sesi 11 tatacara pengurusan perolehan

1

TATACARA PENGURUSAN PEROLEHAN

Oleh

Tuan Azlina Tuan HussinUnit Audit Dalam

Pejabat Naib Canselor

DEFINISI PEROLEHAN

Aktiviti untuk mendapatkan, membeli atau memperolehi bekalan, perkhidmatan dan kerja bagi menjalankan operasi sesebuah organisasi dengan cara yang menguntungkan organisasi sama ada melalui sebutharga, tender atau cara-cara lain yang dibenarkan. Semua Perolehan oleh PTj/Jabatan hendaklah mematuhi tatacara perolehan yang telah ditetapkan oleh Kementerian Kewangan Malaysia

3

Bekalan

Perkhidmatan

Kerja

KATEGORI PEROLEHAN

KATEGORI PEROLEHANKATEGORI PEROLEHAN

Merupakan perolehan barangan samada barangan luak atau tidak luak yang dibekal bagi menjalankan sesuatu aktiviti, program atau projek sesebuah organisasi. Ia merupakan input nyata bagi sesuatu proses kerja atau perkhidmatan. Contohnya alatulis, bahan kimia, perabot, alat makmal dan kenderaan.

Merupakan perolehan yang melibatkan kerja-kerja pembinaan dan sivil seperti bangunan, jalan, tapak kawasan dan kerja-kerja mekanikal dan elektrikal

Bekalan

Kerja

Perkhidmatan

Merupakan perolehan yang ditakrifkan sebagai khidmat tenaga manusia atau kepakaran/kemahiran yang diperolehi untuk menyiapkan sesuatu kerja. Contohnya penyelenggaraan, pembaikan, pencucian, penyewaaan, kerja-kerja ukur dan perundangan. serta perkhidmatan perunding.

AKTA TATACARA KEWANGAN 1957 (Disemak 1972)

PERINTAH MENTERI-MENTERI KERAJAAN PERSEKUTUAN (P.U.(A) 206 bertarikh 24 Jun 2004)

AKTA PEWAKILAN KUASA 1956 (Disemak 1988)

AKTA KONTRAK KERAJAAN 1949(Disemak 1973)

ARAHAN PERBENDAHARAAN (AP)(AP 166 HINGGA 206 DAN AP 229 HINGGA 300)

SURAT PEKELILING PERBENDAHARAAN (SPP)

PEKELILING KONTRAK PERBENDAHARAAN (PKP)

SURAT ARAHAN PERBENDAHARAAN (AP)5

UNDANG-UNDANG DAN PERATURAN

6

a) Akauntabiliti awam (public accountability)

b) Diuruskan secara telus (transparent)

c) Nilai faedah terbaik (best value for money)

d) Saingan terbuka (open competition)

e) Adil dan saksama (fair dealing)

PRINSIP-PRINSIP PEROLEHAN

7

i) Menguruskan perolehan secara cekap, berkesan dan paling menguntungkan bagi mencapai matlamat perolehan tersebut

ii) Mendapatkan harga yang paling menguntungkan dan berpatutan dengan mengambil kira kualiti, kuantiti dan tempoh penyerahan/siap yang ditetapkan

iii) Menggalakkan pertumbuhan industri tempatan dan penggunaan bahan/barangan/perkhidmatan tempatan

iv) Menggalakkan pemindahan teknologi yang bersesuaian dengan kehendak semasa sektor industri negara

v) Sebagai alat untuk mencapai dasar-dasar nasional

OBJEKTIF PEROLEHAN

8

i) Menggalakkan pertumbuhan industri tempatan melalui penggunaan bahan/barangan tempatan dan penggunaan sektor perkhidmatan tempatan

ii) Mempertingkatkan keupayaan industri tempatan melalui pemindahan teknologi

iii) Menggalakkan penglibatan usahawan Bumiputera

iv) Memelihara dan mempertahankan kepentingan dasar perolehan kerajaan bagi mencapai objektif nasional dalam menghadapi cabaran globalisasi dan liberalisasi

DASAR-DASAR PEROLEHAN KERAJAAN

9

STRATEGI DAN KAEDAH PELAKSANAAN

DASAR PEROLEHAN KERAJAAN

10

Semua pembekal dan kontraktor yang ingin berurusan dengan kerajaan perlu berdaftar dengan kerajaan seperti berikut:

Bekalan/Perkhidmatan

- Kementerian Kewangan Malaysia

Kerja - Pusat Khidmat Kontraktor (PKK)

Lembaga Pembangunan Industri Pembinaan Malaysia (CIDB)

PENDAFTARAN PEMBEKAL/KONTRAKTOR

11

Objektif Pendaftaran

i) Untuk memastikan hanya syarikat/kontraktor yang berkemampuan sahaja turut serta di dalam perolehan kerajaan

ii) Memudahkan agensi Kerajaan untuk mengenalpasti syarikat/kontraktor yang berdaftar dalam kepala, sub kepala, bidang atau kategori yang ditetapkan

iii) Membolehkan pemantauan ke atas prestasi kontraktor yang terlibat di dalam perolehan kerajaan. Tindakan tatatertib akan dikenakan terhadap kontraktor yang melakukan kesalahan dan gagal memenuhi obligasi kontrak

iv) Membantu kerajaan dalam menggubal dasar perolehan

12

PENGGUNAAN BAHAN/BARANGAN/ PERKHIDMATAN TEMPATAN (SPP Bil. 7 Tahun 2002)

a) Semua perolehan bekalan dan perkhidmatan hendaklah diperolehi secara tempatan

b) Bahan/barangan keluaran tempatan hendaklah memenuhi Standard Malaysia (MS) atau standard antarabangsa yang diiktiraf

c) Agensi wajib menggunakan bahan/barangan/ perkhidmatan keluaran tempatan yang dinyatakan di dalam senarai:- Bahan binaan tempatan (kerja) - IKRAM QA Services Sdn.

Bhd. Barangan keluaran tempatan (bekalan) - SIRIM QAS Sdn.

Bhd.

13

PEROLEHAN BARANG-BARANG IMPORT (SPP Bil. 6 Tahun 1996 & Bil. 7 Tahun 1998)

i) Bahan/barangan import melebihi RM50,000 perlu mendapat kelulusan MITI

ii) Bahan/barangan yang bernilai melebihi RM200,000 bagi satu kontrak hendaklah dilaksanakan secara Free On Board (FOB)

iii) Menggunakan syarikat perkhidmatan pengangkutan tempatan

iv) Perlindungan insurans melalui Akaun Amanah Kumpulan Wang Insurans Barang-barang Kerajaan (KWIBK)

14

PEMINDAHAN TEKNOLOGI UNTUK INDUSTRI TEMPATAN (SPP Bil. 5 Tahun 2007)

i) Membantu institusi dan industri tempatan dalam mempertingkatkan kepakaran dalam pelbagai bidang terutamanya yang berteknologi canggih dan terkini

ii) Lazimnya dilaksanakan melalui program offset dengan kerjasama industri tempatan terutama sekali bagi perolehan strategik dan berteknologi tinggi

15

KEUTAMAAN SYARIKAT BUMIPUTERA DALAM PEROLEHAN KERAJAAN (SPP Bil. 4 Tahun 1995)

i) Syarikat yang diiktiraf sebagai syarikat Bumiputera: sekurang-kurangnya 51% dikuasai Bumiputera (Saham, Lembaga Pengarah dan Pengurusan)

ii) Sijil dikeluarkan oleh

• Kementerian Kewangan - bekalan/perkhidmatan• Pusat Khidmat Kontraktor - kerja

16

a) Keutamaan Bumiputera Bagi Perolehan Bekalan Dan Perkhidmatani) Melebihi RM10,000 hingga RM100,000 hendaklah diperolehi

daripada kalangan syarikat Bumiputera yang berdaftar dengan Kementerian Kewangan sahaja

ii) Melebihi RM100,000 keutamaan harga kepada syarikat Bumiputera

Nilai Perolehan % Keutamaan

melebihi RM100 ribu – RM500 ribu 10%

melebihi RM500,000 – RM1.5 juta 7%

melebihi RM1.5 juta – RM5 juta 5%

melebihi RM5 juta – RM10 juta 3%

melebihi RM10 juta – RM15 juta 2.5%

melebihi RM15 juta Tiada(Keutamaan harga ini adalah berdasarkan kepada nilai tawaranterendah dan boleh diterima dari syarikat Bukan Bumiputera)

17

Langkah 2:

Peratus Perbezaan (%) = Perbezaan Harga x

100

Harga Tawaran BB

Formula pengiraan:

Langkah 1:

Harga Tawaran Pembekal Bumiputera (B)

Harga Tawaran Pembekal Bukan Bumiputera (BB)

= Perbezaan Harga (RM)

18

Formula pengiraan:







melebihi RM15 juta Tiada

Langkah 3:

Bandingkan % Perbezaan dengan % Keutamaan yang telah ditetapkan

% Perbezaan < % Keutamaan : pilih pembekal bumiputera

% Perbezaan > % Keutamaan : pilih pembekal bukan bumiputera

19

Langkah 2:

Peratus Perbezaan (%) = 200,000 x 100

10,500,000

= 1.9%

Contoh 1:

Langkah 1:

Harga Tawaran Pembekal Bumiputera (B) : RM10,700,000

Harga Tawaran Pembekal Bukan Bumiputera (BB) :RM10,500,000

Perbezaan Harga RM 200,000

20

Contoh 1:








Langkah 3:


% Perbezaan < % Keutamaan : pilih pembekal bumiputera (1.9%) (2.5%)

21

Langkah 2:

Peratus Perbezaan (%) = 200,000 x 100

4,900,000

= 4.08%

Contoh 2:

Langkah 1:

Harga Tawaran Pembekal Bumiputera (B) : RM 5,100,000

Harga Tawaran Pembekal Bukan Bumiputera (BB) :RM 4,900,000

Perbezaan Harga (RM) RM 200,000

22

Contoh 2:








Langkah 3:


% Perbezaan > % Keutamaan : pilih pembekal bukan bumiputera (4.08%) (3%)

Perbandingan berdasarkan harga tawaran pembekal Bumiputera (RM5.1 juta)

23

b) Keutamaan Pembuat/Pengilang Bumiputera

i) Memberi keutamaan kepada syarikat yang bertaraf pembuat/pengilang Bumiputera

ii) Sekiranya perolehan bekalan dilaksanakan secara terbuka di kalangan pembuat tempatan, keutamaan harga hendaklah diberi kepada pembuat Bumiputera


sehingga RM10 juta 10%

melebihi RM10 juta – RM100 juta

5%

melebihi RM100 juta 3%(Keutamaan harga ini adalah berdasarkan kepada nilai tawaranterendah dan boleh diterima dari pembuat Bukan Bumiputera)

24

c) Keutamaan Bumiputera Untuk Kontrak Kerja

i) Kerja-kerja bernilai kurang RM100,000 dikhaskan kepada Bumiputera

ii) Sekurang-kurangnya 50% bagi projek bernilai RM100,000 hingga RM350,000 dikhaskan untuk ditandingi di kalangan Bumiputera

iii) 30% dari peruntukan tahunan untuk kerja, dikhaskan kepada Bumiputera (tidak termasuk kerja-kerja kurang RM100,000)

25

d) Keutamaan Kerja Prime Cost Sum








(Keutamaan harga ini adalah berdasarkan kepada nilai tawaranterendah dan boleh diterima dari syarikat Bukan Bumiputera)

Keutamaan kepada syarikat Bumiputera bagi kerja Prime Cost Sum/Mekanikal/Elektrikal/Pakar

26

PRIME COST SUM:

JUMLAH WANG YANG DIPERUNTUKKAN

BAGI KERJA YANG AKAN DILAKSANAKAN

OLEH SUBKONTRAKTOR DINAMAKAN

ATAU BAGI BAHAN/BARANG YANG AKAN

DIDAPATKAN DARIPADA PEMBEKAL

DINAMAKAN

KAJIAN PASARANKAJIAN PASARAN

AP 169 – SETIAP PEGAWAI YANG MENGURUSKAN PEROLEHAN WAJIB MEMBUAT KAJIAN PASARAN DENGAN MENGAMBIL KIRA ASPEK KUALITI, HARGA, KEGUNAAN, KOS PENYELENGGARAAN DAN FAKTOR-FAKTOR LAIN YANG BERKAITAN SEBELUM MENGURUSKAN PEROLEHAN SUPAYA BARANG YANG DIBELI ADALAH SESUAI DAN MENGUNTUNGKAN KERAJAAN

*** cara – rujuk rekod pembelian lampau, survey harga, merujuk agensi pakar dll

27

PERANCANGAN PEROLEHAN

PIHAK PTj/JABATAN HENDAKLAH MEMBUAT PERANCANGAN TAHUNAN (ANNUAL PLANNING) DAN PERANCANGAN AWAL (FORWARD PLANNING) BAGI SEBUTHARGA/TENDER YANG HENDAK DIPELAWA BAGI SATU-SATU TAHUN BAGI MENGELAKKAN AMALAN PECAH KECIL PEROLEHAN.

Perkara yang perlu diambilkira dalam merancang perolehan:-

Menentukan peruntukan/pembiayaan mencukupi

Dibuat dengan kontraktor yang pendaftarannya masih berkuatkuasa dengan MOF dibawah kelas/kod bidang , kepala sub kepala yang bertepatan.

Merujuk kepada Pekeliling Kontrak Perbendaharaan (Kontrak Pusat)

Membuat kajian pasaran

Menyediakan carta/jadual perancangan.

Mengenalpasti bidang khas kepada kontraktor bumiputera

Penggunaan borang piawai yang diluluskan oleh MOF

Penggunaan matawang

Penyediaan penentuan spesifikasi

PERANCANGAN PEROLEHAN

Dalam menggariskan spesifikasi, perkara-perkara seperti warna, saiz, bentuk, kualiti, pembungkusan, nisbah kandungan dan butir-butir lain yang berkaitan hendaklah dinyatakan dengan jelas supaya tidak menimbulkan keraguan kepada pembekal/kontraktor tentang apa yang dikehendaki oleh PTj/Jabatan. Bagi perolehan perkhidmatan, skop perkhidmatan hendaklah dinyatakan dengan jelas dan terperinci.

Spesifikasi tender/sebutharga ini tidak boleh berdasarkan kepada sesuatu jenama atau buatan. Sekiranya tidak dapat dielakkan, ungkapan ‘atau persamaan’ hendaklah digunakan.

Spesifikasi hendaklah dibuat berasaskan fungsi penggunaan dan sekurang-kurangnya memenuhi Piawaian Malaysia/Piawaian Antarabangsa yang diiktiraf oleh Kerajaan. Sekiranya barangan tersebut tidak mempunyai sebarang standard, PTj/Jabatan hendaklah memastikan barangan yang ditentukan adalah sesuai, selamat digunakan dan dijamin oleh pembuatnya atau petender/ penyebutharga.

Spesifikasi yang disediakan hendaklah ditandaaraskan (benchmark) dengan barangan buatan tempatan yang memenuhi piawaian yang diiktiraf

Bagi perolehan peralatan yang melibatkan teknologi maklumat, spesifikasi teknikal hendaklah diluluskan oleh MAMPU, Jabatan Perdana Menteri. Arahan dan garis panduan mengenai perkara ini yang dikeluarkan oleh MAMPU hendaklah dirujuk. Walau bagaimanapun, pembelian peralatan komputer secara stand alone tidak perlu mendapatkan persetujuan MAMPU.

BUTIRAN SPESIFIKASI

MEMECAHKECILKAN PEROLEHAN

Agensi adalah DILARANG MEMECAHKECILKAN perolehan bagi mengelakkan pelawaan tender. Tindakan SURCAJ boleh diambil ke atas pegawai yang bertanggungjawab sekiranya didapati perolehan telah dipecahkecilkan semata-mata untuk mengelakkan pelawaan sebutharga/tender.

(Surat Pekeliling Perbendaharaan Bil. 5/2007)

Bagi Menentukan kesempurnaan spesifikasi

Pembeli perlu bertanya:

1. Adakah spesifikasi jelas & tepat?2. Bolehkah pembekal memahami spesifikasi?3. Perlukah taklimat/lawatan tapak diadakan?4. Adakah spesifikasi terlalu terhad/terbatas5. Adakah spesifikasi berat sebelah kepada

produk tertentu?6. Bolehkah pemantauan/penguatkuasaan dijalankan?

34

KAEDAH PEROLEHAN Panjar Wang Runcit

Kontrak Pusat Pembelian Terus Requisition (untuk perolehan kerja) Sebut Harga Tender Perolehan Darurat Pelaksanaan Projek Kecil Secara gotong-

royong Perolehan melalui Jabatan Teknik (JKR &

JPS) Perolehan Perkhidmatan Perunding

35

PEROLEHAN MELALUI PANJARWANG RUNCIT (SPP Bil. 2 Tahun 2002)

Untuk kegunaan segera

Tidak melebihi RM500.00

Tiada dokumen pembelian diperlukan(cukup dengan resit sahaja)

36

PEROLEHAN MELALUI KONTRAK PUSAT (AP 178.1)

Barang-barang gunasama Perlu rujuk kepada Pekeliling Kontrak

Perbendaharaan (PKP) Guna pesanan Kerajaan sebagai

dokumen pembelian Contoh items kontrak pusat:-

Perabot, kabinet, bag dan lain-lain

RASIONAL PEMBELIAN MELALUI KONTRAK PUSAT:-

Pembelian secara pukal Syarikat yang dipilih memenuhi dasar DEB Seragam guna barang mudah penyenggaraan Syarikat dipilih biasa syarikat berkemampuan

37

PENGGUNAAN KONTRAK JABATAN LAIN (AP 178.2)

mendapat persetujuan daripada agensi yang mengikat kontrak dan kelulusan Perbendaharaan

kontrak masih berkuatkuasa

tiada tambahan kuantiti kepada kontrak asal

tertakluk kepada baki kuantiti yang masih ada dan belum digunakan oleh agensi utama

38

PEMBELIAN TERUS (SPP Bil. 12/2007)BEKALAN / PERKHIDMATAN

•Sehingga RM50,000 setahun bagi setiap jenis item pembelian terus dari mana-mana pembekal/syarikat•Bidang khusus yang memerlukan lesen/permit yang sah seperti kawalan keselamatan,farmasi dsb., dapat lesen daripada KDN dan Kem. Kesihatan.

KERJA•Tidak melebihi RM20,000 boleh dibuat secara lantikan terus di kalangan

kontraktor kelas F tempatan yang berdaftar dengan Pusat Khidmat

Kontraktor (PKK) di bawah kepala dan sub-kepala berkaitan

*** GUNAKAN PESANAN KERAJAAN ATAU INDEN SEBAGAI DOKUMEN

PEMBELIAN/PEROLEHAN MENGIKUT MANA YANG BERKAITAN.

*** TIDAK TERTUMPU KEPADA PEMBEKAL/SYARIKAT TERTENTU SELARAS DENGAN

PRINSIP PEROLEHAN

39

REQUISITION (AP 180 dan SPP Bil. 2 Tahun 2001)

Kerja-kerja kecil dan pembaikan yang tidak mengubah struktur asal

Nilai kerja melebihi RM20,000 hingga RM100,000

Menggunakan Jadual Kadar Kejuruteraan Awam dan Bangunan

Pelawaan kontraktor kelas F di bawah kepala dan sub kepala berkaitan secara undian atau pusingan atau sebut harga

Gunakan Inden Kerajaan

40

PEROLEHAN MELALUI SEBUT HARGAPEROLEHAN MELALUI SEBUT HARGA(AP 170.1 dan SPP Bil. 5 Tahun 2009)(AP 170.1 dan SPP Bil. 5 Tahun 2009)

BEKALAN / PERKHIDMATAN -Melebihi RM50,000 hingga RM500,000 setahuni.Melebihi RM50,000 hingga RM100,000 hendaklah dipelawa daripada sekurang-kurangnya lima (5) pembuat/pembekal tempatan bertaraf Bumiputera yang berdaftar dengan Kementerian Kewangan dalam kod bidang yang berkaitan

ii.Melebihi RM100,000 hingga RM500,000 hendaklah dipelawa daripada sekurang-kurangnya lima (5) pembuat/pembekal tempatan bertaraf Bumiputera/Bukan Bumiputera yang berdaftar dengan Kementerian Kewangan dalam kod bidang yang berkaitan.

- Dokumen sebutharga seperti di Lampiran Q (SPP5/2009) yang

boleh diubahsuai mengikut keperluan agensi

41

KERJA- Melebihi RM20,000 hingga RM500,000 yang tidak menggunakan Jadual Kadar Kejuruteraan Awam dan Bangunan

i.RM20,000 – RM200,000 dipelawa secara sebutharga dikalangan sekurang-kurangnya 5 kontraktor Kelas F yang berdaftar dengan PKK dibawah kepala dan sub kepala yang berkaitan dan LPIPM/CIDB dalam kategori yang berkenaan.

ii.RM 200,000 – RM500,000 dipelawa secara sebutharga dikalangan sekurang-kurangnya 5 kontraktor Kelas E yang berdaftar dengan PKK dibawah kepala dan sub kepala yang berkaitan dan LPIPM/CIDB dalam kategori yang berkenaan.

- Bagi perolehan kerja, borang/format Jabatan Kerja Raya (JKR)/Jabatan Pengairan dan Saliran (JPS) boleh digunakan. Borang-borang tersebut boleh diubah suai mengikut keperluan Agensi

45

TATACARA MENGURUSKAN SEBUTHARGA

•Agensi hendaklah mempamerkan pemberitahuan sebut harga (Notis Sebut Harga) di papan kenyataan awam Agensi masing-masing, selain daripada mempelawa sebut harga kepada penyebutharga yang telah dikenal pasti.

•Tempoh sebut harga hendaklah sekurang-kurangnya tujuh (7) hari berturut-turut dan pemberitahuan sebut harga hendaklah sentiasa dipamerkan di papan kenyataan sepanjang tempoh tersebut.

•Kaedah pelawaan sebut harga hendaklah dilaksanakan sama ada melalui pos berdaftar, pos laju atau serahan tangan.

•Satu (1) daftar hendaklah diselenggarakan untuk mencatatkan senarai edaran sebut harga atau pembuat/pembekal/kontraktor yang telah mengambil sendiri dokumen sebut harga.

•Semua borang sebut harga hendaklah diberi nombor siri untuk pengawalan.

46

TATACARA MENGURUSKAN SEBUTHARGA

•Satu (1) penyebut harga hanya dibenarkan mengemukakan satu (1) tawaran sebut harga sahaja. Tawaran alternatif adalah tidak dibenarkan.

•Agensi hendaklah mensyaratkan kepada penyebut harga supaya mengemukakan tawaran harga dan tawaran teknikal dalam dua (2) sampul surat yang berasingan dan berlakri bagi bekalan dan perkhidmatan.

•Bagi sebut harga kerja memadai tawaran dikemukakan dalam satu (1) sampul berlakri sahaja.

•Sebut Harga hendaklah disampaikan, diterima, dibuka dan dijadualkan sebagaimana dibuat bagi tender mengikut Arahan Perbendaharaan 195, 196 dan 197.

47

PENJUALAN DOKUMEN SEBUT HARGA

Agensi tidak digalakkan menjual dokumen sebut harga. Walau bagaimanapun, sekiranya Agensi mengenakan bayaran, maka kadar harga semuka dokumen hendaklah mengikut kadar yang ditetapkan bagi dokumen tender yang berkuat kuasa tertakluk kepada bayaran maksimum RM50.00 bagi satu (1) set dokumen sebut harga.

48

TEMPOH SAH LAKU SEBUT HARGA

Tempoh sah laku tawaran sebut harga hendaklah tidak melebihi 90 hari dari tarikh tutup sebut harga bergantung kepada kompleksiti sebut harga yang dilaksanakan. Tempoh sah laku tawaran sebut harga tidak boleh dilanjutkan. Jika tempoh sah laku tawaran telah tamat atau keputusan tidak dibuat dalam tempoh sah laku tawaran, sebut harga hendaklah dipelawa semula.

49

PENERIMAAN SEBUT HARGA

PETI TAWARAN

a. Peti tawaran hendaklah disediakan dengan dilabelkan tajuk/rujukan sebut harga, tarikh dan waktu tawaran ditutup.

b. Peti tawaran hendaklah dikunci dengan dua (2) kunci yang berbeza dan anak kuncinya hendaklah dipegang secara berasingan oleh dua (2) orang pegawai kanan Agensi.

c. Agensi hendaklah menyediakan anggaran harga Jabatan bagi setiap sebut harga dan memasukkannya ke dalam peti tawaran sebelum tarikh tutup sebut harga.

d. Peti tawaran hendaklah ditutup pada tarikh dan waktu yang ditetapkan. Waktu sebut harga ditutup hendaklah ditetapkan pada jam 12.00 tengah hari pada hari bekerja. Bagi tawaran yang diterima melalui pos, Agensi hendaklah memastikan langkahlangkah diambil supaya tawaran dimasukkan ke dalam peti tawaran sebaik sahaja tawaran diterima dan hendaklah sebelum tarikh dan waktu tutup. Dokumen sebut harga yang lewat diterima dari waktu dan tarikh yang ditetapkan tidak boleh dipertimbangkan.

50

PEMBUKAAN PETI TAWARAN

•Peti tawaran hendaklah dibuka secepat mungkin selepas sebut harga ditutup.

•Tawaran hendaklah dibuka oleh Jawatankuasa Pembuka Sebut Harga yang dilantik oleh Ketua Jabatan/Bahagian secara bertulis. Jawatankuasa Pembuka Sebut Harga hendaklah terdiri daripada sekurang-kurangnya dua (2) pegawai yang mana seorang daripadanya hendaklah terdiri daripada pegawai Kumpulan Pengurusan dan Profesional.

51

TUGAS-TUGAS JAWATANKUASA PEMBUKA SEBUT HARGA

• Membuka peti tawaran pada tarikh dan waktu yang ditetapkan;

• Memberi nombor kod untuk setiap dokumen tawaran sebut harga;

• Menandatangani ringkas pada lembaran yang menyatakan harga dan pada apa-apa pindaan tulisan atau taipan bertindih dalam tawaran sebut harga;

• Merekod pada borang jadual sebut harga dengan mencatatkan nama penyebut harga, kod penyebut harga, harga yang ditawarkan, tempoh siap/tempoh penyerahan dan menandatangani borang tersebut;

• Memastikan bahawa tawaran harga dan tawaran teknikal telah dikemukakan dalam dua (2) sampul surat yang berasingan dan berlakri bagi bekalan dan perkhidmatan. Bagi sebut harga kerja memadai tawaran dikemukakan dalam satu (1) sampul surat berlakri sahaja; dan

• Mengesahkan penyebut harga telah mengemukakan semua dokumen yang diperlukan seperti dalam Senarai Semakan.

52

SEBUTHARGA YANG LEWATSEBUTHARGA YANG LEWAT

DOKUMEN SEBUT HARGA YANG LEWAT DITERIMA DARI WAKTU DAN TARIKH YANG DITETAPKAN TIDAK BOLEH DIPERTIMBANGKAN

53

PENILAIAN SEBUT HARGASemua sebut harga yang diterima hendaklah dikaji dan dinilai sebelum syor dibuat kepada Jawatankuasa Sebut Harga. Sebut harga yang paling menguntungkan Kerajaan hendaklah disyorkan.

Dalam penilaian sebut harga, perkara-perkara seperti jangka masa siap, kadar harga, kekerapan perkhidmatan, kawasan perlaksanaan, kos penyelenggaraan untuk tempoh tertentu dan sebagainya perlu diambil kira.

Bagi semua sebut harga, jika perlu, nasihat daripada Jabatan Teknik seperti JKR dan JPS atau Agensi yang seumpamanya hendaklah diperoleh.

Penilaian sebut harga hendaklah disiapkan dalam tempoh empat belas (14) hari dari tarikh diterima daripada Urus Setia.

54

Jawatankuasa Penilaian Sebut Harga, Keahlian dan Tugas Jawatankuasa

Pelantikan ahli Jawatankuasa Penilaian Sebut Harga hendaklah dibuat secara bertulis oleh Ketua Jabatan/Bahagian yang menguruskan sebut harga.

55

PENILAIAN SEBUT HARGA BEKALAN/PERKHIDMATAN

Penilaian sebut harga bekalan/perkhidmatan hendaklah dibuat oleh dua (2) jawatankuasa yang berasingan seperti berikut:

Jawatankuasa Penilaian Teknikal

i)Keahlian Jawatankuasa Penilaian Teknikal hendaklah tidak kurang daripada tiga (3) orang, iaitu seorang pengerusi dan dua (2) orang ahli.

ii)Terdiri daripada pegawai yang mahir, berpengalaman dan berkelayakan tentang barangan/perkhidmatan tersebut. Sekiranya Agensi tidak mempunyai kemahiran dalaman, kepakaran dari Jabatan Teknik atau Jabatan lain boleh digunakan, seperti JKR, JPS, Jabatan Kimia, Jabatan Perkhidmatan Haiwan, MAMPU dan sebagainya.

iii) Membuat penilaian berasaskan kepada spesifikasi perolehan dalam dokumen sebutharga. Penilaian hendaklah dibuat berdasarkan dokumen-dokumen yang dikemukakan, pernyataan pematuhan (statement of compliance) dan/atau penilaian fizikal. Walau bagaimanapun, maklumat dan teknologi semasa mengenai barang/perkhidmatan tersebut boleh diambil kira.

iv) Penilaian teknikal hendaklah dilaksanakan secara bermesyuarat. Penilaian teknikal secara edaran adalah tidak dibenarkan.

56

Jawatankuasa Penilaian Harga

i)Keahlian jawatankuasa hendaklah tidak kurang daripada dua (2) orang, iaitu seorang pengerusi dan seorang ahli.

ii) Penilaian harga sesuatu sebut harga hendaklah mengambil kira faktor-faktor seperti syarat pembayaran, kadar pembayaran, tempoh, diskaun, harga pasaran terbuka, keupayaan penyebut harga dan sebagainya. Perbandingan antara satu tawaran penyebut harga dengan tawaran penyebut harga yang lain hendaklah dibuat berasaskan kepada faktor atau unsur yang sama (equal footing).

iii) Penilaian bagi pembelian harta modal seperti kenderaan, jentera berat, sistem maklumat dan lain-lain hendaklah berdasarkan kepada prinsip tawaran harga menyeluruh (total cost bid), yang bermaksud mengambil kira harga barangan, alat ganti, latihan, pentauliahan/pemasangan, jaminan, penyenggaraan dan lain-lain.

iv) Penilaian harga hendaklah dilaksanakan secara bermesyuarat. Penilaian harga secara edaran adalah tidak dibenarkan.

57

*** Bagi perolehan bekalan dan perkhidmatan yang tidak kompleks seperti perolehan pakaian sukan, kasut, perabot, ubat, beg, alat tulis, peralatan pejabat dan sebagainya, memadai Agensi menubuhkan satu Jawatankuasa Penilaian sahaja.

Proses penilaian sebut harga hendaklah disiapkan dan dilaksanakan seboleh-bolehnya tidak melebihi tempoh empat belas (14) hari dari tarikh tawaran sebut harga dikemukakankepada Jawatankuasa Penilaian.

Laporan penilaian hendaklah ditandatangani oleh semua ahli Jawatankuasa.

58

PENILAIAN SEBUT HARGA KERJA

•Penilaian sebut harga kerja hendaklah dibuat oleh satu (1) Jawatankuasa Penilaian sahaja.

•Penilaian sebut harga hendaklah dibuat oleh satu Jawatankuasa yang dianggotai oleh tidak kurang daripada tiga (3) orang pegawai. Salah seorang ahli Jawatankuasa hendaklah seorang pegawai teknikal dalam bidang kerja tersebut.

•Proses penilaian sebut harga hendaklah seboleh-bolehnya disiapkan dalam tempoh empat belas (14) hari dari tarikh tawaran sebut harga dikemukakan kepada Jawatankuasa Penilaian.

•Laporan penilaian hendaklah ditandatangani oleh semua ahli Jawatankuasa.

59

ASAS PENILAIAN SEBUT HARGAASAS PENILAIAN SEBUT HARGA

Asas-asas penilaian sebut harga termasuklah perkara-perkara berikut:

i) Penyebut harga memenuhi kesemua syarat yang dinyatakan dalam dokumen sebut harga.

ii) Keupayaan/kemampuan penyebut harga seperti pengalaman kerja yang lepas, prestasi kerja/kontrak semasa, projek yang sedang dilaksanakan/dalam tangan.

iii) Analisa harga dengan mengambil kira tempoh siap/penghantaran.

iv) Kemampuan kewangan hendaklah dinilai bagi sebut harga bernilai melebihi RM200,000 hingga RM500,000 dari segi modal minimum sekurang-kurangnya 1.5% daripada anggaran harga Jabatan. Modal minimum hendaklah dalam bentuk aset mudah cair iaitu campuran nilai positif purata baki akhir bulan dalam penyata bulanan bank bagi tiga (3) bulan terakhir termasuk deposit tetap, baki nilai kemudahan kredit dan nilai kemudahan kredit tambahan yang layak/akan diperolehi oleh penyebut harga daripada bank atau institusi kewangan.

60

JAWATANKUASA SEBUT HARGA

•Semua ahli Jawatankuasa Sebut Harga hendaklah dilantik secara bertulis oleh Pegawai Pengawal bagi Kementerian/Jabatan Persekutuan atau Pegawai Kewangan Negeri bagi Jabatan-jabatan Negeri.

•Pegawai Pengawal atau Pegawai Kewangan Negeri boleh melantik secara bertulis Pemegang Waran Peruntukan atau mana-mana pegawai daripada Kumpulan Pengurusan dan Profesional sebagai Pengerusi.

•Keahlian jawatankuasa hendaklah terdiri daripada sekurangkurangnya tiga (3) orang pegawai di mana seorang daripadanya hendaklah pegawai dari Kumpulan Pengurusan dan Profesional. Jawatankuasa Sebut Harga hendaklah dipengerusikan oleh Pemegang Waran Peruntukan, sebagaimana yang ditakrif oleh Arahan Perbendaharaan 94 atau mana-mana pegawai yang dilantik oleh Pegawai Pengawal bagi Kementerian/Jabatan Persekutuan atau Pegawai Kewangan Negeri, yang mana berkenaan. Bagi perolehan kerja, seorang daripada ahli Jawatankuasa Sebut Harga hendaklah terdiri daripada Pegawai Teknikal.

61

•Pengerusi dan ahli Jawatankuasa Sebut Harga hendaklah dilantik atas nama jawatan secara tahunan/dua tahun sekali.

•Sekiranya Jabatan tidak mempunyai pegawai Kumpulan Pengurusan dan Profesional, Ketua Jabatan bolehlah melantik secara bertulis pegawai lain bagi melaksanakan tugas tersebut.

•Jawatankuasa Sebut Harga hendaklah bersidang secepat mungkin supaya keputusan dapat dibuat dengan segera. Jawatankuasa Sebut Harga seboleh-bolehnya hendaklah bersidang dalam tempoh dua (2) minggu selepas penilaian dibuat.

•Ahli Jawatankuasa Sebut Harga tidak boleh menganggotai Jawatankuasa Pembuka Sebut Harga atau mana-mana Jawatankuasa Penilaian.

62

PERTIMBANGAN SEBUT HARGA

•Jawatankuasa Sebut Harga hendaklah menimbang sebut harga dan memilih sebut harga yang paling menguntungkan Kerajaan. Jawatankuasa Sebut Harga hendaklah berpuas hati semua penyebut harga telah diberi peluang yang saksama.

•Jawatankuasa Sebut Harga hendaklah bersidang/bermesyuarat untuk memutuskan sebut harga. Pertimbangan sebut harga secara edaran tidak dibenarkan.

•Perbincangan dan keputusan Jawatankuasa Sebut Harga hendaklah dicatatkan dalam minit dan ditandatangani oleh pengerusi dan ahli Jawatankuasa Sebut Harga. Asas-asas pemilihan sebut harga hendaklah dicatatkan dengan jelas.•Keputusan Jawatankuasa Sebut Harga hendaklah sebulat suara. Keputusan yang tidak sebulat suara dan/atau melebihi had nilai hendaklah dikemukakan kepada Lembaga Perolehan Agensi yang berkenaan untuk keputusan.

63

Setelah menerima keputusan Jawatankuasa Sebut Harga, pesanan Kerajaan/Inden hendaklah dikeluarkan dengan segera kepada pembuat/pembekal/kontraktor yang berjaya.

Agensi hendaklah mengadakan satu kontrak formal bagi perolehan bekalan/perkhidmatan bermasa atau perolehan kerja, yang mana berkenaan untuk ditandatangani selaras dengan AP 176.1 (C).

64

KEPUTUSAN SEBUTHARGAKEPUTUSAN SEBUTHARGA

Keputusan muktamad Jawatankuasa Sebut Harga hendaklah dipamerkan di papan kenyataan Jabatan secepat mungkin selepas pesanan Kerajaan/Inden kerja dikeluarkan dengan menyatakan:

- Nama syarikat yang berjaya- Harga tawaran- Tempoh siap/penghantaran

65

PENTADBIRAN KONTRAKPENTADBIRAN KONTRAKAgensi hendaklah memastikan pengurusan dan pentadbiran kontrak bagi perolehan yang diuruskan secara sebut harga juga diberi perhatian yang serius. Ini adalah bagi menjaga kepentingan Kerajaan dan melicinkan urusan yang berhubung kait dengan pelaksanaan sesuatu perolehan.

Bon PelaksanaanBon Pelaksanaan hendaklah dikenakan bagi perolehan bekalan, perkhidmatan dan kerja yang bernilai melebihi RM200,000 mengikut peraturan yang berkuat kuasa. Bagi perolehan yang bernilai sehingga RM200,000 Bon Pelaksanaan adalah dikecualikan. Sekiranya kontraktor tidak mengemukakan Bon Pelaksanaan bagi kontrak kerja, kaedah Wang Jaminan Pelaksanaan (WJP) hendaklah diguna pakai seperti mana ditetapkan dalam peraturan mengenai tatacara pengurusan tender yang berkuat kuasa.

66

REKOD SEBUT HARGAREKOD SEBUT HARGA

Satu rekod lengkap hendaklah disediakan mengandungi maklumat antaranya seperti berikut:-i)Tajuk perolehanii)Nama Pembuat/Pembekal/Kontraktoriii)Nilai Perolehaniv)Tempoh Dijangka Siap

*** Rekod tersebut hendaklah disimpan dan dikemaskini oleh Agensi dan dikemukan kepada Pegawai Pengawal/Ketua Jabatan setiap bulan dan satu salinan kepada Unit Audit Dalam Agensi

67

PEROLEHAN MELALUI TENDERPEROLEHAN MELALUI TENDER(AP 171.1 dan SPP Bil. 5 Tahun 2007)(AP 171.1 dan SPP Bil. 5 Tahun 2007)

Bekalan / Perkhidmatan / Kerja

- Melebihi RM500,000

Iklan- Tender tempatan :

min. 1 akhbar berbahasa Malaysia

- Tender antarabangsa :min. 1 akhbar

berbahasa Malaysia

dan 1 akhbar berbahasa Inggeris

Tempoh Iklan

- Tender tempatan :min. 21 hari

- Tender antarabangsa :min. 56 hari

68

diterima dalam sampul surat berlakri

peti tender yang berkunci disediakan

dibuka oleh Jawatankuasa Pembuka Tender

dinilai oleh Jawatankuasa Penilaian Tender

ditimbang dan diluluskan oleh Lembaga Perolehan

Surat Setuju Terima tender

*****tatacara pengurusan tender lebih kurang sama dengan tatacara pengurusan sebutharga. Apa yang membezakannya adalah tempoh iklan, jawatankuasa/lembaga yang mempertimbangkan keputusan/nilai bon pelaksanaan/tempoh sah laku/tempoh membuat penilaian

KEBAIKAN TENDER TERBUKA

MEMBERI PELUANG KEPADA PEMBELI MEMILIH PEMBEKAL YANG TERBAIK BERDASAR “THE BEST VALUE FOR MONEY”

TAWARAN DIPROSES DENGAN PERATURAN YANG ADIL MENGIKUT PRINSIP YANG TELAH DITETAPKAN

PENYEBARAN YANG MELUAS BOLEH MEMBERI PELUANG KEPADA PEMBEKAL YANG TULEN MENGAMBIL BAHAGIAN

TENDER BOLEH MENGELAKKAN RISIKO BERAT SEBELAH DAN PILIH KASIH

PRINSIP TENDER

◦ Asas Yang Sama ◦ Peluang Yang Sama◦ Perbandingan Yang Sama

Dalam Penilaian

70

PROSES DAN PERINGKAT PEROLEHAN

TENDER/SEBUTHARGA

1. Perancangan

2. Penyediaan spesifikasi

3. Penyediaan Dokumen

Tender/SH

4. Iklan/Pemberitahuan

Tender/SH

5. Bantahan spesifikasi

10. Penerimaan Tender/SH

9. Lembaga/Mesy Tender/SH

8. Taklimat Tender/SH 7. Penilaian

Tender/SH6. Pembukaan

Tender/SH

PENJELASAN LANJUT BERKENAAN DENGAN SEBUTHARGA/TENDER

Kebenaran bertulis hendaklah diperolehi daripada Pengerusi Jawatankuasa Sebutharga/Lembaga Perolehan sekiranya Jawatankuasa Penilaian PTj memerlukan penjelasan lanjut daripada Penyebutharga/Petender. Walau bagaimanapun, sebarang perundingan tidak dibenarkan. Penjelasan tersebut hendaklah diuruskan oleh Urus Setia secara bertulis.

(AP.197)

PENILAIAN TENDER/SEBUTHARGA

72

PEROLEHAN DARURAT(AP 173.2)

tidak melebihi keperluan semasa

prosidur biasa perolehan dikecualikan

kemukakan laporan terperinci kepada Pegawai Pengawal dalam tempoh satu (1) bulan dari tarikh perolehan untuk dihantar kepada Perbendaharaan bagi tujuan penyiasatan dan audit

73

PELAKSANAAN PROJEK KECIL SECARA GOTONG ROYONG (SPP Bil. 4 Tahun 2004)

Kriteria bagi menentukan projek secara gotong royong:

had maksimum kewangan atau peruntukan sebanyak RM100,000

tidak memerlukan kepakaran khusus seperti mekanikal dan elektrikal

boleh dilaksanakan sendiri oleh Pihak Peneraju Projek

- Jawatankuasa Kemajuan dan Keselamatan Kampung (JKKK)

- Jawatankuasa Kemajuan Mukim- Badan/Pertubuhan/Persatuan atau Badan-badan

Bukan Kerajaan (NGO) yang melibatkan masyarakat setempat

74

bebas daripada semua halangan seperti

pemilikan tapak projek dan sebagainya

melibatkan tenaga penduduk tempatan dan

bercorak kemasyarakatan

tempoh pelaksanaan tidak melebihi 14 hari

kerja berturut-turut atau 14 hari dalam

tempoh maksimum 3 bulan

75

PEROLEHAN MELALUI JABATAN TEKNIK(SPP Bil. 3 Tahun 2006 pindaan kepada AP 182) Semua jabatan bukan teknik hendaklah merujuk

kepada jabatan teknik bagi perolehan kerja bernilai RM5 juta ke atas. Semua projek kerja yang bernilai tidak melebihi RM5 juta boleh dilaksanakan sendiri oleh Agensi tanpa merujuk terlebih dahulu kepada Jabatan Teknik.

Sekiranya jabatan teknik tidak berkemampuan, perolehan melalui perkhidmatan perunding hendaklah dilaksanakan

Sesalinan ‘as built drawing’ hendaklah dikemukakan kepada jabatan teknik

Kerja-kerja yang melibatkan tambahan atau pengubahsuaian

• bangunan Kerajaan Persekutuan: kelulusan Bahagian Pengurusan Hartanah, Jabatan Perdana Menteri

• bangunan sewa : kebenaran tuan punya bangunan

76

PEROLEHAN PERKHIDMATAN PERUNDING(SPP Bil. 8 Tahun 2006)

Rujuk projek yang bernilai melebihi RM5 juta kepada Jabatan Teknik terlebih dahulu. Sekiranya Jabatan Teknik mengesahkan tidak berkemampuan, agensi boleh melantik perunding mengikut tatacara yang berkuat kuasa

Hendaklah mendapat kelulusan dari Perbendaharaan atau Lembaga Perolehan Agensi ‘A’ mengikut mana yang berkenaan

Kelulusan bayaran perkhidmatan perunding hendaklah diperolehi dari Perbendaharaan atau Lembaga Perolehan Agensi ‘A’ mengikut mana yang berkenaan

77

Perunding dilantik hendaklah menguruskan perolehan bagi pihak Jabatan berkenaan mengikut tatacara perolehan Kerajaan yang berkuatkuasa

Laporan prestasi perunding kendaklah dikemukakan kepada Perbendaharaan

RUNDINGAN TERUS

Bukan kaedah perolehan, tetapi pengecualian daripada kaedah-kaedah biasa (an exception than the rule). Perolehan secara rundingan terus hanya boleh dibuat setelah diluluskan oleh Kementerian Kewangan

KRITERIA - KRITERIAKRITERIA - KRITERIA

Keperluan mendesak (memudaratkan/menjejaskan keselamatan)

Bagi maksud penyeragaman

Satu punca bekalan/perkhidmatan (pembuat/pemegang franchais)

Melibatkan keselamatan/strategik

Kontrak dengan syarikat pembuat Bumiputera

79

Agensi hendaklah mematuhi semua peraturan kewangan yang ditetapkan oleh Kementerian Kewangan termasuk:

- Arahan Perbendaharaan (AP)- Pekeliling Perbendaharaan (PP)- Surat Pekeliling Perbendaharaan (SPP)- Pekeliling Kontrak Perbendaharaan (PKP)

Pengecualian daripada mana-mana peraturan kewangan yang ditetapkan hendaklah terlebih dahulu mendapat kelulusan bertulis daripada Ketua Setiausaha Perbendaharaan atau Pegawai Kewangan Negeri, mengikut mana yang berkenaan

PEMATUHAN KEPADA PERATURAN

KEWANGAN YANG DITETAPKAN

PERINGATANPERINGATAN

81

TERIMA KASIHTERIMA KASIH

sesi 11 tatacara pengurusan perolehan

Documents