perkhidmatan utama halaman: 1/12 siswazah no....

PERKHIDMATAN UTAMA SISWAZAH

PEJABAT TIMBALAN NAIB CANSELOR (AKADEMIK & ANTARABANGSA) Kod Dokumen: UPM/PU/S/P016

Halaman: 1/12

No. Semakan: 01

No. Isu: 02

PROSEDUR PENGURUSAN BIASISWA/BANTUAN KEWANGAN

PENGAJIAN SISWAZAH

Tarikh: 30/04/2013

1.0 TUJUAN

Prosedur ini menerangkan proses pengurusan biasiswa/bantuan kewangan kepada pelajar siswazah Universiti Putra Malaysia (UPM).

2.0 SKOP

Prosedur ini merangkumi proses pengurusan biasiswa/bantuan kewangan pengajian siswazah yang merangkumi permohonan, pentadbiran dan pelanjutan biasiswa/bantuan kewangan serta pemantauan prestasi pemegang biasiswa.

3.0 DOKUMEN RUJUKAN

Kod Dokumen Tajuk Dokumen

UPM/PU/S/AK05/01 Arahan Kerja Penawaran Biasiswa/Bantuan Kewangan Pengajian Siswazah

UPM/PU/S/AK05/02 Arahan Kerja Pengurusan Permohonan Sambungan Biasiswa/Bantuan Kewangan Pengajian Siswazah

UPM/PU/S/AK05/03 Arahan Kerja Menahan Pembayaran Biasiswa/Bantuan Kewangan Pengajian Siswazah

UPM/PU/S/AK05/04 Arahan Kerja Menamatkan Pembayaran Biasiswa/Bantuan Kewangan Pengajian Siswazah

PU/S/M01 i-GIMS Manual



Halaman: 2/12

No. Semakan: 01

No. Isu: 02


PENGAJIAN SISWAZAH

Tarikh: 30/04/2013

4.0 TERMINOLOGI/SINGKATAN

GRA : Biasiswa Pembantu Penyelidik Siswazah GRF : Fellowship Penyelidik Siswazah i-GIMS : Internet Graduate Information Management System JKPBPS : Jawatankuasa Pemilih Biasiswa Pengajian Siswazah,

UPM J/K : Jawatankuasa KPP : Ketua Penolong Pendaftar NSF : National Science Fellowship PASCA : Biasiswa Skim Pasca Siswazah PGD : Skim Biasiswa Penyelidikan Pasca Siswazah PS : Pengajian Siswazah PT : Pegawai Tadbir PTJ : Pusat Tanggungjawab PTO : Pembantu Tadbir (Perkeranian dan Operasi) SPS : Sekolah Pengajian Siswazah S-GRA : Elaun Penyelidikan Siswazah Khas TD : Timbalan Dekan TNCAA : Timbalan Naib Canselor (Akademik dan Antarabangsa) TP : Timbalan Pendaftar TWP : Timbalan Wakil Pengurusan WP : Wakil Pengurusan

5.0 TANGGUNGJAWAB

5.1 Dekan, TD, TP, KPP dan PT Unit Bantuan Kewangan bertanggungjawab memastikan prosedur pengurusan biasiswa/bantuan kewangan pengajian siswazah ini dilaksanakan.

5.2 Sesiapa yang terlibat dalam pengendalian prosedur pengurusan biasiswa/bantuan

kewangan pengajian siswazah juga perlu mematuhi prosedur ini.



Halaman: 3/12

No. Semakan: 01

No. Isu: 02


PENGAJIAN SISWAZAH

Tarikh: 30/04/2013

6.0 CARTA ALIR

Mula

Hebahkan Maklumat

Penawaran

Terima dan Semak

Permohonan

7.1

Lengkap/Penuhi

Syarat?

Mesyuarat JKPBPS

7.2

7.3

7.4

7.5

7.6

7.7

Lulus?

Keluarkan Surat

Tawaran/Kelulusan

Permohonan

Ya

Pelajar Terima

Tawaran?

Tidak

Tidak

7.8

7.9

7.12

Saringan dan Sokongan

PTJ

Sediakan Laporan dan

Hantar kepada

Bendahari

Pantau Status

Pengajian Penerima

Tamat

7.10

7.11

Ya

Tidak



Halaman: 4/12

No. Semakan: 01

No. Isu: 02


PENGAJIAN SISWAZAH

Tarikh: 30/04/2013

7.0 PROSES TERPERINCI

Tindakan Tanggungjawab

7.1 Mula

7.2 Hebahkan Maklumat Penawaran

7.2.1 Paparkan makluman kepada Fakulti/

Institut/Sekolah/pelajar dalam laman web SPS.

7.2.2 Edarkan borang permohonan (jika berkenaan). Nota:

Bagi biasiswa/bantuan kewangan daripada penaja luar, hebahan maklumat dibuat dalam tempoh tiga (3) hari bekerja selepas menerima maklumat daripada penaja.

Rujuk:

Arahan Kerja Penawaran Biasiswa/Bantuan Kewangan Pengajian Siswazah (UPM/PU/S/AK05/01)

PT/PTO SPS

PTO SPS

7.3 Terima dan Semak Permohonan

7.3.1 Terima dan semak borang permohonan baharu

biasiswa/bantuan kewangan jika perlu mendapatkan kelulusan JKPBPS.

PTO SPS

Rujuk:




Halaman: 5/12

No. Semakan: 01

No. Isu: 02


PENGAJIAN SISWAZAH

Tarikh: 30/04/2013

7.3.2 Terima dan semak borang permohonan sambungan (GRA dan S-GRA).

Rujuk:

Arahan Kerja Pengurusan Permohonan Sambungan Biasiswa/Bantuan Kewangan Pengajian Siswazah (UPM/PU/S/AK05/02)

PTO SPS

7.4 Lengkap/Penuhi Syarat?

7.4.1 Jika Ya, ikut Langkah 7.5.

7.4.2 Jika Tidak, proses tamat.

7.5 Saringan dan Sokongan PTJ

7.5.1 Majukan borang permohonan yang lengkap

kepada PTJ untuk saringan dan sokongan.

7.5.2 Kemukakan keputusan saringan permohonan kepada SPS dalam tempoh 14 hari bekerja.

Dekan Fakulti/Sekolah/ Pengarah Institut

PT/PTO

Fakulti/Institut/ Sekolah

7.6 Mesyuarat JKPBPS

7.6.1 Aturkan Mesyuarat JKPBPS dalam tempoh 45

hari bekerja selepas tarikh tutup permohonan (jika berkaitan).

PT/PTO SPS

7.6.2 Timbang dan putuskan permohonan yang telah

disokong oleh PTJ. JKPBPS

Rujuk:




Halaman: 6/12

No. Semakan: 01

No. Isu: 02


PENGAJIAN SISWAZAH

Tarikh: 30/04/2013

7.7 Lulus?


7.7.2 Jika Tidak, maklumkan kepada pemohon dan

proses tamat.

PT/PTO SPS

7.8 Keluarkan Surat Tawaran/Kelulusan Permohonan

7.8.1 Bagi permohonan baharu, keluarkan dan hantar

surat tawaran berserta pakej tawaran (jika ada) dan ikut Langkah 7.9.

7.8.2 Bagi permohonan sambungan, keluarkan surat kelulusan permohonan biasiswa/bantuan kewangan kepada pemohon dan ikut Langkah 7.12.

PT/PTO SPS

PT/PTO SPS

Rujuk:


7.9 Pelajar Terima Tawaran?


7.9.2 Jika Tidak, proses dianggap tamat.

7.10 Sediakan Laporan dan Hantar kepada Bendahari



Halaman: 7/12

No. Semakan: 01

No. Isu: 02


PENGAJIAN SISWAZAH

Tarikh: 30/04/2013

7.10.1 Sediakan laporan berikut untuk dihantar kepada pihak Bendahari:

a) Laporan Penyata Arahan Bayaran; b) Laporan Senarai Nama Pelajar Yang

Menerima Tawaran. Rujuk:


PT/PTO SPS

7.11 Pantau Status Pengajian Penerima

7.11.1 Pantau status pelajar sepanjang tempoh

pembiayaan dan ambil tindakan yang bersesuaian (jika perlu).

7.11.2 Pastikan pelajar memenuhi syarat kontrak sebelum bergraduat (jika berkaitan).

7.11.3 Sediakan Laporan Tahunan dan majukan kepada pihak penaja (jika berkaitan).

PT/PTO SPS

PT/PTO SPS

PT/PTO SPS

Rujuk:


Arahan Kerja Menahan Pembayaran Biasiswa/Bantuan Kewangan Pengajian Siswazah (UPM/PU/S/AK05/03)

Arahan Kerja Menamatkan Pembayaran Biasiswa/Bantuan Kewangan Pengajian Siswazah (UPM/PU/S/AK05/04)

7.12 Tamat



Halaman: 8/12

No. Semakan: 01

No. Isu: 02


PENGAJIAN SISWAZAH

Tarikh: 30/04/2013

8.0 REKOD KUALITI

Bil Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod

Tanggungjawab Mengumpul dan

Memfail

Tanggungjawab Menyelenggara

Tempat dan Tempoh

Simpanan

Kuasa Melupus

1.

UPM/SPS/(No. Matrik) Fail Pelajar

Borang Permohonan Biasiswa Pembantu Penyelidik Siswazah (PU/S/BR05/GS-18a) [jika berkaitan].

Borang Penilaian Biasiswa Pembantu Penyelidik Siswazah (PU/S/BR05/GS-18b) [jika berkaitan].

Surat Tawaran Biasiswa Pembantu Penyelidik Siswazah (Baharu/Sambung) [jika berkaitan].

Borang Permohonan Elaun Penyelidikan Siswazah Khas (PU/S/BR05/GS-19a)/Borang Permohonan Sambungan Elaun Penyelidikan Siswazah Khas (PU/S/BR05/GS-19b) [jika berkaitan].

Surat Tawaran Elaun Penyelidikan Siswazah Khas (Baharu/Sambung) [jika berkaitan].

Borang Permohonan Fellowship Penyelidik Siswazah (PU/S/BR05/GS-44) [jika berkaitan].

Surat Tawaran Fellowship Penyelidik Siswazah [jika berkaitan].

Salinan surat menyurat yang berkaitan dengan biasiswa/bantuan kewangan [jika berkaitan].

Lain-lain Urusan (Pembatalan/

PTO SPS PTO SPS Bilik Fail Pelajar, SPS

Kekal

TNCAA/ TWP



Halaman: 9/12

No. Semakan: 01

No. Isu: 02


PENGAJIAN SISWAZAH

Tarikh: 30/04/2013

Perubahan Kadar Elaun) [jika berkaitan].

2. UPM/600-12/2/1 Urusan Am Biasiswa

Urusan am biasiswa.

PTO SPS PTO SPS Unit Bantuan Kewangan

7 Tahun

Dekan SPS

3. UPM/600-12/2/1/2 Iklan Biasiswa

Iklan.


7 Tahun

Dekan SPS

4. UPM/600-12/2/1/3 Statistik Biasiswa


7 Tahun

Dekan SPS

5. UPM/600-12/2/1/4 Senarai Penerima Biasiswa

Penerima biasiswa.


7 Tahun

Dekan SPS

6. UPM/600-9/27 Mesyuarat J/K Pemilihan Biasiswa Pengajian Siswazah, UPM (JKPBPS) dan Minit Mesyuarat

Surat menyurat.

Kertas dan Minit Mesyuarat.


Kekal

Dekan SPS

7. UPM/600-12/2/2 Surat Menyurat Dengan Bendahari GRA

Surat menyurat dengan Bendahari.


7 Tahun

Dekan SPS



Halaman: 10/12

No. Semakan: 01

No. Isu: 02


PENGAJIAN SISWAZAH

Tarikh: 30/04/2013

8. UPM/600-12/2/2/1 Maklumat Bantuan Pengajaran GRA

Maklumat Bantuan Pengajaran.

PT/PTO SPS

PT/PTO SPS

Unit Bantuan Kewangan

7 Tahun

Dekan SPS

9. UPM/600-12/2/2/2

Pecah Kontrak GRA

Dokumen Pecah kontrak.


7 Tahun

Dekan SPS

10. UPM/600-12/2/2/3 Lain-lain Urusan GRA

Lain-lain urusan.


7 Tahun

Dekan SPS

11. UPM/600-12/2/3 Surat Menyurat Dengan Bendahari S-GRA

Surat menyurat dengan Bendahari.


7 Tahun

Dekan SPS

12. UPM/600-12/2/3/1 Lain-lain Urusan S-GRA

Lain-lain urusan.


7 Tahun

Dekan SPS

13. UPM/600-12/2/4

Surat Menyurat Dengan Penaja National Science Fellowship

Surat-menyurat NSF.


7 Tahun

Dekan SPS

14. UPM/600-12/2/4/1

Laporan Kepada Penaja NSF

Laporan NSF.


7 Tahun

Dekan SPS



Halaman: 11/12

No. Semakan: 01

No. Isu: 02


PENGAJIAN SISWAZAH

Tarikh: 30/04/2013

15. UPM/600-12/2/4/2

Lain-lain Urusan NSF

Lain-lain urusan.


7 Tahun

Dekan SPS

16. UPM/600-12/2/7

Surat Menyurat Dengan Bendahari GRF

Surat-menyurat dengan Bendahari.


7 Tahun

Dekan SPS

17. UPM/600-12/2/7/1

Maklumat Bantuan Pengajaran GRF



7 Tahun

Dekan SPS

18. UPM/600-12/2/7/2 Rekod Kehadiran ke Kampus GRF

Rekod kehadiran.


7 Tahun

Dekan SPS

19. UPM/600-12/2/7/3

Pecah Kontrak/Pindah Kontrak GRF

Dokumen Pecah kontrak/Pindah kontrak.


7 Tahun

Dekan SPS

20. UPM/600-12/2/7/4

Lain-lain Urusan GRF

Lain-lain urusan.


7 Tahun

Dekan SPS

21. UPM/600-12/2/1/6

Surat Panggilan Sebagai Panel Temuduga

Surat panggilan panel temuduga.


7 Tahun

Dekan SPS



Halaman: 12/12

No. Semakan: 01

No. Isu: 02


PENGAJIAN SISWAZAH

Tarikh: 30/04/2013

22. UPM/600-12/2/1/7 Kertas Temuduga Biasiswa

Kertas temuduga.


7 Tahun

Dekan SPS

23. UPM/600-12/2/1/8 Minit Temuduga Biasiswa Untuk Disahkan dan Pengesahan Minit Temuduga Biasiswa

Minit temuduga.


7 Tahun

Dekan SPS

24. UPM/(Kod PTJ)/600-12/2/1/1 Fail Biasiswa

Iklan Biasiswa.

Rekod kehadiran ke Kampus.


Senarai Penerima Biasiswa.

PTO GSM/PTJ PTO GSM/PTJ Bilik Fail Fakulti/ Institut

3 Tahun

Dekan Fakulti/

Pengarah Institut

9.0 SEJARAH SEMAKAN

No. Isu No.

Semakan No. Seksyen Huraian Pindaan

Disemak Oleh

Disahkan Oleh

Tarikh Kuatkuasa

02 00 - Keluaran Pertama untuk

satu persijilan WP Naib

Canselor 03/01/2011

02 01 PU:S-

15/2013

Mesyuarat Jawatankuasa Pengurusan Sekolah

Pengajian Siswazah (JKPSPS) kali ke-198

TNC (A&A) WP 30/04/2013

perkhidmatan utama halaman: 1/12 siswazah no....

Documents