MANUAL SISTEM PENGURUSAN PRESTASI

1. Tujuan

Tujuan dokumen ini adalah untuk memaklumkan kepada anda :

Proses dan prosidur pengurusan prestasi.

Tanggungjawab pihak-pihak yang berkenaan dengan sistem pengurusan prestasi.

2. Apakah Pengurusan Prestasi?

2.1. Pengurusan prestasi mengandungi beberapa siri proses dimana seseorang ketua dan pekerja bawahannya mencapai persefahaman mengenai perkara-perkara berikut :

Kerja yang perlu dijalankan Bagaimana kerja perlu dijalankan Kemajuan kerja menurut keperluan Samada pekerja bawahan dapat mencapai keperluan-keperluan yang di

persetujui

2.2. Objektif utama pengurusan prestasi adalah untuk :

Memastikan tujuan dan matlamat SATU dicapai Meningkat dan mengekalkan prestasi pekerja Memberi ganjaran dan mempastikan pampasan yang adil Membangun dan membentuk pemimpin dari kalangan pekerja

SYARIKAT AIR TERENGGANU

3. Proses pengurusan prestasi

Proses-proses utama dalam sistem pengurusan prestasi ditunjukkan di gambarajah di bawah :

Sila Rujuk Lampiran A

1. Perancangan Prestasi :

Ketua anda dan anda berbincang dan bersetuju mengenai sasaran / piawaian dan jangkaan.

Sila Rujuk Lampiran B

2. Bimbingan Prestasi :

Ketua anda mengawasi, membimbing dan memberi maklum balas secara berterusan kepada anda

Sila Rujuk Lampiran C

3. Penilaian Prestasi :

Ketua anda menilai prestasi sebenar anda berbanding dengan sasaran / piawaian dan jangkaan.

Sila Rujuk Lampiran D

4. Pemberian Ganjaran Prestasi :

Pihak pengurusan membuat keputusan mengenai ganjaran.

4. Tanggungjawab

4.1. Secara ringkas, tanggungjawab ketua anda dalam proses pengurusan prestasi adalah seperti berikut :

Waktu Kegiatan

i. Pada awal tahun kewangan Menetapkan sasaran dan piawaian untuk anda.

ii. Sepanjang tahun kewangan Memberi latihan dan bimbingan kepada anda bagi tujuan mencapai sasaran.

iii. Pada akhir tahun kewangan Menilai prestasi anda berbanding dengan sasaran dan piawaian yang telah ditetapkan.

4.2. Tanggungjawab anda sepanjang tahun, dalam proses pengurusan prestasi adalah seperti berikut :

Membincang secara terbuka dengan ketua anda mengenai sasaran dan piawaian tugas anda.Mencuba sedaya upaya untuk mencapai sasaran yang ditetapkan.

Mengemukakan masalah berkaitan dengan kerja-kerja anda sebaik sahaja ianya timbul.

Memohon untuk latihan yang anda perlukan. Menyertai perbincangan penilaian prestasi dengan memberi komen anda

mengenai penilaian prestasi.

4.3 Sebahagian daripada tanggungjawab Bahagian Pengurusan Sumber Manusia adalah :

Mengawasi dan memperbaiki sistem pengurusan prestasi. Menyediakan latihan dan bantuan untuk sistem pengurusan prestasi. Menyokong keperluan latihan dan pembangunan pekerja. Memastikan ganjaran adalah setimpal dan adil.

Lampiran A

Perancangan Prestasi

1. Apakah Perancangan Prestasi?

1.1. Perancangan Prestasi adalah satu proses dimana ketua anda dan anda bersama-sama menetapkan sasaran, piawaian dan jangkaan prestasi untuk anda bagi tahun akan datang berdasarkan kepada :

Tanggungjawab anda. Rancangan-rancangan bisness Syarikat.

1.2. Perancangan prestasi patut disiapkan dalam bulan November atau Disember sebelum bermulanya tahun kewangan. Sekiranya berlaku kelewatan, ianya tidak harus melampaui bulan Januari.

2. Proses Perancangan Prestasi

Proses Perancangan Prestasi mempunyai 4 langkah. Langkah perancangan prestasi adalah seperti di bawah :

Sila Rujuk Lampiran A1 Sila Rujuk Lampiran A21.

Mengulangkaji Deskripsi Kerja 2. Menganalisa Rancangan Bisnes SATU

Sila Rujuk Lampiran A3

3. Menetapkan Sasaran

Sila Rujuk Lampiran A4

4. Menentukan Piawaian Prestasi

Lampiran A1

Mengulangkaji Deskripsi Kerja

1. Langkah pertama yang perlu diambil ialah mengkaji semula deskripsi kerja jawatan anda kerana sepanjang tahun kerja-kerja anda dijangka berubah mengikut keperluan organisasi.

2. Kajian semula deskripsi kerja anda dibuat oleh ketua anda bersama anda. Kajian semula ini dapat membantu anda memahami kerja anda dengan lebih mendalam.

3. Sesuatu kerja mempunyai beberapa “tanggungjawab utama” yang perlu dilaksanakan bagi tujuan keseragaman, tanggungjawab dihuraikan dengan menggunakan :

Satu “perkataan perbuatan” yang menerangkan “apa yang dilakukan”. Satu “objek” yang menerangkan “kepada apa”.

Contoh-contoh adalah seperti berikut :

Apa Yang Dilakukan Kepada Apa

Menyelia Kerja-kerja pembersihan

Menyelia Laporan Kerosakan

Memastikan Pembekalan peralatan

Memperaku Lebih masa kepada pekerja bawahan

Berada Dalam tunggu sedia

Sebagai panduan, bilangan tanggungjawab bagi kebanyakan kerja tidak patut melebihi lima. Tanggungjawab yang tidak begitu penting tidak perlu dicatat.

4. Setiap tanggungjawab dihuraikan dengan tugas. Tugas menggambarkan bagaimana atau dengan cara apa setiap tanggungjawab itu boleh dicapai. Seperti tanggungjawab, tugas dinyatakan dalan dua bahagian iaitu :

Satu “perkataan perbuatan” dan Satu “objek”

Contoh-contoh tugas yang menyokong tanggungjawab adalah seperti dibawah :

Tanggungjawab Tugas

Menyelia kerja-kerja pembersihan Menyediakan jadual kerja untuk kontraktor.

Memeriksa dan mengesahkan kerja yang dibuat oleh kontraktor.

Memperakukan bayaran.

Menyediakan laporan kerosakan Mengumpul maklumat mengenai kerosakan berlaku.

Mengisi borang laporan. Menyerah borang laporan kepada ketua.

Memastikan pembekalan peralatan dan kelengkapan

Menyenggara daftar peralatan. Membeli atau menyediakan barang-

barang keperluan stor untuk peralatan baru.

Meminta belanjawan untuk peralatan. Menghantar peralatan untuk dibaiki.

Lembaran Deskripsi Kerja Bagi Tempoh

Mulai …………………… Hingga ………………………

Nama : ………………………………………… Bahagian : ………………………….

Jawatan : ………………………………………. Lokasi : ……………………………..

Tanggungjawab Tugas Sasaran Skala Piawaian Prestasi

Menyeliakan belanjawan tahunan bagi pejabat

Membuat kertaskerja untuk tahun berkenaan.

Menyediakan unjuran untuk tahun berkenaan berdasarkan kepada belanjawan ke atas 3 tahun terdahulu dan 6 bulan terakhir.

Memajukan cadangan kepada ketua untuk kelulusan.

Menyiapkan belanjawan yang tepat dan mengikut masa yang di tetapkan.

5Menyiapkan belanjawan yang tepat dan lama sebelum tarikh tutup.

4Menyiapkan belanjawan yang tepat seminggu sebelum tarikh tutup.

3 Menyiapkan belanjawan tepat dan pada masa yang ditetapkan.

2Menyiapkan belanjawan yang tepat tetapi seminggu selepas tarikh tutup.

1Menyiapkan belanjawan lebih dari seminggu selepas tarikh tutup.

Mengawasi pekerja-pekerja bawahan

Mengawal prestasi pekerja-pekerja bawahan.

Memberi tunjuk ajar dan binbingan kepada pekerja bawahan.

Mengekalkan keselamatan dan kebersihan sekeliling tempat bekerja.

Mempertingkatkan semangat berpasukan.

Mengawal disiplin. Mengukur produktiviti

Menyelia dan mengawal pekerja bawahan dengan baik.

5

Memupuk semangat berpasukan dan kepimpinan yang dapat mempertingkatkan prestasi seksyen sekadar tinggi.

4 Menyelia dan mengawal pekerja bawahan dengan cemerlang

3 Menyelia dan mengawal pekerja bawahan dengan baik.

2 Mampu menyelia dan mengawal pekerja bawahan.

1Kadang-kadang tidak boleh untuk mengawasi dan mengawal pekerja bawahan.

Tanggungjawab Tugas Sasaran Skala Piawaian Prestasi

Menyeliakan perolehan dan senggaraan inventori dan kelengkapan pejabat.

Menyelia bagi memastikan inventori pejabat dikemaskinikan.

Membeli alat tulis dan lain-lain kelengkapan pejabat.

Memajukan dokumen ke bahagian kewangan untuk pembayaran.

Menguruskan perolehan serta mengekalkan alatan dan kelengkapan syarikat dengan baik, dengan sedikit penyeliaan.

5Menguruskan perolehan dan penyelenggaraan dengan cekap dan secara bersendirian.

4Menguruskan perolehan dan penyelenggaraan dengan baik dan secara bersendirian.

3Menguruskan perolehan dan penyelenggaraan dengan baik dan sedikit penyeliaan.

2Menghendaki penyeliaan rapi dalam menguruskan perolehan dan penyelenggaraan.

1Kadang-kadang bekalan bagi peralatan dan penjagaan mesin tidak diuruskan dengan baik.

Menyelia penyelenggaraan pembaikan dan pencegahan ke atas loji rawatan air.

Menyediakan keperluan tenaga manusia.

Memeriksa kerja-kerja penyelenggaraan, pembaikan dan pencegahan dilaksanakan mengikut jadual.

Memeriksa adanya barangan alat ganti.

Melaporkan kerja-kerja harian kepada ketua.

Bilangan hari menjangkau jadual ialah tidak lebih daripada 12 hari.

5 Bilangan hari menjangkau jadual < 6 hari.

4 Bilangan hari menjangkau jadual ialah 6 – 11 hari.

3 Bilangan hari menjangkau jadual ialah 12 hari.

2 Bilangan hari menjangkau jadual ialah 13 – 19 hari.

1 Bilangan hari menjangkau jadual ialah > 19 hari.

Mengambil tindakan rungutan pelanggan mengenai masalah teknikal.

Menyiasat dan menentukan sebab-sebab rungutan.

Lapor dan menyelesaikan punca-punca rungutan.

Mengawasi supaya bekalan air sampai ke kediaman pengguna.

Memulakan projek-projek pemulihan sistem.

Menyelesaikan rungutan pelanggan dalam 3 hari dan tiada rungutan susulan.

5 Purata masa 2 hari dan tiada rungutan susulan.

4 Purata masa 2.5 hari dan tiada rungutan susulan.

3 Purata masa 3 hari dan tiada rungutan susulan.

2 Purata masa 4 hari dan tiada rungutan susulan.

1 Purata masa lebih dari 4 hari dan tiada rungutan susulan.

Lampiran A2

Menganalisa Rancangan Bisnes SATU

1. Peranan Ketua Anda

1.1. Rancangan bisnes SATU diterbitkan setiap tahun dalam bentuk dokumen rasmi. Rancangan bisnes daerah / bahagian berpunca daripada rancangan bisnes ini.

1.2. Peranan ketua anda, berhubung dengan perancangan prestasi, adalah :

Menunjukkan hubung kait di antara jawatan anda dengan rancangan bisnes daerah / bahagian.

Membincang, menetap dan mencapai persetujuan mengenai sasaran bersama anda.

Lampiran A3

Menetapkan Sasaran

1. Apakah itu sasaran?

1.1. Sasaran merupakan sasaran individu yang perlu dicapai dalam melaksanakan tanggungjawab dan tugasnya.

1.2. Sasaran anda untuk sesuatu tahun ditentukan berdasarkan kepada :

Tanggungjawab anda. Rancangan-rancangan bisnes daerah / bahagian. Sasaran ketua anda.

1.3. Ketua anda menetapkan sasaran untuk anda selepas berbincang dengan anda.

1.4. Sasaran anda boleh berubah dari setahun ke setahun bergantung kepada:

Matlamat Syarikat. Suasana kerja. Keperluan pelanggan. Keutamaan dan lain-lain.

1.5 Sasaran yang ditetapkan untuk anda haruslah :

S : Spesifik (Jelas)M : Measurable (Boleh diukur)A : Attainable (Boleh dicapai)R : Realistik (Munasabah)T : Timeliness (Bertempoh)

1.6. Sekurang-kurangnya satu sasaran patut ditetapkan bagi setiap tanggungjawab.

2. Sasaran kuantitatif dan kualitatif.

Sasaran boleh ditentukan dalam bentuk kuantitatif atau kualitatif. Sasaran kuantitatif lebih diutamakan kerana ianya boleh diukur.

Contoh:

Sasaran Kuantitatif

i. Mengurangkan lebih masa sebanyak 10%ii. Mengurangkan masa bertindak balas sebanyak 10% untuk membaiki

kerosakan.

Sasaran Kualitatif

i. Mempertingkatkan semangat berpasukan.ii. Menyelia dan mengawal pekerja bawahan dengan baik.

Contoh sasaran beserta tanggungjawab adalah seperti berikut.

Tanggungjawab Sasaran

Memperakukan lebih masa Kurangkan lebih masa sebanyak 10%

Memastikan semua laporan meter tidak teratur di ambil tindakan

Menyiapkan semua kerja yang berkaitan dengan laporan-laopran meter tidak teratur sebelum tarikh pembacaan meter yang akan datang.

Memastikan pemotongan dan penyambungan semula bekalan air disiapkan mengikut masa yang ditetapkan

Menyambung semula semua bekalan air pada hari yang sama bayaran di terima dan memotong bekalan air sekurang-kurangnya 80% daripada premis yang dikeluarkan notis pemotongan.

Lampiran A4

Menentukan Piawaian Prestasi

1. Apakah piawaian prestasi?

1.1. Piawaian prestasi adalah piawaian yang digunakan untuk menilai anda bagi setiap sasaran yang ditetapkan.

1.2. Piawaian prestasi ditetapkan untuk :

Memberitahu anda apa yang perlu dicapai untuk setiap tahap prestasi. Membolehkan ketua anda mengukur dan menentukan (pada akhir tahun)

tahap prestasi yang anda telah mencapai.

2. Skala Nilaian

2.1. Skala nilaian lima tahap telah ditentukan bagi mengukur prestasi. Skala nilaian adalah seperti dibawah :

Skala Nilaian Definasi

5 - Cemerlang Sentiasa melebihi kebanyakan daripada semua keperluan yang berkaitan dengan jawatan.

Pencapaian kerja, yang dikekalkan sepanjang tempoh penilaian, adalah cemerlang dan jauh melebihi sasarandan piawaian yang diperlukan oleh jawatan.

4 - Melebihi Keperluan Melebihi beberapa daripada semua keperluan yang berkaitan dengan jawatan.

Pencapaian kerja amat baik dan melebihi sasaran dan piawaian yang diperlukan oleh jawatan.

3 - Memenuhi Keperluan Mencapai semua keperluan yang berkaitan dengan jawatan.

Pencapaian kerja adalah sejajar dengan sasaran dan piawaian dengan sasaran dan piawaian jawatan.

2 - Dibawah Keperluan Mencapai sebahagian daripada keperluan yang berkaitan dengan jawatan.

Pencapaian kerja adalah lebih rendah dari sasaran dan piawaian yang diperlukan oleh jawatan.

1 - Jauh Dibawah Keperluan Tidak mencapai kebanyakan daripada keperluan yang berkaitan dengan jawatan.

Gagal memnuhi kebanyakan sasaran dan piawaian kerja yang diperlukan oleh jawatan.

2.2. Bagi setiap sasaran, lima tahap piawaian prestasi ditentukan oleh ketua anda. Tahap-tahap piawaian prestasi hendaklah selaras dengan skala nilaian seperti di para 2.1. di atas.

Contoh-contoh piawaian prestasi adalah seperti di bawah :

Sasaran Skala Piawaian Prestasi

Menyiapkan 80% daripada kerja yang berkaitan dengan laporan meter tidak teratur sebelum pembacaan meter akan datang.

5 100% kerja siap dalam masa yang di tetapkan.

4 90% kerja siap dalam masa yang di tetapkan.

3 80% kerja siap dalam masa yang di tetapkan.

2 70% kerja siap dalam masa yang di tetapkan.

1 Kurang dari 70% kerja siap dalam masa yang di tetapkan.

Menyambung semula semua bekalan air pada hari yang sama pembayaran di terima dan memotong bekalan air sekurang-kurangnya 80% daripada premis yang di keluarkan notis pemotongan.

5Semua bekalan air disambung semula dan semua pemotongan bekalan air dibuat dalam masa yang ditetapkan.

4Semua bekalan air disambung semula dan 90% daripada pemotongan bekalan air dibuat dalam masa yang ditetapkan.

3Semua bekalan air disambung semula dan 80% daripada pemotongan bekalan air dibuat dalam masa yang ditetapkan.

2Semua bekalan air disambung semula dan 70% daripada pemotongan bekalan air dibuat dalam masa yang ditetapkan.

1Semua bekalan air disambung semula dan kurang dari 70% daripada pemotongan bekalan air dibuat dalam masa yang ditetapkan.

Lampiran B

Bimbingan Prestasi

1. Apakah bimbingan?

1.1. Bimbingan adalah satu proses yang berterusan dimana ketua anda dan anda dengan secara informal :

Membincang kemajuan anda berdasarkan sasaran. Memperkukuhkan tingkah laku anda yang baik dan berkesan. Mengenal pasti tindakan-tindakan yang diperlukan untuk mencapai sasaran.

1.2 Ketua anda memainkan peranan sebagai pembimbing dalam membantu anda mencapai sasaran yang ditetapkan.

1.3. Sasaran yang telah ditetapkan patut dijadikan rujukan sepanjang tahun oleh anda bagi menentukan aktiviti harian anda.

1.4. Sepanjang tahun, ketua anda akan mengawasi prestasi anda berpandukan sasaran yang telah ditetapkan serta memberi maklum balas serta-merta. Maklumbalas yang diberi untuk prestasi yang baik menggalakan anda mengekalkan prestasi baik tersebut. Bagi prestasi yang lemah, ketua anda akan memberi bantuan dan tunjuk ajar bagi membolehkan anda mencapai sasaran anda.

2. Latihan.

2.1. Latihan diperlukan jika anda tidak dapat menghasilkan kerja yang memuaskan kerana kekurangan ilmu pengetahuan dan kemahiran latihan yang diperlukan boleh di kenalpasti :

Sepanjang tahun bila mana prestasi di awasi. Semasa perbincangan penilaian tahunan diadakan.

2.2. Tanggungjawab ketua anda adalah untuk :

Membantu mengenalpasti latihan yang diperlukan. Menyelia atau mengatur latihan.

2.3. Anda bertanggungjawab untuk :

Mengenalpasti latihan yang diperlukan. Momohon untuk mengikut latihan yang bersesuaian.

2.4. Latihan boleh diperolehi dalam bentuk :

Kursus dan seminar atau bengkel. Latihan sambil kerja. Bimbingan ketua anda memberi latihan secara perseorangan kepada anda. Mempelajari daripada surat-surat pekeliling atau buku-buku panduan. Lawatan. Perbincangan dan mesyuarat.

3. Ulangkaji Setengah Tahunan.

Selain daripada bimbingan yang berterusan, ketua anda dan anda harus berbincang setiap enam bulan sekali untuk mengulangkaji :

Sasaran anda. Pencapaian anda. Keperluan latihan anda.

Lampiran C

Penilaian Prestasi

1. Tujuan

Penilaian prestasi di buat melalui satu perbincangan formal pada penghujung tahun kewangan. Tujuan perbincangan ini adalah untuk membolehkan ketua anda (Pegawai Penilai) :

Membuat penilaian terhadap anda (Pegawai Yang Dinilai) Mengenalpasti masalah yang berkaitan dengan prestasi. Memutuskan tindakan yang diambil. Mempertingkatkan komunikasi antara ketua anda dan anda. Mengenalpasti keperluan latihan dan pembangunan anda. Mengulangkaji deskripsi kerja anda dan rancangan prestasi bagi tahun

berikutnya.

2. Menilai Prestasi

2.1. Nilaian Prestasi anda sebagai Pegawai Yang Dinilai adalah bergantung kepada : Pencapaian anda berbanding dengan sasaran dan piawaian yang

ditetapkan. Tahap kebolehan yang telah di tunjukkan oleh anda. Pencapaian tambahan sepanjang tahun yang tidak termasuk di dalam

perancangan prestasi anda.

2.2. Semasa perbincangan penilaian, keperluan latihan dan pembangunan anda dikenalpasti untuk mencapai prestasi yang lebih baik pada masa hadapan.

Lampiran D

Pemberian ganjaran Prestasi