sokongan - reg.upm.edu.myreg.upm.edu.my/spk_upm/opr-kew-web/opr bend watermark/ak/upm.opr.ben... ·...
TRANSCRIPT
SOKONGAN KEWANGAN
PEJABAT BENDAHARI
Kod Dokumen : UPM/OPR/BEN/AK006/AST
Halaman: 1/12
No. Semakan: 01
No. Isu: 02
ARAHAN KERJA ASSETS DISPOSAL Tarikh: 22/08/2011
Tujuan Arahan Kerja ini adalah untuk menerangkan tatacara penghapusan rekod aset-aset yang dilupuskan kerana proses pelupusan atau kehilangan . 1. Pergi ke icon Hardcat Asset Management (FAMS) dan tekan kekunci Enter.
Skrin berikut akan dipaparkan.
SKRIN 1
SOKONGAN KEWANGAN
PEJABAT BENDAHARI
Kod Dokumen : UPM/OPR/BEN/AK006/AST
Halaman: 2/12
No. Semakan: 01
No. Isu: 02
ARAHAN KERJA ASSETS DISPOSAL Tarikh: 22/08/2011
2. Masukkan User ID diikuti dengan kekunci tab, selepas itu masukkan Password anda
dan tekan OK. (rujuk SKRIN 2)
SKRIN 2 3. Skrin menu utama akan dipaparkan (rujuk SKRIN 3). Seterusnya, klik Modules pada
menu bar dan pilih Depreciation dan klik.
SOKONGAN KEWANGAN
PEJABAT BENDAHARI
Kod Dokumen : UPM/OPR/BEN/AK006/AST
Halaman: 3/12
No. Semakan: 01
No. Isu: 02
ARAHAN KERJA ASSETS DISPOSAL Tarikh: 22/08/2011
SKRIN 3 4. Skrin Hardcat Depreciation akan dipaparkan seperti di SKRIN 4. Kemudian klik pada
butang Main diikuti dengan klik pada Show/Dispose/Remove Assets.
SOKONGAN KEWANGAN
PEJABAT BENDAHARI
Kod Dokumen : UPM/OPR/BEN/AK006/AST
Halaman: 4/12
No. Semakan: 01
No. Isu: 02
ARAHAN KERJA ASSETS DISPOSAL Tarikh: 22/08/2011
SKRIN 4
5. Skrin List of Assets seperti di SKRIN 5 akan dipamerkan. Pilih Asset Code di ruangan Order By. Asset Code merujuk ID Aset FAMS di dalam Borang SOK/KEW/BR038/AST.
SOKONGAN KEWANGAN
PEJABAT BENDAHARI
Kod Dokumen : UPM/OPR/BEN/AK006/AST
Halaman: 5/12
No. Semakan: 01
No. Isu: 02
ARAHAN KERJA ASSETS DISPOSAL Tarikh: 22/08/2011
SKRIN 5 6. Seterusnya taipkan Asset Code (Aset ID FAMS) pada ruangan Restrict seperti di SKRIN
6.
SOKONGAN KEWANGAN
PEJABAT BENDAHARI
Kod Dokumen : UPM/OPR/BEN/AK006/AST
Halaman: 6/12
No. Semakan: 01
No. Isu: 02
ARAHAN KERJA ASSETS DISPOSAL Tarikh: 22/08/2011
SKRIN 6
7. Kemudian tekan butang Restrict dan keterangan mengenai aset bekenaan yang
berwarna merah akan dipaparkan seperti di SKRIN 7.
SKRIN 7 8. Setelah menyemak semula Asset Code yang tertera dengan penyata pelupusan, klik
butang Dispose untuk menghapuskira seperti di SKRIN 8.
SOKONGAN KEWANGAN
PEJABAT BENDAHARI
Kod Dokumen : UPM/OPR/BEN/AK006/AST
Halaman: 7/12
No. Semakan: 01
No. Isu: 02
ARAHAN KERJA ASSETS DISPOSAL Tarikh: 22/08/2011
SKRIN 8 9. Skrin Disposal of Asset , iaitu butiran mengenai hapuskira yang perlu dikemaskini akan
dipaparkan seperti di SKRIN 9.
SOKONGAN KEWANGAN
PEJABAT BENDAHARI
Kod Dokumen : UPM/OPR/BEN/AK006/AST
Halaman: 8/12
No. Semakan: 01
No. Isu: 02
ARAHAN KERJA ASSETS DISPOSAL Tarikh: 22/08/2011
SKRIN 9 10. Kemaskini Disposal Date mengikut tahun hapuskira. Sebagai contoh taipkan tarikh
12/31/2004 seperti yang tertera di SKRIN 10.
SOKONGAN KEWANGAN
PEJABAT BENDAHARI
Kod Dokumen : UPM/OPR/BEN/AK006/AST
Halaman: 9/12
No. Semakan: 01
No. Isu: 02
ARAHAN KERJA ASSETS DISPOSAL Tarikh: 22/08/2011
SKRIN 10
11. Seterusnya kemaskini ruangan Reference dengan menaip nama PTJ dan nombor
pelupusan tersebut (cth:BKK 11/2004) diikuti dengan menekan butang OK seperti di SKRIN 11.
SKRIN 11
12. Seterusnya skrin List of Assets akan dipaparkan semula tetapi status aset telah bertukar kepada Sold pada ruangan Disposed. (rujuk SKRIN 12)
SOKONGAN KEWANGAN
PEJABAT BENDAHARI
Kod Dokumen : UPM/OPR/BEN/AK006/AST
Halaman: 10/12
No. Semakan: 01
No. Isu: 02
ARAHAN KERJA ASSETS DISPOSAL Tarikh: 22/08/2011
SKRIN 12 13. Bagi tujuan semakan, klik dua kali pada nama aset di skrin List of Assets dan skrin
Depreciation Details for Asset akan dipaparkan seperti di SKRIN 13. Pastikan Disposal Date adalah tarikh yang sama seperti di dalam langkah 10.
SOKONGAN KEWANGAN
PEJABAT BENDAHARI
Kod Dokumen : UPM/OPR/BEN/AK006/AST
Halaman: 11/12
No. Semakan: 01
No. Isu: 02
ARAHAN KERJA ASSETS DISPOSAL Tarikh: 22/08/2011
SKRIN 13 14. Bagi tujuan pemantauan tindakan kemaskini maklumat aset di dalam sistem, tindakan berikut perlu dilaksanakan
a) Keluarkan surat peringatan bagi mendapatkan SOK/KEW/BR039/AST selewat-lewatnya 2 minggu sebelum tamat tempoh 3 bulan dari tarikh surat makluman kelulusan.
b) Pastikan Borang SOK/KEW/BR039/AST telah dikembalikan oleh PTJ pada tahun
semasa seperti berikut
i. Sebelum tamat tempoh 3 bulan daripada tarikh kelulusan (tarikh akhir adalah dalam tahun semasa); atau
ii. Sebelum tamat tempoh lanjutan 3 bulan daripada tarikh kelulusan (tarikh akhir adalah dalam tahun semasa) ; atau
iii. Sekiranya tempoh pelupusan melangkaui tahun, dapatkan status tindakan pelupusan daripada PTJ selewat-lewatnya pada hari bekerja terakhir minggu kedua bulan Disember setiap tahun
15. Failkan di dalam Fail UPM/400/AST/01/tahun
SOKONGAN KEWANGAN
PEJABAT BENDAHARI
Kod Dokumen : UPM/OPR/BEN/AK006/AST
Halaman: 12/12
No. Semakan: 01
No. Isu: 02
ARAHAN KERJA ASSETS DISPOSAL Tarikh: 22/08/2011
16. Sekiranya BEN/AST/B002 masih belum diterima, keluarkan surat pembatalan pelupusan dan laksanakan tindakan Undisposed seperti langkah di bawah:
a) Pada skrin List of Assets, taipkan ID aset yang ingin dilaksanakan tindakan Undisposed. Kemudian klik pada Restict. Butiran tentang aset yang telah Disposed akan dipaparkan seperti di SKRIN 14.
SKRIN 14
b) Kemudian klik pada Disposed dan mesej This asset is marked as Disposed, do
you wish to reverse this? akan dipaparkan. Kemudian klik pada Yes untuk Undisposed ID berkenaan.
SKRIN 15