penulisan surat rasmi

INTAN, Kampus Wilayah Selatan

INSTITUT TADBIRAN AWAM NEGARA.INSTITUT TADBIRAN AWAM NEGARA.NATIONAL INSTITUTE OF PUBLIC ADMINISTRATIONNATIONAL INSTITUTE OF PUBLIC ADMINISTRATION



SEJENIS ALAT KOMUNIKASIBERTULIS SECARA SEHALA

BAGI MENYAMPAIKAN SUATUPESANAN DARI SATU PIHAKKEPADA PIHAK YANG LAIN

3

• Surat untuk urusan rasmi sahaja• Boleh ditulis atas nama pribadi, jabatan

atau syarikat• Tidak bersahaja• Perkataan atau ungkapan sesuai dengan

maksud• Mempunyai peraturan-peraturan

tersendiri

4

CIRI-CIRI SURAT RASMI

FORMATSTRUKTUR

TEKNIKGAYA BAHASA

ISIPROTOKOL

5

* Pengenalan pengirim dan penerima* Pengenalan pengirim dan penerima * Rujukan fail (pengirim/penerima)* Rujukan fail (pengirim/penerima) * Tarikh* Tarikh * Tajuk surat* Tajuk surat * Isi surat (satu perkara sahaja)* Isi surat (satu perkara sahaja) * Akhiran surat (harapan, nama pengirim, * Akhiran surat (harapan, nama pengirim, jawatan)jawatan) * Identation (jarak tepi permulaan * Identation (jarak tepi permulaan menulis)menulis) * Jarak perenggan* Jarak perenggan * Jarak baris* Jarak baris

FORMATFORMAT

6

STRUKTURSTRUKTURDI TULIS MENGIKUT URUTANDI TULIS MENGIKUT URUTAN

A.A. PENGENALANPENGENALAN

• PENGIRIM

• PENERIMA

B.B. ISI SURATISI SURAT

• PERKARA

• PENGENALAN ISI

• ISI UTAMA/ISI SOKONGAN

C.C. PENUTUPPENUTUP

• HARAPAN

• AKHIR KATA

• SLOGAN

• UNGKAPAN KESETIAAN/PENGAKUAN

• TANDATANGAN/NAMA/JAWATAN

7

PENGGUNAAN KATA ATAU UNGKAPAN KHUSUS

• PENANDA RUJUKAN– Diwujudkan untuk merujuk kembali kepada

perkara-perkara yang sudah berlaku atau sudah disebut atau yang wujud dalam konteks ini.

Contoh:- Merujuk kepada perkara yang tersebut… Sehubungan dengan perkara itu… Mengikut maklumat yang disampaikan… Berkenaan dengan maklumat tersebut… Surat Kementerian ___ bil ___ tentang perkara di

atas dirujuk

8


• PENANDA PENYERTAAN– Memberikan isyarat bahawa ada disertakan

sesuatu dengan sesuatu yang lain

Contoh:- Bersama-sama dengan ini dikemukakan….

Dengan ini saya lampirkan salinan…

9


• PENANDA MAKLUMAN– Menunjukkan adanya pemakluman dibuat

Contoh:- Dengan ini dimaklumkan…

Seperti yang tuan sedia maklum…

Sukacita dimaklumkan bahawa…

Dukacita dimaklumkan…

10


• PENANDA SEBAB-MUSABAB– Menimbulkan perkaitan antara peristiwa yang

menyebabkan peristiwa yang lain

Contoh:- Berhubung dengan… Atas kerjasama tua itu,… Memandangkan keadaan demikian, dicadangkan

supaya… Disebabkan keadaan demikian, dicadangkan agar…

11


• PENANDA PERINTAH

– PERINTAN KURANG HALUS• Diarahkan, dikehendaki, diingatkan dan

sebagainya

– PERINTAH HALUS• Harap, diharapkan, mengharapkan, dipohon,

dinasihati, menasihati, sudilah kiranya…

12


• PENANDA MATLAMAT– Mewujudkan adanya matlamat atau tujuan yang

hendak dicapai

Contoh:- Untuk tujuan itu…

Untuk pengetahuan tuan…

Untuk makluman tuan..

Untuk pertimbangan tuan…

13


• PENANDA PERWAKILAN– Merupakan terjemahan daripada bahasa Inggeris,

iaitu on behalf of.

Contoh:- Bagi pihak rakan-rakan sejawat…

Saya, bagi pihak rakan-rakan dan diri saya sendiri, ingin…

14


• PENANDA PENDAPAT– Ungkapan yang menggunakan kata pendapat,

hemat, pandangan dan fikiranContoh:- Pada pendapat saya,…

Pada hemat saya,…

Pada fikiran saya,…

Pada pandangan saya,…

15


• PENANDA SAMBUNGAN– Menunjukkan perkaitan peristiwa dari segi

waktu. (peristiwa terdahulu)

Contoh:- Sebagai lanjutan daripada surat saya…

Berikutan daripada percakapan melalui telefon tempoh hari,…

16


• PENANDA SIKAP

– SIKAP POSITIF• Sukacita, tidak keberatan, bersetuju, terima

kasih dan lain-lain

– SIKAP NEGATIF• Dukacita dimaklumkan, sangat dikesalkan,

saya keberatan dan lain-lain

17


• PENANDA ANTISIPASI– Yang menunjukkan antisipasi ialah penggunaan

perkataan didahului dan dahului

Contoh:- Atas kerjasama tuan itu, saya dahului…

Kerjasama tuan didahului dengan ucapan…

18


• PENANDA PENAMAT– Isyarat berakhirnya surat rasmi itu.

Contoh:- Sekian untuk makluman dan perhatian tuan.

Sekian, terima kasih.

19


• PENANDA KHIDMAT– Berupa moto atau slogan

Contoh:- “BERKHIDMAT UNTUK NEGARA” “SENTIASA DIHADAPAN” “CINTAILAH BAHASA KITA” “BAHASA JIWA BANGSA”



SURAT MENYURAT HENDAKLAH JELAS

ANTARA JABATAN DENGAN JABATAN

ANTARA JABATAN DENGAN ORANG RAMAI



BHG 6 : URUSAN SURAT KERJAAAN

PENYEDIAAN

1) Alamat Pengirim

2) Alamat Penerima

3) Nombor Rujukan



4) Tarikh Surat

5) Tajuk Surat

6) Pembukaan dan Pengakhiran Surat

7) Penomboran Perenggan, Muka Surat dan Lampiran

23

MENGGUNAKAN KEPALA SURAT

APA YANG PERLU DI KEPALA SURAT?

• N _ M _• _ L A _ _ T• NO : _ _ L _ _ ON• _ _ : F _ K _ _ I _ I

24

JABATAN / AGENSI KERAJAAN

Pegawai

Ketua Jabatan

ORANG RAMAI

25

PIHAK BERKUASA BERKANUN / PERTUBUHAN/ FIRMA

SURAT MELALUI PEGUAM

26

JABATAN/ AGENSI KERAJAAN

TUAN

ORANG RAMAI

TUAN / PUAN KATA HORMAT & GELARAN KEBESARAN

27

KETUA JABATAN (KHUSUS)

KATA HORMAT & GELARAN KEBESARAN

28

NOMBOR FAIL

SEBELAH KANAN SURAT= RUJUKAN KAMI

NO. RUJUKAN PENGIRIM = RUJUKAN TUAN ~ ATAS RUJUKAN KAMI~

29

SEBELAH KANAN SURAT

30

LAMBANGKERAJAANMALAYSIA

BAHAGIAN PENTADBIRANJABATAN PERDANA MENTERIJALAN DATO ONNKUALA LUMPUR

No. Telefon :No. Faksimili :E-mail :

Ruj. Tuan:Ruj. Kami:Tarikh:

Semua kepala surat bagi kegunaan umum adalahMenggunakan skrip dan lambang yang berwarna‘royal blue’.

( Surat Pekeliling Am Bil. 4 / 1980 )

31

MENGGAMBARKAN ISI SURAT

SATU PERKARA SAHAJA

SURAT JAWAPAN (TAJUK YANG SAMA)

32

PEMBUKA KATA

BAGI PIHAK : DIARAH

AKHIR SURAT

SAYA YANG MENURUT PERINTAH

33

AKHIR SURAT

SUDUT KIRI SEBELAH BAWAH SURAT

SEBELUM TANDATANGAN

NAMA PEGAWAI = HURUF BESAR DI BAWAH T/T

b.p. (bagi pihak)

34

PENOMBORAN PERENGGAN

KECUALI PERENGGAN PERTAMA : BERTURUTAN

MUKA SURAT

MUKA SURAT SETERUSNYA : NOMBOR BERTURUTAN

35

LAMPIRAN

DINOMBORKAN DISEBELAH KANAN (LAMPIRAN A/1) SAMA DENGAN YANG DIRUJUK DALAM SURAT NO. RUJUKAN SURAT : BAHAGIAN ATAS SEBELAH KIRI

36

3 SALINAN

PERTAMA = PENERIMA

KEDUA = FAIL BERKENAAN

KETIGA = FAIL TIMBUL

SALINAN KEPADA : JIKA PERLU

37

SURAT KEPADA KETUA/ TIMBALAN KETUA JABATAN

SERAH KEPADA PA (TANPA DIBUKA

38

SURAT DI ALAMAT KEPADA KETUA JABATAN / SURAT u.p. PEGAWAI

SERAH KEPADA PEGAWAI BERTANGGUNGJAWAB URUS SURAT JABATAN

39

SEBELUM DIEDAR

MASUKKAN SURAT DALAM FAIL BARU DIEDARKAN

UNTUK TINDAKAN

40

TINDAKAN SEGERA

SEBALIKNYA : MAKLUM MELALUI SURAT AKUAN TERIMA

PENGHANTARAN MELALUI FAKSIMILI

41

SURAT KELUAR

SALINAN ASAL TARIKH NO. RUJUKAN FAIL ALAMAT YANG BETUL/ TEPAT LAMPIRAN (jika ada) TANDATANGAN

42

RUJUK ARAHAN KESELAMATAN

SURAT DITERIMA DAN KELUAR HENDAKLAH DIKAWAL KETAT

43

TAKRIF

MEMOMEMO

Alat komunikasi bertulis di dalam jabatan sendiri untuk berhubung

secara rasmi.

44

JENIS MEMO MEMO ANTARA BAHAGIAN

Lebih bersifat rasmi

MEMO ANTARA UNIT MEMO DALAMAN

Bergantung penggunaannya (rasmi dan tidak rasmi)

Setiap memo boleh di bezakan dengan menggunakan warna yang berlainan.

45

TUJUAN MENULIS MEMO

• Penyampaian makluman dalaman• Pengumuman sesuatu perubahan dasar• Menjelaskan prosedur baru• Permohonan – dalam bahagian• Memberi nasaihat tentang membuat sesuatu

keputusan• Laporan ringkas – status, apa yang berlaku pada

ketika itu.

46

FUNGI/PERANAN SURAT RASMI

Pada umumnya surat rasmi mempunyai tiga fungsi;-

– Sebagai penyampai maklumat bertulis– Menjadi dokumen yang boleh digunakan– Menjadi wakil duta (Duta Individu, Jabatan

atau Negara)

47

CIRI-CIRI PENULISAN MEMO

• TAJUK• DARIPADA• KEPADA • NO. RUJUKAN• TARIKH• SALINAN KEPADA• TIDAK PERLU DI CATATKAN “SAYA YANG

MENURUT PERINTAH”• PERLU DI TANDA TANGANI OLEH PENULIS• CATATKAN GELARAN JWATAN• SISTEM PERNOMBORAN • E-MAL DAN NO TELEFON

48

CIRI-CIRI MEMO

Ditulis secara ringkas. Yang penting hanya isi yang pada

umumnya bertujuan;• Makluman• Permintaan/cadangan• Arahan

49

CIRI-CIRI MEMO

Ditulis dalam dua bentuk

• Bentuk borang

• Bentuk terbuka

penulisan surat rasmi

Documents