panduan penyediaan/ pindaan dokumen iso …reg.upm.edu.my/eiso/portal/kawalan...

PANDUAN PENYEDIAAN/ PINDAAN DOKUMEN ISO UNIVERSITI PUTRA MALAYSIA Edisi 1/2015

BAHAGIAN PENGURUSAN KUALITI PEJABAT PENDAFTAR, UPM

Panduan Penyediaan/ Pindaan Dokumen ISO UPM | 1

PANDUAN PROSES PERMOHONAN PINDAAN DOKUMEN ISO UNIVERSITI PUTRA MALAYSIA

Tanggungjawab Carta alir Perincian Maklumat

Staf 1. Buat cadangan pindaan/penambahbaikan proses ISO UPM dengan memajukan permohonan kepada TPKD PTJ atau TPKD PP dengan merujuk kepada Jadual Serahan Cadangan Pindaan Dokumen.

[Rujuk Lampiran 1: Jadual Serahan Cadangan Pindaan Dokumen]

Pemilik Proses

2. Semak dokumen berdasarkan cadangan pindaan/ penambahbaikan hasil daripada: (a) cadangan/permohonan staf; (b) semakan proses kerja berdasarkan

pendekatan LEAN; (c) penemuan audit; atau (d) keputusan mesyuarat.

Pemilik Proses 3. Kemaskini dokumen menggunakan format dokumen ISO yang ditetapkan. Dapatkan softcopy format prosedur (bagi dokumen baharu) atau dokumen sedia ada daripada TPKD PP masing-masing.

[Rujuk Lampiran 2: Format Prosedur ISO]

Pemilik Proses 4. Buat permohonan cadangan pindaan/tambahan dokumen dengan mengisi Borang Cadangan Pindaan/tambahan Dokumen (PGR/BR01/CPD). Muat turun borang dalam Sistem e-ISO di bawah skop Pengurusan. Dapatkan softcopy templat huraian Pindaan sebagai lampiran borang CPD daripada TPKD/ Urus Setia ISO PTJ masing-masing.

[Rujuk Lampiran 3: Templat huraian Pindaan]

Pemilik Proses

5. Serah dokumen CPD kepada TPKD PP/Urus Setia ISO PTJ, iaitu: (a) Borang Cadangan Pindaan/tambahan

Dokumen (PGR/BR01/CPD) yang telah lengkap;

(b) softcopy lampiran borang CPD iaitu huraian pindaan dokumen (jika ada) melalui emel;

(c) softcopy dokumen ISO baharu/dikemaskini melalui emel.

[Rujuk Lampiran 4: Contoh Borang CPD yang telah lengkap]

Mula

2. Semak dokumen berdasarkan cadangan pindaan/penambahbaikan

4. Buat Permohonan Cadangan Pindaan/Tambahan Dokumen

3. Kemaskini dokumen menggunakan format dokumen ISO

yang ditetapkan

5. Serahkan dokumen CPD kepada TPKD PP/Urus setia ISO PTJ

A

B

1. Buat cadangan pindaan/penambahbaikan proses

ISO UPM



TPKD PP / Urus Setia ISO PTJ

6. Semak Borang CPD beserta softcopy dokumen pindaan yang diterima daripada Pemilik Proses. Daftar/kemaskini log pemantauan Dokumen peringkat Peneraju Proses.

[Rujuk Lampiran 5: Templat Log Pemantauan Dokumen Pindaan Peneraju]


7. Semak tarikh kuatkuasa dokumen yang bersesuaian dengan merujuk pada Jadual Tindakan Kuatkuasa Dokumen ISO UPM. Kemaskini dokumen pindaan dengan melengkapkan No. Semakan dan No. Isu seperti berikut:

No. Isu No. Semakan

01 00

01 01

01 09

01 10

0102* 1100**

* No. Isu bertukar kepada nombor berikutnya ** No. Semakan berpatah balik kepada 00.

[Rujuk Lampiran 6: Jadual Tindakan Kuatkuasa Dokumen ISO UPM]


8. Sedia kertas cadangan pindaan dokumen untuk mendapat kelulusan mesyuarat (Mana-mana mesyuarat PTJ yang bersesuaian). [Rujuk Lampiran 7: Templat Kelulusan Cadangan Pindaan/Tambahan Dokumen]

9. Jika lulus, ikut langkah 10. Jika tidak lulus, maklumkan keputusan mesyuarat kepada Pemilik Proses dan ikut langkah 2.

8. Sedia kertas cadangan pindaan dokumen untuk kelulusan mesyuarat

9. Lulus?

Ya

6. Semak Borang CPD bdan daftar/kemaskini log

7. Semak takwim kuatkuasa dokumen ISO dan kemaskini

dokumen

A

B Tidak

C




10. Kemaskini dokumen dengan merujuk kepada Jadual Penetapan Kod Dokumen ISO UPM dan lengkapkan ruangan Sejarah Semakan dokumen. Dapatkan pengesahan kelulusan dokumen menggunakan Borang Pengesahan Kelulusan Dokumen (PGR/BR01/LULUS-DOK) dengan merujuk Jadual Kelulusan Dokumen ISO UPM seperti berikut:

Dokumen Menyedia/ Menyemak

Kuasa Melulus/

Meluluskan Semula

Manual ISO WP Naib Canselor

Prosedur, Arahan Kerja, Garis Panduan Skop Pengurusan

Ketua Bahagian Pengurusan

Kualiti WP

Prosedur, Arahan Kerja , Garis Panduan Skop Peneraju Proses

Ketua PTJ bagi setiap Peneraju

Proses WP

[Rujuk Lampiran 8: Borang Pengesahan Kelulusan Dokumen (PGR/BR01/LULUS-DOK)] Rujuk Lampiran 9: Jadual Penetapan Kod Dokumen ISO UPM


11. Sediakan statistik dan senarai perincian perubahan dokumen untuk diserahkan kepada PKD. [Rujuk Lampiran 10: Templat Statistik Dan Senarai Perincian Perubahan Dokumen]


12. Muatnaik dokumen melalui Modul Peneraju Proses dalam Sistem Pengurusan ISO UPM (e-ISO) mengikut tempoh yang ditetapkan sebagaimana tarikh tindakan yang dinyatakan dalam Jadual Tindakan Kuatkuasa Dokumen ISO UPM. Dapatkan No. ID dan Katalaluan daripada PKD/Urus Setia Induk ISO UPM untuk mengakses modul Peneraju Proses. [Rujuk Lampiran 6: Jadual Tindakan Kuatkuasa Dokumen ISO UPM]

10. Kemaskini dokumen dan dapatkan pengesahan kelulusan

11. Sediakan statistik dan senarai perincian perubahan dokumen

C

12. Muatnaik dokumen melalui Modul Peneraju Proses dalam

Sistem e-ISO

D




13. Serahkan hardcopy Borang CPD lengkap dan

emel softcopy dokumen sokongan kepada PKD mengikut tempoh yang ditetapkan sebagaimana tarikh tindakan yang dinyatakan dalam Jadual Tindakan Kuatkuasa Dokumen ISO UPM. Dokumen sokongan yang perlu dihantar kepada PKD/Urus Setia Induk ISO adalah seperti berikut:

(a) Hardcopy Dokumen, iaitu:

i. Borang Cadangan Pindaan/Tambahan Dokumen (CPD) yang telah lengkap peringkat TPKD PP;

ii. Borang Pengesahan Kelulusan Dokumen (PGR/BR01/LULUS-DOK) yang telah lengkap ditandatangani oleh Ketua PTJ (Bagi Prosedur, Arahan Kerja dan Garis Panduan sahaja);

(b) Softcopy Dokumen (melalui emel), iaitu: i. Statistik dan Senarai Perubahan

Dokumen; ii. Kelulusan Cadangan

Pindaan/Tambahan Dokumen.

PKD/ Urus Setia Induk ISO UPM

14. Daftar/Kemaskini Log Pemantauan Dokumen peringkat induk dan semak perkara berikut: (a) borang CPD serta softcopy dokumen

sokongan yang dihantar/diemel daripada TPKD PP. Pastikan dokumen yang dihantar menepati format yang ditetapkan. Jika minor pindaan, buat pindaan terus. Manakala jika major pindaan, maklum dan emel semula kepada TPKD PP yang berkaitan untuk buat pindaan.

(b) dokumen yang dimuatnaik dalam sistem e-ISO.

[Rujuk Lampiran 11: Templat Log Pemantauan Dokumen Pindaan Induk]

13. Serahkan hardcopy Borang CPD lengkap dan emel softcopy dokumen

sokongan kepada PKD

D

14. Daftar/Kemaskini log dan semak dokumen

E

F


Tanggungjawab Carta alir Perincian Maklumat PKD

15. Buat pengesahan dan lengkapkan perkara

berikut: (a) Sahkan dokumen dalam e-ISO supaya

dipaparkan pada tarikh kuatkuasa. Pastikan dokumen yang dimuatnaik menepati format yang ditetapkan.

(b) Lengkapkan Borang Pengesahan Kelulusan Dokumen (PGR/BR01/LULUS-DOK) untuk ditandatangani oleh Wakil Pengurusan atau Naib Canselor (bagi manual ISO).

16. Jika dokumen disahkan, ikut langkah 17. Jika tidak, maklumkan kepada TPKD PP untuk laksanakan pindaan/perubahan dan ikut langkah 14.

PKD 17. Buat hebahan perubahan dokumen kepada Peneraju Proses dan staf UPM melalui emel atau buletin UPM selewat-lewatnya satu (1) hari sebelum tarikh kuatkuasa dokumen.

KB BPQ/PKD/ Urus Setia Induk

ISO UPM

18. Lengkapkan borang CPD Peneraju Proses dan serahkan semula kepada TPKD PP/urus Setia ISO PTJ untuk tindakan seterusnya.


19. Terima dan lengkapkan borang CPD bagi tindakan Peneraju dan simpan sebagai rekod dalam fail Kawalan Dokumen Peneraju Proses beserta petikan minit mesyuarat kelulusan dokumen peringkat Peneraju Proses.

Disediakan oleh: Rozi binti Tamin | Pegawai Kawalan Dokumen (PKD) | Sistem Pengurusan ISO UPM 12 Februari 2015

Nota:

KB BPQ – Ketua Bahagian Pengurusan Kualiti

PKD – Pegawai Kawalan Dokumen

PTJ – Pusat Tanggungjawab

TPKD PP – Timbalan Pegawai Kawalan Dokumen Peneraju Proses

Pemilik Proses – Bahagian/Seksyen/Unit dalam PTJ yang menjadi Peneraju Proses di bawah skop ISO UPM

Tamat

15. Buat pengesahan dokumen dalam e-ISO

17. Buat hebahan perubahan dokumen

16. Disahkan?

B

Tidak

Ya

18. Lengkapkan borang CPD Peneraju dan serah semula kepada

TPKD PP

19. Terima dan lengkapkan borang CPD bagi tindakan Peneraju dan

simpan sebagai rekod

E

F

LAMPIRAN 1 Jadual Serahan Cadangan Pindaan Dokumen

JADUAL SERAHAN CADANGAN PINDAAN DOKUMEN ISO UNIVERSITI PUTRA MALAYSIA

Skop Dokumen Diserahkan kepada

PKD/TPKD PP Peneraju Proses

1. Pengurusan (PGR) PKD Bahagian Pengurusan

Kualiti, Pejabat Pendaftar

2. Perkhidmatan Utama (PU):

2.1 Pengajian Prasiswazah TPKD Prasiswazah Bahagian Kemasukan dan Bahagian Urus Tadbir

Akademik

2.2 Pengajian Siswazah TPKD Siswazah Sekolah Pengajian Siswazah

2.3 Penyelidikan dan Inovasi TPKD Penyelidikan dan

Inovasi

Pejabat Timbalan Naib Canselor (Penyelidikan dan

Inovasi)

3. Sokongan (SOK)

3.1 Pengurusan Pelanggan TPKD Pejabat Naib Canselor Bahagian Pentadbiran, Pejabat Naib Canselor

3.2 Kewangan TPKD Pejabat Bursar Pejabat Bursar

3.3 Latihan TPKD Pejabat Pendaftar Pejabat Pendaftar

3.4 Peralatan, Kemudahan Infrastruktur dan Kenderaan

TPKD Pejabat Pembangunan dan Pengurusan Aset

Pejabat Pembangunan dan Pengurusan Aset

3.5 Peralatan dan Kemudahan Teknologi Maklumat dan Komunikasi (ICT)

TPKD Pusat Pembangunan Maklumat dan Komunikasi

Pusat Pembangunan Maklumat dan Komunikasi

3.6 Pengurusan Sumber Manusia

TPKD Pejabat Pendaftar Pejabat Pendaftar

3.7 Pengurusan Keselamatan dan Kesihatan Pekerjaan

TPKD Pejabat Naib Canselor Bahagian Pentadbiran, Pejabat Naib Canselor

3.8 Penentukuran dan Penentusahan Peralatan

TPKD Penyelidikan dan Inovasi

Pejabat Timbalan Naib Canselor (Penyelidikan dan

Inovasi)

3.9 Pengurusan Makmal TPKD Pejabat Naib Canselor Bahagian Pentadbiran, Pejabat Naib Canselor

4. Operasi Perkhidmatan Sokongan (OPR)

TPKD bagi setiap operasi Peneraju Proses

Semua PTJ kecuali Fakulti, Institut, Akademi, dan Pusat

Asasi Sains Pertanian

Nota: PKD – Pegawai Kawalan Dokumen TPKD – Timbalan Pegawai Kawalan Dokumen

LAMPIRAN 2 Format Prosedur ISO

PENGURUSAN

Kod Dokumen: XXXX

Halaman: 1/9

No. Semakan: 00

No. Isu: 01

PROSEDUR XXXXXX Tarikh: 00/00/0000

Dokumen yang dicetak adalah DOKUMEN TIDAK TERKAWAL’

1.0 TUJUAN

Prosedur ini disediakan bagi tujuan ...............................

2.0 SKOP

Prosedur ini merangkumi semua ....................................

3.0 TANGGUNGJAWAB

Naib Canselor, Wakil Pengurusan dan Timbalan Wakil Pengurusan bertanggungjawab memastikan prosedur ini dilaksanakan. Sesiapa yang terlibat perlu mematuhi prosedur ini.

4.0 DOKUMEN RUJUKAN

Kod Dokumen Tajuk Dokumen

PENGURUSAN

Kod Dokumen: XXXX

Halaman: 2/9

No. Semakan: 00

No. Isu: 01



5.0 TERMINOLOGI DAN SINGKATAN JAD : Juruaudit Dalaman

PYB : Pegawai yang bertanggungjawab mengambil tindakan (contohnya: Ketua PTJ, TWP, PKPU, TPKP, Ketua Pentadbiran, Ketua Bahagian, Ketua Jabatan dan sebagainya).

PENGURUSAN

Kod Dokumen: XXXX

Halaman: 3/9

No. Semakan: 00

No. Isu: 01



6.0 PROSES TERPERINCI

A. Kawalan Ketakakuran

Tanggungjawab Carta alir Perincian Rekod/ Dokumen

Rujukan

Peneraju Proses/Staf

6.2

Kesan produk/perkhidmatan yang tak akur menerusi: (a) Aduan pelanggan yang sahih; (b) Kajian/maklumbalas kepuasan pelanggan (c) Proses semasa menyampaikan atau selepas

menghasilkan produk/perkhidmatan (d) Audit dalaman dan luaran (e) Minit mesyuarat (f) Lain-lain sumber berkenaan


6.3 Lengkapkan penyataan/perincian ketakakuran yang ditemui ke dalam Borang Ketakakuran (PGR /BR03/KKP) atau Borang Maklumbalas Pelanggan, jika ketakakuran daripada aduan pelanggan yang sahih (rujuk Prosedur Pengendalian Maklumbalas Pelanggan)

Borang Ketakakuran (PGR

/BR03/KKP) / Borang

Maklumbalas Pelanggan


6.4 Laksanakan kawalan ketakakuran produk/perkhidmatan menerusi satu atau lebih, kaedah di bawah: (a) Ambil tindakan dengan menghapuskan

ketakakuran yang dikesan. (b) Beri kelulusan penggunaan

produk/perkhidmatan dengan kebenaran pihak yang berkuasa dan/atau pelanggan (jika berkenaan).

(c) Halang penggunaan produk/perkhidmatan tersebut.

(d) Ambil tindakan terhadap kesan atau kesan yang mungkin timbul daripada sesuatu ketakakuran setelah produk/perkhidmatan tersebut disampaikan atau digunakan


6.5 Serah borang yang mengandungi keterangan ketakakuran kepada Urus Setia Induk/Urus Setia PTJ masing-masing untuk tindakan selanjutnya. Seterusnya rujuk proses tindakan pembetulan.

Borang Ketakakuran (PGR

/BR03/KKP) / Borang

Maklumbalas Pelanggan

6.6 Tamat

6.1 Mula

6.2 Kesan Ketakakuran

6.3 Lengkapkan Kenyataan Ketakakuran

6.4 Laksanakan Kawalan

6.5 Serah borang kepada Urus Setia

6.6Tamat

PENGURUSAN

Kod Dokumen: XXXX

Halaman: 4/9

No. Semakan: 00

No. Isu: 01



B. Tindakan Pembetulan


Rujukan

PKPU / TPKP

PKPU / TPKP

PAD/TPAD

PAD/TPAD

TWP/Urus Setia PTJ

TWP/Urus Setia

PTJ

6.2

Terima maklumat ketakakuran yang perlu diambil tindakan pembetulan, antaranya daripada: (a) Aduan pelanggan yang sahih melalui borang

Maklum Balas Pelanggan (Rujuk Prosedur Pengendalian Maklum Balas Pelanggan);

(b) Komen/cadangan negatif yang sahih dalam

Kajian kepuasan pelanggan yang telah direkodkan melalui borang Ketakakuran (Rujuk Arahan Kerja Kajian Kepuasan Pelanggan);

(c) Audit dalaman melalui borang Ketakakuran

(PGR/BR03/KKP). (Rujuk Prosedur Audit Dalaman);

(d) Audit oleh pihak Ketiga (contoh: SIRIM)

melalui borang Non-comformity Report (NCR); (e) Ketakakuran semasa menyampaikan atau

selepas menghasilkan produk/perkhidmatan melalui Borang Ketakakuran (PGR/BR03/KKP) (Rujuk proses Kawalan ketakakuran);

(f) lain-lain sumber berkenaan yang telah

direkodkan pada Borang Ketakakuran (PGR/BR03/KKP).

Borang Maklum Balas Pelanggan,

Borang Ketakakuran,

Laporan NCR SIRIM

Prosedur Pengendalian Maklum Balas

Pelanggan, Prosedur Audit Dalaman,

Urus Setia Induk/Urus

Setia PTJ/ PKPU / TPKP

6.3 (a) Rekodkan penerimaan laporan ketakakuran ke dalam Log Tindakan Pembetulan (PGR /BL05/LOG-LTB) kecuali laporan daripada audit dalaman dan audit badan pensijilan.

Log Tindakan Pembetulan

Urus Setia Induk/Urus Setia PTJ/

PAD/PKPU / TPAD/TPKP

(b) Serahkan borang berkenaan kepada PYB untuk tindakan selanjutnya.


Borang Ketakakuran,

Laporan NCR SIRIM

PYB 6.4 Laksanakan/buat pembetulan kepada laporan ketakakuran yang diterima atau laporan aduan yang sahih.

PYB 6.5 Tentukan punca penyebab ketakakuran menerusi teknik yang bersesuaian dan laksanakan proses penentuan punca, sebaik-baiknya melibatkan pelaksana dan peneraju proses yang berkenaan

6.1 Mula

6.2 Terima Maklumat Untuk Tindakan Pembetulan

6.3 Rekodkan dan Ambil Tindakan

6.4 Laksanakan Pembetulan (jika berkenaan)

6.5 Tentukan Punca Penyebab Ketakakuran

A

B

PENGURUSAN

Kod Dokumen: XXXX

Halaman: 5/9

No. Semakan: 00

No. Isu: 01




Rujukan

PYB 6.6 (a) Tentukan cadangan tindakan pembetulan yang berkesan berdasarkan punca yang telah dikenalpasti bagi mengelak ketakakuran daripada berulang.

PYB (b) Laksanakan tindakan pembetulan dalam tempoh yang ditetapkan iaitu 21 hari bekerjaatau tempoh yang dipersetujuiatau dari tarikh pengenalpastian semula punca/tindakan pembetulan (jika tindakan tidak berkesan).

Peneraju Proses/

PKD/TPKD PP

(c) Tambahbaik proses menerusi pindaan prosedur, tatacara kerja dan sebagainya (jika berkenaan).

Ketua PTJ/ Penyelia kepada

PYB

6.7 Buat susulan terhadap pelaksanaan bagi pembetulan dan tindakan pembetulan yang dibuat oleh PYB untuk memastikan keberkesanan tindakan yang diambil. Sahkan keberkesanan tindakan pembetulan yang diambil.


Borang Ketakakuran


PYB/JAD

6.8 Jika berkesan, ikut langkah 6.9. Jika tidak, ikut langkah 6.5.


PYB

6.9 (a) Serah borang berkaitan yang telah lengkap kepada Urus Setia Induk /Urus Setia PTJ / PKPU / TPKP


Borang Ketakakuran


Setia PTJ / PKPU / TPKP

(b) Kemaskini Log Tindakan Pembetulan (PGR /BL05/LOG-LTB).

Log Tindakan Pembetulan

TWP 6.10 (a) Laporkan status tindakan pembetulan dan keberkesanan tindakan pada mana-mana mesyuarat berkenaan.

Laporan Status Tindakan

Pembetulan

WP (b) Bentangkan status tindakan pembetulan dalam Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan atau mana-mana mesyuarat berkenaan.

6.6 Laksanakan Tindakan Pembetulan

A

6.7 Buat Susulan Terhadap Pelaksanaan

6.8 Tindakan berkesan?

Ya

B

6.9 Serah dan Kemaskini Laporan

6.10Lapor Status Tindakan

6.6Tamat

Tidak

PENGURUSAN

Kod Dokumen: XXXX

Halaman: 6/9

No. Semakan: 00

No. Isu: 01



C. Tindakan Pencegahan


Rujukan

WP/TWP/ PKPU/TPKP?PA

D/TPAD

6.2

Terima maklumat yang perlu diambil tindakan pencegahan yang telah direkodkan pada borang Laporan Tindakan Pencegahan (PGR/BR06/LTC) melalui sumber-sumber berikut: (a) Laporan maklumbalas pelanggan; (b) Laporan Audit dalaman; (c) Laporan Kajian Kepuasan Pelanggan; (d) Tren/pola yang dikenalpasti semasa analisis

data; (e) Audit luaran (contoh: SIRIM); dan (f) Semakan atau pemantauan proses

produk/perkhidmatan.

Laporan Maklum Balas, Laporan Audit Dalaman, Laporan Kajian Kepuasan

Pelanggan


Setia PTJ/ PKPU / TPKP

6.3 (a) Rekodkan maklumat yang perlu diambil tindakan pencegahan dalam Senarai Utama Status Tindakan Pencegahan (PGR /SU06/SU-LTC).

Senarai Utama Status Tindakan

Pencegahan


Setia PTJ

(b) Serahkan borang berkenaan kepada PYB untuk tindakan selanjutnya.

Borang Laporan Tindakan

Pencegahan

PYB 6.4 (a) Buat penilaian dan tentukan cadangan tindakan pencegahan yang berkesan berdasarkan punca yang telah dikenalpasti bagi mengelak ketakakuran mungkin timbul.

PYB (b) Laksanakan cadangan tindakan pencegahan dalam tempoh yang telah ditentukan.


PYB

6.5 Buat susulan terhadap pelaksanaan bagi tindakan pencegahan yang dibuat oleh PYB untuk memastikan keberkesanan tindakan yang diambil. Sahkan keberkesanan tindakan pencegahan yang diambil.


Pencegahan


PYB/JAD

6.6 Jika berkesan, ikut langkah 6.9. Jika tidak, ikut langkah 6.4.

Peneraju Proses/

PKD/TPKD PP

6.7 Tambahbaik proses menerusi pindaan prosedur, tatacara kerja dan sebagainya (jika berkenaan).

6.1 Mula

6.2 Terima Maklumat Untuk Tindakan Pencegahan

6.3 Rekodkan dan Ambil Tindakan

6.4 Laksanakan Tindakan Pencegahan

6.5 Buat Susulan Terhadap Pelaksanaan

6.6Tindakan berkesan?

Ya

6.7 Tambahbaik proses/prosedur (jika berkenaan)

Tidak

A

PENGURUSAN

Kod Dokumen: XXXX

Halaman: 7/9

No. Semakan: 00

No. Isu: 01




Rujukan


PYB

6.8 (a) Serah borang berkaitan yang telah lengkap kepada Urus Setia Induk /Urus Setia PTJ / PKPU / TPKP.


Pencegahan


Setia PTJ / PKPU / TPKP

(b) Kemaskini laporan status tindakan pencegahan pada Senarai Utama Status Tindakan Pencegahan (PGR /SU06/SU-LTC).

Senarai Utama Status Tindakan

Pencegahan

TWP 6.9 (a) Laporkan status tindakan pencegahan dan keberkesanan tindakan pada mana-mana mesyuarat berkenaan.

Laporan Status Tindakan

Pencegahan

WP (b) Bentangkan status tindakan pencegahan dalam Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan atau mana-mana mesyuarat berkenaan.

6.9 Lapor Status Tindakan

6.6Tamat

A

6.8 Serah dan Kemaskini Laporan

PENGURUSAN

Kod Dokumen: XXXX

Halaman: 8/9

No. Semakan: 00

No. Isu: 01



7.0 REKOD

Bil Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod

Tanggungjawab Mengumpul dan

Memfail

Tanggungjawab Menyelenggara

Tempat dan Tempoh

Simpanan

Kuasa Melupus

1. UPM/100-4/5 Tindakan Pembetulan (Induk)

Surat-surat yang berkaitan

Minit mesyuarat yang berkaitan

Laporan status tindakan pembetulan keseluruhan

Borang Ketakakuran (PGR /BR03/KKP) bagi proses Pengurusan yang telah disahkan keberkesanan tindakannya

Urus Setia Induk KBJK BDR

3 Tahun

(Selewat-lewatnya 6

bulan selepas audit

Badan Persijilan)

Pendaftar

2. UPM/(kod PTJ)/100-4/5 Tindakan Pembetulan (nama PTJ)

Surat-surat yang berkaitan

Minit mesyuarat yang berkaitan

Laporan status tindakan pembetulan

Borang Ketakakuran (PGR /BR03/KKP) yang telah disahkan keberkesanan tindakannya

Urus Setia PTJ TWP PTJ Pejabat TWP PTJ/ Bilik Jaminan Kualiti

3 Tahun

(Selewat-lewatnya 6

bulan selepas audit

Badan Persijilan)

Ketua PTJ

PENGURUSAN

Kod Dokumen: XXXX

Halaman: 9/9

No. Semakan: 00

No. Isu: 01



8.0 SEJARAH SEMAKAN

No. Isu

No. Semakan

No. CPD Kelulusan Mesyuarat Disedia dan

Disemak

Dilulus/ diluluskan

semula

Tarikh Kuatkuasa

01 00 - Keluaran Pertama XXXXXXX WP 00/00/00

LAMPIRAN 3 TEMPLAT HURAIAN PINDAAN

1

HURAIAN PINDAAN DOKUMEN

Huraian Pindaan Dokumen Tambahan (T) / Pemotongan (P) Asal Pindaan

Nama Dokumen: Kod Dokumen: No. Isu:____, No. Semakan:_____, Tarikh Kuatkuasa: ________

Nama Dokumen: Kod Dokumen: No. Isu: ____, No. Semakan: _____, Tarikh Kuatkuasa: ________

2

Huraian Pindaan Dokumen Tambahan (T) / Pemotongan (P) Asal Pindaan

CONTOH

Nama Dokumen: Prosedur Pelantikan Staf Tetap Bagi Kumpulan Pengurusan Dan Profesional (Bukan Akademik) Dan Kumpulan Pelaksana Kod Dokumen: UPM/SOK/BUM/P001 No. Isu: 02, No. Semakan: 02, Tarikh Kuatkuasa: 15/11/2013


7.0 PROSES TERPERINCI Dapatkan Perakuan 7.8.1 Sediakan senarai calon yang layak dan simpanan

untuk mendapat perakuan JKP menggunakan Borang Keputusan Jawatankuasa Pemilih (SOK/BUM/BR03/KEPUTUSAN JKP).

7.8.2 Sediakan Kertas Cadangan ke JPU dalam tempoh

sepuluh (10) hari bekerja selepas Mesyuarat JKP.


untuk mendapat perakuan JKP/Naib Canselor menggunakan Borang Keputusan Jawatankuasa Pemilih (SOK/BUM/BR03/KEPUTUSAN JKP).

7.8.2 Sediakan Kertas Cadangan ke JPU/Naib Canselor

selepas Mesyuarat JKP.

T

P

7.9 Dapatkan kelulusan JPU Kemukakan perakuan JKP untuk kelulusan Mesyuarat JPU.

7.9 Dapatkan kelulusan JPU/Naib Canselor Kemukakan perakuan JKP untuk kelulusan Mesyuarat JPU/Naib Canselor.

T

7.11 Maklumkan Kepada Calon 7.11.1 Makluman kepada calon tidak berjaya temu duga

dan calon simpanan (jika ada) selewat-lewatnya satu (1) bulan selepas menerima petikan minit Mesyuarat JPU dan proses tamat.

7.11 Maklumkan Kepada Calon

7.11.1 Makluman kepada calon tidak berjaya temu duga dan calon simpanan (jika ada) selewat-lewatnya satu (1) bulan selepas menerima petikan minit Mesyuarat JPU/Kelulusan Naib Canselor dan proses tamat.

T

LAMPIRAN 4 CONTOH BORANG CPD LENGKAP

1/3

KELULUSAN CADANGAN PINDAAN/ TAMBAHAN DOKUMEN (CPD)

Peneraju Proses: Pengurusan Sumber Manusia, Pejabat Pendaftar

Mencadangkan Borang Permohonan Cadangan/Tambahan Dokumen (CPD) untuk mendapatkan kelulusan pada Mesyuarat Pengurusan Pejabat

Pendaftar Kali Ke-242 yang diadakan pada 25 April 2014 . Cadangan tarikh kuatkuasa pada 30 Mei 2014 (* Tarikh Kuatkuasa merujuk kepada tarikh yang ditetapkan dan sila berhubung dengan PKD sekiranya perlukan tarikh kuarkuasa lain)

No.

CPD

Pemilik Proses

Pernyataan Pindaan/Baharu Tambahan (T) / Pemotongan (P) Asal Pindaan

SOK

(BUM):

3/2014

Seksyen Pelantikan


6.0 CARTA ALIR

Dapatkan Kelulusan JPU

7.9


6.0 CARTA ALIR

Dapatkan Kelulusan JPU/Naib Canselor

7.9

T









T

P

2/3

No.

CPD

Pemilik Proses


7.9 Dapatkan kelulusan JPU Kemukakan perakuan JKP untuk kelulusan Mesyuarat JPU.

7.9 Dapatkan kelulusan JPU/Naib Canselor Kemukakan perakuan JKP untuk kelulusan Mesyuarat JPU/Naib Canselor.

T

7.11 Maklumkan Kepada Calon 7.11.1 Makluman kepada calon tidak berjaya temu duga dan

calon simpanan (jika ada) selewat-lewatnya satu (1) bulan selepas menerima petikan minit Mesyuarat JPU dan proses tamat.

7.11 Maklumkan Kepada Calon

7.11.1 Makluman kepada calon tidak berjaya temu duga dan calon simpanan (jika ada) selewat-lewatnya satu (1) bulan selepas menerima petikan minit Mesyuarat JPU/Kelulusan Naib Canselor dan proses tamat.

T

7. 12 Keluarkan Surat Tawaran 7.12.1 Keluarkan surat tawaran kepada calon yang berjaya

selewat-lewatnya 10 (sepuluh) hari bekerja selepas minit Mesyuarat JPU diterima.

7.12 Keluarkan Surat Tawaran 7.12.1 Keluarkan surat tawaran kepada calon yang

berjaya selewat-lewatnya 10 (sepuluh) hari bekerja selepas minit Mesyuarat JPU/Kelulusan Naib Canselor diterima.

T

8.0 REKOD KUALITI

8.0 REKOD KUALITI

UPM/PEND/500-1/6/2 Pangkalan data Permohonan Jawatan (SPJonline)

-

P

UPM/PEND/500-1/6/4 Senarai Saringan Calon

- P

UPM/PEND/500-1/4/1 Pengiklanan Jawatan

- P

UPM/PEND/500-1/8 Temu Duga

-

UPM/PEND/500-1/8

Temu Duga

..1 Pengiklanan Jawatan

T

3/3

No.

CPD

Pemilik Proses


UPM/PEND/500-2/5/1 Surat Tawaran Jawatan ..1 Surat Tawaran Jawatan (P&P dan akademik) Surat Tawaran Jawatan (Sokongan)

- P

UPM/PEND/500-2/5/3 Penangguhan Lapor Diri

Surat permohonan penangguhan lapor diri

Surat meminta ulasan/kelulusan Pendaftar

Surat jawapan daripada Pendaftar Surat jawapan penangguhan kepada calon

- P

UPM/PEND/500-2/12/10 Mesyuarat Jawatankuasa Pemilih 1 Surat panggilan Mesyuarat Ahli Jawatankuasa Pemilih

(Kumpulan Pengurusan & Profesional Bukan Akademik 2. Surat panggilan Mesyuarat Ahli Jawatankuasa Pemilih

(Kumpulan Pelaksana)

- P

UPM/PEND/500-1/14 Petikan Minit Pelantikan ..1 Petikan Minit Mesyuarat Jawatankuasa Pengurusan Universiti

(P&P Bukan Akademik) ..2 Petikan Minit Mesyuarat Jawatankuasa Pengurusan Universiti

(Pelaksana)

- P

UPM/PEND/500-1/9/1 Minit Mesyuarat Jawatankuasa Pemilih (P&P Bukan Akademik) UPM/PEND/500-1/9/2 Minit Mesyuarat Jawatankuasa Pemilih (Pelaksana) UPM/PEND/500-1/12 Surat Makluman Calon Tidak Berjaya ..1. Surat Makluman Calon Tidak Berjaya (P& P Bukan Akademik) ..2. Surat Makluman Calon Tidak Berjaya (Pelaksana)

- - - -

P

P

P

P

4/3

No.

CPD

Pemilik Proses


UPM/PEND/500-1/6/4 Kriteria Saringan Pelantikan • Dokumen kriteria perjawatan • Borang Kriteria Pemilihan dan Pemarkahan Calon Proses Temuduga (SOK/BUM/BR03/ TEMUDUGA) yang telah dilengkapkan (calon yang tidak berjaya)

-

P

LAMPIRAN 5 TEMPLAT LOG PEMANTAUAN DOKUMEN PINDAAN PENERAJU

LOG PEMANTAUAN DOKUMEN PINDAAN PENERAJU PROSES

UNIVERSITI PUTRA MALAYSIA

1

PTJ: ________________________________

(A) SKOP SOKONGAN

BIL. NO. CPD

JENIS CADANGAN PEMILIK

PROSES KELULUSAN MESYUARAT

CADANGAN TARIKH

KUATKUASA

TARIKH SERAHAN DOKUMEN KEPADA PKD

(*softcopy/hardcopy) CATATAN

P B G

(B) SKOP OPERASI PERKHIMDTAN SOKONGAN

BIL. NO. CPD



CADANGAN TARIKH

KUATKUASA


(*softcopy/hardcopy) CATATAN

P B G

Nota *: (P) – pinda (B) – baharu (G) - gugur

LAMPIRAN 6 JADUAL TINDAKAN KUATKUASA DOKUMEN ISO UPM

1

JADUAL TINDAKAN KUATKUASA DOKUMEN SISTEM PENGURUSAN ISO UPM

BAGI TAHUN 2015

AKTIVITI/PROSES TINDAKAN

TARIKH KUATKUASA DOKUMEN

Jan Mac Mei Jul Sept Nov

23 12 8 14 15 19

1. Terima cadangan Pindaan

dokumen (CPD) daripada pemohon/staf. Semak dan

bincang kesesuaian cadangan

TPKD PP /

Urus Setia Peneraju

Proses

Berg

antu

ng k

epada P

enera

ju

pro

ses

Berg

antu

ng k

epada P

enera

ju

pro

ses

Berg

antu

ng k

epada P

enera

ju

pro

ses

Berg

antu

ng k

epada P

enera

ju

pro

ses

Berg

antu

ng k

epada P

enera

ju

pro

ses

Berg

antu

ng k

epada P

enera

ju

pro

ses 2. Bawa ke mesyuarat

Pengurusan Peneraju Proses /

Semakan Keberkesanan Peneraju Proses. Maklum

kepada pemohon keputusan mesyuarat. Jika lulus,

laksanakan proses kawalan dokumen

TPKD PP /

TWP PP

3. Muat naik dokumen dalam

Sistem Pengurusan ISO (e-

ISO) dalam Modul TPKD PP Nota: 5 hari bekerja sebelum

tarikh kuatkuasa

TPKD PP / Urus Setia

Peneraju

Proses

15 4 28/4 3 7 11

4. E-mel dokumen sokongan

pindaan dokumen, iaitu:

(a) Statistik dan Senarai Perubahan Dokumen;

(b) Kelulusan Cadangan

Pindaan/Tambahan

Dokumen.

TPKD PP / Urus Setia

Peneraju Proses

15 4 28/4 3 7 11

5. Hantar dokumen hardcopy, iaitu:

(a) Borang Cadangan

Pindaan/Tambahan Dokumen (CPD) yang

telah lengkap peringkat TPKD PP;

(b) Borang Pengesahan

Kelulusan Dokumen yang telah lengkap

ditandatangani oleh

Ketua PTJ (Bagi Prosedur, Arahan Kerja

dan Garis Panduan sahaja);

TPKD PP /

Urus Setia Peneraju

Proses

16 5 29/4 6 8 12

6. Semakan dan pengesahan

dokumen yang dimuat naik

PKD / Urus

Setia Induk 19-21 6-10

30/4-

5/5 8-10 9-11 13-17

2

AKTIVITI/PROSES TINDAKAN

TARIKH KUATKUASA DOKUMEN

Jan Mac Mei Jul Sept Nov

23 12 8 14 15 19

7. Buat hebahan perubahan dokumen

PKD 22 11 6 13 14 18

8. Pulangkan semula Borang Cadangan Pindaan/Tambahan

Dokumen (CPD) yang telah lengkap kepada TPKD PP

PKD / Urus

Setia Induk 2-13/2 19-26

15-

22/5 3-7/8

29/9-

8/10

3-

10/10

9. Simpan dalam Fail Kawalan

Dokumen Peneraju Proses (Rujuk Prosedur Kawalan

Dokumen) semua rekod berikut:

(a) Borang Cadangan

Pindaan/Tambahan Dokumen (CPD) yang

diterima dari PKD (b) Petikan minit mesyuarat

kelulusan dokumen

peringkat Peneraju Proses

TPKD PP /

Urus Setia

Peneraju Proses

Berg

antu

ng k

epada t

arikh

edara

n d

aripada P

KD

Berg

antu

ng k

epada t

arikh

edara

n d

aripada P

KD

Berg

antu

ng k

epada t

arikh

edara

n d

aripada P

KD

Berg

antu

ng k

epada t

arikh

edara

n d

aripada P

KD

Berg

antu

ng k

epada t

arikh

edara

n d

aripada P

KD

Berg

antu

ng k

epada t

arikh

edara

n d

aripada P

KD

Nota: PKD – Pegawai Kawalan Dokumen TPKD PP – Timbalan Pegawai Kawalan Dokumen Peneraju Proses TWP PP – Timbalan Wakil Pengurusan Peneraju Proses

Disediakan oleh:

ROZI BINTI TAMIN Pegawai Kawalan Dokumen (PKD)

Universiti Putra Malaysia

Disahkan: 15 Januari 2015

LAMPIRAN 7 TEMPLAT KELULUSAN CADANGAN PINDAAN/TAMBAHAN DOKUMEN

1

Kegunaan PKD/TPKD PP

KELULUSAN CADANGAN PINDAAN/ TAMBAHAN DOKUMEN (CPD)

Peneraju Proses:

Kelulusan Mesyuarat: Kali ke- Tarikh:

Cadangan Tarikh Kuatkuasa *: Nota *: - Tarikh Kuatkuasa merujuk kepada tarikh yang ditetapkan dan sila berhubung dengan PKD sekiranya perlukan tarikh kuarkuasa lain - Masukkan Huraian Pindaan Dokumen yang dilampirkan oleh pencadang bersama Borang Cadangan Pindaan/Tambahan Dokumen.

No.

CPD

Pemilik Proses

Huraian Pindaan Dokumen * Tambahan (T) / Pemotongan (P) Asal Pindaan

Nama Dokumen: Kod Dokumen: No. Isu:____, No. Semakan:_____, Tarikh Kuatkuasa: ________

Nama Dokumen: Kod Dokumen: No. Isu: ____, No. Semakan: _____, Tarikh Kuatkuasa: ________

2


No.

CPD

Pemilik Proses

Huraian Pindaan Dokumen * Tambahan (T) / Pemotongan (P) Asal Pindaan

CONTOH SOK

(BUM):

3/2014

Seksyen Pelantikan











T

P

LAMPIRAN 8 BORANG PENGESAHAN KELULUSAN DOKUMEN

PENGURUSAN

Kod Dokumen: PGR/BR01/LULUS-DOK

Halaman: 1 drp 1

No. Semakan: 00

No. Isu: 02

BORANG PENGESAHAN KELULUSAN DOKUMEN Tarikh: 03/01/2011

Kategori Dokumen : __________________________

Skop : _____________________________________

Peneraju Proses : ____________________________

Bil Tajuk Dokumen Kod Dokumen No. Isu

No. Semakan

Tarikh Kuatkuasa

Menyedia & Menyemak Kuasa Melulus/Melulus Semula* Kenyataan

Tanggungjawab Tandatangan Tarikh Tanggungjawab Tandatangan Tarikh

1.

LAMPIRAN 9 JADUAL PENETAPAN KOD DOKUMEN

Jadual Penetapan Kod Dokumen ISO UPM | 1

JADUAL PENETAPAN KOD DOKUMEN ISO UNIVERSITI PUTRA MALAYSIA

Tindakan Tanggungjawab

1. PEMBERIAN KOD MANUAL KUALITI

1.1 Gunakan kod UPM/PGR/MK untuk penyediaan Manual Kualiti

Pegawai Kawalan Dokumen

(PKD)

2. PEMBERIAN KOD PROSEDUR

2.1 Pengurusan

PKD

2.2 Sokongan

Timbalan Pegawai Kawalan Dokumen

Peneraju proses (TPKD PP)

Singkatan bagi Skop Pengurusan

Singkatan bagi Manual Kualiti


UPM / SOK / (kod peneraju) / P001

No. Siri prosedur

Singkatan bagi prosedur

Kod Peneraju Proses* (a)

Singkatan bagi skop sokongan

UPM / PGR / POO1

No. Siri prosedur

Singkatan bagi Prosedur






2.3 Perkhidmatan Utama

TPKD PP

2.4 Operasi Perkhidmatan Sokongan

TPKD PP

3. PEMBERIAN KOD ARAHAN KERJA

3.1 Pengurusan

PKD

UPM / PU/ (kod skop utama) / P001


Kod bagi skop Perkhidmatan Utama * (b) Singkatan bagi Perkhidmatan Utama


No. Siri prosedur

UPM / OPR/ (kod PTJ) / P001

No. Siri prosedur


Kod Pusat Tanggungjawab * (c)

Singkatan bagi Skop operasi


UPM / PGR / AKO1

Singkatan bagi Arahan Kerja

No. Siri Arahan Kerja





3.2 Sokongan

TPKD PP


TPKD PP UPM / PU/ (kod skop utama) / AK01



Kod bagi skop Perkhidmatan Utama * (b)

Singkatan bagi Perkhidmatan Utama


UPM / SOK / (kod peneraju) / AK01



Kod Peneraju Proses* (a)

Singkatan bagi skop sokongan





TPKD PP

4. PEMBERIAN KOD DOKUMEN SOKONGAN

(Dokumen sokongan seperti garis panduan, senarai semak, log, templat dan borang

4.1 Pengurusan

PKD

4.2 Sokongan

TPKD PP

PGR / BR01 / (aktiviti)

Huruf dan/atau angka yang yang menggambarkan aktiviti Kod proses Kod kategori dokumen * (d) Singkatan bagi skop Pengurusan

SOK / (kod peneraju) / BR01 / (aktiviti)

Huruf dan/atau angka yang menggambarkan aktiviti Kod proses (Jika ada, nyatakan kod. Jika tiada, kekal pada 01)) Kod kategori dokumen * (d)

Singkatan bagi skop Sokongan

Kod Peneraju Proses * (a)

CONTOH: Kod proses bagi Pejabat Kewangan: (a) 01 – Pembayaran (b) 02 – Pembelian

UPM / OPR/ (kod PTJ) / AK01



Kod Pusat Tanggungjawab * (c)

Singkatan bagi Skop operasi





TPKD PP


TPKD PP

Nota *:

(a) Kod Peneraju Proses:

i. PEL – Pengurusan Pelanggan ii. KEW – Kewangan iii. LAT – Latihan iv. PYG – Penyelenggaraan peralatan, kemudahan infrastruktur dan kenderaan v. ICT - Penyelengaraan dan baikpulih peralatan ICT, perkakasan dan perisian komputer vi. BUM – Pengurusan Sumber Manusia vii. OSH – Pengurusan dan pelupusan sisa viii. CAL – Penentukuran dan verifikasi Peralatan

ix. LAB- Pengurusan dan Keselamatan Makmal

PU/ (kod skop utama) / BR01 / (aktiviti)

Huruf dan/atau angka yang menggambarkan aktiviti Kod proses (Jika ada, nyatakan kod. Jika tiada, kekal pada 01))

Singkatan bagi skop Perkhidmatan Utama

Kod skop utama * (b)

Kod kategori dokumen * (d)

OPR/ (kod PTJ) / BR01 / (aktiviti) Huruf dan/atau angka yang

menggambarkan aktiviti

Kod Bahagian/ Jabatan/ Seksyen/ Unit nyatakaBahagiann kod. Jika tiada, kekal pada 01))

Kod kategori dokumen * (d)

Kod PTJ * (c)

Singkatan bagi proses Operasi


(b) Kod Skop Utama:

i. PS – Pra siswazah ii. S – Siswazah iii. PY – Penyelidikan

(c) Kod PTJ (Semua PTJ yang mempunyai skop operasi kecuali Fakulti, Institut dan Pusat Asasi Sains Pertanian):

i. PNC – Pejabat Naib Canselor ii. TNCHEPA – Pejabat Timbalan Naib Canselor (Hal Ehwal Pelajar dan Alumni) iii. TNCJIM – Pejabat Timbalan Naib Canselor (Jaringan Industri dan

Masyarakat) iv. PEND – Pejabat Pendaftar v. BEN – Pejabat Bursar vi. PSAS – Perpustakaan Sultan Abdul Samad vii. SPS – Sekolah Pengajian Siswazah viii. BKU – Bahagian Keselamatan ix. PPPA – Pejabat Pembangunan dan Pengurusan Aset x. PKU – Pusat Kesihatan Universiti xi. PKK – Pusat Kebudayaan dan Kesenian xii. PIU – Pusat Islam xiii. iDEC – Pusat Pembangunan Maklumat dan Komunikasi xiv. CADE – Pusat Pembangunan Akademik xv. KOLEJ – Kolej kediaman xvi. TPU – Taman Pertanian Universiti xvii. PPUU – Pejabat Penasihat Undang-Undang xviii. FPV - Hospital Veterinar Universiti, Fakulti Perubatan Veterinar xix. PUPM – Penerbit UPM xx. PSM – Pusat Sains Marin

(d) Kod kategori dokumen:

i. BL – Buku/borang Log ii. BP – Buku Panduan iii. BR – Borang iv. GP – Garis Panduan v. SE – Senarai Edaran vi. SS – Senarai Semak vii. SU – Senarai Utama viii. BD – Buku Daftar ix. DF – Daftar Format x. LP – Laporan xi. SN – Senarai

LAMPIRAN 10 TEMPLAT STATISTIK DAN SENARAI PERINCIAN PERUBAHAN DOKUMEN

1

PKD/TPKD PP | DOKUMEN

01


STATISTIK DAN SENARAI PERINCIAN PERUBAHAN DOKUMEN

(Tandakan √ pada ruangan berkaitan)

NAMA PENERAJU/PTJ

KATEGORI SKOP

PGR PU SOK OPR

NAMA SKOP

(a) Statistik Perubahan Dokumen

Bil. Kategori

Dokumen ISO

Bilangan Dokumen Terlibat Jumlah

Pinda Baru/tambah gugur

1. Prosedur 0 0 0 0

2. Arahan Kerja 1 0 0 0

3. Garis Panduan 0 0 0 0

4. Borang 1 0 0 0

5. Log 0 0 0 0

6. Senarai Semak 0 0 0 0

Jumlah Keseluruhan 2 0 0 0

Senarai perincian perubahan dokumen pada Lampiran

2

PKD/TPKD PP | DOKUMEN

01


Lampiran (b) Senarai Perincian Perubahan Dokumen

CONTOH

KATEGORI DOKUMEN :ARAHAN KERJA

BIL. KOD DOKUMEN TAJUK DOKUMEN NO. ISU

NO. SEMAKAN

TARIKH KUATKUASA

1. UPM/SOK/KEW/AK008/AKN

Arahan Kerja Menginput Bil Tunai *Nama dan Kod Dokumen lama: Arahan Kerja Bil Tunai (UPM/SOK/KEW/AK008/BIL)

02 02 30/5/2014

*(P)

KATEGORI DOKUMEN :BORANG

BIL. KOD DOKUMEN TAJUK DOKUMEN NO. ISU

NO. SEMAKAN

TARIKH KUATKUASA

1. SOK/KEW/BR001/BUY Borang Pendaftaran Staf/Individu 02 01 30/5/2014

*(P)

Nota *: (P) – pinda (B) – baru/tambah (G) – gugur

LAMPIRAN 11 TEMPLAT LOG PEMANTAUAN DOKUMEN PINDAAN INDUK

LOG PEMANTAUAN DOKUMEN PINDAAN INDUK

UNIVERSITI PUTRA MALAYSIA

1

PTJ: ___________________________

(A) SKOP SOKONGAN ( )

BIL. NO. CPD



CADANGAN TARIKH

KUATKUASA


(*softcopy/hardcopy)

TARIKH/TEMPOH TERIMA DOKUMEN

CATATAN P B G

1

(B) SKOP SOKONGAN ( )

BIL. NO. CPD



CADANGAN TARIKH

KUATKUASA


(*softcopy/hardcopy)

TARIKH/TEMPOH TERIMA DOKUMEN

CATATAN

P B G

1

Nota *: (P) – pinda (B) – baharu (G) - gugur

panduan penyediaan/ pindaan dokumen iso …reg.upm.edu.my/eiso/portal/kawalan...

Documents