Surat Rasmi dan Memo Surat Rasmi dan Memo sebagai Alat Komunikasisebagai Alat KomunikasiDua Bentuk KomunikasiDua Bentuk KomunikasiKomunikasi verbal (Komunikasi verbal (verbal verbal communication)communication) Komunikasi bukan verbal (Komunikasi bukan verbal (non-verbal non-verbal communicationcommunication))

Komunikasi VerbalKomunikasi Verbal::Komunikasi lisan Komunikasi lisan Komunikasi tulisan Komunikasi tulisan

Komunikasi Lisan Komunikasi Lisan (Rasmi)(Rasmi) Perbincangan Perbincangan Mesyuarat Mesyuarat Ceramah Ceramah Taklimat Taklimat Dialog Dialog Forum Forum

Komunikasi Tulisan Komunikasi Tulisan (Rasmi)(Rasmi) Surat Surat Memo Memo Notis Notis Minit mesyuarat Minit mesyuarat Laporan Laporan Kertas cadangan Kertas cadangan

KANDUNGANKANDUNGAN(1) Definisi(1) Definisi(2) Matlamat Umum(2) Matlamat Umum(3) Objektif(3) Objektif(4) Jenis(4) Jenis(5) Ciri Utama(5) Ciri Utama(6) Proses Penulisan(6) Proses Penulisan(7) Format Umum(7) Format Umum(8) Rangka Umum Isi Kandungan(8) Rangka Umum Isi Kandungan(9) Perincian Format (9) Perincian Format (10) Penggunaan Bahasa(10) Penggunaan Bahasa(11) Kesalahan Bahasa dalam Surat (11) Kesalahan Bahasa dalam Surat RasmiRasmi

DEFINISIDEFINISI 1 Surat yang dikeluarkan oleh jabatan sektor 1 Surat yang dikeluarkan oleh jabatan sektor awam (Kerajaan Persekutuan, Kerajaan awam (Kerajaan Persekutuan, Kerajaan Negeri, Pihak Berkuasa Tempatan, dan Negeri, Pihak Berkuasa Tempatan, dan Badan Berkanun) untuk pelanggan di Badan Berkanun) untuk pelanggan di jabatan sektor awam, sektor swasta, atau jabatan sektor awam, sektor swasta, atau orang awam.orang awam.2 Surat yang dikeluarkan oleh sektor 2 Surat yang dikeluarkan oleh sektor pengurusan swasta untuk pelbagai tujuan.pengurusan swasta untuk pelbagai tujuan.3 Segala yang bertulis atau bercetak untuk 3 Segala yang bertulis atau bercetak untuk dihantar kepada penerima yang tidak dihantar kepada penerima yang tidak terbatas sifat dan saiznya.terbatas sifat dan saiznya.4 Surat yang ditulis untuk urusan rasmi yang 4 Surat yang ditulis untuk urusan rasmi yang berhubung dengan pejabat seperti pejabat berhubung dengan pejabat seperti pejabat kerajaan, syarikat, atau institusi.kerajaan, syarikat, atau institusi.

5 Wahana perhubungan dan 5 Wahana perhubungan dan perwakilanperwakilanbertulis antara individu bertulis antara individu dengan individu, individu dengan individu, individu dengan institusi dan dengan institusi dan sebaliknya, dan antara sebaliknya, dan antara institusi dengan institusi.institusi dengan institusi.6 Surat yang berkaitan dengan 6 Surat yang berkaitan dengan urusan atau tanggungjawab urusan atau tanggungjawab rasmi.rasmi.7 Surat yang menggunakan 7 Surat yang menggunakan bahasa rasmi yang baku.bahasa rasmi yang baku.8 Surat yang menggunakan 8 Surat yang menggunakan format tertentu yang telah format tertentu yang telah ditetapkan.ditetapkan.

FUNGSI SURAT:FUNGSI SURAT:~ alat perhubungan~ alat perhubungan~ sebagai rekod~ sebagai rekod~ bahan bukti~ bahan bukti~ imej jabatan~ imej jabatan

FORMAT SURAT RASMIFORMAT SURAT RASMI~ mengikut ketetapan ~ mengikut ketetapan jabatan, badan, dan jabatan, badan, dan institusi; sebagai gaya institusi; sebagai gaya khusus masing-masingkhusus masing-masing

SUMBERSUMBER1) Surat Pekeliling Am Bil. 8 1) Surat Pekeliling Am Bil. 8 Tahun 1980: Penyeragaman Tahun 1980: Penyeragaman kepala surat kementerian-kepala surat kementerian-kementerian dan jabatan-kementerian dan jabatan-jabatanjabatan2) Pekeliling Perkhidmatan 2) Pekeliling Perkhidmatan Bil. 5 Tahun 2007: Panduan Bil. 5 Tahun 2007: Panduan Pengurusan PejabatPengurusan Pejabat

MATLAMAT UMUMMATLAMAT UMUM1 Memulakan atau 1 Memulakan atau meneruskan hubungan atau meneruskan hubungan atau komunikasi.komunikasi.2 Mewujudkan bahan 2 Mewujudkan bahan rujukan kerja.rujukan kerja.3 Melaksanakan tugas 3 Melaksanakan tugas dokumentasi.dokumentasi.

OBJEKTIFOBJEKTIF Melaksanakan maksud-Melaksanakan maksud-maksud rasmi kerajaan maksud rasmi kerajaan dengan cara berkomunikasi dengan cara berkomunikasi melalui surat. Dalam hal ini, melalui surat. Dalam hal ini, surat menjadi bukti bertulis surat menjadi bukti bertulis yang nyata dan sahih yang nyata dan sahih tentang sesuatu perkara tentang sesuatu perkara yang dimaksudkan.yang dimaksudkan.

CIRI UTAMACIRI UTAMA (1) Unsur kerasmian(1) Unsur kerasmianMengandungi maklumat Mengandungi maklumat organisasi yang perlu organisasi yang perlu ditandatangani oleh Ketua Jabatan ditandatangani oleh Ketua Jabatan atau pegawai yang diberikan atau pegawai yang diberikan kuasa untuk menandatanganinya kuasa untuk menandatanganinya bagi pihak Ketua Jabatan atau bagi bagi pihak Ketua Jabatan atau bagi pihak organisasi.pihak organisasi.Dokumen rasmi yang sah dan Dokumen rasmi yang sah dan bersifat bukan peribadi.bersifat bukan peribadi.Mengungkapkan hal atau urusan Mengungkapkan hal atau urusan rasmi.rasmi.

(2) Aspek isi(2) Aspek isiMengandungi satu perkara Mengandungi satu perkara atau hasrat sahaja.atau hasrat sahaja.Idea dan isi mestilah padat Idea dan isi mestilah padat dan tepat menurut tujuan dan tepat menurut tujuan surat.surat.Ringkas dan boleh disertai Ringkas dan boleh disertai data sokongan.data sokongan.Lazimnya, memerlukan Lazimnya, memerlukan tindakan atau jawapan.tindakan atau jawapan.

(3) Aspek format(3) Aspek formatDitulis dalam format yang Ditulis dalam format yang ditetapkan oleh pihak kerajaan ditetapkan oleh pihak kerajaan atau organisasi, sama ada atau organisasi, sama ada sebagai surat biasa, pekeliling sebagai surat biasa, pekeliling am, perjawatan, dan am, perjawatan, dan sebagainya.sebagainya.Mempunyai maklumat Mempunyai maklumat pengirim dan penerima yang pengirim dan penerima yang lengkap.lengkap.

(4) Aspek bahasa(4) Aspek bahasaMenggunakan laras bahasa Menggunakan laras bahasa surat rasmi.surat rasmi.Menggunakan bahasa Melayu Menggunakan bahasa Melayu baku yang baik dan tepat baku yang baik dan tepat termasuklah aspek ejaan, termasuklah aspek ejaan, tatabahasa, penggunaan kata tatabahasa, penggunaan kata atau istilah, dan tanda bacaan.atau istilah, dan tanda bacaan.Mengutamakan kesantunan Mengutamakan kesantunan berbahasa.berbahasa.

PROSES PENULISANPROSES PENULISAN1 Persiapan (Prapenulisan)1 Persiapan (Prapenulisan)2 Penyusunan idea/draf dan penulisan2 Penyusunan idea/draf dan penulisanPenyusunan rangka isiPenyusunan rangka isiPengembangan isiPengembangan isiPenjalinan isiPenjalinan isiPenataan formatPenataan format3 Penyuntingan/pengeditan3 Penyuntingan/pengeditan (pascapenulisan)(pascapenulisan)Penyemakan isiPenyemakan isiPenyemakan bahasaPenyemakan bahasaPenyemakan pertautan (koheren)Penyemakan pertautan (koheren)Penyemakan formatPenyemakan format

PRINSIP PENULISAN SURATPRINSIP PENULISAN SURAT

4C + P4C + PC – C – CorrectCorrect (Betul) (Betul)C – C – ClearClear (Jelas) (Jelas)C – C – ComprehensiveComprehensive (Lengkap)(Lengkap)C – C – ConciseConcise ( Ringkas) ( Ringkas)P – P – PolitePolite (Sopan) (Sopan)

PRINSIP 1 : PRINSIP 1 : CorrectCorrect (Betul) (Betul)~ ejaan~ ejaan~ tatabahasa~ tatabahasa~ laras bahasa ~ laras bahasa (penggunaan (penggunaan ganti nama dan gelaran) ganti nama dan gelaran)~ data, fakta, dan ~ data, fakta, dan maklumatmaklumat~ wacana~ wacana~ format~ format~ teknik~ teknik

PRINSIP 2: PRINSIP 2: Clear Clear (Jelas)(Jelas)~ tujuan~ tujuan~ perkara/tajuk/mesej~ perkara/tajuk/mesej~ prosedur penulisan/protokol~ prosedur penulisan/protokol~ struktur penulisan~ struktur penulisan

- pengenalan- pengenalan- isi surat- isi surat- akhir surat- akhir surat

~ ayat mudah~ ayat mudah~ pengolahan ~ pengolahan ~ perenggan~ perenggan~ sistem nombor~ sistem nombor

PRINSIP 3: PRINSIP 3: Comprehensive Comprehensive (Lengkap)(Lengkap)~ data (data utama/data ~ data (data utama/data sokongan), fakta, maklumat sokongan), fakta, maklumat yang diperlukan hendaklah yang diperlukan hendaklah dinyatakan dengan lengkapdinyatakan dengan lengkap~ rasional/justifikasi~ rasional/justifikasi

PRINSIP 4: PRINSIP 4: ConsiseConsise (Ringkas/Padat)(Ringkas/Padat)~ tidak perlu bahasa ~ tidak perlu bahasa berbunga-bunga atau berbunga-bunga atau bersifat bersifat kiasan/perlambangankiasan/perlambangan~ walaupun surat perlu ~ walaupun surat perlu ringkas, kesantunan dan ringkas, kesantunan dan keindahan perlu terpeliharakeindahan perlu terpelihara

PRINSIP 5: PRINSIP 5: Polite Polite (Sopan)(Sopan)~ terdapat ungkapan yang ~ terdapat ungkapan yang pelbagai bentuk yang dapat pelbagai bentuk yang dapat membentuk gaya atau laras membentuk gaya atau laras bahasa yang menjadi bahasa yang menjadi penanda dalam surat rasmipenanda dalam surat rasmi~ bertujuan untuk ~ bertujuan untuk memelihara hubungan memelihara hubungan antara dua pihakantara dua pihak

FORMAT UMUMFORMAT UMUMSurat rasmi hendaklah Surat rasmi hendaklah ditulis berdasarkan ditulis berdasarkan peraturan atau tatacara peraturan atau tatacara yang telah ditentukan. yang telah ditentukan. Ringkasnya, surat rasmi Ringkasnya, surat rasmi lazimnya mengandungi lazimnya mengandungi maklumat-maklumat yang maklumat-maklumat yang berikut:berikut:

(1) Kepala surat(1) Kepala surat(2) Maklumat penerima(2) Maklumat penerima(3) Rujukan dan Tarikh(3) Rujukan dan Tarikh(4) Ungkapan sapaan(4) Ungkapan sapaan(5) Tajuk atau perkara(5) Tajuk atau perkara(6) Isi kandungan atau maksud(6) Isi kandungan atau maksud(7) Penutup surat(7) Penutup surat(8) Slogan atau moto(8) Slogan atau moto(9) Tandatangan pengirim surat, (9) Tandatangan pengirim surat, nama, dan jawatannyanama, dan jawatannya(10) Penerima salinan surat(10) Penerima salinan surat(11) Tandatangan ringkas (11) Tandatangan ringkas pendraf/jurutaip dan nombor rujukan pendraf/jurutaip dan nombor rujukan rekodrekod

RANGKA UMUM RANGKA UMUM ISI ISI

KANDUNGANKANDUNGAN

TujuanTujuan surat ditulis. surat ditulis.Maklumat pemberitahuanMaklumat pemberitahuan, iaitu , iaitu fakta atau keterangan yang fakta atau keterangan yang hendak diberitahukan kepada hendak diberitahukan kepada penerima surat.penerima surat.Maklumat tindakanMaklumat tindakan, iaitu butir , iaitu butir tindakan yang perlu diambil oleh tindakan yang perlu diambil oleh penerima surat.penerima surat.Maklumat tambahanMaklumat tambahan, iaitu butir , iaitu butir tindakan susulan penulis surat tindakan susulan penulis surat sekiranya penerima surat tidak sekiranya penerima surat tidak mengambil tindakan seperti yang mengambil tindakan seperti yang dikehendaki.dikehendaki.

Isi kandungan dikemukakan dalam tiga Isi kandungan dikemukakan dalam tiga bahagian, iaitu:bahagian, iaitu:Pembukaan suratPembukaan surat yang yang mengandungi tajuk dan perenggan mengandungi tajuk dan perenggan pengenalan.pengenalan.Badan suratBadan surat yang mengandungi yang mengandungi tujuan surat ditulis, butir-butir yang tujuan surat ditulis, butir-butir yang diberitahukan, butir-butir tindakan diberitahukan, butir-butir tindakan oleh penerima, dan butir-butir oleh penerima, dan butir-butir tindakan susulan penulis surat (jika tindakan susulan penulis surat (jika berkaitan).berkaitan).Penutup suratPenutup surat yang mengandungi yang mengandungi kenyataan harapan penulis, gesaan kenyataan harapan penulis, gesaan untuk mendapatkan jawapan segera, untuk mendapatkan jawapan segera, ucapan terima kasih, dan tandatangan ucapan terima kasih, dan tandatangan penulis bagi pihak organisasi.penulis bagi pihak organisasi.

PEKELILING PEKELILING PERKHIDMATAN PERKHIDMATAN BILANGAN 5 TAHUN 2007BILANGAN 5 TAHUN 2007PANDUAN PENGURUSAN PANDUAN PENGURUSAN PEJABATPEJABAT30 April 200730 April 2007

BAHAGIAN VIBAHAGIAN VI6.3. Penyediaan surat rasmi Kerajaan 6.3. Penyediaan surat rasmi Kerajaan hendaklah mengandungi elemen-hendaklah mengandungi elemen-elemen berikut:elemen berikut:(a) alamat pengirim;(a) alamat pengirim;(b) alamat penerima;(b) alamat penerima;(c) nombor rujukan;(c) nombor rujukan;(d) tarikh surat;(d) tarikh surat;(e) tajuk surat;(e) tajuk surat;(f) pembukaan dan pengakhiran surat; (f) pembukaan dan pengakhiran surat; dandan(g) penomboran perenggan, muka (g) penomboran perenggan, muka surat dan lampiran.surat dan lampiran.

6.4. Huraian bagi setiap elemen adalah 6.4. Huraian bagi setiap elemen adalah seperti berikut:-seperti berikut:-(a) Alamat Pengirim:(a) Alamat Pengirim:Muka surat pertama hendaklah Muka surat pertama hendaklah menggunakan kepala surat yang menggunakan kepala surat yang mengandungi nama, alamat, nombor mengandungi nama, alamat, nombor telefon dan nombor faksimili agensi telefon dan nombor faksimili agensi pengirim. Ini akan memudahkan pengirim. Ini akan memudahkan penerima menjawab surat atau penerima menjawab surat atau menghubungi agensi pengirim di menghubungi agensi pengirim di samping memberi gambaran bahawa samping memberi gambaran bahawa surat berkenaan adalah atas urusan surat berkenaan adalah atas urusan rasmi Kerajaan;rasmi Kerajaan;

(b) Alamat Penerima :(b) Alamat Penerima :Alamat penerima di dalam surat rasmi Alamat penerima di dalam surat rasmi Kerajaan hendaklah dibuat seperti berikut:Kerajaan hendaklah dibuat seperti berikut:(i) Agensi Kerajaan(i) Agensi Kerajaan- hendaklah dialamatkan kepada ketua - hendaklah dialamatkan kepada ketua agensi berkenaan mengikut gelaran rasmi agensi berkenaan mengikut gelaran rasmi jawatannya, manakala surat yang khusus jawatannya, manakala surat yang khusus kepada ketua agensi hendaklah didahului kepada ketua agensi hendaklah didahului dengan kata hormat, gelaran kebesaran, dengan kata hormat, gelaran kebesaran, nama, gelaran jawatan dan alamat rasmi nama, gelaran jawatan dan alamat rasmi agensi berkenaan. Surat yang ditujukan agensi berkenaan. Surat yang ditujukan kepada pegawai tertentu hendaklah kepada pegawai tertentu hendaklah ditambah di bawah alamat dengan ditambah di bawah alamat dengan perkataan ‘untuk perhatian’ (u.p. nama perkataan ‘untuk perhatian’ (u.p. nama pegawai berkenaan).pegawai berkenaan).

(ii) Orang Ramai / Individu(ii) Orang Ramai / IndividuSurat kepada orang ramai Surat kepada orang ramai atau individu hendaklah atau individu hendaklah dialamatkan kepada nama dialamatkan kepada nama dan alamat individu dan alamat individu berkenaan. Bagi individu berkenaan. Bagi individu yang mempunyai gelaran yang mempunyai gelaran kebesaran, kata hormat dan kebesaran, kata hormat dan gelaran hendaklah gelaran hendaklah dinyatakan pada namanya.dinyatakan pada namanya.

(iii) Pihak Berkuasa Berkanun / (iii) Pihak Berkuasa Berkanun / Pertubuhan / FirmaPertubuhan / FirmaSurat kepada Pihak Berkuasa Surat kepada Pihak Berkuasa Berkanun, Pertubuhan atau Berkanun, Pertubuhan atau Firma hendaklah dialamatkan Firma hendaklah dialamatkan kepada ketua badan, kepada ketua badan, pertubuhan atau firma pertubuhan atau firma berkenaan mengikut gelaran berkenaan mengikut gelaran rasmi jawatannya, diikuti rasmi jawatannya, diikuti dengan nama dan alamat dengan nama dan alamat rasminya.rasminya.

(iv) Surat Melalui Peguam(iv) Surat Melalui PeguamSurat kepada orang awam Surat kepada orang awam atau firma melalui peguam atau firma melalui peguam hendaklah dialamatkan hendaklah dialamatkan kepada peguam yang kepada peguam yang dilantik bagi menguruskan dilantik bagi menguruskan hal ehwal orang awam atau hal ehwal orang awam atau firma berkenaan.firma berkenaan.

(c) Permulaan Surat :(c) Permulaan Surat :Surat yang ditujukan kepada Surat yang ditujukan kepada jabatan/agensi Kerajaan hendaklah jabatan/agensi Kerajaan hendaklah dimulakan dengan ‘Tuan’ manakala dimulakan dengan ‘Tuan’ manakala kepada orang ramai hendaklah kepada orang ramai hendaklah dimulakan dengan ‘Tuan’ atau ‘Puan’. dimulakan dengan ‘Tuan’ atau ‘Puan’. Surat yang khusus kepada Ketua Surat yang khusus kepada Ketua Jabatan/Agensi yang mempunyai Jabatan/Agensi yang mempunyai gelaran kebesaran hendaklah gelaran kebesaran hendaklah didahului dengan kata hormat dan didahului dengan kata hormat dan gelaran kebesarannya. Begitu juga gelaran kebesarannya. Begitu juga bagi surat kepada orang awam yang bagi surat kepada orang awam yang mempunyai gelaran kebesaran.mempunyai gelaran kebesaran.

(d) Nombor Rujukan :(d) Nombor Rujukan :Surat hendaklah mempunyai Surat hendaklah mempunyai nombor rujukan failnya supaya nombor rujukan failnya supaya mudah dikesan untuk tindakan mudah dikesan untuk tindakan lanjut. Nombor rujukan ini lanjut. Nombor rujukan ini hendaklah dicatatkan di ruang hendaklah dicatatkan di ruang atas sebelah kanan surat sebagai atas sebelah kanan surat sebagai rujukan kami. Surat jawapan rujukan kami. Surat jawapan kepada surat yang diterima kepada surat yang diterima hendaklah juga dicatatkan nombor hendaklah juga dicatatkan nombor rujukan fail pengirim sebagai rujukan fail pengirim sebagai rujukan tuan di atas rujukan kami;rujukan tuan di atas rujukan kami;

(e) Tarikh Surat :(e) Tarikh Surat :Tarikh surat hendaklah Tarikh surat hendaklah dicatatkan di bahagian atas dicatatkan di bahagian atas sebelah kanan;sebelah kanan;

(f) Tajuk Surat :(f) Tajuk Surat :Surat perlu diberikan tajuk Surat perlu diberikan tajuk (atau perkara) yang dapat (atau perkara) yang dapat menggambarkan kandungan menggambarkan kandungan surat berkenaan. Setiap surat surat berkenaan. Setiap surat hendaklah seboleh-bolehnya hendaklah seboleh-bolehnya dihadkan kepada satu tajuk dihadkan kepada satu tajuk (atau perkara) sahaja. (atau perkara) sahaja. Bagi Bagi surat jawapan, tajuk yang surat jawapan, tajuk yang sama hendaklah digunakan.sama hendaklah digunakan.

(g) Pembuka Kata dan Akhir Surat :(g) Pembuka Kata dan Akhir Surat :Surat boleh dimulakan dengan cara yang Surat boleh dimulakan dengan cara yang difikirkan sesuai oleh penulis, tetapi setiap difikirkan sesuai oleh penulis, tetapi setiap surat hendaklah diakhiri dengan perkataan surat hendaklah diakhiri dengan perkataan ‘‘Saya yang menurut perintahSaya yang menurut perintah’ di sudut ’ di sudut kiri sebelah bawah surat sebelum kiri sebelah bawah surat sebelum tandatangan pegawai yang berkenaan. Jika tandatangan pegawai yang berkenaan. Jika pegawai yang menandatangani surat itu pegawai yang menandatangani surat itu bukan Ketua Jabatan, pegawai berkenaan bukan Ketua Jabatan, pegawai berkenaan hendaklah menandatanganinya bagi pihak hendaklah menandatanganinya bagi pihak (b.p.) Ketua Jabatan. Nama pegawai itu (b.p.) Ketua Jabatan. Nama pegawai itu hendaklah menggunakan huruf besar di hendaklah menggunakan huruf besar di sudut kirisudut kirisurat di bawah tandatangannya;surat di bawah tandatangannya;

(h) Penomboran Perenggan, Muka Surat dan (h) Penomboran Perenggan, Muka Surat dan Lampiran :Lampiran :Semua perenggan dalam surat, kecuali Semua perenggan dalam surat, kecuali perenggan pertama, hendaklah perenggan pertama, hendaklah dinomborkan secara berturutan. Surat yang dinomborkan secara berturutan. Surat yang mengandungi lebih daripada satu muka mengandungi lebih daripada satu muka surat, muka surat seterusnya hendaklah surat, muka surat seterusnya hendaklah juga diberi nombor yang berturutan. juga diberi nombor yang berturutan. Lampiran yang disertakan kepada surat Lampiran yang disertakan kepada surat hendaklah dinomborkan di bahagian atas hendaklah dinomborkan di bahagian atas sebelah kanan, misalnya sebelah kanan, misalnya Lampiran 1 Lampiran 1 atau atau Lampiran A Lampiran A dan nombor lampiran ini dan nombor lampiran ini mestilah sama dengan nombor yang dirujuk mestilah sama dengan nombor yang dirujuk di dalam surat. Nombor rujukan surat di dalam surat. Nombor rujukan surat hendaklah dicatitkan di bahagian atas hendaklah dicatitkan di bahagian atas sebelah kiri.sebelah kiri.

6.5. Surat hendaklah 6.5. Surat hendaklah disediakan dalam tiga (3) disediakan dalam tiga (3) salinan. Salinan asal dihantar salinan. Salinan asal dihantar kepada penerima, salinan kepada penerima, salinan kedua dikandungkan dalam fail kedua dikandungkan dalam fail yang berkenaan dan salinan yang berkenaan dan salinan ketiga pula dikandungkan ketiga pula dikandungkan dalam fail timbul dalam fail timbul (float file)(float file). . Jika ada keperluan, salinan Jika ada keperluan, salinan tambahan perlu diedarkan tambahan perlu diedarkan sebagai salinan kepada (s.k.).sebagai salinan kepada (s.k.).

6.6. Semasa menyediakan 6.6. Semasa menyediakan surat, pegawai hendaklah surat, pegawai hendaklah memperakukan kepada memperakukan kepada pegawai pengelas untuk pegawai pengelas untuk menentukan taraf keselamatan menentukan taraf keselamatan surat sama ada terbuka atau surat sama ada terbuka atau terperingkat. Kod peringkat terperingkat. Kod peringkat keselamatan hendaklah keselamatan hendaklah dicatatkan sebagai sebahagian dicatatkan sebagai sebahagian daripada nombor rujukan fail daripada nombor rujukan fail bagi surat berkenaan.bagi surat berkenaan.

Pendaftaran Dan Pendaftaran Dan PengedaranPengedaran6.7. Surat yang ditujukan 6.7. Surat yang ditujukan khusus kepada Ketua/Timbalan khusus kepada Ketua/Timbalan Ketua Jabatan hendaklah Ketua Jabatan hendaklah diserahkan kepada Pembantu diserahkan kepada Pembantu Khas (tanpa dibuka), manakala Khas (tanpa dibuka), manakala surat yang dialamatkan surat yang dialamatkan kepada Ketua Jabatan dan kepada Ketua Jabatan dan surat untuk perhatian pegawai surat untuk perhatian pegawai hendaklah diserahkan kepada hendaklah diserahkan kepada pegawai yang pegawai yang bertanggungjawab bertanggungjawab menguruskan surat jabatan.menguruskan surat jabatan.

6.8. Pegawai yang 6.8. Pegawai yang bertanggungjawab bertanggungjawab menguruskan surat jabatan menguruskan surat jabatan sahaja yang boleh sahaja yang boleh membuka surat dan membuka surat dan mendaftarkannya mengikut mendaftarkannya mengikut prosedur yang ditetapkan. prosedur yang ditetapkan.

6.9. Sebelum sesuatu surat 6.9. Sebelum sesuatu surat diedarkan untuk diambil diedarkan untuk diambil tindakan oleh Ketua/Timbalan tindakan oleh Ketua/Timbalan Ketua Jabatan atau pegawai Ketua Jabatan atau pegawai lain, tindakan segera lain, tindakan segera hendaklah diambil untuk hendaklah diambil untuk memasukkan surat ke dalam memasukkan surat ke dalam fail yang berkenaan mengikut fail yang berkenaan mengikut cara seperti yang dinyatakan cara seperti yang dinyatakan dalam dalam BAHAGIAN VIIBAHAGIAN VII..

6.10. Semua surat yang diterima 6.10. Semua surat yang diterima hendaklah diambil tindakan hendaklah diambil tindakan segera. Sekiranya surat itu segera. Sekiranya surat itu memerlukan jawapan segera ia memerlukan jawapan segera ia hendaklah dibalas dalam masa hendaklah dibalas dalam masa yang singkat. Sekiranya jawapan yang singkat. Sekiranya jawapan segera tidak dapat diberikan, segera tidak dapat diberikan, penulis surat itu hendaklah penulis surat itu hendaklah dimaklumkan melalui surat akuan dimaklumkan melalui surat akuan terima yang menyatakan bahawa terima yang menyatakan bahawa jawapan yang lengkap akan jawapan yang lengkap akan disusuli dalam satu jangka masa disusuli dalam satu jangka masa yang dinyatakan.yang dinyatakan.

6.11. Pembantu Khas atau 6.11. Pembantu Khas atau pegawai yang bertanggungjawab pegawai yang bertanggungjawab menguruskan surat jabatan menguruskan surat jabatan hendaklah memastikan semua hendaklah memastikan semua surat yang hendak dihantar keluar surat yang hendak dihantar keluar adalah salinan asal yang lengkap adalah salinan asal yang lengkap dengan tarikh, nombor rujukan dengan tarikh, nombor rujukan fail, alamat yang betul dan tepat, fail, alamat yang betul dan tepat, lampiran (jika ada) dan telah lampiran (jika ada) dan telah ditandatangan oleh pegawai yang ditandatangan oleh pegawai yang bertanggungjawab. Setiap surat bertanggungjawab. Setiap surat keluar hendaklah didaftarkan keluar hendaklah didaftarkan mengikut prosedur yang mengikut prosedur yang ditetapkan.ditetapkan.

6.12. Penghantaran surat 6.12. Penghantaran surat boleh dibuat melalui mesin boleh dibuat melalui mesin faksimili. Walaupun surat telah faksimili. Walaupun surat telah dihantar melalui mesin dihantar melalui mesin faksimili, surat asal hendaklah faksimili, surat asal hendaklah disusuli segera. Selain itu disusuli segera. Selain itu penghantaran surat juga boleh penghantaran surat juga boleh dibuat melalui emel. Peraturan dibuat melalui emel. Peraturan penerimaan dan penghantaran penerimaan dan penghantaran surat melalui mesin faksimili surat melalui mesin faksimili dan emel hendaklah dipatuhi.dan emel hendaklah dipatuhi.

Pengurusan Surat Pengurusan Surat TerperingkatTerperingkat6.13. Pengurusan surat 6.13. Pengurusan surat terperingkat termasuk yang terperingkat termasuk yang diterima dan yang dihantar diterima dan yang dihantar hendaklah dikawal dengan hendaklah dikawal dengan selamat menerusi pendaftaran selamat menerusi pendaftaran rahsia semasa menerima, rahsia semasa menerima, memproses, menyimpan dan memproses, menyimpan dan menghantar mengikut Arahan menghantar mengikut Arahan Keselamatan dan peraturan Keselamatan dan peraturan yang berkaitan.yang berkaitan.

PERINCIAPERINCIAN FORMATN FORMAT

(1) (1) Kepala SuratKepala Surat- Nama organisasi, alamat lengkap - Nama organisasi, alamat lengkap organisasi, nombor telefon, nombor organisasi, nombor telefon, nombor faksimile, laman web, dan alamat e-faksimile, laman web, dan alamat e-mel. mel. - Format kepala surat direka pelbagai - Format kepala surat direka pelbagai bentuk, selaras dengan identiti atau bentuk, selaras dengan identiti atau keperibadian organisasi. keperibadian organisasi. - Memuatkan logo atau lambang - Memuatkan logo atau lambang organisasi. - Sekiranya surat tersebut organisasi. - Sekiranya surat tersebut sudah mengandungi kepala surat yang sudah mengandungi kepala surat yang telah lengkap tercetak dengan nama telah lengkap tercetak dengan nama dan alamat pengirim, maka tidak perlu dan alamat pengirim, maka tidak perlu ditaip lagi.ditaip lagi.

DEWAN BAHASA DAN PUSTAKA DEWAN BAHASA DAN PUSTAKA WILAYAH SELATANWILAYAH SELATAN

No. 1 & 3, Susur Dato’ Muhd. No. 1 & 3, Susur Dato’ Muhd. Said Sulaiman 1,Said Sulaiman 1,Larkin Perdana, 80350 Johor Bahru,Larkin Perdana, 80350 Johor Bahru,Johor Darul Takzim.Johor Darul Takzim.Tel.: 07-2365588, 07-2368282 Tel.: 07-2365588, 07-2368282 Faks.:07-2358686 Faks.:07-2358686 Laman web: http://www.dbp.gov.myLaman web: http://www.dbp.gov.my

(2) (2) Maklumat PenerimaMaklumat PenerimaBahagian ini mengandungi Bahagian ini mengandungi

maklumat seperti yang berikut:maklumat seperti yang berikut:- - nama penerima dan nama penerima dan

jawatannyajawatannya- perkataan - perkataan untuk perhatianuntuk perhatian

(u.p.)(u.p.) jika memerlukan jika memerlukan seseorang yang seseorang yang tertentu tertentu mengambil tindakan mengambil tindakan terhadap terhadap surat tersebut surat tersebut perkataan perkataan - - melaluimelalui ditulis kepada ketua ditulis kepada ketua jabatan jika penerima surat bukan jabatan jika penerima surat bukan

ketua jabatanketua jabatan

Penolong Pengarah Bahasa,Penolong Pengarah Bahasa,Unit Kurikulum, Sektor Pengurusan Akademik,Unit Kurikulum, Sektor Pengurusan Akademik,Jabatan Pelajaran Negeri Johor,Jabatan Pelajaran Negeri Johor,Jalan Tun Abdul RaJalan Tun Abdul Razak,zak,80604 Johor Bahru,80604 Johor Bahru,Johor Darul Takzim.Johor Darul Takzim.(u.p.: Encik Osman bin Ibrahim, Penyelia Bahasa (u.p.: Encik Osman bin Ibrahim, Penyelia Bahasa Melayu)Melayu)

Melalui: Pengarah,Melalui: Pengarah, Jabatan Pelajaran Negeri Johor. Jabatan Pelajaran Negeri Johor.

(3)(3) Rujukan dan TarikhRujukan dan TarikhTarikh yang ditulis mestilah Tarikh yang ditulis mestilah tarikh tarikh surat dihantarsurat dihantar, bukan tarikh surat , bukan tarikh surat ditulis. Tarikh mestilah ditulis ditulis. Tarikh mestilah ditulis huruf besar semuanya atau pada huruf besar semuanya atau pada huruf pertama sahajahuruf pertama sahaja (kata nama (kata nama khas). Tarikh khas). Tarikh tidak menggunakan tidak menggunakan tanda koma atau noktahtanda koma atau noktah. . Berpandukan surat yang Berpandukan surat yang dikeluarkan oleh DBP, jika dikeluarkan oleh DBP, jika menggunakan menggunakan kalendar Islam kalendar Islam (Hijrah), tarikh tersebut ditulis di (Hijrah), tarikh tersebut ditulis di bawah tarikh kalendar masihibawah tarikh kalendar masihi..

Ruj. tuan : JPNJ/100/2006 (11)Ruj. tuan : JPNJ/100/2006 (11)Ruj. kami :DBP/3-6/17/23 K.3 Ruj. kami :DBP/3-6/17/23 K.3

(7)(7)TarikhTarikh : 1 Ogos 2006 : 1 Ogos 2006

7 Rejab 1427 7 Rejab 1427

(4)(4) Ungkapan SapaanUngkapan Sapaan- dalam pelbagai variasi bahasa seperti - dalam pelbagai variasi bahasa seperti AssalamualaikumAssalamualaikum, Yang Berbahagia, Yang , Yang Berbahagia, Yang Berhormat, dan lain-lain yang disusuli Berhormat, dan lain-lain yang disusuli dengan gelaran dan jawatan penerima dengan gelaran dan jawatan penerima surat. surat. - gelaran seperti Tun, Tan Sri, dan - gelaran seperti Tun, Tan Sri, dan Datuk/Dato’, hendaklah digandingkan Datuk/Dato’, hendaklah digandingkan dengan ungkapan sapaan seperti Yang Amat dengan ungkapan sapaan seperti Yang Amat Berbahagia, Yang Arif, Yang Mulia, Yang Berbahagia, Yang Arif, Yang Mulia, Yang Amat Berhormat, Yang Berhormat, dan Yang Amat Berhormat, Yang Berhormat, dan Yang Berbahagia. Berbahagia. - sapaan yang paling kerap dan bersifat - sapaan yang paling kerap dan bersifat neutral ialah Tuan/Puan atau Tuan sahaja. neutral ialah Tuan/Puan atau Tuan sahaja. - kata sapaan ditulis langkau dua baris di - kata sapaan ditulis langkau dua baris di bawah baris akhir penerima dan bawah baris akhir penerima dan dilangkaukan dua baris lagi sebelum dilangkaukan dua baris lagi sebelum menulis tajuk surat.menulis tajuk surat.

Yang Amat Berhormat Dato’ Yang Amat Berhormat Dato’ Seri,Seri,Tuan/Puan,Tuan/Puan,Tuan,Tuan,

(5)(5) Tajuk atau PerkaraTajuk atau PerkaraTajuk ditulis dengan huruf Tajuk ditulis dengan huruf besar dan besar dan digelapkandigelapkan. . Tajuk surat ditulis Tajuk surat ditulis berpandukan maklumat berpandukan maklumat atau tujuan surat. Oleh atau tujuan surat. Oleh sebab tajuk bukanlah ayat, sebab tajuk bukanlah ayat, maka noktah tidak maka noktah tidak diperlukan. Tajuk mestilah diperlukan. Tajuk mestilah ringkas dan padat.ringkas dan padat.

Nota Tambahan:Nota Tambahan:Sebaik-baiknya tajuk tidak Sebaik-baiknya tajuk tidak melebihi tiga baris kecuali melebihi tiga baris kecuali surat perjawatan, tender, surat perjawatan, tender, kontrak, dan hal urusan kontrak, dan hal urusan tanah.tanah.

Surat perjawatan, tender, Surat perjawatan, tender, kontrak, dan hal urusan kontrak, dan hal urusan tanah perlu bergaris (satu tanah perlu bergaris (satu garisan)garisan)

PELANTIKAN SEBAGAI PELANTIKAN SEBAGAI PENCERAMAH KURSUS PENCERAMAH KURSUS PENATARAN BAHASA MELAYUPENATARAN BAHASA MELAYU

BENGKEL PENERBITAN BENGKEL PENERBITAN LEMBAR BAHASALEMBAR BAHASA

PENGGUNAAN TULISAN JAWI PENGGUNAAN TULISAN JAWI PADA PAPAN TANDAPADA PAPAN TANDA

(6)(6) Isi Kandungan atau MaksudIsi Kandungan atau Maksud- merupakan maklumat, berita, dan - merupakan maklumat, berita, dan segala keterangan yang mewakili segala keterangan yang mewakili tujuan surat ditulis. tujuan surat ditulis. - disusun dalam beberapa perenggan. - disusun dalam beberapa perenggan. - penyampaiannya hendaklah jelas dan - penyampaiannya hendaklah jelas dan memuatkan maklumat penting yang memuatkan maklumat penting yang berkaitan sahaja. berkaitan sahaja. - perenggan dinombori bagi - perenggan dinombori bagi memudahkan rujukan dan memudahkan rujukan dan pemahaman. pemahaman. - perenggan pertama dan perenggan - perenggan pertama dan perenggan terakhir tidak dinombori.terakhir tidak dinombori.

1 Perenggan pertama, angka satu tidak 1 Perenggan pertama, angka satu tidak ditulis. ditulis. 2 Perenggan permulaan berkisar kepada 2 Perenggan permulaan berkisar kepada pendahuluan atau merujuk kepada surat pendahuluan atau merujuk kepada surat terdahulu dan tajuk surat. terdahulu dan tajuk surat. 3 Bahagian ini dimulakan dengan ungkapan 3 Bahagian ini dimulakan dengan ungkapan “Merujuk perkara di atas,...”, “Merujuk perkara di atas,...”, “Dengan hormatnya dimaklumkan “Dengan hormatnya dimaklumkan bahawa...”, “Dengan sukacitanya bahawa...”, “Dengan sukacitanya dimaklumkan bahawa...”,dimaklumkan bahawa...”, dan sebagainya. dan sebagainya. 4 untuk mendapatkan tindak balas biasa, 4 untuk mendapatkan tindak balas biasa, positif, atau negatif. positif, atau negatif. 5 Pembaca dapat menghayati tujuan dan 5 Pembaca dapat menghayati tujuan dan matlamat surat.matlamat surat.

Merujuk perkara di atas, Merujuk perkara di atas, Dewan Bahasa dan Pustaka Dewan Bahasa dan Pustaka Wilayah Selatan dengan Wilayah Selatan dengan kerjasama Jabatan Pelajaran kerjasama Jabatan Pelajaran Negeri Johor akan Negeri Johor akan mengadakan Kursus mengadakan Kursus Pemantapan Tatabahasa Pemantapan Tatabahasa Guru-guru Negeri Johor bagi Guru-guru Negeri Johor bagi tahun 2006.tahun 2006.

1 Perenggan kedua, angka dua (2) ditulis. 1 Perenggan kedua, angka dua (2) ditulis. 2 Maksud dan kandungan surat, tujuan surat 2 Maksud dan kandungan surat, tujuan surat ditulis, ulasan, data, penghujahan, dan ditulis, ulasan, data, penghujahan, dan pengolahan. pengolahan. 3 Perenggan yang mempunyai dua atau 3 Perenggan yang mempunyai dua atau lebih pecahan, pemberian nombor dilakukan lebih pecahan, pemberian nombor dilakukan dengan mengikut peringkat, misalnya 2.1, dengan mengikut peringkat, misalnya 2.1, 2.2, 2.3, dan seterusnya. Begitu juga untuk 2.2, 2.3, dan seterusnya. Begitu juga untuk perenggan yang seterusnya. perenggan yang seterusnya. 4 Pecahan boleh dilakukan dengan 4 Pecahan boleh dilakukan dengan menggunakan sistem penomboran yang menggunakan sistem penomboran yang lain, misalnya menggunakan nombor roman lain, misalnya menggunakan nombor roman sama ada nombor roman besar ataupun sama ada nombor roman besar ataupun kecil seperti i, ii, iii, dan seterusnya, atau kecil seperti i, ii, iii, dan seterusnya, atau menggunakan abjad a, b, c, dan seterusnya. menggunakan abjad a, b, c, dan seterusnya.

2.2. Sehubungan dengan itu, pihak Sehubungan dengan itu, pihak kami ingin melantik tuan sebagai kami ingin melantik tuan sebagai penceramah dalam program tersebut. penceramah dalam program tersebut. Untuk makluman pihak tuan, program Untuk makluman pihak tuan, program ini akan diadakan berdasarkan ini akan diadakan berdasarkan ketetapan seperti yang berikut:ketetapan seperti yang berikut:

2.1 Tarikh2.1 Tarikh : 10 Oktober 2006.: 10 Oktober 2006.2.2 Tempat2.2 Tempat : Hotel Seri Malaysia, : Hotel Seri Malaysia,

Johor Bahru. Johor Bahru.2.3 Masa 2.3 Masa : 8.30 pagi hingga : 8.30 pagi hingga

4.30 4.30 petang. petang.

1 Perenggan yang ketiga, angka 1 Perenggan yang ketiga, angka tiga tiga (3) ditulis. (3) ditulis. 2 Maklumat tambahan. 2 Maklumat tambahan. 3 Taip tiga titik/t3 Taip tiga titik/tanda elipsis (...) di anda elipsis (...) di tepi tepi sebelah kiri, dalam ruang tepi sebelah kiri, dalam ruang tepi jika ada jika ada lampiran yang bertentangan lampiran yang bertentangan dengan dengan perkataan yang dilampirkan atau perkataan yang dilampirkan atau

disertakan. disertakan. 4 Ungkapan “Bersama-sama 4 Ungkapan “Bersama-sama dengan ini dengan ini disertakan...” dapat digunakan disertakan...” dapat digunakan untuk untuk mewakili tanda elipsis tersebut. mewakili tanda elipsis tersebut.

3.3. Dengan sukacitanya Dengan sukacitanya dimaklumkan bahawa pelantikan dimaklumkan bahawa pelantikan ini tertakluk kepada syarat-syarat ini tertakluk kepada syarat-syarat dan kadar bayaran yang telah dan kadar bayaran yang telah ditetapkan oleh Dewan Bahasa ditetapkan oleh Dewan Bahasa dan Pustaka. Bersama-sama dan Pustaka. Bersama-sama dengan surat ini, pihak kami dengan surat ini, pihak kami lampirkan atur cara majlis, borang lampirkan atur cara majlis, borang penerimaan lantikan, dan borang penerimaan lantikan, dan borang tuntutan perkilometeran yang tuntutan perkilometeran yang perlu diserahkan kembali kepada perlu diserahkan kembali kepada pihak kami selewat-lewatnya 8 pihak kami selewat-lewatnya 8 Oktober 2006. Oktober 2006.

1 Perenggan keempat, 1 Perenggan keempat, angka empat (4) ditulis. angka empat (4) ditulis. 2 2 Bahagian ini Bahagian ini menggunakan ayat menggunakan ayat penegasan, harapan, atau penegasan, harapan, atau penyertaan. Ayat yang penyertaan. Ayat yang digunakan memberikan digunakan memberikan isyarat bahawa maklumat isyarat bahawa maklumat dan pemberitahuan penting dan pemberitahuan penting telah dimaklumkan.telah dimaklumkan.

4.4. Sekiranya pihak tuan Sekiranya pihak tuan memerlukan keterangan lanjut, memerlukan keterangan lanjut, silalah hubungi pegawai kami, silalah hubungi pegawai kami, Puan Hasrina Baharum melalui Puan Hasrina Baharum melalui talian telefon ataupun e-mel, talian telefon ataupun e-mel, hasrina@dbp.gov.my. Pihak . Pihak kami berharap agar pelantikan kami berharap agar pelantikan ini akan diterima dan kesudian ini akan diterima dan kesudian pihak tuan untuk membantu pihak tuan untuk membantu kami amat dihargai.kami amat dihargai.

1 Tujuan surat rasmi dihadkan kepada 1 Tujuan surat rasmi dihadkan kepada satu perkara sahaja. satu perkara sahaja. 2 Jika dicampurkan dengan beberapa 2 Jika dicampurkan dengan beberapa perkara dalam sepucuk surat, besar perkara dalam sepucuk surat, besar kemungkinan akan menimbulkan kemungkinan akan menimbulkan kekeliruan kepada penerima. kekeliruan kepada penerima. 3 Antara kekeliruan 3 Antara kekeliruan - untuk membuat keputusan dalam - untuk membuat keputusan dalam menentukan keutamaan maklumat, menentukan keutamaan maklumat, penerima perlu membuat beberapa penerima perlu membuat beberapa salinan berdasarkan beberapa perkara salinan berdasarkan beberapa perkara yang disampaikanyang disampaikan- ada kemungkinan sesuatu perkara - ada kemungkinan sesuatu perkara yang tertinggal atau dikesampingkan.yang tertinggal atau dikesampingkan.

(7)(7) PenutupPenutup- Bahagian ini diakhiri - Bahagian ini diakhiri dengan ungkapan seperti dengan ungkapan seperti “Sekian, terima kasih”. “Sekian, terima kasih”. - Perenggan ini tidak - Perenggan ini tidak diindentasikan dan tidak diindentasikan dan tidak diberikan nombor. diberikan nombor. - merupakan penyataan - merupakan penyataan baik sangka dan harapan.baik sangka dan harapan.

Sekian, terima kasih.Sekian, terima kasih.

Perhatian dan kerjasama Perhatian dan kerjasama yang diberikan didahului yang diberikan didahului dengan ucapan terima dengan ucapan terima kasih. Sekian.kasih. Sekian.

(8)(8) Slogan atau MotoSlogan atau Moto- tidak ditekankan - tidak ditekankan penggunaannya. penggunaannya. - perkara ini boleh ditulis - perkara ini boleh ditulis sekiranya perlu, seperti dalam sekiranya perlu, seperti dalam urusan surat urusan kerajaan yang urusan surat urusan kerajaan yang menggunakan slogan menggunakan slogan “BERKHIDMAT UNTUK “BERKHIDMAT UNTUK NEGARA”NEGARA”. . - ditulis dengan menggunakan - ditulis dengan menggunakan huruf besar, digelapkan, dan huruf besar, digelapkan, dan diberikan tanda ketik “...”. diberikan tanda ketik “...”. - maksimum tiga slogan jika - maksimum tiga slogan jika masukkan slogan jabatanmasukkan slogan jabatan

““BAHASA JIWA BANGSA”BAHASA JIWA BANGSA”

“KUALITI MENYELURUH “KUALITI MENYELURUH BUDAYA UiTM”BUDAYA UiTM”

(9)(9) Tandatangan Pengirim Surat, Tandatangan Pengirim Surat, Nama, dan JawatanNama, dan Jawatan “Saya yang menurut perintah”“Saya yang menurut perintah” digunakan dalam urusan jabatan digunakan dalam urusan jabatan kerajaan. kerajaan. Bagi surat rasmi dan surat Bagi surat rasmi dan surat perdagangan individu, ungkapan perdagangan individu, ungkapan “Yang benar”“Yang benar” turut digunakan, tetapi turut digunakan, tetapi ungkapan “Yang ikhlas” tidak ungkapan “Yang ikhlas” tidak diizinkan. diizinkan. Ungkapan “Saya yang menjalankan Ungkapan “Saya yang menjalankan tugas” digunakan khusus untuk Ketua tugas” digunakan khusus untuk Ketua Setiausaha Negara. Setiausaha Negara. Nama dan jawatan pengirim perlu Nama dan jawatan pengirim perlu diletakkan di bahagian bawah diletakkan di bahagian bawah tandatangan. tandatangan.

Bagi pengirim yang bukan ketua Bagi pengirim yang bukan ketua jabatan, surat mestilah ditulis jabatan, surat mestilah ditulis bagi bagi pihakpihak (b.p.)(b.p.)..

Gelaran jawatan digalakkan ditulis Gelaran jawatan digalakkan ditulis sebelum b.p.sebelum b.p.

Saya yang menurut Saya yang menurut perintah,perintah,

Siti Hajar MahpolSiti Hajar Mahpol(SITI HAJAR MAHPOL)(SITI HAJAR MAHPOL)Penolong Pengarah Bahasa,Penolong Pengarah Bahasa,Jabatan Pelajaran Negeri Jabatan Pelajaran Negeri Johor.Johor.b.p.: Pengarah Sektor b.p.: Pengarah Sektor Pengurusan Akademik.Pengurusan Akademik.

Saya yang menurut Saya yang menurut perintah,perintah,

Abdul Nasir Mohd RazaliAbdul Nasir Mohd Razali(ABDUL NASIR MOHD (ABDUL NASIR MOHD RAZALI)RAZALI)Pengarah,Pengarah,Dewan Bahasa dan Pustaka Dewan Bahasa dan Pustaka Wilayah Selatan.Wilayah Selatan.

(10)(10) Penerima salinan Penerima salinan suratsuratUntuk penerima salinan surat Untuk penerima salinan surat hendaklah ditulis hendaklah ditulis singkatan singkatan kepadakepada (s.k.)(s.k.) dan diikuti dan diikuti dengan nama penerima dengan nama penerima salinan. Bahagian ini tidak salinan. Bahagian ini tidak perlu menggunakan indentasi. perlu menggunakan indentasi. Bahagian ini perlu dinombori Bahagian ini perlu dinombori (sama ada nombor roman atau (sama ada nombor roman atau abjad) jika penerima salinan abjad) jika penerima salinan lebih daripada seorang. lebih daripada seorang.

NOTA TAMBAHAN:NOTA TAMBAHAN:s.k. boleh dihantar kepada s.k. boleh dihantar kepada orang atasan dan orang orang atasan dan orang bawahanbawahan

s.k. utamakan edaran s.k. utamakan edaran luaran dahululuaran dahulu

s.k. – senarai nama ikut s.k. – senarai nama ikut kekananankekananan

s.k.: Guru Besar, s.k.: Guru Besar, SK Taman Johor Jaya 3, Johor SK Taman Johor Jaya 3, Johor Bahru.Bahru.

s.k.: (1) Guru Besar, SK Taman Johor s.k.: (1) Guru Besar, SK Taman Johor Jaya Jaya 3, Johor Bahru. 3, Johor Bahru. (2) Yang Dipertua, Persatuan Ibu (2) Yang Dipertua, Persatuan Ibu Bapa Bapa dan Guru, SK Taman Johor dan Guru, SK Taman Johor Jaya 3, Johor Bahru. Jaya 3, Johor Bahru.

(11)(11) Tandatangan Ringkas Tandatangan Ringkas Pendraf/Jurutaip dan Nombor Pendraf/Jurutaip dan Nombor Rujukan RekodRujukan RekodNama penulis ditaip dengan huruf Nama penulis ditaip dengan huruf singkatan besar dan nama penaip singkatan besar dan nama penaip huruf kecil. Kemudian diikuti huruf kecil. Kemudian diikuti dengan nombor fail dan nombor dengan nombor fail dan nombor disket untuk memudahkan disket untuk memudahkan pencarian fail.pencarian fail.

RAR/as/surat1-disk2RAR/as/surat1-disk2

NOTA TAMBAHAN:NOTA TAMBAHAN:fontfont - 6 hingga 8 - 6 hingga 8

Contoh:Contoh:C:RBW/as/Surat PelantikanC:RBW/as/Surat Pelantikan(tempat simpan:Pendraf surat (Huruf besar)/Penaip/Tajuk (tempat simpan:Pendraf surat (Huruf besar)/Penaip/Tajuk SuratSurat

Bengkel 1:Betulkan kesalahan bahasa dalam petikan surat rasmi di bawah.

Tuan,PERLAKSANAAN PLAN TINDAKAN BERSEPADU (PTB)

Merujuk perkara diatas, pihak jabatan ini telah bersetuju untuk menjalankan Plan Tindakan Bersepadu (PTB) yang akan bermula di awal bulan Febuari 2007.

2. Sehubungan itu, pihak tuan diminta untuk menyiapkan lapuran prestasi tahunan dari masa ke semasa. Adalah dimaklumkan bahawa lapuran tersebut akan digunakan sebagai indikator perlaksanaan PTB. Jika sekiranya pihak tuan ingin mengsyorkan saranan kearah pembaikkan PTB, silalah berhubung pegawai kami.

3. Selain daripada itu, pihak kami akan membuat perlantikan berapa orang pegawai perunding demi untuk melicinkan perlaksanaan PTB ini. Oleh kerana PTB ini paling utama sekali untuk dilaksanakan, pihak tuan diharap dapat mengemas kinikan segala maklumat-maklumat penting. Lain-lain perkara kami akan maklumkan pada pihak tuan di masa akan datang.

4. Sukacita dimaklumkan bahawa PTB diperuntukan RM50,000.00 untuk dilaksanakan. Bagi mempastikan perlaksanaannya berkesan, pihak kami akan memperluaskan sistem penyampaian. Berhubung perkara tersebut, kebanyakkan unit telah diminta menjalankan taklimat kepada pegawai. Perkara ini telah dipanjangkan kepada semua ketua-ketua unit. Di atas segala kerjasama, pihak kami mengucapkan setinggi penghargaan.

LATIHAN DAN BENGKELPilih perkataan atau rangkai kata yang dieja secara tepat.1 A ibubapa B ibu bapa

2 A ulang kaji B ulangkaji3 A tanggungjawab B tanggung jawab 4 A sampah-sarap B sampah sarap5 A warganegara B warga negara6 A olahraga B olah raga7 A urusetia B urus setia

8 A ke 20 B ke-209 A 90 an B 90-an10 A Sukan SEA XI B Sukan SEA ke-XI

LATIHAN DAN BENGKELPilih perkataan atau rangkai kata yang dieja secara tepat.1 A ibubapa B ibu bapa

2 A ulang kaji B ulangkaji3 A tanggungjawab B tanggung jawab 4 A sampah-sarap B sampah sarap5 A warganegara B warga negara6 A olahraga B olah raga7 A urusetia B urus setia

8 A ke 20 B ke-209 A 90 an B 90-an10 A Sukan SEA XI B Sukan SEA ke-XI

Betulkan kesalahan ayat di bawah.1. Amat mengkagumkan sekali prestasi jabatan itu.2. Berdoalah semuga Allah mencucuri rahmat atas rohnya.3. Kita perlu memberi pandangan yang bernas.4. Adalah dimaklumkan bahawa perkara di atas dirujuk.5. Berikut merupakan aturcara majlis tersebut.6. Sessi persekolahan akan dibuka di bulan Januari ini.7. Pihak sekolah berharap maklumat yang

diperlukan itu dapat diperolehi.

8. Ibu-ibu bapa diharap dapat menghulur sumbangan pada pihak sekolah. 9. Pihak sekolah akan menjatuhi hukuman terhadap pelajar yang engkar akan arahan.10. Pihak kami akan memperketatkan peraturan

sekolah demi untuk kebaikan pelajar.11. Pihak kami mengucapkan jutaan terima kasih di atas sokongan dari pihak tuan.12. Pihak PIBG mensasarkan pelajar bermasaalah untuk melibatkan diri di dalam projek itu.13. Di antara perkara-perkara yang akan dibincangkan ialah seperti berikut:14. Pihak lembaga disiplin akan menguat kuasa

peraturan baru ini mulai minggu hadapan.15. Saya ingin menasihatkan pihak tuan agar

mempertingkat prestasi dari masa ke semasa.

Pilih penggunaan penanda wacana yang tepat.A) Selain daripada itu B) Selain ituA) Sehubungan dengan itu B) Sehubungan ituA) Ini kerana B) Hal ini demikian keranaA) Walau bagaimanapun B) WalaubagaimanapunA) Justeru B) Justeru itu

Pilih penggunaan penanda wacana yang tepat.A) Selain daripada itu B) Selain ituA) Sehubungan dengan itu B) Sehubungan ituA) Ini kerana B) Hal ini demikian keranaA) Walau bagaimanapun B) WalaubagaimanapunA) Justeru B) Justeru itu

SEKIANSEKIANTERIMA KASIHTERIMA KASIH

Salam BahasaSalam Bahasa

Azhar SallehAzhar Salleh012-7645831012-7645831

http://witra.blogspot.comhttp://witra.blogspot.com