu.my/spk_upm/SOK-PYG-web/dok_sok_pyg_9.5...sokongan penyelenggaraan peralatan & kemudahan infrastruktur pejabat pembangunan dan

SOKONGAN PENYELENGGARAAN PERALATAN &

KEMUDAHAN INFRASTRUKTUR

PEJABAT PEMBANGUNAN DAN PENGURUSAN ASET

Kod Dokumen: UPM/SOK/PYG/P001

Halaman: 10/16

No. Semakan: 03

No. Isu: 02

PROSEDUR PENYELENGGARAAN BAIK PULIH Tarikh: 09/05/2012

7.30.2 Jika Tidak, ikut langkah 7.38 Penyelia

7.31 Labelkan Item Yang Rosak 7.31.1 Labelkan ’ROSAK DAN UNTUK BAIK PULIH’ bagi item yang

rosak Penyelia

7.31.2 Labelkan ’SEDANG DI SELENGGARA’ untuk item yang

sedang di selenggara Penyelia

7.32 Ada Tempoh Jaminan? 7.32.1 Jika Ya, ikut langkah 7.33 Penyelia 7.32.2 Jika Tidak, ikut langkah 7.34 Penyelia 7.33 Hubungi Pembekal/Kontraktor 7.33.1 Hubungi pembekal/kontraktor untuk penyelenggaraan Penyelia 7.33.2 Hantar kepada pembekal/kontraktor untuk diselenggara

7.33.3 Jika ada peralatan dibawa keluar, sila isi Borang Kebenaran Pelepasan Peralatan (SOK/PYG/BR15) kecuali kenderaan

Penyelia

Penyelia

7.34 Perlu Khidmat Luar? 7.34.1 Jika Ya, ikut langkah 7.35 Penyelia 7.34.2 Jika Tidak, ikut langkah 7.36 Penyelia 7.35 Dapatkan Khidmat Selenggara Luar

Page 11: SOKONGAN Halaman: 1/16 PENYELENGGARAAN …reg.upm.edu.my/spk_upm/SOK-PYG-web/dok_sok_pyg_9.5...sokongan penyelenggaraan peralatan & kemudahan infrastruktur pejabat pembangunan dan

SOKONGAN PENYELENGGARAAN PERALATAN &

KEMUDAHAN INFRASTRUKTUR

PEJABAT PEMBANGUNAN DAN PENGURUSAN ASET

Kod Dokumen: UPM/SOK/PYG/P001

Halaman: 11/16

No. Semakan: 03

No. Isu: 02

PROSEDUR PENYELENGGARAAN BAIK PULIH Tarikh: 09/05/2012

7.37 Rekodkan dalam Sistem Pengurusan Aset Tetap (FAMS) 7.37.1 Rekodkan penyelenggaraan harta modal ke dalam sistem

FAMS (kecuali perabot) Penyelia

7.37.2 Lakukan penilaian prestasi menggunakan Borang Penilaian

Prestasi Syarikat dengan menginput maklumat ke dalam sistem penilaian prestasi syarikat melalui laman web

Pejabat Bendahari

PYB, PTJ

7.38 Lupus 7.38.1 Laksanakan tindakan pelupusan dengan merujuk Prosedur

Pelupusan, Pejabat Bendahari dan labelkan ’ROSAK DAN UNTUK LUPUS’ pada item tersebut

Penyelia

7.39 Tamat

7.35.1 Laksanakan Perolehan Khidmat Selenggara Penyelia 7.35.2 Uruskan Penyelenggaraan Penyelia 7.35.3 Jika ada peralatan dibawa keluar, sila isi Borang

Kebenaran Pelepasan Peralatan (SOK/PYG/BR15) kecuali kenderaan dan ikut langkah 7.37

Penyelia

7.35.4 Sahkan penyelenggaraan Penyelia 7.36 Selenggara Dalaman 7.36.1 Uruskan penyelenggaraan Penyelia 7.36.2 Sahkan penyelenggaraan Penyelia

Page 12: SOKONGAN Halaman: 1/16 PENYELENGGARAAN …reg.upm.edu.my/spk_upm/SOK-PYG-web/dok_sok_pyg_9.5...sokongan penyelenggaraan peralatan & kemudahan infrastruktur pejabat pembangunan dan

SOKONGAN PENYELENGGARAAN PERALATAN &

KEMUDAHAN INFRASTRUKTUR

PEJABAT PEMBANGUNAN DAN PENGURUSAN ASET

Kod Dokumen: UPM/SOK/PYG/P001

Halaman: 12/16

No. Semakan: 03

No. Isu: 02

PROSEDUR PENYELENGGARAAN BAIK PULIH Tarikh: 09/05/2012

8.0 REKOD KUALITI

Bil. Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod

Tanggung jawab

Mengumpul dan Memfail

Tangungjawab Menyelenggara

Tempat dan Tempoh

Simpanan

Kuasa Melupus

1. UPM/PPPA/200-5/1/2 Penyelenggaraan Infrastruktur

Borang Khidmat Pembangunan (SOK/PYG/BR01)/e-Aduan

Borang Siasatan (SOK/PYG/BR02)

Minit Mesyuarat Jawatankuasa Kelulusan Kerja (JKKK) (SOK/PYG/DF06)

Surat-surat berkaitan

Pengarah PPPA Pengarah PPPA

PPPA 3 Tahun

Pengarah PPPA

2. UPM/PPPA/200-5/1/3 Laksana Kendiri

Borang Permohonan Khidmat Pembangunan (SOK/PYG/BR01)

Borang Siasatan (SOK/PYG/BR02)

Borang Permohonan Pembelian Stok/Alatan Kerja Staf Teknikal (SOK/PYG/BR03) (Jika berkaitan)

Pengarah PPPA Pengarah PPPA

PPPA 3 Tahun

Pengarah PPPA

3. UPM/(Kod PTJ)/200-5/1/2 Penyelenggaraan Infrastruktur

Borang Penyelenggaraan (SOK/PYG/BR17)/Salinan Permohonan Borang Khidmat Pembangunan (SOK/PYG/BR01)

Salinan Kelulusan JKKK (dicetak menerusi laman web PPPA) (jika berkaitan)

Surat-surat dan dokumen berkaitan

Ketua PTJ Ketua PTJ

PTJ 3 Tahun

Ketua PTJ

4.

UPM/(Kod PTJ)/200-5/1/4 Log Penerimaan dan Pengagihan Borang Penyelenggaraan

Log Penerimaan dan Pengagihan Borang Penyelenggaraan (SOK/PYG/BL02)

Ketua PTJ

Ketua PTJ

PTJ 3 Tahun

Ketua PTJ

Page 13: SOKONGAN Halaman: 1/16 PENYELENGGARAAN …reg.upm.edu.my/spk_upm/SOK-PYG-web/dok_sok_pyg_9.5...sokongan penyelenggaraan peralatan & kemudahan infrastruktur pejabat pembangunan dan

SOKONGAN PENYELENGGARAAN PERALATAN &

KEMUDAHAN INFRASTRUKTUR

PEJABAT PEMBANGUNAN DAN PENGURUSAN ASET

Kod Dokumen: UPM/SOK/PYG/P001

Halaman: 13/16

No. Semakan: 03

No. Isu: 02

PROSEDUR PENYELENGGARAAN BAIK PULIH Tarikh: 09/05/2012

5.

UPM/(Kod PTJ)/200-5/1/5 Kerja Pusingan (≤RM20,000.00)

Salinan Borang Permohonan Khidmat Pembangunan (SOK/PYG/BR01)

Salinan Kelulusan JKKK (dicetak menerusi laman web PPPA) (jika berkaitan)

Surat-Surat Berkaitan

Ketua PTJ Ketua PTJ

PTJ 3 Tahun

Ketua PTJ

6.

UPM/(Kod PTJ)/200-5/1/6 Kerja Undi (RM20,001 - RM50,000)

Salinan Borang Permohonan Khidmat Pembangunan (SOK/PYG/BR01)

Salinan Borang Pengesahan Spesifikasi Kerja dan Harga (SOK/PYG/BR05)(Jika berkaitan)

Salinan Borang Pemeriksaan Kerja (SOK/PYG/BR04)

Borang Pengesahan Siap Kerja (SOK/PYG/BR06)

Salinan Kelulusan JKKK (dicetak menerusi laman web PPPA)

Salinan Format Surat Arahan Melaksanakan Kerja (SOK/PYG/DF02) (jika berkaitan)

Salinan Format Pengesahan Bahan dan Sampel (SOK/PYG/DF01) (jika berkaitan)

Ketua PTJ Ketua PTJ

PTJ 3 Tahun

Ketua PTJ

7. UPM/(Kod PTJ)/200-5/1/7 Kerja Undi (RM50,001-RM100,000)

Salinan Borang Permohonan Khidmat Pembangunan (SOK/PYG/BR01)

Salinan Borang Pengesahan Spesifikasi Kerja dan Harga (SOK/PYG/BR05) (jika berkaitan)

Borang Pemeriksaan Kerja (SOK/PYG/BR04)

Salinan Borang Pengesahan Siap Kerja (SOK/PYG/BR06)

Salinan Kelulusan JKKK (dicetak menerusi laman web PPPA)

Salinan Format Pengesahan Bahan dan Sampel (SOK/PYG/DF01) (jika berkaitan)

Ketua PTJ Ketua PTJ

PTJ 3 Tahun

Ketua PTJ

Page 14: SOKONGAN Halaman: 1/16 PENYELENGGARAAN …reg.upm.edu.my/spk_upm/SOK-PYG-web/dok_sok_pyg_9.5...sokongan penyelenggaraan peralatan & kemudahan infrastruktur pejabat pembangunan dan

SOKONGAN PENYELENGGARAAN PERALATAN &

KEMUDAHAN INFRASTRUKTUR

PEJABAT PEMBANGUNAN DAN PENGURUSAN ASET

Kod Dokumen: UPM/SOK/PYG/P001

Halaman: 14/16

No. Semakan: 03

No. Isu: 02

PROSEDUR PENYELENGGARAAN BAIK PULIH Tarikh: 09/05/2012

8.

UPM/(Kod PTJ)/200-5/1/8 Kerja Darurat (≤RM20,000.00)

Salinan Borang Permohonan Khidmat Pembangunan(SOK/PYG/BR01)

Salinan Surat Arahan Melaksanakan Kerja (SOK/PYG/DF02)

Salinan Laporan Kerja Darurat (SOK/PYG/DF03)

Salinan Borang Pengesahan Siap Kerja (SOK/PYG/BR06)

Salinan Kelulusan JKKK (dicetak menerusi laman web PPPA)

Ketua PTJ Ketua PTJ

PTJ 3 Tahun

Ketua PTJ

9.

UPM/ (Kod PTJ) /200-5/1/9 Kerja Darurat (> RM20,000.00)

Salinan Borang Permohonan Khidmat Pembangunan (SOK/PYG/BR01)

Salinan Surat Arahan Melaksanakan Kerja (UPM/SOK/PYG/DF02)

Salinan Laporan Kerja Darurat (SOK/PYG/DF03)

Salinan Kelulusan JKKK (dicetak menerusi laman web PPPA)

Salinan Kertas Kerja JKSH

Salinan Minit Kelulusan JKSH (Bendahari)

Borang Pemeriksaan Kerja (SOK/PYG/BR04)

Salinan Borang Pengesahan Siap Kerja (SOK/PYG/BR06)

Salinan minit keputusan JKSH PTJ (Jika Berkaitan)

Ketua PTJ Ketua PTJ

PTJ 3 Tahun

Ketua PTJ

10. UPM/(Kod PTJ)/200-5/1/10 Kerja Sebut Harga (RM100,000.00 hingga RM500,000.00)

Borang Permohonan Pembelian (RO) (SOK/KEW/BR002/BUY)

Borang Pendaftaran Tender/Sebut Harga (SOK/KEW/BR003/BUY)

Borang Lawatan Tapak (OPR/PPPA/BR05)

Ketua PTJ Ketua PTJ

PTJ 3 Tahun

Ketua PTJ

Page 15: SOKONGAN Halaman: 1/16 PENYELENGGARAAN …reg.upm.edu.my/spk_upm/SOK-PYG-web/dok_sok_pyg_9.5...sokongan penyelenggaraan peralatan & kemudahan infrastruktur pejabat pembangunan dan

SOKONGAN PENYELENGGARAAN PERALATAN &

KEMUDAHAN INFRASTRUKTUR

PEJABAT PEMBANGUNAN DAN PENGURUSAN ASET

Kod Dokumen: UPM/SOK/PYG/P001

Halaman: 15/16

No. Semakan: 03

No. Isu: 02

PROSEDUR PENYELENGGARAAN BAIK PULIH Tarikh: 09/05/2012

Laporan Sebut Harga

Surat Setuju Terima, Perwakilan Kuasa dan Surat Pemberitahuan Perwakilan Kuasa Buku Harian Tapak Bina (OPR/PPPA/DF05)

Format Laporan Kemajuan (OPR/PPPA/DF06)

Borang Pengesahan Siap Kerja (SOK/PYG/BR06)

Senarai Semak Dokumen Sokongan Bagi Pembayaran Melalui Pesanan Belian (SOK/KEW/SS007/BYR)

Format Pemohonan Kelulusan Jawatankuasa Arahan Perubahan Kerja / Lanjutan Masa (OPR/PPPA/DF07) (jika berkaitan)

Borang Tidak Siap Kerja (CNC) (SOK/PYG/BR18) (jika berkaitan)

Sijil perakuan siap kerja

Surat-surat berkaitan

11. UPM/ (Kod PTJ) /200-5/1/11 Log Penerimaan dan Pengagihan Borang Permohonan Khidmat Pembangunan

Log Penerimaan dan Pengagihan Borang Permohonan Khidmat Pembangunan (SOK/PYG/BL01)

Ketua PTJ Ketua PTJ

PTJ 3 Tahun

Ketua PTJ

12. UPM/(Kod PTJ)/300-3/1 Kenderaan Jabatan

Salinan kad pendaftaran Jabatan Pengangkutan Jalan Malaysia

Borang Penyelenggaraan (SOK/PYG/BR17)

Salinan Work Order daripada Sistem HARDCAT

Senarai Semak Kenderaan dan Jentera (SOK/PYG/SS01)

Borang Permohonan Perkhidmatan Kenderaan dan Jentera Universiti (SOK/PYG/BR19)

Surat-surat berkaitan

Ketua PTJ Ketua PTJ

PTJ 3 Tahun

Ketua PTJ

Page 16: SOKONGAN Halaman: 1/16 PENYELENGGARAAN …reg.upm.edu.my/spk_upm/SOK-PYG-web/dok_sok_pyg_9.5...sokongan penyelenggaraan peralatan & kemudahan infrastruktur pejabat pembangunan dan

SOKONGAN PENYELENGGARAAN PERALATAN &

KEMUDAHAN INFRASTRUKTUR

PEJABAT PEMBANGUNAN DAN PENGURUSAN ASET

Kod Dokumen: UPM/SOK/PYG/P001

Halaman: 16/16

No. Semakan: 03

No. Isu: 02

PROSEDUR PENYELENGGARAAN BAIK PULIH Tarikh: 09/05/2012

13. UPM/(Kod PTJ)/300-3/3 Penyelenggaraan Peralatan, Mesin dan Jentera

Borang Penyelenggaraan (SOK/PYG/BR17)

Borang Kebenaran Pelepasan Peralatan (SOK/PYG/BR15)(jika berkaitan)

Senarai Semak Kenderaan dan Jentera (SOK/PYG/SS01)(jika berkaitan)

Surat dan dokumen berkaitan

Ketua PTJ Ketua PTJ

PTJ 3 Tahun

Ketua PTJ

9.0 SEJARAH SEMAKAN

No. Isu No.

Semakan No. CPD Kelulusan Mesyuarat

Disedia dan Disemak Oleh

Diluluskan /Diluluskan

Semula

Tarikh Kuatkuasa

02 00 - Keluaran Pertama untuk satu

persijilan Pengarah

Pembangunan WP 03/01/2011

02 01 01/2011

Mesyuarat Pengurusan PPPA Bil.

7/2011

Pengarah Pembangunan

WP 10/05/2011

02 02 19/2011 Mesyuarat Pengurusan PPPA Bil.

11/2011 Pengarah

Pembangunan WP 08/08/2011

02 03 01/2012 Mesyuarat Pengurusan PPPA Bil.

4/2012 Pengarah

Pembangunan WP 09/05/2012