tatacara pengurusan pendahuluan diri (pegawai awam )
DESCRIPTION
TATACARA PENGURUSAN PENDAHULUAN DIRI (PEGAWAI AWAM ). Disedia Oleh : Seksyen Pengurusan Perakaunan Pinjaman Bahagian Perkhidmatan Operasi Pusat & Agensi , Jabatan Akauntan Negara Malaysia. SKOP TAKLIMAT: - Perundangan / Peraturan Berkuatkuasa - Takrifan - Kuasa Melulus - PowerPoint PPT PresentationTRANSCRIPT
TATACARA PENGURUSAN PENDAHULUAN DIRI(PEGAWAI AWAM )
1
Disedia Oleh:
Seksyen Pengurusan Perakaunan Pinjaman Bahagian Perkhidmatan
Operasi Pusat & Agensi, Jabatan Akauntan Negara Malaysia
SKOP TAKLIMAT:
- Perundangan/Peraturan Berkuatkuasa
- Takrifan- Kuasa Melulus- Jenis Pendahuluan Diri- Syarat & Kelayakan - Senarai Semak Permohonan - Catatan Pelarasan Akaun
Perundangan/Peraturan Berkuatkuasa
Kumpulanwang Amanah Kerajaan
Ditubuhkan di bawah Seksyen 10 Akta Prosedur Kewangan 1957
Untuk maksud tertentu melalui resolusi yang dilulus oleh Dewan Rakyat
Bercorak kumpulanwang pusingan
Takrifan Pendahuluan DiriMemberi pendahuluan kewangan
kepada pegawai dalam perkhidmatan awam Kerajaan Persekutuan :
Untuk elaun sara hidup dan perbelanjaan bagi perjalanan atas tugas rasmi, kursus dan berpindah
Bagi maksud lain yang boleh diluluskan dengan tertentu oleh Perbendaharaan
JENIS- JENIS PENDAHULUANKELULUSAN : PEGAWAI PENGAWAL (KEW 325)
KSU dan Ketua Jabatan disenaraikan sebagai Pegawai Pengawal dalam Buku Anggaran Belanjawan Tahunan. - Boleh secara bertulis melantik seorang pegawai kanan untuk luluskan
•Bagi pegawai Persekutuan di Sabah & Sarawak :- Pegawai Pengawal boleh wakilkan kepada Ketua Jabatan Persekutuan Sabah & Sarawak
853201 - Pengangkutan orang & perbelanjaan sara hidup (dalam negeri)
853202 - Pengangkutan orang & perbelanjaan sara hidup (luar negeri)
853204 - Deposit Sewa Luar Negara853213 - Pendahuluan sewa rumah luar negeri (Surat Perbendaharaan: KK/BP(s)11/780/3/76 sk 1/20080(8) Bertarikh 4 Ogos 2008)
*853205 - Bayaran terlebih emolumen - ansuran 18 bulan atau kurang (Kew 106)( AP 327(b) )
JENIS- JENIS PENDAHULUAN
KELULUSAN : PERBENDAHARAAN (KEW 106)
853203 - Perbelanjaan perubatan luar negara
*853205 - Bayaran terlebih emolumen- Ansuran Lebih 18 bulan (AP 327(b) )
853207 - Perbelanjaan di bawah AP59 853208 - Kehilangan wang awam 853209 - Tunggakan Caruman KWSP
JENIS- JENIS PENDAHULUAN
KELULUSAN : PERBENDAHARAAN (KEW 106)
853214 - Pendahuluan Yuran Sekolah 853215 - Perbelanjaan di bawah AP55
(Perbelanjaan Darurat) 853216 – Pendahuluan Cagaran Sekolah 853296 – Jabatan Perkhidmatan Awam 853299 – Pendahuluan Diri Pelbagai
JENIS- JENIS PENDAHULUAN
Penerangan Lanjut
853205 Bayaran Terlebih Emolumen AP 327 (b) - Bagi mendapatkan balik gaji
atau elaun yang terlebih bayar
Pegawai Pengawal boleh membenarkan ansuran bulanan dengan secepat mungkin dan tidak lewat dari lapan belas (18) bulan atau sebelum pegawai itu meninggalkan perkhidmatan Kerajaan mengikut mana yang lebih awal.
Lebih 18 bulan, dengan kelulusan Ketua Setiausaha Perbendaharaan atau Pihak Berkuasa Kewangan Negeri.
853205 Bayaran Terlebih Emolumen Jika pulangan diluluskan, suatu
permohonan Pendahuluan Diri hendaklah dibuat dari Kumpulan Wang Amanah Pendahuluan Diri (Pegawai Awam) atas nama penerima bayaran yang berkenaan bagi melaraskan akaun yang berkenaan.
Ansuran bulanan itu hendaklah dikredit kepada Akaun Pendahuluan.
853207 Perbelanjaan di bawah AP59
(Perbelanjaan Suci Hati) PP Bilangan 8 Tahun Tahun 2009
Walau apa pun peruntukan mana-mana Arahan Perbendaharaan (AP) yang lain, pembayaran sesuatu bil yang dikemukakan dengan sempurnanya oleh seseorang bagi barang atau perkhidmatan yang dipesan dan dibekalkan dengan suci hati kepada kerajaan tidak boleh ditahan oleh sebab apa-apa keraguan sama ada pertanggungan itu telah dilakukan dengan sepatutnya oleh pegawai kerajaan yang bertanggungjawab.
853207 Perbelanjaan di bawah AP59
(Perbelanjaan Suci Hati)Jika KSP/PKN berpuas hati bahawa suatu tanggungan kontrak telah dilakukan, tetapi berpendapat bahawa seseorang pegawai mungkin telah bersalah pada melakukannya, bil itu hendaklah dibayar dengan segera dan dipertanggungkan pada mula-mulanya kepada Akaun Kumpulan Wang Pendahuluan Diri (Pegawai Awam) atas nama pegawai yang berkenaan, atau jika nama pegawai yang berkenaan itu tidak dapat ditentukan dengan serta merta, atas nama jawatan Pegawai Pengawal yang berkenaan sementara menantikan keputusan penyelesaian perkara tersebut.
853207 Perbelanjaan di bawah AP59
(Perbelanjaan Suci Hati) Pegawai Pengawal hendaklah menyediakan satu
laporan bertulis bagi menghuraikan sebab-sebab yang mendorongnya menyimpang daripada cara yang biasa dan mengemukakan kepada KSP/PKN tidak lewat dari 60 hari daripada tarikh pendahuluan diri diluluskan.
Pelarasan pendahuluan diri hendaklah dilakukan dengan segera tetapi tidak lewat daripada 60 hari setelah mendapat kelulusan KSP/PKN
853208 Kehilangan Wang Awam
AP 3, 315 - 328 PP 13/2008 dan SPP 3/2011 AP3 –Takrifan Kehilangan termasuk
kehilangan Wang Awam dan Aset Awam disebabkan oleh kecurian, kebakaran, kemalangan, bencana alam, kesusutan, penipuan, kecuaian pegawai,kekurangan, bayaran terlebih, pembayaran tanpa kuasa, hutang yang tidak boleh dapat balik, hasil yang tidak boleh didapatkan dan perbelanjaan yang sia-sia
853215 Perbelanjaan Darurat
keadaan yang luar biasa untuk kepentingan perkhidmatan awam bahawa:- perbelanjaan patut dilakukan dengan segera; - tiada peruntukan bagi perbelanjaan tersebut; dan - masa tidak mengizinkan untuk dapat kebenaran cara biasa
853215 Perbelanjaan Darurat
melalui Pegawai Pengawal dengan segera menyampaikan kepada KSP/PKN satu laporan bertulis menghuraikan sebab menyimpang daripada cara yang biasa
Dalam hal seumpama ini, pembayaran pada mulanya dipertanggungkan kepada Kumpulanwang Pendahuluan Diri (Pegawai Awam) atas nama pegawai itu sendiri.
Kemudian dapatkan Kelulusan KSP/PKN sebelum pelarasan pendahuluan diri tersebut dilakukan.
853201 & 853202 Pendahuluan Diri Pengangkutan Orang dan Sara Hidup
853201 – Dalam Negara 853202 – Luar Negara SPP 2/1993 – Perwakilan Kuasa
Meluluskan PD - Para 6.1 dibatalkan oleh SPP6/1994 PP 3/2003 (Pindaan oleh SPP 8/2010) PP 3/2005 Lain-lain pekeliling berkaitan yang
berkuatkuasa
853201 & 853202 Pendahuluan Diri Pengangkutan Orang dan Sara Hidup
Layak dipohon bagi tujuan:
Menjalankan tugas rasmi di luar Ibu Pejabat sama ada di dalam atau di luar negara
Menghadiri kursus
Berpindah/bertukar
853201 & 853202 Pendahuluan Diri Pengangkutan Orang dan Sara Hidup
Unsur yang terlibat: Elaun Makan Bayaran Sewa Hotel
Kelulusan amaun: 100% - luar negara 90% - dalam negara Untuk hari bertugas rasmi sahaja
853201 & 853202 Pendahuluan Diri Pengangkutan Orang dan Sara Hidup
Had minima permohonan:
Kumpulan Pengurusan Tertinggi /Kumpulan Pengurusan & Profesional
RM500.00
Kumpulan Sokongan (Kategori > 17) RM300.00
Permohonan yang kurang dari had minima adalah tidak dibenarkan
KECUALI
Kumpulan Sokongan Kategori < 17 Tiada Had Minima
853201 & 853202 Pendahuluan Diri Pengangkutan Orang dan Sara Hidup
Senarai semak:• Sediakan Daftar Pendahuluan Diri• Borang Pendahuluan dibuat dalam 4
salinan• Permohonan dikemukakan 7 hari sebelum
bertolak• Semak had minima permohonan• Pendahuluan lama telah diselesaikan• Kemaskini Daftar selepas kelulusan
diterima dan kutipan balik dibuat
853201 & 853202 Pendahuluan Diri Pengangkutan Orang dan Sara Hidup
Pembayaran Balik:• Bayaran Balik dibuat melalui tuntutan
perjalanan atau serahan tunai
• Tuntutan dikemukakan tidak lewat 10hb bulan berikutnya
• Memotong sekali gus dari gaji pegawai sehingga selesai sekiranya pendahuluan tidak dijelaskan dalam tempoh yang ditetapkan
• Denda 10% setahun akan dikenakan bagi pendahuluan yang tidak diselesaikan
853201 & 853202 Pendahuluan Diri Pengangkutan Orang dan Sara Hidup
Penyelenggaraan Buku Daftar:SPP Bil. 2 Tahun 1993 (Para 4.1)
i. Rujukan Fail Jabatanii. Nama Pegawai yang
memohon iii. Amaun Pendahuluan Diri iv. Tarikh diluluskan
v. Tarikh pergivi. Tarikh balik/sampai
853201 & 853202 Pendahuluan Diri Pengangkutan Orang dan Sara Hidup
Penyelenggaraan Buku Daftar:SPP Bil. 2 Tahun 1993 (Para 4.1)
vii. Tarikh dan amaun tuntutan dikemukakanviii. Tarikh dan nombor rujukan baucar atau jurnal ix. Tarikh dan amaun tuntutan
dibayar x. Amaun denda dikenakan;
jika berkaitan (10% setahun) xi. Catatan
Format Buku Daftar
853201 & 853202 Pendahuluan Diri Pengangkutan Orang dan Sara Hidup
Penyediaan Laporan:
1. Laporan Bulanan - Sediakan Laporan Pendahuluan Diri yang belum selesai berdasarkan
Buku Daftar Pendahuluan Diri.- Edarkan laporan tersebut ke PTJ yang berkenaan untuk
penyelarasan.
2. Laporan Suku Tahun- Sediakan Laporan Berkala Pendahuluan Diri yang belum
diselesaikan bagi tujuan Mesyuarat Jawatankuasa Pengurusan Kewangan dan Akaun untuk dikemukakan kepada Ketua Setiausaha Perbendaharaan
3. Laporan Setengah Tahun- Sediakan Penyata yang menunjukkan ringkasan
mengenai kedudukan Pendahuluan diri yang diluluskan dan hasil pengutipannya untuk dikemukakan kepada Ketua Setiausaha Perbendaharaan
CATATAN PELARASAN
Akaun Amanah Pendahuluan Diri
853201 & 853202 Tuntutan melebihi pendahuluan diri:
Baucar bayaran tuntutan perjalanan DT Vot RM1200 KT Amanah (853201/853202) RM1000 KT Akaun Bank – Pemohon RM200
Tuntutan sama dengan pendahuluan diri: Pelarasan jurnal sahaja
DT Vot RM1000 KT Amanah (853201/853202) RM1000
853201 & 853202Tuntutan kurang dari pendahuluan diri
Pelarasan jurnal DT Vot RM900 KT Amanah (853201/853202) RM900
DAN Penyata Pemungut bagi bayaran balik
lebihan (pemohon perlu mengembalikan dengan serta- merta) melalui PTJ
DT Terimaan RM100 KT Amanah (853201/853202) RM100
Catatan Pelarasan 853205
Pelarasan jurnal bagi pengwujudan pinjaman DT Amanah (853205) KT Vot Gaji / Emolumen (1XXXX) KT Akaun Hasil – (81101 jika berkaitan)
(catatan ke dalam akaun hasil sekiranya emolumen yang terlibat melibatkan peruntukan tahun sebelum)
Potongan gaji dilakukan bagi menjelaskan pendahuluan yang diambil seperti yang telah diluluskan oleh PERBENDAHARAAN melalui Arahan Potongan Gaji SG 20 kod 4189
DT TerimaanKT Amanah (853205)
Catatan Pelarasan 853207
Cara Pembayaran Balik selepas keputusan Perbendaharaan:-
Pegawai Tidak Dikenakan Tindakan SurcajSediakan pelarasan jurnal seperti berikut:
DT VotKT Amanah (853207)
Pegawai Dikenakan Tindakan Surcaj sepenuhnya
Sediakan penyata pemungut seperti berikut: DT TerimaanKT Amanah (853207)
Catatan Pelarasan 853207
Cara Pembayaran Balik selepas keputusan Perbendaharaan:-
Pegawai Dikenakan Tindakan Surcaj Sebahagian Amaun
Sediakan pelarasan jurnal seperti berikut:DT VotKT Amanah (853207)
Sediakan penyata pemungut seperti berikut: DT TerimaanKT Amanah (853207)
CONTOH BORANG