memo-bm en.ramli

8/7/2019 MEMO-BM EN.RAMLI

1/17

MEMOMEMO


2/17

1.0 Definisi

1. Dokumen yang merakamkan syarat-syarat perjanjian, pembentukansyarikat, dan sebagainya; nota ringkas tentang sesuatu perkaraedaran dalaman . Contohnya: Di dalam pejabat.

(KAMUS DEWAN EDISI KE-EMPAT)

2. Singkatan kepada memorandum iaitu alat komunikasi bertulis

untuk berhubung secara rasmi; juga sejenis surat atau disebut suratedaran dalaman. Justeru, memo ialah catatan yang disampaikandalam kalangan kakitangan di sesebuah institut atau organisasi.

(SIRI PENDIDIKAN GURU BAHASA MELAYU 1 SITI HAJAR ABDUL AZIZ)

3. Berasal daripada perkataan Inggeris Latin yang bermaksud notaatau surat peringatan tidak rasmi; surat pernyataan dalam hubungandiplomasi; catatan kesefahaman antara dua belah pihak tentang suatubentuk kerjasama .(KAMUS KATA SERAPAN SURAWAN MARTINUS)


3/17

2.0 Fungsi

1. Peranan memo adalah untuk komunikasi dalaman sahaja sepertiarahan, makluman, permintaan, cadangan, laporan, arahan

selanjutnya, keputusan, tindakan dan lain-lain lagi. Selain itu,

memo turut digunakan bagi komunikasi condong ke bawah

(maklumat atau arahan dari peringkat atasan ke orang bawahan

tentang tugasan atau pekerjaan ) dan komunikasi mendatar(maklumat dari orang bawahan secara maklumbalas melalui laporan

atau cadangan). Oleh sebab itu, terdapat beberapa persepsi yang

salah berhubung dengan memo. Antaranya :

i) Memo hanya boleh ditulis atau dikeluarkan oleh pihak atasan,

iaitu ketua jabatan dan timbalan, kepada kakitangan bawahan.

ii) Penerima memo juga dianggap telah melakukan

kesalahan, dengan itu diberi teguran, amaran atau diambil

tindakan.


4/17


5/17

3.0 Ciri-ciri

Mesej yang disampaikan tepat dan padat

kerana hanya melibatkan isi-isi penting

seperti apa yang berlaku, tindakan yangharus diambil, siapa yang akan melakukan

dan bila akan dilakukan dan membolehkan

penerimaan jawapan secepat mungkinkerana dihantar dalam organisasi sahaja.


6/17

4.0 Format

Terbahagi kepada dua bentuk iaitu:

1) 4.1 Bentuk borang

Memo jenis ini semua tajuk dan maklumat yangdiperlukan telah dicatat dalam borang. Penulis

hanyak perlu, sama ada mengisi atau

menandakan sahaja pada ruang yang telahdisediakan. Di samping itu, disediakan juga ruang

kosong untuk catatan tambahan jika perlu.


7/17

Kepada :

Daripada :

Untuk kelulusan Sila uruskan

Untuk makluman Sila kaji dan kemukakan

Untuk pandangan Sila bercakap

Untuk simpanan Sila taip

Untuk difailkan Sila cetak

Untuk tandatangan Sila edarkan

Simpan dalam perhatian sehinga .. Sial beri ulasan

CATATAN ________________________________________________

________________________________________________

________________________________________________

Terima kasih

Tarikh : . Tandatangan ..

CONTOH MEMO BERBENTUK BORANG


8/17

2) 4.2 Bentuk terbuka

Memo bentuk ini sama seperti surat tetapi ada antara jabatan yang telah

membuat reka bentuknya yang tersendiri bertujuan memudahkan urusan. terdapat tiga bahagian dalam memo ini iaitu:

4.2.1 Kepala Memo

a. Logo jabatan/kementerian

b.Perkataan MEMO DALAMAN atau MEMOc. Nama jabatan/kementerian

d. Nama bahagian, unit, cawangan

4.2.2 Maklumat memo

e. Rujukan fail penerimaf. Rujukan fail pengirimg. Tarikh

h. Daripada(ringkasan gelaran jawatan)

i. Kepada(ringkasan gelaran jawatan)

j. Tajuk/perkara

k. Salinan


9/17

4.2.3 Isi memo

l. Pembuka kata, perenggan pertama haruslah mengunakanpembuka kata yang bersesuaian. Sebagai contoh: Denganhormatnya saya merujuk, Sehubungan dengan perkara

di atas... dan lainlain. Nombor perenggan tidak

diperlukan.

m.Isu/perkara utama

n. Maklumat dan data sokongan

o. Harapan

p. Penutup: Sekian,

q. Slogan/cogan

r. Saya Yang Menurut Perintah/Saya Yang Menjalankan Tugas

s. Tandatangan

t. Nama

u. Gelaran jawatan


10/17

CONTOH MEMO BERBENTUK TERBUKA


11/17

5.0 Penggunaan bahasa

Menulis memo berbeza dengan gaya penulisansurat rasmi. Memo lebih memberi tumpuan

kepada isi kandungan. Bahasa yang digunakandalam memo perlulah:

Ringkas, padat dan jelas

Lembut dan berdiplomasl

Tidak menimbulkan sikap negatif kepada

pembaca


12/17

Tidak menimbulkan prasangka. Contoh:jika hendak memberikan pujian

janganlahketerlaluan hingga

menimbulkan istilah yang bolehdikatakan 'membodek'.

Elakkan daripada menggunakan ayat

yang berbentuk negatif.


13/17

6.0 Kaedah penulisan memo

Ditulis secara ringkas dengan:

1. Memulakan isi penting.

2. Diikuti dengan data sokongan.

3. Penyataan tentang apa yang diharapkan olehpenulis. Kaedah ini dinamakan kaedah 'kon

terbalik.

6.1 Merancang

Tujuan penulisan memo.Tentukan audien sasaran.

Apa yang diharapkan.

Jangkaan reaksi penerima.


14/17

6.2 Menulis

Isi menepati tujuan.Menggunakan bahasa yang ringkas, padat,

jelas, lembut dan berdiplomasi.

Format yang standard.

.

6.3 Menyemak

Maklumatnya adakah tepat dan betul.

Tidak menimbulkan sikap negatif pembaca.

Bersifat konstuktif (mendorong penerima

untuk melakukan sesuatu).


15/17

7.0 Contohcontoh lain


16/17


17/17

memo-bm en.ramli

Documents