perkhidmatan utama halaman: 1/13 siswazah no....

PERKHIDMATAN UTAMA SISWAZAH

PEJABAT TIMBALAN NAIB CANSELOR (AKADEMIK & ANTARABANGSA) Kod Dokumen: UPM/PU/S/P006

Halaman: 1/13

No. Semakan: 06

No. Isu: 02

PROSEDUR PENGAMBILAN PELAJAR SISWAZAH

Tarikh: 12/12/2014

1.0 TUJUAN

Prosedur ini menerangkan tatacara pengambilan pelajar siswazah dan urusan pendaftaran pelajar baharu yang mengikuti program dengan tesis (Master dan PhD), dan program tanpa tesis.

2.0 SKOP

Prosedur ini merangkumi proses pengambilan pelajar siswazah bagi semua program dengan tesis (Master dan PhD) dan tanpa tesis melainkan bagi program Jointly Awarded PhD Degree, Split Programme, Dual Degree, Master Perubatan dan program tanpa ijazah (non-graduating programme).

3.0 DOKUMEN RUJUKAN

Kod Dokumen Tajuk Dokumen

- Universities and University College Act 1971, Constitution of Universiti Putra Malaysia, Universiti Putra Malaysia (Graduate Studies), Rules 2003 (Revision 2012-2013)

- Syarat-syarat Kemasukan semasa

PU/S/M01 i-GIMS Manual

4.0 TERMINOLOGI/SINGKATAN

i-GIMS : Internet Graduate Information Management System JKKPPS : Jawatankuasa Kecil Pengambilan Pelajar Siswazah JKPSU : Jawatankuasa Pengajian Siswazah Universiti KIV : Keep in view (dalam perhatian) Penyelaras : Dekan/Timbalan Dekan Fakulti;

Pengarah/Timbalan Pengarah Institut; Pegawai yang dilantik sebagai Penyelaras Pengajian Siswazah Fakulti/Institut



Halaman: 2/13

No. Semakan: 06

No. Isu: 02


Tarikh: 12/12/2014

PhD : Doktor Falsafah PT : Pegawai Tadbir PTJ : Pusat Tanggungjawab PTK : Pembantu Tadbir Kewangan PTO : Pembantu Tadbir (Perkeranian dan Operasi) SPS : Sekolah Pengajian Siswazah WP : Wakil Pengurusan

5.0 TANGGUNGJAWAB

5.1 Dekan SPS, Penyelaras, PTK dan PT Unit Pengambilan bertanggungjawab memastikan prosedur pengambilan pelajar siswazah ini dilaksanakan.

5.2 Sesiapa yang terlibat dalam pengendalian prosedur pengambilan pelajar siswazah

juga perlu mematuhi prosedur ini.



Halaman: 3/13

No. Semakan: 06

No. Isu: 02


Tarikh: 12/12/2014

6.0 CARTA ALIR

Lengkapkan Borang On-line dan Hantar Permohonan

Bayaran Sah?

Permohonan Lengkap?

Maklumkan Pemohon Tentang Status

Incomplete

Tidak

Semak dan Sahkan Bayaran Yuran Proses

Terima maklum balas daripada pemohon?

Tidak

Lulus?

Kemaskini Keputusan Permohonan

Ya

Mesyuarat JKPSU

Uruskan Maklum Balas Pemohon yang Berjaya

Daftarkan Pelajar Baharu

Tamat

Ya

Tidak

Ya

Pertimbangan Semula?

Tidak

Tidak

7.1

7.2

7.3

7.4

7.6

7.7 7.8

7.13

7.10

7.11

7.16

7.147.15

7.19

7.20

7.21

Mula

Daftar Akaun Pemohon

Semak dan Sahkan Dokumen Permohonan

Ya

Ya

Mesyuarat JKKPPS

Buat Saringan dan Majukan Laporan

Keputusan Saringan Ke SPS

Ya

7.5

Terima Laporan Lengkap?

Beri Peringatan kepada Fakulti/

InstitutTidak

7.12

7.11

Cetak dan Hantar Surat Tawaran

7.17

7.18



Halaman: 4/13

No. Semakan: 06

No. Isu: 02


Tarikh: 12/12/2014

7.0 PROSES TERPERINCI

Tindakan Tanggungjawab

7.1 Mula

7.2 Daftar Akaun Pemohon 7.2.1 Daftar akaun pemohon melalui sistem i-GIMS Pemohon

7.3 Lengkapkan Borang On-line dan Hantar Permohonan Pemohon 7.3.1 Lengkapkan borang permohonan dan muat naik

semua dokumen sokongan ke dalam sistem permohonan.

Nota:

Permohonan yang tidak lengkap tidak akan diproses dan kekal dengan status NEW APPLICATION atau INCOMPLETE.

Pemohon

7.4 Semak dan Sahkan Bayaran Yuran Proses 7.4.1 Semak dan sahkan bayaran yuran proses

permohonan kemasukan melalui i-GIMS.

PTK

7.5 Bayaran sah? 7.5.1 Jika Ya, ikut Langkah 7.6.

7.5.2 Jika Tidak, ikut Langkah 7.10.



Halaman: 5/13

No. Semakan: 06

No. Isu: 02


Tarikh: 12/12/2014

7.6 Semak dan Sahkan Dokumen Permohonan 7.6.1 Semak dokumen permohonan dan sahkan

semua dokumen sokongan yang dimuatnaik.

7.6.2 Kemas kini status permohonan dalam i-GIMS.

Nota:

Permohonan yang lengkap dengan dokumen sokongan sahaja akan diberikan status COMPLETED dan akan dihantar ke Fakulti/Institut secara automatik melalui i-GIMS.

Permohonan yang tidak lengkap akan diberikan status INCOMPLETED dan akan kekal dengan status tersebut sehingga pemohon mengemas kini permohonan.

PT/PTO SPS

PT/PTO SPS

7.7 Permohonan Lengkap?

7.7.1 Jika Ya, ikut Langkah 7.10.


7.8 Maklumkan Pemohon Tentang Status Incomplete

7.8.1 Maklumkan pemohon tentang status

Incompleted permohonan melalui e-mel secara automatik.

Nota:

Pemohon hendaklah memuat naik semua dokumen yang tidak lengkap ke dalam i-GIMS untuk diproses.

PT/PTO SPS

7.9 Terima Maklum Balas daripada Pemohon?



Halaman: 6/13

No. Semakan: 06

No. Isu: 02


Tarikh: 12/12/2014

7.9.1 Jika Ya, ikut Langkah 7.4 atau 7.6.

7.9.2 Jika tiada maklum balas dalam tempoh satu (1) tahun, proses tamat (Langkah 7.24).

7.10 Buat Saringan dan Majukan Laporan Keputusan ke SPS 7.10.1 Buat saringan permohonan dan masukkan

keputusan ke dalam i-GIMS (sama ada Supported/Not Supported/KIV).

7.10.2 Sedia dan majukan laporan keputusan saringan permohonan ke SPS dalam tempoh 30 hari.

Penyelaras

PT/PTO Fakulti/Institut

7.11 Terima Laporan Lengkap?


7.11.1 ika Tidak, ikut Langkah 7.13.

7.12 Beri Peringatan kepada Fakulti/Institut

7.12.1 Beri peringatan kepada Fakulti/Institut yang

belum mengemukakan maklum balas selepas tempoh memproses yang diberi tamat (rujuk Langkah 7.10.2).

PT/PTO SPS

7.13 Mesyuarat JKKPPS 7.13.1 Sediakan kertas cadangan Pengambilan Pelajar

untuk pertimbangan dan kelulusan JKKPPS. PT/PTO SPS

7.14 Lulus?





Halaman: 7/13

No. Semakan: 06

No. Isu: 02


Tarikh: 12/12/2014

7.15 Pertimbangan Semula? 7.15.1 Jika Ya, ikut Langkah 7.10.


17.16 Kemaskini Keputusan Permohonan

7.16.1 Kemaskini keputusan permohonan di dalam i-

GIMS sama ada Approved/Approved Provisional/KIV.

Nota:

i-GIMS akan menghantar makluman keputusan permohonan secara automatik ke e-mel pemohon.

Calon juga boleh mencetak surat tawaran melalui portal permohonan masing-masing.

7.17 Cetak dan Hantar Surat Tawaran

7.17.1 Cetak dan hantar surat tawaran melalui e-mel

atau pos ke alamat calon berdasarkan permintaan.

PT/PTO SPS

7.18 Mesyuarat JKPSU

7.18.1 Sediakan kertas mesyuarat tentang keputusan

permohonan yang telah diputuskan oleh JKKPPS untuk makluman dan pengesahan mesyuarat JKPSU.

PT/PTO SPS

7.19 Uruskan Maklum Balas Pemohon yang Berjaya



Halaman: 8/13

No. Semakan: 06

No. Isu: 02


Tarikh: 12/12/2014

7.19.1 Uruskan maklum balas pemohon yang berjaya seperti berikut:

a) Maklumkan kelulusan permohonan

penangguhan kepada calon yang memohon penangguhan melalui e-mel.

b) E-melkan senarai calon yang ditawarkan mengikut status kepada Timbalan Dekan Siswazah dan Timbalan Pengarah Institut pada minggu kelapan selepas semester bermula.

PT/PTO SPS

Nota:

Calon tidak dibenarkan menangguh melebihi dua (2) semester kecuali dengan persetujuan Dekan SPS.

Calon boleh memohon penangguhan kemasukan secara on-line dua (2) minggu sebelum minggu pendaftaran bermula.

7.20 Daftarkan Pelajar Baharu

7.20.1 Jalankan urusan pendaftaran pelajar baharu

seperti berikut:

a) Semak dan sahkan visa calon pelajar

antarabangsa. PT/PTO BA

b) Semak dan sahkan laporan pemeriksaan kesihatan.

PKU

c) Semak kesahihan dokumen kelayakan akademik calon dan dokumen sokongan yang sepatutnya.

PT/PTO SPS

d) Pastikan calon membayar yuran mengikut kadar yang ditetapkan.

PTK

e) Jana nombor matrik pelajar bagi calon yang berjaya mendaftar.

PT/PTO SPS



Halaman: 9/13

No. Semakan: 06

No. Isu: 02


Tarikh: 12/12/2014

f) Nasihatkan pelajar untuk merujuk Fakulti/Institut masing-masing bagi urusan pendaftaran kursus.

PT/PTO SPS

Nota:

Gunakan Registration Checklist (PU/S/BR02/GS-04d)

semasa proses pendaftaran pelajar baharu.

Calon pelajar PhD dan Master Dengan Tesis dibenarkan mendaftar sehingga minggu ke-7 selepas semester bermula dengan mendapat kelulusan daripada Dekan, Sekolah Pengajian Siswazah.

Calon pelajar Master Tanpa Tesis dibenarkan mendaftar sehingga minggu ke-2 selepas minggu semester bermula dengan mendapat kelulusan daripada Dekan, Sekolah Pengajian Siswazah.

7.21 Tamat 8.0 REKOD KUALITI

Bil Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai

Rekod

Tanggungjawab Mengumpul dan

Memfail

Tanggungjawab Menyelenggara

Tempat dan Tempoh

Simpanan

Kuasa Melupus

1. UPM/SPS/(No. Matrik) Fail Pelajar a) Rekod kualiti yang berikut boleh

dirujuk di dalam i-GIMS:

Borang Permohonan Kemasukan (PU/S/BR01/GS-01).

Salinan Surat Tawaran Kemasukan.

Salinan surat kelulusan penangguhan kemasukan [jika berkaitan].

PT/PTO SPS PT/PTO SPS Bilik Fail Pelajar, SPS

Sekurang-

kurangnya 3 tahun selepas

pelajar bergraduat

TNCAA/ Dekan SPS

http://sgsrep.upm.edu.my:7777/reports/rwservlet?test&destype=cache&desformat=PDF&paramform=yes&report=/u02/repIGIMS/manual/adm/s_offer_letter.rdf


http://sgsrep.upm.edu.my:7777/reports/rwservlet?test&destype=cache&desformat=PDF&paramform=yes&report=/u02/repIGIMS/manual/adm/s_defer_mohon_kemasukan_candidate.rdf

http://sgsrep.upm.edu.my:7777/reports/rwservlet?test&destype=cache&desformat=PDF&paramform=yes&report=/u02/repIGIMS/manual/adm/s_defer_mohon_kemasukan_candidate.rdf



Halaman: 10/13

No. Semakan: 06

No. Isu: 02


Tarikh: 12/12/2014

b) Rekod kualiti yang berikut boleh dirujuk di dalam fail pelajar:

Registration Checklist (PU/S/BR02/GS-04d).

Borang Pengesahan Laporan Kesihatan (Certification of Medical Examination Report) PU/S/BR02/GS-04f (PK-2).

2. UPM/(Kod PTJ)/(No. Matrik) Fail Pelajar Rekod kualiti yang berikut boleh dirujuk di dalam i-GIMS:

Borang Permohonan Kemasukan (PU/S/BR01/GS-01)

Salinan Surat Tawaran Kemasukan.

PT/PTO PTJ PT/PTO PTJ Bilik Fail Pelajar, PTJ

Sekurang-

kurangnya 2 tahun selepas

pelajar bergraduat

Dekan Fakulti/

Pengarah Institut

3. UPM/600-2/2/1 Surat Menyurat Urusan Pengambilan Dengan Fakulti/ Institut

Rekod penghantaran dokumen permohonan ke Fakulti/Institut (jika ada).

Rekod peringatan kepada Fakulti/Institut.

Dokumen lain yang berkaitan.

PT/PTO SPS PT/PTO SPS Unit Pengambilan

1 Tahun

Dekan SPS

4. UPM/(Kod PTJ)/600-2/2/1 Surat Menyurat Urusan Pengambilan Pelajar

Salinan surat-menyurat urusan memajukan permohonan ke Fakulti/Institut.



Pejabat Am TD Fakulti/ TP Institut

3 Tahun

Dekan Fakulti/

Pengarah Institut

5. UPM/600-9/24 PT/PTO SPS PT/PTO SPS Unit Dekan SPS





Halaman: 11/13

No. Semakan: 06

No. Isu: 02


Tarikh: 12/12/2014

Jawatankuasa Kecil Pengambilan Pelajar Siswazah (JKKPPS) Semua rekod kulaiti berikut boleh dirujuk di dalam Group Box:

Takwim Mesyuarat JKKPPS Tahunan.

Laporan saringan permohonan yang dimajukan ke Mesyuarat JKKPPS.

Minit Mesyuarat JKKPPS.

Pengambilan

3 Tahun

6. UPM/(Kod PTJ)/600-9/24 Jawatankuasa Kecil Pengambilan Pelajar Siswazah (JKKPPS) Semua rekod kulaiti berikut boleh dirujuk di dalam Group Box:

Takwim Mesyuarat JKKPPS Tahunan.

Laporan saringan permohonan yang dimajukan ke Mesyuarat JKKPPS.




3 Tahun

Dekan Fakulti/

Pengarah Institut

7. UPM/600-2/2/7 Pengambilan dan Pendaftaran Pelajar Baharu Pengambilan Pelajar (Semester)

Senarai calon yang ditawarkan mengikut status pada minggu kelapan selepas semester bermula.


3 Tahun

Dekan SPS

8. UPM/(Kod PTJ)/600-2/2/7 Pengambilan dan Pendaftaran Pelajar Baharu Pengambilan Pelajar (Semester)




3 Tahun

Dekan Fakulti/

Pengarah Institut



Halaman: 12/13

No. Semakan: 06

No. Isu: 02


Tarikh: 12/12/2014

Senarai calon yang ditawarkan

mengikut status yang dimajukan oleh pihak SPS pada minggu kelapan selepas semester bermula.

9. UPM/600-10/2/3 Petikan Minit JKPSU untuk Jawatankuasa Kecil Pengambilan Pelajar Siswazah

Kertas laporan mesyuarat JKPSU mengikut Fakulti/Institut (rujuk Group Box).


Kekal

Dekan SPS

9.0 SEJARAH SEMAKAN

No. Isu No.

Semakan No. CPD Kelulusan Mesyuarat

Disedia dan

Disemak

Dilulus/ Diluluskan

Semula

Tarikh Kuatkuasa

02 00 - Keluaran Pertama untuk satu persijilan

TNC (A&A) WP 03/01/2011

02 01 02/2011 Mesyuarat Jawatankuasa Pengurusan Sekolah

Pengajian Siswazah (JKPSPS) kali ke-173

TNC (A&A) WP 06/05/2011

02 02 PU:S-25/2011

Mesyuarat Jawatankuasa Pengurusan Sekolah


TNC (A&A) WP 08/08/2011

02 03 PU:S- 8/2012



TNC (A&A) WP 09/05/2012

02 04 PU:S- 05/2013


Pengajian Siswazah (JKPSPS)

TNC (A&A) WP 30/04/2013



Halaman: 13/13

No. Semakan: 06

No. Isu: 02


Tarikh: 12/12/2014

No. Isu No.

Semakan No. CPD Kelulusan Mesyuarat

Disedia dan

Disemak

Dilulus/ Diluluskan

Semula

Tarikh Kuatkuasa

kali ke-198

02 05 PU:S- 01/2014



TNC (A&A) WP 30/05/2014

02 06 PU:S- 28/2014



TNC (A&A) WP 12/12/2014

perkhidmatan utama halaman: 1/13 siswazah no....

Documents