perkhidmatan utama halaman: 1/13 siswazah no....

DOKUM

EN TID

AK TERKAW

AL

PERKHIDMATAN UTAMA SISWAZAH

PEJABAT TIMBALAN NAIB CANSELOR (AKADEMIK & ANTARABANGSA) Kod Dokumen: UPM/PU/S/P006

Halaman: 1/13

No. Semakan: 03

No. Isu: 02

PROSEDUR PENGAMBILAN PELAJAR SISWAZAH

Tarikh: 09/05/2012

1.0 TUJUAN

Prosedur ini menerangkan tatacara pengambilan pelajar siswazah dan urusan pendaftaran pelajar baharu yang mengikuti program dengan tesis (Master dan PhD), program tanpa tesis dan program tanpa ijazah (non-graduating programme).

2.0 SKOP

Prosedur ini merangkumi proses pengambilan pelajar siswazah bagi semua program dengan tesis (Master dan PhD) dan tanpa tesis melainkan bagi program Jointly Awarded PhD Degree, Split Programme dan Master Patologi dan program tanpa ijazah (non-graduating programme).

3.0 DOKUMEN RUJUKAN

Kod Dokumen Tajuk Dokumen

- Universities and University College Act 1971, Constitution of Universiti Putra Malaysia, Universiti Putra Malaysia (Graduate Studies), Rules 2003 (Revision 2009-10)

UPM/PU/S/AK01/01 Arahan Kerja Pemprosesan Borang Permohonan Kemasukan

UPM/PU/S/AK01/03 Arahan Kerja Pemprosesan Borang Permohonan Kemasukan Jointly Awarded PhD Degree Programme

UPM/PU/S/AK02/01 Arahan Kerja Pendaftaran Pelajar Baharu

UPM/PU/S/AK02/07 Arahan Kerja Pengurusan Program Tanpa Ijazah

- Syarat-syarat Kemasukan (seperti dalam brosur)

PU/S/M01 i-GIMS Manual

DOKUM

EN TID

AK TERKAW

AL



Halaman: 2/13

No. Semakan: 03

No. Isu: 02


Tarikh: 09/05/2012

4.0 TERMINOLOGI/SINGKATAN

i-GIMS : Internet Graduate Information Management System JKKPPS : Jawatankuasa Kecil Pengambilan Pelajar Siswazah JKPSU : Jawatankuasa Pengajian Siswazah Universiti KIV : Keep in view (dalam perhatian) Penyelaras : Dekan/Timbalan Dekan Fakulti;

Pengarah/Timbalan Pengarah Institut; Pegawai yang dilantik sebagai Penyelaras Pengajian Siswazah Fakulti/Institut

PhD : Doktor Falsafah PTJ : Pusat Tanggungjawab PT : Pegawai Tadbir PTO : Pembantu Tadbir (Perkeranian dan Operasi) SPS : Sekolah Pengajian Siswazah WP : Wakil Pengurusan

5.0 TANGGUNGJAWAB

5.1 Dekan SPS, Penyelaras dan PT Unit Pengambilan bertanggungjawab memastikan prosedur pengambilan pelajar siswazah ini dilaksanakan.

5.2 Sesiapa yang terlibat dalam pengendalian prosedur pengambilan pelajar siswazah

juga perlu mematuhi prosedur ini.

DOKUM

EN TID

AK TERKAW

AL



Halaman: 3/13

No. Semakan: 03

No. Isu: 02


Tarikh: 09/05/2012

6.0 CARTA ALIR

Mula

Terima Dokumen Permohonan

Semak Dokumen Permohonan

Permohonan

Lengkap?

Hantar Dokumen Permohonan ke

Fakulti/Institut

Buat Saringan dan Majukan

Laporan Keputusan ke SPS

Mesyuarat JKKPPS

Lulus?

Cetak Surat Tawaran

Poskan Surat Tawaran dan Pakej

Pendaftaran Pelajar Baharu

Tamat

Terima Maklum

Balas daripada

Pemohon?

Pertimbangan

Semula?

Ya

Ya

Tidak

Tidak

Tidak

Ya

7.1

7.2

7.3

7.4

7.8

7.5

7.6

7.12

7.13

7.14

7.11

7.15

7.17

Ya

Ya

Terima Laporan

Lengkap?Tidak

7.7

7.9

7.10

Keluarkan Iklan

7.16

Tidak

Rekodkan Maklum Balas

Pemohon Berjaya

7.19

Dapatkan Maklumat Lanjut

daripada Pemohon

Beri Peringatan kepada

Fakulti/Institut

Maklum kepada Pemohon

Melalui i-GIMS

7.20

7.21

Mesyuarat JKPSU 7.18

Daftarkan Pelajar Baharu

DOKUM

EN TID

AK TERKAW

AL



Halaman: 4/13

No. Semakan: 03

No. Isu: 02


Tarikh: 09/05/2012

7.0 PROSES TERPERINCI

Tindakan Tanggungjawab 7.1 Mula 7.2

Keluarkan Iklan 7.2.1 Maklumat tarikh tutup permohonan dipaparkan

di laman web SPS.

7.2.2 Keluarkan iklan dalam surat khabar bagi calon tempatan 3 bulan sebelum semester bermula atau seperti yang dipersetujui oleh Jawatankuasa Pengurusan SPS.

PT SPS

PT SPS

7.3

Terima Dokumen Permohonan 7.3.1 Terima salinan bercetak borang Permohonan

Kemasukan (PU/S/BR01/GS-01) yang telah diisi secara on-line serta dokumen sokongan. (Jika permohonan dibuat secara manual, muatkan maklumat pemohon dalam i-GIMS).

7.3.2 Masukkan tarikh penerimaan dokumen pemohon ke dalam i-GIMS dalam tempoh tiga (3) hari bekerja. [Pemohon akan dimaklumkan penerimaan dokumen melalui i-GIMS (Portal Pelajar)]

PT/PTO SPS

PT/PTO SPS

Rujuk:

Arahan Kerja Pemprosesan Borang Permohonan Kemasukan (UPM/PU/S/AK01/01)

DOKUM

EN TID

AK TERKAW

AL



Halaman: 5/13

No. Semakan: 03

No. Isu: 02


Tarikh: 09/05/2012

7.4 Semak Dokumen Permohonan 7.4.1 Semak dokumen permohonan dan isi senarai

semak dokumen permohonan.

7.4.2 Kemas kini maklumat permohonan dalam i-GIMS.

Nota:

i-GIMS akan menjana status permohonan Lengkap atau Tidak Lengkap.

PT/PTO SPS

PT/PTO SPS

7.5 Permohonan Lengkap? 7.5.1 Jika Ya, ikut Langkah 7.6.

7.5.2 Jika Tidak, ikut Langkah 7.7.

7.6 Hantar Dokumen Permohonan ke Fakulti/Institut

7.6.1 Hantar satu salinan borang permohonan serta

dokumen sokongan kepada Fakulti/Institut beserta surat pembawa dalam tempoh tujuh (7) hari bekerja dari tarikh penerimaan dokumen lengkap.

7.6.2 Failkan salinan surat untuk tujuan rekod penghantaran.

7.6.3 Simpan satu salinan borang permohonan serta dokumen sokongan di tempat yang ditetapkan.

PTO SPS

PTO SPS

PT/PTO SPS

DOKUM

EN TID

AK TERKAW

AL



Halaman: 6/13

No. Semakan: 03

No. Isu: 02


Tarikh: 09/05/2012

Nota:

Surat pembawa memaklumkan Fakulti/Institut untuk: a) Memproses permohonan secara on-line dalam

tempoh 30 hari selepas menerima surat penghantaran.

b) Menyedia dan menghantar laporan saringan ke atas permohonan kepada SPS.

7.7 Dapatkan Maklumat Lanjut daripada Pemohon 7.7.1 Hubungi calon untuk mendapatkan maklumat

yang tidak lengkap melalui emel atau telefon dalam tempoh tujuh (7) hari bekerja selepas tarikh penerimaan dokumen.

PTO SPS

7.8 Terima Maklum Balas daripada Pemohon?

7.8.1 Jika Ya, ikut Langkah 7.4.

7.8.2 Jika tiada maklum balas dalam tempoh satu (1)

tahun, proses tamat (Langkah 7.21).

Rujuk:

Arahan Kerja Pemprosesan Borang Permohonan Kemasukan (UPM/PU/S/AK01/01)

DOKUM

EN TID

AK TERKAW

AL



Halaman: 7/13

No. Semakan: 03

No. Isu: 02


Tarikh: 09/05/2012

7.9 Buat Saringan dan Majukan Laporan Keputusan ke SPS 7.9.1 Buat saringan permohonan calon dan masukkan

keputusan ke dalam i-GIMS (sama ada sokong/tidak sokong/KIV).

7.9.2 Sedia dan majukan laporan keputusan saringan permohonan ke SPS dalam tempoh 30 hari.

7.9.3 Simpan salinan borang dan dokumen permohonan kemasukan dalam fail di Fakulti/Institut.

Penyelaras

PT/PTO Fakulti/Institut

PT/PTO

Fakulti/Institut

7.10 Terima Laporan Lengkap?



7.11 Beri Peringatan kepada Fakulti/Institut

7.11.1 Beri peringatan kepada Fakulti/Institut yang

belum mengemukakan maklum balas selepas tempoh memproses yang diberi tamat (rujuk Nota pada Langkah 7.6).

7.11.2 Maklumkan Fakulti/Institut jika maklumat dalam kertas laporan keputusan saringan permohonan tidak lengkap.

PT/PTO SPS

PT/PTO SPS

7.12 Mesyuarat JKKPPS

7.12.1 Sediakan kertas mesyuarat Laporan

Pengambilan Pelajar untuk pertimbangan dan kelulusan JKKPPS.

PT/PTO SPS

DOKUM

EN TID

AK TERKAW

AL



Halaman: 8/13

No. Semakan: 03

No. Isu: 02


Tarikh: 09/05/2012

7.13 Lulus? 7.13.1 Jika Ya, ikut Langkah 7.14.


7.14 Cetak Surat Tawaran

7.14.1 Cetak surat tawaran dalam tempoh tujuh (7)

hari bekerja selepas kelulusan JKKPPS.

PT/PTO SPS

7.15 Pertimbangan Semula?



7.16 Maklum kepada Pemohon Melalui i-GIMS

7.16.1 Maklumkan pemohon keputusan permohonan

melalui i-GIMS (Portal Pelajar). Nota:

Permohonan yang tidak berjaya akan dimaklumkan melalui i-GIMS (Portal Pelajar) sahaja.

PTO SPS

7.17 Poskan Surat Tawaran dan Pakej Pendaftaran Pelajar

Baharu 7.17.1 Poskan surat tawaran dan pakej pendaftaran

pelajar baharu kepada calon yang berjaya dalam tempoh tujuh (7) hari bekerja selepas kelulusan JKKPPS.

PT/PTO SPS

DOKUM

EN TID

AK TERKAW

AL



Halaman: 9/13

No. Semakan: 03

No. Isu: 02


Tarikh: 09/05/2012

7.18 Mesyuarat JKPSU 7.18.1 Sediakan kertas mesyuarat Laporan

Pengambilan Pelajar untuk makluman dan pengesahan mesyuarat JKPSU tentang keputusan permohonan yang telah diputuskan oleh JKKPPS.

PT/PTO SPS

7.19 Rekodkan Maklum Balas Pemohon Berjaya

7.19.1 Rekodkan maklum balas permohonan berjaya

seperti berikut: a) Maklumkan Bahagian Antarabangsa (calon

antarabangsa), Dekan/Pengarah dan Penasihat/Penyelia yang berkenaan.

b) Hantar surat kelulusan penangguhan kepada calon pelajar, Dekan/Pengarah dan Penasihat/Penyelia yang berkenaan bagi kes calon yang memohon penangguhan kemasukan.

c) Maklumkan Dekan/Pengarah dan Penasihat/Penyelia yang berkenaan bagi kes calon yang menolak tawaran kemasukan.

Nota:

Calon tidak dibenarkan menangguh melebihi dua (2) semester kecuali dengan persetujuan Dekan SPS.

Calon boleh memohon penangguhan kemasukan secara on line.

PT/PTO SPS

7.20 Daftarkan Pelajar Baharu

7.20.1 Jalankan urusan pendaftaran pelajar baharu.

PT/PTO SPS

DOKUM

EN TID

AK TERKAW

AL



Halaman: 10/13

No. Semakan: 03

No. Isu: 02


Tarikh: 09/05/2012

Rujuk:

Arahan Kerja Pendaftaran Pelajar Baharu (UPM/PU/S/AK02/01)

7.21 Tamat

8.0 REKOD KUALITI

Bil Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai

Rekod

Tanggungjawab Mengumpul dan

Memfail

Tanggungjawab Menyelenggara

Tempat dan Tempoh

Simpanan

Kuasa Melupus

1. UPM/SPS/(No. Matrik) Fail Pelajar

Borang Permohonan Kemasukan (PU/S/BR01/GS-01) dan salinan Surat Tawaran Kemasukan

Surat atau emel atau sebarang rekod permohonan penangguhan kemasukan daripada calon [jika berkaitan].

Salinan surat kelulusan penangguhan kemasukan [jika berkaitan].

Borang Pengesahan Laporan Kesihatan (Certification of Medical Examination Report) PU/S/BR02/GS-04f (PK-2).

PT/PTO SPS PT/PTO SPS Bilik Fail Pelajar, SPS

Kekal

TNCAA/ Dekan SPS

2. UPM/(Kod PTJ)/(No. Matrik) Fail Pelajar

Borang Permohonan Kemasukan (PU/S/BR01/GS-01) dan salinan Surat Tawaran Kemasukan.

PT/PTO PTJ PT/PTO PTJ Bilik Fail Pelajar, PTJ

Sekurang-

kurangnya 2 tahun selepas

pelajar bergraduat

Dekan Fakulti/

Pengarah Institut

DOKUM

EN TID

AK TERKAW

AL



Halaman: 11/13

No. Semakan: 03

No. Isu: 02


Tarikh: 09/05/2012

3. UPM/SPS/100-8/2/6

Iklan

Keratan iklan dalam surat khabar.

PT/PTO SPS PT/PTO SPS Pejabat Am Unit

Pengambilan

2 Tahun

Dekan SPS

4. UPM/600-2/2/4 Surat Penghantaran Borang Permohonan ke Fakulti/Institut.

Surat permohonan kemasukan mengikut semester.


Pengambilan

1 Tahun

Dekan SPS

5. UPM/600-2/2/5 Surat peringatan kepada Fakulti/ Institut

Surat/Memo peringatan kepada Fakulti/Institut mengikut semester.

Senarai nama permohonan calon yang tidak mendapat maklumbalas daripada Fakulti/ Institut.


Pengambilan

1 Tahun

Dekan SPS

6. UPM/600-2/2/6 Surat menyurat dengan Fakulti/ Institut

Surat/Memo borang permohonan yang dimajukan oleh Fakulti/ Institut asal ke Fakulti/Institut yang dicadangkan.

Surat dokumen lain yang berkenaan.


Pengambilan

2 Tahun

Dekan SPS

7. UPM/600-9/24 Jawatankuasa Kecil Pengambilan Pelajar Siswazah (JKKPPS)

Minit mesyuarat JKKPPS.


Pengambilan

Kekal

Dekan SPS

DOKUM

EN TID

AK TERKAW

AL



Halaman: 12/13

No. Semakan: 03

No. Isu: 02


Tarikh: 09/05/2012

Kertas Kerja Mesyuarat.

Jadual Tahunan Mesyuarat Jawatankuasa Kecil Pengambilan Pelajar Siswazah.

8. UPM/600-10/2/3 Petikan Minit JKPSU untuk Jawatankuasa Kecil Pengambilan Pelajar Siswazah

Kertas laporan mesyuarat JKPSU mengikut Fakulti/Institut.


Pengambilan

Kekal

Dekan SPS

9. UPM/(Kod PTJ)/600-2/2/7 Pengambilan Pelajar

Petikan Minit JKPSU Fakulti/ Institut.

Senarai pelajar yang disokong.

Senarai pelajar yang diterima masuk daripada Minit JKPSU.

Senarai pelajar yang mendaftar (ikut semester).

Salinan surat urusan memajukan borang permohonan ke fakulti.

Jadual Mesyuarat Tahunan JKKPPS.



Pejabat Am TD Fakulti/ TP Institut

3 Tahun

Dekan Fakulti/

Pengarah Institut

10. UPM/600-2/2/10 Senarai Calon yang Menangguhkan Kemasukan

Borang Permohonan Kemasukan (PU/S/BR01/GS-01).

Senarai calon pelajar yang menangguh kemasukan.

Salinan surat kelulusan penangguhan kemasukan.


Pengambilan

2 Tahun

Dekan SPS

DOKUM

EN TID

AK TERKAW

AL



Halaman: 13/13

No. Semakan: 03

No. Isu: 02


Tarikh: 09/05/2012

11. UPM/(Kod PTJ)/600-2/2/10

Senarai Calon yang Menangguhkan Kemasukan

Salinan surat kelulusan penangguhan kemasukan.



Pejabat Am TD Fakulti/ TP Institut

3 Tahun

Dekan Fakulti/

Pengarah Institut

9.0 SEJARAH SEMAKAN

No. Isu No.

Semakan No. CPD Kelulusan Mesyuarat

Disedia dan

Disemak

Dilulus/ Diluluskan

Semula

Tarikh Kuatkuasa

02 00 - Keluaran Pertama untuk satu persijilan

TNC (A&A) WP 03/01/2011

02 01 02/2011 Mesyuarat Jawatankuasa Pengurusan Sekolah

Pengajian Siswazah (JKPSPS) kali ke-173

TNC (A&A) WP 06/05/2011

02 02 PU:S-25/2011

Mesyuarat Jawatankuasa Pengurusan Sekolah


TNC (A&A) WP 08/08/2011

02 03 PU:S- 8/2012

Mesyuarat Jawatankuasa Pengurusan Sekolah


TNC (A&A) WP 09/05/2012

perkhidmatan utama halaman: 1/13 siswazah no....

Documents