pengurusan risiko dan peluang - polimelaka.edu.my · 8. melaksanakan pembasmian serangan-serangga...

POLITEKNIK MELAKA SISTEM PENGURUSAN KUALITI ISO 9001:2015

PENGURUSAN RISIKO DAN PELUANG

UNIT ASET & STOR

JUN 18 – JUN 19

1

1 PENGURUSAN RISIKO DAN PELUANG

KANDUNGAN

PROSES PENGURUSAN RISIKO DAN PELUANG .............................................................. 2

1. LANGKAH 1 - KOMUNIKASI DAN KONSULTANSI ....................................................... 3

2. LANGKAH 2 - PENGWUJUDAN KONTEKS .................................................................. 4

3. LANGKAH 3 - KENALPASTI RISIKO DAN PELUANG ................................................... 6

4. LANGKAH 4 - ANALISIS RISIKO ................................................................................... 7

4.1.1 Analisis BOW-TIE: R-UAS-01 ................................................................................. 7

4.1.2 Analisis BOW-TIE : R-UAS-02 ................................................................................ 8

4.1.3 Analisis Tindakan Pencegahan dan Mitigasi ........................................................... 9

5. LANGKAH 5-PENILAIAN RISIKO DAN PELUANG ...................................................... 10

5.1.1 Penilaian Kebarangkalian Dan Impak Risiko ......................................................... 10

5.1.2 Penilaian Kebarangkalian Dan Impak Peluang .................................................... 10

5.1.3 Heat Matrix Risiko dan Peluang ............................................................................ 11

6. LANGKAH 6- TINDAK BALAS RISIKO DAN PELUANG .............................................. 12

6.1.1 Pelan Tindak Balas Risiko Dan Peluang ............................................................... 12

6.1.2 Strategi Dan Rawatan Risiko (Treatment Plan) ..................................................... 12

6.1.3 Strategi Rebut Peluang ......................................................................................... 13

7. LANGKAH 7- PEMANTAUAN DAN KAJIAN SEMULA ................................................. 14

7.1.1 Pemantauan dan Usulan....................................................................................... 14

8. DATA KOMULATIF PENILAIAN KEBERKESANAN TINDAKAN .................................. 15

9. LAMPIRAN ................................................................................................................... 16

9.1 Definisi ......................................................................................................................... 16

9.2 Lampiran 1: Kod Daftar ............................................................................................... 16

9.3 Lampiran 2: Darjah Kualitatif Kebarangkalian dan Impak ............................................. 17

9.4 Lampiran 3: Pelan Tindakbalas Risiko ......................................................................... 17

2


PROSES PENGURUSAN RISIKO DAN PELUANG ADAPTASI: MS ISO 31000:2010

PENGWUJUDAN KONTEKS (ESTABLISHMENT OF CONTEXT)

Konteks Strategik Konteks Proses

Konteks Keselamatan dan Pekerjaan Konteks Pelanggan

Konteks projek Penentuan Kriteria

Pengaruh Dalaman dan Luaran

KENALPASTI RISIKO & PELUANG (RISK IDENTIFICATION) Apa yang boleh berlaku?

Bagaimana boleh berlaku? Imput dari Data-data sejarah dll

ANALISIS RISIKO & PELUANG (RISK ANALYSIS)

PENILAIAN RISIKO & PELUANG (RISK EVALUATION)

Membandingkan kriteria Kebarangkalian & Impak

Magnitud risiko & peluang Keutamaan

PELAN RAWATAN &TINDAKBALAS (RISK TREATMENT)

Mengenalpasti & menilai pilihan rawatan Mengenalpasti dan melaksanakan rawatan

Pelan Tindakan

PE

MA

NT

AU

AN

DA

N K

AJ

IAN

SE

MU

LA

(M

ON

ITO

RIN

G A

ND

RE

VIE

W)

KO

MU

NIK

AS

I D

AN

KO

NS

UL

TA

NS

I (C

OM

MU

NIC

AT

IOA

N A

ND

CO

NS

UL

TA

TIO

N)

Penilaian Risiko & Peluang

Menentukan kebarangkalian

dan punca

Menentukan kesan dan

akibat

Menentukan kawalan sediaada

Menentukan tahap risiko

3


1. LANGKAH 1 - KOMUNIKASI DAN KONSULTANSI Nyatakan pihak-pihak yang terlibat dalam penyediaan dan penyebaran maklumat serta

penglibatan langsung atau tidak dalam pengurusan risiko dan peluang

PELANGGAN UTAMA JAB/BHG/UNIT

STAF POLITEKNIK MELAKA

PIHAK BERKEPENTINGAN (LUAR ORGANISASI)

ORGANISASI HUBUNGAN

1. Kementerian Kewangan Malaysia Mendapatkan budget tahunan

Kelulusan kewangan

2. Suruhanjaya Pencegahan Rasuah Integriti kakitangan

3. Pembekal Bekalan Alat tulis

PIHAK BERKEPENTINGAN (DALAM ORGANISASI)

1. Pengarah Meluluskan budget

2. Unit Kewangan Menguruskan perolehan gunasama

PIHAK BERKEPENTINGAN (DALAM JABATAN/BAHAGIAN/UNIT)

1. Penolong Pegawai Tadbir (N29) 1 orang

2. Pembantu Tadbir 2 orang

3. Pembantu Operasi 1 orang

4


2. LANGKAH 2 - PENGWUJUDAN KONTEKS

PEMILIK RISIKO DAN PELUANG KOD DAFTAR

UNIT ASET & STOR UAS

FUNGSI/KEY ACTIVITIES OBJEKTIF

Pengurusan Aset :

1. Menguruskan semua Aset Alih, Aset Hidup, Stor dan Aset Tak Ketara Kerajaan di Kementerian/ Jabatan/ PTJ di bawah kawalannya meliputi Penerimaan, Pendaftaran, Penggunaan, Penyimpanan dan Pemeriksaan, Penyelenggaraan, Pelupusan; dan Kehilangan dan Hapus Kira.

2. Menguruskan pelantikan Pegawai Aset, Pegawai Pemeriksa, Lembaga Pemeriksa Pelupusan, Jawatankuasa Penyiasat dan Pemverifikasi Stor

3. Menjadi Urus Setia kepada Mesyuarat Jawatankuasa Pengurusan Aset Kerajaan (JKPAK)

4. Menyelaras Laporan Suku Tahun daripada PMK untuk dibentangkan di dalam Mesyuarat JKPAK yang diadakan setiap tiga (3) bulan sekali

5. Mendapatkan Laporan Tahunan Pengurusan Aset Alih dan Stor

6. Menyediakan dan mengemukakan Laporan Eksekutif Pengurusan Aset Kerajaan ke Perbendaharaan Malaysia sebelum 15 Mac tahun berikutnya.

Pengurusan Stor : 1. Memantau urusan stor selaras Tatacara

Pengurusan Stor Kerajaan Pekeliling Perbendaharaan Malaysia AM 6 meliputi Penerimaan, Merekod Stok, Penyimpanan, Pengeluaran, Pemeriksaan, Keselamatan dan Kebersihan, Pelupusan dan Kehilangan dan Hapus Kira

2. Memantau pengurusan pelantikan Pegawai Stor, Penerima Stok, Pengeluar Stok, Pemeriksa Stok dan Pemverifikasi Stor

3. Memantau penyediaan Laporan Suku Tahun Pengurusan Stor untuk dibentang dalam Mesyuarat JKPAK.

4. Memantau penyediaan dan mengemukakan Laporan Eksekutif Pengurusan Aset Kerajaan ke Perbendaharaan Malaysia sebelum 15 Mac tahun berikutnya

1. Memastikan ketersediaan aset bagi

keperluan staf dan pelajar 2. Memastikan ketersediaan stok bagi

keperluan staf

RUJUKAN LUARAN PROSES KERJA & RUJUKAN DALAMAN

1. 1PP 2. Arahan perbendaharaan

1. PS-03 Pengurusan Perolehan Bekalan/Perkhidmatan

DATA SEJARAH YANG BERKAITAN DENGAN BAHAGIAN

SEJARAH POSITIF (PENCAPAIAN PELUANG) SEJARAH NEGATIF (RISIKO YANG JADI KEMALANGAN)

1. Tiada 1. Tiada

5


IMPAK DAN PENGARUH ISU DALAMAN DAN LUARAN TERHADAP PENCAPAIAN OBJEKTIF

5 4 3 2 1 7S Mc Kinsey PESTEL 1 2 3 4 5

4 Strategy Political

Structure Economic

4 Systems Social

Shared Values Technology

Style (leadership) Environment

4 Staff Legal

4 Skills & Competency -

1 Sangat Rendah

2 Rendah

3 Sederhana

4 Besar

5 Sangat besar

6


3. LANGKAH 3 - KENALPASTI RISIKO DAN PELUANG Nota: Tentukan kod untuk tujuan ‘daftar risiko dan peluang’. Rujuk contoh lampiran 1

OBJEKTIF # 01

KOD RISIKO

R-UAS-01 Kehilangan Aset Alih Kerajaan

R-UAS-02 Kehilangan dan Kerosakan Stok

KOD PELUANG

P-UAS-01 Menambahkan kekerapan pemeriksaan mengejut aset alih mengikut tatacara

pengurusan aset

P-UAS-02 Memperketatkan kawalan keluar masuk bangunan oleh Pengawal Keselamatan

P-UAS-03 Pemantauan stok dalam Sistem SPS secara efisyen

P-UAS-04 Pemantauan keluar masuk staf dalam Stor Utama

7


4. LANGKAH 4 - ANALISIS RISIKO

4.1.1 Analisis BOW-TIE: R-UAS-01

OBJEKTIF

Memastikan ketersediaan aset bagi keperluan staf dan pelajar

BOW TIE ANALYSIS

Rujuk 7S Mc Kinsey & PESTEL sebagai panduan faktor punca dan impak

2 PUNCA

3 TINDAKAN PENCEGAHAN

1 PERISTIWA RISIKO

5 TINDAKAN MITIGASI

4 IMPAK

Pergerakan Aset Alih tidak direkod

KEHILANGAN ASET KERAJAAN

Merekodkan pergerakan Aset menggunakan

KEW.PA 9

Teguran audit

Pemilik Lokasi tidak mengambil maklum

perihal Aset Alih

Susun atur aset alih tidak mengikut

lokasi yang didaftarkan

Aset Alih tidak diletakkan dalam keadaan selamat

dan berkunci

Program/Kursus bagi meningkatkan

kesedaran pengurusan aset alih pengurusan

Aset Alih disusun kemas mengikut

lokasi bagi memudahkan pemantauan dilaksanakan

Memasang jeriji

Pemantauan aset secara berkala oleh Penolong Pegawai Aset Jabatan/Unit

Melaksanakan Pemeriksaan

Mengejut

Pembaziran terhadap Harta

Kerajaan

Tatatertib/Surcaj

P & P terganggu

Memasang CCTV

Memastikan KEW.PA 7 di lokasi

ditandatangani bagi memastikan

pegawai tersebut bertanggungjawab

ke atas aset

Memperketatkan kawalan ketat keluar masuk

bangunan oleh Pengawal

Keselamatan

Kecurian dan sabotaj

8


4.1.2 Analisis BOW-TIE : R-UAS-02

OBJEKTIF

Memastikan ketersediaan stok bagi kegunaan staf

BOW TIE ANALYSIS

Rujuk 7S Mc Kinsey & PESTEL sebagai panduan faktor punca dan impak

2 PUNCA

3 TINDAKAN PENCEGAHAN

1 PERISTIWA RISIKO

5 TINDAKAN MITIGASI

4 IMPAK

Ancaman serangan tikus dan anai-anai

Melaksanakan pembasmian

serangan-serangga seperti Pest Control

Teguran audit

Ruang stor yang tiada pengudaraan

yang baik dan sempit

Penyusunan stok yang tidak teratur

Kebakaran

Menyediakan kad akses kepada staf yang diberi kuasa

untuk keluar masuk stor

Pembaziran terhadap perolehan

Kerajaan

Tatatertib/Surcaj

P & P terganggu

Memasang CCTV

Kesilapan Pengiraan Stok

Tidak merekod keluar masuk stok

dengan betul

Kecurian dan sabotaj

Memasang exhaust fan bagi

pengudaraan yang lebih baik

Melakukan penyusunan semula

stok agar kemas dan teratur

Memastikan “Fire Supresion System”

berfungsi

Pengiraan Stok secara berkala

Mengawasi keluar masuk staf yang tidak berkaitan

Merekod setiap keluar masuk stok secara berterusan

Menyediakan rak besi yang sesuai/ boleh diubahsuai

agar mudah disusun dan senang dicapai

Amalkan Sistem Masuk Dahulu Keluar Dahulu

(MDKD)

Pemantauan stok menggunakan

Sistem Pengurusan Stor (SPS) dengan

lebih efisyen

KEHILANGAN DAN KEROSAKAN

STOK

9


4.1.3 Analisis Tindakan Pencegahan dan Mitigasi

INDIKATOR KECEMERLANGAN TINDAKAN PENCEGAHAN DAN MITIGASI

OBJEKTIF 1

Memastikan ketersediaan aset bagi keperluan staf dan pelajar

R-UAS-01

Kehilangan Aset Alih Kerajaan

NO TINDAKAN PENCEGAHAN 1 2 3 4 5

1. Merekodkan pergerakan aset menggunakan KEW.PA 9 3

2. Program/kursus bagi meningkatkan kesedaran pengurusan aset 4

3. Aset Alih disusun dengan kemas mengikut lokasi bagi memudahkan pemantauan dilaksanakan

3

4. Memasang jeriji 3

5. Pemantauan aset secara berkala oleh Penolong Pegawai Aset Jabatan/Unit

3

NILAI MIN 3.2

TINDAKAN MITIGASI

1. Pemeriksaan mengejut dilaksanakan 3

2. Memasang CCTV 5

3. Memperketatkan kawalan keluar masuk bangunan PMK oleh Pengawal Keselamatan

4

4. Memastikan KEW.PA 7 di lokasi ditandatangani oleh pegawai semasa dan pegawai bertanggungjawab ke atas aset tersebut

4

NILAI MIN 4

OBJEKTIF 2

Memastikan ketersediaan stok bagi keperluan staf

R-UAS-02

Kehilangan dan Kerosakan Stok

NO TINDAKAN PENCEGAHAN 1 2 3 4 5

1. Memasang exhaust fan bagi pengudaraan yang lebih baik 3

2. Melakukan penyusunan semula stok agar kemas dan teratur 4

3. Memastikan “Fire Supresion System” berfungsi 1

4. Pengiraan Stok secara berkala 4

5. Merekod setiap keluar masuk stok secara berterusan 5

6. Amalkan Sistem Masuk Dahulu Keluar Dahulu (MDKD) 5

7. Mengawasi keluar masuk staf yang tidak berkaitan 4

8. Melaksanakan pembasmian serangan-serangga seperti Pest Control 3

NILAI MIN 3.6

TINDAKAN MITIGASI

1. Menyediakan rak besi yang sesuai/ boleh diubahsuai agar mudah disusun dan senang dicapai

4

2. Memasang CCTV 1

3. Menyediakan kad akses kepada staf yang diberi kuasa untuk keluar masuk stor

5

4. Melaksanakan pemantauan stok dalam Sistem Pengurusan Stor (SPS)

4

NILAI MIN 3.5

10


1 Gagal/tiada bukti

2 Kurang Memuaskan

3 Sederhana

4 Baik

5 Cemerlang

Nota: Penilaian logik berkadar songsang (rujuk langkah 5)

Jika nilai min rendah untuk tindakan pencegahan; maka nilai kebarangkalian adalah tinggi

Jika nilai min rendah untuk tindakan mitigasi; maka nilai impak risiko adalah tinggi

5. LANGKAH 5-PENILAIAN RISIKO DAN PELUANG 5.1.1 Penilaian Kebarangkalian Dan Impak Risiko

Nota: Rujuk Lampiran 2-Darjah kualitatif penilaian kebarangkalian dan impak

PENILAIAN RISIKO (-VE)

IDENTIFIKASI RISIKO ANALISIS RISIKO

DAFTAR

RISIKO

PERISTIWA RISIKO

(RISK EVENT) M

AG

NIT

UD

IMPAK (IMPACT) (paksi-X)

KEBARANGKALIAN (LIKELIHOOD) (paksi-Y)

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

R-UAS-01 Kehilangan Aset Alih Kerajaan 72

*

8 9

*

6 8

R-UAS-02 Kehilangan dan Kerosakan Stok 56

*

7 8

*

6 7

5.1.2 Penilaian Kebarangkalian Dan Impak Peluang

PENILAIAN PELUANG (+VE)

IDENTIFIKASI PELUANG ANALISIS PELUANG

DAFTAR

PELUANG

PERISTIWA

(OPPORTUNITY)

MA

GN

ITU

D IMPAK

(IMPACT) (paksi-X) KEBARANGKALIAN

(LIKELIHOOD) (paksi-Y)

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

P-UAS-01 Meningkatkan pemantauan

semasa pemeriksaan aset alih

tahunan dan melaporkan hasil

penemuan di dalam mesyuarat

28 7 4

P-UAS-02 Meningkatkan kawalan keluar

masuk oleh pengawal

keselamatan

56 8 6 *

7

P-UAS-03 Meningkatkan pemantauan stok

melalui Sistem Pengurusan Stor

(SPS) dengan lebih efisyen

56 7 7 *

8


keluar masuk staf di Stor Utama 56 7

*

8

11


5.1.3 Heat Matrix Risiko dan Peluang

RISIKO PELUANG

K

E

B

A

R

A

N

G

K

A

L

I

A

N

10

10

K

E

B

A

R

A

N

G

K

A

L

I

A

N

9

9

8

8

7

7

6

6

5 5

4

4

3 3

2 2

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 10 9 8 7 6 5 4 3 2 1

IMPAK IMPAK

ZON MERAH : HIGH ZON KUNING : MEDIUM ZON HIJAU : LOW

KOD R/P PENYATAAN RISIKO / PELUANG MAGNITUD ZON MAGNITUD SELEPAS RAWATAN

ZON

R-UAS-01 R Kehilangan Aset Alih Kerajaan (9,8) = 72 Merah (8,6) = 48 Merah

R-UAS-02 R Kehilangan dan Kerosakan Stok (8,7) = 56 Merah (7,6) = 42 Kuning

P-UAS-01 P Meningkatkan pemantauan semasa pemeriksaan aset alih tahunan dan melaporkan hasil penemuan di dalam mesyuarat

(7,4) = 28 Kuning Tiada perubahan magnitud. Tiada kehilangan aset

dilaporkan semasa pembentangan laporan

dalam mesyuarat JKPAK Bil. 1/2018 bertarikh

5 Januari 2018

P-UAS-02 P Meningkatkan kawalan keluar masuk

oleh pengawal keselamatan

(8,6)= 48 Merah (8,7) = 56 Merah

P-UAS-03 P Meningkatkan pemantauan stok melalui

Sistem Pengurusan Stor (SPS) lebih

efisyen

(7,7)= 49 Merah (7,8) = 56 Merah

P-UAS-04 P Meningkatkan pemantauan keluar

masuk staf di Stor Utama

(7,6)= 42 Merah (7,8) = 56 Merah

R-BKP-01 (9,8)

P-BKP-03 (7,7)

P-BKP-04

(7,6)

R-BKP-02 (8,7)

P-BKP-02

(8,6)

P-BKP-01 (7,4)

R-BKP-01 (8,6)

R-BKP-02 (7,6)

P-BKP-01 (7,4)

P-BKP-02 (8,7)

P-BKP-03 (7,8)

P-BKP-04 (7,8)

12


6. LANGKAH 6- TINDAK BALAS RISIKO DAN PELUANG Nota: Rujuk Lampiran – Pelan Tindakbalas risiko

6.1.1 Pelan Tindak Balas Risiko Dan Peluang

KOD PERISTIWA

RISIKO DAN PELUANG

TINDAKBALAS

AC

CEP

T

AV

OID

TRA

NSF

ER

MIT

IGA

TE

EXP

LOIT

SHA

RE

ENH

AN

CE

IGN

OR

E

RISIKO

R-UAS-01 Kehilangan Aset Alih Kerajaan / /

R-UAS-02 Kehilangan dan Kerosakan Stok / /

PELUANG

P-UAS-01 Meningkatkan pemantauan semasa pemeriksaan aset alih tahunan dan melaporkan hasil penemuan di dalam mesyuarat

/ /

P-UAS-02 Meningkatkan kawalan keluar masuk oleh pengawal keselamatan

/ /

P-UAS-03 Meningkatkan pemantauan stok

melalui Sistem Pengurusan Stor

(SPS) lebih efisyen

/ /


keluar masuk staf di Stor Utama

/ /

6.1.2 Strategi Dan Rawatan Risiko (Treatment Plan) Nota: Input kepada Perancangan Strategik (Input : SWOT & TOWS)

R-UAS-01

Kehilangan Aset Alih Kerajaan

STRATEGI RAWATAN RISIKO TANGGUNGJAWAB

1. Merekodkan pergerakan aset menggunakan KEW.PA 6 Penolong Pegawai Aset Jabatan/Unit

2. Program/kursus bagi meningkatkan kesedaran pengurusan aset PPT(Aset & Stor)

3. Meningkatkan pemantauan semasa pemeriksaan aset alih tahunan dan melaporkan hasil penemuan di dalam mesyuarat

JK Pemeriksaan Aset Alih

4. Memperketatkan kawalan pintu masuk untuk mengelakkkan berlaku kehilangan aset

Pengurusan PMK

5. Memastikan KEW.PA 7 di lokasi ditandatangani oleh pegawai semasa Penolong Pegawai Aset Jabatan/Unit

13


R-UAS-02

Kehilangan dan Kerosakan Stok

STRATEGI RAWATAN RISIKO TANGGUNGJAWAB

1. Meningkatkan lagi tahap ciri-ciri keselamatan untuk mengelakkan berlaku kehilangan dan kecurian

PPT(Aset & Stor)

2. Meningkatkan lagi tahap kualiti kebersihan untuk mengelakkan serangan perosak

PPT(Aset & Stor)

6.1.3 Strategi Rebut Peluang

P-UAS-01

Meningkatkan pemantauan semasa pemeriksaan aset alih tahunan dan melaporkan hasil penemuan di dalam mesyuarat

STRATEGI REBUT PELUANG TANGGUNGJAWAB

1. Menyusun jadual pemeriksaan aset bagi memastikan semua jabatan diaudit

JKPAK

2. Memastikan penemuan audit pemeriksaan dilaporkan dalam Mesyuarat Pengurusan dan JKPAK

Pegawai Aset PMK

3. Memastikan Penolong Pegawai Aset Jabatan/Unit mengambil tindakan bagi teguran aset yang diterima

Pegawai Aset PMK

P-UAS-02

Meningkatkan kawalan keluar masuk oleh pengawal keselamatan


1. Kawalan buku LOG oleh pengawal keselamatan PPT(K)

2. Rondaan kerap dilaksanakan PPT(K)

P-UAS-03

Meningkatkan pemantauan stok melalui Sistem Pengurusan Stor (SPS) lebih efisyen


1. Melaksanakan pemantauan pergerakan keluar masuk stok melalui sistem SPS

PPT(Aset & Stor)

P-UAS-04

Meningkatkan pemantauan keluar masuk staf di Stor Utama


1. Pemasangan CCTV PPT(Aset & Stor)


PPT(Aset & Stor)

14


7. LANGKAH 7- PEMANTAUAN DAN KAJIAN SEMULA Nota: Pemantauan dan kajian semula dijalankan untuk suatu tempoh yang

ditetapkan oleh organisasi seperti setiap 3-6 bulan

7.1.1 Pemantauan dan Usulan

BIL STRATEGI YANG DIRANCANG TIDAK DIAMBIL

TINDAKAN

SEDANG DIAMBIL

TINDAKAN

TELAH DIAMBIL

TINDAKAN

1. Merekodkan pergerakan aset menggunakan KEW.PA 6

√

2. Program/kursus bagi meningkatkan kesedaran pengurusan aset

√

3. Meningkatkan pemantauan semasa pemeriksaan aset alih tahunan dan melaporkan hasil penemuan di dalam mesyuarat

√

4. Memperketatkan kawalan pintu masuk untuk mengelakkkan berlaku kehilangan aset

√

5. Memastikan KEW.PA 7 di lokasi ditandatangani oleh pegawai semasa

√

6. Meningkatkan lagi tahap ciri-ciri keselamatan untuk mengelakkan berlaku kehilangan dan kecurian

√

7. Meningkatkan lagi tahap kualiti kebersihan untuk mengelakkan serangan perosak

√

8. Menyusun jadual pemeriksaan aset bagi memastikan semua jabatan diaudit

√

9. Memastikan penemuan audit pemeriksaan dilaporkan dalam Mesyuarat Pengurusan dan JKPAK

√

10. Memastikan Penolong Pegawai Aset Jabatan/Unit telah mengambil tindakan bagi teguran aset yang diterima

√

11. Kawalan buku LOG oleh pengawal keselamatan √

12. Rondaan kerap dilaksanakan √

13. Melaksanakan pemantauan pergerakan keluar masuk stok melalui sistem SPS

√

14. Pemasangan CCTV √


√

Usul Penambahbaikan:

Tiada

Pegawai yang memantau

Nama : Nor Aziyah Binti Karha

Tarikh : Mei 2018

15


8. DATA KOMULATIF PENILAIAN KEBERKESANAN TINDAKAN Nota: dijalankan untuk tempoh yang ditetapkan oleh organisasi. Tindakan

Pencegahan perlu dijalankan dan penilaian semula dijalankan. Magnitud risiko dan

peluang perlu bandingkan untuk melihat keberkesanan Ulang proses dan buat

perbandingan data.

KOD-R01 KOD-R02

Mei-17 72 56

Mei-18 48 42

01020304050607080

MA

GN

ITU

D

PENILAIAN KEBERKESANAN TINDAKBALAS RAWATAN RISIKO

MENURUN DARI MAGNITUD (9,8)

KEPADA (8,6)

KOD-P01 KOD-P02 KOD-P03 KOD-P04

Mei-17 28 48 49 42

Mei-18 28 56 56 56

0

10

20

30

40

50

60

MA

GN

ITU

D

PENILAIAN KEBERKESANAN TINDAKBALAS TERHADAP PELUANG

MENURUN DARI MAGNITUD (8,7)

KEPADA (7,6)

TIADA PERUBAHAN KERANA PELUANG

PERLU DIKEKALKAN DI KAWASAN MERAH

16


9. LAMPIRAN 9.1 Definisi

RISIKO (-ve) PELUANG(+ve)

RISIKO

Kemungkinan Berlakunya Perkara Luar Jangka Pada Masa Akan Datang Yang Disebabkan Faktor Tertentu (Malapetaka, Bahaya Dll) Yang Boleh Menyebabkan Kerugin (Loss)/Kejutan

(Surprise)/Kegagalan Fungsi PERISTIWA YANG BOLEH MENYEBABKAN KEGAGALAN MENCAPAI OBJEKTIF

ORGANISASI

PELUANG Kesempatan Yang Baik

Organisasi Mengenalpasti Peluang-peluang Dan Berusaha Mengambil Peluang Secara Terancang

PERISTIWA YANG BOLEH MENCETUS DAN MENYEBABKAN KEGEMILANGAN ORGANISASI

PENGURUSAN RISIKO DAN PELUANG

Menguruskan Risiko dan Peluang Secara Terancang Untuk Mengelakkan Kerugian,

Kebuntuan Tindakan, Kos Luar Jangka, Kecelakaan/Kerugian Terok Akibat Kesalahan

Megambil Tindakan dan terlepas mengambil peluang kerana tidak menyedari

‘kewujudan peluang’

WITHOUT RISK, THERE IS NO OPPORTUNITY

9.2 Lampiran 1: Kod Daftar

KOD RUJUKAN (Contoh)

R Risiko

P Peluang

PPT Penolong Pegawai Tadbir

JKPAK Jawatankuasa Pengurusan Aset Kerajaan

17


9.3 Lampiran 2: Darjah Kualitatif Kebarangkalian dan Impak

DARJAH KUALITATIF KEBARANGKALIAN DAN IMPAK RISIKO

KEBARANGKALIAN IMPAK

DARJAH PENERANGAN DARJAH PENERANGAN

1-2 Jarang (rare) Potensi berlaku sangat rendah

1-2 Tiada kesan (insignificant) Tiada kecederaan, kerugian yang rendah

3-4 Kurang kemungkinan (unlikely) Mungkin berlaku pada sesuatu masa

3-4 Kecil (minor) Bantuan segera, kerugian sederhana

5-6 Boleh jadi (moderate) Boleh berlaku pada sesuatu masa

5-6 Sederhana (moderate) Perlu bantuan perubatan, kerugian yang besar

7-8 Ada kemungkinan (likely) Ada kemungkinan berlaku dalam keadaan tertentu

7-8 Besar (major) Kecederaan serius, kerugian melampai, kegagalan fungsi

9-10 Hampir pasti (almost certain) Berkemungkinan besar berlaku dalam semua keadaan

9-10 Bencana (catastropic) Kematian, kesan berbahaya, kerugian yang terok

LIHAT PELUANG DARI KONTEKS YANG POSITIF DENGAN SKALA 1-10

9.4 Lampiran 3: Pelan Tindakbalas Risiko

pengurusan risiko dan peluang - polimelaka.edu.my · 8. melaksanakan pembasmian serangan-serangga...

Documents