perkhidmatan utama halaman: 1/12 siswazah no....

PERKHIDMATAN UTAMA SISWAZAH

PEJABAT TIMBALAN NAIB CANSELOR (AKADEMIK & ANTARABANGSA) Kod Dokumen: UPM/PU/S/P016

Halaman: 1/12

No. Semakan: 02

No. Isu: 02

PROSEDUR PENGURUSAN BIASISWA/BANTUAN KEWANGAN

PENGAJIAN SISWAZAH

Tarikh: 14/07/2015

Dokumen yang dicetak adalah ‘DOKUMEN TIDAK TERKAWAL’

1.0 TUJUAN

Prosedur ini menerangkan proses pengurusan biasiswa/bantuan kewangan kepada pelajar siswazah Universiti Putra Malaysia (UPM).

2.0 SKOP

Prosedur ini merangkumi proses pengurusan biasiswa/bantuan kewangan pengajian siswazah yang merangkumi permohonan, pentadbiran dan pelanjutan biasiswa/bantuan kewangan serta pemantauan prestasi pemegang biasiswa.

3.0 DOKUMEN RUJUKAN

Kod Dokumen Tajuk Dokumen

UPM/PU/S/AK05/01 Arahan Kerja Penawaran Biasiswa/Bantuan Kewangan Pengajian Siswazah

UPM/PU/S/AK05/02 Arahan Kerja Pengurusan Permohonan Sambungan Biasiswa/Bantuan Kewangan Pengajian Siswazah

UPM/PU/S/AK05/03 Arahan Kerja Menahan Pembayaran Biasiswa/Bantuan Kewangan Pengajian Siswazah

UPM/PU/S/AK05/04 Arahan Kerja Menamatkan Pembayaran Biasiswa/Bantuan Kewangan Pengajian Siswazah

PU/S/M01 i-GIMS Manual



Halaman: 2/12

No. Semakan: 02

No. Isu: 02


PENGAJIAN SISWAZAH

Tarikh: 14/07/2015


4.0 TERMINOLOGI/SINGKATAN

GRA : Biasiswa Pembantu Penyelidik Siswazah GRF : Fellowship Penyelidik Siswazah i-GIMS : Internet Graduate Information Management System JKPBPS : Jawatankuasa Pemilih Biasiswa Pengajian Siswazah,

UPM J/K : Jawatankuasa KPP : Ketua Penolong Pendaftar NSF : National Science Fellowship PASCA : Biasiswa Skim Pasca Siswazah PGD : Skim Biasiswa Penyelidikan Pasca Siswazah PS : Pengajian Siswazah PT : Pegawai Tadbir PTJ : Pusat Tanggungjawab PTO : Pembantu Tadbir (Perkeranian dan Operasi) SPS : Sekolah Pengajian Siswazah S-GRA : Elaun Penyelidikan Siswazah Khas TD : Timbalan Dekan TNCAA : Timbalan Naib Canselor (Akademik dan Antarabangsa) TP : Timbalan Pendaftar TWP : Timbalan Wakil Pengurusan WP : Wakil Pengurusan

5.0 TANGGUNGJAWAB

5.1 Dekan, TD, TP, KPP dan PT Seksyen Akademik, Pendaftaran, Pengijazahan dan Bantuan Kewangan bertanggungjawab memastikan prosedur pengurusan biasiswa/bantuan kewangan pengajian siswazah ini dilaksanakan.

5.2 Sesiapa yang terlibat dalam pengendalian prosedur pengurusan biasiswa/bantuan

kewangan pengajian siswazah juga perlu mematuhi prosedur ini.



Halaman: 3/12

No. Semakan: 02

No. Isu: 02


PENGAJIAN SISWAZAH

Tarikh: 14/07/2015


6.0 PROSES TERPERINCI

Tanggungjawab Carta alir Tindakan Rekod/ Dokumen Rujukan

6.1 Mula

6.2 Hebahkan Maklumat Penawaran

PT/PTO SPS

6.2.1 Hebahkan maklumat penawaran kepada Fakulti/ Institut/pelajar.

Arahan Kerja Penawaran Biasiswa/Bantuan Kewangan Pengajian Siswazah (UPM/PU/S/AK05/01)

Nota:

Bagi biasiswa/bantuan kewangan daripada penaja luar, hebahan maklumat dibuat dalam tempoh tiga (3) hari bekerja selepas menerima maklumat daripada penaja.

6.3 Terima dan Semak Permohonan

PTO SPS 6.3.1 Terima dan semak borang permohonan baharu biasiswa/bantuan kewangan jika perlu mendapatkan kelulusan JKPBPS.


PTO SPS 6.3.2 Terima dan semak borang

permohonan sambungan (GRA dan S-GRA).

Arahan Kerja Pengurusan Permohonan Sambungan Biasiswa/Bantuan Kewangan Pengajian Siswazah (UPM/PU/S/AK05/02)

6.4 Lengkap/Penuhi Syarat? 6.4.1 Jika Ya, ikut Langkah 6.5. 6.4.2 Jika Tidak, proses tamat.

Tidak

Ya

6.1 Mula

6.2 Hebahkan Maklumat Penawaran

6.3 Terima dan Semak Permohonan

A

6.4 Lengkap/ Penuhi Syarat?

B



Halaman: 4/12

No. Semakan: 02

No. Isu: 02


PENGAJIAN SISWAZAH

Tarikh: 14/07/2015


6.5 Saringan dan Sokongan PTJ

Dekan Fakulti/Sekolah/ Pengarah Institut

6.5.1 Majukan borang permohonan yang lengkap kepada PTJ untuk saringan dan sokongan.

PT/PTO

Fakulti/Institut/ Sekolah

6.5.2 Kemukakan keputusan saringan permohonan kepada SPS dalam tempoh 14 hari bekerja.

6.6 Mesyuarat JKPBPS

PT/PTO SPS

6.6.1 Aturkan Mesyuarat JKPBPS dalam tempoh 45 hari bekerja selepas tarikh tutup permohonan (jika berkaitan).


JKPBPS 6.6.2 Timbang dan putuskan permohonan

yang telah disokong oleh PTJ.

6.7 Lulus ?

PT/PTO SPS 6.7.1 Jika Ya, ikut Langkah 6.8. 6.7.2 Jika Tidak, maklumkan kepada

pemohon dan proses tamat.

6.8 Keluarkan Surat Tawaran/Kelulusan

Permohonan

PT/PTO SPS 6.8.1 Bagi permohonan baharu, keluarkan

dan hantar surat tawaran berserta pakej tawaran (jika ada) dan ikut Langkah 6.9.


PT/PTO SPS 6.8.2 Bagi permohonan sambungan,

keluarkan surat kelulusan permohonan biasiswa/bantuan kewangan kepada pemohon dan ikut Langkah 6.12.

Tidak

Ya

Ya

6.5 Saringan dan Sokongan PTJ

6.6 Mesyuarat JKPBPS

6.8 Keluarkan Surat Tawaran/Kelulusan Permohonan

D

6.7 Lulus?

A

C



Halaman: 5/12

No. Semakan: 02

No. Isu: 02


PENGAJIAN SISWAZAH

Tarikh: 14/07/2015


6.9 Pelajar Terima Tawaran?

6.9.1 Jika Ya, ikut Langkah 6.10.

6.9.2 Jika Tidak, proses dianggap tamat.

6.10 Sediakan Laporan dan Hantar kepada

Pejabat Bursar

PT/PTO SPS

6.10.1 Sediakan laporan berikut untuk dihantar kepada Pejabat Bursar:

a) Laporan Penyata Arahan Bayaran; b) Laporan Senarai Nama Pelajar

Yang Menerima Tawaran.


6.11 Pantau Status Pengajian Penerima

PT/PTO SPS

PT/PTO SPS

PT/PTO SPS

6.11.1 Pantau status pelajar sepanjang tempoh pembiayaan dan ambil tindakan yang bersesuaian (jika perlu).

6.11.2 Pastikan pelajar memenuhi syarat

kontrak sebelum bergraduat (jika berkaitan).

6.11.3 Sediakan Laporan Tahunan dan

majukan kepada pihak penaja (jika berkaitan).


Arahan Kerja Menahan Pembayaran Biasiswa/Bantuan Kewangan Pengajian Siswazah (UPM/PU/S/AK05/03)

Arahan Kerja Menamatkan Pembayaran Biasiswa/Bantuan Kewangan Pengajian Siswazah (UPM/PU/S/AK05/04)

6.12 Tamat

Tidak

Ya

6.10 Sediakan Laporan dan Hantar kepada Pejabat Bursar

Permohonan

6.11 Pantau Status Pengajian Penerima

6.12 Tamat

D

B & C

6.9 Pelajar Terima Tawaran?



Halaman: 6/12

No. Semakan: 02

No. Isu: 02


PENGAJIAN SISWAZAH

Tarikh: 14/07/2015


8.0 REKOD

Bil Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod

Tanggungjawab Mengumpul dan

Memfail

Tanggungjawab Menyelenggara

Tempat dan Tempoh

Simpanan

Kuasa Melupus

1.

UPM/SPS/(No. Matrik) Fail Pelajar

Borang Permohonan Biasiswa Pembantu Penyelidik Siswazah (PU/S/BR05/GS-18a) [jika berkaitan].

Borang Penilaian Biasiswa Pembantu Penyelidik Siswazah (PU/S/BR05/GS-18b) [jika berkaitan].

Surat Tawaran Biasiswa Pembantu Penyelidik Siswazah (Baharu/Sambung) [jika berkaitan].

Borang Permohonan Elaun Penyelidikan Siswazah Khas (PU/S/BR05/GS-19a)/Borang Permohonan Sambungan Elaun Penyelidikan Siswazah Khas (PU/S/BR05/GS-19b) [jika berkaitan].

Surat Tawaran Elaun Penyelidikan Siswazah Khas (Baharu/Sambung) [jika berkaitan].

Borang Permohonan Fellowship Penyelidik Siswazah (PU/S/BR05/GS-44) [jika berkaitan].

Surat Tawaran Fellowship Penyelidik Siswazah [jika berkaitan].

Salinan surat menyurat yang berkaitan dengan biasiswa/bantuan kewangan [jika berkaitan].

Lain-lain Urusan (Pembatalan/

PTO SPS PTO SPS Bilik Fail Pelajar, SPS

Kekal

TNCAA/ TWP



Halaman: 7/12

No. Semakan: 02

No. Isu: 02


PENGAJIAN SISWAZAH

Tarikh: 14/07/2015


Perubahan Kadar Elaun) [jika berkaitan].

2. UPM/600-12/2/1 Urusan Am Biasiswa

Urusan am biasiswa.

PTO SPS PTO SPS Seksyen Akademik,

Pendaftaran, Pengijazahan dan Bantuan

Kewangan

7 Tahun

Dekan SPS

3. UPM/600-12/2/1/2 Iklan Biasiswa

Iklan.



Kewangan

7 Tahun

Dekan SPS

4. UPM/600-12/2/1/3 Statistik Biasiswa



Kewangan

7 Tahun

Dekan SPS

5. UPM/600-12/2/1/4 Senarai Penerima Biasiswa

Penerima biasiswa.



Kewangan

7 Tahun

Dekan SPS

6. UPM/600-9/27 Mesyuarat J/K Pemilihan Biasiswa Pengajian Siswazah, UPM (JKPBPS) dan Minit Mesyuarat



Dekan SPS



Halaman: 8/12

No. Semakan: 02

No. Isu: 02


PENGAJIAN SISWAZAH

Tarikh: 14/07/2015


Surat menyurat.

Kertas dan Minit Mesyuarat.

Kewangan

Kekal

7. UPM/600-12/2/2 Surat Menyurat Dengan Pejabat Bursar Berkaitan GRA

Surat menyurat dengan Pejabat Bursar.



Kewangan

7 Tahun

Dekan SPS

8. UPM/600-12/2/2/1 Maklumat Bantuan Pengajaran GRA

Maklumat Bantuan Pengajaran.

PT/PTO SPS

PT/PTO SPS

Seksyen Akademik,


Kewangan

7 Tahun

Dekan SPS

9. UPM/600-12/2/2/2

Pecah Kontrak GRA

Dokumen Pecah kontrak.



Kewangan

7 Tahun

Dekan SPS

10. UPM/600-12/2/2/3 Lain-lain Urusan GRA

Lain-lain urusan.



Kewangan

7 Tahun

Dekan SPS

11. UPM/600-12/2/3 Surat Menyurat Dengan Pejabat Bursar Berkaitan S-GRA


Pendaftaran, Pengijazahan

Dekan SPS



Halaman: 9/12

No. Semakan: 02

No. Isu: 02


PENGAJIAN SISWAZAH

Tarikh: 14/07/2015


Surat menyurat dengan Pejabat Bursar.

dan Bantuan Kewangan

7 Tahun

12. UPM/600-12/2/3/1 Lain-lain Urusan S-GRA

Lain-lain urusan.



Kewangan

7 Tahun

Dekan SPS

13. UPM/600-12/2/4

Surat Menyurat Dengan Penaja National Science Fellowship

Surat-menyurat NSF.



Kewangan

7 Tahun

Dekan SPS

14. UPM/600-12/2/4/1

Laporan Kepada Penaja NSF

Laporan NSF.



Kewangan

7 Tahun

Dekan SPS

15. UPM/600-12/2/4/2

Lain-lain Urusan NSF

Lain-lain urusan.



Kewangan

7 Tahun

Dekan SPS

16. UPM/600-12/2/7

Surat Menyurat Dengan Pejabat


Pendaftaran,

Dekan SPS



Halaman: 10/12

No. Semakan: 02

No. Isu: 02


PENGAJIAN SISWAZAH

Tarikh: 14/07/2015


Bursar Berkaitan GRF

Surat-menyurat dengan Pejabat Bursar.

Pengijazahan dan Bantuan

Kewangan

7 Tahun

17. UPM/600-12/2/7/1

Maklumat Bantuan Pengajaran GRF




Kewangan

7 Tahun

Dekan SPS

18. UPM/600-12/2/7/2 Rekod Kehadiran ke Kampus GRF

Rekod kehadiran.



Kewangan

7 Tahun

Dekan SPS

19. UPM/600-12/2/7/3

Pecah Kontrak/Pindah Kontrak GRF

Dokumen Pecah kontrak/Pindah kontrak.



Kewangan

7 Tahun

Dekan SPS

20. UPM/600-12/2/7/4

Lain-lain Urusan GRF

Lain-lain urusan.



Kewangan

7 Tahun

Dekan SPS

21. UPM/600-12/2/1/6


Dekan SPS



Halaman: 11/12

No. Semakan: 02

No. Isu: 02


PENGAJIAN SISWAZAH

Tarikh: 14/07/2015


Surat Panggilan Sebagai Panel Temuduga

Surat panggilan panel temuduga.


Kewangan

7 Tahun

22. UPM/600-12/2/1/7 Kertas Temuduga Biasiswa

Kertas temuduga.



Kewangan

7 Tahun

Dekan SPS

23. UPM/600-12/2/1/8 Minit Temuduga Biasiswa Untuk Disahkan dan Pengesahan Minit Temuduga Biasiswa

Minit temuduga.



Kewangan

7 Tahun

Dekan SPS

24. UPM/(Kod PTJ)/600-12/2/1/1 Fail Biasiswa

Iklan Biasiswa.

Rekod kehadiran ke Kampus.


Senarai Penerima Biasiswa.

PTO PTJ PTO PTJ Bilik Fail Fakulti/ Institut

3 Tahun

Dekan Fakulti/

Pengarah Institut



Halaman: 12/12

No. Semakan: 02

No. Isu: 02


PENGAJIAN SISWAZAH

Tarikh: 14/07/2015


9.0 SEJARAH SEMAKAN

No. Isu No.

Semakan No. Seksyen Huraian Pindaan

Disemak Oleh

Disahkan Oleh

Tarikh Kuatkuasa

02 00 - Keluaran Pertama untuk

satu persijilan WP Naib

Canselor 03/01/2011

02 01 PU:S-

15/2013

Mesyuarat Jawatankuasa Pengurusan Sekolah

Pengajian Siswazah (JKPSPS) kali ke-198

TNC (A&A) WP 30/04/2013

02 02 PU:S-

16/2015

Mesyuarat Jawatankuasa Pengurusan Sekolah

Pengajian Siswazah (JKPSPS) kali ke-228

TNC (A&A) WP 14/07/2015

perkhidmatan utama halaman: 1/12 siswazah no....

Documents