pengurusan kewangan

(A) CONTENT BASED

Definisi Konsep

Menurut kamus dewan (1997:1318), sumber bermaksud asal, mula, atau punca.

Sonia Blandford (1999:xi) pula menjelaskan, “ Sumber ialah alat pembekalan atau

sokongan yang dapat membantu pengurus sekolah mencapai matlamatnya.

Peruntukan dan pengurusan sumber (belanjawan, bahan, masa dan manusia)

adalah penting dalam pengurusan sekolah berkesan dan seharusnya berhubung

kait dengan keperluan murid.”

Kewangan bermakna perihal wang ataupun segala sesuatu yang berkaitan

dengan wang. Kewangan ataupun sumber sekolah bermaksud peruntukan yang

diberi oleh Kementerian Pendidikan dan daripada pungutan yang dibuat oleh

sekolah sendiri termasuk derma dari para dermawan (Omardin Ashaari, 1996:337).

Merujuk Kamus Dewan (1997:274), dasar bermaksud pendirian yang menjadi

asas segala tindakan, polisi, faktor terpenting atau asas pokok. Belanjawan pula

bermaksud butiran ringkas anggaran pendapatan, dan perbelanjaan. Menurut

Parkinson (Sonia Blandford, 1999: 135), belanjawan ialah rancangan untuk masa

hadapan, penyata sumber yang dipadankan dengan hasrat ataupun tujuan, dan

agenda praktikal untuk tindakan.

Sumber Kewangan Sekolah

Seperti yang sudah diterangkan sebelum ini sumber kewangan sekolah adalah

daripada “Kumpulan Wang Sekolah.” Jenis-jenis kumpulan wang sekolah

dikategorikan kepada tiga kumpulan iaitu kumpulan wang kerajaan, kumpulan

wang asrama dan kumpulan wang SUWA.

PENGURUSAN KEWANGAN SEKOLAH

Sekolah ialah institusi masyarakat yang diwujudlkan bagi memberikan

perkhidmatan dalam khususnya pendidikan. Pengetua bertanggungjawab sebagai of 33

pengurus kewangan sekolah perlu memahami dam mematuhi semua prosedur

kewangan di sekolah. Oleh sebab itu, pengurusan kewangan sekolah adalah satu

lagi perkara penting kepada setiap pengetua di sekolah. Kewangan sebaiknya

dilaksanakan mengikut peraturan-peraturan yang ditetapkan oleh Kementerian

Pendidikan Malaysia. Pengurusan yang tidak jelas mengikut peraturan kewangan

akan menjejaskan perjalanan sekolah secara keseluruhannya (Ibrahim Mamat,

2001).

Pengurusan kewangan penting bagi membolehkan pengetua menyelia kerja-

kerja yang melibatkan kewangan sekolah yang dijalankan oleh staf sokongannya

dengan kerjasama guru-guru. Seseorang pengetua juga mesti ingat bahawa

tanggungjawab sebenar dan terakhir dalam urusan kewangan terletak pada dirinya.

Selain itu, sebarang penyelewengan membawa padah yang besar kepada pengetua

sendiri.

GARIS PANDUAN KEWANGAN SEKOLAH

Sekolah ialah sebuah institusi pendidikan yang pentadbiran harta dan

kewangannya adalah tertakluk pada peruntukan yang terdapat di bawah Akta

Pendidikan 1961 dan Accounts & Audit Rules 1962. (KPM, 1994). Di bawah

peruntukan tersebut pihak sekolah dikehendaki menyimpan akaun-akaun dan

rekod-rekod lain yang berkaitan dengannya dengan sempurna serta menyediakan

dan mengemukakan satu penyata akaun berkenaan tahun kewangan yang baru

berlalu kepada pihak audit tidak lewat daripada 31 Mac pada tiap-tiap tahun.

Seksyen yang berkaitan di bawah Akta Pendidikan berkenaan dengan

perkara ini berbunyi seperti yang berikut, “Seseorang pengurus atau penyelia atau

orang lain yang bertanggungjawab terhadap pengurusan sesebuah institusi

pendidikan yang dibantu, harus mempunyai sebab bagi menyimpan akaun yang

sempurna dan rekod –rekod lain dalam bentuk yang diperlukan oleh pihak

kementerian untuk semua perkara kewangan yang berkaitan dengan institusi

pendidikan yang dibantu, dan harus sudah menyediakan dan menyerahkan satu

of 33

penyata akaun tahunan kewangan sebelum ini dengan segera tidak lewat daripada

31 Mac pada setiap tahun.”

Walau bagaimanapun, mengikut Surat Pekeliling kewangan Bil 4 Walau

bagaimanapun, mengikut Surat Pekeliling kewangan Bil 4/88 pihak sekolah

dikehendaki mengemukakan penyata akaun tersebut satu bulan lebih awal iaitu

pada 28 Februari atau 29 Februari tahun berikutnya (yang mana berkenaan). Ini

adalah bertujuan membolehkan pelarasan atau pembetulan di buat pada penyata

akaun tersebut apabila didapati perlu.

KUMPULAN WANG SEKOLAH

Kumpulan wang sekolah adalah sejumlah wang yang dikendalikan oleh pihak

sekolah daripada sumber kerajaan atau bukan kerajaan dan kumpulan wang ini

perlu akaunkan mengikut peraturan-peraturan yang ditetapkan. Kumpulan wang

yang terdapat di sekolah dikategorikan kepada tida kumpulan iaitu Kumpulan Wang

Kerajaan, Kumpulan Wang SUWA dan Kumpulan Wang Asrama. Tiap-tiap kumpulan

wang ini diselenggarakan secara berasingan yang lazimnya satu akaun bank akan

dibuka bagi setiap kumpulan wang tersebut bagi menguruskan kira-kira urus niaga

yang berlaku.

KUMPULAN WANG KERAJAAN

Kumpulan Wang Kerajaan merupakan semua penerimaan yang diperoleh daripada

bantuan dan pemberian kerajaan. Pemberian ini dibuat dalam pelbagai bentuk.

Sebahagian besar wang disalurkan melalui bantuan per kapita yang diberi

berdasarkan bilangan pelajar. Secara umumnya, ia digunakan bagi keperluan

pengajaran dan pembelajaran serta penyelenggaraan sekolah secara

keseluruhannya. Antara punca-punca kewangan yang diperakaunkan dalam

kumpulan wang kerajaan termasuklah:

1. Bantuan pendidikan (pelajaran /per kapita) daripada kerajaan.

of 33

2. Bantuan biasiswa kerajaan.

3. Bantuan rancangan makanan tambahan / Rancangan Amalan Makanan dan

Pemakanan.

4. Bantuan gotong-royong / modal.

5. Yuran Peperiksaan Kerajaan.

Apa-apa perbelanjaan yang dibuat daripada kumpulan wang ini hendaklah selaras

dengan tujuan sesuatu bantuan atau pemberian.

BANTUAN PENDIDIKAN PELAJARAN ATAU PER KAPITA DARIPADA KERAJAAN

Bantuan Per Kapita (Per Capita, Grant- PCG) adalah satu bantuan kewangan yang

diperuntukkan kepada setiap murid sekolah sama ada sekolah bertaraf sekolah

kerajaan ataupun Sekolah Bantuan Kerajaan. Ia meliputi PCG mata pelajaran dan

PCG bukan mata pelajaran. Selaras dengan perkembangan dan keperluan semasa

dalam sektor pendidikan masa kini. Berdasarkan kumpulan PCG mata pelajaran,

ianya telah dipecahkan kepada 4 iaitu teras, wajib, tambahan / bahasa asing dan

elektif. Manakala PCG Bukan Mata Pelajaran pula terbahagi 3 iaitu pusaat sumber

sekolah, bimbingan dan kaunseling serta lain-lain perbelanjaan berulangtahun atau

perbelanjaan khas. (LPBT / LPK) Sekolah, LPBT / LPK Asrama dan PCG bagi aktiviti

pra sekolah.

Peruntukan PCH yang diterima oleh sekolah hendaklah dibelanjakan pada

tahun semasa dan tidak melebihi 10% daripada jumlah asal PCG yang diterima

dalam tahun berkenaan yang dibenarkan dibawa ke tahun hadapan.

JENIS BANTUAN PER KAPITA DAN MAKSUD PERBELANJAAN

1. Bantuan Per Kapita Mata Pelajaran

of 33

Bantuan per kapita mata pelajaran bagi teras, wajib, tambahan / bahasa asing dan

elektif yang diterima oleh sekolah hendaklah dibelanjakan bagi maksud

perbelanjaan:

a. Pembelian peralatan kecil dan bahan habis guna (termasuk kertas Braille) bagi

pengajaran dan pembelajaran.

b. Pembelian buku rujukan, ensiklopedia, perisian, video tape dan lain-lain yang

bersesuaian untuk pengajaran dan pembelajaran.

c. Penyelenggaraan peralatan termasuk computer yang digunakan untuk


d. Keceriaan berunsurkan pendidikan seperti taman sains, taman herba dan lain-lain

yang boleh memberikan pengukuhan kepada program pengajaran dan

pembelajaran.

e. Program berunsurkan pendidikan yang boleh memberi pengukuhan kepada

proses pengajaran dan pembelajaran sama ada semasa cuti persekolahan ataupun

hari persekolahan.

f. Perolehan harta modal adalah tidak dibenarkan.

2. Bantuan Per Kapita Bukan Mata Pelajaran

a. Pusat Sumber Sekolah

Bantuan per kapita bukan mata pelajaran bagi pusat sumber sekolah meliputi

perbelanjaan bagi perpustakaan dan pusat sumber pendidikan. Ia hendaklah

dibelanjakan bagi maksud perbelanjaan:

- Pembelian peralatan kecil dan bahan habis guna bagi tujuan pengajaran dan

pembelajaran.

of 33

- Pembelian buku rujukan, ensiklopedia, perisian, video tape dan lain-lain yang


- Penyelenggaraan peralatan termasuk computer yang digunakan untuk


- Program berunsurkan pendidikan yang boleh member pengukuhan kepada

proses pengajaran dan pembelajaran sama ada semasa cuti persekolahan

ataupun hari persekolahan.

- Perolehan harta modal adalah tidak dibenarkan.

- Program Pendidikan Khas Integrasi – melengkapkan stesen pembelajaran

bagi program pendidikan khas integrasi.

b. Bimbingan dan Kaunselling

Bantuan per kapita bukan mata pelajaran bagi Bimbingan dan Kaunseling Sekolah

hendaklah dibelanjakan bagi maksud perbelanjaan:

- Pembelian buku rujukan, ensiklopedia, perisian, video tape dan lain-lain yang


- Program dan lawatan berunsurkan pendidikan yang boleh memberi

pengukuhan kepada proses pengajaran dan pembelajaran sama ada semasa

cuti persekolahan ataupun hari persekolahan.

- Penyelenggaraan peralatan termasuk komputer yang digunakan untuk


- Bayaran perkhidmatan penceramah luar mengikut kelayakan dalam

peraturan-peraturan kewangan yang sedang berkuatkuasa.

- Bayaran sewaan yang berkaitan dengan program bimbingan dan kaunseling.

of 33

- Perolehan harta modal adalah tidak dibenarkan.

c. LPBT / LPK Sekolah

Bantuan per kapita bukan mata pelajaran bagi LPBT / LPK Sekolah hendaklah

dibelanjakan bagi maksud perbelanjaan:

- Bayaran bil telefon, air, elektrik, telegram, setem, interen dan

pembentungan.

- Pembaikan kecil sekolah.

- Penyelenggaraan perabot dan peralatan dan peralatan kelengkapan pejabat

termasuk komputer.

- Perkhidmatan percetakan untuk pengurusan sekolah dan bahan pengajaran

dan pembelajaran.

- Perkhidmatan pengiklanan.

- Pengangkutan barang-barang.

- Pembelian bahan bakar, bahan habis guna dan ubat.

- Perbelanjaan bagi keraian yang melibatkan lawatan pihak luar ataupun

urusan rasmi.

- Perolehan harta modal tidak melebihi RM 10,000.00 adalah dibenarkan.

Perolehan harta modal melebihi RM 10,000.00 perlu mendapatkan kelulusan

Ketua PTJ. Manakala bagi perolehan komputer, kelulusan daripada

Jawatankuasa Maklumat Pengkomputeran (JMPK) perlu diperoleh.

- Bayaran yuran kursus untuk guru-guru dan kakitangan sekolah.

- Perbelanjaan untuk keceriaan / kesihatan murid / keselamatan sekolah.

of 33

- Pembaikan kecil peralatan pengajaran dan pembelajaran bagi murid

pendidikan khas dan program pendidikan khas integrasi.

- Bayaran balik bagi urusan kecemasan oleh guru / kakitangan sekolah

berdasarkan kelayakan tambang teksi.

- Pengangkutan murid dan bayaran insurans untuk murid-murid dan guru

pengiring.

d. LPBT / LPK Asrama

Bantuan per kapita bukan mata pelajaran bagi LPBT / LPK Asrama Sekolah

hendaklah dibelanjakan bagi maksud perbelanjaan:

- Bayaran bil telefon, air, elektrik, telegram, setem, internet, dan

pembetungan.

- Pembaikan kecil sekolah.

- Penyelenggaraan perabot dan peralatan kelengkapan pejabat termasuk

komputer.

- Perkhidmatan percetakan untuk pengurusan sekolah dan bahan pengajaran

dan pembelajaran.

- Perkhidmatan pengiklanan.

- Pengangkutan barang-barang.

- Pembelian majalah, buku rujukan dan lain-lain yang berkaitan bagi kegunaan

murid di asrama.

- Pembelian bahan bakar, bahan habis guna dan ubat.

of 33

- Perbelanjaan untuk keceriaan, kesihatan dan keselamatan penghuni asrama.

3. Bantuan Per Kapita Pra Sekolah

Bantuan Per Kapita Pra Sekolah hendaklah dibelanjakan bagi maksud perbelanjaan:

a. Pembelian peralatan kecil dan bahan habis guna bagi pengajaran dan

pembelajaran.

b. Penyelenggaraan peralatan permainan dalam dan luar bilik darjah serta

penyelenggaraan komputer dan lain-lain peralatan bagi pengajaran dan

pembelajaran.

c. Pembelian buku rujukan, ensiklopedia, perisian, video tape dan lain-lain yang


d. Program dan lawatan berunsurkan pendidikan yang boleh member pengukuhan

kepada proses pengajaran dan pembelajaran sama ada semasa cuti persekolahan

ataupun hari persekolahan.

e. Perolehan harta modal adalah tidak dibenarkan.

PROSEDUR TUNTUTAN

Prosedur tuntutan PCG oleh sekolah terbahagi kepada 2 iaitu:

1. Sekolah yang menyelenggarakan Akaun Kumpulan Wang Kerajaan (semua jenis

sekolah di Semenanjung Malaysia dan Sekolah Teknik / Vokasional, Sekolah

Berasrama Penuh serta Sekolah Pendidikan Khas di Sabah, Sarawak dan Wilayah

Persekutuan Labuan). Sekolah ini perlu mengemukakan tuntutan PCG kepada Pusat

Tanggungjawab (PTJ) masing-masing yang akan seterusnya mengemukakan kepada

Pejabat Pembayar bagi urusan pembayaran dan mengkreditkan terus ke dalam

Akaun sekolah berkenaan. Sekolah akan mencatatkan jumlah yang diterima dalam

of 33

Akaun Kumpulan Wang Kerajaan mengikut kumpulan PCG yang ditetapkan iaitu

teras, wajib, tambahan / bahasa asing dan elektif.

2. Sekolah yang tidak menyelenggarakan Akaun Kumpulan Wang Kerajaan (Bagi

sekolah rendah dan menengah di Sabah, Sarawak dan Wilayah Persekutuan dan

Labuan). Bagi sekolah yan bertaraf PTJ, tuntutan PCG akan disalurkan ke sekolah

melalui waran peruntukan kecil mengikut kadar berdasarkan bilangan murid yang

ditetapkan. Sekolah akan mencatatkan jumlah yang diterima dalam buku vot

mengikut kumpulan PCG yang ditetapkan iaitu teras, wajib, tambahan / bahasa

asing dan elektif. Bagi sekolah rendah yang tidak bertaraf PTJ, peruntukan PCG

akan disalurkan melalui waran peruntukan kecil ke PPB / PPD mengikut kadar

berdasarkan bilangan enrolmen murid yang telah ditetapkan.

Peruntukan PCG yang diterima oleh sekolah hendaklah dibelanjakan pada tahun

semasa dan tidak melebihi 10% daripada jumlah asal PCG yang diterima dalam

tahun berkenaan yang dibenarkan dibawa ke tahun hadapan. Tuntutan

penyelarasan boleh dibuat sekali oleh sekolah yang mengalami pertambahan murid

sekurang-kurangnya 5% ataupun 100 orang murid berbanding bilangan murid pada

tarikh asas tuntutan. Tuntutan penyelarasn ini perlu dikemukakan selewat-lewatnya

pada 31 Julai tahun semasa.

ASAS TUNTUTAN

1. Tuntutan PCG ditetapkan sekali setahun.

2. Tuntutan PCG tahun berkenaan adalah berdasarkan bilangan enrolmen murid

pada 1 Oktober tahun sebelumnya.

3. Borang tuntutan PCG tahun berkenaan hendaklah dikemukakan oleh sekolah

kepada PTJ masing-masing selewat-lewatnya pada 30 November tahun sebelumnya.

of 33

4. Bagi mata pelajaran elektif di sekolah menengah, tuntutan adalah berdasarkan

bilangan murid yang mengambil setiap mata pelajaran dalam setiap kumpulan

elektif.

5. Bagi sekolah / asrama baru yang dibuka selepas 1 Oktober, tuntutan hendaklah

dibuat berdasarkan bilangan enrolmen murid pada tarikh sekolah tersebut

beroperasi dan peratus tuntutan yang dibenarkan adalah seperti berikut:

Sekolah Beroperasi Peratus Tuntutan

Januari – Mac 100%

April – Jun 70%

Julai – September 50%

Selepas September 25%

PERATURAN DAN PENGURUSAN KEWANGAN SEKOLAH

Selepas sahaja negara mencapai kemerdekaan, kerajaan telah member peruntukan

kepada sekolah-sekolah berdasarkan kepada peraturan bantuan kewangan seperti

berikut:

1. Schools (Financial Assistance) Regulations, 1958.

2. Schools (Financial Assistance) (Amendment) Regulations, 1960.

3. Schools (Financial Assistance) (Amendment) Regulations, 1961.

4. Education (Grants) Regulation, 1962.

5. Education (Grants) (Amendment) Regulations, 1966.



of 33

Apabila Akta Pendidikan 1996 dikuatkuasakan pada bulan Januari 1998 dan Akta

Pelajaran 1961 dimansuhkan, maka bantuan kewangan ke sekolah-sekolah tetap

diberikan berdasarkan Akta yang baru Bahagian XI, seksyen 123,

“Kecuali setakat yang wang diluluskan atau diperuntukkan bagi maksud itu oleh

Parlimen atau selainnya, tiada apa-apa jua dalam Akta ini boleh disifatkan sebagai

mengenakan apa-apa kewajipan kepada Menteri untuk menubuhkan dan

menyenggarakan suatu institusi pendidikan dibawah Akta ini atau untuk

menyenggarakan keseluruhan atau sebahagian daripada suatu institusi pendidikan”

Dalam seksyen 124 dinyatakan, “sumbangan bantuan dan sumbangan modal

hendaklah tertakluk kepada syarat, dsb. Yang ditetapkan.”

Menteri mempunyai kuasa menggantung atau membatalkan pembayaran apa-apa

sumbangan kepada mana-mana institusi pendidikan jika peruntukan di bawah Akta

Pendidikan tidak dipatuhi. Selain itu, Menteri boleh memberikan sama bantuan

kewangan ataupun selainnya berkenaan dengan murid ataupun mana-mana

golongan murid di institusi pendidikan kerajaan ataupun bantuan kerajaan dan

bantuan itu boleh termasuk:

1. Pemberian dermasiswa, biasiswa, pinjaman ataupun bantuan lain.

2. Penyeliaan tempat tinggal, pengangkutan, buku, dan perkhidmatan perubatan

dan pergigian.

bagi maksud membolehkan murid itu menggunakan sepenuhnya kemudahan yang

tersedia bagi mereka ataupun bagi maksud memperbaiki kesihatan dan

kesejahteraan hidup mereka.

PEMBERIAN BANTUAN PER KAPITA

of 33

Mengikut pekeliling dari Kementerian Pendidikan (Rujukan K.P 1574/17/Jld.15(25)

bertarikh 11 Februari 2004), Kementerian Pendidikan menggariskan peraturan dan

tatacara baru dalam pemberian Bantuan Per Kapita mata pelajaran dan bukan mata

pelajaran kepada sekolah-sekolah.

Bantuan Per Kapita (Per Capita Grant – PCG) adalah bantuan kewangan yang

diperuntukkan kepada setiap murid sekolah sama ada sekolah yang bertaraf

Sekolah Kerajaan ataupun Sekolah Bantuan Kerajaan. Ia meliputi PCG mata

pelajaran dan PCG bukan mata pelajaran. Pemberian ini dibuat bagi memastikan

pelaksanaan pengajaran dan pembelajaran di sekolah berjalan dengan lancar.

Mengikut cadangan baru pemberian PCG ini kumpulan PCG mata pelajaran

telah dikurangkan kepada empat iaitu Teras, Wajib, Tambahan / Bahasa Asing dan

Elektif. Manakala, Pusat Sumber Sekolah, Bimbingan dan Kaunseling serta Lain

Perbelanjaan Berulang Tahun / Lain-lain Perbelanjaan Khas (LPBT / LPK) sekolah.

Surat pekelilingini juga mengambil kira LPBT / LPK Asrama dan PCG bagi Aktiviti

Prasekolah.

KUASA DAN KAWALAN PERBELANJAAN

“Untuk memastikan supaya hal-ehwal kewangannya dijalankan dengan teratur

mengikut kehendak Badan Perundangan, Kerajaan, yang bertindak melalui

Perbendaharaan, menjalankan pula pengawalan yang lebih cermat atas

perbelanjaan semua jabatannya dan atas semua perkara mengenai tatacara

kewangan dan perakaunan, termasuk tatacara bagi memungut, menyimpan dan

membayar wang awam dan tatacara bagi membeli, menyimpan dan melupuskan

barang-barang awam. ”

Oleh itu ketua jabatan, pengetua sekolah dan guru besar serta pihak Pusat

Tanggungjawab (PTJ) perlu memastikan arahan kawalan perbelanjaan dipatuhi

dengan betul supaya sekolah tidak menyalah guna peruntukan yang diberikan.

GERAN PELANCARAN (LAUNCHING GRANT)

of 33

Geran pelancaran ialah peruntukan yang diberikan oleh behagian Pembangunan,

Penswastaan dan Bekalan, Kementerian Pendidikan Malaysia kepada sekolah-

sekolah yang baru beroperasi. Tujuan adalah bagi membantu pengurusan sekolah

memulakan operasi pentadbiran. Kadar yang diluluskan bergantung pada kategori

sekolah.

Merujuk kepada Surat Pekeliling Kewangan Bil.5 Tahun 2002, Asas Tuntutan

bagi sekolah –sekolah adalah seperti berikut:

1. Tuntutan Per Capita Grant (PCG) ditetapkan sekali setahun.

2. Tuntutan PCG tahun itu adalah berdasarkan bilangan enrolmen mulai 1

Oktober tahun sebelumnya.

3. Borang tuntutan PCG tahun itu perlu dikemukakan oleh sekolah kepada Pusat

Tanggung Jawab (PTJ) masing-masing selewat-lewatnya pada 30 November

tahun sebelumnya.

4. Bagi mata pelajaran elektif sekolah menengah, tuntutan adalah berdasarkan bilangan murid

yang mengambil setiap mata pelajaran dalam setiap kumpulan elektif. Contoh perkiraan kadar

PCG yang layak dituntut bagi mata pelajaran elektif sastera Ikhtisas adalah seperti berikut:

Mata Pelajaran Bilangan Murid Kadar (RM) Jumlah (RM)

Ekonomi Asas 100 5.00 500.00

Perdagangan 50 5.00 250.00

Prinsip Akaun 150 5.00 750.00

Ekonomi

Rumahtangga100 30.00 3000.00

Jumlah 400 4500.00

of 33

Bagi sekolah atau asrama baru yang dibuka selepas tarikh 1 Oktober, tuntutan

perlu dibuat berdasarkan bilangan enrolmen murid pada tarikh sekolah itu

beroperasi dan peratus tuntutan yang dibenarkan adalah sepeerti yang berikut:

Sekolah Beroperasi Peratus Tuntutan

Januari – Mac 100%

April – Jun 70%

Julai – September 50%

Selepas September 25%

Ketua pusat Bertanggungjawab (PTJ) yang ditetapkan adalah seperti dalam jadual berikut:

Jenis Sekolah Ketua PTJ

Sekolah berasrama Penuh Pengarah Bahagian Sekolah, Jabatan

Sekolah

Sekolah Sukan Pengarah Bahagian Sukan, Jabatan

Sekolah

Sekolah Menengah Teknik/ Vokasional Pengarah Bahagian Pengurusan Teknik

dan Vokasional, Jabatan Pendidikan

Teknik

Sekolah Pendidikan Khas Pengarah Pendidikan Khas, Jabatan

Pendidikan Khas

Prasekolah, Sekolah Rendah, Sekolah

Menengah , Asrama dan Program

Pendidikan Khas Intergrasi di Sekolah

Rendah Dan Menengah

Pengarah Pendidikan Negeri

of 33

TUNTUTAN PENYELARASAN

1. Tuntutan peyelarasan bagi Aktiviti Prasekolah adalah tidak dibenarkan.

2. Tuntutan penyelarasan boleh dibuat sekali oleh sekolah yang mengalami

pertambahan murid sekurang-kurangnya 5% atau 100 orang murid

berbanding bilangan murid pada tarikh asas tuntutan. Tuntutan penyelarasan

ini perlu di kemukakan selewat-lewatnya pada 31 julai tahun semasa.

3. Tuntutan perlu menggunakan borang yang ditetapkan.

PINDAH BANTUAN PCG

1. Sekolah yang menyelenggara Akaun Kumpulan Wang Kerajaan dibenarkan

membuat pindahan antara kumpulan bantuan PCG mata pelajaran sahaja.

Lain-lain pindahan adalah tidak dibenarkan kecuali dengan kelulusan

daripada ketua PTJ dengan mengisi boring pindahan yang ditetapkan.

2. Sekolah yang tidak menyelenggara Kumpulan Wang Kerajaan hanya

dibenarkan membuat pindahan antara kumpulan bantuan PCG mata

pelajaran dan bukan mata pelajaran dengan kelulusan daripada ketua PTJ

dengan mengisi borang yang sama.

3. Sebelum pemindahan bantuan PCG dibuat, pengetua/guru besar perlu

memastikan baki bantuan PCG selepas pemindahan mencukupi bagi

menampung keperluan sehingga akhir tahun. Bantuan PCG yang dipindah

keluar tidak dibenarkan pindah masuk semula ataupun sebaliknya bagi satu

tahun kewangan. Pengetua/guru besar dikehendaki menyelenggara dan

mengemaskinikan rekod buku tunai Akaun Kumpulan Wang Kerajaan setiap

masa. Pengetua/guru besar adalah bertanggungjawab sepenuhnya bagi

memastikan supaya baki pada setiap ruangan mengikut bantuan dalam

Akaun Kumpulan Wang Kerajaan tidak defisit.

of 33

PERINGATAN

1. Pengetua /guru besar diingatkan supaya memaklumkan kepada Ketua Bidang

dalam mesyuarat Jawatankuasa Kewangan dan Akaun Peringkat

Sekolahmengenai jumlah peruntukan PCG yang diterima supaya

perancangan perbelanjaan dapat dilakukan dan peruntukan yang diberikan

dapat dimanfaatkan oleh murid sepenuhnya.

2. Bantuan PCG bagi murid di bawah program Pendidikan Khas Intergrasi perlu

dibuat pada ruang berasingan dalam Akaun Kumpulan Wang Kerajaan

daripada murid biasa. Rekod subsidiari perlu dibuat pada ruang berasingan

dalam Akaun Kumpulan Wang kerajaan daripada murid biasa. Rekod

subsidiari perlu dibuat bagi mengawal peruntukan yang diberi kepada

program itu mengikut kumpulan mata pelajaran dan bukan mata pelajaran.

3. Begi mata pelajaran elektif, satu lagi rekod subsidiari perlu disediakan bagi

setiap kumpulan mata pelajaran itu (contohnya, Sains Tulen, Pengajian Islam,

Sastera Ikhtisas dan Kemanusiaan).

4. Semua tuntutan PCG yang tidak dikemukakan dan tidak dibayar dalam tahun

kewangan itu luput dan tidak boleh dituntut dalam tahun berikutnya.

TATACARA PENGURUSAN KEWANGAN DAN PERAKAUNAN SEKOLAH

Sebagai institusi pendidikan, pentadbiran harta dan kewangan sekolah tertakluk

kepada peruntukan yang terdapat dalam Peraturan – Peraturan Pendidikan

(Akaun dan Audit) 2002 yang dikeluarkan dibawah Akta Pendidikan 1996. Bawah

seksyen 130 Akta Pendidikan 1996 dinyatakan pada subseksyen 2,

“ Menteri boleh membuat peraturan –peraturan bagi atau berkenaan dengan

semua atau mana-mana perkara yang berikut:

(m) penyimpanan buku akaun dan pengauditan akaun institusi pendidikan

yang menerima sumbangan.” of 33

Pihak sekolah dikehendaki menyelengaraan dan menyimpan akaun-akaun dan

rekod-rekod dengan sempurna serta menyediakan dan mengemukakan satu

penyata akaun mengenai tahun kewangan yang baru berlalu kepada pihak audit

tidak lewat daripada 31 Mac setiap tahun.

TANGGUNGJAWAB PENGURUS SEKOLAH

Pengurus sekolah perlu bertanggungjawab bagi –

a) Penyediaan penyata kewangan tahunan bagi tahun berakhir 31 Disember

tiap-tiap tahun mengikut prinsip perakaunan yang diterima umum; dan

b) Pengemukaan penyata kewangan itu kepada Ketua Pusat Tanggungjawab

yang kemudiannya perlu mengemukakan penyata kewangan tahunan itu

kepada Bahagian Audit tidak lewat daripada 31 Mac tahun yang berikutnya.

Akan tetapi mengikut Surat Pekeliling Kewangan Kementerian Pendidikan Bil. 4/88,

pihak sekolah dikehendaki mengemukakan penyata akaun itu sebulan lebih awal

iaitu pada 28 Februari ataupun 29 Februari tahun berikutnya. Ini bertujuan

membolehkan penyelarasan atau pembetulan dibuat pada penyata akaun itu jika

didapati perlu.

Kewajipan pengurus sekolah memberikan jawapan atas apa-apa laporan

atau pertanyaan audit

Pengurus sekolah perlu memberikan jawapan atas apa-apa laporan atau pertanyaan

audit yang dibuat oleh juruaudit dalam tempoh tiga bulan daripada tarikh laporan

atau pertanyaan audit itu.

PENALTI

Seseorang yang melanggar peraturan-peraturan ini melakukan suatu kesalahan dan

apabila disabitkan boleh didenda tidak melebihi lima ribu ringgit atau dipenjara

selama tempoh tidak melebihi tiga bulan atau kedua-duanya.

of 33

REKOD KEWANGAN

Rekod kewangan yang penting mengikut peraturan 3 dalam Akta Pendidikan 1996

adalah seperti berikut:

1. Buku tunai

2. Resit pelajar

3. Resit pejabat

4. Penyata bank

5. Penyata penyesuaian bank

6. Daftar kutipan harian

7. Daftar bil

8. Buku tunai runcit

9. Jadual kedatangan murid

10.Daftar penghuni asrama

11.Buku cek sekolah

12.Daftar stok buku resit

13.Daftar aset dan inventori

14.Baucar

15.Baucar kecil

16.Pesanan tempatan

Penyata kewangan dan belanjawan tahunan sekolah

Penyata sekolah merupakan penyata yang menunjukkan kedudukan kewangan

untuk sesuatu tahun berakhir pada 31 Disember bagi tiap-tiap kumpulan wang yang

diselenggarakan oleh sekolah. Penyata kewangan mengandungi penyata-penyata

berikut:

1. Penyata pendapatan dan perbelanjaan

2. Penyata penerimaan dan pembayaran

3. Lembaran imbangan

4. Nota-nota akaun

Pihak sekolah dikehendaki mengemukakan penyata kewangan tahunan sekolah

pada pihak audit sekolah selewat-lewatnya pada 31 Mac tahun berikutnya. Walau

bagaimanapun, pihak sekolah dikehendaki mengemukakan penyata kewangan

of 33

sekolah pada ataupun sebelum 28 Februari kepada pihak audit supaya pihak

sekolah mempunyai tempoh satu bulan sehingga 31 Mac bagi membuat

pemmbetulan sekiranya ada, di mana-mana yang perlu. (Perkeliling Kewangan Bil.

4/88)

Anggaran Belanjawan Tahunan

Terdapat 2 tugas utama seseorang pengetua atau guru besar yang berkaitan

dengan belanjawan tahunan ini.

1. Menyediakan maklumat yang tepat dengan mengisi borang tuntutan Bantuan

Per Kapita Kerajaan bagi mendapatkan peruntukan.

2. Menyediakan anggaran perbelanjaan sebenar sekolah setelah peruntukan

diperoleh.

Penyata penerimaan dan pembayaran

1. Penyata ini menunjukkan jumlah penerimaan sebenar yang telah diterima

dan juga jumlah sebenar yang telah dibayar dalam tempoh tahun kewangan

yang berkenaan serta kedudukan baki wang yang ada dalam bank pada akhir

tahun.

2. Penyata ini menunjukkan satu ringkasan penerimaan dan bayaran daripada

buku tunai dengan mengambil baki wang dalam bank pada awal tahun dan

dicampurkan jumlah penerimaan serta ditolak jumlah bayaran bagi

mendapatkan baki wang dalam bank pada akhir tahun.

Penyata pendapatan dan perbelanjaan

1. Penyata ini menunjukkan jumlah semua penerimaan yang sepatutnya

diterima dan jumlah semua pembayaran yang sepatutnya dibayar pada

tahun berkenaan. Ianya turut memaparkan kelebihan ataupun kekurangan

pendapatan atas perbelanjaan bagi tahun berkenaan.

of 33

2. Penyata ini disediakan mengikut asas akruan iaitu segala penerimaan yang

sepatutnya diterima tetapi masih belum diterima dan segala pembayaran

yang sepatutnya dibayar tetapi masih belum dibayar pada akhir tahun perlu

diambil kira.

Lembaran imbangan

Lembaran Imbangan ialah laporan berkenaan kedudukan kewangan sesebuah

sekolah pada suatu masa tertentu. Penyata ini menunjukkan jumlah aset, liabiliti

dan baki kumpulan wang terkumpul pada 31 Disember tahun yang dilaporkan.

Nota-nota Akaun

Nota-nota ini memberikan maklumat lanjut bagi amaun-amaun yang terdapat

dalam penyata Kewangan Tahunan Sekolah.

BANTUAN PER KAPITA

Kementerian Pelajaran Malaysia berhasrat mengurangkan kerenah birokrasi dalam

menyalurkan bantuan ke sekolah-sekolah. Oleh itu bantuan disalurkan terus ke

sekolah-sekolah tanpa melalui jabatan pelajaran negeri ataupun pejabat pelajaran

daerah. Sekolah-sekolah ini dikategorikan sebagai Pusat Tanggungjawab

Peruntukan. Projek ini hanya melibatkan 1005 buah sekolah sahaja buat masa ini,

dan ia ditambahkan lagi pada masa yang akan datang.

JADUAL

of 33

(B) APPLIED KNOWLEDGE

MASALAH-MASALAH DALAM PENGURUSAN KEWANGAN SEKOLAH

1. Pungutan duit yuran yang tergendala akibat kelewatan ibu bapa murid

menjelaskannya. Malahan ada sesetengahnya yang langsung tidak membuat

bayaran. Guru kelas harus memainkan peranan bagi menyelesaikan masalah ini

dengan sentiasa mengingatkan berkenaan duit yuran yang perlu dijelaskan kepada

murid yang belum menjelaskannya.

2. Perbelanjaan yang kadang-kala melebihi pendapatan. Hal ini terjadi kerana

belanjawan yang dicadangkan tidak betul dan ada kalanya perbelanjaan yang tidak

lengkap juga turut menyebabkan perbelanjaan melebihi pendapatan.

of 33

3. Membuat bayaran pada barangan yang tinggi harganya. Kebiasaaannya

penggunaan “Local Order” menyebabkan pihak sekolah terpaksa membayar

dengan harga yang agak tinggi kerana belian secara hutang.

4. Pembelian yang tidak mengikut prosedur yang telah ditetapkan. Hal ini biasanya

melibatkan pembelian alatan sukan.

5. Jawatan Setiausaha Kewangan Sekolah tidak diberikan kepada kerani kewangan

yang tahu berkenaan akaun. Hal ini menimbulkan masalah kerana kebanyakan

pengetua dan guru-guru tidak mengetahui dalam mengemaskinikan rekod-rekod

yang berkaitan dengan kewangan sekolah.

6. Rekod tidak dikemaskinikan. Hal ini akan mengakibatkan perbelanjaaan melebihi

pendapatan yang berlaku tanpa disedari. Ada kalanya pembayaran dibuat tetapi

barangan tersebut didapati tidak wujud.

7. Ketua Bidang / Panitia memohon bagi membeli sesuatu barangan tanpa mengikut

kehendak ahli-ahlinya. Hal ini akan menyebabkan pembaziran kerana barangan

yang dibeli tidak digunakan dan ada kalanya berlaku pertindihan dalam pembelian

sesuatu barang.

8. Penerimaan wang sama ada Bantuan Per Kapita Kerajaan atau Wang SUWA yang

lamabt dimasukkan ke bank. Hal ini akan menyebabkan pihak sekolah tidak dapat

membuiat pembelian dan terpaksa menghadapi bayaran tertunggak.

TINDAKAN PENGETUA SEKOLAH

Tindakan yang boleh diambil oleh pengetua bagi memantapkan lagi pengurusan

kewangan sekolah.

1. Mengenal pasti aktiviti utama pengurusan kewangan:

- Merancang perolehan sumber atau peruntukan kewangan.

- Mengagih sumber atau peruntukan kewangan dengan betul.

of 33

- Menggunakan sumber atau peruntukan kewangan dengan baik.

- Mengawal, mengesan aliran perbelanjaan dan perolehan.

2. Mengenal pasti aktiviti utama yang berisiko tinggi serta terdedah kepada peluang

dan permasalahan:

- Kerugian kewangan hasil perbelanjaan.

- Penghakisan keyakinan.

- Pembuangan masa.

- Pembaziran tenaga manusia.

- Kelewatan.

3. Kawal selia dengan rapi proses perjalanan aktiviti utama:

- Mengenal pasti proses kerja atau prosedur kerja berisiko tinggi.

- Mengenal pasti masalah yang mungkin berlaku sekiranya prosedur kerja tidak

dikawal selia.

- Kesan dan impak negatif ke atas organisasi sekiranya kelemahan tidak dikenal

pasti dan tidak diatasi.

- Menilai sistem kawalan dalaman sama ada berupaya ataupun tidak bagi

meminimumkan risiko.

4. Amalkan nilai-nilai teras pengurusan. Antaranya adalah telus, adil, bijaksana,

amanah dan jujur, serta bersyukur.

5. Biasakan diri dengan soalan yang berkait dengan pengurusan seperti:

of 33

- Apakah masalah yang mungkin timbul?

- Apakah prosedur kerja yang mudah terjejas?

- Kenapa masalah boleh berlaku?

- Apakah akibat buruk jika masalah timbul?

- Mungkinkah masalah-masalah berlaku?

Masalah-masalah Dalam Pengurusan Kewangan Sekolah

1. Pungutan duit yuran yang tergendala akibat kelewatan ibu bapa murid

menjelaskannya. Malahan ada sesetengahnya yang langsung tidak membuat

bayaran. Guru kelas harus memainkan peranan bagi menyelesaikan masalah

ini dengan sentiasa mengingatkan berkenaan duit yuran yang perlu

dijelaskan kepada murid yang belum menjelaskannya.

2. Perbelanjaan yang kadang-kala melebihi pendapatan. Hal ini terjadi kerana

belanjawan yang dicadangkan tidak betul dan ada kalanya perbelanjaan tidak

ikut belanjawan. Di samping itu rekod pembelian yang tidak lengkap juga

turut menyebabkan perbelanjaan melebihi pendapatan.

3. Membuat bayaran pada brangan yang tinggi harganya. Kebiasaannya

penggunaan “Local Order” menyebabkan pihak sekolah terpaksa membayar

dengan harga yang agak tinggi kerana belian secara hutang.

4. Pembelian yang tidak mengikut prosedur yang telah ditetapkan. Hal ini

biasanyamelibatkan pembelian alatan sukan.

5. Jawatan Setiausaha Kewangan Sekolah tidak diberikan kepada kerani

kewangan yang tahu berkenaan akaun. Hal ini menimbulkan masalah kerana

kebanyakan Pengetua dan guru-guru tidak mengetahui dalam

mengemaskinikan rekod-rekod yang berkaitan dengan kewangan sekolah.

6. Rekod tidak dikemaskinikan. Hal ini akan mengakibatkan perbelanjaan

melebihi pendapatan yang berlaku tanpa disedari. Ada kalanya pembayaran

dibuat tetapi barangan tersebut didapati tidak wujud.

of 33

7. Ketua Bidang/Panitia memohon bagi membeli sesuatu barangan tanpa

mengikut kehendak ahli-ahlinya. Hal ini akan menyebabkan pembaziran

kerana barangan yang dibeli tidak digunakan dan ada kalanya berlaku

pertindihan dalam pembelian sesuatu barang.

8. Penerimaan wang sama ada Bantuan Per kapita Kerajaan atau Wang Suwa

yang lambat dimasukkan ke bank. Hal ini akan menyebabkan pihak sekolah

tidak dapat membuat pembelian dan terpaksa menghadapi bayaran

tertunggak.

Masalah Sumber Dan Belanjawan sekolah

Setiap tahun Kementerian Pendidikan mengadakan perbelanjaan yang tinggi bagi

mendidik pelajar-pelajar di sekolah-sekolah kerajaan bagi mempertingkatkan mutu

pelajaran dan pendidikan. Bagaimanapun, sebahagian daripada pemberian

peruntukan yang besar itu tidak diuruskan dengan baik kerana terdapatnya

pembaziran di sesetengah sekolah.

Pengetua sekolah emainkan peranan penting dalam menguruskan kewangan

sekolah. Faktor peribadi pengetua seperti kemahiran, kepimpinan dan sikap

pengetua itu sendiri mempunyai perkaitan yang rapat bagi menjayakan pengurusan

kewangan sesebuah sekolah itu. Mengikut sistem Kementerian Pendidikan Malaysia,

pengetua selaku pentadbir sekolah adalah bertanggungjawab penuh bagi

merancang, mengurus, mengawal dan dalam menentukan pengurusan kewangan di

sekolahnya dengan cekap dan berkesan. Pengetua dikehendaki mengkaji dan

mematuhi segala prosedur kewangan bagi menentukan kelicinan pengurusan

kewangan sekolah. Oleh yang demikian, pengetahuan dalam ilmu menyimpan kira-

kira perlu bagi membolehkan pengetua membuat perancangan kewangan di

samping menyelia kerja-kerja perkeranian dengan berkesan.

Masalah-masalah sumber

of 33

Sistem pelantikan pengetua tidak berdasarkan latihan dan kepakaran, dan dilantik

tidak diberikan kursus, tetapi belajar mentadbir secara cuba jaya. Maka dalam

keadaan sedemikian, pengetua banyak bergantung kepada kerani yang

berpengalaman dalam hal-hal berkaitan dengan pengurusan kewangan di sekolah.

Menurut Zaidatol Akmaliah (1990;55), bagi sekolah-sekolah yang kecil yang masih

tiada kerani, keadaannya lebih menyulitkan. Keadaan yang kurang memuaskan

juga berpunca daripada kurangnya kawalan dan bimbingan pihak jabatan

Pendidikan. Perkara ini bukan disengajakan tetapi kerana kekurangan tenaga

pengawai yang berkebolehan. Jadi, kelemahan-kelemahan dalam pengurusan

kewangan berlaku di sekolah.

Oleh sebab pengetua kurang pengalaman, maka terdapat sekolah-ekolah

yang tidak menyediakan belanjawan sekolah. Pengetua tidak merancang terlebih

dahulu tentang sumber-sumber pendapatan dan keperluan-keperluan perbelanjaan.

Perbelanjaan tanpa perancangan menyebabkan wang bantuan untuk sesuatu mata

pelajaran tertentu disalurkan untuk tujuan lain.

Menurut Zaidatol Akmaliah (1990:56-57) selain daripada faktor-faktor di atas,

kelemahan-kelemahan dalam pengurusan kewangan atau sumber juga berlaku

kerana kekurangan kawalan yang sempurna dalam aspek-aspek berikut:

Pembelian

1. Pembelian alatan dibuat tanpa menggunakan borang-borang pesanan.

Terdapat pengetua yang mengambil barang-barang dahulu daripada

pembekal dan pesanan dibuat kemudian.

2. Pengetua membeli dan membayar terlebih dahulu dengan wangnya sendiri

dan menuntut daripada sekolah kemudian.

3. Pengetua dan guru kanan membeli sesuatu alatan kerana dipengaruhi oleh

jurujual yang datang ke sekolah dengan tawaran-tawaran tertentu.

4. Pengetua membeli alatan yang nilainya melebihi $500.00 setiap unit tanpa

mendapatkan sebut harga ataupun kelulusan daripada pihak jabatan

Pendidikan Negeri.

5. Borang-borang pesanan tempatan dikeluarkan pada akhir tahun sahaja untuk

tujuan pengauditan. Ini melanggar peraturan yang ditetapkan.

of 33

Pembayaran

1. Bayaran dibuat tanpa baucar dan dokumen-dokumen sokongan bagi

membuktikan ketepatan harga.

2. Pembayaran dibuat lebih daripada sekali kerana pihak sekolah menerima

invois ulangan.

3. Cek-cek tidak rapat ke kiri sama ada perkataan ataupun angka. Ini

membolehkan tambahan dibuat selepas cek ditandatangani.

Pungutan dan Penyimpanan Wang di Bank

1. Kutipan yuran dilakukan tetapi resit tidak dikeluarkan.

2. Kutipan yuran khas, sewa kantin, sewa kedai buku tidak dikutip pada masa

yang ditetapkan . ini engakkibatkan kehilangan apabila pelajar berkenaan

meninggalkan sekolah ataupun berlakunya pertukaran pengusaha

kantin/kedai buku.

Buku-buku Akaun

1. Buku-buku akaun tidak dicatatkan dengan kemas kini. Ini berlaku di banyak

sekolah.

2. Pengetua tidak memeriksa buku-buku akaun yang diselenggarakan oleh

kerani sekolah.

Potongan

Potongan dibuat daripada gaji guru/kakitangan sekolah untuk tujuan pembayaran

cukai pendapatan, perumahan, KWSP, koperasi guru dan sebagainya, tetapi

potongan-potongan itu tidak dihantar ke jabatan-jabatan yang berkenaan.

Penyelenggaraan Stok

of 33

1. Buku-buku stok tidak diselenggarakan dengan kemas kini.

2. Prosedur menerima dan mengeluarkan alatan tidak dipatuhi.

Selain itu, masalah-masalah lain seperti yang dinyatakan oleh Abdullah Sani Bin

Yahaya (1995:19), adalah seperti berikut:

Kes-kes pembaziran dan penyelewengan di kalangan pengurus khasnya di

sekolah rendah. Tambahan lagi keupayaan dan corak pengurusan guru besar tidak

berubah dan tidak mencapi tahap yang diharapkan. Dengan kata lain mereka tidak

mengaplikasikan kurikulum kursus dengan tugasan harian.

Di samping itu, masalah antara sekolah kecil dan sekolah besar yang

berbelanja sama banyak dalam menguruskan sesuatu hal, seperti membeli minyak

enjin rumput. Sekolah kecil akan menghadapi masalah kerana kekurangan sumber

kewangan. Bagi dana SUWA, masalah timbul apabila terdapat perbezaan

sosioekonomi pelajar. Hal ini akan menjejaskan kutipan yuran.

Berbalik pada peranan pengurus, terdapat pengurus yang boros, iaitu

berbelanja tidak mengikut tujuan sesuatu bantuan dan tidak membuat

perancangan. Malah terdapat guru besar atau pengetua yang menganggap

mengurus kewangan adalah kerja yang remeh, tidak penting dan menyerahkan

tugas kepada pembantu tadbir. Terdapat juga pengurus yang merunggut dalam

belanjawan yang di luar jangkaan. Ini membebankan pihak sekolah dan terpaksa

mencari sumber lain. Oleh itu, terdapat guru besar di luar bandar yang terpaksa

mengorbankan wang sendiri bagi membantu pada pringkat awal.

Dasar belanjawan sekolah

Belanjawan sekolah ialah satu aspek perancangan pendidikan, iaitu membuat

anggaran pendapatan dan perbelanjaan yang penting bagi membiayai

perkhidmatan dan kelengkapan yang diperlukan oleh pihak sekolah dalam usaha

menyediakan satu program pendidikan yang berkesan (Zaidatol Akmaliah Lope

Pihie, 1990:44). Sebenarnya proses merancang belanjawan bertujuan memastikan

pendapatan yang diperoleh dan digunakan dengan sewajarnya. Ini penting kerana

ia membantu pihak sekolah menentukan polisi kewangan dan juga polisi

pendidikannya.

of 33

Daripada segi perancangan, pengetua perlu merancang bukan sahaja untuk

jangka panjang tetapi juga untuk jangka pendek. Dengan itu, pengetua perlu

mengadakan sebaik-baiknya belanjawan bagi tempoh lima tahun dan juga

belanjawan tahunan. Menurut Zaidatol Akmaliah (1990:45) lagi, belanjawan sekolah

adalah inti pentadbiran, jadi pengetua perlu membuat keputusan perlaksanaan

aktiviti kewangan. Belanjawan hendaklah disediakan dengan terperinci supaya ia

dapat dijadikan dasar perancangan kerja dan tugas kewangan. Belanjawan yang

elektif hendaklah mengambil kira:

1. Belanjawan yang dapat menyediakan program pendidikan yang boleh

memberi kesan yang baik kepada polisi pendidikan.

2. Dokumen belanjawan yang didefinisikan sebagai satu perancangan yang

sistematik dan dapat membuat ramalan pendapatan dan perbelanjaan

sekolah dalam tempoh yang ditentukan.

3. Persembahan, pertimbangan dan penggunaan belanjawan itu.

4. Pengurusan belanjawan.

5. Penilaian belanjawan.

Daripada belanjawan efektif ini, Abdullah Sani (1995:101) menggariskan beberapa

perancangan lain bagi menentukan kecekapan pengurusan, iaitu penubuhan sistem

jawatankuasa kewangan, taklimat ke bawah, kekerapan perbincangan, dan

penglibatan dalam perancangan. Taklimat ke bawah haruslah dijalankan bagi

memberi maklumat kepada guru-guru dan kakitangan lain tentang peruntukan dan

belanjawan sekolah. Begitu juga dengan perbincangan yang lebih kerap bagi

membincangkan jumlah pemberian bantuan pelajaran bagi setiap mata pelajaran

dan setiap panitia.

Selain belanjawan efektif, sekolah harus menyediakan belanjawan alternatif

sebelum belanjawan akhir dikemukakan. Ia penting bagi menangani halangan yang

akan datang. Di samping itu, menurut Sonia Blandford (1999:137), apabila sekolah

mempunyai belanjawan yang semakin besar untuk dikawal, pengurus kewangan

perlu membina kefahaman yang lebih luas tentang reka bentuk belanjawan.

Beberapa reka bentuk belanjawan yang dapat menyumbang kepada keberkesanan

pengurusan sumber sekolah ialah seperti berikut:

of 33

Belanjawan berprogram

Belanjawan ini dikenali pada praktiknya sebagai Sistem Belanjawan Merancang

Memprogramkan. Kelebihannya ialah ia memberi maklumat tentang objektif

organisasi. Ia juga tertumpu kepada kesan jangka panjang, dan ia membolehkan

peruntukan sumber dibuat berasaskan perhubungan faedah atau kos.

Belanjawan Tambahan

Belanjawan ini bermakna menjadikan belanjawan tahun apa pun sebagai asas

kepada angka sebenar tahun lepas atau angka yang dianggarkan dalam belanjawan

(Sonia Blanford, 1999:140).

Belanjawan Berasaskan Sifar

Tujuan utama belanjawan ini ialah bagi menunjukkan lebih kawalan ke atas

belanjawan, memerlukan justifikasi tentang setiap perbelanjaan yang dicadangkan,

secara teorinya bermula daripada asas sifar (Sonia Blandford, 1999:141).

PENTINGNYA PENGURUSAN KEWANGAN YANG CEKAP

Oleh sebab peruntukan perbelanjaan bagi pendidikan adalah tinggi, sebanyak RM

45,149.1 juta telah diperuntukkan dalam Rancangan Malaysia ke-9. Pengetua dan

guru besar sekolah perlu mengambil langkah yang bijak dan berkesan supaya

perbelanjaan bagi pendidikan di sekolah dapat dimanfaatkan dengan sepenuhnya

oleh para pelajar dan pengajaran dan pembelajaran berjalan dengan memuaskan.

Bagi menjamin pengurusan kewangan ditadbirkan dengan baik dna

memuaskan, Kementerian Pelajaran Malaysia mengeluarkan pekeliling-pekeliling

kewangan, mengadakan seminar-seminar serta kursus bagi pengetua dan guru

besar serta pengawai-pengawai kewangan sekolah dari semasa ke semasa pada

peringkat kebangsaan, negeri dan juga daerah. Pihak Perbendaharaan juga

mengeluarkan surat pekelilingnya mengenai penurunan kuasa kepada agensi-

of 33

agensi kerajaan supaya dapat menguruskan kewangan masing-masing dengan

cekap.

“Selaras dengan keperluan ihtisab (accountability) para pengurus yang

bertepatan dengan konsep let managers manage bagi agensi kerajaan,

Kementerian Kewangan telah bersetuju untuk menaikkan had kuasa

mempertimbang dan menyetujui terima perolehan oleh semua Agensi-Agensi

Kerajaan.

Selaras dengan tindakan Kementerian untuk menurunkan lebih kuasa kepada

para pengurusan Agensi-agensi Kerajaan, maka semua Agensi-Agensi

Kerajaan adalah diwajibkan mematuhi sepenuhnya peraturan perolehan yang

ditetapkan di paragraph 3 SPP ini.”

Pihak Kesatuan Perkhidmatan Perguruan Kebangsaan (NUTP) turut merasa bimbang

tentang pengurusan perbelanjaan yang besar ini apabila ia meminta pihak

Kementerian Pendidikan memantau secara konsisten pelaksanaan peruntukan

berjumlah RM 5 bilion bagi pengajaran dan pembelajaran. Mereka menegaskan

langkah itu perlu supaya ‘pisang tidak berbuah dua kali seperti yang berlaku dalam

projek pembinaan makmal komputer di sekolah-sekolah.

Kesatuan itu bersetuju supaya tugas pemantauan pelaksanaan program

pendidikan dijalankan oleh Pengawai Pendidikan Daerah, dan pengawai di Jabatan

Pendidikan Negeri juga sama-sama turun padang bagi membantu dalam

pemantauan itu. Kebimbangan pihak kesatuan mempunyai kebenarannya sebab

dalam kajian yang dibuat oleh Bahagian Perancangan dan Penyelidikan (EPRD)

pada tahun 1994 dan 1995 mengenai pengurusan kewangan pada peringkat

Jabatan Pendidikan Negeri, Pejabat Pendidikan Daerah dan sekolah terdapat

ketidakcekapan dalam pengurusan kewangan. Adalah dilaporkan,

“Sebahagian besar daripada masalah kewangan berpunca daripada kekangan yang

dihadapi oleh Unit Kewangan dan Akaun JPN itu sendiri, seperti ketidakcekapan

pengurusan kewangan di peringkat sekolah, beban tugas yang berat, peraturan-

peraturan yang ketat, dan kurang pengetahuan dalam pengurusan kewangan.”

of 33

(c ) PRACTISED OBSERVATION

of 33

pengurusan kewangan

Documents