Kawalan Pengurusan dan Perolehan

Sekadar RENUNGAN

Rajin Bekerja, Rajin Bercakap.. Bagus

Rajin Bekerja, Malas Bercakap. Kena Buli

Malas Bekerja, Rajin Bercakap. Wayang Cina

Malas Bekerja, Malas Bercakap Tak Guna

Malas Bekerja, Suka Mengadu.. Lalat Hijau

Malas Bekerja, Selalu Ponteng.. Lebih baik berhenti

Malas Bekerja, Suka Termenung.. Lebih baik mati

Rajin Bekerja, Rajin Mengadu.. Kaki BodekKawalan Pengurusan dan Perolehan MD RUSLIN ABD SAMAD UNIT PENGURUSAN AKAUNJABATAN PELAJARAN SABAH088-255307Motivasi 4 Kumpulan ManusiaTAHUTAHU TAK TAHU BERMINATBERMINATTAK TAHUTAK BERMINATTAK BERMINATCEMERLANGBAIKBIASATERUKObjektif Ceramah Memastikan pegawai mengendalikan pengurusan tatacara kewangan dengan teratur, cekap dan berkesan;Memastikan pegawai mematuhi tatacara pengurusan kewangan yang telah ditetapkan berdasarkan peraturan dan pekeliling perolehan kewangan; dan Membincangkan isu-isu berkaitan dengan pengurusan kewangan supaya dapat merancang dan menilai tindakan yang dapat mengatasi masalah dan kelemahan yang telah dikenalpasti.

Penyata Kewangan Pengurus Sekolah hendaklah bertanggungjawab bagi:Menyediakan Penyata Kewangan Tahunan bagi 31 Disember 2013 mengikut prinsip perakaunan yang diterima umum. Mengemukakan Penyata Kewangan tahun tersebut pada 28/29Februari tahun berikutnya yang kemudiannya dikemukakan kepada Audit Sekolah tidak Lewat daripada 31 Mac.Menyediakan jawapan atas pertanyaan audit tidak lewat satu bulan dari tarikh laporan/pertanyaan. Sumber : Tatacara Pengurusan Akaun Sekolah Edisi 2012, m/s 1 Kawalan Pengurusan DefinisiKawalan utama secara menyeluruh oleh pihak pengurusan.Tanggungjawab pihak pengurusan iaitu berperanan sebagai Pegawai Pengawal/ Pemegang waran / Pengurus Sekolah Pihak pengurusan perlu memastikan pengurusan kewangan diuruskan dengan lebih berkesan dengan mewujudkan sistem/prosedur yang teratur, kawalan dalaman yang berkesan dan sentiasa dipantau.

Kawalan Pengurusan 2. Aspek Utama Kawalan Pengurusan

4 aspek utama yang perlu diberi perhatian dlm Pengurusan Akaun Sekolah adalah berikut:-2.1Struktur Organisasi2.2Sistem dan Prosedur2.3Jawatankuasa Kewangan dan Audit Dalam2.4Pengurusan Sumber Manusia

Kawalan Pengurusan 2.1 Struktur OrganisasiStruktur organisasi yang berkesan perlu bagi menjamin prestasi pengurusan kewangan yang baik didalam agensi-agensi kerajaan.

3 Perkara yang perlu diberi perhatian didalam elemen Struktur OrganisasiCarta Organisasii. Menggambarkan struktur yang menunjukkan fungsi, aktiviti dan hierarki yang jelas.ii. Menunjukkan kedudukan terkini.

iii. Dipamerkan(Rujukan: Pekeliling Am 2/1982, PKPA 8/1991 dan Pekeliling Perkhidmatan 5/2007)

b. Penurunan Kuasai. Kewajipan kewangan dan perakaunan bagi semua pegawai terlibat dinyatakan dengan jelas supaya sekiranya berlaku sesuatu luar aturan, Pegawai Pengawal boleh menentukan dengan mudahnya siapakah yang bertanggungjawabii. Penurunan kuasa diberi kepada pegawai yang bersesuaian secara bertulis.

iii. Rekod dan fail penurunan kuasa disimpan dengan teratur supaya mudah dikesan/disemak dan dirujuk.iv. Surat kuasa termasuk had kuasa meluluskan perbelanjaan hendaklah jelas, lengkap dan terkini.(Rujukan: Seksyen 15A(2), Akta Tatacara Kewangan dan AP11, 69, 101 dan 102) Kawalan Pengurusan b. Penurunan Kuasai. Kewajipan kewangan dan perakaunan bagi semua pegawai terlibat dinyatakan dengan jelas supaya sekiranya berlaku sesuatu luar aturan, Pegawai Pengawal boleh menentukan dengan mudahnya siapakah yang bertanggungjawabii. Penurunan kuasa diberi kepada pegawai yang bersesuaian secara bertulis.

iii. Rekod dan fail penurunan kuasa disimpan dengan teratur supaya mudah dikesan/disemak dan dirujuk.iv. Surat kuasa termasuk had kuasa meluluskan perbelanjaan hendaklah jelas, lengkap dan terkini.(Rujukan: Seksyen 15A(2), Akta Tatacara Kewangan dan AP11, 69, 101 dan 102) Kawalan Pengurusan Sumber Penurunan Kuasa Dalam menjalankan tugas, Pengurus Sekolah sebagai pegawai perakaunan akan diberi kuasa oleh pegawai pegawal untuk menjalankan tugas tugas kewangan dan perakaunan sekolah yang dijadikan tanggungjawab kepadanya Kebenaran Menjalankan tugas- Pengurus Sekolah perlu mengeluarkan surat kebenaran kepada pegawai yang menjalankan tugas tugas kewangan dan perakaunan sekolah. Contohnya AP69 Kebenaran untuk menerima wang AP70 Pengeluaran Resit Rasmi AP101 Kuasa menandatangan Baucer AP110 Kuasa Menadatangan Cek (AK52)AP11 Kuasa kewangan yang lain seprti menyelenggara PWR Ketiadaan Pengurus Sekolah Perlu membuat perwakilan kuasa semasa ketiadaannya. Kawalan Pengurusan c. Pembahagian/Pusingan Tugas

i. Diwujudkan dengan menunjukkan hubung kait antara pegawai dengan penyelianya, dengan pegawai bawahan serta rakan sejawat dalam organisasi yang sama supaya tidak wujudnya One Man Show.ii. Mewujudkan polisi pusingan tugas. Pusingan tugas penting dilaksanakan supaya dapat memberi pendedahan dan pengalama didalam pembangunan modal insan.

iii. Senarai tugas disediakan dengan jelas dan lengkap serta memastikan ia sentiasa diteliti dan dikemas kini oleh Pegawai Penyelia terutama sekiranya berlaku:--pertukaran dasar kerajaan atau objektif jabatan-penstrukturan semula- pengurangan dan penambahan fungsi jabatan-pengurangan atau penambahan jumlah kakitangan-perubahan dalam sistem atau cara bekerja(Rujukan: Pek.Perkhid.5/2007 dan PKPA 8/1991) Kawalan Pengurusan Contoh Teguran Audit

Carta Organisasi tidak lengkap dan kemas kini.Pegawai yang menandatangai kontrak kerajaan tidak mendapat kuasa khas daripada Menteri.Pegawai diberi kuasa tanpa had untuk meluluskan pembayaran dibawah eSPKB.Walaupun pusingan kerja dilaksanakan, polisi bagi menetapkan tempoh yang bersesuaian untuk pusingan kerja tidak ditetapkan dan didokumenkan.

Kawalan Pengurusan 2.2 Sistem dan ProsedurMerupakan satu mekanisme pentadbiran yang diwujudkan untuk menyelaras semua proses/aktiviti/tindakan bagi menjayakan sesuatu kerja didalam organisasi.Menentukan tahap kawalan dalaman didalam sesebuah organisasi.

3 Perkara yang perlu diberi perhatian didalam elemen Sistem dan ProsedurManual Prosedur Kerjai. Disediakan sebagai dokumen rujukan utama bagi membantu organisasi berfungsi dengan cekap dan berkesanii. Lengkap dengan 8 perkara

iii. Dikemaskinikan supaya sentiasa relevan dengan perkembangan semasa.

iv. Dikaji semula setahun sekali bagi meningkatkan produktiviti dan kualiti kerja.(Rujukan: PKPA 8/1991 dan 1/2002, Pek.Perhid. 5/2007 dan Surat KSN PMS(S)181114 bertarikh 17.12.2003)

Kawalan Pengurusan b. Fail Meja

i. Disediakan sebagai dokumen rujukan utama bagi peringkat individu.ii. Lengkap dengan 14 perkara

iii. Dikemaskinikan supaya sentiasa relevan dengan perkembangan semasa.

iv. Dikaji semula setahun sekali bagi meningkatkan produktiviti dan kualiti kerja.(Rujukan: PKPA 8/1991 dan 1/2002, Pek.Perhid. 5/2007 dan Surat KSN PMS(S)181114 bertarikh 17.12.2003)

Kawalan Pengurusan c. Pemeriksaan Mengejut

i. Pemeriksaan mengejut perlu dijalankan setiap 6 bulan sekali oleh pegawai yang dilantik oleh Pegawai Pengawal.

ii. Direkodkan didalam Daftar Pemeriksaan Mengejut sebagai rujukan untuk merancang pemeriksaan mengejut seterusnya (Lampiran 4). (Rujukan: AP 308 dan 309)

Kawalan Pengurusan Contoh Teguran Audit

MPK dan Fail Meja tidak lengkap, tidak kemas kini dan tiada kajian semula dilakukan setiap tahun.

Pemeriksaan mengejut hanya dijalankan terhadap wang runcit dan tidak meliputi wang terimaan, setem dan barang-barang lain yang berharga.

Kawalan Pengurusan 2.3 Jawatankuasa kewangan dan Unit Audit DalamJawatankuasa Pengurusan Kewangan dan Akaun (Rujukan: PP 10/2008 dan PKPA 2/1991)-Ditubuhkan disetiap Kementerian/Jab/Agensi Kerajaan, PTJ untuk membantu kewangan supaya ia berjalan lancar dan menepati undang-undang dan peraturan yang telah ditetapkan.

Unit Audit Dalam (Rujukan:PP 9/2004)-Unit yang berfungsi secara bebas untuk memberi kepastian dan khidmat perundingan secara objektif bagi menambah nilai dan mempertingkatkan tahap operasi organisasi.

Kawalan Pengurusan Jawatankuasa- jawatankuasa Perlantikan Jawatankuasa Jawatankuasa Pengurusan Kewangan dan Akaun Jawatankuasa Pengurusan Aset Kerajaan (JKPAK)Jawatankuasa Sebut harga

Ahli Jawatankuasa JPKAPengerusi: Pengurus Sekolah Setiausaha :KPT/PT (Yg Tadbir kewangan)Ahli :Semua Penolong Kanan Ketua Bidang/Ketua PenitiaJuruaudit Dalam Pegawai-pegawai lain yang sesuai

Agenda JPKAPengurusan bajet Perbelanjaan Perakaunan Pungutan hasil dan tunggakan HasilAset dan Stor Penyediaan dan Pembentangan Penyata kewangan Laporan tahunan Sekolah Laporan Audit Dalam dan Audit Sekolah

Contoh Teguran Audit

Jawatankuasa Pengurusan Kewangan dan Akaun tidak mengadakan mesyuarat mengikut kekerapan yang ditetapkan (3 bulan sekali); tidak membincangkan perkara yang ditetapkan; urusetia lewat/tidak menyediakan minit mesyuarat; laporan suku tahun lewat dikemukakan; dan tindakan susulan terhadap masalah/isu pengurusan kewangan lewat diambil.

UAD tidak menyediakan rancangan tahunan; tidak melaksanakan lawatan/tugas mengikut perancangan; dan tidak menyediakan laporan tahunan.

Kawalan Pengurusan 2.4 Pengurusan Sumber Manusia 4 aspek pengurusan sumber manusia yang boleh meningkat prestasi pengurusan kewangan:

i. Perjawatan (Rujukan: Pek.Perkhidmatan. 5/2007)ii. Panel Pembangunan Sumber Manusia (Rujukan: Pek.Perkhidmatan. 6/2006)iii. Latihan (Rujukan: Pek.Perkhidmatan.5/2007, 6/2005 dan Surat Pek.Perkhid 2/2005)iv. Surcaj (Rujukan: Perintah Am Bab D, Peraturan- Peraturan Pegawai Awam (Kelakuan dan Tatatertib) 1993 dan Peraturan-Peraturan Lembaga Tatatertib Perkhidmatan Awam 1993)

Kawalan Pengurusan Kawalan Pengurusan- Contoh Teguran Audit Perolehan 25KATEGORI PEROLEHANBekalan

Perkhidmatan Kerja26KAEDAH PEROLEHANPanjar Wang RuncitKontrak PusatPembelian TerusRequisition (untuk perolehan kerja)Sebut HargaTenderPerolehan DaruratPelaksanaan Projek Kecil Secara Gotong RoyongPerolehan melalui Jabatan Teknik (JKR & JPS)Perolehan Perkhidmatan Perunding 27PEROLEHAN MELALUI PANJARWANG RUNCIT (SPP Bil. 2 Tahun 2002)Untuk kegunaan segera

Tidak melebihi RM500.00 (SR) RM700.00 (SM)

Tiada dokumen pembelian diperlukan(cukup dengan resit sahaja)28PEROLEHAN MELALUI KONTRAK PUSAT(AP 178.1)Barang-barang gunasama

Perlu rujuk kepada Pekeliling Kontrak Perbendaharaan (PKP)

Guna pesanan Kerajaan sebagai dokumen pembelian

29Contoh item Kontrak Pusat:

Kabinet, rak, gerobok besi

Perabut pejabat (kerusi berasaskan kain)

Tilam dan Bantal

30PENGGUNAAN KONTRAK JABATAN LAIN (AP 178.2)mendapat persetujuan daripada agensi yang mengikat kontrak dan kelulusan Perbendaharaan

kontrak masih berkuatkuasatiada tambahan kuantiti kepada kontrak asaltertakluk kepada baki kuantiti yang masih ada dan belum digunakan oleh agensi utama31PEMBELIAN TERUS (SPP Bil. 8 Tahun 2004) Bekalan/Perkhidmatan

(i)Sehingga RM50,000 setahun bagi setiap jenis item pembelian terus dari mana-mana pembekal/syarikat

(ii)Melebihi RM50,000 hingga RM500,000 setahun bagi setiap jenis item pembelian terus daripada pembekal/syarikat Bumiputera yang berdaftar dengan Kementerian Kewangan 32 Kerja

Tidak melebihi RM20,000 boleh dibuat secara lantikan terus di kalangan kontraktor kelas F tempatan yang berdaftar dengan Pusat Khidmat Kontraktor (PKK) di bawah kepala dan sub-kepala berkaitan

Gunakan pesanan Kerajaan atau inden sebagai dokumen pembelian/perolehan mengikut mana yang berkaitan33REQUISITION (AP 180 dan SPP Bil.2 Tahun 2001)Kerja-kerja kecil dan pembaikan yang tidak mengubah struktur asalNilai kerja melebihi RM20,000 hingga RM100,000Menggunakan Jadual Kadar Kejuruteraan Awam dan BangunanPelawaan kontraktor kelas F di bawah kepala dan sub kepala berkaitan secara undian atau pusingan atau sebut hargaGunakan Inden Kerajaan34PEROLEHAN MELALUI SEBUT HARGA(AP 170.1 dan SPP Bil. 2 Tahun 2001) Bekalan/Perkhidmatan -Melebihi RM50,000 hingga RM500,000 setahun

i)Melebihi RM50,000 hingga RM100,000 dipelawa di kalangan pembekal bertaraf Bumiputera yang berdaftar dengan Kementerian Kewangan

ii)Melebihi RM100,000 hingga RM500,000 terbuka kepada pembekal Bumiputera/Bukan Bumiputera yang berdaftar dengan Kementerian Kewangan.

Kerja-Melebihi RM20,000 hingga RM200,000 setahun yang tidak menggunakan Jadual Kadar Kejuruteraan Awamdan Bangunan35Pelawaan dibuat kepada sekurang-kurangnya kepada 5 pembekal/syarikat Dokumen seperti di Lampiran Q (AP) digunakan

Diproses seperti tender

Setuju terima Jawatankuasa Sebut Harga 36PEROLEHAN MELALUI TENDER(AP 171.1, dan SPP Bil. 2 Tahun 1995) Bekalan/Perkhidmatan/Kerja -Melebihi RM500,000 setahun

Iklan-Tender tempatan :min. 1 akhbar berbahasa Melayu-Tender antarabangsa:min. 1 akhbar berbahasa Melayu dan 1 akhbar berbahasa Inggeris Tempoh Iklan-Tender tempatan :min. 21 hari-Tender antarabangsa:min. 56 hari37PEROLEHAN DARURAT(AP 173.2)Tidak melebihi keperluan semasa

Prosidur biasa perolehan dikecualikan

Kemukakan laporan terperinci kepada Pegawai Pengawal dalam tempoh satu (1) bulan dari tarikh perolehan untuk dihantar kepada Perbendaharaan bagi tujuan penyiasatan dan audit 38PELAKSANAAN PROJEK KECIL SECARA GOTONG ROYONG (SPP Bil. 4 Tahun 2004)Kriteria bagi menentukan projek secara gotong royong:

Had maksimum kewangan atau peruntukan sebanyak RM100,000

Tidak memerlukan kepakaran khusus seperti mekanikal dan elektrikal

Boleh dilaksanakan sendiri oleh Pihak Peneraju ProjekJawatankuasa Kemajuan dan Keselamatan Kampung (JKKK)Jawatankuasa Kemajuan MukimBadan/Pertubuhan/Persatuan atau Badan-badan Bukan Kerajaan (NGO) yang melibatkan masyarakat setempat 39Bebas daripada semua halangan seperti pemilikan tapak projek dan sebagainya

Melibatkan tenaga penduduk tempatan dan bercorak kemasyarakatan

Tempoh pelaksanaan tidak melebihi 14 hari kerja berturut-turut atau 14 hari dalam tempoh maksimum 3 bulan 40PEROLEHAN MELALUI JABATAN TEKNIK(AP 182)Semua jabatan bukan teknik hendaklah merujuk kepada jabatan teknik bagi perolehan kerja yang melibatkan perubahan struktur bangunan ataupun kerja letrik

Sekiranya jabatan teknik tidak berkemampuan, perolehan melalui perkhidmatan perunding hendaklah dilaksanakan

Sesalinan as built drawing hendaklah dikemukakan kepada jabatan teknik

Kerja-kerja yang melibatkan tambahan atau pengubahsuaianbangunan Kerajaan Persekutuan: kelulusan Bahagian Pengurusan Hartanah, Jabatan Perdana Menteribangunan sewa : kebenaran tuan punya bangunan 41PEROLEHAN PERKHIDMATAN PERUNDING(AP 186, SPP Bil. 3 Tahun 1995 & SPP Bil.15 Tahun 2001)Rujuk projek kepada Jabatan Teknik terlebih dahulu. Sekiranya Jabatan Teknik mengesahkan tidak berkemampuan, agensi boleh melantik perunding mengikut tatacara yang berkuat kuasa

Hendaklah mendapat kelulusan Jawatankuasa Pemilihan dan Pelantikan Perunding (JPPP) atau Jawatankuasa Perunding Peringkat Agensi (JPPPA) yang berkenaan

kKelulusan bayaran perkhidmatan perunding hendaklah diperolehi dari Perbendaharaan atau Lembaga Perolehan atau JPPPA mengikut mana yang berkenaan42Perunding dilantik hendaklah menguruskan perolehan bagi pihak Jabatan berkenaan mengikut tatacara perolehan Kerajaan yang berkuatkuasa

Perolehan perkhidmatan perunding bagi perolehan kerja yang kurang RM30 juta, Lembaga Perolehan Kementerian adalah diberikuasa melantik perunding

Laporan prestasi perunding kendaklah dikemukakan kepada Perbendaharaan dan JPPP yang berkenaanPerolehan ICTPerlu Mendapatkan Kelulusan JKICT.

44Agensi hendaklah mematuhi semua peraturan kewangan yang ditetapkan oleh Kementerian Kewangan termasuk:-Arahan Perbendaharaan (AP)-Pekeliling Perbendaharaan (PP)-Surat Pekeliling Perbendaharaan (SPP)-Pekeliling Kontrak Perbendaharaan (PKP)

Pengecualian daripada mana-mana peraturan kewangan yang ditetapkan hendaklah terlebih dahulu mendapat kelulusan bertulis daripada Ketua Setiausaha Perbendaharaan atau Pegawai Kewangan Negeri, mengikut mana yang berkenaanPEMATUHAN KEPADA PERATURANKEWANGAN YANG DITETAPKANTerima kasih

@ facebook: Forum AKS KPM Sabah