PEDOMAN PENGAWASAN DALAM PENGENDALIAN INTERN

PENGADAAN BARANG DAN JASA PEMERINTAH

ITJEN DEPKES 2009

DAFTAR ISI

I. PENDAHULUAN ................................................................................................... 1

A. LATAR BELAKANG ......................................................................................... 1 B. RUANG LINGKUP ........................................................................................... 2

II. LANGKAH-LANGKAH KERJA PENGAWASAN ................................................... 3

A. PERSIAPAN .................................................................................................... 3 B. PELAKSANAAN .............................................................................................. 3

1. Aspek Perencanaan Pengadaan Barang / Jasa ....................................... 3 2. Aspek Ketaatan Pelaksanaan Prosedur Pengadaan Barang/Jasa Pada ketentuan Perundang-undangan Yang Berlaku .............................. 5 3. Aspek Kontrak Pengadaan Barang ......................................................... 14 4. Aspek Kuantitas Pengadaan Barang ...................................................... 18 5. Aspek Ketepatan Kualitas Pengadaan Barang/Jasa .............................. 19 6. Aspek Ketepatan Waktu Penyelesaian Pengadaan B/J ......................... 20 7. Aspek Pemanfaatan Hasil Pengadaan B/J ............................................. 20 8. Aspek Identifikasi Tindak Pidana Korupsi (TPK) .................................... 21

III. LAIN-LAIN ............................................................................................................ 23 A. PERSIAPAN .................................................................................................. 23 B. PROSES PERENCANAAN ........................................................................... 23 C. PROSEDUR PENGADAAN YANG TELAH DITEMPUH SEBELUM

KONTRAK DITANDATANGANI ADALAH SEBAGAI BERIKUT: ................ 23 1. Kronologis Pengadaan ............................................................................ 23 2. Harga kontrak dan persyaratan-persyaratan lain yang

tercantum dalam kontrak ......................................................................... 24 a. Harga ................................................................................................. 24 b. Volume dan Kualitas .......................................................................... 25 c. Jangka Waktu Penyelesaian Kontrak ............................................... 25 d. Jenis Kontrak ..................................................................................... 26 e. Pembayaran ...................................................................................... 26 f. Penggunaan Produksi Dalam Negeri ................................................ 26 g. Pemanfaatan Barang ........................................................................ 26

1

I. PENDAHULUAN

A. LATAR BELAKANG

Pasal 3 Keputusan Presiden No. 80 Tahun 2003, yaitu pengadaan barang/jasa wajib

memenuhi prinsip-prinsip :

1. efisiensi, berarti pengadaan barang/jasa harus diusahakan dengan menggunakan

dana dan daya yang terbatas untuk mencapai sasaran yang ditetapkan dalam

waktu sesingkat-singkatnya dan dapat dipertanggungjawabkan

2. efektif, berarti pengadaan barang/jasa harus sesuai dengan kebutuhan yang telah

ditetapkan dan dapat memberikan manfaat sebesar-besarnya sesuai dengan

sasaran yang ditetapkan;

3. terbuka dan bersaing, berarti pengadaan barang/jasa harus terbuka bagi penyedia

barang/jasa yang memenuhi persyaratan dan dilakukan melalui persaingan yang

sehat diantara penyedia barang/jasa yang setara dan memenuhi syarat/kriteria

tertentu berdasarkan ketentuan dan prosedur yang jelas dan transparan;

4. transparan, berarti semua ketentuan dan informasi mengenai pengadaan

barang/jasa, termasuk syarat teknis administrasi pengadaan, tata cara evaluasi,

hasil evaluasi, penetapan calon penyedia barang/jasa, sifatnya terbuka bagi

peserta penyedia barang/jasa yang berminat serta bagi masyarakat luas pada

umumnya;

5. adil/tidak diskriminatif, berarti memberikan perlakuan yang sama bagi semua

calon penyedia barang/jasa dan tidak mengarah untuk memberi keuntungan

kepada pihak tertentu, dengan cara dan atau alasan apapun;

6. akuntabel, berarti harus mencapai sasaran baik fisik, keuangan maupun manfaat

bagi kelancaran pelaksanaan tugas umum pemerintahan dan pelayanan

masyarakat sesuai dengan prinsip-prinsip serta ketentuan yang berlaku dalam

pengadaan barang/jasa.

2

B. RUANG LINGKUP Kegiatan pengadaan barang/jasa mulai dari :

1. Perencanaan;

2. Persiapan pengadaan;

3. Prosedur pelaksanaan pengadaan sebelum kontrak ditandatangani;

4. Kebenaran kuantitas dan kualitas, serta penggunaan produksi dalam negeri;

5. Kewajaran harga;

6. Jangka waktu pelaksanaan;

7. Pemanfaatan.

3

II. LANGKAH-LANGKAH KERJA

A. Persiapan

1. Dapatkan dokumen-dokumen yang berhubungan dengan pengadaan barang/jasa, antara lain : a. Pedoman pengadaan barang/jasa yang berlaku bagi auditan (bila ada) b. Struktur organisasi dan uraian tugas pengguna dan panitia pengadaan

barang/jasa, panitia penerima/pemeriksa barang. c. DIPA/DIPA Revisi/POK/RKAKL/Dokumen anggaran lainnya . d. Dasar kebutuhan pengadaan barang/jasa (feasibility study/permintaan dari

yang membutuhkan barang/jasa) e. Standar kebutuhan barang satuan kerja f. Dokumen perencanaan pengadaan barang/jasa g. Pengumuman perencanaan pengadaan barang/jasa di website Bappenas h. Rencana waktu (jadwal) pengadaan barang/jasa i. Dokumen pelaksanaan pengadaan barang/jasa j. Laporan-laporan yang terkait dengan pengadaan barang/jasa k. Kontrak pengadaan barang/jasa l. Berita Acara Penerimaan/Pemeriksaan Barang/Jasa m. Berita Acara Uji Coba/Uji Fungsi Barang/Jasa n. Berita Acara Pelatihan/Training penggunaan barang bagi operator (bila

diperlukan) o. Realisasi pembayaran dan dokumen pendukungnya (SPM dan SP2D)

2. Lakukan pengujian pendahuluan atas informasi/data yang diperoleh. B. Pelaksanaan

1. Aspek Perencanaan Pengadaan Barang/Jasa.

a. Pedoman Pengadaan Barang/Jasa pada Satuan Kerja/Unit Organisasi Departemen Kesehatan yang di Audit Tujuan :

Menilai apakah pedoman pengadaan barang/jasa telah sesuai dengan ketentuan yang berlaku (tidak boleh bertentangan dengan Keputusan Presiden No.80 tahun 2003 dan peraturan–peraturan Menteri Kesehatan dan pedoman World Bank/PHLN terkait lainnya)

Langkah Kerja. 1) Teliti dan telaah pedoman pengadaan barang/jasa yang dikeluarkan

Satuan Kerja/Unit Organisasi/Organisasi Pemerintah, apakah tidak bertentangan dengan Keppres No.80 tahun 2003 dan ketentuan lain yang harus dipedomani

2) Teliti dan telaah, pedoman pengadaan barang/jasa yang berlaku pada Satuan Kerja/Unit Organisasi Departemen Kesehatan, apakah : Telah menerapkan prinsip efisien, efektivitas, terbuka dan bersaing,

transparan, adil/tidak diskriminatif dan akuntabel. Telah mengutamakan kebijakan umum Departemen Kesehatan dalam

pengadaan barang/jasa :

4

penggunaan produksi dalam negeri, dengan sasaran perluas kesempatan lapangan kerja,

meningkatkan peran serta usaha kecil/koperasi kecil, menyederhanakan ketentuan & tata cara untuk mempercepat proses

keputusan pengadaan barang/jasa, meningkatkan penerimaan Negara dari sektor perpajakan, meningkatkan profesionalisme, kemandirian, dan tanggung jawab dari

pengguna barang/jasa, panitia/pejabat pengadaan, dan penyedia barang/jasa,

keharusan pelaksanaan pemilihan penyedia barang/jasa dilakukan di dalam negeri,

menumbuhkembangkan peran serta usaha nasional, dan keharusan melakukan pengumuman secara terbuka rencana

pengadaan pada setiap awal pelaksanaan anggaran kepada masyarakat luas, kecuali yang bersifat rahasia.

b. Kebutuhan Pengadaan Barang/Jasa.

Tujuan. Meyakinkan bahwa pengadaan barang/jasa dilaksanakan telah berdasarkan kebutuhan baik dari segi kuantitas, kualitas dan jangka waktu.

Langkah Kerja.

1) Teliti ada tidaknya permintaan barang/jasa dari pemakai (user). 2) Bandingkan usulan pengadaan barang/jasa dengan rencana kerja

tahunan. 3) Dapatkan studi kelayakan (feasibility study) atau hasil survey dan

design atau dokumen sejenis yang berkaitan dengan pengadaan barang/jasa yang dilaksanakan.

4) Teliti studi kelayakan tersebut untuk mengetahui tujuan pengadaannya, kuantitas, kualitas, serta waktu (saat) dibutuhkan.

5) Teliti dokumen pengadaan barang/jasa yang dilaksanakan untuk mengetahui kuantitas, kualitas dan waktu penyelesaiannya.

6) Bandingkan informasi yang diperoleh dari studi kelayakan tersebut dengan informasi yang diperoleh dari dokumen pengadaan barang/jasa, untuk mengetahui apakah : - Pengadaan barang/jasa telah berdasarkan kebutuhan. - Kuantitas, kualitas dan jangka waktu penyelesaian barang/jasa

telah sesuai dengan yang dibutuhkan.

c. Kebutuhan Pengadaan Barang/Jasa. Tujuan.

1) Meyakinkan bahwa dana yang direncanakan/ dianggarkan untuk pengadaan barang/jasa telah termasuk biaya persiapan dan pelaksanaan pengadaan barang/jasa yang sesuai dengan ketentuan.

2) Meyakinkan bahwa alokasi waktu yang dibutuhkan untuk persiapan tahapan pelaksanaan pengadaan barang/jasa telah memadai sesuai dengan ketentuan yang berlaku.

5

Langkah Kerja : 1) Teliti/telaah, dan yakinkan bahwa unsur biaya dan nilai pengadaan

barang/jasa telah termasuk dalam DIPA minimal terdiri dari : Biaya administrasi untuk mendukung pelaksanaan pengadaan

barang/jasa antara lain : Honorarium pengguna barang/jasa, panitia/pejabat pengadaan barang/jasa, dan bendaharawan, serta staf pembantu.

Biaya pengumuman pengadaan barang/jasa. Biaya penggandaan dokumen pengadaan barang/jasa dan atau dokumen prakualifikasi.

Administrasi lainnya yang diperlukan untuk mendukung pelaksanaan pengadaan barang/jasa

Biaya/nilai besaran pengadaan barang/jasa itu sendiri.

2) Periksa DIPA dari masing-masing Satuan Kerja / Unit Organisasi atas kontrak yang di audit, dan catat tanggal diterimanya DIPA, serta uji kesesuaian dengan jadwal pelaksanaan pengadaan barang/jasa, termasuk pengaruhnya kepada saat mulainya proses pengadaan barang/jasa.

3) Telaah alokasi waktu (proses pelelangan) yang dibuat oleh pengguna barang/jasa dan yakinkan bahwa alokasi tersebut telah sesuai dengan ketentuan.

4) Teliti dan telaah anggaran belanja tambahan (ABT) dan catat tanggal diterima serta persyaratannya untuk mengetahui jadwal pelaksanaan dan pengaruhnya pada penyelesaian pekerjaan dengan tenggang waktu yang tersedia apakah penggunaan ABT tersebut masih realistis atau tidak.

2. Aspek Ketaatan Pelaksanaan Prosedur Pengadaan Barang/Jasa Pada

ketentuan Perundang-undangan Yang Berlaku.

a. Pejabat Pembuat Komitmen dan Panitia Pengadaan Barang/Jasa. Tujuan.

Menilai bahwa pejabat pembuat komitmen dan panitia pengadaan barang/jasa adalah orang yang tepat sesuai dengan persyaratan ketentuan perundang-undangan yang berlaku.

Langkah Kerja. 1) Teliti dan telaah, serta pastikan bahwa personil yang terlibat dalam

struktur organisasi pengguna dan panitia pengadaan barang/jasa tidak terlibat kepentingan :

Pejabat pembuat komitmen dan bendaharawan tidak boleh merangkap sebagai panitia pengadaan barang/jasa,

Pegawai Itjen Departemen Kesehatan RI, kecuali menjadi panitia untuk instansinya

Panitia pengadaan barang/jasa tidak boleh mempunyai hubungan keluarga (sedarah dan semenda) dengan pejabat yang menetapkan panitia pengadaan barang/jasa.

6

2) Yakinkan bahwa pejabat pembuat komitmen dan seluruh panitia pengadaan barang/jasa memiliki Sertifikat keahlian atau Surat Mengikuti Pendidikan dan Pelatihan Pengadaan barang/jasa.

3) Dapatkan pakta integritas dan yakinkan bahwa pejabat pembuat komitmen, panitia pengadaan barang/jasa dan penyedia pengadaan barang/jasa telah menandatangani pakta integritas tersebut.

4) Pastikan bahwa pejabat pembuat komitmen dan panitia pengadaan barang/jasa telah mematuhi etika pengadaan sebagaimana diatur dalam ketentuan perundang-undangan yang berlaku, a.l. :

dilakukan secara tertib dan bertanggung jawab, professional dan mandiri atas dasar kejujuran,

tidak saling mempengaruhi serta mencegah / menghindari pertentangan kepentingan para pihak yang terkait,

hindari hal-hal yang berindikasikan KKN. 5) Teliti apakah keputusan-keputusan yang diambil oleh panitia

pengadaan barang/jasa telah bebas dari pengaruh pejabat pembuat komitmen atau pimpinan/pejabat yang lebih tinggi.

6) Teliti mekanisme kerja panitia pengadaan barang/jasa

b. Prosedur Pelaksanaan Pemilihan Penyedia Barang/ Jasa. Tujuan.

1) Meyakinkan bahwa pendokumentasian proses pengadaan barang/jasa telah dilakukan dengan memadai.

2) Meyakinkan bahwa prosedur pemilihan penyedia barang/jasa telah dilaksanakan sesuai ketentuan yang berlaku.

3) Meyakinkan bahwa penyedia barang/jasa yang akan ditunjuk adalah yang memenuhi syarat menurut ketentuan yang berlaku.

Langkah Kerja. 1) Yakinkan bahwa metode pemilihan penyedia barang/jasa yang dipilih

(pelelangan umum, pelelangan terbatas, pemilihan langsung atau penunjukan langsung) telah tepat.

2) Dapatkan kelengkapan dokumen pengadaan barang/jasa yang terdiri dari :

Dokumen prakualifikasi / pasca kualifikasi, Dokumen pemilihan penyedia barang/jasa (pelelangan, pemilihan

langsung, penunjukan langsung) dan Dokumen lain yang berhubungan dengan prosedur pemilihan

penyedia barang/jasa, antara lain : Dokumen pengumuman yang dilakukan (dimana, kapan, media

apa) Dokumen prakualifikasi seluruh calon penyedia barang/jasa,

dan undangan bagi peserta yang lolos prakualifikasi. Berita Acara pemasukan dokumen, aanwijzing, pembukaan

dokumen penawaran, dan Berita Acara lain yang terkait dengan pemilihan calon penyedia barang/jasa.

Laporan hasil evaluasi panitia pengadaan barang/jasa pada tingkat : evaluasi prakualifikasi, evaluasi penawaran dari calon penyedia barang/jasa.

7

3) Teliti pengumuman pengadaan barang/jasa.

Teliti apakah isi pengumuman lelang telah sesuai dengan ketentuan dan informasi (antara lain nama dan alamat pengguna barang, jenis dan nilai pekerjaan, lokasi pekerjaan, kualifikasi calon rekanan yang diperlukan, dsb).

Teliti apakah pengumuman lelang telah ditempatkan pada media yang tepat dan dapat menjaring calon peserta lelang seluas-luasnya sesuai keperluan (nasional dan/atau international tergantung metode pengadaan yang digunakan)

Meyakinkan bahwa tanggal pengumuman lelang memberikan waktu yang cukup bagi calon peserta lelang untuk mengambil dokumen lelang dan menyiapkan syarat-syarat yang diperlukan untuk mengikuti lelang.

Lakukan konfirmasi untuk meyakini bahwa lelang benar-benar telah diumumkan.

Yakinkan bahwa biaya untuk pengumuman lelang telah disediakan dalam anggaran kantor atau dipertanggungjawabkan atas beban kantor dan tidak atas beban pemenang lelang atau calon peserta lelang yang akan dimenangkan.

Lakukan pengujian terhadap penempatan/ tata letak pengumuman lelang.

4) Teliti dan pastikan bahwa dokumen prakualifikasi telah lengkap sesuai

dengan ketentuan, sekurang-kurangnya berisi : Lingkup pekerjaan, persyaratan peserta, waktu & tempat

pengambilan / pemasukan dokumen prakualifikasi, serta penanggung jawab prakualifikasi. Persyaratan peserta, minimal antara lain : Memiliki kemampuan pada bidang dan sub bidang pekerjaan

yang sesuai dengan (usaha non kecil) bahwa KD untuk jasa pemborongan memenuhi KD = 2 NPt, pengadaan barang/jasa lainnya memenuhi KD = 5 NPt, dan konsultansi memenuhi KD = 3 NPt. Seluruhnya dihitung dari 7 tahun terakhir. (NPt = Nilai Pengalaman Tertinggi, KD = Kemampuan Dasar)

Tidak dalam pengawasan pengadilan, tidak pailit, kegiatan tidak sedang dihentikan, direksi tidak sedang dalam menjalani sanksi pidana,

Sebagai wajib pajak sudah memenuhi kewajiban perpajakan tahun terakhir (lampirkan fotocopy SPT tahun terakhir, dan SSP PPh pasal 29).

Dalam kurun waktu empat tahun terakhir pernah memperoleh pekerjaan menyediakan barang / jasa di lingkungan pemerintah / swasta termasuk pengalaman sub kontrak, kecuali penyedia barang/jasa yang baru berdiri kurang dari tiga tahun.

Tidak masuk dalam daftar hitam

8

Tata cara penilaian, meliputi : Aspek administrasi, permodalan, tenaga kerja, peralatan, pengalaman dengan menggunakan sistem gugur atau sistem nilai (scoring system)

5) Yakinkan bahwa proses prakualifikasi penyedia barang/jasa telah

sesuai dengan ketentuan yang tercantum dalam dokumen pengadaan barang/jasa, dan pastikan pelaksanaannya telah dilaksanakan secara adil, terbuka, transparan dan akuntabel, antara lain dengan cara :

Yakinkan bahwa pemberitahuan adanya prakualifikasi telah dilakukan seluas-luasnya. Dalam hal pengumuman dilakukan melalui media masa dan atau medis elektronik, lakukan konfirmasi atau cara lain, untuk meyakinkan bahwa tidak terdapat rekayasa pengumuman.

Teliti kelengkapan dokumen prakualifikasi peserta termasuk peralatan yang harus tersedia, apakah telah sesuai dengan persyaratan yang terdapat dalam dokumen prakualifikasi, dan telah dibuatkan berita acaranya.

Periksa apakah daftar peserta prakualifikasi dan hasil penilaian kualifikasi telah disetujui oleh pejabat yang berwenang.

Pastikan bahwa hasil prakualifikasi telah diinformasikan kepada seluruh peserta.

Bila perlu lakukan konfirmasi kepada peserta yang tidak lulus prakualifikasi (untuk meyakinkan bahwa prakualifikasi telah benar dilakukan sesuai dengan ketentuan).

Identifikasi penyimpangan dalam proses prakualifikasi untuk mengetahui kemungkinan terjadinya (indikasi) kecurangan.

6) Yakinkan ketepatan metode evaluasi yang digunakan untuk pengadaan barang/jasa yang dilaksanakan. (Pengadaan barang/jasa selain jasa konsultan umumnya menggunakan metode penilaian sistem gugur dan sistem nilai, sedangkan pengadaan jasa konsultan dapat menggunakan metode penilaian kualitas, kualitas dan biaya, pagu anggaran, biaya terendah).

7) Teliti dan pastikan bahwa dokumen pemilihan penyedia barang/ jasa telah lengkap, sekurang-kurangnya memuat :

Undangan kepada penyedia barang/jasa yang lolos prakualifikasi. Undangan minimal memuat : tempat, tanggal, hari, waktu untuk memperoleh dokumen pemilihan penyedia barang/jasa, aanwijzing, penyampaian dokumen penawaran, jadual pelaksanaan pengadaan barang/jasa sampai penetapan penyedia barang/jasa.

Instruksi kepada peserta pengadaan barang/jasa (minimal memuat : umum, isi dokumen pemilihan penyedia barang/jasa, syarat bahasa, cara penyampaian & penandaan sampul penawaran dan batas akhir penyampaian penawaran, prosedur pembukaan penawaran, dan penilaian kualifikasi dan criteria penetapan pemenang)

Syarat-syarat umum kontrak Daftar kuantitas & harga, termasuk komponen produksi dalam

negeri

9

Spesifikasi teknis & gambar (tidak mengarah pada merk tertentu) Bentuk : surat penawaran, kontrak, surat jaminan penawaran, surat

jaminan pelaksanaan, dan surat jaminan uang muka.

Khusus : Untuk kontrak yang jangka waktu pelaksanaannya lebih dari 12

(dua belas) bulan, dapat dicantumkan ketentuan penyesuaian harga (price adjustment), dengan penjelasan rumus yang digunakan.

Untuk pengadaan dengan pascakualifikasi, dokumen pascakualifikasi dimasukkan dalam dokumen pemilihan penyedia barang/jasa.

8) Teliti apakah syarat-syarat administrasi yang ditetapkan tidak

membatasi calon kontraktor untuk ikut berpartisipasi mengikuti lelang, khususnya untuk calon peserta dari negara asing.

9) Teliti apakah spesifikasi barang tidak menunjuk kepada salah satu merk tertentu dan dibuat sedemikian rupa sehingga uraian spesifikasi dapat menjamin akan diperoleh barang sesuai kualitas yang diinginkan misalnya; jaminan purna jual, kemampuan melakukan pemeliharaan (sebaran lokasi), volume penjualan dan lain-lain.

10) Lakukan konfirmasi dan yakinkan bahwa hanya ada satu dokumen pengadaan atau yakinkan bahwa semua calon peserta lelang mendapatkan dokumen pengadaan yang sama.

11) Yakinkan bahwa proses pemilihan penyedia barang/jasa telah sesuai dengan ketentuan yang tercantum dalam dokumen pengadaan barang/jasa, pastikan pelaksanaannya telah dilaksanakan secara adil, terbuka, transparan dan akuntabel, antara lain dengan cara :

Dapatkan daftar calon peserta lelang yang mengambil / membeli dokumen lelang dan teliti tanggal-tanggal pengambilan dokumen untuk meyakini bahwa pengambilan dokumen dilakukan pada periode yang telah ditentukan.

Teliti apabila terdapat calon peserta lelang yang membeli dokumen lelang setelah tanggal yang ditetapkan dan dapatkan alasannya.

Lakukan konfirmasi kepada beberapa calon peserta lelang yang telah membeli dokumen lelang tetapi batal mengikuti lelang dan dapatkan alasannya untuk meyakini bahwa panitia pengadaan telah berlaku adil dan transparan.

Bandingkan dokumen yang diserahkan oleh rekanan yang menang dan yang kalah.

Periksa berita acara, daftar hadir Aanwijzing dan jarak waktu antara pengumuman dengan aanwijzing, serta yakinkan bahwa pelaksanaan telah diikuti oleh cukup peserta.

Yakinkan bahwa tanggal, jam dan tempat dilakukannya aanwijzing telah dicantumkan dalam dokumen pengadaan atau jika ada perubahan yakinkan semua calon peserta lelang telah mendapatkan informasi adanya perubahan tersebut.

10

Lakukan konfirmasi dan yakinkan bahwa aanwijzing benar-benar telah dilakukan pada tanggal dan tempat yang ditetapkan.

Dapatkan berita acara aanwijzing dan teliti apakah seluruh tanya jawab dalam aanwijzing dilakukan secara tertulis dan ditandatangani oleh panitia pengadaan dan wakil calon peserta yang hadir.

Setiap calon peserta lelang tidak wajib menghadiri aanwijzing tetapi panitia pengadaan mengirimkan hasil rapat aanwijzing kepada seluruh calon peserta lelang, terutama menggarisbawahi adanya perubahan-perubahan signifikan dalam penyampaian penawaran dan pelaksanaan pekerjaan nantinya.

Yakinkan bahwa panitia pengadaan telah menyampaikan perubahan dokumen pengadaan tersebut (jika ada perubahan atas dokumen pengadaan pada periode pengambilan dokumen) kepada calon peserta terdahulu pada saat yang tepat (sebelum tanggal waktu penyerahan dokumen syarat-syarat pengadaan)

Meyakinkan bahwa semua calon peserta telah diundang untuk mengikuti acara pembukaan dokumen penawaran.

Mendapatkan daftar hari dan tanggal dokumen penawaran calon peserta lelang diterima oleh panitia pengadaan dan yakinkan bahwa penerimaan dokumen penawaran tersebut telah sesuai dengan periode yang telah ditentukan dalam dokumen pengadaan

Periksa berita acara dan daftar hadir pembukaan penawaran, dan pastikan bahwa tanggal dan tempat pembukaan penawaran lelang telah sesuai dengan ketentuan, serta periksa bahwa peserta yang memasukkan penawaran adalah peserta yang telah lolos prakualifikasi.

Melakukan konfirmasi, dapatkan bukti dan meyakinkan bahwa tidak ada penolakan dokumen penawaran sampai dengan menit terakhir batas waktu yang telah ditentukan dalam dokumen pengadaan.

Yakinkan bahwa seluruh dokumen penawaran yang diterima telah disimpan ditempat yang aman dan tidak dapat diambil oleh siapapun sampai pada saatnya dilakukan pembukaan penawaran dan dalam kondisi tersegel (teknis dan harga)

Yakinkan bahwa dokumen penawaran yang dibuka dibacakan kepada para peserta yang hadir dan dicatat pada lembaran kertas yang dapat dilihat oleh para peserta, baik kelengkapan administrasi maupun harga.

Yakinkan bahwa berita acara pembukaan penawaran yang dibuat oleh panitia pengadaan barang/jasa telah sesuai dengan lembaran kertas yang memuat hasil rekaman dokumen penawaran yang ditandatangani oleh wakil para peserta lelang yang hadir.

Dapatkan semua dokumen penawaran dan periksa apakah semua penawaran yang lulus prakualifikasi telah menyertakan jaminan penawaran (untuk pengadaan barang/jasa dikeluarkan oleh Bank dan untuk konstruksi dikeluarkan oleh bank atau perusahaan asuransi yang telah mengikuti program surety bond) yang masih

11

berlaku pada saat dilaksanakan proses pengadaan (nominal jaminan penawaran sebesar 1% s/d 3% dari nilai HPS)

Periksa laporan dan dokumen lainnya atas hasil penilaian penawaran peserta dan lakukan pengujian apakah hasil penilaian penawaran telah dilakukan sesuai dengan cara evaluasi yang ditetapkan sebelumnya, baik terhadap aspek administrasi, teknis maupun harga.

Lakukan pengujian atas metode penilaian penawaran yang dilakukan oleh panitia lelang, apakah telah sesuai dengan metode penilaian yang telah ditetapkan dalam dokumen lelang.

Lakukan analisa harga penawaran diantaranya para peserta apakah ada indikasi harga yang diatur, (indikasinya antara lain berupa format dan bentuk huruf yang sama, interval perbedaan yang hampir sama, adanya perbedaan harga yang sangat ekstrim pada beberapa item, adanya penawaran yang sangat rendah/tidak wajar).

Evaluasi apakah pemenang lelang mempunyai hubungan istimewa dengan atasan langsung / pengguna / bendaharawan / panitia pengadaan. Jika terdapat indikasi adanya hubungan istimewa, telusuri lebih lanjut adanya kemungkinan harga menjadi tidak ekonomis.

Yakinkan pemenang lelang merupakan calon peserta yang memiliki skor tertinggi, skor ditentukan sesuai dengan metode penilaian (teknis/kualitas dan harga)

Yakinkan bahwa urutan calon pemenang lelang telah sesuai dengan hasil evaluasi atau skoring dokumen penawaran (hasil berita acara evaluasi proposal teknis, evaluasi proposal biaya dan evaluasi proposal gabungan)

Yakinkan ada atau tidaknya syarat negosiasi harga kepada calon pemenang untuk metode pemilihan langsung dan penunjukan langsung.

Yakinkan bahwa media dan waktu pengumuman pemenang lelang telah dilakukan sesuai ketentuan.

Yakinkan negosiasi harga telah dilakukan secara benar dan dibuatkan berita acara dan notulen secara tertulis dan ditandatangani oleh panitia dan calon pemenang untuk metode pemilihan langsung atau penunjukan langsung, sebelum dilakukan penandatanganan kontrak.

Periksa apakah hasil penetapan pemenang telah diumumkan dan disampaikan kepada seluruh peserta lelang.

Teliti ada tidaknya keberatan/sanggah dan sanggah banding atas penetapan pemenang, dan apabila ada apakah telah ditindaklanjuti sesuai dengan ketentuan (jawaban sanggahan 5 hari, dan jawaban sanggah banding 15 hari setelah diterima sanggahan).

Dapatkan informasi dari panitia pengadaan mengenai ada / tidak ada sanggahan, atau peserta yang memiliki potensi persaingan tetapi kalah dalam skoring untuk mengetahui ada tidaknya sanggahan.

12

Apabila terdapat sanggahan termasuk sanggah banding, pelajari dan telaah isi sanggahan dan lakukan pengujian atas informasi yang tercantum dalam surat sanggahan untuk melakukan pendalaman audit.

Periksa tanggal penetapan pemenang, dan tanggal penandatanganan kontrak, apakah telah sesuai ketentuan yang berlaku.

Bila perlu, lakukan konfirmasi kepada peserta yang kalah atas keikutsertaannya. (untuk meyakinkan bahwa penilaian dan penetapan pemenang telah benar dilakukan sesuai dengan ketentuan dan tidak ada indikasi KKN)

Catatan : Penandatanganan kontrak paling lambat 14 (empat belas) hari kerja sejak diterbitkannya Surat Penetapan Penyedia Barang/Jasa (SPPBJ).

Periksa bahwa penyedia barang/jasa telah menyerahkan surat jaminan pelaksanaan sebesar 5% (lima persen) dari nilai kontrak kepada pengguna barang/jasa sebelum kontrak ditandatangani.

Jaminan (untuk pengadaan barang/jasa dikeluarkan oleh Bank dan untuk konstruksi dikeluarkan oleh bank atau perusahaan asuransi yang telah mengikuti program surety bond) yang masih berlaku pada saat dilaksanakan penandatanganan kontrak (nominal jaminan pelaksanaan sebesar 5% dari nilai kontrak).

c. Kontrak Pengadaan Barang/Jasa.

Tujuan. 1) Meyakinkan bahwa isi kontrak pengadaan barang/jasa telah sesuai

dengan ketentuan . 2) Memastikan uang muka yang diberikan kepada penyedia barang/jasa telah

sesuai dengan ketentuan Langkah Kerja. 1) Pelajari kontrak pengadaan barang/jasa yang bersangkutan dan

bandingkan dengan syarat umum dan syarat khusus kontrak yang disampaikan sebelumnya dalam dokumen pemilihan penyedia barang/jasa, serta yakinkan kesesuaiannya.

Isi kontrak (minimal) : - Para pihak (nama.jabatan. alamat) - Pokok pekerjaan yang diperjanjikan - Hak dan kewajiban para pihak - Nilai atau harga kontrak, serta syarat pembayaran - Persyaratan & spesifikasi teknis yang jelas dan terinci - Tempat & jangka waktu penyelesaian/penyerahan dengan jadual waktu

dan syarat penyerahannya. - Jaminan teknis/hasil pekerjaan yang dilaksanakan/ ketentuan kelaikan. - Ketentuan mengenai cedera janji dan sanksi - Ketentuan pemutusan kontrak secara sepihak .

13

- Ketentuan keadaan memaksa - Ketentuan kewajiban para pihak dalam hal terjadi kegagalan pelaksanaan

pekerjaan - Ketentuan perlindungan tenaga kerja - Ketentuan bentuk & tanggung jawab gangguan lingkungan - Ketentuan mengenai penyelesaian perselisihan

Kontrak pengadaan barang/jasa dapat batal, karena : - Bila isi kontrak melanggar ketentuan perundangan yang berlaku (batal

demi hukum). - Bila para pihak terbukti melakukan KKN, kecurangan dan pemalsuan

dalam proses pengadaan maupun pelaksanaan kontrak (dibatalkan)

2) Teliti sistem kontrak yang ditandatangani/ digunakan (berupa lumpsum, unit price atau lainnya) apakah telah tepat, dan telah sesuai dengan realisasi pelaksanaannya.

3) Bila ada klausul pemberian uang muka, pastikan bahwa uang muka yang diberikan kepada penyedia barang/jasa telah sesuai dengan ketentuan sebagai berikut :

- Usaha kecil maksimal 30% dari nilai kontrak - Usaha non kecil, maksimal 20% dari nilai kontrak.

d. Pelaksanaan Pengadaan Jasa Konsultan

Tujuan. Untuk meyakinkan bahwa prosedur pengadaan jasa konsultan telah dilaksanakan sesuai ketentuan yang berlaku. Langkah Kerja. 1) Teliti apakah jasa yang dibutuhkan oleh pengguna jasa konsultan harus

dilaksanakan oleh pihak ketiga (tidak dapat dilaksanakan sendiri oleh pengguna jasa)

2) Yakinkan bahwa pengadaan jasa konsultan telah dilengkapi dengan Kerangka Acuan Kerja (KAK)

3) Teliti apakah dalam KAK dan Berita Acara pemberian penjelasan, kriteria evaluasi penawaran telah disampaikan kepada peserta.

4) Dapatkan hasil evaluasi panitia atas proses seleksi jasa konsultan dan uji hasil penilaian tersebut apakah telah sesuai dengan kriteria evaluasi yang telah ditetapkan dalam dokumen seleksi. Unsur-unsur pokok penilaian adalah pengalaman, pendekatan dan metodologi dan kualifikasi tenaga ahli.

5) Yakinkan bahwa informasi yang tertera dalam curriculum vitae dan keaslian ijazah pendidikan formal tenaga ahli, telah sesuai dengan kualifikasi yang ditetapkan.

6) Periksa proses sebelum penetapan pemenang, apakah ada negosiasi dan klarifikasi, lakukan pengujian terhadap proses tersebut (bandingkan dengan berita acaranya) dan pastikan telah sesuai dengan ketentuan dan tidak ada indikasi KKN (untuk pekerjaan jasa konsultan tidak diperlukan jaminan pelaksanaan)

14

7) Teliti biaya langsung non personil untuk pekerjaan konsultan tidak melebihi 40% dari total biaya (terkecuali pekerjaan pemetaan udara, survey lapangan, pengukuran dan penyelidikan tanah)

8) Lakukan penelaahan hasil kerja tim teknis yang mengevaluasi laporan hasil kegiatan dengan data hasil pelaksanaan kegiatan konsultan

e. Prosedur Pengadaan Barang/Jasa Secara Swakelola.

Tujuan. Untuk meyakinkan bahwa prosedur pengadaan barang/jasa secara swakelola telah dilaksanakan sesuai dengan ketentuan yang berlaku Langkah-Langkah Kerja 1) Identifikasi apakah pekerjaan pengadaan barang/jasa telah memenuhi

ketentuan untuk dilaksanakan secara swakelola (ada 8 kriteria sesuai pasal 39 ayat (3) Keppres No. 80 tahun 2003).

2) Apakah pelaksanaan swakelola dengan menggunakan tenaga ahli dari luar tidak melebihi 50% dari tenaga sendiri.

3) Identifikasi apakah pelaksanaan swakelola dilaksanakan oleh pengguna barang/jasa, instansi pemerintah lain atau kelompok masyarakat/LSM penerima hibah.

4) Untuk pelaksanaan swakelola yang oleh pengguna barang/jasa apakah telah memenuhi ketentuan pada lampiran 1 bab III butir 1.

5) Untuk pelaksanaan swakelola yang oleh instansi pemerintah lain non swadana apakah telah memenuhi ketentuan pada lampiran 1 bab III butir B.2.

6) Untuk pelaksanaan swakelola yang dilaksanakan oleh LSM penerimaan hibah apakah telah memenuhi ketentuan pada lampiran I Bab III butir B.3.

7) Apakah pelaksanaan swakelola telah dilaporkan (Laporan kemajuan, realisasi fisik dan keuangan) oleh pelaksana lapangan/pelaksana swakelola kepada pengguna barang/jasa setiap bulan.

8) Apakah laporan kemajuan, realisasi fisik dan keuangan telah dilaporkan setiap bulan oleh pengguna barang/jasa kepada eselon I, Unit Utama dan Menteri Kesehatan dan atau Pejabat yang disamakan.

3. Aspek Kontrak Pengadaan Barang. a. Harga Kontrak Pengadaan Barang.

Tujuan. Untuk memperoleh keyakinan bahwa harga kontrak telah memenuhi syarat paling menguntungkan dan dapat dipertanggungjawabkan, serta Pajak dan PNBP yang berkaitan dengan pengadaan barang/jasa telah dipungut atau disetor sesuai dengan ketentuan.

1) Penetapan Harga Owners Estimate (Harga Perhitungan Sendiri).

Langkah Kerja : a) Dapatkan HPS yang dbuat panitia pengadaan barang/jasa dan telah

disetujui oleh pengguna barang/jasa (HPS dapat dibuat sendiri oleh pejabat pengadaan/ panitia, atau berdasarkan EE yang disusun oleh

15

konsultan perencana, setelah direview kembali oleh pejabat pengadaan.

b) Teliti penetapan volume yang digunakan dalam perhitungan HPS, terutama koefisien-koefisien upah, bahan, dan peralatan apakah telah wajar atau telah berdasarkan referensi yang dapat dipertanggungjawabkan.

c) Teliti apakah penetapan harga dalam perhitungan HPS telah didasarkan pada harga pasar setempat menjelang diadakan proses pengadaan. Informasi biaya satuan yang dipublikasikan secara resmi (BPS)/ asosiasi terkait dan data lain yang dapat dipertanggungjawabkan, daftar biaya / tarif barang / jasa yang dikeluarkan oleh agen tunggal / pabrikan, biaya kontrak sebelumnya (yang sedang berjalan) dan daftar biaya standar yang dikeluarkan oleh instansi yang berwenang.

d) Yakinkan keabsahan referensi-referensi penyusunan HPS yang diberikan oleh auditan. (Bisa terjadi bahwa referensi atau daftar harga supplier yang digunakan auditan menyusun HPS tidak benar/palsu)

e) Yakinkan bahwa spesifikasi barang/peralatan dengan harga referensi yang digunakan oleh auditan dalam menyusun HPS telah sesuai dengan spesifikasi yang akan ditawarkan.

f) Yakinkan bahwa HPS yang ditetapkan sudah dijadikan acuan dalam menentukan jaminan pelaksanaan. Catatan : Apabila harga penawaran dari penyedia barang/jasa yang akan ditetapkan menjadi pemenang berada dibawah 80% HPS maka jaminan pelaksanaan harus dihitung minimal sebesar 5% dari 80% HPS. Teliti RAB HPS apakah telah disusun berdasarkan PO.

2) Kewajaran Harga. Langkah Kerja. a) Evaluasi apakah harga kontrak tidak melewati pagu anggaran. b) Evaluasi kewajaran harga kontrak apabila HPS tidak dipakai sebagai

acuan (tidak wajar) c) Periksa kebenaran pendekatan perhitungan biaya/unit price

dihubungkan dengan metode kerja sesuai spesifikasi teknis yang ditentukan.

d) Apabila terdapat perbedaan metode pelaksanaan pekerjaan antara yang ditetapkan dalam dokumen lelang/kontrak dengan realisasi pelaksanaan di lapangan, teliti apakah perubahan tersebut merupakan rekayasa antara pengguna dan penyedia barang/jasa untuk meninggikan harga satuan HPS atau tidak. (Contoh : dalam dokumen lelang tersebut pekerjaan harus menggunakan alat berat sehingga harga satuan HPS dan penawaran tinggi namun dalam pelaksanaan cukup dengan tenaga manusia dengan biaya yang lebih murah atau sebaliknya)

e) Periksa realisasi pemakaian bahan, upah dan peralatan berdasarkan dokumen yang dibuat selama pelaksanaan pekerjaan baik oleh

16

penyedia, pengguna maupun konsultan seperti buku harian, laporan harian, back up data, dsb. Hasilnya bandingkan dengan volume yang dipergunakan untuk menghitung harga kontrak (bill of quantity).

f) Teliti perhitungan analisa harga satuan apakah komponen bahan yang dijadikan dasar untuk menghitung harga satuan dimana bahan tersebut sudah tidak ada atau sulit didapatkan di daerah pelaksanaan dengan tujuan menaikkan harga satuan, namun dalam pelaksanaannya akan diganti dengan bahan yang harganya lebih murah dan bisa digunakan masyarakat (tersedia di toko/daerah setempat)

g) Teliti apakah dalam pelaksanaan terdapat peralatan yang disediakan oleh pengguna Barang/jasa (tanpa dipungut biaya), tetapi biaya atas peralatan tersebut dibebankan juga dalam perhitungan harga satuan kontrak.

h) Lakukan konfirmasi kepada supplier penyedia barang/jasa untuk mengidentifikasi kemungkinan terjadinya KKN dalam menetapkan harga kontrak dan memastikan harga pengadaan barang/jasa tidak di-mark-up. Apabila terjadi indikasi penyimpangan yang disebabkan adanya mark-up harga dan KKN, agar diperdalam dengan mengumpulkan bukti-bukti yang cukup.

i) Dalam hal pengadaan barang berasal dari luar negeri (import). Uji apakah semua unsur biaya import yang ada dalam klausul kontrak telah didukung dengan bukti-bukti seperti :

Letter of Credit (L/C), Dokumen perjalanan barang (import), asuransi, dan sertifikat

pemeriksaan barang, Sertifikasi rekanan/pabrikan (Letter of Authorization) Pemberitahuan Import barang (PIB).

j) Apabila bukti pendukung impor tidak tersedia lakukan konfirmasi ke instansi terkait, seperti KPBC dan atau KPP terkait.

k) Teliti apakah atas barang impor yang bea masuknya dibebaskan tidak terdapat lagi unsur bea masuk dalam harga kontraknya.

l) Teliti apakah realisasi impor telah sesuai dengan yang dibutuhkan (sesuai dengan Rencana Impor barang (RIB). Catatan : Apabila realisasi lebih kecil bisa berarti ada barang yang semula dinyatakan impor ternyata realisasinya lokal. Sebaliknya, apabila realisasi lebih besar bisa berarti bahwa terdapat impor barang yang mendapat fasilitas, akan tetapi bukan untuk pengadaan barang/jasa Pemerintah.

m) Atas adanya pekerjaan tambah kurang, pastikan bahwa telah dibuatkan addendum tambah kurang, dan teliti kewajarannya volume dan harga serta pastikan bahwa nilai/harga pekerjaan tambah kurang, tidak melebihi 10% dari nilai kontrak.

n) Apabila pekerjaan dipersyaratkan dalam kontrak untuk diasuransikan oleh penyedia barang/jasa, teliti apakah telah diasuransikan dan dapatkan copy polis dan bukti pembayaran preminya.

17

3) Pajak dan Penerimaan Negara Bukan Pajak.

Langkah Kerja. a) Identifikasi jenis pajak/PNBP atas kontrak pengadaan barang/jasa

perlu dicermati bahwa dalam beberapa dokumen kontrak tidak disebut secara spesifik pajak-pajak yang harus dipungut pemberi kerja.

b) Periksa dokumen pembayaran kontrak dan dokumen penyetoran pajak/PNBP untuk memastikan semua transaksi yang seharusnya dibebankan pajak/PNBP sudah dipungut dan disetorkan ke kas negara/kas daerah, termasuk biaya penyelenggaraan dan pembuatan dokumen yang dipungut pada saat pengambilan dokumen. Bila perlu lakukan konfirmasi ke Bank persepsi.

c) Periksa kesesuaian pengenaan tarif atas pajak/PNBP. d) Lakukan prosedur lainnya untuk memastikan tidak terdapat

pajak/PNBP yang belum dipungut dan atau disetor ke Kas Negara/Kas Daerah. Jika ada tetapkan nilainya. (Peraturan perpajakan yang berlaku untuk pengadaan barang/jasa pemerintah terutama adalah PP No. 140 tahun 2000 dan Keputusan Menteri Keuangan No.559/KMK.04/2000)

b. Harga Kontrak dan Pelaksanaan Jasa Konsultan.

Tujuan. Untuk menilai kewajaran harga kontrak dan keseuaian pelaksanaan jasa konsultan dengan ketentuan yang berlaku.

Langkah Kerja. 1) Uji data yang diuraikan dalam curriculum vitae (CV) tenaga konsultan, a.l.

dengan meminta salinan ijazah, dan meneliti pengalaman substansialnya yang didukung dengan referensi dari pengguna jasa sebelumnya.

2) Uji billing rate yang ditetapkan dalam kontrak dengan ketentuan yang berlaku (apabila ada)

3) Bandingkan biaya personil dalam kontrak dengan biaya personil yang diatur dalam TOR

4) Yakinkan bahwa biaya non personil yang dibebankan telah sesuai (diperbolehkan) dalam ketentuan kontrak.

5) Uji apakah dalam biaya non personil terdapat biaya pembelian/pengadaan barang. Jika ada, teliti apakah telah dilaksanakan secara efisien dan ekonomis, sesuai dengan ketentuan dalam Keppres No.80 tahun 2003, (Misalnya melalui perbandingan harga diantara beberapa penawar).

6) Periksa nama-nama personil yang ditetapkan dalam kontrak bandingkan dengan daftar hadir konsultan. Uji apakah daftar hadir tersebut dapat diandalkan (reliabel). Apakah ada penggantian, teliti apakah personil penggantinya minimal setara dengan personil yang dicantumkan.

7) Periksa kontrak lain yang ditandatangani oleh konsultan dengan proyek lain dengan waktu yang bersamaan dan teliti apakah personil-personil yang terdapat dalam kontrak tidak terdapat dalam kontrak lain tersebut.

18

8) Periksa bukti realisasi pembayaran kepada konsultan, dan teliti apakah pembayaran tersebut telah sesuai dengan prestasi yang dilaksanakan, termasuk progress report.

9) Teliti kebenaran daftar kehadiran konsultan di tempat pekerjaan, dan membandingkan dengan daftar hadir rapat-rapat konsultasi dan dalam kegiatan lain yang berkaitan dengan kontrak yang diperiksa.

10) Periksa apakah terdapat penggantian tenaga konsultan selama masa pelaksanaan kontrak konsultan baik yang diajukan oleh penyedia jasa maupun pengguna jasa, bila ada, periksa apakah penggantian tersebut tidak mengakibatkan kualifikasi tenaga konsultan lebih rendah darpada yang diganti, serta adanya penambahan biaya.

11) Bandingkan jangka waktu kontrak jasa konsultan dengan jangka waktu kontrak jasa konstruksi yang diawasi. Kaitkan setiap progress kemajuan bulanan pekerjaan konstruksi yang diawasi dengan jumlah pembayaran bulanan kepada konsultan pengawas. (Pada bulan-bulan tertentu progress pekerjaan konstruksi nol persen, namun pembayaran atas man month konsultan tetap penuh)

4. Aspek Kuantitas Pengadaan Barang

Tujuan. Untuk meyakinkan bahwa realisasi kuantitas pengadaan barang/jasa telah sesuai dengan kuantitas yang ditetapkan dalam kontrak dan pembayaran telah dilakukan sesuai dengan realisasi fisik.

Langkah Kerja. a. Dapatkan dan teliti BA penyelesaian pengadaan barang/jasa dan bandingkan

dengan kontrak. b. Lakukan pengujian/perhitungan fisik untuk memastikan bahwa jumlah barang

yang diterima/volume konstruksi telah sesuai dengan kontrak. Pengujian fisik/perhitungan dituangkan dalam Berita Acara Pemeriksaan Fisik yang ditandatangani oleh auditor dan pemberi kerja.

c. Tetapkan ada tidaknya kekurangan kuantitas/volume barang/jasa. Jika terjadi kekurangan, tentukan jumlahnya termasuk nilai rupiah berdasarkan harga satuan dalam kontrak dikalikan dengan volume pekerjaan yang kurang. Disamping itu hitung juga denda keterlambatan sebesar satu permil per hari.

d. Teliti apakah terdapat bagian pekerjaan utama yang dialihkan (disubkontrakkan) kepada pihak lain. Pekerjaan yang dapat disubkontrakkan adalah bukan pekerjaan utama dan utamakan kepada penyedia barang/jasa kecil, namun tanggungjawab tetap pada penyedia barang/jasa utama.

e. Apakah terdapat pekerjaan tambah/kurang. Teliti sebab-sebab adanya pekerjaan tambah/kurang tersebut, dan yakinkan bahwa pekerjaan tambah/kurang tersebut telah didasarkan pada kondisi yang dapat dipertanggungjawabkan / wajar, antara lain : telah sesuai dengan addendumnya, dan lakukan pemeriksaan fisiknya.

f. Lakukan konfirmasi (kepada supplier dari penyedia pemakai atau pihak lain) untuk menyakini bahwa kuantitas telah sesuai dengan kontrak dan dokumen pendukungnya.

19

g. Lakukan prosedur lainnya untuk memastikan pengadaan barang/jasa telah sesuai dengan kontrak.

h. Teliti saat (tanggal-tanggal) dan jumlah tahapan pembayaran, kemudian bandingkan dengan saat (tanggal-tanggal) atau tingkat progress pengadaan barang/jasa untuk meyakinkan bahwa pembayaran (termasuk termin) telah didasarkan pada saat dan tingkat kemajuan fisik pekerjaan (progress report) serta tatacara pembayaran yang tercantum dalam kontrak

i. Teliti apakah terdapat pemblokiran dana untuk menghindari hangusnya anggaran dengan cara membuat BA kemajuan pekerjaan yang tidak benar (biasanya dilakukan menjelang akhir tahun anggaran).

j. Dapatkan transaksi pembayaran dan lakukan pengujian bahwa pembayaran tersebut benar diterima oleh rekanan terkait, serta bandingkan antara invoice dan dokumen penerimaan untuk mendeteksi adanya tagihan palsu.

k. Apabila barang berasal dari luar negeri (import) dapatkan PIB atas barang tersebut, baik dari penyedia barang/jasa maupun dari pihak lain seperti KPBC.

5. Aspek Ketepatan Kualitas Pengadaan Barang/Jasa.

Tujuan. Untuk meyakinkan bahwa kualitas pengadaan barang/jasa yang telah dilaksanakan sesuai dengan persyaratan (spesifikasi) yang ditetapkan dalam kontrak. Langkah Kerja. a. Pelajari (analisa) dokumen kontrak untuk mengetahui persyaratan dokumen

kontrak, untuk mengetahui persyaratan kualitas barang/jasa yang diperjanjikan dalam kontrak.

b. Dapatkan dan teliti Berita Acara penyelesaian pekerjaan, dan dokumen pendukung, untuk mengetahui apakah telah dibuat dan diproses dengan memadai sesuai ketentuan yang ada dan telah mengikutsertakan petugas yang kompeten.

c. Lakukan pengujian kualitas barang/jasa untuk meyakini bahwa spesifikasinya telah sesuai dengan persyaratan yang ditetapkan dalam kontrak. (Apabila dipandang perlu gunakan pendapat ahli yang kompeten dalam menentukan kualitas tersebut. Hasil pengujian dituangkan dalam Berita Acara Pengujian Mutu).

d. Yakinkan kesesuaian kuantitas barang/jasa, pengujian dapat juga dilakukan dengan konfirmasi kepada unit atau pihak pemakai barang yang telah dibeli.

e. Yakinkan ada tidaknya pengurangan kualitas barang/jasa Jika ada, tentukan jumlahnya termasuk nilai rupiah.

f. Dapatkan/ mintakan certificate of Origin untuk memastikan keoriginalan barang pabrikan.

g. Khusus untuk barang-barang tertentu, yakinkan bahwa dalam kontrak telah dipersyaratkan untuk dilakukan uji kelaikan. Apabila telah dilakukan, dapatkan Berita Acara atas pengujian kelaikan dimaksud.

20

6. Aspek Ketepatan Waktu Penyelesaian Pengadaan B/J. Tujuan : Untuk meyakinkan bahwa penyelesaian pengadaan B/J telah sesuai atau tidak melampaui jangka waktu yang ditetapkan dalam kontrak dan addendumnya. Langkah Kerja : a. Pelajari kontrak dan dokumen terkait untuk mengetahui batas waktu

penyelesaian pekerjaan dan sanksi keterlambatan pekerjaan. b. Dapatkan Berita Acara Penyelesaian Pekerjaan, atau dokumen sejenis untuk

mengetahui kapan pekerjaan telah diselesaikan dan bandingkan dengan jangka waktu seharusnya / sesuai kontrak.

c. Apabila ada perpanjangan waktu penyelesaian pekerjaan (addendum kontrak), teliti dengan seksama penyebab perpanjangan tersebut untuk menentukan bahwa perpanjangan layak dan wajar untuk diberikan, bukan untuk menutupi kegagalan penyedia / rekanan. Hal-hal yang layak dan wajar untuk perpanjangan waktu :

Pekerjaan tambah Perubahan desain Keterlambatan yang disebabkan oleh pengguna B/J. Masalah yang timbul diluar kendali penyedia B/J Keadaan kahar (force majeur).

d. Apabila terdapat keterlambatan pekerjaan karena kelalaian penyedia B/J, yakinkan bahwa telah dikenakan denda sesuai kontrak. Pengguna B/J dapat memutus kontrak sesuai klausul kontrak bila keterlambatan diduga akan berlarut, yaitu pada perhitungan denda keterlambatan jauh sebelum mencapai jumlah jaminan pelaksanaan. Apabila pemutusan kontrak sepihak dilakukan, konsekuensi terhadap penyedia B/J adalah : jaminan pelaksanaan menjadi milik Negara / Daerah, sisa uang muka harus dilunasi oleh penyedia B/J, bayar denda/ganti rugi kepada Negara/Daerah, masuk daftar hitam untuk jangka waktu tertentu.

e. Apabila keterlambatan pelaksanaan pekerjaan karena kelalaian pengguna B/J, maka dikenakan sanksi ganti rugi kepada penyedia B/J, sesuai yang tercantum dalam kontrak dan peraturan perundangan yang berlaku.

f. Yakinkan ketepatan penyelesaian pekerjaan / penyerahan B/J, dapat juga dilakukan melalui konfirmasi dan / atau wawancara dengan berbagai pihak pengguna barang, atau pihak lain, serta prosedur lainnya untuk menentukan kapan sesungguhnya pekerjaan/ barang tersebut diterima / selesai.

7. Aspek Pemanfaatan Hasil Pengadaan B/J

Tujuan : Untuk meyakinkan bahwa pengadaan B/J yang sedang atau telah diselesaikan/ diserahkan telah sesuai dengan kebutuhan dan atau telah dimanfaatkan sebagaimana seharusnya. Langkah Kerja : a. Lakukan peninjauan lokasi terhadap pengadaan konstruksi untuk menentukan

bahwa pekerjaan konstruksi telah diselesaikan dan telah dimanfaatkan sebagaimana mestinya. Apabila terdapat suatu pekerjaan yang telah selesai

21

tetapi tidak digunakan, teliti penyebabnya. (Penelitian meliputi proses awal munculnya kegiatan tersebut apakah memang telah berdasarkan usulan yang membutuhkan dan seterusnya).

b. Terhadap pengadaan barang, dapatkan dokumen serah terima barang ke

pemakai barang atau dokumen lainnya, untuk mengetahui lokasi barang tersebut. Lakukan peninjauan lapangan/ cek fisik, wawancara atau konfirmasi kepada pemakai untuk meyakinkan bahwa barang tersebut telah digunakan sebagaimana mestinya dan atau telah sesuai kebutuhan.

c. Teliti ketertiban pengadministrasian atas pengadaan yang telah selesai dikerjakan, antara lain apakah telah dimasukkan dalam daftar inventaris, buku induk barang inventaris, dan SIMAK BMN.

d. Teliti apakah pengadaan B/J yang dikerjakan/ dibeli telah didukung oleh kondisi sarana/ prasarana atau fasilitas yang tersedia. (Misal pembelian alat canggih yang listriknya atau operatornya tidak tersedia sehingga barang tidak dapat dimanfaatkan, walaupun sebenarnya barang tersebut sangat dibutuhkan).

e. Teliti bahwa pengadaan B/J bukan merupakan pengadaan yang sudah pernah dilakukan sebelumnya (pengadaan produk lama). Contoh : Pembuatan desain atau pedoman baru, ternyata merupakan reproduksi dari desain yang lama.

f. Jika hasil pengadaan B/J belum dimanfaatkan, teliti apakah kondisi tidak dimanfaatkan tersebut bersifat sementara atau permanen (ada kaitannya dengan rekomendasi yang akan disampaikan).

g. Lakukan prosedur lainnya untuk meyakinkan pemanfaatan pengadaan B/J yang telah dilaksanakan.

h. Jika ada, uraikan pekerjaan B/J yang tidak dimanfaatkan oleh pengguna atau ternyata dimanfaatkan oleh pihak yang tidak seharusnya, dan ungkapkan juga jumlah dan nilainya.

8. Aspek Identifikasi Tindak Pidana Korupsi (TPK).

(Uraikan dan langkah audit berikut merupakan alat pengecekan untuk meyakinkan bahwa indikasi atau titik kritis telah diwaspadai dan langkah audit yang diperlukan telah dilakukan pada tahap audit sebelumnya).

Tujuan : Untuk mengidentifikasi adanya indikasi TPK dalam pelaksanaan proses pengadaan B/J. Indikasi TPK sebagai berikut : a. Pengadaan yang seharusnya dengan pelelangan umum, namun dilaksanakan

dengan penunjukan langsung dan berdampak merugikan keuangan Negara, b. Pengaturan lelang atau disebut juga pelelangan kolusif, yang disertai

pemberian fee kepada yang kalah, c. Spesifikasi pengadaan B/J yang telah dikerjakan / diserahkan tidak sesuai

dengan kontrak, namun dibayar dengan harga kontrak, d. Penetapan spesifikasi mengarah ke satu barang atau merk tertentu, dan tidak

menguntungkan Negara, e. Pengadaan B/J tidak terealisir,

22

f. Pembayaran dua kali atas suatu pengadaan B/J, g. Tagihan palsu, h. Penyalahgunaan atau rekayasa pekerjaan tambah kurang, i. Kontraktor bayangan atau fiktif (pinjam nama saja) yang berpengaruh pada

kualitas barang/jasa yang diadakan.

Langkah kerja yang dapat dilakukan untuk mendeteksi adanya masing-masing indikasi tersebut, antara lain adalah : a. Pengadaan yang seharusnya dengan pelelangan umum, namun dilaksanakan

dengan penunjukan langsung dan berdampak merugikan keuangan Negara, teliti apakah pengadaan B/J yang seharusnya dilaksanakan dengan pelelangan umum ternyata dilaksanakan dengan penunjukan langsung dan berdampak merugikan keuangan Negara. Kriteria penunjukan langsung hanya bisa dilakukan dalam keadaan tertentu dan pengadaan B/J yang bersifat khusus.

b. Pengaturan lelang/ pelelangan kolusif yang disertai pemberian fee kepada yang kalah. Ciri-cirinya, antara lain :

- Format penawaran para penawar seragam, - Perbedaan harga penawar antara penawar yang satu dengan lainnya

dengan jumlah interval yang teratur atau hanya pada item tertentu.

23

III. LAIN- LAIN

A. Dasar Hukum Pengadaan Barang/Jasa

1. Undang-Undang No. 15 Tahun 2004 tentang Pemeriksaan Pengelolaan dan Tanggung Jawab Keuangan Negara;

2. Peraturan Pemerintah No. 29 Tahun 2000 tentang Penyelenggaraan Jasa Konstruksi; 3. Peraturan Pemerintah No. 60 Tahun 2008 tentang Sistem Pengendalian Internal

Pemerintah; 4. Keputusan Presiden No. 42 Tahun 2002 tentang Pedoman Pelaksanaan Anggaran

dan Belanja Negara, sebagaimana telah dirubah dengan Keputusan Presiden No. 72 Tahun 2004;

5. Keputusan Presiden No. 80 Tahun 2003 tentang Pedoman Pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah, sebagaimana telah dirubah terakhir dengan Peraturan Presiden No. 95 Tahun 2007 (Perubahan ke 7);

6. Keputusan Menkes RI Nomor : 1575 Tahun 2005 tentang Organisasi dan Tata Kerja Inspektorat Jenderal Depkes.

7. Surat Edaran Menteri Koordinator EKKU dan WASBANG No. SE-04/M.EKKU/1994 tanggal 15 Desember 1994 perihal tata cara permintaan persetujuan pengadaan barang/jasa dari Menko EKKU dan WASBANG (Lampiran huruf B no. 4)

8. Surat Edaran Kepala Badan Pengawasan Keuangan dan Pembangunan (BPKP) No. S-132/K/1995 tanggal 27 Februari

B. Proses Perencanaan.

(Kondisi) ………………………….. 1. Bagaimana perencanaan pengadaan barang, apakah berdasarkan usulan dari user

(bottom up) atau ditentukan oleh unit diatasnya/penangungjawab program (top down) 2. Apakah dalam perencanaan anggaran menggunakan unit cost SBU atau harga dari

sumber lain. 3. Apakah RKA-KL telah sesuai dengan usulan perencanaan awal. 4. Apakah DIPA sesuai dengan RKA-KL yang diusulkan. 5. Apakah POK sesuai dengan DIPA. 6. Apakah ada revisi DIPA. 7. Apakah ada revisi POK. 8. Dan lain-lainnya..... (bila ada)

C. Prosedur pengadaan yang telah ditempuh sebelum kontrak ditandatangani adalah sebagai berikut : 1. Kronologis Pengadaan

Berdasarkan uraian kronologis kegiatan pengadaan ………… yang dilakukan pada satuan kerja ………, tahun anggaran 200.. tersebut diatas, diketahui bahwa prosedur pengadaan barang tersebut telah/belum sepenuhnya dilaksanakan dengan tertib sesuai ketentuan yang berlaku, yaitu : Kondisi : Diuraikan kondisi yang menyimpang ........, misalnya : a. Pembentukan Panitia : ...... b. Pembuatan dokumen lelang/RKS : Spesifikasi teknis apakah mengarah kepada

merk/produk tertentu; mengutamakan produksi dalam negeri; diharuskan menyerahkan Certificate of origin untuk barang import; certificate of analisys untuk

24

bahan baku obat; Masa kadaluarsa untuk obat minimal 2 tahun; certificate of calibration untuk alat laboratorium; melakukan ujicoba/uji fungsi; dilakukan pelatihan untuk peralatan tertentu; SNI/SII untuk produk lokal; jenis jaminan penawaran dari Bank untuk barang/jasa dan dari Bank atau perusahaan asuransi yang mengikuti program surety bond dll....... yang ditentukan oleh Menteri Keuangan.

c. Penyusunan HPS/OE didukung dengan data dasar yang dapat dipertanggungjawabkan terutama survey harga pasar pada saat menjelang dilakukannya pengadaan.

d. Jadual pelaksanaan pengadaan barang dan jasa sudah sesuai dengan ketentuan (tenggang waktu/hari); sudah memperhitungkan batas waktu efektifnya anggaran dan batas waktu berakhirnya tahun anggaran (tanggal 16 Desember 2008).

e. Pengumuman dimuat dalam Harian Nasional dan Harian Lokal dan ditempel di papan pengumuman.

f. Pendaftaran/Pengambilan dokumen : ............ g. Apakah telah dibuat Pakta Integritas. h. Aanwijzing/penjelasan : diumumkannya total HPS/OE; panitia tidak menjelaskan

seluruh isi dokumen; tanya jawab dibatasi; membuat kesepakatan yang isinya melanggar prosedur; panitia merubah isi dokumen pengadaan tanpa dicantumkan dalam BA Penjelasan.

i. Pemasukan dan Evaluasi Penawaran : Evaluasi penawaran tidak sesuai dengan metode yang telah ditetapkan dalam dokumen lelang.

j. Pengumuman pemenang tidak jelas untuk mengelabui masa sanggah. k. Sanggahan dan sanggah banding tidak sesuai ketentuan. l. Waktu penandatanganan kontrak yang tidak sesuai ketentuan , antara lain :

penandatanganan kontrak dilakukan sebelum jaminan pelaksanaan diserahkan; isi kontrak berbeda dengan dokumen pengadaan/RKS dan BA Penjelasannya; Spesifikasi teknis mengarah kepada merk/produk tertentu; tidak mengutamakan produksi dalam negeri; diharuskan menyerahkan Certificate of origin untuk barang import; certificate of analisys untuk bahan baku obat; masa kadaluarsa obat; certificate of calibration untuk alat laboratorium; melakukan ujicoba/uji fungsi; dilakukan pelatihan untuk peralatan tertentu; SNI/SII untuk produk lokal; wiring diagram untuk peralatan yang menggunakan elektrik; jenis jaminan pelaksanaan dari Bank.

m. Apakah PT/CV..... (pelaksana konstruksi / Konsultan perencana / konsultan pengawas) telah mengikutsertakan pekerja dalam program Jamsostek; mengurus IMB; Ijin Pemanfaatan Bangunan (IPB).

n. Apakah pihak kontraktor menggunakan fasilitas listrik dan air dari pengguna barang (pekerjaan konstruksi)

o. Dan lain-lain yang ditemukan..........

2. Harga kontrak dan persyaratan-persyaratan lain yang tercantum dalam kontrak. a. Harga

1) Apakah harga kontrak telah dirinci per item, baik volume maupun harganya.

2) Bagaimana syarat pembayarannya, menggunakan rupiah/valuta asing. Apakah terdapat resiko/keuntungan selisih kurs yang ditanggung/dinikmati oleh rekanan/pemberi kerja (owner).

25

3) Apakah harganya bersifat tetap atau terdapat syarat penyesuaian harga yang terdapat dalam kontrak.

4) Apakah terdapat ketentuan penyesuaian harga yang tidak wajar sehingga merugikan pemberi kerja.

5) Apakah terdapat ketentuan kontrak yang memungkinkan rekanan ybs mengajukan klaim atau tambahan harga kontrak.

6) Bagaimana kesimpulan pemeriksaan terhadap kewajaran harga kontrak ybs dengan disertai uraian mengenai metode pengujian yang telah digunakan oleh pemeriksa sebelum dapat mengambil kesimpulan mengenai kewajaran harga.

7) Dll yang ditemukan ……

Selain hal tersebut juga dijelaskan pembanding yang digunakan oleh Panitia Pengadaan Barang untuk menentukan kewajaran harga penawaran dan dapat dipertanggung jawabkan adalah dengan membandingkan harga plafon dalam DIPA Satuan Kerja ………………. Dengan Harga Perhitungan Sendiri (HPS)/Owner’s Estimate (OE) yang berasal dari harga ………...

(Bagaimana panitia pengadaan menetapkan HPS/OE dan perhitungan unsur-unsur lainnya a.l. : pajak, keuntungan, transport, asuransi dan unsur-unsur lainnya yang diperkenankan).

b. Volume dan kualitas

(Kondisi)………. 1) Apakah syarat pembayaran yang tercantum dalam kontrak ybs yang berkaitan

dengan volume, apakah syarat pembayaran ini wajar dan tidak terdapat ketentuan yang merugikan pemberi kerja.

2) Apakah mekanisme pengawasan yang ada pada pelaksanaan kontrak ybs untuk meyakinkan diri bahwa volume yang dibayar benar-benar sama dengan volume yang dikerjakan atau diserahkan.

3) Dalam hal digunakan kontrak lumpsum, apakah ada kecenderungan bhw volume yang tercantum dalam RAB sengaja dinaikan padahal dari semula sudah dapat diketahui bahwa volume yang diperlukan pasti lebih kecil.

4) Apakah spesifikasi pekerjaan dan metode pengujian yang tercantum dalam kontrak ybs untuk dapat meyakinkan diri bahwa kualitas pekerjaan yang dibayar benar-benar sesuai dengan persyaratan yang tercantum dalam kontrak

5) Apakah mekanisme pengawasan yang sebenarnya berjalan pada pelaksanaan kontrak ybs untuk dapat meyakinkan diri bahwa kualitas pekerjaan yg dibayar benar-benar sesuai dengan persyaratan yang tercantum dalam kontrak.

c. Jangka Waktu Penyelesaian Kontrak

Kondisi ...... 1. Apakah realisasi pelaksanaan pengadaan barang/jasa ………….. telah

dilaksanakan sesuai/tidak sesuai waktu yang ditetapkan dalam kontrak, yakni selama …………… hari kelender (Ketepatan waktu penyerahan barang).

2. Apakah sudah dipungut sanksi denda keterlambatan penyerahan barang (bila ada); perhitungan sanksi denda sudah sesuai dengan waktu keterlambatan.

26

3. Apakah jaminan pelaksanaan sudah dicairkan dan disetor ke Kas Negara untuk pemutusan kontrak sepihak oleh Pengguna Barang akibat dari cidera janji/wanprestasi pihak penyedia barang.

4. Apakah terdapat addendum kontrak mengenai perubahan jangka waktu pelaksanaan penyerahan. Teliti apakah alasannya sesuai ketentuan.

5. Dan lain-lain yang ditemukan........

d. Jenis Kontrak Kondisi, ......... 1. Apakah jenis kontrak yang sudah ditandatangani sesuai dengan yang

dicantumkan dalam dokumen pengadaan/RKS. 2. Penggunaan dengan kontrak lump sum teliti apakah ada kecenderungan

volume yang tercantum dalam RAB sengaja dinaikkan padahal dari semula sudah dapat diketahui bahwa volume yang diperlukan pasti lebih kecil.

e. Pembayaran

(Kondisi) …………………………… 1. Cara pembayaran dengan SPM-LS apakah benar ke rekening PT/CV .........

perusahaan pemenang atau ke rekening lainnya yang tidak berhak. 2. Pembayaran Uang Muka dengan syarat Pihak Kedua menyerahkan Surat

Jaminan Bank dari Bank Umum atau Perusahaan Asuransi yang mempunyai Program Asuransi Kerugian (Surety Bond) yang ditetapkan oleh Menteri Keuangan RI yang nilainya sama dengan dengan jangka waktu berlakunya sekurang-kurangnya sama dengan masa berlakunya Surat Jaminan Pelaksanaan Kontrak.

3. Apakah pembayaran per termin sudah sesuai dengan prestasi pekerjaan. 4. Apakah dalam pembayaran telah memperhitungkan penggunaan listrik dan air

pihak pertama (untuk pekerjaan konstruksi) 5. Apakah masa pemeliharaan telah disertai dengan jaminan pemeliharaan.

f. Penggunaan Produksi Dalam Negeri

(Kondisi)………………………….. 1. Apakah kontrak mengatur ketentuan penggunaan produksi dalam negeri dan

kaitannya dengan ketentuan yang berlaku. 2. Apakah pelaksanaan atas ketentuan yang ditetapkan dalam kontrak tersebut

sudah sesuai dengan ketentuan yang berlaku. 3. Apakah penawaran rekanan telah menyatakan kandungan lokal/produksi

dalam negeri yang ditawarkan.

g. Pemanfaatan Barang (Kondisi) …………. 1. Apakah pemanfaatan barang yang telah diterima oleh user dapat langsung

dimanfaatkan. 2. Apakah kebutuhan barang user sesuai dengan barang yang diadakan. 3. Apakah sarana penunjang terhadap barang tersebut antara lain :

ruangan/gedung; listrik; operator, peralatan komplementer lainnya telah tersedia.