Mempelajari Pengadaan

Barang/Jasa Di Joint

Operating Body Pertamina-

PetroChina East Java (JOB P-

PEJ)

MUTIA HANDAYANI

35412173

PENULISAN ILMIAH

LATAR BELAKANG

PENGADAAN

BARANG/JASA

KEBIJAKAN UMUM

PERATURAN

PRESIDEN NO. 54

TAHUN 2010

PTK-

007/SKKO0000/2025

/SO

IDENTIFIKASI MASALAH

Bagaimana proses maupun prosedur pengadaan

barang/jasa di Joint Operating Body Pertamina-

PetroChina East Java (JOB P-PEJ).

PEMBATASAN MASALAH

Penelitian dilakukan di Joint Operating Body Pertamina-

PetroChina East Java (JOB P-PEJ) di Menara Kuningan

Builing 18th& 20th Floor Jl. HR. Rasuna Said Blox X-7

Kav.5 Jakarta 12940. Waktu pengamatan dilakukan pada

bulan 10 Agustus – 9Oktober 2015. Waktu operasional

pengamatan dilakukan selama hari Senin – Jum’at dimulai

pukul 07.00-16.00 WIB.

TUJUAN PENULISAN

Mengetahui proses dan prosedur pengadaan

barang/jasa dan mengetahui kriteria apa saja

yang digunakan dalam pengadaan barang/jasa.

VISI & MISI PERUSAHAAN

VISI PERUSAHAAN

Menjadi perusahaan minyak dan gas

bumi hulu

MISI PERUSAHAAN

Melaksanakan pengelolaan operasi dan

portofolio usaha sektor hulu minyak dan gas

bumi secara profesional dan berdaya laba tinggi

serta memberikan nilai tambah bagi

stakeholders.

Alur Proses Pengadaan Barang/Jasa OPCOM PHE & PCI SCM/BID COMM PCI CONTROLLER BID COMM

USER BID COMMBID COMMUSER SCM/BID COMM BID COMMSCM/HSE/USER BID COMM

PIC CONTROLLER HSE

BID COMM USER BID COMM BID COMMBID COMM

BID COMM PIC CONTROLLER

BID COMM USER BID COMM BID COMMBID COMM

SCM SCM BID COMM BID COMM

OPCOM PHE & PCIBID COM

Review CSMS (High Riks

Service)

Approval As AGGPrepare bid doc and get

approval SKK Migas for

value > USS 5 M

Approval Consultation PQ to SKK

Migas > USS 20 M

Invite Qualifield VendorsPQ Approved Make Pre-QualPublish TenderSend Scope of ServiceCreate CRS and Risk

Assesment

Consultation PQ to SKK

Migas > USS 20 M

Fax to Unsuccesfull

BiddersTehnical Evalution

Approved

Make Technical

Evaluation, reviewed by

SCM

1" Envelope Opening Pre-Bid Meeting, MOM

distributed at the meeting

Price Nego (if req) Approval

Wait for 3 work days for

objection period2nd Envelope Opening

Make Commercial

EvaluationCommercial Evaluation

Approved

Prepare Bid Eval

Summary and Get GM’s

Approval

Create PO/ContractSend LOI to Winner Wait for 3 work days for

protest

Send Plan to Award to All

Qualifield Bidders

Approval As AAGSKK Migas Approval for

Bid Winner > USS 5 MYES YES

YES YES

No Aspek Potensi Masalah Keterangan

1. Manusia

a. Lamanya waktu

proses persetujuan

lelang

Pada saat proses dokumen tender (daftar

pengadaan) berjalan untuk mendapatkan

persetujuan dari opcom (pemilik perusahaan)

terkadang dokumen berhenti, karena terdapat

revisian untuk menyusun atau menghitung OE

(owner estimate) barang/jasa yang diperlukan

oleh user (pengguna), akibatnya proses untuk

mendapatkan persetujuan lelang menjadi lama.

b. Kebutuhan waktu

dalam proses

klarifikasi teknis

lama

Terjadinya ketidak cocokan antara dokumen

penawaran dengan barang/jasa yang di

tawarkan langkahnya yaitu dengan inspeksi

fisik, akibatnya proses lelang menjadi lama.

c. Pekerjaan

diselesaikan

dibelakang jadwal

Terjadinya lembur, sehingga panitia scm

menyelesaikan pekerjaannya diluar jadwal yang

telah ditetapkan. Akibatnya biaya meningkat.

2. Proses

a. Sumber informasi

tidak optimal/

kurangnya

informasi dan data

Dokumen penyedia barang/jasa yang tidak

lengkap sehingga waktu pengadaan akan

menjadi semakin lama, karena terdapat

menambahan waktu untuk melengkapi

dokumen-dokumen tersebut.

b. Rendahnya

partisipasi dan

rendahnya frekuensi

persaingan harga

Sedikitnya partisipasi yang ikut lelang dan

rendahnya persaingan harga, sehingga dapat

terjadi “No Qourum” atau pelelangan gagal.

Akibatnya lelang ulang dan waktunya lelang

menjadi semakin lama.

IV-1

6

No Aspek Potensi Masalah Keterangan

3. Peralatan/fasilitas

Ketersediaan

peralatan/fasilitas

- Peralatan yang disewakan jumlahnya

terbatas, akibatnya ketersediaan

peralatan tersebut mempengaruhi

perusahaan yang ikut lelang.

- JD Edwards merupakan sistem ERP

(enterprise resources planning) sistem

ini menggabungkan aktifitas dari

berbagai departemen seperti akunting,

penjualan, pembelian, produksi, dll.

Akan tetapi sistem yang ada hanya

berfungsi dibagian finansial saja.

- Sistem e-procurement belum

sepenuhnya berfungsi, yang tersedia

hanya untuk pendaftaran vendor dan

pengumuman lelang saja.

- Pelacakan secara online untuk vendor

yang mendaftar tidak sepenuhnya

berfungsi secara keseluruhan.

Akibatnya susah mencari vendor-

vendor yang mendaftar atau yang ikut

serta.

4. Manajemen

Pengadaan barang/jasa

- Request for proposal (RFP) pada

umumnya disetujui pada waktu

terlambat jika kebutuhan tersebut

penting dan mendesar maka

menyebabkan pantia scm menggunakan

sistem lelang pemilihan langsung dan

penunjukkan langsung. akibatnya

terkadang mendapatkan penyedia yang

berkualitas jelek.

- Daftar pengadaan yang ada hanya

tersedia informasi untuk lelang <Rp.

5.000.000.000

KESIMPULAN

• Proses dan prosedur pengadaan barang/jasa yang dilaksanakan oleh Join

Oprating Body Pertamina-PetroChina East Java (JOB P-PEJ) menggunakan

buku Pedoman Tata Kerja Nomor: PTK-007/SKKO0000/2015/S0 Revisi-III

tertanggal 27 Januari 2015.

• Pengadaan barang/jasa mengutamakan baik dan kriteria pengadaan barang/jasa

yaitu meliputi kualifikasi bisnis perusahaan, anggaran dasar, neraca keuangan,

penerimaan pajak tahunan, nomor pokok wajib pajak, pengalaman kerja

perusahaan penyedia barang/jasa, pernyataan anti korupsi dan pernyataan tikat

komponen dalam negeri, dan lain-lain. Pengadaan barang/jasa mengutamakan

kepentingan operasi kegiatan usaha hulu Minyak dan Gas Bumi, dan mengikut

sertakan Perusahan Dalam Negeri dan juga harus mengutamakan penggunaan

barang/jasa Produksi Dalam Negeri, serta mengutamakan pelaksanaan

pekerjaan dilakukan di dalam wilayah negara Republik Indonesia.

SARAN

Aturan lelang adalah untuk mendapatkan harga terendah

jika evaluasi teknis tidak dilakukan dengan baik dan ketat

maka sering terjadi atau didapat lelang harga murah

dengan kualitas jelak. Saran yang diharapkan dapat

membangun dan bermanfaat bagi Joint Operating Body

Pertamina-PetroChina East Java (JOB P-PEJ) Pengadaan

barang/jasa di JOB P-PEJ penulis menyarankan untuk

memilih peserta lelang berkualitas baik dengan harga

rendah dalam proses pengadaan barang/jasa dengan

menggunakan metode Analttical Hierarchy Process.