manual kualiti lampiran 6 : pelan tindakan peringkat...

PENGURUSAN

Kod Dokumen: UPM/PGR/MK

Halaman: 1 / 27

No. Semakan: 03

No. Isu: 02

MANUAL KUALITI LAMPIRAN 6 : PELAN TINDAKAN PERINGKAT FUNGSIAN DAN ARAS

Tarikh: 30/1/2012

PROSES UTAMA : PRASISWAZAH, SISWAZAH, PENYELIDIKAN DAN INOVASI

BIL PROSES UTAMA INPUT OUTPUT OBJEKTIF KUALITI PETUNJUK PRESTASI SASARAN 2011

DOKUMEN RUJUKAN

1. Pengambilan Pelajar Baharu Prasiswazah

Data pemohonan kemasukan calon ke program UPM

Data permohonan rayuan calon ke program pengajian UPM

Senarai pelajar berjaya

Senarai pelajar merayu yang berjaya

Mendapatkan calon pelajar cemerlang mengikuti program pengajian UPM

i. Peratusan calon pelajar yang memohon program pengajian bacelor UPM

ii. Peratusan pelajar yang memilih program UPM sebagai pilihan pertama berdasarkan PNGK berikut:

PNGK ≥ 3.5

PNGK ≥ 3.0

65%

10%

15%

Prosedur Pengambilan Pelajar Baharu Program Pengajian Prasiswazah (UPM/PU/PS/P003)

2. Pengendalian Pengajaran dan Pembelajaran

Kemudahan prasarana

Tenaga pengajar

Perancangan pengajaran

Kandungan kursus yang ditawarkan

Silibus kursus

Jadual waktu kuliah/amali

Senarai pelajar

Kaedah pengajar dan

Rancangan Pengajaran

Nota Kuliah/ Amali

Senarai kehadiran pelajar ke kuliah/ amali

Fail pengajaran

Jadual waktu peperiksaan

Laporan projek pelajar

Latihan Industri

Memantapkan sistem pengajaran dan pembelajaran

i. Peratusan nota kuliah kursus dimasukkan dalam web (PutraLMS) dan dikemaskini setiap semester

ii. Peratusan pengajaran mengikut rancangan mengajar

iii. Peratusan pelajar

bergraduat dengan

Kelas Pertama

Kelas Kedua Tinggi

100%

100%

12%

80%

Prosedur Pengendalian Kursus (UPM/PU/PS/P007)

PENGURUSAN


Halaman: 2 / 27

No. Semakan: 03

No. Isu: 02


Tarikh: 30/1/2012



DOKUMEN RUJUKAN

pembelajaran

Bahan kuliah/amali

Amali

Tugasan

Bahan kuliah di laman web

Penilaian pengajaran

Beban pengajaran

Kertas soalan peperiksaan akhir

iv. Nisbah pensyarah:

pelajar v. Nisbah kemudahan

penggunaan komputer : pelajar

1:10

1:1

3.

Pengambilan dan Kemasukan Pelajar Siswazah

Permohonan kemasukan pelajar

Tawaran kemasukan

Keputusan permohonan kemasukan dimaklumkan kepada calon

Peratusan keputusan yang dikeluarkan dalam tempoh 60 hari selepas tarikh permohonan lengkap diterima.

80%

Prosedur Pengambilan Pelajar Siswazah (UPM/PU/S/P006)

4. Pendaftaran Pelajar Sistem iGIMS

Senarai pelajar layak mendaftar

Senarai pelajar berdaftar

Pelajar mendaftar tidak lewat dari minggu kedua (2) selepas semester bermula.

Peratusan sambungan mendaftar tidak lewat dari minggu kedua selepas semester bermula

80% Prosedur Pendaftaran Pelajar Siswazah (UPM/PU/S/P007)

PENGURUSAN


Halaman: 3 / 27

No. Semakan: 03

No. Isu: 02


Tarikh: 30/1/2012



DOKUMEN RUJUKAN

5. Penilaian Tesis Tarikh Pengesahan penamaan JK Peperiksaan Tesis oleh JKPSU

Tarikh penyerahan tesis oleh pelajar

Pelajar menduduki Viva voce

Pelajar menduduki Viva voce selepas penyerahan tesis

Peratusan pelajar menduduki Viva dalam tempoh tiga (3) bulan selepas penyerahan tesis kepada Sekolah Pengajian Siswazah untuk pemeriksaan.

73% Prosedur Penilaian Tesis Pelajar Siswazah (UPM/PU/S/P014)

Arahan Kerja Menjalankan Peperiksaan Akhir (Viva voce) (UPM/PU/S/AK03/02)

6. Pengurusan Bantuan Kewangan

Permohonan bantuan kewangan

Surat tawaran Pelajar mendapat keputusan permohonan bantuan kewangan/ biasiswa

Peratusan pelajar yang mendapat keputusan tidak lewat tiga (3) bulan selepas tarikh tutup permohonan.

100% Prosedur Pengurusan Biasiswa/Bantuan Kewangan Pengajian Siswazah (UPM/PU/S/P016)

Arahan Kerja Penawaran Biasiswa /Bantuan Kewangan Pengajian Siswazah (UPM/PU/S/AK05/01)

7. Penilaian Pengajaran Kursus /Amali

Borang Penilaian Pengajaran

Laporan Analisis Penilaian Pengajaran

Meningkat kualiti pengajaran kursus/ amali

Peratusan pensyarah/ pensyarah sambilan mendapat skor 3.5 (skala Likert 5) atau lebih untuk penilaian pengajaran

80% Prosedur Pengendalian Pengajaran Kursus Pengajian Siswazah (UPM/PU/S/P005)

PENGURUSAN


Halaman: 4 / 27

No. Semakan: 03

No. Isu: 02


Tarikh: 30/1/2012



DOKUMEN RUJUKAN

8. Penilaian Impak Tinggi

Pembentangan seminar luar negara

Lawatan teknikal/ penjanaan dana/ mobiliti staf ke luar negara

Jaringan penyelidikan/ kolaborasi

Bilangan kertas kerja/kertas dasar yang dihasilkan

Jumlah dana yang diperolehi

Bilangan kolaborasi penyelidikan yang dihasilkan

Membudayakan impak tinggi dalam kalangan pegawai akademik

Meningkatkan kerjasama/jaringan dengan pihak industri

Meningkatkan kebolehan staf dalam analisis data, mencipta peluang dan inovasi baru dalam penyelidikan

i. Bilangan staf/penyelidik/ yang memberi kesan tinggi terhadap universiti hasil kerjasama luar/mempunyai jaringan luar dalam bidang penyelidikan

ii. Bilangan MoU yang aktif

400

50

Perutusan 100 Hari Naib Canselor

PENGURUSAN


Halaman: 5 / 27

No. Semakan: 03

No. Isu: 02


Tarikh: 30/1/2012

PROSES SOKONGAN : PENGURUSAN PELANGGAN, KEWANGAN, LATIHAN, PERALATAN, KEMUDAHAN INFRASTRUKTUR DAN KENDERAAN, PERALATAN DAN KEMUDAHAN ICT, PENGURUSAN SUMBER MANUSIA, PENGURUSAN KESELAMATAN DAN KESIHATAN PEKERJAAN


DOKUMEN RUJUKAN

1. Pengendalian Aduan Awam dan Maklum Balas

Keratan akhbar (kolum aduan)

Berita Perdana

E-Respons

Media Massa

E-mel

Panggilan Telefon

Borang Maklumbalas Pelanggan (SOK/PEL/BR01/MP)

Laporan aduan

Laporan tindakan pembetulan

Melaksanakan tindakan terhadap aduan dalam tempoh yang ditetapkan:

21 hari – melibatkan PTJ UPM

6 bulan hingga setahun – melibatkan pihak ke-3

Peratusan kes aduan yang diambil tindakan dalam tempoh yang ditetapkan

70% Prosedur Pengendalian Maklum Balas Pelanggan (UPM/SOK/PEL/P001)

Garis Panduan Pelanggan untuk Maklum Balas dan Aduan Awam (SOK/PEL/GP01.MB A.AWAM)

Garis Panduan Aduan Awam Melalui Media Massa (SOK/PEL/GP02/MEDIA MASSA)

2. Perolehan Permohonan Perolehan

Pesanan Belian

Senarai pembekal

Nota penghantaran

Bekalan diterima

Menerima bekalan mengikut spesifikasi dan tempoh penghantaran

Peratusan bekalan diterima 90% Prosedur Pembelian Terus (UPM/SOK/KEW-BUY/P004)

Prosedur Pembelian Secara Sebut Harga Universiti (UPM/SOK/KEW-BUY/P005)

Prosedur Pembelian Secara Tender (UPM/SOK/KEW-BUY/P006)

Prosedur Pembelian Secara Rundingan Terus (UPM/SOK/KEW-BUY/P007)

PENGURUSAN


Halaman: 6 / 27

No. Semakan: 03

No. Isu: 02


Tarikh: 30/1/2012



DOKUMEN RUJUKAN

3. Membangunkan Modal Insan Terbaik

Senarai kursus

Analisis keperluan latihan

Modul latihan

Senarai program

Memastikan staf menghadiri latihan

Peratusan staf yang menghadiri latihan 7 hari setahun

90% Pengurusan Latihan Staf Universiti Putra Malaysia (UPM/SOK/LAT /P001)

4. Penyelenggaraan Infrastruktur

Aduan gangguan bekalan

Baikpulih gangguan di laksanakan dalam tempoh yang ditetapkan

Memastikan bekalan air, elektrik, sistem telefon dan sistem rawatan kumbahan berfungsi secara berterusan

Peratusan gangguan dipulihkan dalam tempoh 24 jam

80% Prosedur Penyelenggaraan Berkala (UPM/SOK/PYG/P002)

Garis Panduan Penyelenggaraan Baik Pulih (SOK/PYG/GP01)

5. Penyelenggaraan ICT

Borang Permohonan Penyelenggaraan ICT

Jadual Kekerapan Penyelenggaraan ICT

Log Penyelenggaraan Semasa

Log Penyelenggaraan Berkala (Harian/ Mingguan/ Bulanan)

Log Penyelenggaraan Berkala (Tahunan)

Log Permohonan Penyelenggaraan ICT

Laporan Keberkesanan

Memastikan

penyelenggaraan ICT

dilaksanakan dalam

tempoh yang

dipersetujui.

Peratusan Penyelenggaraan yang dilaksanakan

80 % Prosedur Penyelenggaraan ICT (UPM/SOK/ICT/P001)

Garis Panduan Penyelenggaraan ICT (SOK/ICT/GP01/ Penyelenggaraan )

PENGURUSAN


Halaman: 7 / 27

No. Semakan: 03

No. Isu: 02


Tarikh: 30/1/2012



DOKUMEN RUJUKAN

Penyelenggaraan ICT

Laporan Penyelenggaraan ICT

6. Baik Pulih ICT Maklumat

Borang Baikpulih ICT

Borang Penyerahan Aset Untuk Khidmat Luar

i. Kebolehan mendapat maklumat dan dokumen

Sistem ICT berfungsi

secara berterusan,

boleh dipercayai dan

efektif

Tempoh pemulihan adalah seperti berikut:

Masalah Sistem ICT diperbaiki secara dalaman: i) 2 jam bagi Sistem

Rangkaian ii) 5 jam bagi Sistem

Utama Universiti iii) 2 hari bagi baikpulih

peralatan ICT

Masalah Sistem ICT diperbaiki oleh Pihak Luar

i) 2 hari bagi Sistem Aplikasi dan Pangkalan Data

ii) 14 hari untuk peralatan ICT

80%

80%

Prosedur Baik Pulih ICT (UPM/SOK/ICT/P002)

PENGURUSAN


Halaman: 8 / 27

No. Semakan: 03

No. Isu: 02


Tarikh: 30/1/2012



DOKUMEN RUJUKAN

7. Mengambil Modal Insan Terbaik

Maklumat bidang yang diperlukan

Pelan strategik berkaitan pengambilan

Senarai 100 universti terbaik dunia

Unjuran pengambilan staf

Surat tawaran

Kertas kerja kelulusan

Jadual perancangan pelaksanaan

Senarai staf memiliki PhD

Senarai staf bukan akademik

i. Melantik pegawai akademik dari dalam dan luar negara daripadanya graduan 100 universiti terbaik dunia

i. Peratusan Pegawai Akademik yang dilantik

5%

Prosedur Pelantikan Staf Tetap Bagi Kumpulan Pengurusan Dan Profesional (Bukan Akademik) Dan Kumpulan Sokongan (UPM/SOK/BUM /P001)

8. Mematuhi Keperluan Keselamatan dan Kesihatan Pekerjaan (KKP)

Program Pemantauan KKP yang dilaksanakan

Pengurusan KKP - Latihan - Siasatan

Kemalangan - Pemeriksaan

Pengurusan Risiko

Pengurusan Bencana CHRA (Chemical Health Risk Assessment)

Medical Surveillance

Laporan pelaksanaan program pemantauan KKP yang dilaksanakan di UPM

Memastikan persekitaran kerja yang selamat dan sihat

Peratusan pencapaian program pemantauan KKP yang dilaksanakan berada pada tahap minimum yang ditetapkan.

70% Prosedur Pemeriksaan Keselamatan Dan Kesihatan Pekerjaan (UPM/SOK/OSH/P003)

Prosedur Notifikasi Kemalangan, Kejadian Berbahaya, Penyakit Pekerjaan Dan Keracunan Pekerjaan (UPM/SOK/OSH/P004)

Prosedur Aduan Keselamatan Dan Kesihatan Pekerjaan (UPM/SOK/OSH/P005)

PENGURUSAN


Halaman: 9 / 27

No. Semakan: 03

No. Isu: 02


Tarikh: 30/1/2012

PROSES OPERASI PERKHIDMATAN SOKONGAN : PEJABAT NAIB CANSELOR, PEJABAT TIMBALAN NAIB CANSELOR (HAL EHWAL PELAJAR DAN ALUMNI), PEJABAT TIMBALAN NAIB CANSELOR (JARINGAN INDUSTRI DAN MASYARAKAT), PEJABAT BENDAHARI, PERPUSTAKAAN SULTAN ABDUL SAMAD, BAHAGIAN KESELAMATAN UNIVERSITI, TAMAN PERTANIAN UNIVERSITI, PUSAT KESIHATAN UNIVERSITI, PUSAT KEBUDAYAAN DAN KESENIAN SULTAN SALAHUDDIN ABDUL AZIZ SHAH, PUSAT ISLAM, PUSAT ANTARABANGSA, PUSAT PEMBANGUNAN AKADEMIK, PUSAT PEMBANGUNAN MAKLUMAT DAN KOMUNIKASI, KOLEJ-KOLEJ, FAKULTI PERUBATAN VETERINAR, PENERBIT UPM


DOKUMEN RUJUKAN

1. Pemantauan Laporan Pelan Strategi UPM (Pejabat Naib Canselor)

Pelan strategi UPM 2001-2010

Pelan Tindakan Pengajian Tinggi Negara 2007-2010

Pelan Strategi Kementerian Pengajian Tinggi Negara Melangkaui 2020

Laporan pencapaian pelan strategi UPM

Memastikan pencapaian Pelan Strategi mengikut carta perbatuan

Bilangan pemantauan pencapaian Pelan Strategi

4 Laporan pencapaian bagi setiap matlamat

2. Verifikasi Aset (Pejabat Naib Canselor)

Arahan Pihak Berkuasa Universiti

Minit Mesyuarat Pengurusan

Minit Mesyuarat JKA, Rancangan Audit Tahunan

Laporan Audit

Memastikan aset dan inventori di verifikasi

Peratusan aset dan inventori yang dapat diverifikasi

100% Prosedur Pengauditan Verifikasi Aset/Inventori (UPM/OPR/PNC-AD/ P002)

PENGURUSAN


Halaman: 10 / 27

No. Semakan: 03

No. Isu: 02


Tarikh: 30/1/2012



DOKUMEN RUJUKAN

3. Pembangunan Pelajar (Pejabat Timbalan Naib Canselor (Hal Ehwal Pelajar & Alumni)

Aktiviti Pelajar Laporan Aktiviti Pelajar

Meningkatkan kebolehpasaran graduan

Peratusan graduan bekerja (termasuk yang melanjutkan pengajian) berdasarkan kelayakan dan bidang pengajian dalam tempoh 6 bulan bergraduat.

78% Pelan Strategik UPM 2011 -2013

4. Pelaksanaan perkhidmatan Sesi Kaunseling (Pejabat Timbalan Naib Canselor (Hal Ehwal Pelajar & Alumni)

Kad matrik

Kad sulit klien

Borang

Laporan penilaian perkhidmatan sesi kaunseling individu secara bersemuka

i. Memastikan pelajar mendapat perkhidmatan sesi kaunseling individu secara bersemuka

ii. Meningkatkan

keberkesanan perkhidmatan kaunseling individu secara bersemuka

i. Peratusan pelajar dapat berjumpa pegawai psikologi dalam hari yang sama (masa bekerja) tanpa membuat temujanji

ii. Peratusan klien mencapai tahap memuaskan – skala 4 (Skala Likert 5)

80%

80%

Prosedur Pelaksanaan Perkhidmatan Sesi Kaunseling Individu Secara Bersemuka (UPM/OPR/HEPA/P002)

PENGURUSAN


Halaman: 11 / 27

No. Semakan: 03

No. Isu: 02


Tarikh: 30/1/2012



DOKUMEN RUJUKAN

5. Perlaksanaan permohonan bantuan zakat oleh pelajar (Pejabat Timbalan Naib Canselor (Hal Ehwal Pelajar & Alumni)

Borang permohonan bantuan zakat pelajar

Surat keputusan permohonan

Memaklumkan keputusan permohonan bantuan zakat kepada pelajar

i. Peratusan makluman keputusan dalam tempoh 6 hari bekerja selepas permohonan yang lengkap dan tidak memerlukan kajian lanjut

100% Prosedur UPM/OPR/HEPA/P003-Pelaksanaan Permohonan Bantuan Zakat Pelajar

ii. Peratusan makluman keputusan dalam tempoh 10 hari bekerja selepas permohonan yang lengkap dan tidak memerlukan kajian lanjut

100%

PENGURUSAN


Halaman: 12 / 27

No. Semakan: 03

No. Isu: 02


Tarikh: 30/1/2012



DOKUMEN RUJUKAN

6. Kenaikan Pangkat (Pejabat Pendaftar)

Borang permohonan Kenaikan Pangkat

Surat pelawaan

Surat pemakluman

Statistik Kenaikan Pangkat Staf

Surat jawapan

Minit Mesyuarat Jawatankuasa Pemilih

Keputusan kenaikan pangkat staf dimaklumkan kepada pemohon selewat-lewatnya 5 hari bekerja selepas Minit Mesyuarat Pihak Berkuasa Melantik diterima atau arahan Pihak Berkuasa Melantik.

Peratusan keputusan yang dimaklumkan

100% Prosedur Kenaikan Pangkat Pegawai Bukan Akademik (UPM/OPR/PEND/P001)

Prosedur Kenaikan Pangkat Jawatan Profesor (UPM/OPR/PEND/P002)

Prosedur Kenaikan Pangkat Jawatan Profesor Madya (UPM/OPR/PEND/P003)

Prosedur Kenaikan Pangkat Jawatan Pensyarah Gred 52 (UPM/OPR/PEND/P004)

7. Cuti belajar (Pejabat Pendaftar)

Polisi Cuti Belajar

Borang permohonan cuti belajar

Waran kelulusan

bilangan biasiswa

Surat rayuan

Surat tawaran cuti belajar

Penilaian status pengajian

Perjanjian cuti belajar

Pangkalan data cuti belajar

Keputusan/minit mesyuarat LBCB/KPT

Pengisian kuota biasiswa yang diperuntukkan oleh KPT

Peratusan pengisian kuota

50% Prosedur Cuti Belajar (UPM/OPR/PEND/P012)

PENGURUSAN


Halaman: 13 / 27

No. Semakan: 03

No. Isu: 02


Tarikh: 30/1/2012



DOKUMEN RUJUKAN

8. Persaraan (Pejabat Pendaftar)

Senarai Pesara

Dokumen-dokumen persaraan

Borang maklumat

asas Pesara

Permohonan staf (pesara pilihan)

Surat Kelulusan Naib Canselor bagi pesara (Pesara pilihan)

Surat kelulusan persaraan

Kenyataan

Perkhidmatan dan Cuti

Penyata bayaran GCR

Surat pemakluman

kepada pesara

Memastikan pesara mendapat GCR pada gaji terakhir sebelum bersara

Peratusan pesara mendapat GCR

100% Prosedur Persaraan Wajib (UPM/OPR/PEND/P006)

Prosedur Persaraan Pilihan (UPM/OPR/PEND/P007)

Prosedur Pencen Terbitan (UPM/OPR/PEND/P008)

Garis Panduan Pengendalian Urusan Gantian Cuti Rehat (OPR/PEND/GP03/GCR)

Garis Panduan Kenyataan Perkhidmatan/Rekod Cuti (OPR/PEND/GP03/KPC)

PENGURUSAN


Halaman: 14 / 27

No. Semakan: 03

No. Isu: 02


Tarikh: 30/1/2012



DOKUMEN RUJUKAN

9. Penjanaan Pendapatan (Pejabat Bendahari)

Geran industri

Endowment

Matching geran

Services and studies

GE geran

Pendapatan yang diperolehi

Memperolehi pendapatan daripada:

Pelaburan

Keuntungan Simpanan Tetap

Jumlah pendapatan diperolehi

RM 2 juta - pelaburan

RM 20 juta - Keuntungan Simpanan Tetap

Petikan minit Lembaga Pengarah Universiti (LPU)

10. Perakaunan –Penyediaan Penyata Kewangan (Pejabat Bendahari)

Semua keperluan kewangan

Belanjawan

Perolehan

Pembayaran

Pengurusan Aset

Perakaunan

Penyata Kewangan Menghantar Penyata Kewangan mengikut tempoh yang ditetapkan dan untuk mendapatkan Sijil Tanpa Teguran

i. Tempoh untuk mengemukakan penyata kewangan.

ii. Kategori Sijil yang diterima daripada Ketua Audit Negara

Sebelum 1 Mac pada tahun berikutnya Mendapat Sijil Tanpa Teguran (Unqualified Report)

Prosedur Pengurusan Perakauanan (UPM/OPR/BEN-AKN/P006)

Prosedur Pengurusan Akaun Belum Terima (UPM/OPR/BEN-AKN/P007)

PENGURUSAN


Halaman: 15 / 27

No. Semakan: 03

No. Isu: 02


Tarikh: 30/1/2012



DOKUMEN RUJUKAN

11. Pembayaran (Pejabat Bendahari)

Dokumen tuntutan

Cek/Bank Deraf/EFT/ Tunai

Membayar dengan tepat dan mengikut tempoh

i. Peratusan cek batal ii. Peratusan

membayar semua tuntutan dalam tempoh 14 hari

1%

100%

Prosedur Pembayaran Tuntutan Staf (UPM/SOK/KEW-BYR/P008)

Prosedur Pembayaran Tanpa Pesanan Belian (UPM/SOK/KEW-BYR/P009)

Prosedur Pembayaran Gaji Atau Elaun (UPM/SOK/KEW-BYR/P011)

12. Perolehan buku rujukan terkini di perpustakaan (Perpustakaan Sultan Abdul Samad)

Cadangan/ permohonan staf Pengurusan & Profesional (akademik, bukan akademik, penyelidik)

Aduan /maklumbalas pelanggan

Katalog penerbit/ pameran buku

Buku rujukan sedia dipinjam/ digunakan

Laporan penyediaan pesanan bahan

Laporan penerimaan bahan

Rekod katalog (OPAC)

Statistik bahan diproses

Membelanjakan semua peruntukan untuk pembelian buku rujukan dan memproses untuk sedia diguna

i. Nilai pembelian buku rujukan

ii. Peratusan buku

rujukan yang dipesan diterima

iii. Peratusan buku yang

diproses untuk sedia diguna dalam tempoh 4 bulan dari tarikh terima

RM2.5j

80%

100%

Prosedur Perolehan Bahan Monograf dan Media (UPM/OPR/PSAS/P002)

PENGURUSAN


Halaman: 16 / 27

No. Semakan: 03

No. Isu: 02


Tarikh: 30/1/2012



DOKUMEN RUJUKAN

13. Perolehan (Perpustakaan Sultan Abdul Samad)

Permohonan perolehan

Pelan lantai bangunan

Perabot dan peralatan

Melengkapkan perabot dan peralatan untuk Perpustakaan Pertanian dan Agrobio dan Perpustakaan Kejuruteraan dan Seni Bina

Nilai perbelanjaan RM600,000 Prosedur Pembelian Terus (UPM/SOK/KEW-BUY/P004)

Prosedur Pembelian Secara Sebut Harga Universiti (UPM/SOK/KEW-BUY/P005)

Prosedur Pembelian Secara Rundingan Terus (UPM/SOK/KEW-BUY/P007)

Prosedur Pengurusan Aset (UPM/SOK/KEW-AST/P012)

14. Literasi Maklumat (Perpustakaan Sultan Abdul Samad)

Penjadualan

Modul

Pengguna yang lebih mahir mencari maklumat

Membina kemahiran pencarian bahan perpustakaan

Peratusan pengguna yang mencapai markah ≥ 70% dalam post test program literasi maklumat

80%

Prosedur Program Literasi Maklumat: Sesi Pengenalan Perpustakaan (UPM/OPR/PSAS/P012)

Prosedur Program Literasi Maklumat: Berjadual (UPM/OPR/PSAS/P013)

PENGURUSAN


Halaman: 17 / 27

No. Semakan: 03

No. Isu: 02


Tarikh: 30/1/2012



DOKUMEN RUJUKAN

15. Mempermantap Pelan Induk Sumber Ilmu (Perpustakaan Sultan Abdul Samad)

Pelan strategik UPM 2011-2013

Maklumbalas pelanggan


Minit Semakan Pengurusan

Bengkel/Sesi Percambahan Minda

Pelan Induk Sumber Ilmu

Memantap Pelan Induk Sumber Ilmu dan mendapatkan perakuan

Tempoh masa Mac 2011

Pelan Strategik UPM 2011-2013


Minit Mesyuarat Semakan Pengurusan

16. Kawalan Keselamatan Harta Benda Universiti Dan Keselamatan Warga Kampus

(Bahagian Keselamatan Universiti)

Melaksanakan Kawalan Akses

Mengendalikan Kesalahan Lalulintas

Melaksanakan Rondaan

Melaksanakan Kawalan CCTV

Memberi Khidmat Bantu Mula

Laluan keluar masuk terkawal

Kes kecurian dan kemusnahan harta benda Universiti

Fail kes kebakaran

Laporan tugas harian

Laporan aduan

i. Mengawal keselamatan harta benda Universiti dan keselamatan warga kampus

i. Peratusan pengurangan kes jenayah di dalam kawasan kampus

ii. Peratusan pengurangan kes kemalangan di dalam kawasan kampus

20%

20%

Prosedur Kawalan Akses (UPM/OPR/BKU/P001)

Prosedur Pengendalian Kesalahan Lalulintas (UPM/OPR/BKU/P002)

Prosedur Bantu Mula (UPM/OPR/BKU/P003)

PENGURUSAN


Halaman: 18 / 27

No. Semakan: 03

No. Isu: 02


Tarikh: 30/1/2012



DOKUMEN RUJUKAN

Aduan kes

ii. Memberi khidmat bantu mula

iii. Peratusan memberi khidmat bantu mula dalam tempoh 15 minit

100%

17. Membangunkan dan Memantapkan Prasarana Inkubasi Keusahawanan (Taman Pertanian Universiti)

Minit perbincangan (yang berkenaan)

Jadual pelaksanaan membangunkan dan memantapkan prasarana inkubasi keusahawanan

Lokasi kawasan terlibat

Senarai kemudahan (infrastruktur)

Laporan kemajuan pelaksanaan

Membangunkan dan memantapkan (naik taraf) prasarana inkubasi keusahawanan

Bilangan prasarana

1 prasarana

persekitaran terkawal

Pelan Strategi (2011-2013)

PENGURUSAN


Halaman: 19 / 27

No. Semakan: 03

No. Isu: 02


Tarikh: 30/1/2012



DOKUMEN RUJUKAN

18. Konsultasi Perubatan (Pusat Kesihatan Universiti)

Pelanggan dalaman dan luaran yang datang ke PKU

Pelanggan yang mendapat perkhidmatan perubatan

Memastikan pelanggan mendapat rawatan selewat-lewatnya 30 minit selepas selesai proses pendaftaran

Peratusan pelanggan mendapat rawatan

90 %

Prosedur Konsultasi Perubatan (UPM/OPR/PKU/P003)

Manual e-Klinik

International Code of Diseases (ICD 10)

19. Konsultasi Pergigian (Pusat Kesihatan Universiti)

Pelanggan dalaman dan luaran yang datang ke PKU

Pelanggan yang mendapat perkhidmatan pergigian

Rawatan pergigian dapat diselesaikan dalam tempoh 40 minit

Peratusan rawatan pergigian

90 %

Prosedur Konsultasi Pergigian (UPM/OPR/PKU/P002)

Manual e-Klinik

20. Pengurusan Dewan dan Perkhidmatan Kebudayaan (Pusat Kebudayaan dan Kesenian Sultan Salahuddin Abdul Aziz Shah)

Borang / Surat Permohonan

Senarai pengguna dewan

Meningkatkan perkhidmatan penggunaan dewan dan panggung percubaan

Kekerapan penggunaan dewan dan panggung percubaan setahun

60 Prosedur Permohonan Penggunaan Prasarana Dewan Besar dan Panggung Percubaan (UPM/OPR/PKK/P001)

PENGURUSAN


Halaman: 20 / 27

No. Semakan: 03

No. Isu: 02


Tarikh: 30/1/2012



DOKUMEN RUJUKAN

21. Proses Pengendalian Solat Fardhu Berjemaah dan Solat Jumaat (Pusat Islam)

Teks Khutbah Jumaat

Jadual Iman dan

Bilal

Imam dan Bilal

Jadual Waktu Solat

Tuntutan Fardhu Kifayah Solat Fardhu 5 waktu berjemaah dan solat Fardhu Jumaat terlaksana dengan teratur dan sistematik.

Menjamin solat fardhu 5 waktu berjemaah dan solat jumaat dilaksanakan dengan sempurna

i. Peratusan Imam dan Bilal yang menghadiri kursus dan latihan pemantapan kompetensi mencapai tahap yang memuaskan

ii. Peratusan Imam dan

Bilal hadir ke masjid selewat-lewatnya 15 minit sebelum masuk waktu solat

100%

90%

Prosedur Pengendalian Solat Fardu Berjemaah (UPM/OPR/PIU/P003)

Prosedur Pengendalian Solat Jumaat (UPM/OPR/PIU/P001)

Jadual Waktu Solat Jabatan Mufti Negeri Selangor

Teks Khutbah Jumaat JAIS

22. Pengurusan Jenazah (Pusat Islam)

Borang Permohonan

Borang Penilaian

Kenderaan Jenazah

Kelengkapan Pengurusan Jenazah

Pengurus Jenazah

Pemandu Van Jenazah

Tuntutan Fardhu Kifayah Pengurusan Jenazah Muslim terlaksana dengan teratur dan sistematik

Laporan Penilaian

Menjamin Pengendalian Pengurusan Jenazah dilaksanakan dengan sempurna

Mencapai tahap kepuasan perkhidmatan pada skala 4 (skala Likert 5) bagi pengurusan jenazah

85%

Prosedur Pengendalian Pengurusan Jenazah (UPM/OPR/PIU/P004)

Talqin dalam Bahasa Melayu dikeluarkan Masjid Qaryah Serdang Universiti Putra Malaysia

Panduan Mengurus Jenazah oleh Muballighat JAIS

PENGURUSAN


Halaman: 21 / 27

No. Semakan: 03

No. Isu: 02


Tarikh: 30/1/2012



DOKUMEN RUJUKAN

23. Pengurusan Visa Dan Pas Pelajar (Pusat Antarabangsa)

Borang dan Surat Permohonan

Borang Imigresen

Visa dan Pas Memberi khidmat mendapatkan visa dan pas pelajar

i. Visa dan pas yang lengkap dan tepat diperolehi dalam tempoh tiga (3) bulan dari tarikh permohonan bagi yang tidak memerlukan lanjutan di pihak imigresen

ii. Visa dan pas yang tepat diperolehi melebihi tiga (3) bulan dari tarikh permohnan bagi kes yang memerlukan semakan lanjutan pihak pihak imigresen dan tidak melebihi empat (4) bulan

90%

100%

Prosedur Pengurusan Visa Dan Pas Pelajar Antarabangsa (UPM/OPR/IC/P001)

PENGURUSAN


Halaman: 22 / 27

No. Semakan: 03

No. Isu: 02


Tarikh: 30/1/2012



DOKUMEN RUJUKAN

24. Pelaksanaan, Penyelenggaraan dan Pemantauan Sistem Pengurusan Pembelajaran (Pusat Pembangunan Akademik)

Data pelajar, pensyarah dan kursus

Arahan Pihak Pengurusan Universiti penggunaan ePembelajaran

Akta Universiti dan Kolej Universiti

Dasar ICT UPM (ePembelajaran)

PutraLMS dapat dicapai oleh pelajar, pensyarah dan pentadbir sistem

Menyediakan perkhidmatan ePembelajaran yang boleh diakses secara berterusan

Maklum balas aduan ≤ 1 jam dalam waktu bekerja selepas aduan diterima

90%

Prosedur Pengendalian Maklum Balas Pelanggan (UPM/SOK/PEL/P001)

25. Perancangan dan Pelaksanaan Kajian Pengajaran dan Pembelajaran (Pusat Pembangunan Akademik)

Laporan hasil kajian pengajaran dan pembelajaran

Minit mesyuarat Jawatankuasa Pengajaran dan Pembelajaran /Pegawai Kanan/Senat

Surat/memo makluman cadangan penambahbaikan

Laporan peluang penambahbaikan

Mengukur pelaksanaan makluman/hebahan cadangan hasil kajian pengajaran dan pembelajaran

Makluman cadangan penambahbaikan berdasarkan kajian pengajaran dan pembelajaran kepada pihak berkaitan selewat-lewatnya dua minggu selepas dibentangkan dalam mesyuarat Jawatankuasa Pengajaran dan Pembelajaran/Pegawai Kanan/Senat

90%

Prosedur Pengurusan Pelaksanaan Kajian Pengajaran dan Pembelajaran (UPM/OPR/CADe/P002)

Prosedur Peluang Penambahbaikan (UPM/PGR/P007)

http://reg.upm.edu.my/spk_upm/SOK-PEL-web/prosedur/UPM.SOK.PEL.P001(15.04.2011).pdf

http://reg.upm.edu.my/spk_upm/SOK-PEL-web/prosedur/UPM.SOK.PEL.P001(15.04.2011).pdf

PENGURUSAN


Halaman: 23 / 27

No. Semakan: 03

No. Isu: 02


Tarikh: 30/1/2012



DOKUMEN RUJUKAN

26. Pembangunan ICT (Pusat Pembangunan Maklumat dan Komunikasi)

Borang Permohonan Pembangunan ICT

Log Permohonan Pembangunan ICT

Log Pemantauan Pembangunan ICT

Surat dari Pengarah (Makluman Status Permohonan Pembangunan ICT)

Dokumen Cadangan

Memastikan pembangunan ICT dilaksanakan

Peratusan permohonan pembangunan ICT dilaksanakan dalam tempoh yang dipersetujui.

80 % Prosedur Pembangunan ICT (UPM/OPR/iDEC/P001)

27. Perkhidmatan Sokongan ICT (Pusat Pembangunan Maklumat dan Komunikasi)

Borang Permohonan Perkhidmatan Sokongan ICT

Log permohonan Perkhidmatan Sokongan ICT

Log penggunaan Perkhidmatan Sokongan ICT

Analisa pekhidmatan ICT

Laporan perkhidmatan ICT

Log Pinjaman Aset ICT

Log Permohonan Pinjaman Aset ICT

Memastikan

permohonan

perkhidmatan ICT

dilaksanakan

Peratusan Perkhidmatan ICT yang berjaya dilaksanakan

80 % Prosedur Perkhidmatan Sokongan ICT (UPM/OPR/iDEC/P002 )

PENGURUSAN


Halaman: 24 / 27

No. Semakan: 03

No. Isu: 02


Tarikh: 30/1/2012



DOKUMEN RUJUKAN

28. Perkhidmatan Rawatan Haiwan (Fakulti Perubatan Veterinar)

Borang Permohonan

Borang rawatan

Laporan perkhidmatan rawatan

Mempertingkatkan

kualiti rawatan haiwan

Peratusan responden pada tahap kepuasan skala 4 (skala Likert 5)

95% Arahan Kerja Pendaftaran Klien dan Haiwan

Arahan Kerja Pengurusan Kemasukan Haiwan Ke Wad

Arahan Kerja Mendiscaj Haiwan dari UVH

Arahan Kerja Pengurusan Kes Surgeri

Arahan Kerja Pengurusan Anestesia

Arahan Kerja Pengurusan Kes Radiologi atau Ultrasonografi

PENGURUSAN


Halaman: 25 / 27

No. Semakan: 03

No. Isu: 02


Tarikh: 30/1/2012



DOKUMEN RUJUKAN

29. Penyediaan kemudahan penginapan, peralatan sukan, tempat riadah dan peralatan kebudayaan (Kolej-kolej)

Borang Semakan Inventori Bilik Penginapan (OPR/KOLEJ/BR02/ PEN002)

Log Perancangan Pembelian Kemudahan Penginapan (OPR/KOLEJ/BL01/PEN001)

Borang Kajian Kepuasan Pelanggan Kolej

Kemudahan Infrastruktur dan penginapan yang kondusif serta selamat

Menyediakan kemudahan, infrastruktur dan penginapan yang kondusif dan selesa

Indeks keselesaan dan petunjuk prestasi pada tahap 4 (skala Likert 5)

70% Prosedur Penyediaan kemudahan Penginapan Pelajar (UPM/OPR/KOLEJ/P001)

Prosedur Penyelenggaraan Baik Pulih (UPM/SOK/PYG/P001)

Prosedur Penyelenggaraan Berkala (UPM/SOK/PYG/P002)

PENGURUSAN


Halaman: 26 / 27

No. Semakan: 03

No. Isu: 02


Tarikh: 30/1/2012



DOKUMEN RUJUKAN

30. Pendaftaran Masuk/ Keluar Pelajar lama dan baharu (Kolej-kolej)

Borang Maklumat Peribadi Pelajar (OPR/KOLEJ /BR01/PEN002)

Borang Semakan Inventori Bilik Penginapan (OPR/KOLEJ/BR02/PEN002)

Laporan Analisis Pendaftaran Pelajar

Menjamin pendaftaran masuk / keluar dilaksanakan dalam tempoh yang ditetapkan

i. Peratus Pelajar di daftarkan di kaunter kolej dalam masa 10 minit

ii. Peratus pelajar daftar keluar dalam masa 5 minit

100 %

100%

Prosedur Persediaan Penempatan dan Pendaftaran Masuk Pelajar Lama (UPM/OPR/KOLEJ/P003)

Prosedur Persediaan Penempatan dan Pendaftaran Masuk Pelajar Baharu (UPM/OPR/KOLEJ/P002)

Prosedur Pendaftaran Keluar Pelajar (UPM/OPR/KOLEJ/P004)

31. Pengurusan Penerbitan Buku Karya Asli (Penerbit UPMr)

Borang cadangan penerbitan

Borang penilaian

panduan penulisan

panduan penyerahan

manuskrip

Laporan penilai

perakuan JKPU

perjanjian dengan pengarang

buku

Meningkatkan tahap kecekapan proses penerbitan buku karya asli

Tempoh penerbitan buku karya asli tidak melebihi 12 bulan bagi setiap judul

100% Prosedur Pengurusan Penerbitan Buku Karya Asli (UPM/OPR/PUPM/ P001)

Garis Panduan Penyediaan Manuskrip (OPR/PUPM/GP01/PENYEDIAAN MANUSKRIP)

Singkatan UPM : Universiti Putra Malaysia PNGK : Purata Nilaian Gred Keseluruhan

PENGURUSAN


Halaman: 27 / 27

No. Semakan: 03

No. Isu: 02


Tarikh: 30/1/2012

PutraLMS : Sistem Pengurusan Pembelajaran Universiti Putra Malaysia

iGIMS : Internet Graduate Information Management System

JKPSU : Jawatankuasa Pengajian Siswazah Universiti R&D : Research and Development R&D&I : Research and Development and Innovation

KPI : Key Performance Indicator MoU : Mutual of Understanding

KKP : Keselamatan dan Kesihatan Pekerjaan

GE : Graduate Enterprenurship PSAS : Perpustakaan Sultan Abdul Samad

PKU : Pusat Kesihatan Universiti

manual kualiti lampiran 6 : pelan tindakan peringkat...

Documents