pengurusan harta awam

PENGURUSAN HARTA AWAM(1997)

PENGURUSAN HARTA AWAMDEFINISI HARTA AWAMSEKSYEN 3 ACARA KEWANGAN MENYATAKAN IA ADALAH LOJI, KELENGKAPAN, PERABUT, RADAS, BAHAN-BAHAN DAN BEKALAN YANG DIBELI DENGAN WANG KERAJAAN UNTUK KEGUNAAN ATAU SIMPANAN STOK

PENTINGNYAKERANA NILAI HARTA KERAJAAN SEKARANG SANGAT BESAR JUMLAHNYA

ISTILAH HARTA

PEMILIHAN SESUATU YANG BERHARGA YANG DIPEROLEHI BAGI TUJUAN MEMEGANG ATAU MENGGUNAKANNYA DALAM SESUATU TEMPOH MASA ATAUPUN SEPANJANG MASA DI DALAM MENGURUSKAN SESUATU PERNIAGAAN

HARTA BENDA KERAJAAN

Wang awamHarta berbentuk fizikal1.Tanah dan bangunan2.Kenderaan dan loriSenjata api dan peluruStor (perubatan,alat-alat ganti kenderaan,alat tulisdll)Stor Alat kelengkapan pejabat

JENIS-JENIS HARTAHARTA TETAP (FIXED ASSETS)Peralatan/kemudahan yang dipegang/dimiliki dalam perniagaan /urusanPenggunaan yang agak panjang (biasanya lebih dari setahun )

Contoh: Tanah, bangunan,loji,jentera

Harta Semasa

Penggunaannya agak singkat (biasanya kurang dari setahun )

Contoh: Wang tunai, baki di dalam bank, stok simpanan, akaun belum diterima.

PERANAN PEGAWAI PENGAWAL:

Mengawasi aktiviti perolehan dan pengurusan storMemastikan setiap pembelian dibuat mengikut perancanganMemastikan semua loji-loji dan lain-lain barang tidak luak diselenggara dengan teraturMemastikan bahawa proses keusangan stok tidak dibiarkan berpanjangan dan tindakan pelupusan disegerakan

PERANAN PEGAWAI PENGAWAL:

Mengawasi penyelenggaraan dan pengurusan kenderaan-kenderaan kerajaanMenentukan verifikasi stor, pemeriksaan stor dan pengiraan stok tahunan dilakukanMemberikan perhatian kepada masalah-masalah perkhidmatan dan kebajikan pegawai / kakitangan stor

PERKARA-PERKARA PENTING DALAM PENGURUSAN HARTA BENDA AWAM

MERANCANG KEPERLUAN:

Tujuan :Mengelakkan pembaziranSetiap pembelian baru dibuat mengikut perancangan supaya:a.Tidak ada barang yang tidak digunakanb. Menentukan stok sentiasa kekalc. Menyimpan stok pada paras optima


MERANCANG KEPERLUAN:

Tujuan :Mengelakkan pembaziranSetiap pembelian baru dibuat mengikut perancangan supaya:d. Mendapat barang-barang yang bermutu


2.Perolehan / Pembelian:

Tujuan :Mendapat nilai untuk wanga. Pembelian yang paling menguntungkanb. Pastikan peruntukan kewangan mencukupic. Kuasa pembelian diperolehi


2.Perolehan / Pembelian:

Tujuan :Mendapat nilai untuk wangd. Spesifikasi barang-barang ditentukane. Nasihat teknikal diperolehi jika pembelian teknikal


2.Perolehan / Pembelian:Tujuan :Mendapat nilai untuk wangf. Pengurusan pembelian mematuhi Dasar-dasar kerajaanPeraturan-peraturan jabatanTatacara pembelian ditetapkan(sebutharga, tender )Dapatkan sijil mutu barang dari pembekalMemeriksa barang yang diterima


3.Penyimpanan:Tujuan :Menjaga keselamatan harta benda daripada kehilangan /kekurangan /kerosakan/keusangan dan kelusuhana. Simpan di tempat yang sesuai dengan keadaan barang-barang. (komputer,bahan kimia,bahan-bahan mudah terbakar )


3.Penyimpanan:Tujuan :Menjaga keselamatan harta benda daripadakehilangan /kekurangan /kerosakan/keusangan dan kelusuhanb. Susunan barang-barang mengambilkira:barang-barang kerap digunakanbarang-barang beratbarang-barang Masuk Dahulu Keluar Dahulu


3.Penyimpanan:Tujuan :Menjaga keselamatan harta benda daripada kehilangan /kekurangan /kerosakan /keusangan dan kelusuhanb. Susunan barang-barang mengambilkira:barang-barang mudah pecah


3.Penyimpanan:Tujuan :Menjaga keselamatan harta benda daripada kehilangan /kekurangan /kerosakan /keusangan dan kelusuhanc. Menjaga keselamatan:KecurianKekurangan (pengawapan,usang/cepat rosak)


3.Penyimpanan:Tujuan :Menjaga keselamatan harta benda daripada kehilangan /kekurangan /kerosakan /keusangan dan kelusuhand. Tanda-tanda amaran:DILARANG MEROKOKMUDAH TERBAKARMUDAH PECAH


3.Penyimpanan:Tujuan :Menjaga keselamatan harta benda daripada kehilangan /kekurangan /kerosakan /keusangan dan kelusuhand. Tanda-tanda amaran:RACUNBAHAYA-SIMPAN DI TEMPAT KERING.KANDUNGAN MUNGKIN MENGELUARKAN GAS BERACUN.MUDAH TERBAKAR JIKA LEMBAB


4.Penyelenggaraan Harta:Tujuan :Melanjutkan usia penggunaan barang tersebut dan sentiasa di peringkat efisyen yang optima dan menentukan keselamatan pengguna.a. Mempunyai tenaga mahirb. Merancang program penyenggaraanc. Memeriksa dengan lebih kerap


Jenis-jenis Penyenggaraan:Penyenggaraan dirancang iaitu kerja-kerja penyenggaraan yang diatur dan dilaksanakan mengikut program yang telah dirancang atau jadual yang ditetapkanContoh:Kenderaan,bangunan dan mesin-mesin pejabat.


b.Penyenggaraan tidak dirancang iaitu tindakan memperbaiki dengan secepat mungkin. (Dilaksanakan apabila berlaku kerosakan )


5.Pemindahan/Pengeluaran :Tujuan :Mempastikan bahawa kesemua pemindahan/pengeluaran dibuat dengan kebenaran dan segala pemindahan diakuterimaa. Pemindahan/pengeluaran barang dibuat dengan kebenaran bertulisb. Pastikan barang yang dipindah sampai ke destinasi yang ditujukanc. Dapatkan surat akuan terima bagi segala barang yang dipindahkan


5.Pemindahan/Pengeluaran :Tujuan :Mempastikan bahawa kesemua pemindahan/pengeluaran dibuat dengan kebenaran dan segala pemindahan diakuterimad. Barang-barang yang masih belum diakuterima disusuli dengan surat peringatane. Pastikan barang-barang yang dikeluarkan adalah dalam kuantiti yang munasabah demi mengelakkan pembaziran


6.Penggunaan:Tujuan :Mempastikan harta benda digunakan dengan berkesan untuk mencapai tujuan-tujuan tertentua. Penggunaan mengikut keperluan /barangb. Penggunaan mengikut manual pembuatc. Penggunaan di bawah kawalan /penyeliaan


6.Penggunaan:Tujuan :Mempastikan harta benda digunakan dengan berkesan untuk mencapai tujuan-tujuan tertentud.Melarang orang yang tidak berkenaan menggunakan sesuatu barange. Menggunakan barang kerajaan dengan berhati-hati ( Handle With Care )


7.Merekod:Tujuan :Kawalan Secara Dokumen supaya dapat mengesan & mengakaun semua harta benda yang dimilikia. Rekodkan butir-butir asas mengenai Harta Modal,Inventori dan Bekalan Pejabatb. Rekodkan lokasic. Wujudkan sistem maklumat yang kemaskini & berkesand. Cop Hak Milik Kerajaan dan nama jabatan


8.Pemeriksaan/Verifikasi:Tujuan :Kawalan secara fizikal supaya dapat memastikan bahawa barang-barang masih ada dan dalam keadaan memuaskana. Pegawai Pengawal-Kelaskan barang-barang kepada 3 peringkat:


8.Pemeriksaan/Verifikasi:Tujuan :Kawalan secara fizikal supaya dapat memastikan bahawa barang-barang masih ada dan dalam keadaan memuaskanTidak menarik: 2 tahun sekaliMenarik: 1 tahun sekali (pakaian,perabot,alat-alat dapur)Sangat menarik: Tidak kurang dari 2 kali setahun. (kain-kain, perkakas letrik)


8.Pemeriksaan/Verifikasi:Tujuan :Kawalan secara fizikal supaya dapat memastikan bahawa barang-barang masih ada dan dalam keadaan memuaskanb. Huraikan tentang laporan verifikasi yang perlu disediakan dan sijil verifikasi yang perlu dikeluarkan


9.Pelupusan:Tujuan :Bagi memotong atau mengeluarkan dari daftar stor bagi barang-barang yang tidak boleh digunakan lagi atau tidak diperlukan lagia. Membolehkan jabatan membeli /mendapatkan barang barub. Menjimatkan ruangan simpananc. Mengelakkan susutnilai yang berterusand. Mengelakkan daripada kemungkinan barang disalahgunakane. Aturkan tindakan pelupusan mengikut syor laporan pemverifikasi stok


9.Pelupusan:Tujuan :Bagi memotong atau mengeluarkan dari daftar stor bagi barang-barang yang tidak boleh digunakan lagi atau tidak diperlukan lagi

f. Sediakan sijil pelupusan:Diambil semulaDipindahkanDijualDimusnahkan(hapuskira)



g. Pelupusan secara dijual:Dapatkan nilai barangPanggil tender atau lelongTetapkan harga minima



h. Pelupusan secara musnah:Disaksikan oleh pegawai lainDapatkan sijil daripada pegawai yang menyaksikan pemusnahan


Kehilangan:(Laporan/Siasatan/Tindakan)Tujuan :Memastikan bahawa segala kes kehilangan harta benda kerajaan disiasat,dilapor dan tindakan sewajarnya diambil untuk kehilangan sedemikian di masa depan.

a. Kehilangan boleh disebabkan oleh kecurian,kekurangan,termusnah.



b. Tindakan perlu ambilkira dalam keadaan apa kehilangan berlaku:Keadaan yang boleh dikawalkecuaian pegawai mengatur tindakan keselamatan



b. Tindakan perlu ambilkira dalam keadaan apa kehilangan berlaku:Keadaan yang tidak boleh dikawal:bencana alam


c. Melaporkan kehilangan kepada polis jika ada alasan untuk mempercayai bahawa sesuatu kesalahan jenayah telah dilakukan berhubung dengan kehilangan.d. Buat laporan permulaan dalam Lampiran Je. Mengemukakan laporan itu kepada:Pegawai pengawalK/S PerbendaharaanAkauntan NegaraAudit Negara


f. Ketua Jabatan mengatur siasatan

g. Sediakan Laporan Akhir dengan Lampiran Borang K

SOALAN ESEI1997:

Nyatakan tugas-tugas yang dijalankan oleh ahli-ahli berikut:Pemverifikasi stokLembaga Pemeriksa

JAWAPANPemverifikasi Stok menjalankan tugas-tugas berikut:Mengadakan lawatan mengejut dan membuat pemeriksaan ke atas harta benda awamMengira dan merekod baki stok fizikal borang-borang di hadapan penyelenggara stor dan membandingkan angkanya dengan kad kawalan

JAWAPANPemverifikasi Stok menjalankan tugas-tugas berikut:iii. Menyediakan verifikasi stok dan mengemukakan kepada pegawai pengawaliv. menjalankan verifikasi barangan mengikut kelas barang seperti ditetapkan dalam Tatacara Pengurusan Stor iaitu:Sangat menarik- tidak kurang 2x semingguMenarik sekali setahun

JAWAPANPemverifikasi Stok menjalankan tugas-tugas berikut:Tidak menarik- 2 tahun sekali

Lembaga Pemeriksa pula menjalankan tugas berikut:i. Membuat pemeriksaan dan laporan terhadap loji,kelengkapan dan lain-lain harta awam yang dinaggap tidak digunakan dan bernilai tinggi

JAWAPANLembaga Pemeriksa pula menjalankan tugas berikut:ii. Mengesyorkan supaya barang-barang dilupuskan dengan cara:Jualan lelongJualan TenderTukar beliPindah/hadiahdan lain-lain cara yang sesuai tanam atau bakar

SOALAN ESEI1996:

Sebagai seorang Pegawai Pengawal,huraikan langkah-langkah yang perlu diambil apabila didapti kehilangan wang atau barang-barang awam berlaku di sesebuah jabatan dari peringkat awal hingga akhir laporan dibuat

JAWAPANMengaturkan siasatan jabatan sepenuhnya mengenai kehilangan itu dan memberi suatu laporan akhir yang lengkapLaporan itu hendaklah mengandungi salinan Polis yang lengkap dan satu ringkasan perbicaraan muktamat kepada KSU Perbendaharaan atau pihak berkuasa Kerajaan Negeri atau kedua-duanya jika keadaan memerlukan.Laporan tersebut mestilah mengandungi segala butir yang berkenaan dalam Lampiran K,Arahan Perbendaharaan

JAWAPANiii.Bersama dengan pandangan Pegawai PenagawalKenyataan dari pegawai yang terlibat hendaklah dilampirkan bersama tetapi tidak boleh dianggap sebagai pengganti laporan atau pandangan Pegawai PengawalLaporan akhir hendaklah dihantar oleh Pegawai Pengawal kepada Akauntan Negara, Juruaudit Negara dan wakil tempatan Juruaudit Negara dalam negeri itu.

SOALAN ESEI1998:Encik Rajan dan Encik Adam ialah 2 orang pegawai kanan kerajaan yang dilantik sebagai ahli lembaga pemeriksa berhubung dengan pelupusan barang-barang di jabatannyaa.Nyatakan cara-cara pelupusan terhadap barang-barang yang boleh disyorkan oleh merekab.Nyatakan barang-barang yang boleh dilupuskan tanpa melalui lembaga

JAWAPANBarang-barang yang tidak boleh digunakan dan tidak ekonomi dilupuskan melalui:Jualan lelongJualan melalui tenderSecara tukar beliPindah/hadiah pada mana-mana jabatan/pertubuhan/institusi di bawah kawalan/anjuran kerajaan.(melaui KSU Perbendaharaan/Pegawai Kewangan Negeri untuk keputusan bagi penyelarasan

JAWAPANBarang-barang yang tidak boleh digunakan dan tidak ekonomi dilupuskan melalui:lain-lain pelupusan yang sesuai bagi sesuatu barang yang berkenaan contohnya:ditanam, kitar semula, dibakar di dalam tempat khas dan buang ke laut jadikan tukun

JAWAPANB.Barang-barang yang boleh dilupuskan oleh sesebuah Jabatan tanpa melalui Lembaga Pemeriksa ialah:I.Nilai perolehan asal barang tersebut tidak melebihi RM10,000 tiap-tiap satu atau RM100,000 jumlah kesemuanya dan tidak boleh digunakan atau tidak ekonomi serta hanya boleh mendapatkan hasil jualan sisa sahajaii.Barangan tersebut tidak bernilai untuk dijual misalnya pinggan mangkuk pecah dan sebagainya

JAWAPANB.Barang-barang yang boleh dilupuskan oleh sesebuah Jabatan tanpa melalui Lembaga Pemeriksa ialah:iii.Barangan tersebut tidak boleh dijual disebabkan oleh dasar Kerajaan atau keselamatan awam.

pengurusan harta awam

Documents