pengurusan pelajar - cms.mrsm.edu.my · senarai nama pelajar baru untuk tingkatan 1 dan tingkatan 4...

MRSM E-Education System - Panduan Pengguna

TMS MRSM e-Education User Manual_Pengurusan Pelajar - V1.0a

PRIVATE & CONFIDENTIAL Page : 1 of 23

Pengurusan Pelajar

Pengenalan

Pengurusan pelajar merupakan sebuah modul yang membenarkan pengguna

menyelenggara maklumat pelajar di MRSM. Diantara maklumat yang akan

diselenggarakan seperti maklumat asas pelajar, penempatan ke kelas, pengurusan

perpindahan pelajar dan sebagainya

Menu-menu utama

Maklumat Pelajar / ’Student Information’

Peruntukan Kelas Pelajar / ‘Student Class Allocation’

Kenaikan Data Pelajar / ‘Student Progression’

Pendaftaran Baru / ‘New Registration’

Peruntukan Subjek Pelajar / ‘Student Subject Allocation’

Pengurusan Perpindahan Pelajar / ‘Student Transfer Management’

Persediaan surat ketidakhadiran / ‘Absent Letter Setup’

Kehadiran Pelajar / ‘Student Attendence’




Maklumat Pelajar

Maklumat pelajar membolehkan pengguna untuk melihat segala rekod maklumat

pelajar yang telah ditambah di HQ . Pengguna dibenarkan mengemaskini maklumat

pelajar sekiranya perlu. Modul ini juga membolehkan agar pengguna untuk

mengaktifkan dan menyahaktifkan pelajar untuk log masuk kedalam system.

Nombor maktab pelajar baru juga akan dijanakan pada menu ini.

Gambarajah 1.1

Gambarajah 1.2

Langkah-langkah:

1. Klik pada menu ‘Student Information’ di bahagian ‘Student Management’.

2. Klik pada pautan nama penuh yang dikehendaki. (Sila rujuk Gambarajah 1.1)

3. Klik pada tab untuk mengemaskini maklumat pelajar. (Sila rujuk Gambarajah 1.2)

4. Sebagai contoh, klik pada tab ‘Student Details’. (Sila rujuk Gambarajah 1.2)

5. Paparan seperti gambarajah 1.2 akan dipaparkan

6. Kemas kini data-data yang diperlukan. (Sila rujuk Gambarajah 1.2)

7. Klik pada butang ‘Submit’ untuk menyimpan rekod




8. Untuk membenarkan pelajar log masuk status pelajar haruslah aktif, klik ‘check-

box pada nama pelajar dan klik pada butang ‘Activate’

9. Untuk tidak membenarkan pelajar log masuk status pelajar haruslah

menyahaktifkan, klik ‘check-box’ pada nama pelajar dan klik pada butang

‘Deactivate’

10. Untuk menjana no pelajar, klik ‘check-box’ pada nama pelajar dan klik pada

butang ‘Generate Student Number’

Peruntukan Kelas Pelajar

Peruntukan kelas pelajar adalah modul yang membolehkan pengguna membuat

penempatan pelajar ke kelas secara manual. Secara amnya, apabila data pelajar

diimport ke dalam sistem, penempatan pelajar ke kelas akan berlaku secara

automatik. Justeru itu, penempatan secara manual ini dilakukan sekiranya berlaku

penukaran kelas atau seumpamanya.

Gambarajah 2.1

Gambarajah 2.2




Langkah-langkah:

1. Klik pada menu ‘Student Class Allocation’ di bahagian ‘Student Management’.

2. Klik pada menu ‘Manual Class Allocation’

3. Senarai nama pelajar akan dipaparkan

4. Klik pada ‘check- box’ yang setara dengan nama pelajar. (Sila rujuk Gambarajah 2.1)

5. Klik pada butang ‘Move Student’. (Sila rujuk Gambarajah 2.1)

6. Plilih nama kelas yang hendak dipindahkan dan klik pada butang ‘Move Student’

(Sila rujuk Gambarajah 2.2)

Senarai Peruntukkan Kelas

Senarai peruntukkan kelas akan memaparkan senarai kelas akademik yang ada di

dalam MRSM. Senarai ini membantu pengguna untuk mendapatkan maklumat

berkenaan senarai pelajar di dalam setiap kelas, kapasiti bagi setiap kelas dan

kekosongan untuk setiap kelas

Gambarajah 3.1

Gambarajah 3.2




Langkah-langkah:

1. Klik pada menu ‘Student Class Allocation’ di bahagian ‘Student Management’.

2. Klik pada menu ‘Class Allocation Listing’

3. Senarai nama kelas akan dipaparkan

4. Klik pada pautan nama kelas. (Sila rujuk Gambarajah 3.1)

5. Maklumat kapasiti kelas dan senarai nama pelajar akan dipaparkan. (Sila rujuk

Gambarajah 3.2)

Kenaikan Data Pelajar (Student Progression)

Modul ini membolehkan pengguna untuk kenaikan maklumat pelajar dalam satu

tahun akademik baru dengan tahun sebelumnya. Hanya pelajar yang berstatus aktif

sahaja akan dinaikkan. Kenaikan pelajar boleh dilakukan secara ‘automatic’ dan

‘manual’

Kenaikan Data Pelajar Secara Automatik

Menu ini membolehkan penguna untuk membuat kenaikan pelajar secara automatik

Gambarajah 4.1

Langkah-langkah:

1. Klik pada menu ‘Student Progression’ di bahagian ‘Student Management’.

2. Klik pada menu ‘Auto Student Progression’

3. Pilih tahap akademik dan klik pada ‘Hostel progression’ (jika perlu). (Sila rujuk

Gambarajah 4.1)

4. Klik pada butang ‘Submit’ untuk kenaikan data. (Sila rujuk Gambarajah 4.1)




Kenaikan Data Pelajar Secara Manual

Menu ini membolehkan pengguna membuat kenaikan data pelajar secara pilihan.

Biasanya kenaikan data pelajar secara pilihan akan dilakukan sekiranya terdapat

pertukaran kelas bagi setiap tingkatan.

Gambarajah 4.2

Langkah-langkah:

1. Klik pada menu ‘Student Progression’ di bahagian ‘Student Management’.

2. Klik pada menu ‘Manual Student Progression’

3. Pilih nama pelajar dan klik pada ‘Hostel progression’ (jika perlu). (Sila rujuk

Gambarajah 4.2)

4. Klik pada butang ‘Submit’ untuk kenaikan data. . (Sila rujuk Gambarajah 4.2)




Pendaftaran baru

Pendaftaran Baru merupakan sub modul yang berfungsi untuk menguruskan

pendaftaran pelajar baru ke sekolah MRSM. Pelajar baru yang dimaksudkan adalah

pelajar tingkatan 1 dan tingkatan 4. Pelajar-pelajar ini telah dipilih dan di hantar ke

sekolah MRSM yang telah ditetapkan oleh Sistem Pengambilan Pelajar di HQ. Semasa

sesi pendaftaran dijalankan semua dokumen yang dibawa oleh pelajar untuk

pendaftaran akan direkodkan. Terdapat beberapa elemen penting di dalam Pendaftaran

Baru iaitu :

Senarai Pelajar

Peruntukkan Kelas Secara Automatik

Peruntukkan Homeroom Secara Automatik

Peruntukkan Bilik Secara Automatik

Persediaan Dokumen

Kemaskini Pendaftaran Pelajar




Senarai Pelajar

Senarai Pelajar membolehkan pengguna melihat senarai nama pelajar baru yang

akan mendaftar di sekolah iaitu pelajar tingkatan 1 dan tingkatan 4. Senarai nama

ini telah dihantar oleh HQ setelah memilih pelajar yang layak untuk ditempatkan ke

sekolah MRSM. Pengguna tidak dibenarkan menambah atau memadam nama

pelajar baru ke dalam sistem. Apabila pihak sekolah menerima senarai pelajar baru

pengguna boleh menempatkan pelajar- pelajar tersebut ke bilik asrama, homeroom

dan kelas akademik. Pendaftaran pelajar masih boleh dilakukan sekiranya pelajar

belum ditempatkan lagi ke bilik asrama, homeroom dan kelas akademik.

Gambarajah 5.1

Gambarajah 5.2

Langkah-langkah:

1. Klik pada menu ‘New Registration’ di bahagian ‘Student Management’.

2. Klik pada menu ‘Student Listing’

3. Senarai nama pelajar baru untuk tingkatan 1 dan tingkatan 4 akan dipaparkan

4. Untuk mendaftar pelajar, klik pada pautan nama pelajar yang berstatus ‘Sent to

Site’ (Sila rujuk Gambarajah 5.1)


6. Tanda pada ringkasan dokumen yang telah disertakan. (Sila rujuk Gambarajah 5.2)

7. Klik pada butang ‘Register New Student’

http://192.168.200.228/academic/listRegisterStudents.jsp




Peruntukkan Kelas Secara Automatik

Peruntukkan Kelas Secara Automatik membolehkan pengguna menempatkan

kesemua pelajar di dalam tahap akademik yang dipilih ( Tingkatan 1 atau Tingkatan

4 ) ke kelas akademik. Proses ini memberi kemudahan kepada pengguna untuk

menempatkan kesemua pelajar ke kelas akademik di dalam satu masa. Semasa

menjalankan Peruntukkan Kelas Secara Automatik, sistem akan mengambil kira

beberapa perkara iaitu pendapatan keluarga, negeri dan jantina bagi setiap pelajar.

Ini bagi memastikan di setiap kelas akademik bilangan pelajar mengikut negeri,

kumpulan pendapatan keluarga, dan jantina pelajar adalah seimbang.

Sebelum membuat peruntukkan kelas pengguna perlu memastikan jumlah

kekosongan pelajar di dalam kelas adalah mencukupi untuk menempatkan para

pelajar tersebut. Sekiranya jumlah kekosongan adalah tidak mencukupi peruntukkan

kelas secara automatik tidak dapat dijalankan. Jumlah kapasiti kelas boleh

dikemaskini pada menu Akademik Kelas di bahagian Pengurusan Akademik

(Academic Management). Sila rujuk panduan Utilities sekiranya pengguna ingin

membuat peruntukan secara import data.

Gambarajah 5.3

Langkah-langkah:


2. Klik pada menu ‘Auto Class Allocation’

3. Pilih akademik level dan aliran akademik untuk peruntukan kelas. (Sila rujuk

Gambarajah 5.3)




4. Jumlah pelajar dalam aliran akademik dan kelas ada kekosongan akan

dipaparkan secara automatik.

5. Klik pada butang ‘Preview’ untuk memaparkan senarai nama pelajar berserta

kelas akademik yang akan diduduki oleh pelajar.

6. Gambaran senarai pelajar berserta kelas akademik yang akan diduduki oleh

pelajar akan dipaparkan untuk semakkan pengguna terlebih dahulu sebelum

peruntukkan kelas diteruskan.

7. Kemudian untuk meneruskan peruntukkan kelas, klik butang ‘Submit’.

8. Maklumat bagi peruntukkan kelas secara automatik yang telah dilaksanakan

akan dipaparkan di jadual log

9. Klik pada ruangan ‘failed’ untuk melihat senarai nama pelajar yang tidak berjaya

di tempatkan ke dalam kelas akademik.

Peruntukkan Homeroom Secara Automatik

Peruntukkan Homeroom Secara Automatik membolehkan pengguna menempatkan

kesemua pelajar di dalam tahap akademik yang dipilih ( Tingkatan 1 atau Tingkatan

4 ) ke dalam homeroom. Proses ini memberi kemudahan kepada pengguna untuk

menempatkan kesemua pelajar ke homeroom di dalam satu masa. Semasa

menjalankan Peruntukkan Homeroom Secara Automatik, sistem akan mengambil

kira jantina bagi setiap pelajar. Ini adalah kerana kapasiti pelajar lelaki dan kapasiti

pelajar perempuan di dalam setiap homeroom telah ditetapkan.

Sebelum membuat peruntukkan homeroom pengguna perlu memastikan kapasiti

kekosongan bagi lelaki dan perempuan di dalam homeroom adalah mencukupi

untuk menempatkan pelajar lelaki dan perempuan tersebut. Sekiranya kapasiti

kekosongan adalah tidak mencukupi peruntukkan homeroom secara automatik tidak

dapat dijalankan. Jumlah kapasiti homeroom boleh dikemaskini pada menu

Pengurusan Homeroom (Homeroom Management) pada bahagian Student

Management. Sila rujuk panduan Utilities sekiranya pengguna ingin membuat

peruntukan secara import data.

.




Gambarajah 5.4

Langkah-langkah:


2. Klik pada menu ‘Auto Home Room Allocation


4. Pilih tahap akademik untuk peruntukkan homeroom. (Sila rujuk Gambarajah 5.4)

5. Pelajar di dalam tahap akdemik dan homeroom ada kekosongan akan

dipaparkan secara automatik

6. Klik pada butang ‘Preview’ untuk memaparkan senarai nama pelajar berserta

homeroom yang akan diduduki oleh pelajar.

7. Gambaran senarai pelajar berserta homeroom yang akan diduduki oleh pelajar

akan dipaparkan untuk semakkan pengguna terlebih dahulu sebelum

peruntukkan homeroom diteruskan.

8. Kemudian untuk meneruskan peruntukkan homeroom, klik butang ‘Submit’

9. Maklumat bagi peruntukkan homeroom secara automatik yang telah

dilaksanakan akan dipaparkan di jadual log

10. Klik pada ruangan ‘failed’ untuk melihat senarai nama pelajar yang tidak berjaya

di tempatkan ke dalam homeroom.




Peruntukkan Bilik Asrama Secara Automatik

Peruntukkan Bilik Asrama Secara Automatik membolehkan pengguna

menempatkan kesemua pelajar mengikut kumpulan tingkatan yang dipilih (

Menengah Rendah atau Menengah Tinggi ) ke dalam bilik asrama. Proses ini

memberi kemudahan kepada pengguna untuk menempatkan pelajar mengikut

kumpulan tingkatan ke bilik asrama di dalam satu masa. Semasa menjalankan

Peruntukkan Bilik Asrama Secara Automatik, sistem akan mengambil kira beberapa

perkara iaitu pendapatan keluarga, negeri dan jantina bagi setiap pelajar. Ini bagi

memastikan di setiap bilik asrama bilangan pelajar mengikut negeri dan kumpulan

pendapatan keluarga pelajar adalah seimbang. Selain itu peruntukkan hostel

dilakukan mengikut kumpulan tingkatan dan jantina dimana blok asrama bagi pelajar

lelaki dan perempuan adalah berbeza.

Sebelum membuat peruntukkan hostel pengguna perlu memastikan kapasiti

kekosongan bagi lelaki dan perempuan di dalam bilik asrama adalah mencukupi

untuk menempatkan pelajar lelaki dan perempuan tersebut. Sekiranya kapasiti

kekosongan adalah tidak mencukupi peruntukkan hostel secara automatik tidak

dapat dijalankan. Seandainya kapasiti kekosongan pelajar lelaki sahaja yang tidak

mencukupi peruntukkan hostel secara automatik hanya akan dijalankan untuk

pelajar perempuan sahaja. Jumlah kapasiti asrama boleh dikemaskini pada menu

Pengurusan Asrama (Hostel Management) di bahagia Student Management. Sila

rujuk panduan Utilities sekiranya pengguna ingin membuat peruntukan secara

import data.

Gambarajah 5.5




Langkah-langkah:


2. Klik pada menu ‘Hostel Room Management’


4. Pilih kumpulan tingkatan dan ruangan yang wajib dipilih. . (Sila rujuk Gambarajah 5.5)

5. Klik pada butang ‘Submit’




Persediaan Dokumen

Persediaan Dokumen membolehkan pengguna menambah dokumen yang perlu

dibawa oleh pelajar semasa sesi pendaftaran ke sekolah MRSM. Dokumen yang

telah ditambah boleh digunakan oleh tingkatan 1 atau tingkatan 4 atau kedua-

duanya sekali. Ini amat membantu pengguna untuk menyemak dokumen-dokumen

yang dibawa oleh pelajar.

Gambarajah 5.6

Gambarajah 5.7

Langkah-langkah:


2. Klik pada menu ‘Document Setup’

3. Paparan seperti gambarajah 5.6 akan dipaparkan.

4. Klik pada butang ‘Add’ untuk menambah rekod baru. (Sila rujuk Gambarajah 5.6)

5. Sila isi ruangan yang diperlukan

6. Klik pada butang ‘Submit’




Peruntukkan Subjek Pelajar

Peruntukkan Subjek Pelajar membolehkan pengguna mendaftarkan pelajar kepada

subjek Teras, Pilihan dan Istimewa. Senarai subjek bagi setiap jenis adalah berdasarkan

apa yang telah ditetapkan di dalam Modul Akademik. Terdapat dua cara untuk

menjalankan peruntukkan subjek iaitu :

Peruntukkan Subjek Secara Automatik

Peruntukkan Subjek Secara Manual

Peruntukkan Subjek Secara Automatik

Peruntukkan Subjek Secara Automatik memudahkan pengguna mendaftarkan

subjek kepada kesemua pelajar mengikut tahap akademik dalam satu masa.

Pengguna boleh memilih jenis subjek yang hendak didaftarkan kepada tahap

akademik yang telah dipilih. Sila hubungi pihak HQ sekiranya subjek yang

dikehendaki tiada didalam senarai.

Gambarajah 6.1

Langkah-langkah:

1. Klik pada menu ‘Student Subject Allocation’ di bahagian ‘Student

Management’.


3. Pilih tahap akademik dan jenis subjek. (Sila rujuk Gambarajah 6.1)

4. Klik pada butang ‘Perform Allocation’ untuk pengagihan. . (Sila rujuk Gambarajah

6.1)

5. Untuk memadam log klik pada check-box dan klik pada butang ‘Delete’. (Sila rujuk

Gambarajah 6.1)




Peruntukkan Subjek Secara Manual secara individual

Peruntukkan Subjek Secara Manual membolehkan pengguna mendaftarkan subjek

Pilihan dan Istimewa kepada pelajar tertentu . Ia bertujuan sekiranya terdapat

pelajar yang ingin mendaftarkan diri kepada subjek atau pun tidak mahu mengambil

subjek Pilihan atau Istimewa.

Gambarajah 6.2

Gambarajah 6.3

Gambarajah 6.4

Langkah-langkah:


Management’.

2. Klik pada menu ‘Subject Allocation List’


4. Pilih tahap akademik, Kelas Akademik dan semester akademik. (Sila rujuk

Gambarajah 6.2)

5. Klik pada butang ‘Submit’. (Sila rujuk Gambarajah 6.2)

6. Nama pelajar untuk kelas yang dipilih akan dipaparkan. (Sila rujuk Gambarajah 6.3)

7. Klik pada pautan nama pelajar. (Sila rujuk Gambarajah 6.3)

8. Peruntukan subjek akan dipaparkan. Sila rujuk Gambarajah 6.4)

9. Pilih peruntukan subjek untuk pelajar yang dipilih dan klik pada butang ‘Submit’




Peruntukkan Subjek Secara Manual secara mengikut subjek

Peruntukkan Subjek Secara Manual megikut subjek membolehkan pengguna

mendaftarkan subjek Pilihan dan Istimewa kepada pelajar tertentu melalui subjek

yang dipilih. Ia bertujuan sekiranya terdapat pelajar yang ingin mendaftarkan diri

kepada subjek atau pun tidak mahu mengambil subjek Pilihan atau Istimewa.

Gambarajah 6.2

Gambarajah 6.3

Langkah-langkah:


Management’.

2. Klik pada menu ‘Subject Allocation by Subject ( Elective & Special)’


4. Pilih tahap akademik, Kelas Akademik dan subjek yang berkenaan. (Sila rujuk

Gambarajah 6.2)

5. Klik pada butang ‘Search’. (Sila rujuk Gambarajah 6.2)

6. Nama pelajar untuk akademik yang dipilih akan dipaparkan. (Sila rujuk Gambarajah

6.3)

7. Pilih nama pelajar yang diperuntukan untuk subjek yang dipilih dan klik pada

butang ‘Submit’




Pengurusan Perpindahan Pelajar

Pengurusan perpindahan pelajar merupakan modul dimana urusan perpindahan pelajar

ke MOE dilakukan.

Request Transfer to MOE

Gambarajah 7.1

Langkah-langkah:

1. Klik pada menu ‘Subject Transfer Management’ di bahagian ‘Student

Management’.

2. Klik pada menu ‘Request Transfer to MOE’


4. Pilih nama pelajar dan ruangan yang wajib diisi.

5. Klik pada butang ‘Save & Exit’. (Sila rujuk Gambarajah 7.1)




List Transfer to MOE

Pengguna dapat melihat rekod perpindahan ke MOE serta mencetak senarai

yang dipaparkan

Gambarajah 7.2 Gambarajah 7.3

Langkah-langkah:

1. Klik pada menu ‘Subject Transfer Management’ di bahagian ‘Student

Management’.

2. Klik pada menu ‘List Transfer to MOE’

3. Senarai nama pelajar akan dipaparkan

4. Untuk mencetak senarai, klik pada butang ‘Print’. (Sila rujuk Gambarajah 7.2)

5. Untuk melihat rekod permohonan, klik pada pautan nama pelajar. (Sila rujuk

Gambarajah 7.3)




Persediaan surat tidak hadir

Persediaan surat tidak hadir merupakan modul dimana pengguna dapat menyediakan

surat tidak hadir pelajar ke MRSM kepada ibubapa dan penjaga pelajar.

Senarai Surat Tidak Hadir

Pada menu senarai surat yang tidak hadir pengguna boleh melihat senarai nama

pelajar yang telah diberi surat amaran dan menandakan sebagai telah dihantar.

Terdapat juga kemudahan mencetak surat tidak hadir tersebut.

Gambarajah 8.1

Langkah-langkah:

1. Klik pada menu ‘Absent Letter setup’ di bahagian ‘Student Management’.

2. Klik pada menu ‘List Absent Letter’

3. Senarai nama pelajar yang diberi surat akan dipaparkan

4. Untuk mencetak surat, klik pada ‘check box’ yang selari dengan nama pelajar

dan klik pada butang ‘Print’. (Sila rujuk Gambarajah 8.1)

5. Untuk menanda surat yang telah dihantar, klik pada ‘check box’ nama pelajar dan

clik pada butang ‘Mark As Sent’

6. Untuk memadam surat, klik pada ‘check box’ nama pelajar dan klik pada butang

‘Delete’




Cipta Surat Tidak Hadir

Menu ini membolehkan pengguna untuk menyediakan surat tidak hadir pelajar pada

setiap sesi mata pelajaran untuk dihantar kepada ibubapa dan penjaga.

Gambarajah 8.2

Langkah-langkah:

1. Klik pada menu ‘Absent Letter setup’ di bahagian ‘Student Management’.

2. Klik pada menu ‘Create Absent Letter’

3. Paparan seperi gambarajah 8.2 akan dipaparkan

4. Sila isi ruangan yang wajib diisi dan pilih subjek yang pelajar tidak hadiri

5. Klik pada butang ‘Submit’ untuk mencipta surat. ( Sila rujuk Gambarajah 8.2)




Kehadiran Pelajar

Menu ini merupakan modul yang merangkumi data kehadiran setiap pelajar di MRSM.

Antara elemen-elemen penting bangi modul ini adalah

Papar kehadiran pelajar

Pergerakkan pelajar

Papar Kehadiran Pelajar

Menu ini membolehkan agar pengguna untuk melihat paparan kehadiran pelajar

bagi setiap bulan, akademik semester, kelas dan subjek yang dipilih

Gambarajah 9.1

Langkah-langkah:

1. Klik pada menu ‘Student Attendance’ di bahagian ‘Student Management’.

2. Klik pada menu ‘View Student Attendance’

3. Paparan seperti gambarajah 91 akan dipaparkan

4. Sila pilih bulan, semester akademik, kelas dan mata pelajaran

5. Klik pada butang ‘Submit’. ( Sila rujuk Gambarajah 9.1)

6. Rekod kehadiran pelajar akan dipaparkan




Pergerakkan Pelajar

Menu ini membolehkan pengguna melihat pergerakkan pelajar berdasarkan tarikh, tahap

persekolahan, nama kelas, lokasi dan jantina

Gambarajah 9.2

Langkah-langkah:

1. Klik pada menu ‘Student Attendance’ di bahagian ‘Student Management’.

2. Klik pada menu ‘Student Movement’


4. Sila pilih tahap akademik, kelas akademik, lokasi, jantina serta isi ruangan cari

(jika perlu)

5. Klik pada butang ‘Submit’ . ( Sila rujuk Gambarajah 9.2)

6. Rekod pergerakkann pelajar akan dipaparkan

pengurusan pelajar - cms.mrsm.edu.my · senarai nama pelajar baru untuk tingkatan 1 dan tingkatan 4...

Documents