pengurusan perolehan bekalan / perkhidmatan / … pengurusan perolehan... · pegawai perakuan ii...

PMM-PK-PS-04

NO. KELUARAN 05

TARIKH KUATKUASA 06 JUN 2013

DISEDIAKAN OLEH DILULUSKAN OLEH

NAMA Mohd As’ri Bin Chik Mejar (K) Zolkarnain Bin Hj. Jobshi AMP

JAWATAN Wakil Pengurusan Pengarah

TARIKH 03 Jun 2013 04 Jun 2013

PENGURUSAN PEROLEHAN BEKALAN / PERKHIDMATAN /

KERJA

KAWALAN DOKUMEN Rekod Pindaan

Tajuk Prosedur

Pengurusan Perolehan Bekalan / Perkhidmatan / Kerja

No. Prosedur

PMM-PK-PS-04

Bil Penerangan Pindaan M/Surat No

Pindaan Baru

Tarikh Kuatkuasa

1.

Menggantikan : a) Logo Politeknik b) Nama Pengarah c) Nama Wakil Pengurusan

- 00 01 Julai 2011

2. Meminda ayat: a)Perkataan selewat-lewatnya pada bulan Januari kepada selepas peruntukan diterima dari JPP.

4 00 01 Julai 2011

3. Menambah ayat: a)Perkataan Mempertimbang dan meluluskan permohonan keperluan di atas berdasarkan peruntukan yang diterima dari masa ke semasa.

4 00 01 Julai 2011

3.

Memansuhkan ayat: a) Memaklumkan pengagihan peruntukan dalam Mesyuarat Jawatankuasa Pengurusan Kewangan & Akaun. Ketua Jabatan/Ketua Unit hendaklah berbelanja berdasarkan agihan yang diluluskan.

4

00 01 Julai 2011

4. Menambah ayat:

a) Mengisi dan menyerahkan Borang Kelulusan Pembelian Tempatan bersama inden serta spesifikasi kepada Ketua Jabatan/ Unit/ PET/PNA.

5 00 01 Julai 2011

5.

Menambah ayat:

a) Perkataan Memastikan bekalan/perkhidmatan disempurnakan menepati tempoj masa yang ditetapkan. Jika tidak,surat makluman penangguhan bekalan/perkhidmatan hendaklah dimajukan.

9 00 01 Julai 2011

1

KAWALAN DOKUMEN Rekod Pindaan

Tajuk Prosedur

Pengurusan Perolehan Bekalan / Perkhidmatan / Kerja

No. Prosedur

PMM-PK-PS-04

Bil Penerangan Pindaan M/Surat No

Pindaan Baru

Tarikh Kuatkuasa

6. Menambah ayat:

a) Perkataan Menguruskan pembayaran dalam tempoh 14 hari selepas penerimaan invois di Unit Kewangan dan penerimaan dokumen yang lengkap.

b)PNA

11 00 01 Julai 2011

PMM-PK-PS-04 Pengurusan Perolehan Bekalan / Perkhidmatan

/ Kerja ISO 9001:2008

Keluaran 05

Pindaan 00

Tarikh Berkuatkuasa 06 JUN 2013

1

1.0 OBJEKTIF

Prosedur ini menyediakan garis panduan yang didokumenkan untuk memastikan

proses perolehan bekalan / perkhidmatan / kerja dilakukan mengikut peraturan

perolehan dan dibekalkan pada masa yang ditetapkan bagi memastikan proses

pengajaran dan pembelajaran dijalankan dengan sempurna dan sistematik .

2.0 SKOP

Prosedur ini digunapakai untuk menguruskan perolehan bekalan / perkhidmatan /

kerja di Politeknik Merlimau. Perolehan dibuat mengikuti kaedah-kaedah sama

ada pembelian melalui kontrak pusat, pembelian secara sebutharga dan

pembelian secara terus.

3.0 RUJUKAN

3.1 Manual Kualiti: 7.4.1, 7.4.2, 7.4.3, 8.3

3.2 Standard SPK ISO 9001:2008

3.3 Arahan Perbendaharaan Kementerian Kewangan.

3.4 Panduan Perbendaharaan Tatacara Pengurusan Stor Kerajaan dan

Tatacara Pengurusan Aset Alih Kerajaan yang dikeluarkan oleh

Kementerian Kewangan.

3.5 Pekeliling Kewangan, Kementerian Pengajian Tinggi yang berkaitan

dengan perolehan.

3.6 Pekeliling-Pekeliling Kontrak Perbendaharaan, Kementerian Kewangan

yang berkaitan.

3.7 Surat Pekeliling Perbendaharaan.

3.8 Manual e-SPKB

3.9 Manual e-Perolehan


/ Kerja ISO 9001:2008

Keluaran 05

Pindaan 00


2

4.0 DEFINISI

Bekalan

Merangkumi bahan luak, bekalan pejabat dan aset alih.

Perkhidmatan Meliputi perkhidmatan ikhtisas, kawalan keselamatan,

kebersihan, pembaikan, penyelenggaraan dan sewaan.

Kerja

Rekod Pembekal

Meliputi kerja pembaikan, penyelenggaraan dan

pembangunan

Senarai pembekal dan kontraktor yang berdaftar sebagai

pembekal di Politeknik Merlimau.

Jawatankuasa Pembuka

Sebutharga

Terdiri daripada sekurang-kurangnya 3 orang pegawai.

Salah seorang daripadanya ialah Pegawai Kumpulan

Pengurusan dan Profesional. Jawatankuasa ini dilantik

oleh Jabatan Pengajian Politeknik, Kementerian

Pendidikan Malaysia.

Jawatankuasa Penilaian

Kewangan




oleh Pengarah.

Jawatankuasa Penilaian

Teknikal




oleh Jabatan Pengajian Politeknik, Kementerian

Pendidikan Malaysia.


/ Kerja ISO 9001:2008

Keluaran 05

Pindaan 00


3

Jawatankuasa Pemilihan

Sebutharga

Terdiri daripada sekurang-kurangnya dua orang pegawai

yang dilantik oleh Jabatan Pengajian Politeknik,

Kementerian Pendidikan Malaysia dan dipengerusikan

oleh Pengarah bagi nilai projek kurang daripada

RM 200,000.00. Jika nilai projek melebihi RM 200,000.00

dan kurang dari RM 500,000.00 pemilihan sebutharga

dilaksanakan di peringkat Jabatan Pengajian Politeknik,

Kementerian Pendidikan Malaysia. Manakala nilai projek

melebihi RM 500,000.00 pemilihan proses sebutharga

dilaksanakan di peringkat Kementerian Pendidikan

Malaysia

Pegawai Perakuan I Pegawai yang membuat proses Perakuan I bagi semua

modul e-SPKB selepas proses penyediaan.

Pegawai Perakuan II Pegawai yang membuat proses Perakuan II bagi semua

modul e-SPKB selepas proses perakuan I.

Pegawai Perakuan I Pegawai yang membuat proses Perakuan I bagi semua

modul e-SPKB selepas proses penyediaan.

Pegawai Perakuan II Pegawai yang membuat proses Perakuan II bagi semua

modul e-SPKB selepas proses perakuan I.

Pembantu Tadbir (Stor) Pegawai yang menguruskan stor.


/ Kerja ISO 9001:2008

Keluaran 05

Pindaan 00


4

Pegawai Penerima/

Penolong Pegawai Aset

Pegawai yang dilantik oleh Pegawai Pengawal untuk

menerima bekalan/ perkhidmatan atau Pembantu Tadbir

(Stor)

Pegawai Pengawal

Ketua Setiausaha Kementerian Pengajian Tinggi (KSU)

Pegawai Perolehan

Jabatan/Unit

Pegawai Perolehan Jabatan/Unit ialah pegawai yang

dilantik oleh Ketua Jabatan / Ketua Unit untuk

menguruskan perolehan di jabatan / unit.

Pegawai Penguasa Pegawai yang dilantik oleh Pegawai Pengawal.

Wakil Pegawai Penguasa

(KU UPP)

Pegawai yang dilantik oleh Pegawai Penguasa

Inden Kerja Lampiran D4(J.K.R Pin.3/2007) dan Lampiran A6 (J.K.R

58 Pin.3/2008)


/ Kerja ISO 9001:2008

Keluaran 05

Pindaan 00


5

5.0 PROSEDUR KERJA

Tanggungjawab Tindakan

KJ / KU/

PET

Perancangan Pembelian Bekalan / Perkhidmatan / Kerja

1. Menyerahkan senarai keperluan bekalan /

perkhidmatan / kerja beserta anggaran kos kepada

Pengarah dan sesalinan kepada Penolong Akauntan

selepas peruntukan diterima dari JPP.

Pengarah

2. Mempertimbang dan meluluskan permohonan

keperluan di atas berdasarkan peruntukan yang

diterima dari masa ke semasa.

Pengarah/ Timbalan

Pengarah

3. Memaklumkan pengagihan peruntukan dalam

Mesyuarat Jawatankuasa Pengurusan Kewangan &

Akaun. Ketua Jabatan/Ketua Unit hendaklah berbelanja

berdasarkan agihan yang diluluskan.

Permohonan Bekalan

Pegawai Perolehan

Jabatan / Unit

4. Memohon pengeluaran bekalan untuk jabatan/unit

dengan mengisi Borang permohonan Stok (Kew.PS-11)

dan mengemukakan kepada Pembantu Tadbir (Stor).

Pembantu Tadbir (Stor) 5. Menyemak bekalan dalam Kad Petak (Kew.PS-4) dan

menyediakan bekalan seperti permohonan sekiranya

ada.


/ Kerja ISO 9001:2008

Keluaran 04

Pindaan 00


6


6. Sekiranya bekalan tiada / tidak mencukupi di stor,

catatkan dalam Borang Permohonan Stok (Kew.PS-11)

dan menyerahkan borang tersebut kepada Pegawai

Perolehan Jabatan / Unit.

Pegawai Perolehan

Jabatan / Unit/ Pegawai

yang diberikuasa

7. Bertanggungjawab mengambil bekalan yang dimohon

selepas Borang Permohonan Stok (Kew.PS-11)

dihantar.

Pegawai Perolehan

Jabatan / Unit

Proses Perolehan Bekalan / Perkhidmatan / Kerja

8. Mengenalpasti kaedah perolehan yang diperlukan sama

ada :

a. Perolehan melalui Kontrak Pusat

b. Perolehan melalui Sebutharga

c. Perolehan melalui Lantikan Terus

9. Mengisi dan menyerahkan Borang Kelulusan

Pembelian Tempatan/ Inden Kerja beserta spesifikasi

kepada Ketua Jabatan/ Unit/ PET/PNA.

Ketua Jabatan/ Unit/

PET/PNA

10. Meneliti Borang Kelulusan Pembelian Tempatan/ Inden

Kerja dari Pegawai Perolehan Jabatan/ Unit untuk

memastikan bekalan yang dipohon memenuhi

keperluan Jabatan/ Unit seterusnya menyokong

permohonan.

PMM-PK-PS-04 Pengurusan Perolehan

Bekalan / Perkhidmatan / Kerja

ISO 9001:2008

Keluaran 05

Pindaan 00


7


A. Perolehan Melalui Kontrak Pusat

Pegawai Perolehan

Jabatan / Unit

11. Menghantar Borang Kelulusan Pembelian Tempatan

kepada Pembantu Tadbir (Stor) bagi pembelian melalui

kontrak pusat.

12. Ikuti langkah 19 hingga 45.

Pegawai Perolehan

Jabatan / Unit

B. Perolehan Melalui Sebutharga

13. Membuat pembelian secara sebutharga berpandukan

peraturan-peraturan yang ditetapkan dalam Arahan

Perbendaharaan dan semua peraturan

Perbendaharaan yang sedang berkuatkuasa.


Sebutharga

14. Mengendalikan urusan pembukaan sebutharga

berpandukan Arahan Perbendaharaan dan semua

peraturan Perbendaharaan yang sedang berkuatkuasa.

Jawatankuasa Sebutharga 15. Mengendalikan urusan pemilihan pembekal/ kontraktor

berpandukan peraturan-peraturan yang ditetapkan

dalam Arahan Perbendaharaan dan semua peraturan

Perbendaharaan.




ISO 9001:2008

Keluaran 05

Pindaan 00


8


Pegawai Perolehan

Jabatan / Unit

C. Perolehan Melalui Lantikan Terus

17. Memilih pembekal/ kontraktor berpandukan pekeliling-

pekeliling perbendaharaan yang berkuatkuasa serta

merujuk kepada rekod pembekal dan prestasi

pembekal.


Penyediaan Pesanan Kerajaan

Pembantu Tadbir (Stor) 19. Menyemak dan menandatangani Borang Kelulusan

Pembelian Tempatan dan menghantar kepada PA.

PA

20. Menyemak baki dalam buku Vot, mencatat baki

peruntukan serta menandatangani Borang Kelulusan

Pembelian Tempatan.

Pembantu Tadbir

(Kewangan)

21. Menghantar Borang Kelulusan Pembelian Tempatan

untuk mendapat kelulusan kepada Pengarah.

Pengarah 22. Meneliti dan meluluskan permohonan.



ISO 9001:2008

Keluaran 05

Pindaan 00


9

Pembantu Tadbir

(Kewangan)

Penjanaan Pesanan Kerajaan

23. Menyediakan Pesanan Kerajaan mengikut prosedur:

a. e-SPKB

b. e-Perolehan

B. e-SPKB

Pembantu Tadbir

(Kewangan)

24. Menerima Borang Kelulusan Pembelian Tempatan/

Inden Kerja yang telah diluluskan. Menyediakan Nota

Minta dan menyerahkan kepada pegawai Perakuan I.

Pegawai Perakuan I 25. Menyemak dan memperakukan Nota Minta kemudian

menyerahkan kepada Pegawai Perakuan II.

Pegawai Perakuan II 26. Memperaku dan meluluskan Nota Minta berdasarkan

kepada Borang Kelulusan Pembelian Tempatan/ Inden

Kerja.

Pembantu Tadbir

(Kewangan)

27. Menyediakan Pesanan Tempatan – Nota Minta Lulus.

Pegawai Perakuan I 28. Membuat Perakuan I pada Pesanan Tempatan – Nota

Minta Lulus.

Pegawai Perakuan II 29. Membuat perakuan II dan menandatangani Pesanan

Tempatan – Nota Minta Lulus.

(Rujuk Manual e-SPKB)

C. e-PEROLEHAN



ISO 9001:2008

Keluaran 05

Pindaan 00


10


Pembantu Tadbir

(Kewangan)

30. Menyediakan Pesanan Kerajaan mengikut proses:-

a. Pembelian Melalui Kontrak Pusat (luar/atas talian)

b. Pembelian Terus Produk (luar/atas talian)

c. Pembelian Terus Perkhidmatan (luar/atas talian)

(Rujuk Manual e-Perolehan)

Pembantu Tadbir

(Kewangan)

31. Menyerahkan Pesanan Kerajaan kepada Jabatan/ Unit

yang memohon.

Pegawai Perolehan 32. Menyerahkan dan menerima surat setuju terima

daripada pembekal/kontraktor.

33. Menyemak dan memahami dokumen sebutharga serta

selaraskan mesyuarat pra-pembinaan.

34. Rekodkan aktiviti ditapak pembinaan ke dalam buku

harian tapak serta buat mesyuarat tapak jika perlu.

Pegawai Penerima

Jabatan / Unit dan

Pembantu Tadbir (Stor) /

Pegawai Perolehan

Penerimaan Bekalan / Perkhidmatan / Kerja

35. Memeriksa dan memastikan bekalan / perkhidmatan /

kerja disempurnakan menepati tempoh masa yang

telah ditetapkan dan menepati spesifikasi.

36. Sijil Perakuan Siap Kerja dikeluarkan setelah kerja-kerja

ditapak disahkan siap oleh Pegawai Penguasa / Wakil

Pegawai Penguasa.

37. Sijil Perakuan membaiki kecacatan dikeluarkan setelah

tamat tempoh 6 bulan/ 12 bulan dari tarikh sijil perakaun

siap kerja.



ISO 9001:2008

Keluaran 05

Pindaan 00


11


38. Penerimaan hendaklah merujuk kepada Tatacara

Pengurusan Stor Kerajaan dan Tatacara Pengurusan

Aset Alih Kerajaan, Bab A (Penerimaan).

39. Merekodkan penerimaan bekalan dalam KEW.PS-4/

KEW.PA 2/ KEW.PA 3/ KEW.PA 4/ KEW.PA 5/

KEW.PA 7.

Menilai Prestasi Pembekal

Pegawai Penerima

Jabatan / Unit / Pembantu

Tadbir ( Stor)

40. Melengkapkan Borang Soal Selidik Prestasi Pembekal

dan menentukan gred pembekal (Lampiran 1) seperti

berikut :-

A 91 - 100

B 81 - 90

C 71 - 80

D 70 ke bawah

41. Menyerahkan dokumen-dokumen serahan yang

berkaitan dan sesalinan Borang Soal Selidik Prestasi

Pembekal (Lampiran 1) kepada Pembantu Tadbir

(Stor).

Pembantu Tadbir (Stor) 42. Menyemak dokumen-dokumen serahan yang berkaitan

dan Borang Soal Selidik Prestasi Pembekal (Lampiran

1) seterusnya menyerahkannya kepada PA.

PA 43. Mengisi gred yang diperolehi daripada Lampiran 1 ke

dalam Borang Analisis Prestasi Pembekal (Lampiran 2)

pada akhir bulan.



ISO 9001:2008

Keluaran 05

Pindaan 00


12


44. Mengambil tindakan ke atas pembekal yang

memperolehi gred C dan D berdasarkan kepada

tindakan berikut :

C - Mengeluarkan Surat Amaran.

D - Disenaraihitam selama setahun

(maklum kepada pembekal).

45. Menyediakan Laporan Analisis Prestasi Pembekal dan

membentangkannya di dalam Mesyuarat Kajian Semula

Pengurusan.

PMM-PK-PS-04 Pengurusan Perolehan Bekalan/Perkhidmatan

ISO 9001:2008

Keluaran 05

Pindaan 00


13


Pembayaran Kepada Pembekal

Pembantu Tadbir

(Kewangan) / Pembantu

Tadbir (Stor)

46. Menerima Nota Serahan / Nota Pelaksanaan

Perkhidmatan, invois dan Pesanan Kerajaan. Pastikan

nama dan nombor akaun bank serta Pesanan Kerajaan

telah dilengkapkan.

47. Melaksanakan pembayaran mengikut kaedah e-SPKB /

e-Perolehan

(Rujuk Manual e-SPKB dan e-Perolehan).

48. Menguruskan pembayaran dalam tempoh 14 hari

selepas penerimaan invois di Unit Kewangan

bergantung kepada penerimaan dokumen yang

lengkap.

PNA 49. Memantau Daftar Bil sebulan sekali untuk memastikan

pembayaran telah dilaksanakan dalam tempoh

tersebut.


ISO 9001:2008

Keluaran 05

Pindaan 00


14

5.0 REKOD KUALITI

Bil. Jenis Rekod Tempoh Simpanan Lokasi Lampiran

1. Salinan Waran

Peruntukan. 1 Tahun Unit Kewangan

2.

Surat Lantikan

Jawatankuasa

Sebutharga dan


Sebutharga.

5 Tahun

Bilik Fail di

Pejabat

Pentadbiran

Surat Lantikan

Jawatankuasa

sebutharga dan


Sebutharga untuk

Perolehan Kerja

Unit

Pembangunan

dan

Penyelenggaraan

3.

Keputusan

Jawatankuasa

Sebutharga.

5 Tahun Unit Kewangan

4. Pesanan Kerajaan 7 Tahun Unit Kewangan

5. Borang Soal Selidik

Prestasi Pembekal 1 Tahun Unit Kewangan 1

6. Borang Analisis Prestasi

Pembekal 1 Tahun Unit Kewangan 2

7. Daftar Bil 7 Tahun Unit Kewangan

8.

KEW.PA 2/ KEW.PA 3/

KEW.PA 4/ KEW.PA 5/

KEW.PA 7

Mengikut Jangka

Hayat Aset

Bilik Pembantu

Tadbir (Stor)


ISO 9001:2008

Keluaran 05

Pindaan 00


15

Bil. Jenis Rekod Tempoh Simpanan Lokasi Lampiran

9.

KEW.PS-4

2 Tahun Bilik Pembantu

Tadbir (Stor)

10. Borang Kelulusan

Pembelian Tempatan 7 Tahun Unit Kewangan

11. Laporan Hasil Prestasi

Pembekal 1 Tahun Unit Kewangan

12. Rekod Pembekal 1 Tahun Unit Kewangan

13. Borang Permohonan

Stok (Kew.PS-11) 2 Tahun

Bilik Pembantu

Tadbir (Stor)

BORANG SOAL SELIDIK PRESTASI PEMBEKAL (Untuk Diisi Oleh Pegawai Penerima)

No. Pesanan Kerajaan : …………………………. Tarikh Pesanan Kerajaan : ……………………… Tarikh Tamat Pesanan Kerajaan : ……………………………. Tarikh Penerimaan Bekalan/Perkhidmatan: ……………………….. Syarikat Pembekal : ………………………………… Alamat: ……………………………….. ……………………………….. ……………………………….. Jenis Bekalan: ……………………………………………………………………. Sila tandakan ( / ) di ruangan yang berkenaan.

Bil. Perkara Ya Tidak

BEKALAN

1. Bekalan yang dihantar memenuhi spesifikasi

2. Bekalan sampai pada masa yang telah ditetapkan

3. Kuantiti mencukupi

4. Khidmat nasihat sebelum jualan diberikan

5. Perkhidmatan latihan yang efektif selepas jualan

Jumlah Peratus [ (x /Y1 ) x 100] = ……..% GRED : ……… ( x - untuk jawapan ‘ya’ sahaja) **Nota: Y1 ialah bil. item yang berkenaan sahaja.

Jenis Perkhidmatan/ Kerja: ……………………………………………………………………. Sila tandakan ( / ) di ruangan yang berkenaan.

LAMPIRAN 1

Bil. Perkara Ya Tidak

PERKHIDMATAN/ KERJA

1. Khidmat nasihat sebelum perkhidmatan/ kerja diberikan

2. Khidmat nasihat selepas perkhidmatan/ kerja diberikan

3. Perkhidmatan/ Kerja dibekalkan mengikut masa yang ditetapkan

4. Perkhidmatan/ Kerja bersesuaian dengan kepakaran

5. Perkhidmatan/ Kerja memenuhi spesifikasi yang diperlukan

Jumlah Peratus [ ( x / Y2 x 100)] = ………% GRED : …….. ( x- untuk jawapan ‘ya’ sahaja) **Nota: Y2 ialah bil.item yang berkenaan sahaja.

Komen/Cadangan

Tandatangan Pegawai Penerima : ……………………….. Nama: …………………………….. Jabatan/ Unit: …………………….. Tarikh: ………………………

Gred Markah (%) Status

A 91 - 100 Baik

B 81 - 90 Memuaskan

C 71 - 80 Kurang Memuaskan

D 70 ke bawah Lemah

Pembekal Gred D akan di senaraihitam selama setahun

PS-04(1) (06-06-13)

BORANG ANALISIS PRESTASI PEMBEKAL

(Untuk Diisi Oleh PA di Politeknik) Syarikat Pembekal : ………………………………………. Alamat: ………………………………………. ………………………………………. ……………………………………….

BIL.

NO. PESANAN

KERAJAAN

TARIKH PESANAN

KERAJAAN JENIS BEKALAN/ PERKHIDMATAN MARKAH % CATATAN

PS-04(2) (06-06-13)

LAMPIRAN 2

pengurusan perolehan bekalan / perkhidmatan / … pengurusan perolehan... · pegawai perakuan ii...

Documents