pencatatan dan pelaporan 2013 ahda

8/10/2019 Pencatatan Dan Pelaporan 2013 Ahda

1/18

PENCATATAN DAN PELAPORAN PETUGAS

HAJI YANG MENYERTAI JEMAAH (TPHI,

TPIHI, TKHI)

disampaikan oleh

Ahda Barori


2/18

MUKADIMAH

1. Pencatatan dan pelaporan petugas hajimerupakan salah satu unsur pentingdalam kegiatan pelayanan danbimbingan

2. Pencatatan pelaporan harus dilakukandengan teliti, cermat dan disiplin3. Data harus akurat dan disampaikan

tepat waktu untuk pengambilanlangkah dan tindakan penyelesaiannya

4. Hasil laporan akan dijadikan bahanevaluasi untuk perbaikan ke depan


3/18

MANFAAT LAPORAN

1. Sebagai alat pengendalian dan

pengawasan2. Sebagai bahan informasi bagi atasan

dan pihak-pihak terkait

3. Sebagai dasar untuk mengambiltindakan dan penyelesaian kasus-

kasus yang muncul

4. Sebagai bahan evaluasi untuk

perbaikan ke depan


4/18

PROSEDUR PENCATATAN DAN PELAPORAN

1. Pencatatan dan pelaporan dilakukan oleh

petugas haji sesuai Tu-Si nya2. Di Tanah Air, pelaporan disampaikan kepadaPPIH Emb dan Deb

3. Di Arab Saudi, pelaporan disampaikan keSektor (Jeddah, Madinah dan Makkah)

4. Sektor melaporkan ke Daker (Jeddah, Madinahdan Makkah)

5. Daker (Jeddah, Madinah dan Makkah)melaporkan ke Kantor Urusan Haji (Jeddah)

6. Kantor Urusan Haji (Jeddah) melaporkan ke

Dirjen PHU Jakarta, tembusan ke SekjenKemenkes


5/18

MATERI LAPORAN

TPHI Kloter:

A. Melakukan pencatatan :1. Jumlah dan daerah asal jemaah

2. Nama petugas kloter, termasuk Karu dan

Karom

3. Waktu keberangkatan dan kedatangan

4. Kondisi pondokan, jarak pondokan dengan

Masjid Al Haram dan pemilik pondokan

5. Kondisi jamaah selama operasional, termasuksaat Armina

6. Permasalahan yang dihadapi


6/18

B. Laporan kedatangan dan keberangatan, diMakkah dan Madinah, paling lambat pukul

15.00 was setiap hari.1. Keadaan Jamaah

2. Pelaksanaan bimbingan Ibadah

3. Pelayanan Maktab/Group

4. Kontrol Petugas Sektor/Daker5. Musibah/Gangguan

6. Pembayaran Dam

7. Jamaah yang dirujuk ke RSAS/BPHI, Ghaib

dan Wafat8. Kejadian/Peristiwa lain yang diperlukan


7/18

C. Laporan di Arafah dan Mina :

1. Waktu keberangkatan dan kedatangan

2. Angkutan Jamaah

3. Kondisi kemah yang ditempati

4. Fasilitas kemah5. Bimbingan peribadatan

6. Kondisi dengan Maktab

7. Pelayanan katering

8. Keadaan jamaah

9. Kejadian/peristiwa lain yang timbul


8/18

TPIHI Kloter

A. Melakukan pencatatan :1. Jumlah dan daerah asal jamaah

2. Jumlah KBIH dan jumlah jamaah

masing-masing KBIH3. Permasalahan yang dihadapi


9/18

B. Menyampaikan laporan harian :

1. Kloter dan embarkasi2. Tanggal laporan harian

3. Materi dan peserta bimbingan oleh TPIHI

4. Volume pelaksanaan bimbingan oleh TPIHI

5. Metode bimbingan oleh TPIHI


10/18

KHI Kloter

A. Melakukan pencatatan :1. Jamaah resiko tinggi kloternya2. Sanitasi pondokan dan katering

3. Jamaah yang sakit di kloternya4. Pengajuan obat dan alkes5. Rujukan penderita6. Kunjungan kloter

7. Penyakit yang menimpa jamaah8. Membuat surat kematian/COD


11/18

B. Menyampaikan laporan harian :

1. Jumlah penyakit yang diderita jamaahnya

2. Rujukan penderita ke RSAS/BPHI

3. Jamaah yang wafat dan sebab kematian

4. Perbekalan obat dan alkes untuk jamaah

kloternya5. Wabah penyakit

6. Hal-hal lain yang menyangkut kesehatan

jamaah kloternya


12/18

Petunjuk Pelaporan Ketua Kloter

Selama Bertugas di Arab Saudi

No Kode Jenis Laporan Penjelasan Jumlah

1 LK.1 Laporan Kedatangan Jamaah diAirport Jeddah/Madinah

Disampaikan kepada sektor airportKing Abdul Aziz Jeddah/Madinah

2 LK.2 Laporan keberadaan Jamaah Lansia

dalam kloter

Disampaikan kepada sektor airport

King Abdul Aziz Jeddah/Madinah

3 LK.3 Laporan keberdaan KBIH dalam

kloter

Disampaikan kepada sektor airport

King Abdul Aziz Jeddah/Madinah

4 LK.4 Laporan kedatangan Jamaah di

Pemondokan Madinah

Disampaikan kepada sektor Madinah

5 LK.5 Laporan keberadaan Jamaah Lansia

dalam kloter


6 LK.6 Laporan keberadaan KBIH dalam

kloter


7 LK.7 Laporan perhitungan Sholat Arbain

jamaah haji kloter


8 LK.8 Laporan kondisi Jamaah selama di

Madinah


9 LK.9 Laporan keberangkatan Jamaah dari

Madinah



13/18

No Kode Jenis Laporan Penjelasan Jumlah

10 LK.10 Laporan kedatangan Jamaah di pemondokan

Makkah

Disampaikan kepada sektor Makkah

11 LK.11 Laporan keberadaan Jamaah Lansia dalam

kloter

Disampaikan kepada sektor Makkah

12 LK.12 Laporan keberadaan KBIH dalam kloter Disampaikan kepada sektor Makkah

13 LK.13 Laporran persiapan keberangkatan ke Arafah Disampaikan kepada sektor Makkah

14. LK.14 Laporan kegiatan di Arafah Disampaikan kepada sektor Arafah

15 LK.15 Laporan kegiatan di Mina Disampaikan kepada sektor Mina

16 LK.16 Laporan kondisi Jamaah selama di Makkah Disampaikan kepada sektor Makkah

17 LK.17 Laporan keberangkatan jamaah dari Makkah Disampaikan kepada sektor Makkah

18 LK.18 Rekapitulasi laporan pelaksanaan tugas Tim

Pemandu Haji Indonesia(TPHI)

Disampaikan kepada sektor

Makkah/Madinah

19 LK.19 Laporan keadaan Jamaah di Jeddah/Madinah

saat kepulangan ke Tanah Air

Disampaikan kepada sektor Airport

Jeddah/Madinah


14/18

No. Kode Jenis Laporan Penjelasan Jumlah

20 LK.20 Laporan kedatangan Jamaah Haji di

Asrama Haji Debarkasi saat kepulangan

ke Tanah Air

Disampaikan kepada Ketua PPIH

Debarkasi

21 LK.21 Laporan harian Kasektor Disampaikan kepada Kasektor setiap hari

22 LK.22 Laporan Jamaah wafat Disampaikan kepada sektor dengan

tembusan ke Kadaker setempat

15 Lembar

23 LK.23 Daftrar harta benda milik Jamaah Haji

yang wafat

Untuk pegangan pembawa amanah,

berlaku setelah ditandatangani oleh

Ketua Sektor dan Kadaker setempat

15 Lembar

24. LK.24 Laporan Jamaah Haji Ghaib Disampaikan kepada sektor setelahKetua kloter berupaya mencari

keberbagai tempat dan disampaikan

bahwa Jamaah tersebut memang ghaib

dan kloter sudah akan meninggalkan

wilayah menuju wilayah lain, laporan

dilengkapi fotokopi paspor(pinjam ke

Makkah)

4 Lembar

25 LK.25 Laporan Jamaah Haji yang melahirkan Disampaikan kepada sektor dan

tembusan ke Kadaker setempat

4 Lembar


15/18


16/18

Contoh Lembar Laporan

Kedatangan Jamaah di Madinah


17/18

Contoh Lembar Perhitungan Sholat Arbain bagi Jamaah

Haji


18/18

Terima Kasih

Wassalam

pencatatan dan pelaporan 2013 ahda

Documents