catatan perbincangan penutupan ketakakuran dan …reg.upm.edu.my/spk_upm/audit/catatan perbincangan...

1

CATATAN PERBINCANGAN PENUTUPAN KETAKAKURAN DAN CADANGAN

PENAMBAHBAIKAN AUDIT PEMANTAUAN

TARIKH : 4 OKTOBER 2011

MASA : 2.30 PETANG

TEMPAT : BILIK LEMBAGA

KEHADIRAN : LAMPIRAN A

BIL. PERKARA MAKLUMAN/ TINDAKAN

1.

KATA ALU-ALUAN 1.1 Pengerusi memaklumkan tujuan perbincangan diadakan adalah

untuk menentukan kaedah penutupan ketakakuran dan cadangan penambahbaikan.

1.2 Ahli perbincangan mengambil maklum : 1.2.1 semasa penutupan ketakakuran perlu dibincangkan

perkara berikut:-

i. punca penyebab ii. rancangan tindakan pembetulan iii. apa hendak dibuat iv. siapa hendak buat v. tempoh waktu tindakan akan diambil

1.2.2 perkara tersebut perlu dihantar kepada SIRIM dan setelah dipersetujui oleh SIRIM, UPM akan mengambil tindakan terhadap perkara tersebut dan seterusnya menghantar dokumen dan rekod untuk tunjukkan keberkesanan kepada pihak SIRIM;

1.2.3 terdapat 14+1 ketakakuran dan 18 peluang penambahbaikan.

Makluman : Semua

2


2.

KAEDAH PENUTUPAN KETAKAKURAN 2.1 Ahli perbincangan mengambil maklum:-

2.1.1 kaedah penutupan adalah berdasarkan skop seperti di

LAMPIRAN B.

2.1.2 terdapat satu (1) ketakakuran di bawah umum iaitu berkaitan logo, satu (1) ketakakuran di bawah skop Pengurusan, empat (4) ketakakuran di bawah skop Pengajaran dan Pembelajaran (Pra Siswazah dan Siswazah), empat (4) ketakakuran di bawah skop Penyelidikan, tujuh (7) ketakakuran di bawah skop Perkhidmatan Korporat.

2.1.3 dibawah skop perkhidamatan korporat iaitu bagi PTJ

Pusat Kesihatan Universiti dan Bahagian Hal Ehwal Pelajar ketakakuran yang diterima adalah di bawah klausa 7.6 dan klausa 8.2.3 adalah disatukan klausa dengan skop penyelidikan tetapi bukti objektif berbeza.

2.2 Ahli perbincangan bersetuju :- 2.2.1 bersetuju semua ketakakuran yang telah dijumpai di

Pusat Tanggungjawab tersebut, perlu berbincang dahulu di PTJ masing-masing punca masalah sebelum dibawa ke bengkel penutupan ketakakuran dan Timbalan Wakil Pengurusan akan menjadi pemudahcara;

2.2.2 bagi skop umum berkaitan penggunaan logo Jabatan

Standard Malaysia yang digunapakai pada letter head adalah logo lama, bengkel akan diadakan pada 13 Oktober 2011 yang akan diketuai oleh Tuan Haji Rosdi Wah dan turut disertai Timbalan Wakil Pengurusan PTJ, Pengarah Pejabat Pemasaran dan Komunikasi;

2.2.3 bagi skop pengurusan berkaitan dokumen luar, bengkel akan diadakan pada 13 Oktober 2011 yang akan diketuai oleh Tuan Haji Rosdi Wah dan turut disertai Pegawai Kawalan Dokumen dan Timbalan Pegawai Kawalan Dokumen;

Makluman: Semua

Tindakan : Urusetia (akan mengeluarkan surat kepada PTJ berkenaan untuk tindakan) Tindakan : Tuan Haji Rosdi Wah Tindakan : Tuan Haji Rosdi Wah

3


2.2.4 bagi skop pengajaran dan pembelajaran (pra siswazah

dan siswazah), bengkel akan digabungkan bersama peneraju proses pra siswazah dan siswazah pada 14 Oktober 2011 dan akan disertai Timbalan Dekan Akademik, Timbalan Dekan Siswazah, Timbalan Wakil Pengurusan (PTJ yang berkaitan Pengajaran dan Pembelajaran), semua Ketua Jabatan (hanya PTJ yang telah ditemui ketakakuran);

2.2.5 bagi skop penyelidikan, berkaitan kalibrasi dan bahan

kimia, bengkel akan diadakan pada 13 Oktober 2011 yang akan diketuai Timbalan Wakil Pengurusan, Penyelidikan dan Inovasi dan Timbalan Wakil Pengurusan (PTJ yang terlibat dengan Penyelidikan);

2.2.6 bagi skop penyelidikan untuk klausa 8.2.3 berkaitan

Laporan Kemajuan Penyelidikan, akan diketuai oleh Prof. Ir. Dr. Norman Mariun, Pengarah Pusat Pengurusan Penyelidikan Universiti pada 14 Oktober 2011 (pagi) dan disertai, Timbalan Dekan Penyelidikan, Timbalan Wakil Pengurusan (PTJ yang terlibat dengan Penyelidikan);

2.2.7 bagi skop perkhidmatan korporat, untuk ketakakuran bagi Kolej dan Bahagian Hal Ehwal Pelajar akan diadakan pada 13 Oktober 2011 yang akan diketuai oleh Timbalan Wakil Pengurusan Pejabat Timbalan Naib Canselor (Hal Ehwal Pelajar dan Alumni) dan akan disertai oleh Peneraju Latihan;

2.2.8 bagi skop perkhidmatan korporat, untuk ketakakuran

Pusat Antarabangsa akan diadakan pada 14 Oktober 2011 yang akan diketuai Timbalan Wakil Pengurusan Pusat Antarabangsa dan disertai Sekolah Pengajian Siswazah dan Bahagian Hal Ehwal Pelajar (Unit Tatatertib);


Pusat Pembangunan Maklumat dan Komunikasi, akan diketuai oleh Timbalan Wakil Pengurusan Pusat Pembangunan Maklumat dan Komunikasi;

Tindakan : Peneraju proses pra siswazah dan siswazah Tindakan : Peneraju proses Penyelidikan dan Inovasi Tindakan : Peneraju proses Penyelidikan dan Inovasi Tindakan : Wakil Pengurusan Pejabat Timbalan Naib Canselor (HEPA) Tindakan : Wakil Pengurusan Pusat Antarabangsa Tindakan : Wakil Pengurusan, Pusat Pusat Pembangunan Maklumat dan Komunikasi

4



Pusat Kesihatan Universiti, akan digabungkan dengen Penyelidikan kerana berkaitan kalibrasi; dan

2.2.11 bagi skop perkhidmatan korporat, untuk ketakakuran Pejabat Pembangunan dan Pengurusan Aset, akan diketuai oleh Timbalan Wakil Pengurusan Pejabat Pembangunan dan Pengurusan Aset.

2.2.12 surat panggilan akan dikeluarkan oleh Urusetia.

Tindakan : Peneraju proses Penyelidikan dan Inovasi Tindakan : Wakil Pengurusan, Pejabat Pembangunan dan Pengurusan Aset Tindakan : Urusetia

3.

KAEDAH TINDAKAN PELUANG PENAMBAHBAIKAN Ahli perbincangan bersetuju, tindakan bagi peluang penambahbaikan akan dilaksanakan selepas selesai penutupan ketakakuran.

Makluman : Semua

4.

HAL-HAL LAIN Mesyuarat bersetuju berkaitan ketakakuran yang ditemui pada skop perkhidmatan korporat di Pejabat Pembangunan dan Pengurusan Aset, klausa 8.4 akan dilaksanakan latihan kepada semua PTJ bagi menerangkan berkaitan analisis.

Urusetia

5.

PENUTUP Perbincangan telah berakhir pada jam 4.15 petang.

*Semasa membuat catatan perbincangan, Urusetia telah perhatikan bengkel akan

bertindih dengan orang yang sama iaitu Timbalan Dekan Penyelidikan Siswazah dan

juga TWP. Walau bagaimanapun, Urusetia akan membuat jadual supaya mudah

dilihat dan mungkin akan terdapat perubahan.

5

LAMPIRAN A

SENARAI KEHADIRAN PERBINCANGAN PENUTUPAN KETAKAKURAN DAN

CADANGAN PENAMBAHBAIKAN AUDIT PEMANTAUAN

TARIKH : 4 OKTOBER 2011

MASA : 2.30 PETANG

TEMPAT : BILIK LEMBAGA

1. Encik Hashim Md. Shari - Pengerusi

2. Tuan Haji Rosdi Wah

3. Puan Nor Adida binti Ab. Khalid

4. Puan Rahmawati binti Umar

5. Cik Noremy binti Busu

6. Tuan Haji Abd. Ghani bin Yon (menghantar wakil)

7. Cik Siti Maryam binti Othman

8. Puan Siti Hajar binti Hanipah

9. Encik Roslan Parjo

10. Encik Roslan Ariffin

11. Puan Yasminani binti Mohamad

12. Encik Rosmi Othman

13. Encik Mohd Faudzir bin Abu Bakar

14. Encik Abdul Razak bin Abdul Kareem

15. Encik Arizaf bin Azizan

16. Encik Mohd. Ya’sak bin Masod

17. Encik Alzasha Azlan bin Osman

18. Puan Hajjah Laila Hassan

19. Encik Mat Razi Abdulah

20. Puan Noraihan Noordin - Pencatat

6

LAMPIRAN B

ANALISIS KEPADA HASIL LAPORAN AUDIT PEMANTAUAN SISTEM PENGURUSAN KUALITI

KETAKAKURAN

BIL. SKOP KLAUSA PENEMUAN DAN BUKTI OBJEKTIF PTJ

1.

Umum (1 ketakakuran)

i. Tiada (rujuk NCR 1)

Logo persijilan yang digunapakai pada letter head adalah logo lama. - Logo Jabatan Standard Malaysia

i. Fakulti Perhutanan ii. Pejabat Bendahari iii. Unit Latihan Industri iv. Bahagian Keselamatan

2.

Pengurusan (1 ketakakuran)

i. 4.2.3 (f) (rujuk NCR 2)

Dokumen luar masih belum dikemaskini walaupun telah ditemui ketakakuran semasa Audit Dalaman pada Jun 2011.

i. Bahagian Jaminan Kualiti

3.

Pengajaran dan Pembelajaran (Pra Siswazah dan Siswazah) (4 ketakakuran)

i. 7.3.3

(rujuk NCR 4)

Tiada bukti menunjukkan penawaran kurikulum pada masa ini telah diluluskan oleh Jawatankuasa yang ditetapkan sebagaimana dikehendaki dalam Prosedur Pembentukan Program UPM. Master Senibina (LAR 55520 Landscape

Management) - kursus ini telah digunakan sejak 2005/2006.

i. Fakulti Rekabentuk dan

Senibina

7


ii. 7.5.1

(a)(f) (rujuk NCR 5)

Terdapat maklumat di dalam rancangan pengajaran tidak mengikut seperti yang diluluskan dalam sukatan pengajaran. (kontak jam, peratusan penilaian dan maklumat berkaitan topik).

PRT 3402 Biokimia Pertanian (Kontak jam dengan pelajar), SST 3603 Pengurusan Kesuburan Tanah (Peratuasan Penilaian) dan PRT 2008 Pertanian dan Manusia (Maklumat berkitan topik).

Tiada bukti untuk mengesahkan peperiksaan akhir bagi kursus VPK 4942 – Fakulti Perubatan Veterinar (Peperiksaan pada 28 April 2011) telah disahkan.

Fail kursus ARC4001 (Semester 2 10/11) – Rancangan Pengajaran dan markah pelajar untuk tugasan tidak dijumpai.

i. Fakulti Pertanian ii. Fakulti Perubatan Veterinar iii. Fakulti Rekabentuk dan

Senibina

8


iii. 8.2.3

(rujuk NCR

10)

- Didapati pemantauan ke atas kemajuan

penyelidikan pelajar tidak dibuat dengan berkesan.

Merujuk kepada : Prosedur Penyeliaan Penyelidikan Pelajar Siswazah Dalam Program Dengan Tesis (UPM/PU/S/P010) Item 7.3 Nilai Prestasi Pelajar 7.3.4 – Nilai prestasi penyelidikan pelajar melalui borang Laporan Kemajuan Penyelidikan (PU/S/BR04/GS-11) yang telah dilengkapkan oleh pelajar dalam i-GIMS. - Tiada bukti menunjukkan pelajar di bawah

telah dipantau berkaitan projek penyelidikan melalui Laporan Kemajuan Penyelidikan (PU/S/BR04/GS-11) – i-GIMS:

GS26174, FPP, PhD GS17546, FPP, PhD GS23744, FSTM, MSc.

i. Fakulti Pengajian

Pendidikan ii. Fakulti Sains dan

Teknologi Makanan

9


iv. 8.2.4

(rujuk NCR 14)

Fakulti Ekologi Manusia - Projek Tahun Akhir (Semester 2 10/11) – Borang Skema Pemarkahan Keseluruhan (FEM/BP3/Skempita) - Didapati penilaian telah dijalankan tetapi

diperhatikan percanggahan antara data asal markah (raw marks) dengan markah yang telah disusun/diselaras oleh penyelaras.

data asal markah (raw marks) dan laporan ringkasan markah bercanggah (Pelajar Edwin Anui).

- Tiada bukti yang menunjukkan pensyarah

memberikan markah tambahan kepada pelajar. Pelajar Rozita bt Wahab, markahnya telah

ditambah untuk dinaikkan grade. - Kertas bagi markah untuk Projek Tahun Akhir

tidak tulis dengan lengkap.

Pelajar Azinah Ahmad dan Edwin Anui. - Terdapat kertas bagi markah untuk Projek

Tahun Akhir ditulis dengan mengggunakan pensel.

i. Fakulti Ekologi Manusia

10


4.

Penyelidikan (4 Ketakakuran) *Klausa 7.6 dan 8.2.3 terdapat Bukti Objektif yang ditemui di PTJ yang di bawah skop Perkhidmatan Korporat

i. 7.5.5 (rujuk NCR 8)

- Terdapat bahan kimia yang luput, bahan kimia

yang lama dan bahan kimia berbahaya serta asid penyejatan yang tidak dipantau, disimpan dan direkodkan dengan baik. Bahan kimia yang berusia lebih daripada 10 tahun, yang telah berubah tekstur masih disimpan di ruang kerja dan kabinet.

- Inventori bahan kimia tidak dibuat dengan teratur.

Makmal Institut Tanaman Tropika (Serangga dan Penyakit) – NaOH pellets (31/3/2010; Microscopy (31/5/2009); Bromophenol blue; Pseudomonas agar; Rosmarinic acid

ITMA – Advanced Material and Nanotech Lab- Magnesium Nitrate Hexahydrate (open in 8/01); Sodium acetate trihydrate (8/01); chemicals from 1995, 1999)

Fakulti Perubatan Veterinar-Pharmacology and Toxicology Lab– PH buffer solution (26/8/11), KCL Solution (20/6/11)

i. Institut Pertanian Tropika ii. Institut Teknologi Maju iii. Fakulti Perubatan

Veterinar

11


ii. *7.6 (rujuk NCR 9)

- Terdapat peralatan yang tidak ditentukur

mengikut jadual, dan tiada tindakan pengesahan yang dilakukan untuk memastikan peralatan ini mampu menyediakan pengukuran tepat.

- hasil kalibrasi (seperti yang dicatatkan pada sijil) yang dikeluarkan oleh makmal kalibrasi tidak disahkan untuk memastikan peralatan masih "layak untuk digunakan" dan apa-apa pembetulan yang diperlukan adalah tidak disampaikan kepada pengguna berkaitan.

Fakulti Perubatan Veterinar – Farmakologi & Toksikology Lab; Micropipette Gilson P20, P1000 – tarikh akhir kalibrasi 16/09/04

Fakulti Perhutanan – Makmal Biologi Hutan Precision Balance S/N 14532529 - calibration certificate not sighted Analytical Balance S/N 14226568 - calibration certificate not sighted

Fakulti Kejuruteraan – Makmal

Kejuruteraan Alam Sekitar Analytical Balance S/N 1201410195 – Calibiration due 18/4/10 Fume Hood Cabinet S/N 61 – Calibration due 2/8/11 Standard weight – calibration due 9/11/10

i. Fakulti Perubatan

Veterinar ii. Fakulti Perhutanan iii. Fakulti Kejuruteraan

12


iii. 8.2.3

(rujuk NCR 11)

- Masalah yang dihadapi dalam penyelidikan

tidak dinyatakan dengan jelas dalam laporan kemajuan, yang telah menyebabkan masalah tidak dikenal pasti dan tindakan pembetulan boleh diambil. Diperhatikan pada projek telah dilanjutkan 1 tahun. Institut Gerontologi – PY/P001 – Sighted

progress report # 2,3 & 4.

i. Institut Gerontologi

iv. *8.2.3

(rujuk NCR 12)

Pemantauan dan pengukuran proses. Organisasi hendaklah mengguna pakai kaedah yang bersesuaian bagi pemantauan. Kaedah ini hendaklah menunjukkan keupayaan proses itu mencapai keputusan yang dirancang. Apabila keputusan yang dirancang tidak tercapai, pembetulan dan tindakan pembetulan hendaklah diambil. - Penghantaran Laporan kemajuan dan laporan

akhir oleh Penyelidik seperti dalam keperluan garis panduan KPT dan prosedur penyelidikan UPM untuk Penyelidikan dan Inovasi.

UPM/ITA/700-2/1(RUGS/91327); 01-05 08-0566 RU/F1; 02-11-08-613FR/F1; 05-10-07-387FR/F1

i. Institut Teknologi Maju

13


5.

Perkhidmatan Korporat (7 Ketakakuran) *Klausa 7.6 dan 8.2.3 terdapat Bukti Objektif yang ditemui di PTJ yang di bawah skop Penyelidikan

i. 6.2.2 (rujuk NCR 3)

Pengurus yang baru dilantik tidak mempunyai kesedaran berkaitan Sistem Pengurusan Kualiti khususnya objektif kualiti dan prosedur-prosedur kolej. Kursus QMS 1 dan 2, Taklimat Satu Persijilan dan PTP/O pada 11/5/2011, 12/5/2011, 20/5/2011 dan 25/8/11. Namun dari rekod latihan beliau yang terkini serta senarai kehadiran latihan-latihan tersebut, tiada bukti bahawa beliau telah menghadiri latihan-latihan yang dianjurkan. Analisa pencapaian objektif kualiti telah dijalankan dan laporan menunjukkan semua mencapai 100%. Hasil audit mendapati terdapat masa yang diambil untuk pendaftaran pelajar yang merekodkan 30 minit dan boring maklumat peribadi pelajar telah disahkan oleh Pengurus.

i. Kolej Mohamad Rashid

ii. 7.5.1 (f) (rujuk NCR 6)

Pembatalan visa pelajar tidak dilaksanakan bagi pelajar yang telah ditamatkan atau tamat pengajian.

Pelajar Ahmadali Asadinoughabi (GS20765) telah ditamatkan pada 29/11/10 (re:surat yang dikeluarkan SPS). Sehingga 26/9/2011 Pusat Antarabangsa masih belum memproses pembatalan visa.

i. Pusat Antarabangsa

14


Pelajar Fatemah Mahdavi Darvari belum menyerahkan passport kepada Pusat Antarabangsa untuk pembatalan visa. (Re: Surat daripada Pusat Antarabangsa kepada pelajar pada 16/8/11, yang memberi masa 10 hari kepada pelajar untuk menyerahkan passport bagi tujuan pembatalan visa).

iii. 7.5.1 (rujuk NCR 7)

Kawalan dan pengeluaran penyediaan perkhidmatan - Merujuk kepada proses Pembangunan ICT di IDEC. Diperhatikan bahawa keperluan pengguna dan spesifikasi fungsi tidak ditakrifkan untuk menyediakan butir-butir perisian yang dibangunkan dan tiada bukti menunjukkan perancangan serta pelaksanaan untuk menguji sama ada menguji fungsi dan sebagainya. Didapati tiada rekod bertulis kelewatan menjalankan UAT. Fail projek OPR/IDEC/PEM/022011/006

Pembangunan Sistem Pengurusan Latihan Fasa II.

i. Pusat Pembangunan

Maklumat dan Komunikasi

15


iv. *7.6 (rujuk NCR 9)

- Terdapat peralatan yang tidak ditentukur

mengikut jadual, dan tiada tindakan pengesahan yang dilakukan untuk memastikan peralatan ini mampu menyediakan pengukuran tepat.

- hasil kalibrasi (seperti yang dicatatkan pada sijil) yang dikeluarkan oleh makmal kalibrasi tidak disahkan untuk memastikan peralatan masih "layak untuk digunakan" dan apa-apa pembetulan yang diperlukan adalah tidak disampaikan kepada pengguna berkaitan.

Pusat Kesihatan UPM Fat Analyser (510034LA) – calibration due 19/8/11 Thermo Buddy (A18671) – calibration due 19/8/11

Calibration lab used – MATCAL Technologies (syarikat yang mengendalikan kalibrasi PKU)

i. Pusat Kesihatan Universiti

16


v. *8.2.3

(rujuk NCR

12)

Pemantauan dan pengukuran proses. Organisasi hendaklah mengguna pakai kaedah yang bersesuaian bagi pemantauan. Kaedah ini hendaklah menunjukkan keupayaan proses itu mencapai keputusan yang dirancang. Apabila keputusan yang dirancang tidak tercapai, pembetulan dan tindakan pembetulan hendaklah diambil. - Penghantaran Laporan Aktiviti Pelajar iaitu 14

hari selepas aktiviti berakhir. - Laporan Pemantau juga turut didapati tidak

dihantar.

Program Khidmat Masyarakat (11-15/5/2011); Centralized Training & Motivational Camp (21-27/5/2011)

i. Bahagian Hal Ehwal Pelajar

vi. 8.2.3

(rujuk NCR 13)

Pemantauan dan pengukuran proses. Organisasi hendaklah mengguna pakai kaedah yang bersesuaian bagi pemantauan. Kaedah ini hendaklah menunjukkan keupayaan proses itu mencapai keputusan yang dirancang. Apabila keputusan yang dirancang tidak tercapai, pembetulan dan tindakan pembetulan hendaklah diambil.

i. Pejabat Pembangunan dan

Pengurusan Aset

17


- Didapati tidak konsisten di dalam pengurusan

dan kawalan pembaikan, penyenggaraan dan permohonan kemudahan. Diperhatikan 3 hari untuk memproses permohonan dan 7 hari untuk menyiasat permohonan yang dibuat tidak dipantau dengan rapi seperti yang dinyatakan dalam prosedur Penyelenggaraan Baik Pulih. Didapati banyak permohonan dilihat selepas 30 hari. (Contoh : Kelulusan oleh JKJK).

2011/708 (25/4/11-4/6/11); 2011/618 (4/4/11-17/6/11)

2011/615 (7/4/11-14/6/11); 2011/448 (8/3/11-20/6/11)

2011/609 (31/3/11-9/5/11); 2011/668 (13/4/11-20/6/11)

vii. 8.4

(rujuk NCR 15)

- Tiada analisis yang tepat bagi melihat kepada

peningkatan berterusan telah dijalankan.

Tiada rekod analisis berkaitan jumlah aduan, permohonan diterima, kategori berkaitan, kos yang ditanggung, pengurangan kos dan lain-lain lagi.

i. Pejabat Pembangunan dan

Pengurusan Aset

18

ANALISIS KEPADA HASIL LAPORAN AUDIT PEMANTUAN SISTEM PENGURUSAN KUALITI

PELUANG PENAMBAHBAIKAN

BIL. SKOP KLAUSA BUTIRAN PTJ

1.

Umum

-

-

-

2.

Pengurusan (1 Peluang Penambahbaikan)

i. 5.0 (rujuk OFi 2)

Mesyuarat yang diadakan pada 30 Jun 2011 masih belum disediakan minit mesyuarat.

Fakulti Sains Pertanian dan Makanan, UPM Kampus Bintulu

3.

Pengajaran dan Pembelajaran (Pra Siswazah dan Siswazah) (3 Peluang Penambahbaikan)

i. 5.5.1 (rujuk OFi 2)

a. Tidak konsisten dalam kaedah penilaian yang

dijalankan oleh Bacelor Dietetik terutama dalam laporan, log yang dihantar oleh pelajar. Tidak dapat mengesahkan penilaian yang dilaksanakan oleh Pensyarah.

b. Penyelia tidak berkomunikasi ketidakupayaan untuk menilai pelajar yang sedang melakukan latihan industri (Diploma Pertanian) kepada pihak pengurusan.

a. Fakulti Perubatan dan

Sains Kesihatan

b. Fakulti Sains Pertanian

dan Makanan, UPM Kampus Bintulu

19


ii. 8.5.2 (rujuk OFi 3)

Tiada bukti tindakan pembetulan dilaksanakan pada penilaian yang dibuat oleh pelajar terhadap pensyarah yang skor kurang daripada 3.5. Rujuk: SPK 3811

Fakulti Perubatan dan Sains Kesihatan

iii. 4.2.3

(rujuk OFi 4)

Di dalam sukatan pengajaran /kurikulum, identifikasi bagi status semakan/ sesi akademik/ tahun/ tarikh akademik tidak dinyatakan dengan jelas untuk tujuan kawalan dokumen yang lebih berkesan.

Bahagian Akademik/Sekolah Pengajian Siswazah

4.

Penyelidikan (5 Peluang Penambahbaikan)


Servis peralatan dan perkakasan sokongan yang berkaitan dengan kerja penyelidikan tidak dijalankan secara konsisten. Hanya peralatan tertentu sahaja diservis dan ditentukur.

i. Institut Pertanian Tropika ii. Institut Teknologi Maju

ii. 5.0 (rujuk OFi 2)

Pegawai yang bertanggungjawab di Makmal Institut Tanaman Tropika, dilihat seperti tidak sedar berkaitan peranan dan tanggungjawab. Makmal tersebut kelihatan tidak teratur dan tidak kemas.

Institut Pertanian Tropika

iii. 6.4 (rujuk OFi 2)

Makmal Serangga dan Penyakit tidak dijaga dengan baik. Didapati tidak teratur dan kemas.

Institut Pertanian Tropika

20


iv. 8.5.1 (rujuk OFi 3)

Pengajaran dari projek penyelidikan tidak didokumenkan dan dikongsi dikalangan pihak yang berkaitan. Dokumen dilihat: Borang Laporan Projek Akhir.

Penyelidikan dan Inovasi

v. 6.3

(rujuk OFi 4)

Pencegahan bagi penyelenggaraan/Perkhidmatan untuk peralatan maklmal tidak dilaksanakan dengan menyeluruh. Contoh: Student surgery lab (Falkulti Perubatan Veterinar), Makmal Kimia Organik II & Makmal Biokimia (Fakulti Sains)

i. Fakulti Perubatan Veterinar ii. Fakulti Sains

5.

Perkhidmatan Korporat (9 Peluang Penambahbaikan)


Pemantauan terhadap perkhidmatan luar tidak selalu dijalankan dengan berkesan. Contoh: Pemantauan ke atas PJSD di Kolej Serumpun berkaitan serah urus kerja-kerja penyelenggaraan dan naik taraf Kolej 12-14 secara tahunan. Status kerja-kerja mengecat, membaiki/mengganti perabot dan langsir yang telah dan belum dilakukan tidak direkodkan dengan jelas.

Kolej 12, 14, 15 dan 16

21


ii. 5.5.3 &

7.1

(rujuk OFi 1)

Diperhatikan, terdapat ketidak lancaran dalam proses perpindahan Kolej Mohamad Rashid dari bangunan lama ke P1 dan P2. Sewaktu pengauditan didapati infrastruktur seperti internet, sistem aplikasi SAGA, e-kedatangan belum disediakan. Rujuk surat UPM/TNC/HEPA/PENT/19 bertarikh 14/4/11. Sewaktu pendaftaran pelajar lama pada 11/9/11, terdapat pelajar yang terpaksa menumpang di bilik lain disebabkan pelajar antarabangsa yang dikendalikan oleh UPM Holdings belum berpindah.

Kolej Mohamad Rashid

iii. 6.2.2

(rujuk OFi 1)

Diperhatikan tedapat Pembantu Am Pejabat yang diberi tugas pada 14/4/11 untuk memantau kerja-kerja harian PJSD di kolej serumpun, namu rekod latihan pemantauan tidak direkodkan dengan jelas.

Kolej 14

iv. 8.5.2 (rujuk OFi 1)

Pelaksanaan borang ketidakpatuhan (PGR/BR03/KKP) dan Log Tindakan Pembetulan belum dilaksanakan ddi Kolej.

Kolej

v. 8.5.3

(rujuk OFi 1)

Tindakan pencegahan di kolej belum dilaksanakan dengan jelas.

Kolej

22


vi. 7.5.1(f) (rujuk OFi 3)

Sistem bagi memastikan visa pelajar diperbaharui dan /atau dibatalkan perlu dipertingkatkan serta-merta bagi memastikan tiada pelajar yang tinggal melebihi tempoh tanpa visa atau masih di negara ini walaupun mereka tidak lagi di UPM. - Ramai pelajar yang menghantar passport

selepas visa mereka telah tamat atau hampir tamat tempoh, tetapi tiada sebarang tindakan di ambil oleh Pusat Antrabangsa.

- Komunikasi antara Sekolah Pengajian

Siswazah dan Pusat Antarabangsa perlu dipertingkatkan untuk memastikan visa bagi pelajar yang ditamatkan dan bergraduat dibatalkan tepat pada masanya.

i. Pusat Antarabangsa ii. Sekolah Pengajian Siswazah

vii. 8.5.1 (rujuk OFi 3)

Buku yang tidak dipulangkan oleh pelajar selepas bergraduat atau diberhentikan sepatutnya disusun/dikemaskini dengan bahagian yang berkaitan. Sistem untuk memastikan pelajar memulangkan buku sebelum bergraduat perlu dibangunkan.

Perpustakaan Sultan Abdul Samad

23


viii. 4.1 (rujuk OFi 4)

a. Salah satu maklumat dalam perjanjian tidak

selari dengan maklumat di dalam spesifikasi kerja. Dalam perjanjian menyatakan kerja perlu dilaksanakan mengikut haria, minggu, dua kali seminggu, bulanan dan setengah tahun. Walau bagaimanapun, spesifikasi kerja menunjukkan kerja perlu dilaksanakan mengikut kitaran yang ditetapkan. Sampel : Perniagaan Shahpini.

b. UPM telah memantau prestasi kontraktor yang

dilantik. Walau bagaimanapun, terdapat keperluan dalam perjanjian tidak dipantau dan direkodkan oleh PTJ yang sewajarnya. Sampel : Radius Link S/B (Pemantauan pada kawalan perosak) dan Perniagaan Shahpini (sijil perubatanpekerja-pekerjadanjenispakaian seragamuntukpekerja)

Pejabat Bendahari

ix. 8.2.1 (rujuk OFi 4)

a. CADE telah melaksanakan kaji selidik bagi

kepuasan pelanggan untuk pengendalian latihan. Terdapat peserta yang memberi komen sebagai input kepada CADE. Komen daripada peserta boleh dimasukkan dan dilaporkan oleh CADE dalam mesyuarat untuk tujuan pengesanan. Sampel : Kursus Asas Pengajaran.

a. Pusat Pembangunan

Akademik

24


b. Pusat Islam masih belum membuat analisis

terhadap maklum balas daripada peserta untuk latihan yang dianjurkan oleh Pusat Islam. Sampel : Kursus Pra Perkahwinan.

b. Pusat Islam

catatan perbincangan penutupan ketakakuran dan …reg.upm.edu.my/spk_upm/audit/catatan perbincangan...

Documents