pedoman ptk mikro edisi 1

PEDOMAN PENYUSUNANPERENCANAAN TENAGA KERJA MIKRO

RYA MA U K KI TT ITRA AK MA AM

PUSAT PERENCANAAN TENAGA KERJASEKRETARIAT JENDERAL

KEMENTERIAN TENAGA KERJA DAN TRANSMIGRASI R.I.

PEDOMAN PENYUSUNAN PERENCANAAN TENAGA KERJA MIKRO

Diterbitkan oleh :

Pusat Perencanaan Tenaga Kerja

Sekretariat Jenderal

KementerianTenaga Kerja danTransmigrasi

Jln. Jenderal Gatot Subroto Kav. 51 Jakarta Selatan 12950

Telepon : 021-5270944

Fax : 021-5270944

Website : http://pusatptk.depnakertrans.go.id

Pusat Perencanaan Tenaga Kerja | iii

SAMBUTAN

SEKRETARIS JENDERAL

KEMENTERIAN TENAGA KERJA DAN TRANSMIGRASI R.I.

Berdasarkan Undang-Undang Nomor 13 Tahun 2003 tentang

Ketenagakerjaan bahwa Perencanaan Tenaga Kerja merupakan acuan dan

pedoman pembangunan ketenagakerjaan. Pembangunan Ketenagakerjaan

mempunyai tujuan untuk memberdayakan dan mendayagunakan tenaga

kerja secara optimal dan manusiawi, mewujudkan pemerataan kesempatan

kerja dan penyediaan tenaga kerja yang sesuai dengan kebutuhan

pembangunan nasional dan daerah, memberikan perlindungan kepada

tenaga kerja dalam mewujudkan kesejahteraan, dan meningkatkan

kesejahteraan tenaga kerja dan keluarganya.

Oleh sebab itu pemerintah harus memperkuat setiap lini

pembangunan yang terkait dengan ketenagakerjaan baik secara langsung

maupun tidak langsung, yakni meningkatkan program-program

pendayagunaan tenaga kerja melalui peningkatan kesempatan kerja,

peningkatan hubungan industrial harmonis, dan peningkatan perlindungan

bagi tenaga kerja, membina keterpaduan program dengan sektor lain

seperti upaya menahan laju pertumbuhan penduduk, meningkatkan mutu

pendidikan, perluasan kesempatan kerja disetiap sektor, maupun

meningkatkan laju pertumbuhan ekonomi.

Secara khusus perlu saya sampaikan bahwa Perencanaan Tenaga

Kerja Mikro di perusahaan mutlak dilaksanakan. Melalui Perencanaan

Tenaga Kerja Mikro ini dapat ditingkatkan produktivitas kerja dan

terciptanya produk yang berdaya saing tinggi di dalam negeri dan luar

negeri. Selain itu berbagai kasus-kasus hubungan industrial dapat

dihindarkan dan kesejahteraan karyawan/buruh dapat ditingkatkan. Dalam

iv | Pusat Perencanaan Tenaga Kerja

rangka melaksanakan pengelolaan tenaga kerja, maka sumber informasi

yang paling utama adalah perencanaan tenaga kerja mikro. Dengan

demikian dapat dikatakan bahwa perencanaan tenaga kerja mikro

merupakan acuan dalam pembangunan kepegawaian di perusahaan.

Demikian sambutan saya ini, dan akhirnya saya sampaikan

penghargaan kepada pimpinan dan staf Pusat Perencanaan Tenaga Kerja

Sekretariat Jenderal Kementerian Tenaga Kerja dan Transmigrasi dan semua

pihak serta para pakar yang telah memberikan masukan sehingga Pedoman

Penyusunan Perencanaan Tenaga Kerja Mikro ini dapat diselesaikan. Saya

mengharap pedoman tersebut dapat membantu perusahaan pemerintah

(Badan Usaha Milik Negara dan Badan Usaha Milik Daerah) dan perusahaan

swasta serta lembaga usaha lainnya dalam menyusun dan melaksanakan

perencanaan tenaga kerja mikro.

Terima kasih.

Sekretaris Jenderal Kementerian Tenaga Kerja dan Transmigrasi

Dr. Ir. Muchtar Luthfie, MMA NIP. 19541204 198212 1 001

Pusat Perencanaan Tenaga Kerja | v

KATA PENGANTAR

Berdasarkan pasal 7ayat 2 huruf b Undang-Undang Nomor 13 Tahun

2003 Tentang Ketenagakerjaan jo pasal 20 ayat 2 Peraturan Pemerintah

Nomor 15 Tahun 2007 Tentang Tata Cara Memperoleh Informasi

Ketenagakerjaan dan Penyusunan serta Pelaksanaan Perencanaan Tenaga

Kerja jo Peraturan Menteri Tenaga Kerja dan Transmigrasi Nomor

Per.17/MEN/XI/2010 Tentang Perencanaan Tenaga Kerja Mikro, bahwa

Perusahaan Pemerintah (Badan Usaha Milik Negara dan Badan Usaha Milik

Daerah) dan Perusahaan Swasta dan Lembaga Swasta lainnya agar

menyusun dan melaksanakan perencanaan tenaga kerja mikro. Perencanaan

Tenaga Kerja Mikro bertujuan untuk :

a. menjamin kelangsungan hidup dan pengembangan perusahaan

melalui pelaksanaan program kepegawaian yang terarah;

b. menjamin perlindungan pegawai, hubungan industrial yang harmonis,

peningkatan kesejahteraan pegawai dan keluarganya, dan

menciptakan kesempatan kerja yang seluas-luasnya.

Dalam upaya mendukung penyusunan dan pelaksanaan perencanaan

tenaga kerja mikro tersebut, Pusat Perencanaan Tenaga Kerja Kementerian

Tenaga Kerja dan Transmigrasi telah mempersiapkan Pedoman Penyusunan

Perencanaan Tenaga Kerja Mikro. Pedoman ini memuat tahapan dan

metoda penyusunan perencanaan tenaga kerja mikro. Tahap pertama

dimulai dari pengumpulan dan pengolahan data kepegawaian, tahap kedua

penyusunan analisis jabatan, tahap ketiga perkiraan dan perencanaan

persediaan pegawai, tahap keempat perkiraan dan perencanaan kebutuhan

pegawai, tahap kelima perkiraan dan perencanaan neraca pegawai, dan

tahap terakhir penyusunan program kepegawaian.

vi | Pusat Perencanaan Tenaga Kerja

Dalam pedoman ini dilengkapi tabel, alur, maupun contoh struktur

organisasi yang akan digunakan dalam analisis jabatan, serta berbagai

contoh data menurut karakteristik, dan contoh penggunaan rumus

sederhana dalam perkiraan dan perencanaan kebutuhan pegawai, serta

penyusunan program kepegawaian yang semuanya dimaksudkan untuk

mempermudah penyusunan perencanaan tenaga kerja mikro di perusahaan.

Kami menyadari bahwa Pedoman Penyusunan Perencanaan Tenaga

Kerja Mikro ini masih jauh dari sempurna. Untuk itu bagi segenap pembaca

dengan senang hati, kami menerima kritik dan saran untuk

menyempurnakan Pedoman Penyusunan Perencanaan Tenaga Kerja Mikro

ini dikemudian hari.

Kepada para penyusun, narasumber dan para pembahas kami

ucapkan terima kasih dan penghargaan yang setinggi-tingginya, sehingga

Pedoman Penyusunan Perencanaan Tenaga Kerja Mikro ini dapat

diselesaikan dengan baik.

Kepala Pusat Perencanaan Tenaga Kerja

SYARIFUDDIN SINAGA, SH NIP. 19561118 197703 1 001

Pedoman Penyusunan Perencanaan Tenaga Kerja Mikro

Pusat Perencanaan Tenaga Kerja | vii

DAFTAR ISI

Sambutan Sekretaris Jenderal Kemenakertrans RI.. iii

Kata Pengantar Kepala Pusat Perencanaan Tenaga Kerja v

Daftar Isi. vii

DaftarTabel. ix

Daftar Gambar.............................. ix

BAB I PENDAHULUAN ...................... 1

1.1 Latar Belakang 1

1.2 Dasar Hukum 5

1.3 Tujuan . 5

1.4 Proses Penyusunan Pedoman 6

1.5 Pengertian Istilah 6

1.6 Tahapan Penyusunan PTK Mikro ............ 11

1.7 Sistematika Hasil Perencanaan Tenaga Kerja Mikro . 12

BAB II PERENCANAAN TENAGA KERJA MIKRO 13

2.1 Tujuan Dan Sasaran Perencanaan Tenaga Kerja

Mikro 13

2.2 Kepentingan Yang Perlu Diperhatikan . 14

2.3 Kendala Yang Dihadapi Dalam Perencanaan Tenaga

Kerja Mikro .. 16

2.4 Faktor-Faktor Yang Mempengaruhi Perencanaan

Tenaga Kerja Mikro 17

2.5 Metoda Perencanaan Tenaga Kerja Mikro 19

2.6 Tahapan Perencanaan Tenaga Kerja Mikro .. 20


viii | Pusat Perencanaan Tenaga Kerja

BAB III METODA PENGUMPULAN DAN PENGOLAHAN DATA

KEPEGAWAIAN .. 25

3.1 Metoda Pengumpulan Data 25

3.2 Data Perusahaan 26

3.3 Data Kepegawaian 27

3.4 Metoda Pengolahan Data 35

BAB IV METODA ANALISIS JABATAN 37

4.1 Analisis Jabatan 37

4.2 Langkah-Langkah Analisis Jabatan 39

4.3 Metoda Analisis Jabatan 41

BAB V METODA PERKIRAAN DAN PERENCANAAN PERSEDIAAN

PEGAWAI 57

5.1 Inventarisasi Persediaan Pegawai 57

5.2 Penentuan Tingkat Pendayagunaan Pegawai 63

BAB VI METODA PERKIRAAN DAN PERENCANAAN KEBUTUHAN

PEGAWAI 65

6.1 Perkiraan Dan Perencanaan KebutuhanPegawai 65

6.2 Analisis Tenaga Kerja (Work Force Analysis) 67

6.3 Analisis Beban Kerja (Work Load Analysis) 78

BAB VII METODA PERKIRAAN DAN PERENCANAAN NERACA

PEGAWAI ..................................................... 83

7.1 Neraca Pegawai 83

7.2 Analisis Kesenjangan . 84

BAB VIII METODA PENYUSUNAN PROGRAM KEPEGAWAIAN 87

8.1 Proses Perekrutan 87

8.2 Program Pelatihan 96

8.3 Pengukuran Kinerja Karyawan 98


Pusat Perencanaan Tenaga Kerja | ix

8.4 Pengukuran Produktivitas Kerja 106

8.5 Pembinaan Karir Pegawai 109

8.6 Sistem Pengupahan 114

8.7 Jaminan Sosial 119

8.8 Pemensiunan pegawai 120

BAB IX PENUTUP 123

9.1 Kesimpulan 123

9.2 Saran 124

LAMPIRAN

DAFTAR PUSTAKA

TIM PENYUSUN


Pusat Perencanaan Tenaga Kerja | ix

DAFTAR TABEL

Tabel 1 Contoh Data Rencana Pensiun Pegawai 2 Tahun

Mendatang.. 34

Tabel 2 Contoh Skala Upah Struktur Ganda Berurutan .. 117

Tabel 3 Contoh Skala Upah Struktur Ganda Tumpang Tindih 117

DAFTAR GAMBAR

Gambar 1 Skema Proses Pengelolaan Kepegawaian di Perusahaan. 3

Gambar 2 Tahapan Penyusunan Perencanaan Tenaga Kerja Mikro 11

Gambar 3 Contoh Data Perkembangan Pegawai Produksi

Smt 1 - Thn 2011 . 28

Gambar 4 Contoh Data Perbandingan Pegawai Laki-Laki dan

Perempuan Januari 2011 29

Gambar 5 Contoh Data Perkembangan Pegawai Berdasarkan

Jabatan, Jenis Kelamin dan Status Kepegawaian Jan -

Mar 2011 . 30

Gambar 6 Contoh Data Pegawai Berdasarkan Kelompok Umur dan

Jabatan Smt 1 - Th. 2011 .. 31

Gambar 7 Contoh Data Pegawai Berdasarkan Tingkat Pendidikan 32

Gambar 8 Contoh Data Pegawai Berdasarkan Tingkat Kompetensi

Smt 1 - thn 2011 .. 33

Gambar 9 Contoh Data Struktur Pengupahan Pegawai Smt 1 - thn

2011 35

Gambar 10 Proses Analisis Jabatan . 39

Gambar 11 Contoh Struktur Organisasi 44


x | Pusat Perencanaan Tenaga Kerja

Gambar 12 Contoh Uraian Jabatan (Job Description) 46

Gambar 13 Contoh Rekap Data Pegawai Per Bagian .. 58

Gambar 14 Contoh Inventarisasi Data Seluruh Jabatan 59

Gambar 15 Contoh Persediaan Pegawai Berdasarkan Struktur

Organisasi 60

Gambar 16 Proses Rekrutmen . 87

Gambar 17 Proses Seleksi .. 89

Gambar 18 Proses Pelatihan . 97

Gambar 19 Pola Pembinaan Karir . 110

Gambar 20 Mekanisme Pembinaan Karir 112

BAB IPENDAHULUAN


Pusat Perencanaan Tenaga Kerja | 1

BAB I PENDAHULUAN

1.1. LATAR BELAKANG

Sensus Ekonomi tahun 2006 menunjukan bahwa perusahaan skala

kecil, menengah berjumlah 3,79 juta. Dalam kurun waktu 2006-2011,

perekonomian indonesia terus bertumbuh sekitar 6 persen setahun.

Dari angka pertumbuhan ekonomi itu, sektor industri pengolahan

memberikan kontribusi sebesar 1,1 persen. Sedangkan peranan

ekspor sektor industri terhadap keseluruhan ekspor Indonesia,

mencapai 62,16 persen. Dapat disimpulkan bahwa pertumbuhan

industri di Indonesia cukup tinggi. Pertumbuhan industri tersebut

dipengaruhi oleh teknologi, sumber daya alam, dan yang sangat

penting faktor sumberdaya manusia (SDM). Data Sakernas bulan

Februari 2011 menunjukkan bahwa jumlah pekerja di sektor formal di

Indonesia mencapai 38,11 juta orang.

Data tahun 1989-2008 menunjukan bahwa PDB (Product Domestic

Bruto) Indonesia bertumbuh dengan rata-rata 4,6 persen setahun,

2,81 persen merupakan kontribusi dari pertambahan modal

termasuk sumberdaya alam, 1,36 persen hasil pertambahan jumlah

tenaga kerja, dan hanya 0,44 persen kontribusi total faktor

produktivitas (TFP). Rendahnya TFP ini mencerminkan rendahnya

kualitas tenaga kerja dan kualitas pengelolaan tenaga kerja.

Kemajuan dan keberhasilan pembangunan suatu negara

ditentukan oleh kualitas tenaga kerja yang dimilikinya. Begitupun

halnya dengan perusahaan, dimana kelangsungan hidup dan maju

mundurnya perusahaan ditentukan oleh pegawai yang dimilikinya.


2 | Pusat Perencanaan Tenaga Kerja

Jadi, tenaga kerja dan atau pegawai adalah kekuatan terbesar yang

dibutuhkan untuk membangun suatu negara ataupun suatu

perusahaan.

Perencanaan Tenaga Kerja Mikro (PTK Mikro) dibutuhkan untuk

menata dan mengelola pegawai di perusahaan agar dapat menjadi

kekuatan besar dalam mendorong perusahaan tersebut menjadi

perusahaan yang besar dan berdaya saing global. Saat ini masih

banyak perusahaan di Indonesia belum menempatkan pegawai

sebagai titik sentral dalam pencapaian visi dan misi perusahaan.

PTK Mikro merupakan bagian dari pengelolaan sumberdaya

manusia yang mencakup proses perencanaan, pengorganisasian,

pengarahan dan pengendalian sumberdaya manusia dalam rangka

pencapaian tujuan perusahaan. Kegiatan dalam pengelolaan sumber

daya manusia mencakup kegiatan perencanaan dan pengadaan

pegawai, seleksi dan penempatan pegawai, pengembangan pegawai,

integrasi pegawai kedalam perusahaan dan pemberian imbalan dan

benefit, penilaian terhadap kinerja dan pengembangan karir serta

pemensiunan. Secara skematis ruang lingkup pengelolaan

kepegawaian dapat dilihat pada Gambar-1.

PTK Mikro bagi perusahaan sangat penting agar perusahaan

mampu memperoleh pegawai yang sesuai dengan kebutuhan dan

dapat meningkatkan kinerja perusahaan, yaitu dengan menempatkan

pegawai pada posisi yang tepat di tempat yang tepat dan pada waktu

yang tepat (The right man on the right place at the right time). Untuk

mendapatkan The right man on the right place at the right time

bukanlah suatu hal yang tercipta secara otomatis atau tiba-tiba.

Untuk itu perusahaan perlu merencanakan pegawai mulai dari awal

perusahaan berdiri dan secara terus menerus mengevaluasinya untuk

mencapai kinerja yang optimal. Kenyataannya di Indonesia, masih



banyak perusahaan yang belum memberikan perhatian atas PTK

Mikro, sehingga penempatan pegawai tidak melalui perencanaan

yang matang. Akibatnya dapat timbul beberapa masalah seperti :

a. Pegawai yang kompeten dan mempunyai potensi besar tidak

dapat memberikan kontribusi maksimal dan sebaliknya.

b. Pegawai yang salah penempatan tidak dapat memberikan

kontribusi maksimal, bahkan cenderung membuat

kesalahan-kesalahan (Human Error) yang cenderung

mengakibatkan kerusakan alat dan produksi.

Gambar 1 Skema Proses Pengelolaan Kepegawaian di Perusahaan

PTK Mikro dalam perusahaan sejak awal sangat penting untuk

menghindari masalah diatas, termasuk terjadinya human error.



Bagaimanakah dengan perusahaan yang terlanjur menempatkan

pegawai di tempat yang tidak sesuai? Bukan berarti perusahaan

tersebut harus ditutup atau tidak mempunyai harapan. Perusahaan

semacam ini perlu melakukan evaluasi terhadap pegawai yang telah

dimilikinya dan mengatur ulang strategi penempatan pegawainya

melalui perencanaan tenaga kerja mikro yang tepat.

PTK Mikro akan memudahkan perusahaan dalam penyediaan

sumberdaya manusia yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan.

Dengan melakukan perencanaan tenaga kerja mikro yang tepat,

maka perusahaan akan memperoleh manfaat yang optimal. Menurut

Irawan (2000), perencanaan tenaga kerja yang tepat akan

memberikan manfaat sebagai berikut :

1. Mengoptimalkan pegawai yang sudah ada; 2. Memperkirakan kebutuhan pegawai masa yang mendatang

(jumlah dan kualitas);

3. Memberikan gambaran situasi pasar ketenagakerjaan yang tepat; 4. Acuan dalam penyusunan program-program kepegawaian.

Dapat disimpulkan bahwa perencanaan tenaga kerja mikro sangat

penting dilaksanakan oleh setiap perusahaan tanpa memandang

skala besar kecilnya perusahaan maupun jenis produk yang

dihasilkan. PTK Mikro harus dilaksanakan oleh semua perusahaan

baik dari sektor swasta maupun perusahaan umum milik negara,

karena Perencanaan Tenaga Kerja Mikro bertujuan untuk :

a. Menjamin kelangsungan hidup dan pengembangan perusahaan melalui pelaksanaan program kepegawaian yang terarah;

b. Menjamin perlindungan pegawai, hubungan industrial yang harmonis, peningkatan kesejahteraan pegawai dan keluarganya,

dan menciptakan kesempatan kerja yang seluas-luasnya.



1.2. DASAR HUKUM Pedoman ini mengacu pada :

1.2.1. UUD 1945

Pasal 27 ayat (2) tiap-tiap warga Negara berhak atas pekerjaan dan

penghidupan yang layak bagi kemanusiaan.

Pasal 28 ayat (2) setiap orang berhak untuk bekerja serta mendapat

imbalan dan perlakuan yang adil dan layak dalam

hubungan kerja.

1.2.1.1. Undang-Undang No. 13 tahun 2003 Tentang Ketenagakerjaan.

1.2.1.2. Peraturan Pemerintah No. 15 Tahun 2007 Tentang Cara Memperoleh Informasi Ketenagakerjaan dan Penyusunan

Serta Pelaksanaan Perencanaan Tenaga Kerja.

1.2.1.3. Peraturan Menteri Tenaga Kerja dan Transmigrasi No.PER.17/MEN/XI/2010 tentang Perencanaan Tenaga Kerja

Mikro.

1.3. TUJUAN

Pedoman ini disusun dengan tujuan :

1.3.1.1. Sebagai panduan untuk meningkatkan pelaksanaan penyusunan serta pelaksanaan Perencanaan Tenaga Kerja

Mikro di perusahaan secara optimal dan produktif;

1.3.1.2. Sebagai panduan dalam menyusun kebijakan kepegawaian; 1.3.1.3. Sebagai panduan bagi perusahaan untuk memperkirakan

kebutuhan dan ketersediaan pegawai baik secara kualitas

maupun kuantitas;



1.3.1.4. Sebagai panduan bagi perusahaan untuk menyusun program kepegawaian.

1.4. PROSES PENYUSUNAN PEDOMAN

Proses penyusunan pedoman ini dilaksanakan sebagai berikut :

1.4.1.1. Melaksanakan kajian berdasarkan hukum ketenagakerjaan di Indonesia;

1.4.1.2. Melaksanakan kajian terhadap kondisi ketenagakerjaan di Indonesia;

1.4.1.3. Menyusun sistematika pedoman penyusunan tenaga kerja mikro;

1.4.1.4. Menunjuk narasumber dari konsultan yang bergerak di bidang penanganan sumber daya manusia;

1.4.1.5. Menyusun rancangan pedoman berdasarkan sistematika pedoman;

1.4.1.6. Membahas rancangan pedoman dalam kelompok diskusi dengan para penyusun dari Kementerian Tenaga Kerja dan

Transmigrasi;

1.4.1.7. Melaksanakan perbaikan pedoman berdasarkan hasil pembahasan antara penyusun dengan narasumber;

1.4.1.8. Melaksanakan lokakarya dengan Tim Kementerian Tenaga Kerja dan Transmingrasi untuk lebih memahami substansi

dari pedoman perencanaan tenaga kerja mikro.

1.5. PENGERTIAN ISTILAH

Dalam pedoman ini yang dimaksud dengan :

1.5.1.1. Perencanaan Tenaga Kerja (PTK) adalah proses penyusunan rencana ketenagakerjaan secara sistematis yang dijadikan

dasar dan acuan dalam penyusunan kebijakan, strategi, dan

pelaksanaan program pembangunan ketenagakerjaan yang



berkesinambungan (Peraturan Menteri Tenaga Kerja dan

Transmigrasi Republik Indonesia Nomor

PER.17/MEN/XI/2010 tentang Perencanaan Tenaga Kerja

Mikro).

1.5.1.2. Perencanaan Tenaga Kerja Mikro (PTK Mikro) adalah proses penyusunan rencana ketenagakerjaan secara sistematis

dalam suatu instansi/lembaga, baik instansi pemerintah,

pemerintah provinsi, pemerintah kabupaten/kota maupun

swasta dalam rangka meningkatkan pendayagunaan tenaga

kerja secara optimal dan produktif untuk mendukung

pencapaian kinerja yang tinggi pada instansi/lembaga atau

peraturan yang bersangkutan (Peraturan Menteri Tenaga

Kerja dan Transmigrasi Republik Indonesia Nomor


Mikro).

1.5.1.3. Rencana Tenaga Kerja Mikro (RTK Mikro) adalah kegiatan PTK Mikro (Peraturan Menteri Tenaga Kerja dan



Mikro).

1.5.1.4. Metoda adalah cara kerja yang teratur dan sistematis untuk memudahkan pelaksanaan suatu kegiatan guna mencapai

tujuan yang ditentukan (Peraturan Menteri Tenaga Kerja

dan Transmigrasi Republik Indonesia Nomor


Mikro).

1.5.1.5. Peramalan (forecasting) adalah suatu usaha untuk meramalkan keadaan dimasa mendatang melalui pengujian

keadaan dimasa lalu. (Handoko, 1984).



1.5.1.6. Analisis tenaga kerja merupakan penilaian terhadap tenaga kerja yang ada dalam suatu departemen dan yang pindah ke

dalam, melalui atau keluar dari departemen tersebut.

1.5.1.7. Analisis beban kerja adalah proses untuk menetapkan jumlah jam kerja orang yang digunakan atau dibutuhkan

untuk merampungkan suatu pekerjaan dalam waktu

tertentu, atau dengan kata lain analisis beban kerja

bertujuan untuk menentukan berapa jumlah personalia dan

berapa jumlah tanggung jawab atau beban kerja yang tepat

dilimpahkan kepada seorang petugas.

1.5.1.8. Persediaan pegawai adalah jumlah pegawai pada suatu perusahaan dengan berbagai karakteristiknya (Peraturan

Menteri Tenaga Kerja dan Transmigrasi Republik Indonesia

Nomor PER.17/MEN/XI/2010 tentang Perencanaan Tenaga

Kerja Mikro).

1.5.1.9. Kebutuhan pegawai adalah jumlah pegawai yang diperlukan oleh perusahaan sesuai dengan beban kerja dengan

berbagai karakteristiknya (Peraturan Menteri Tenaga Kerja

dan Transmigrasi Republik Indonesia Nomor


Mikro).

1.5.1.10. Neraca pegawai menunjukan keseimbangan atau kesenjangan antara persediaan pegawai dengan kebutuhan

pegawai dengan berbagai karakteristiknya (Peraturan

Menteri Tenaga Kerja dan Transmigrasi Republik Indonesia

Nomor PER.17/MEN/XI/2010 tentang Perencanaan Tenaga

Kerja Mikro).

1.5.1.11. Program kepegawaian adalah program di bidang kepegawaian sesuai dengan neraca pegawai, antara lain



meliputi perekrutan, seleksi, penempatan, pemensiunan,

pelatihan/kompetensi dan pengembangan, perlindungan,

pengupahan, jaminan sosial dan produktivitas kerja

(Peraturan Menteri Tenaga Kerja dan Transmigrasi

Republik Indonesia Nomor PER.17/MEN/XI/2010 tentang

Perencanaan Tenaga Kerja Mikro).

1.5.1.12. Jabatan merupakan sekumpulan pekerjaan yang menunjukkan tugas, tanggung jawab dan wewenang

seseorang pegawai dalam perusahaan (Peraturan Menteri

Tenaga Kerja dan Transmigrasi Republik Indonesia Nomor


Mikro).

1.5.1.13. Beban kerja mencakup sejumlah target pekerjaan atau target hasil yang harus dicapai dalam satu satuan waktu

tertentu (Peraturan Menteri Tenaga Kerja dan Transmigrasi



1.5.1.14. Perusahaan, menurut Peraturan Menteri Tenaga Kerja dan Transmigrasi Republik Indonesia Nomor


Mikro mencakup :

a. Setiap bentuk usaha yang berbadan hukum atau tidak, milik orang perseorangan, milik persekutuan atau milik

badan hukum, baik milik swasta maupun milik negara

yang memperkerjakan pekerja/buruh dengan membayar

upah atau imbalan dalam bentuk lain.

b. Usaha-usaha sosial dan usaha lain yang mempunyai pengurus dan memperkerjakan orang lain dengan

membayar upah atau imbalan dalam bentuk lain.



1.5.1.16 Pegawai adalah pekerja atau buruh yang bekerja pada

perusahaan dengan menerima upah atau imbalan dalam

bentuk lain (Peraturan Menteri Tenaga Kerja dan



Mikro). Yang dimaksud dengan Istilah pekerja dalam hal ini

sama dengan karyawan, staf atau tenaga kerja dalam

perusahaan swasta.

1.5.1.17 Pembinaan mencakup serangkaian kegiatan untuk meningkatkan kemampuan dan kapasitas sumber daya

manusia dalam rangka penyusunan serta pelaksanaan RTK

Mikro (Peraturan Menteri Tenaga Kerja dan Transmigrasi



1.5.1.18 Pemantauan mencakup serangkaian kegiatan untuk pengamatan dan identifikasi penyusunan dan pelaksanaan

RTK Mikro (Peraturan Menteri Tenaga Kerja dan



Mikro).

1.5.1.19 Evaluasi mencakup serangkaian kegiatan penilaian terhadap hasil pemantauan penyusunan dan pelaksanaan RTK Mikro

dalam waktu tertentu (Peraturan Menteri Tenaga Kerja dan



Mikro).

1.5.1.20 Laporan adalah penyampaian analisis hasil kegiatan yang dilakukan dalam penyusunan dan pelaksanaan RTK Mikro

(Peraturan Menteri Tenaga Kerja dan Transmigrasi





1.6 TAHAPAN PENYUSUNAN PTK MIKRO

Tahapan penyusunan Perencanaan Tenaga Kerja Mikro

dilakukan mulai dari pengumpulan dan pengolahan data perusahaan

dan kepegawaian, penyusunan analisis jabatan, perhitungan

persediaan pegawai, perhitungan kebutuhan pegawai dan neraca

pegawai hingga penyusunan program kepegawaian, dimana secara

sistematis digambarkan sebagai berikut :

Gambar 2

Tahapan Penyusunan Perencanaan Tenaga Kerja Mikro

Penjelasan dari tahapan ini akan dibahas lebih lanjut dalam Bab II.

Pengumpulan dan Pengolahan

Data Kepegawaian

Penyusunan Analisis Jabatan

Perkiraan dan Perencanaan

Persediaan Pegawai

Perkiraan dan Perencanaan

Kebutuhan Pegawai

Penyusunan Neraca Pegawai

Penyusunan Program Kepegawaian



1.7 SISTEMATIKA HASIL PERENCANAAN TENAGA KERJA MIKRO

Apabila perusahaan menyusun Perencanaan Tenaga Kerja

Mikro, maka perusahaan harus mengacu kepada Peraturan Menteri

Tenaga Kerja dan Transmigrasi Republik Indonesia Nomor

PER.17/MEN/XI/2010 tentang Perencanaan Tenaga Kerja Mikro

dengan sistematika sebagai berikut :

a. pendahuluan; b. kondisi perusahaan; c. perkiraan dan perencanaan persediaan pegawai; d. perkiraan dan perencanaan kebutuhan pegawai; e. perkiraan dan perencanaan neraca pegawai; f. program kepegawaian; g. penutup.

BAB IIPERENCANAAN TENAGA KERJA MIKRO



BAB II PERENCANAAN TENAGA KERJA MIKRO

Mengacu pada Peraturan Menteri Tenaga Kerja dan Transmigrasi

Republik Indonesia Nomor PER.17/MEN/XI/2010, Perencanaan Tenaga Kerja

Mikro lebih menitikberatkan pada bagaimana kita merencanakan tenaga

kerja di tingkat perusahaan atau di lingkungan baik swasta maupun di sektor

industri baik swasta maupun di lingkungan pemerintah dengan tujuan untuk

meningkatkan kinerja di perusahaan atau lembaga tersebut. Pembahasan

perencanaan tenaga kerja mikro ini lebih diutamakan untuk diterapkan di

sektor industri pengolahan. Penerapan lebih lanjut di lingkungan instansi

pemerintah kemungkinan membutuhkan modifikasi, disesuaikan dengan

peraturan dan perundangan yang terkait dengan perencanaan pegawai

negeri sipil.

2.1. TUJUAN DAN SASARAN PERENCANAAN TENAGA KERJA MIKRO

Sebelum membuat perencanaan tenaga kerja mikro yang tepat

sasaran, diperlukan pemahaman mengenai tujuan perencanaan

tenaga kerja mikro, kendala yang dihadapi pada saat menyusun

perencanaan tenaga kerja mikro dan faktor-faktor yang

mempengaruhi perencanaan tenaga kerja mikro serta bagaimana

membuat perencanaan tenaga kerja mikro tersebut. Tujuan dan

sasaran perencanaan tenaga kerja mikro adalah sebagai berikut :

Tujuan PTK Mikro : 2.1.1. Menjamin kelangsungan hidup dan pengembangan

perusahaan melalui pelaksanaan program kepegawaian

yang terarah.



2.1.2. Menjamin perlindungan pegawai, hubungan industrial yang harmonis, peningkatan kesejahteraan pegawai dan

keluarganya, dan menciptakan kesempatan kerja yang

seluas-luasnya.

Sasaran PTK Mikro : 2.2.1 Untuk menentukan kualitas dan kuantitas pegawai yang

akan mengisi semua jabatan dalam perusahaan;

2.2.2 Untuk menjamin tersedianya pegawai masa sekarang dan

masa depan sehingga tidak terjadi kekurangan atau

kelebihan pegawai;

2.2.3 Untuk menghindari terjadinya mismanajemen dan tumpang

tindih dalam pelaksanaan tugas;

2.2.4 Untuk memudahkan koordinasi, integrasi, dan sinkronisasi

pelaksanaan tugas para pegawai, sehingga produktivitas

kerja meningkat;

2.2.5 Menjadi pedoman dalam menetapkan program

kepegawaian;

2.2.6 Menjadi dasar dalam penilaian kinerja pegawai.

2.2. KEPENTINGAN YANG PERLU DIPERHATIKAN

Setiap perusahaan harus dapat memenuhi kepentingan semua

stakeholder satau pemangku kepentingan, yaitu kepentingan pekerja,

kepentingan pengusaha, kepentingan masyarakat atau kepentingan

nasional (Payaman Simanjuntak, Manajemen Hubungan Industrial,

2011). Oleh sebab itu, setiap perencanaan tenaga kerja harus sekaligus

memperhatikan dan mengakomodasikan tiga kepentingan yang saling

terkait, yaitu kepentingan individu atau pekerja, kepentingan

organisasi atau perusahaan dan kepentingan nasional.



2.2.1. Kepentingan Individu atau Pegawai

Setiap pekerja selalu mendambakan kepastian kelangsungan

kesempatan kerja dan penghasilan. Mereka juga

mengharapkan dapat meraih pengalaman kerja dan

peningkatan kompetensi, pengembangan karier dan

mewujudkan prestasi.

2.2.2. Kepentingan Perusahaan

Setiap perusahaan berkepentingan menjamin kelangsungan

hidup perusahaan. Modal dan aset yang diinvestasikan harus

mampu menciptakan keuntungan yang cukup besar, sebagai

pengembalian terhadap modal bersih yang diinvestasikan,

untuk pengembangan usaha dan peningkatan kesejahteraan

pekerja. Oleh sebab itu perencanaan tenaga kerja harus

mampu menjamin peningkatan kinerja pegawai, efisien

proses, dan peningkatan produktivitas perusahaan.

2.2.3. Kepentingan Nasional

Setiap perusahaan besar atau kecil, selalu membuka

kesempatan kerja baru. Dengan membuka kesempatan kerja

baru, perusahaan berfungsi sebagai sumber penghasilan bagi

sejumlah pekerja. Perusahaan juga membuka kesempatan

peningkatan kualitas dan kompetensi pekerja, baik melalui

program pendidikan dan pelatihan yang dipersiapkan oleh

perusahaan. Perusahaan juga merupakan tempat bagi pekerja

untuk pengembangan kariernya dan mewujudkan unjuk kerja

atau kinerjanya. Perusahaan mempunyai peran penting

menyediakan barang dan jasa dalam memenuhi kebutuhan

masyarakat, yang mungkin sebagian untuk eksport dengan

demikian berarti menghasilkan atau menghemat devisa.

Perusahaan juga menjadi sumber penerimaan pemerintah



baik melalui pajak perusahaan maupun melalui pajak

pendapatan pekerja. Di lain pihak, perusahaan biasanya

cenderung menimbulkan dampak positif dan negatif terhadap

lingkungan atau daerah sekitar. Oleh sebab itu perusahaan

perlu selalu mengusahakan memperkecil dampak negatif dan

untuk itu perhatian dan tanggung jawab sosial (coorporate

social responsibility) terhadap pembangunan komunitas atau

masyarakat sekitar. Bila setiap perusahaan di indonesia dapat

menjalankan peran tersebut secara maksimal, maka sasaran

bangsa indonesia mewujudkan pro-jobs, pro-poor, pro-growth

dan pro-environment akan tercapai secara optimal juga.

2.3. KENDALA YANG DIHADAPI DALAM PERENCANAAN TENAGA KERJA

MIKRO

Sejalan dengan uraian diatas, dalam menyusun PTK Mikro kita

memperhatikan hal-hal berikut ini :

2.3.1. Standar Kemampuan Pegawai

Standar kemampuan pegawai biasanya tidak tercatat secara

akurat, akibatnya perencanaan pekerja atau pegawai hanya

berdasarkan ramalan atau prediksi saja yang sifatnya

subyektif.

2.3.2. Manusia (pegawai) sebagai mahluk hidup

Manusia sebagai mahluk hidup mempunyai perasaan dan

emosi, tidak dapat dimobilisasi dan dimanfaatkan seperti

mesin sehingga rencana tenaga kerja yang telah disusun tidak

mudah untuk diwujudkan sesuai dengan rencana.

2.3.3. Situasi Kepegawaian

Persediaan, mutu, harapan-harapan penyebaran tenaga kerja

tidak selalu sesuai dengan kebutuhan perusahaan setempat.



2.3.4. Kebijakan Pemerintah

Kebijakan pemerintah di bidang ketenagakerjaan belum

sepenuhnya mendukung perencanaan tenaga kerja terutama

dalam pengadaan tenaga kerja yang kompeten sesuai dengan

kebutuhan.

2.4. FAKTOR-FAKTOR YANG MEMPENGARUHI PERENCANAAN TENAGA

KERJA MIKRO

PTK Mikro dipengaruhi oleh faktor internal dan faktor eksternal

perusahaan, seperti diuraikan di bawah ini :

2.4.1. Faktor Internal

Rencana strategik dan rencana operasional (taktik) PTK Mikro harus sesuai dengan perencanaan strategis

perusahaan, yang berarti juga sesuai atau merupakan

penjabaran dari perusahaan khususnya di bidang

pengelolaan tenaga kerja.

Anggaran/biaya pegawai Kemampuan keuangan perusahaan (ketersediaan/biaya

pegawai) sangat berpengaruh pada penambahan atau

pengurangan tenaga kerja yang tercakup dalam rencana

tenaga kerja.

Peramalan produksi dan penjualan Peramalan produksi dan penjualan pada masa yang akan

datang sangat berpengaruh pada perencanaan tenaga

kerja mikro. Ketika produksi dan penjualan meningkat

maka permintaan tenaga kerja akan cenderung meningkat.

Kondisi kepegawaian PTK Mikro sangat dipengaruhi oleh kondisi kepegawaian

terutama yang menyangkut pensiun, pemutusan



hubungan kerja, meninggal dunia, promosi, pindah, dan

lain-lain.

2.4.2. Faktor Eksternal

Ekonomi Ketika pertumbuhan ekonomi meningkat, perusahaan

cenderung memperluas kegiatan bisnisnya (melakukan

ekspansi) yang akan berpengaruh pada permintaan tenaga

kerja.

Sosial, politik dan hukum Penerimaan dan penolakan masyarakat sekitar perusahaan

akan berpengaruh pada permintaan tenaga kerja. Kondisi

politik dan peraturan perundang-undangan menjadi

pertimbangan perusahaan dalam membuat rencana

tenaga kerja.

Demografi Meningkatnya jumlah penduduk akan berpengaruh pada

ketersediaan jumlah tenaga kerja.

Teknologi Kemajuan teknologi sangat berpengaruh pada

perencanaan tenaga kerja mikro. Penggunaan teknologi

membutuhkan keahlian tertentu untuk melaksanakan

pekerjaan. Kemajuan teknologi dapat menyebabkan

pengurangan tenaga kerja dalam suatu departemen

(contohnya di bagian produksi) atau penambahan tenaga

kerja (contohnya di bagian pengoperasian mesin atau

komputer).

Pesaing Persaingan bisnis yang dihadapi perusahaan akan

berpengaruh pada perencanaan tenaga kerja mikro di



perusahaan tersebut. Ketika perusahaan mampu bersaing,

maka perusahaan akan cenderung menambah jumlah

tenaga kerja dan sebaliknya jika perusahaan tidak mampu

bersaing maka akan mengurangi jumlah tenaga kerja.

Pasar tenaga kerja Efektivitas pasar kerja mempengaruhi perencanaan tenaga

kerja mikro terutama dalam memberikan informasi

mengenai ketersediaan tenaga kerja dalam jumlah dan

kualitasnya.

Lokasi Lokasi perusahaan akan berpengaruh pada ketersediaan

tenaga kerja (misalnya akan sangat sulit mendapatkan

tenaga kerja untuk perusahaan yang lokasi sangat jauh dari

perkotaan).

2.5. METODA PERENCANAAN TENAGA KERJA MIKRO

Disamping kita perlu memperhatikan kendala dan faktor yang

mempengaruhi PTK Mikro, kita juga perlu mengetahui metoda atau

cara perencanaan tenaga kerja mikro. Metoda atau cara PTK Mikro

mencakup :

a. pengolahan data kepegawaian; cara yang dilakukan untuk melaksanakan kegiatan

pengolahan data kepegawaian adalah dengan penataan data,

pengidentifikasian data, penghitungan data.

b. perkiraan dan perencanaan persediaan pegawai cara yang dilakukan untuk menyusun perkiraan dan

perencanaan persediaan pegawai dilakukan dengan

menghitung jumlah pegawai yang telah tersedia, jumlah



pegawai yang berkurang akibat pensiun, mengundurkan diri

dan meninggal dunia, serta rencana kebutuhan pegawai.

c. perkiraan dan perencanaan kebutuhan pegawai cara yang dilakukan untuk menyusun perkiraan dan

perencanaan kebutuhan pegawai dihitung berdasarkan beban

kerja atau lainnya sesuai perkembangan ilmu pengetahuan.

d. perkiraan dan perencanaan neraca pegawai cara yang dilakukan untuk menyusun perkiraan dan

perencanaan neraca pegawai dilakukan dengan

membandingkan antara perkiraan dan perencanaan

kebutuhan pegawai dengan perkiraan dan perencanaan

persediaan pegawai.

e. penyusunan program kepegawaian cara yang dilakukan untuk menyusun program kepegawaian

dilakukan dengan cara menentukan rencana kegiatan untuk

mengatasi kesenjangan yang terdapat pada neraca pegawai

yang memuat perekrutan, seleksi, penempatan, serta

pemensiunan pegawai, pola pembinaan karir

pelatihan/kompetensi dan pengembangan, perlindungan, dan

pengupahan serta jaminan sosial, produktifitas kerja.

2.6. TAHAPAN PERENCANAAN TENAGA KERJA MIKRO

Tahapan PTK Mikro adalah sesuai dengan Gambar 2 yaitu :

2.6.1. Tahap 1 - Pengumpulan dan Pengolahan Data Perusahaan

dan Kepegawaian

a. Mengumpulkan data untuk mempelajari dan memahami

semua aspek lingkungan perusahaan.



Hal ini akan membantu perusahaan merencanakan dan

mengantisipasi isu yang muncul dari kondisi yang stabil

maupun dinamis.

b. Menentukan aspek lingkungan perusahaan yang

mempengaruhi :

Lingkungan eksternal : ekonomi, sosial, politik, hukum, teknologi, persaingan;

Organisasional : rencana-rencana strategik, anggaran, peramalan penjualan dan produksi, desain perusahaan

dan pekerjaan, perluasan usaha;

Persediaan pegawai : pensiun, permohonan berhenti, pemberhentian, kematian.

c. Data perusahaan yang diperlukan :

Tujuan perusahaan yang ingin dicapai, apakah laba atau memberikan pelayanan/nirlaba;

Jenis perusahaan, apakah perusahaan lini, lini dan staf, fungsional atau komite;

Dasar pendepartemenan dan struktur perusahaan; Rentang kendali setiap departemen/bagian; Kepemimpinan perusahaan, individu atau kolektif; Jumlah karyawan dan perincian manajerial dan

operasional;

Jenis-jenis kewenangan atau otoritas yang didelegasikan dalam perusahaan;

Tingkat-tingkat posisi pejabat.



2.6.2. Tahap 2 - Penyusunan Analisis Jabatan

a. Melakukan inventarisasi jabatan dan penyusunan bagan

struktur jabatan

Mendata seberapa banyak jabatan yang diperlukan di

setiap lini di dalam perusahaan.

b. Menentukan kebutuhan jabatan setiap satuan kerja

Menentukan ada berapa pegawai yang diperlukan dalam

setiap jabatan tersebut.

c. Penyusunan uraian jabatan (job description)

Menguraikan tugas dan tanggung jawab, kondisi

pekerjaan, hubungan pekerjaan dan aspek-aspek

pekerjaan pada suatu jabatan.

d. Penyusunan spesifikasi pekerjaan (job spesification) /

persyaratan jabatan (job requirement)

Menentukan persyaratan kualitas minimum orang yang

dapat diterima agar dapat menjalankan jabatannya dengan

baik dan kompeten.

e. Evaluasi jabatan (job evaluation)

Melakukan penilaian dengan tujuan untuk memberikan

nama, rangking/peringkat dan kompensasi suatu jabatan.

Hasil dari evaluasi jabatan dapat digunakan untuk

melakukan Penyederhanaan Pekerjaan (job simplification),

Pengayaan Pekerjaan (job enrichment), Perluasan

Pekerjaan (job enlargement), Perencanaan Karir (career

planning).

2.6.3. Tahap 3 - Perkiraan dan Perencanaan Persediaan Pegawai

Melakukan evaluasi persediaan tenaga kerja dengan

mempertimbangkan tingkat persediaan, kemampuan, jenis,



umur, pendidikan, penyebaran, kebijakan perburuhan dan

lain-lain.

2.6.4. Tahap 4 - Perkiraan dan Perencanaan Kebutuhan Pegawai

a. Memperkirakan Permintaan Pegawai

Melakukan peramalan berdasarkan kebutuhan pegawai

dengan menggunakan metoda yang sesuai.

b. Memperkirakan Penawaran Pegawai

Melakukan perkiraan penawaran pegawai baik dari sumber

internal maupun eksternal.

2.6.5. Tahap 5 - Penyusunan Neraca Pegawai

Melakukan analisis kesenjangan antara persediaan pegawai

(labour supply) dan permintaan pegawai (labour demand).

2.6.6. Tahap 6 - Penyusunan Program Kepegawaian

a. Merumuskan berbagai alternatif program yang dianggap memungkinkan untuk mencapai sasaran yang ditetapkan

dalam tahap 5.

b. Memilih suatu kegiatan yang paling baik diantara semua alternatif yang ada.

c. Mengintegrasikan seluruh kegiatan yang dipilih dalam suatu kerangka kerja yang utuh.

BAB IIIMETODA PENGUMPULAN DANPENGOLAHAN DATA KEPEGAWAIAN



BAB III METODA PENGUMPULAN DAN

PENGOLAHAN DATA KEPEGAWAIAN

Tahap awal PTK Mikro adalah melakukan pengumpulan dan

pengolahan data. Metode pengumpulan dan pengolahan data harus tepat

dan disesuaikan dengan jenis penelitian yang dibutuhkan dalam PTK Mikro.

Pengumpulan dan pengolahan data kepegawaian merupakan proses

penataan, identifikasi dan penghitungan jumlah pegawai setiap jabatan

dengan berbagai klasifikasi, karakteristik sesuai dengan kondisi dan rencana

pengembangan perusahaan.

3.1. METODA PENGUMPULAN DATA

Dalam proses pengumpulan data PTK Mikro, perlu terlebih

dahulu jelas jenis data yang diperlukan dan sumbernya baik berupa

data primer maupun data sekunder.

3.1.1. Data Primer

Data primer adalah data yang diusahakan oleh penelitidari

hasil pengumpulan data yang langsung dirancang oleh

peneliti. Metoda pengumpulan data penelitian mencakup :

a. Observasi, b. Wawancara, c. Kuesioner (Daftar Pertanyaan), dan d. Pengukuran di lapangan.

3.1.2. Data Sekunder

Data sekunder adalah data yang didapat dari pihak lain

biasanya diperoleh dari dokumen-dokumen, laporan-laporan,



hasil studi atau kepustakaan, atau hasil membandingkan

dengan perusahaan lain yang lebih baik (benchmarking).

Dalam proses perencanaan tenaga kerja mikro ini, data yang

dibutuhkan mencakup data organisasi atau perusahaan dan

data pegawai. Dalam hal ini, data yang dipakai adalah data

primer.

3.2. DATA PERUSAHAAN

Data perusahaan berisi informasi perusahaan yang terkait

dengan visi dan misi organisasi, teknologi yang digunakan, produk,

bagan arus proses produksi, perkembangan usaha atau produk dan

perkembangan perusahaan. Data ini diperlukan pada proses

peramalan kebutuhan tenaga kerja.

3.2.1. Visi dan Misi Organisasi

Visi dan misi organisasi penting dijadikan referensi dalam

perencanaan tenaga kerja mikro, terutama sebagai acuan

untuk melakukan proyeksi masa depan terhadap jumlah

kebutuhan pegawai, jabatan yang dibutuhkan dan spesifikasi

pegawai yang diperlukan.

3.2.2. Teknologi dan Produk

Teknologi yang digunakan oleh perusahaan menjadi bagian

yang berkaitan erat dengan penyediaan pegawai terutama

terhadap spesifikasi pegawai yang dibutuhkan terkait dengan

ketrampilan dan kompetensi dalam mengoperasikan

teknologi yang dimiliki oleh perusahaan. Pemahaman

mengenai produk yang dihasilkan oleh perusahaan juga

menjadi bagian yang penting dalam menentukan spesifikasi

pegawai yang akan direkrut terutama dari pengalaman calon

pegawai terhadap produk yang sejenis.



3.2.3. Bagan Arus Proses Produksi dan Struktur Organisasi

Bagan arus proses produksi menggambarkan tahapan proses

produksi di dalam organisasi. Data yang jelas akan mampu

menentukan posisi-posisi jabatan yang diperlukan di setiap

tahapan proses. Struktur organisasi juga dapat digunakan

sebagai referensi untuk menentukan jabatan yang akan

direkrut dan juga dapat digunakan untuk program

pengembangan karir dari pegawai sebagai bagian dari

perencanaan tenaga kerja mikro.

3.2.4. Perkembangan Usaha atau Produk

Perkembangan usaha atau produk harus dipertimbangkan,

prosespenyusunan perencanaan tenaga kerja mikro. Dalam

hal ini jika perusahaan mengevaluasi perkembangan usaha

atau produk yang dihasilkannya maka dapat mengukur beban

kerja dari setiap area dalam perusahaan. Bilamana beban

kerja ternyata cukup tinggi sehingga mempengaruhi

produktivitas perusahaan, maka diperlukan penambahan

pegawai sesuai dengan kebutuhan.

3.2.5. Pengembangan Perusahaan

Rencana pengembangan perusahaan berarti membutuhkan

tambahan tenaga yang harus dimasukan dalam perencanaan

tenaga kerja mikro.

3.3. DATA KEPEGAWAIAN

Data kepegawaian berisi informasi data karakteristik pegawai

yang dibutuhkan yang akan digunakan lebih lanjut dalam proses

analisis jabatan. Data perkembangan jumlah pegawai yang akan

digunakan dalam peramalan kebutuhan tenaga kerja, serta berdampak

pada pengupahan dan jaminan sosial.



3.3.1. Data Perkembangan Jumlah Pegawai

Perkembangan jumlah pegawai merupakan data penting yang

perlu dikaji. Biasanya perkembangan jumlah pegawai seiring

dengan perkembangan usaha dan produk atau dengan kata

lain seiring dengan kenaikan kapasitas perusahaan dan atau

produksi. Perluasan atau ekspansi dari usaha atau bisnis juga

mempengaruhi perkembangan jumlah pegawai. Kegunaan

dari data jumlah pegawai adalah untuk mengukur

kondisitenaga kerja (workforce analysis) dan beban kerja

(workload analysis). Analisis tenaga kerja dan analisis beban

kerja akan dibahas lebih lanjut dalam Bab VI.

Berikut Contoh Data Perkembangan Pegawai :

Gambar 3

Contoh Data Perkembangan Pegawai Produksi Smt 1-Thn 2011

JAN FEB MAR APR MEI JUN

Kepala Produksi 1 1 1 1 1 1

Supervisor Produksi 1 1 1 2 2 2

Administrasi Produksi 1 1 1 2 2 2

Operator Mesin 5 5 5 10 10 10

JUMLAH 8 8 8 15 15 15

1 1 1 1 1 11 1 12 2 2

1 1 12 2 2

5 5 5

10 10 10

8 8 8

15 15 15

0

2

4

6

8

10

12

14

16



3.3.2. Data Karakteristik Pegawai

Karakteristik pegawai merupakan bagian dari data pegawai

yang perlu diperhatikan dalam melakukan PTK Mikro. Tujuan

dari peninjauan karakteristik pegawai adalah untuk melihat

peta dari kelompok pegawai yang dimiliki oleh perusahaan

dari sisi jenis kelamin, status kepegawaian (tetap/kontrak),

kelompok umur, tingkat pendidikan dan jenis pelatihan

sehingga dapat diperkirakan kelompok mana yang

memerlukan penambahan pegawai saat ini atau di masa

mendatang.

Berikut beberapa Contoh Data Karakteristik Pegawai :

a. Contoh Data Perbandingan Pegawai Laki-Laki dan Perempuan

Gambar 4

Contoh Data Perbandingan Pegawai

Laki - laki dan Perempuan Januari 2011

208

56

264

0

50

100

150

200

250

300

Laki-Laki Perempuan Total



b. Contoh Data Pegawai Berdasarkan Jabatan, Jenis Kelamin dan Status Kepegawaian

Gambar 5 Contoh Data Perkembangan Pegawai Berdasarkan

Jabatan, Jenis Kelamin dan Status Kepegawaian Jan-Mar 2011

Tetap Kontrak Tetap Kontrak Tetap Kontrak Tetap Kontrak Tetap Kontrak Tetap Kontrak Tetap Kontrak Tetap Kontrak Tetap Kontrak

Laki-Laki Perempuan Total Laki-Laki Perempuan Total Laki-Laki Perempuan Total

JAN FEB MAR

1 DIREKTUR 1 1 2 1 1 2 1 1 2

2 GENERAL MANAGER 1 0 1 1 0 1 1 0 1

3 KEPALA BAGIAN 2 2 4 2 2 4 2 2 4

4 SUPERVISOR 4 1 5 4 1 5 4 1 5

5 ADMINISTRASI 2 5 7 2 5 7 2 5 7

6 OPERATOR MESIN 10 5 0 15 10 5 0 15 10 5 0 15

7 KULI BONGKAR 0 10 0 10 0 10 0 10 0 10 0 10

7 KULI BONGKAR

7 JUMLAH TOTAL 35 9 44 35 9 44 35 9 44

0

5

10

15

20

25

30

35

40

45

50

Jum

lah

Pegw

ai



c. Contoh Data Pegawai Berdasarkan Kelompok Umur dan Jabatan

Gambar 6 Contoh Data Pegawai Berdasarkan Kelompok Umur dan Jabatan

Smt 1 - Th 2011

18-30

31-50

51-55

18-30

31-50

51-55

18-30

31-50

51-55

18-30

31-50

51-55

18-30

31-50

51-55

18-30

31-50

51-55

JAN FEB MAR APR MEI JUN

1 DIREKTUR 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1

2 GENERAL MANAGER 1 1 1 1 1 1

3 KEPALA BAGIAN 3 1 3 1 3 1 4 1 4 1 4 1

4 SUPERVISOR 3 2 3 2 3 2 4 2 4 2 4 2

5 ADMINISTRASI 6 1 6 1 6 1 7 1 7 1 7 1

6 OPERATOR MESIN 10 5 10 5 10 5 15 5 15 5 15 5

7 KULI BONGKAR 10 10 10 10 10 10

7 JUMLAH 29 13 2 29 13 2 29 13 2 36 14 2 36 14 2 36 14 2

0

5

10

15

20

25

30

35

40



d. Contoh Data Pegawai Berdasarkan Tingkat Pendidikan

Gambar 7 Contoh Data Pegawai Berdasarkan Tingkat Pendidikan

Manajemen

PemasaranPerencanaa

nPembelian Produksi QC Gudang Teknik TOTAL

SD 2 5 7

SMP 20 20

SMA 2 2 3 2 9

D1-D3 0 0 3 2 5

S1 3 3 1 1 2 1 1 2 14

S2 1 1 2

S3 1 1

JUMLAH 5 4 3 3 27 4 8 4 58

0

10

20

30

40

50

60

70

Jum

lah

Pega

wai



e. Contoh Data Pegawai Berdasarkan Tingkat Kompetensi

Gambar 8 Contoh Data Pegawai Berdasarkan Tingkat Kompetensi

Smt 1-Th 2011



f. Contoh Data Rencana Pensiun Pegawai 2 Tahun Mendatang Tabel 1

Contoh Data Rencana Pensiun Pegawai 2 Tahun Mendatang

3.3.3. Data Pengupahan dan Jaminan Sosial

Data pengupahan dan jaminan sosial juga menjadi bagian

yang perlu dikumpulkan sebagai bahan pelaksanaan analisis

jabatan dan penyusunan program kepegawaian. Tujuan dari

data ini untuk melihat sejauh mana struktur pengupahan

yang ada saat ini dan jika ada kebutuhan untuk penempatan

pegawai baru ataupun proses promosi, mutasi dan rotasi,

maka data pengupahan dapat dijadikan sebagai sumber

referensi. Sedangkan untuk jaminan sosial lebih banyak

terkait dengan kewajiban dari Perusahaan untuk

memberikan jaminan kepada pegawainya sesuai UU No. 13

RENCANA PENSIUN PEGAWAI TAHUN 2012

NO JABATAN Jan Feb Mar Apr Mei Jun Jul Ags Sep Okt Nov Des

1 Dir. Utama 1 2 Ka. Produksi 1

3 Spv. Gudang

1

4 Operator Tetap

4

Sub Total 1 0 0 0 0 1 0 1 0 4 0 0

Total 7

RENCANA PENSIUN PEGAWAI TAHUN 2013

NO JABATAN Jan Feb Mar Apr Mei Jun Jul Ags Sep Okt Nov Des

1 Dir. Umum 1

2 Ka. Pembelian

1

3 Spv. Akuntansi

1

4 Spv. Produksi

1

5 Staf Akuntansi

2

6 Operator Tetap

5

Sub Total 0 1 0 2 1 0 2 0 5 0 0 0 Total 11



tahun 2003 dan perhitungan jaminan sosial terkait erat

dengan pengupahan.

Berikut Contoh Data Struktur Pengupahan Pegawai :

Gambar 9 Contoh Data Struktur Pengupahan Pegawai

Smt 1- Th 2011

3.4. METODA PENGOLAHAN DATA

Setelah pengumpulan data, dilakukan pengolahan data

menyangkut penataan data, pengidentifikasian data, penghitungan

data yang dilakukan dengan kuantitatif dan kualitatif

3.4.1. Pendekatan kuantitatif

Pendekatan kuantitatif merupakan tatacara penelitian yang

menyorotimasalah serta usaha pemecahannya, yang

dilakukan dengan pengukuran. Dalam hal ini obyek

penelitian dirinci kedalam unsur-unsur yang dapat

dikuantifikasi. Kemudian ditarik generalisasi sesuai dengan

ruang lingkupnya. Penelitian kuantitatif menggunakan

matematika dan statistik.

Pendekatan kuantitatif ini dilakukan dengan membuat

tabulasi, dimulai dengan tabulasi sederhana, tabulasi

frekuensi sampai dengan tabulasi silang yang berisi

hubungan dari variabel yang banyak (multi-variable).

UMR> UMR -

2.5 jt> 2.5 -4.0 jt

> 4.0 -6.0 jt

> 6.0 -8.0 jt

> 8.0 -10.0 jt

> 10 jt JUMLAH

JUMLAH 27 9 5 8 4 3 2 58

PROSENTASE 47% 16% 9% 14% 7% 5% 3% 100%

010203040506070

Jum

lah

Pega

wai



Penerapan pendekatan kuantitatif ini, mempunyai fungsi

yang sekaligus membatasi keuntungan yang dapat diperoleh

dari penggunaan metoda tersebut, antara lain :

a. Secara efisien menghimpun, mengolah dan menganalisa data penelitian terutama didalam penerapan

perencanaan penelitian survey.

b. Dengan mengadakan kuantifikasi, secara relatif lebih mudah untuk mengadakan studi perbandingan dan

menarik generalisasi.

c. Lebih mudah menerapkan metoda induksi, terhadap hasil-hasil penelitian.

d. Metoda kuantitatif lebih tetap diterapkan untuk menguji hipotesa, terutama di dalam penelitian-penelitian yang

bersifat eksplanatoris.

3.4.2. Pendekatan kualitatif

Pendekatan kualitatif merupakan tatacara penelitian yang

menghasilkan deskriptif analitis, yaitu apa yang dinyatakan

oleh sasaran penelitian yang bersangkutan secara tertulis

atau lisan, dan perilaku nyata. Yang diteliti dan dipelajari

adalah obyek penelitian yang utuh.

Kedua pendekatan diatas dapat digunakan secara

bersamaan sehingga bersifat saling melengkapi atau

digunakan secara terpisah tergantung dari kebutuhan

perusahaan. Lebih lanjut metoda pengumpulan dan

pengolahan data akan dibahas pada masing-masing bab dari

lingkup perencanaan tenaga kerja mikro ini.

BAB IVMETODA ANALISIS JABATAN



BAB IV METODA ANALISIS JABATAN

Jabatan adalah sekumpulan pekerjaan yang menunjukkan tugas, tanggung jawab dan wewenang seseorang pegawai dalam perusahaan.

Dalam rangka mengetahui informasi tentang jabatan, maka perlu dilakukan

analisis jabatan.

4.1. ANALISIS JABATAN

Perencanaan tenaga kerja mikro baru dapat dilakukan bila

didukung oleh informasi yang lengkap tentang hasil analisis jabatan,

kondisi perusahaan dan persediaan pegawai. Mengacu pada Gambar-

1 di bab I, analisis jabatan perlu dilakukan sebagai tahap awal untuk

menyusun perencanaan tenaga kerja mikro di perusahaan. Melalui

analisis jabatan diperoleh informasi mengenai karakteristik data

kepegawaian, uraian tugas jabatan, persyaratan jabatan, spesifikasi

jabatan dan klasifikasi jabatan.

4.1.1. Pengertian Jabatan

Sesuai dengan Peraturan Menteri Tenaga Kerja dan


PER.17/MEN/XI/2010, jabatan adalah sekumpulan

pekerjaan yang menunjukkan tugas, tanggung jawab dan

wewenang seseorang pegawai dalam perusahaan.

4.1.2. Tujuan Analisis Jabatan

Tujuan analisis jabatan adalah untuk mengidentifikasi

jabatan terkait dengan riwayat pekerjaan, peran, tanggung



jawab dan kewenangan orang yang memangku jabatan

tersebut serta mengetahui spesifikasi jabatan terkait dengan

persyaratan yang ditetapkan untuk suatu jabatan termasuk

persyaratan pengetahuan, ketrampilan, pengalaman dan

karakter yang dibutuhkan dari orang yang memangku

jabatan tersebut.

Hasil analisis jabatan tersebut digunakan dalam penyusunan

program perencanaan tenaga kerja mikro antara lain untuk :

a. Perekrutan dan seleksi pegawai, b. Pemberian kompensasi, c. Standar penilaian kinerja atau prestasi kerja, d. Penentuan kebutuhan, e. Program promosi dan mutasi pegawai, f. Penyempurnaan organisasi dan jenjang jabatan, g. Pemerkayaan pekerjaan,

4.1.3. Unsur Analisis Jabatan

Analisis Jabatan memberikan informasi tentang aktivitas

pekerjaan, standar pekerjaan, konteks pekerjaan,

persyaratan pekerjaan, perilaku manusia dan alat yang

digunakan, dengan kata lain mencakup :

a. Uraian Jabatan (Job Description)

Uraian jabatan memuat informasi tertulis menguraikan

tugas dan tanggung jawab, kondisi pekerjaan, hubungan

pekerjaan dan aspek-aspek pekerjaan pada suatu jabatan

dalam perusahaan.

b. Spesifikasi Jabatan (Job Spesification)

Spesifikasi jabatan memuat informasi jabatan antara lain

mengenai beban kerja, karakteristik dan kekhususan

jabatan, sehingga dapat dirumuskan syarat kualifikasi



yang harus dimiliki orang yang ditugaskan memangku

jabatan tersebut.

c. Evaluasi Jabatan (Job Evaluation)

Evaluasi jabatan memuat penilaian atas pekerjaan, antara

lain tentang berat atau ringan serta mudah atau sulitnya

melakukan pekerjaan, besar atau kecilnya risiko yang

mungkin timbul untuk dapat menentukan posisi atau

peringkat (rangking) setiap jabatan dikaitkan dengan

jabatan lain, dan selanjutnya menentukan kompensasi

bagi pejabat atau tenaga yang melaksanakanya.

4.2. LANGKAH-LANGKAH ANALISIS JABATAN

Langkah-langkah untuk melakukan analisis jabatan

digambarkan pada skema sebagai berikut :

Gambar 10 Proses Analisis Jabatan

Tahapan untuk melaksanakan analisis jabatan sebagai berikut :

Menentukan penggunaan hasil informasi analisis

jabatan

Mengumpulkaninformasi tentang

latar belakangpekerjaan

Menyeleksijabatan yang

akan dianalisis

Menyusun uraian jabatan/ job description dan

spesifikasi jabatan / job specification

Meninjauinformasi dengan

pihak yang berkepentingan

Mengumpulkaninformasi untukanalis jabatan

Meramalkan / memperhitungkan

perkembanganperusahaan



4.2.1. Menentukan Penggunaan Informasi Hasil Analisis Jabatan

Analisator harus mengetahui secara jelas kegunaan dari hasil

analisis jabatan. Informasi hasil analisis jabatan yang

dikumpulkan tersebutk harus dapat digunakan untuk

merumuskan uraian jabatan (job description), spesifikasi

jabatan (job specification) dan evaluasi jabatan (job

evaluation).

4.2.2. Mengumpulkan Informasi Tentang Latar Belakang

Analisator perlu mengumpulkan dan mengkualifikasi data,

meninjau latar belakang seperti struktur perusahaan,

flowchart proses dan uraian pekerjaan.

4.2.3. Menyeleksi Jabatan yang Akan Dianalisis

Analisator memilih jabatan yang akan dianalisis dengan

tujuan untuk menghemat biaya dan waktu jika banyak

pekerjaan yang akan dianalisis.

4.2.4. Mengumpulkan Informasi Hasil Analisis Pekerjaan

Analisator menganalisis pekerjaan secara aktual dengan

menghimpun data tentang aktivitas pekerjaan, perilaku

pegawai, kondisi kerja dan syarat-syarat pegawai yang akan

melaksanakan pekerjaan.

4.2.5. Meninjau Informasi dengan Pihak-Pihak yang

Berkepentingan

Analisator menyediakan informasi tentang hakikat dan

fungsi pekerjaan. Informasi harus diverifikasi oleh pegawai

yang akan melaksanakan pekerjaan tersebut dan atasan

langsung dari pegawai tersebut.



4.2.6. Menyusun Uraian Jabatan (Job Description), Spesifikasi

Jabatan (Job Specification) dan Evaluasi Jabatan (Job

Evaluation)

Analisator menyusun uraian jabatan, spesifikasi jabatan dan

evaluasi jabatan.

4.2.7. Meramalkan Perkembangan Perusahaan

Analisator meramalkan perlu tidaknya dilakukan pengayaan,

penyederhanaan/perluasan pekerjaan dari uraian dan

spesifikasi jabatan yang telah dibuat.

4.3. METODA ANALISIS JABATAN

4.3.1. Informasi Jabatan Yang Dibutuhkan

Analisis jabatan sebagai suatu proses yang sistematik dapat

menentukan tugas, ketrampilan dan pengetahuan sistematik

yang diperlukan untuk melaksanakan sesuatu pekerjaan

dalam sebuah perusahaan. Dalam pelaksanaan analisis

jabatan diperlukan informasi yang terkait dengan jabatan

yang akan dianalisa, yaitu :

a. Nama jabatan; b. Hubungan kerja dan posisi dalam organisasi; c. Tugas, wewenang dan tanggung jawabyang dibebankan

kepada pemangku jabatan;

d. Fungsi dari pekerjaan yang dilaksanakan; e. Perangkat kerja yang digunakan seperti alat kerja, mesin,

dan alat keselamatan kerja;

f. Obyek kerja/bahan yang digunakan dalam melaksanakan pekerjaannya;

g. Kondisi lingkungan kerja dan resiko kerja; h. Besarnya upah dan lamanya jam kerja;



i. Pendidikan, pengalaman dan pelatihan yang diperlukan dalam melaksanakan pekerjaan;

j. Keterampilan, sikap dan kemampuan yang diperlukan dalam melaksanakan pekerjaan;

k. Persyaratan fisik jika diperlukan untuk pekerjaan tertentu misalnya operator alat berat dipersyaratkan tinggi badan,

atau petugas inspeksi garmen dipersyaratkan tidak buta

warna;

l. Pertanyaan lain yang relevan dengan jabatan yang dianalisis.

4.3.2. Metoda Pengumpulan Data Jabatan

Informasi jabatan yang diuraikan diatas dapat diperoleh dari

beberapa sumber, yaitu dari :

Pekerjaan itu sendiri;

a. Catatan hasil kerja; b. Pegawai yang bersangkutan; c. Pengalaman atasan pegawai yang bersangkutan; d. Pengalaman pegawai lain yang pernah menjabat

pekerjaan tersebut;

e. Tenaga ahli. Pengumpulan informasi dan data jabatan dari sumber-

sumber tersebut dapat menggunakan beberapa metoda

dibawah ini secara terpisah atau bersamaan, yaitu :

a. Kuesioner/daftar pertanyaan, dengan cara menyebarkan kuesioner kepada para pemegang jabatan yang ada di

setiap lini kerja;

b. Wawancara, dengan berdiskusi langsung dengan pejabat yang bersangkutan, orang yang pernah melaksanakan



pekerjaan tersebut atau dengan atasan langsung dari

pejabat yang bersangkutan;

c. Konseling dengan tenaga ahli untuk menggali pengalaman tenaga ahli atas jabatan yang sedang

dianalisa;

d. Pengamatan/obeservasi, dengan melakukan pengamatan langsung terhadap pelaksanaan pekerjaan atau

mempelajari catatan hasil kerja dari pejabat yang

bersangkutan.

4.3.3. Inventarisasi Jabatan Dan Struktur Jabatan

Sebelum pelaksanaan analisis jabatan, perlu dilakukan

inventarisasi jabatan untuk mendata seberapa banyak

jabatan yang ada di dalam perusahaan. Demikian juga

mempelajari struktur organisasi perusahaan, dan mendata

jabatan-jabatan yang ada dalam struktur organisasi tersebut.

Struktur organisasi perlu dikaji dibandingkan dengan beban

kerja, kebutuhan pengembangan organisasi sesuai dengan

pengembangan usaha, keselarasan dengan kebutuhan

peningkatan produktivitas serta kebutuhan pengembangan

karier pegawai. Jika perusahaan belum mempunyai struktur

organisasi yang formal, maka dari inventarisasi jabatan

dapat disusun bagan struktur jabatan sementara yang

nantinya perlu disesuaikan kembali dengan kondisi yang

dibutuhkan setelah proses analisis jabatan selesai dilakukan.



Gambar 11 Contoh Struktur Organisasi

SEKRETARISMIA

KA. MARKETING

RAHAYU

STAF MARKETING

-SINTA-ASWARI-RAHAYU

KEPALA PABRIKSUMARTONO

DIREKTURSUMITRO

KA. PERENCANAAN

RUDI

STAF PERENCANAAN

SUSILO KOSONG

KA. AKUNTANSIKOSONG

STAF AKUNTANSI

SETYAWATI RAHARJA RIANTI

STAF KEUANGAN

WARSIMAN LIANA

GM ADMINISTRASISUMARTONO

KA. PRODUKSIKOSONG

SPV. GUDANGRUKMINI

SPV. SHIFT 2ROHADI

SPV. SHIFT 1PARMIN

OPERATOR SHIFT 1

SIMIN AMIR MISRO JAMIN MUAMINAH KOSONG

STAF GUDANG ALI MUSTAFA SINDU

OPERATOR SHIFT 2

KOSTARI RIANTO SANTOSA MUHAIMIN RUKIYAT

STAF HRD SILAEN KOSONG

KA. HRDKRISTIAN

ADMIN PRODUKSIMINAH

STAF PEMBELIAN MULYA KANDAR KOSONG

KA. PEMBELIANSUNARDI

SPV. PEMBELIANANTONI

SPV. AKUNTANSI

NINASPV. TEKNIK

AHKMADI

STAF TEKNIK KARNO TIO BADRI

KA. TEKNIKCHARLES

4.3.4. Pelaksanaan Analisis Jabatan Setiap Satuan Kerja Setelah proses pengumpulan data dalam kegiatan analisis

jabatan selesai maka dapat dilakukan pengolahan data.

Adapun dalam pengolahan data dilakukan kegiatan-kegiatan

sebagai berikut :

a. Penentuan faktor-faktor dari penilaian jabatan, b. Penentuan bobot nilai dari setiap faktor, c. Analisis hasil wawancara, kuisioner yang telah di isi dan

pengamatan yang telah dilakukan,

d. Analisis persyaratan jabatan, e. Penyusunan uraian jabatan, f. Pelaksanaan pola penilaian jabatan sebagai dasar dari

penentuan sistem personalia lainnya,

g. Penyusunan perencanaan tenaga kerja mikro dan program kepegawaian.



Hasil dari analisis jabatan tersebut memberikan gambaran

yang detail mengenai tugas, tanggungjawab dan wewenang

yang melekat pada setiap jabatan.

4.3.5. Penyusunan Uraian Jabatan (Job Description) Uraian jabatan mencakup uraian pekerjaan, tugas,

wewenang dan tanggungjawab yang melekat pada suatu

jabatan untuk dilaksanakan oleh pejabat yang melakukan

tugas tersebut harus jelas dan mudah dipahami agar pejabat

yang bersangkutan mengetahui tugas, tanggungjawab,

wewenang dan standar prestasi yang harus dicapainya.

Uraian jabatan juga memuat dan menggambarkan spesifikasi

pekerjaan yang menjadi dasar penentuan syarat jabatan

atau standar kualifikasi orang yang menduduki jabatan

tersebut.

Berikut adalah informasi yang perlu dimuat dalam setiap

uraian jabatan :

a. Tugas dan tanggung jawab harus dipisahkan secara jelas. Berikut penjelasan mengenai perbedaan tugas, tanggung

jawab dan wewenang :

Tugas (tasks) : kewajiban untuk menjalankan pekerjaan yang dibebankan sehubungan dengan

jabatan yang dipangkunya.

Tanggung jawab (responsibility) : kewajiban untuk memastikan bahwa tugas yang dikerjakannya telah

dijalankan dengan baik sesuai dengan tujuan/sasaran

yang ditetapkan.

Wewenang (authority) : hak dan kewenangan yang melekat pada seseorang karena jabatan yang

dipangkunya, baik untuk menerbitkan keputusan dan

kebijakan maupun untuk penugasan staf dan

penggunaan anggaran dalam organisasi.



b. Syarat kerja harus diuraikan dengan jelas, seperti alat-alat, mesin dan bahan yang akan dipergunakan untuk

melakukan pekerjaan tersebut.

c. Ringkasan jabatan menguraikan bentuk umum pekerjaan dengan mencantumkan fungsi atau aktivitas utamanya.

d. Tanggung jawab dan wewenang disusun seimbang untuk menjamin tidak terjadinya penyalahgunaan wewenang

dan menjamin tugas dikerjakan dengan baik serta sasaran

tercapai.

e. Penjelasan hubungan jabatan secara vertikal dan horizontal, sehingga mewujudkan perencanaan karir

pegawai atau mutasi untuk memperkaya pengalaman.

f. Menjadi tolok ukur keberhasilan seseorang dalam jabatan dan untuk mengevaluasi atau mengukur kinerja pegawai.

Gambar 12

Contoh Uraian Jabatan (Job Description)

PT. XYZ Uraian Jabatan No. Dok. Tanggal Revisi JD-PC-01 01-06-11 0

Salinan TERKONTROL Ka. Pembelian

Halaman Disahkan Paraf

03 1 dari 1 Direktur

JALUR KOORDINASI

1.1. Atasan Langsung : GM Administrasi 1.2. Bawahan Langsung : Staf Pembelian 1.3. Eksternal : Pemasok

1. AREA PENEMPATAN : Head Office 2. AREA GEOGRAFIS : Jakarta, dapat dipindahkan ke area lain jika diperlukan 3. LINGKUNGAN KERJA :

Tingkat Stress : Rendah, beban kerja tidak ada tekanan mental dari beban pekerjaan

Tempat Kerja : Area kantor, ruang kerja ber-AC, kepadatan ruangan sedang Lokasi Kerja : Mudah dijangkau kendaraan umum, di pusat keramaian Biaya Hidup : Cukup tinggi Rentang Kendali : 1 5 orang bawahan langsung

3. RESIKO KERJA : Resiko terhadap kesehatan dan keselamatan kerja sangat

rendah, tidak ada resiko kerja yang berhubungan langsung

4. OBYEK DAN ALAT KERJA : Administratif dan Komputer



5. PERSYARATAN JABATAN : Lihat dalam Dokumen Persyaratan Jabatan untuk Ka. Pembelian 6. TUGAS

8.1. Membuat perencanaan pembelian dan memantau realisasi pembelian. 8.2. Memeriksa dokumen dokumen Pembelian seperti penawaran harga, PO, dan lain-lain. 8.3. Melakukan seleksi dan evaluasi terhadap kinerja Pemasok. 8.4. Menyusun laporan pembelian. 8.5. Memberikan masukan yang positif ke Atasan untuk meningkatkan kinerja perusahaan.

7. TANGGUNG JAWAB

9.1. Mengatur, memantau dan mengevaluasi keseluruhan proses, fasilitas kerja dan kinerja. 9.2. Memantau dan mengevaluasi pencapaian target di bagiannya. 9.3. Memastikan kelancaran suplai dan kualitas barang / jasa yang dibeli. 9.4. Memastikan keabsahan dan kebenaran harga beli barang / jasa. 9.5. Menyelesaikan masalah / ketidaksesuaian di bagiannya. 9.6. Membina hubungan yang harmonis dengan Pemasok. 9.7. Menjaga kerahasiaan properti intelektual perusahaan berkaitan dengan pekerjaannya. 9.8. Memantau penerapan kebijakan, peraturan dan sistem di bagiannya. 9.9. Menciptakan suasana kerja yang kondusif di bagiannya.

8. WEWENANG

10.1. Memeriksa keabsahan dokumen tagihan pembelian. 10.2. Menolak pesanan pembelian yang menyimpang dari prosedur pembelian. 10.3. Bersama GM Administrasi memutuskan pemilihan&pemutusan hubungan kerjasama

dengan Pemasok. 10.4. Memutuskan pembelian barang / jasa senilai level kewenangan yang ditetapkan. 10.5. Melakukan verifikasi terhadap penawaran harga dan negosiasi dengan Pemasok. 10.6. Menandatangani PO pembelian, PO Cancellation dan kontrak kerja dengan Pemasok. 10.7. Mengevaluasi kinerja karyawan yang ada di bawahnya. 10.8. Mengajukan perubahan / penggantian / pembinaan / pelatihan karyawan ke HRD. 10.9. Menggantikan tugas Atasan saat Atasan tidak ada, sesuai dengan kewenangan.

9. TOLOK UKUR KEBERHASILAN 11.1. Pemenuhan target Quality Cost Delivery terpenuhi sesuai indikator kinerja yang

ditetapkan. 11.2. Tidak terjadi kesalahan pembelian dan penyimpangan dalam proses pembelian. 11.3. Tersedia laporan pembelian yang akurat, jelas dan tepat waktu. 11.4. Mampu bernegosiasi dengan maksimal untuk keuntungan perusahaan. 11.5. Peralatan dan fasilitas kerja di bagiannya terpelihara. 11.6. Permasalahan / ketidaksesuaian / komplain ditangani dengan cepat dan tuntas. 11.7. Ada perbaikan / peningkatan kinerja bagian dari waktu ke waktu. 11.8. Terjalin hubungan yang harmonis dengan pihak internal dan eksternal perusahaan. 11.9. Kebijakan, peraturan dan sistem diterapkan dengan efektif di bagiannya. 11.10. Rahasia perusahaan terjaga.



4.3.6. Penyusunan Spesifikasi Jabatan (Job Specification) dan

Persyaratan Jabatan (Job Requirement)

a. Definisi

Spesifikasi jabatan menggambarkan karakteristik khusus

pekerjaan, tuntutan kualifikasi dan kompetensi orang

yang menjalankan jabatan tersebut. Dengan demikian

spesifikasi pekerjaan juga menunjukan persyaratan

personel yang akan direkrut dan menjadi dasar untuk

melaksanakan seleksi.

b. Dasar Penyusunan

Job specification/spesifikasi jabatan disusun berdasarkan

uraian pekerjaan yang menjelaskan ciri dan karakteristik

pekerjaan serta tuntutan kompetensi, pendidikan,

pengalaman, dan sikap kerja dari personel yang akan

menjalankan pekerjaan tersebut dengan baik.

c. Isi Spesifikasi Jabatan

Isi spesifikasi jabatan dikelompokkan menjadi dua yaitu :

Spesifikasi Umum yang mencakup : 1. Batasan umur, bila jabatan yang bersangkutan

menuntut aspek khusus dalam kedewasaan

kepemimpinan, kematangan mengambil keputusan

dan kebijakan, atau tuntutan presisi hasil pekerjaan.

2. Persyaratan fisik, dapat dipersyaratkan jika

memang jabatan tersebut menuntut persyaratan

fisik untuk menghindari terjadinya suatu risiko

pekerjaan. Misalnya untuk tinggi badan minimal

biasanya dipersyaratkan bagi operator alat berat,

pengemudi atau operator mesin produksi. Contoh

lain adalah persyaratan berat badan di jenis



pekerjaan tertentu, misalnya untuk pekerja

pembersih kaca gedung dengan menggunakan

gondola dipersyaratkan berat badan maksimal

adalah 60 kg dengan pertimbangan bila lebih dari

60 kg akan mempengaruhi keselamatan dari

pegawai tersebut.

3. Persyaratan kesehatan, dapat dipersyaratkan jika

jabatan tersebut menuntut adanya kondisi

kesehatan tertentu. Misalnya seorang petugas

inspeksi produk percetakan dituntut tidak buta

warna. Contoh lain di perusahaan makanan dan

minuman biasanya untuk pegawai yang

berhubungan langsung dengan produk

dipersyaratkan tidak mempunyai penyakit kulit dan

atau penyakit menular lainnya yang membutuhkan

waktu lama untuk sembuh seperti TBC. Disamping

itu, jika terdapat pegawai yang sakit menular sesaat

misalnya influenza dan kebetulan bekerja di area

yang berhubungan langsung dengan produk, maka

sementara pegawai tersebut dipindahkan ke area

lain yang tidak berhubungan dengan produk hingga

pegawai tersebut dinyatakan sembuh.

Spesifikasi Khusus pada dasarnya dapat dibedakan menjadi tiga yaitu kecerdasan, sikap kerja dan

kepribadian.

1. Kecerdasan

Menurut Dr. Howard Gardner, peneliti dari Harvard,

pencetus teori Multiple Intelligence, kecerdasan

dapat digolongkan menjadi delapan, namun bukan



berarti keseluruhan dari kecerdasan tersebut

dipersyaratkan dalam suatu jabatan. Jenis

kecerdasan diuraikan secara singkat sebagai

berikut:

- kecerdasan bahasa (linguistic), dipersyaratkan bagi jabatan yang banyak berhubungan dengan

bahasa tertentu misalnya bahasa inggris,

mandarin, jepang, dan lain-lain.

- kecerdasan matematis (logical), dipersyaratkan bagi jabatan yang membutuhkan kemampuan

analisis dan nalar, misalnya akuntan, ahli hukum,

dan sebagainya.

- kecerdasan visual (spatial), dipersyaratkan bagi jabatan yang membutuhkan kemampuan berfikir

dengan gambar atau menvisualisasikan masa

depan dengan gambar, contoh seniman, arsitek,

dan sebagainya.

- kecerdasan fisik/kinetis, dipersyaratkan bagi jabatan yang membutuhkan ketrampilan fisik

untuk menyelesaikan suatu pekerjaan, misalnya

dokter, ahli bangunan, artis, penari, dan lain-lain.

- kecerdasan musik/musical, dipersyaratkan bagi jabatan yang membutuhkan kemampuan untuk

menggubah, menciptakan atau menjaga ritme,

misalnya komposer, musikus, dan sebagainya.

- kecerdasan alam/naturalis, dipersyaratkan bagi jabatan yang membutuhkan kepekaan terhadap

alam sekitar, misalnya ahli flora dan fauna,

petani, peneliti, dan lain-lain.



- kecerdasan sosial/interpersonal, dipersyaratkan bagi jabatan yang membutuhkan kemampuan

berinteraksi dengan orang lain, bekerja efektif

dengan orang lain, memperlihatkan empati dan

pengertian, memperhatikan motivasi dan tujuan

mereka seperti guru, psikolog, fasilitator, politisi,

dan lain-lain.

- kecerdasan diri/intrapersonal, dipersyaratkan bagi jabatan yang membutuhkan kemampuan

menganalisis diri dan merenungkan diri, mampu

menilai prestasi seseorang, meninjau perilaku

seseorang dan perasaan-perasaan terdalamnya,

membuat rencana dan menyusun tujuan yang

hendak dicapai. Contoh jabatan yang

membutuhkan kecerdasan ini : konsultan,

psikolog, dan lain-lain.

Biasanya kecerdasan yang banyak digunakan secara

umum di berbagai industri adalah kecerdasan

bahasa (linguistic), kecerdasan matematis,

kecerdasan kinetis dan kecerdasan sosial. Pada

jabatan-jabatan yang berhubungan dengan

manajerial seringkali dipersyaratan keempat

kecerdasan tersebut. Bagaimana menerapkan

kecerdasan diatas di dalam persyaratan jabatan?

Biasanya untuk melihat kecerdasan bahasa mereka

cukup dengan mensyaratkan ketrampilan bahasa.

Demikian juga dengan kecerdasan kinetis biasanya

dilihat dari ketrampikan seseorang dalam

menggunakan alat kerja. Sedangkan kecerdasan



matematis cenderung melihat dari sisi pendidikan

dan pengalaman. Lain halnya dengan kecerdasan

sosial, biasanya dinilai dari kemampuan sosial orang

tersebut dalam pengalaman berorganisasi misalnya

ketika mahasiswa terjun dalam senat mahasiswa

atau masuk dalam suatu klub kegiatan yang bersifat

sosial, dll.

Dalam spesifikasi jabatan biasanya bentuk

kecerdasan ini dianalogikan dalam :

- Latar Belakang Pendidikan, dipersyaratkan sesuai dengan jabatan yang dituju. Biasanya

prosentase bobot pendidikan akan tinggi untuk

jabatan dengan tingkatan yang strategis seperti

manajer, direktur, tenaga ahli, dan lain-lain.

- Pengalaman, dipersyaratkan untuk jabatan yang memang membutuhkan pengalaman, misalnya

untuk posisi manajerial biasanya diambil dari

orang yang mempunyai pengalaman memimpin

organisasi. Lepas dari kondisi tersebut, banyak

juga pekerjaan yang tidak dituntut pengalaman

kerja. Biasanya prosentase bobot ditentukan

berdasarkan tingkat kekritisan atau kepentingan

pekerjaan.

- Keahlian, dapat dibedakan terhadap persyaratan sertifikasi keahlian, persyaratan pelatihan,

kemampuan penggunaan alat dan mesin

tertentu. Prosentase bobot keahlian biasanya

makin besar untuk jabatan yang bersifat khusus



seperti operator welding, operator alat angkut

dan angkat, dan lain-lain.

- Ketrampilan, dapat dibedakan terhadap ketrampilan bahasa, komunikasi dan

penggunaan alat bantu kerja yang bersifat

umum. Biasanya persyaratan ketrampilan dapat

prosentase bobot biasanya besar bila jabatan

tersebut menuntut ketrampilan sebagai

persyaratan utama, misalnya sekretaris dituntut

kemampuan penguasaan bahasa Inggris yang

tinggi, kemampuan komunikasi verbal dan non

verbal yang memadai serta kemampuan

penggunaan komputer yang terampil.

- Kemampuan manajerial, termasuk didalamnya kepemimpinan. Kemampuan manajerial banyak

terkait dengan kemampuan perencanaan,

kemampuan supervisi, kemampuan memotivasi,

kemampuan pengambilan keputusan,

kemampuan kerjasama, pencapaian target dan

pendelegasian.

2. Kepribadian

Persyaratan mengenai kepribadian dari pejabat

terkait hal-hal komitmen, emosi, integritas,

loyalitas, motivasi, dan lain-lain.

3. Sikap Kerja

Persyaratan mengenai sikap kerja biasanya terkait

dengan hal-hal yang berhubungan dengan

kedisiplinan, ketaatan, inisiatif, kepedulian, dan

lain-lain.



4.3.7. Evaluasi Jabatan (Job Evaluation)

Evaluasi jabatan merupakan penilaian terhadap

berat/ringan, mudah/sulit, besar/kecil resiko pekerjaan

dengan tujuan untuk memberikan nama, ranking/peringkat

dankompensasi suatu jabatan. Evaluasi jabatan diukur

berdasarkan persyaratan jabatan yang telah ditetapkan oleh

perusahaan (Lihat Gambar-13). Evaluasi jabatan erat

kaitannya dengan pengupahan/kompensasi yang diberikan

kepada pegawai. Pekerjaan berat, sulit, beresiko besar dan

ranking jabatan semakin tinggi maka kompensasi semakin

besar. Pekerjaan ringan, mudah, beresiko kecil dan ranking

jabatan semakin rendah maka upah semakin kecil. Contoh

Form Evaluasi Jabatan (FM/HR/01) dapat dilihat pada

Lampiran-1.

Disamping terkait dengan pengupahan, hasil dari evaluasi

jabatan dapat digunakan untuk melakukan :

a. Penyederhanaan Pekerjaan (Job simplification) b. Pengayaan Pekerjaan (Job enrichment) c. Perluasan Pekerjaan (Job enlargement) d. Perencanaan Karir (Career planning)

4.3.8. Penyederhanaan Pekerjaan (Job simplification)

a. Definisi

Penggunaan logika untuk mencari penggunaan paling

ekonomis dari usaha manusia, materi, mesin, waktu dan

ruangan agar cara yang paling baik dan paling mudah

dalam melakukan pekerjaan dapat digunakan.

b. Prinsip

Agar pemborosan dalam pelaksanaan pekerjaan dapat

dihilangkan dengan mengurangi pekerjaan yang berlebih



sehingga setiap komponen pekerjaan menjadi lebih

produktif. Penyederhanaan terjadi karena spesialisasi

yang lebih mendetail diterapkan dalam perusahaan

tersebut.

4.3.9. Perluasan Pekerjaan (Job enlargement)

a. Definisi

Memperbanyak tugas/pekerjaan seorang pegawai dalam

jabatannya untuk meningkatkan variasi pekerjaan dan

mengurangi sifat pekerjaan yang membosankan. Dengan

pengetahuan dan ketrampilan yang masih tetap,

tambahan pekerjaan dapat dikerjakan.

pedoman ptk mikro edisi 1

Documents