panduan penyediaan/ pindaan dokumen iso universiti …reg.upm.edu.my/eiso/portal/kawalan...

PANDUAN PENYEDIAAN/ PINDAAN DOKUMEN ISO UNIVERSITI PUTRA MALAYSIA

Edisi 03

Panduan Penyediaan/ Pindaan Dokumen ISO UPM- Edisi 03 | 1

PANDUAN PENYEDIAAN/PINDAAN DOKUMEN ISO UNIVERSITI PUTRA MALAYSIA

Tanggungjawab Carta alir Proses Terperinci

Pekerja / TPKD PTJ 1. Buat cadangan pindaan/penambahbaikan proses ISO UPM dengan memajukan permohonan melalui emel/surat/borang kepada TPKD PTJ atau terus kepada TPKD PP. Sekiranya permohonan dibuat melalui TPKD PTJ, maka TPKD PTJ akan memajukan permohonan kepada TPKD PP berkaitan mengikut skop dengan merujuk kepada Jadual Serahan Cadangan Pindaan/Tambahan Dokumen ISO UPM.

[Rujuk Lampiran 1: Jadual Serahan Cadangan Pindaan/Tambahan Dokumen ISO UPM]

TPKD PP

2. Terima permohonan cadangan

pindaan/tambahan dokumen dan serahkan kepada Pemilik Proses yang berkaitan untuk semakan dan penambahbaikan.

Pemilik Proses

3. Semak dokumen berdasarkan cadangan pindaan/ penambahbaikan hasil daripada: (a) cadangan/permohonan pekerja; (b) semakan proses kerja berdasarkan

pendekatan LEAN; (c) penemuan audit; atau (d) keputusan mesyuarat.

Pemilik Proses 4. Kemaskini dokumen menggunakan format dokumen ISO yang ditetapkan. Dapatkan salinan lembut (softcopy) format dokumen (bagi dokumen baharu) atau dokumen sedia ada daripada TPKD PP masing-masing.

[Rujuk Lampiran 2: Format Dokumen ISO]

Pemilik Proses 5. Isi Borang Cadangan Pindaan/Tambahan Dokumen (PGR/BR01/CPD) sekiranya permohonan bukan melalui borang. Muat turun borang dalam Sistem e-ISO di bawah pautan “Dokumentasi QMS ISO 9001” dan pilih skop Pengurusan. Dokumen draf pindaan yang terdapat butiran perubahan serta dokumen draf akhir (clean version) dijadikan sebagai lampiran kepada borang CPD.

[Rujuk Lampiran 3: Contoh Dokumen Draf Pindaan]

Mula

3. Semak dokumen berdasarkan cadangan pindaan/penambahbaikan

5. Isi borang Permohonan Cadangan Pindaan/Tambahan Dokumen

4. Kemaskini dokumen menggunakan format dokumen ISO

yang ditetapkan

A

1. Buat cadangan pindaan/penambahbaikan proses

ISO UPM

2. Terima permohonan cadangan pindaan dokumen ISO

D



Pemilik Proses

6. Serah dokumen CPD kepada TPKD PP/Urus Setia ISO PTJ, iaitu: (a) Borang Cadangan Pindaan/Tambahan

Dokumen (PGR/BR01/CPD) yang telah lengkap;

(b) salinan lembut (softcopy) draf pindaan yang terdapat butiran perubahan; dan

(c) salinan lembut (softcopy) draf akhir (clean version) dokumen ISO yang baharu/dikemaskini.

[Rujuk Lampiran 4: Contoh Borang CPD yang telah lengkap]

TPKD PP /

Urus Setia ISO PTJ 7. Semak Borang CPD beserta salinan lembut

(softcopy) dokumen pindaan/tambahan yang diterima daripada Pemilik Proses. Daftar/kemaskini Log Pemantauan Pindaan/Tambahan Dokumen peringkat Peneraju Proses.

[Rujuk Lampiran 5: Templat Log Pemantauan Pindaan/Tambahan Dokumen Peneraju Proses]

TPKD PP /

Urus Setia ISO PTJ 8. Semak tarikh kuatkuasa dokumen yang

bersesuaian dengan merujuk pada Jadual Tindakan Kuatkuasa Dokumen ISO UPM yang terkini mengikut tahun (Rujuk Laman Portal e-ISO) di bawah pautan “Kawalan Dokumen dan Rekod ISO”. Kemaskini dokumen pindaan/tambahan dengan melengkapkan maklumat No. Semakan dan No. Isu seperti berikut:

No. Isu No. Semakan

01 00

01 01

01 09

01 10

0102* 1100**

* No. Isu bertukar kepada nombor berikutnya ** No. Semakan berpatah balik kepada 00 apabila

nombor semakan ke-11.

7. Semak Borang CPD dan daftar/kemaskini log

8. Semak Jadual Tindakan Kuatkuasa Dokumen ISO dan kemaskini

dokumen

A

6. Serahkan dokumen CPD kepada TPKD PP/Urus setia ISO PTJ

B



TPKD PP / Urus Setia ISO PTJ

TPKD PP / TPKD PTJ/

Urus Setia ISO PTJ

9. (a) Dokumen ISO

Sedia kertas cadangan pindaan/tambahan dokumen untuk mendapat kelulusan mesyuarat (Mana-mana mesyuarat PTJ yang bersesuaian).

(b) Dokumen Rujukan Luaran Sedia kertas cadangan dokumen luaran yang dirujuk untuk kelulusan mana-mana mesyuarat PTJ yang bersesuaian dalam tempoh 14 hari bekerja setelah dokumen dikenalpasti. Setelah pemakaian diluluskan, laksana tindakan berikut: (i) serah senarai pemakaian dokumen

rujukan luar yang terkini beserta salinan lembut (softcopy) dokumen (jika ada) kepada PKD dalam tempoh 3 hari bekerja selepas mendapat kelulusan di peringkat PTJ;

(ii) Salinan keras (hardcopy) dokumen rujukan dicap ‘Dokumen Terkawal’ dan disimpan di PTJ berkenaan;

(iii) Maklumkan kepada pekerja yang terlibat mengenai dokumen rujukan yang terkini, melalui emel atau buletin UPM selewat-lewatnya 5 hari bekerja selepas kelulusan dokumen di peringkat PTJ; dan

(iv) Buat semakan ke atas senarai dokumen rujukan luar dibuat sekurang-kurangnya sekali setahun bagi memastikan penggunaan dokumen luaran adalah terkini.

10. Jika lulus, ikut langkah 11. Jika tidak lulus, maklumkan keputusan mesyuarat kepada Pemilik Proses dan ulang langkah 3 atau proses tamat.

10. Lulus?

Ya

D

Tidak

B

9. Sedia kertas cadangan pindaan/tambahan dokumen

dan/atau pemakaian dokumen luaran untuk kelulusan mesyuarat

peringkat PTJ

C




11. Daftar kod dokumen (sekiranya dokumen baharu) dengan merujuk kepada Jadual Penetapan Kod Dokumen ISO UPM. Dapatkan pengesahan kelulusan dokumen menggunakan Borang Pengesahan Kelulusan Dokumen (PGR/BR01/LULUS-DOK) bagi dokumen Manual ISO, Prosedur, Arahan Kerja dan Garis Panduan sahaja dengan merujuk Jadual Kelulusan Dokumen ISO UPM seperti berikut:

Dokumen Menyedia/ Menyemak

Kuasa Melulus/

Meluluskan Semula

Manual ISO WP Naib

Canselor

Prosedur, Arahan Kerja, Garis Panduan Skop Pengurusan

PKD WP

Prosedur, Arahan Kerja, Garis Panduan Skop Peneraju Proses (Perkhidmatan Utama, Sokongan dan Operasi Perkhidmatan Sokongan)

TPKD PP TWP PP

[Rujuk Lampiran 6: Borang Pengesahan Kelulusan Dokumen (PGR/BR01/LULUS-DOK)] Rujuk Lampiran 7: Jadual Penetapan Kod Dokumen ISO UPM


12. Sediakan statistik dan senarai perincian perubahan dokumen untuk diserahkan kepada PKD. [Rujuk Lampiran 8: Templat Statistik dan Senarai Perincian Perubahan Dokumen]


13. Muatnaik dokumen melalui Modul Peneraju Proses dalam Sistem Pengurusan ISO UPM (e-ISO) mengikut tempoh yang ditetapkan sebagaimana tarikh tindakan yang dinyatakan dalam Jadual Tindakan Kuatkuasa Dokumen ISO UPM. Dapatkan No. ID dan Katalaluan daripada PKD/Urus Setia Induk ISO UPM untuk mengakses modul Peneraju Proses.

11. Daftar kod dokumen dan dapatkan pengesahan kelulusan

12. Sediakan statistik dan senarai perincian perubahan dokumen

13. Muatnaik dokumen melalui Modul Peneraju Proses dalam

Sistem e-ISO

E

C

G




14. Serah salinan keras (hardcopy) Borang

Pengesahan Kelulusan Dokumen lengkap dan emel salinan lembut (softcopy) dokumen sokongan kepada PKD mengikut tempoh yang ditetapkan sebagaimana tarikh tindakan yang dinyatakan dalam Jadual Tindakan Kuatkuasa Dokumen ISO UPM. Dokumen sokongan yang perlu dihantar kepada PKD/Urus Setia Induk ISO adalah seperti berikut:

(a) salinan keras (hardcopy) dokumen,

iaitu: (i) Pengesahan Kelulusan Dokumen

(PGR/BR01/LULUS-DOK) yang telah lengkap ditandatangani oleh pegawai yang bertanggungjawab sebagaimana yang dinyatakan dalam Jadual Kelulusan Dokumen ISO UPM (Bagi Prosedur, Arahan Kerja dan Garis Panduan sahaja);

(b) Salinan lembut (softcopy) dokumen (melalui emel ke [email protected]), iaitu: (i) Statistik dan Senarai Perincian

Perubahan Dokumen; (ii) Dokumen draf pindaan yang

terdapat butiran perubahan dan Dokumen draf akhir (clean version) - dalam format Microsoft Word/Excel dan PDF; dan

(iii) Log Pemantauan Pindaan/Tambahan Dokumen Peneraju Proses

PKD/ Urus Setia Induk ISO UPM

15. Daftar/Kemaskini Log Pemantauan Pindaan/Tambahan Dokumen peringkat induk dan laksanakan tindakan berikut: (a) Semak salinan lembut (softcopy)

dokumen sokongan yang dihantar dan diemel daripada TPKD PP. Pastikan dokumen yang dihantar menepati format yang ditetapkan. Jika minor pindaan, buat pindaan terus. Manakala jika major pindaan, maklum dan emel semula kepada TPKD PP yang berkaitan untuk buat pindaan.

(b) Semak Borang Pengesahan Kelulusan Dokumen (PGR/BR01/LULUS-DOK) yang telah ditandatangani oleh TPKD PP dan TWP PP sebagaimana Jadual Tindakan Kuatkuasa Dokumen ISO UPM. [Rujuk Lampiran 9: Templat Log Pemantauan Pindaan/Tambahan Dokumen Induk]

E

15. Daftar/Kemaskini log dan semak dokumen sokongan

14. Serah hardcopy Borang Pengesahan Kelulusan Dokumen

lengkap dan emel softcopy dokumen sokongan kepada PKD

F



PKD/ Urus Setia Induk ISO UPM

16. Buat semakan dan pengesahan dokumen seperti berikut:

(a) Semak dokumen yang dimuatnaik dalam sistem e-ISO. Pastikan dokumen yang dimuatnaik menepati format yang ditetapkan;

(b) Sahkan dokumen dalam e-ISO dan masukkan tarikh kuatkuasa dokumen;

(c) Arkibkan dokumen yang berkaitan dengan memasukkan tarikh arkib dokumen iaitu selari dengan tarikh kuatkuasa dokumen yang telah disahkan; dan

(d) Lengkapkan Borang Pengesahan Kelulusan Dokumen (PGR/BR01/ LULUS-DOK) untuk ditandatangani oleh Wakil Pengurusan dan Naib Canselor (sekiranya melibatkan Manual ISO).

17. Jika dokumen disahkan, ikut langkah 18. Jika tidak, maklumkan kepada TPKD PP untuk laksanakan pindaan/perubahan dan ulang langkah 13.

PKD 18. Buat hebahan perubahan dokumen kepada Peneraju Proses dan pekerja UPM melalui emel atau buletin UPM selewat-lewatnya satu (1) hari sebelum tarikh kuatkuasa dokumen.

PKD/

Urus Setia Induk ISO

19. Lengkapkan Log Pemantauan Pindaan/Tambahan Dokumen Induk.

[Rujuk Lampiran 9: Templat Log

Pemantauan Pindaan/Tambahan Dokumen Induk]

TPKD PP /

Urus Setia ISO PTJ 20. Simpan borang CPD yang telah lengkap

sebagai rekod dalam fail Pengurusan Dokumen ISO Peneraju Proses beserta petikan minit mesyuarat kelulusan dokumen peringkat Peneraju Proses (Rujuk Para Rekod dalam Prosedur Pengurusan Dokumen ISO UPM).

Disediakan oleh: Pegawai Kawalan Dokumen (PKD), Sistem Pengurusan ISO UPM 29 Mei 2019

Nota:

PKD – Pegawai Kawalan Dokumen

PTJ – Pusat Tanggungjawab

TPKD PP – Timbalan Pegawai Kawalan Dokumen Peneraju Proses

Pemilik Proses – Bahagian/Seksyen/Unit dalam PTJ yang menjadi Peneraju Proses di bawah skop ISO UPM

16. Buat semakan dan pengesahan dokumen dalam Sistem e-ISO

18. Buat hebahan perubahan dokumen ISO

17. Disahkan?

B

Tidak

Ya

19. Lengkapkan Log Pemantauan Pindaan/Tambahan Dokumen Induk

20. Simpan Borang CPD Yang Telah Lengkap Sebagai Rekod

G

F

Tamat

LAMPIRAN 1 Jadual Serahan Cadangan Pindaan/Tambahan Dokumen ISO

JADUAL SERAHAN CADANGAN PINDAAN/TAMBAHAN DOKUMEN ISO UNIVERSITI PUTRA MALAYSIA

Skop Dokumen Diserahkan kepada

PKD/TPKD PP Peneraju Proses

1. Pengurusan (PGR) PKD Pusat Jaminan Kualiti

2. Perkhidmatan Utama (PU):

2.1 Pengajian Prauniversiti TPKD

Prauniversiti Pusat Asasi Sains Pertanian

2.2 Pengajian Prasiswazah TPKD

Prasiswazah Bahagian Kemasukan dan

Bahagian Urus Tadbir Akademik

2.3 Pengajian Siswazah TPKD

Siswazah Sekolah Pengajian Siswazah

2.4 Penyelidikan dan Inovasi

TPKD Penyelidikan dan Inovasi

Pejabat Timbalan Naib Canselor (Penyelidikan dan Inovasi)

3. Sokongan (SOK)

3.1 Pengurusan Pelanggan TPKD

Pejabat Naib Canselor

Pejabat Naib Canselor - Pejabat Strategi Korporat dan

Komunikasi

3.2 Kewangan TPKD

Pejabat Bursar Pejabat Bursar

3.3 Latihan TPKD

Pejabat Pendaftar Pejabat Pendaftar

3.4 Peralatan, Kemudahan Infrastruktur dan Kenderaan

TPKD Pejabat Pembangunan dan Pengurusan Aset

Pejabat Pembangunan dan Pengurusan Aset

3.5 Pengurusan Sumber Manusia

TPKD Pejabat Pendaftar

Pejabat Pendaftar

3.6 Pengurusan Keselamatan dan Kesihatan Pekerjaan

TPKD Pejabat Naib Canselor

Pejabat Naib Canselor - Pejabat Pengurusan

Keselamatan dan Kesihatan Pekerjaan

3.7 Penentukuran dan Verifikasi Peralatan

TPKD Penyelidikan dan Inovasi

Pejabat Timbalan Naib Canselor (Penyelidikan dan Inovasi)

3.8 Pengurusan dan Keselamatan Makmal


Pejabat Naib Canselor - Pejabat Pengurusan

Keselamatan dan Kesihatan Pekerjaan

3.9 Pengurusan Swaakreditasi

TPKD Pusat Jaminan Kualiti

Pusat Jaminan Kualiti

3.10 Jaringan Industri dan Masyarakat

TPKD Jaringan Industri dan

Masyarakat

Pejabat Timbalan Naib Canselor (Jaringan Industri dan

Masyarakat)

3.11 Pengurusan Pelajar dan Pekerja Antarabangsa

TPKD Pusat Antarabangsa

Pusat Antarabangsa

3.12 Aktiviti Bahasa Tanpa Kredit

TPKD Pusat Pemajuan

Pusat Pemajuan Kompetensi Bahasa

Skop Dokumen Diserahkan kepada

PKD/TPKD PP Peneraju Proses

Kompetensi Bahasa

3.13 Pengurusan Wakaf Ilmu


Pejabat Naib Canselor - Pusat Pengurusan Wakaf, Zakat

dan Endowmen

4. Operasi Perkhidmatan Sokongan (OPR)

TPKD bagi setiap operasi

Peneraju Proses

Semua PTJ kecuali Fakulti, Institut, Akademi

Nota: PKD – Pegawai Kawalan Dokumen TPKD – Timbalan Pegawai Kawalan Dokumen

LAMPIRAN 2 Format Dokumen ISO

PENGURUSAN

Kod Dokumen: UPM/XXX/P001

Halaman: 1/4

No. Semakan: 00

No. Isu: 01

PROSEDUR XXXXXX Tarikh: 00/00/0000

Dokumen yang dicetak adalah ‘DOKUMEN TIDAK TERKAWAL’

1.0 SKOP

Prosedur ini merangkumi semua ....................................

2.0 TANGGUNGJAWAB

Naib Canselor, Wakil Pengurusan dan Timbalan Wakil Pengurusan bertanggungjawab memastikan prosedur ini dilaksanakan. Sesiapa yang terlibat perlu mematuhi prosedur ini.

3.0 DOKUMEN RUJUKAN

Kod Dokumen Tajuk Dokumen

4.0 TERMINOLOGI DAN SINGKATAN

JAD : Juruaudit Dalaman

PYB : Pegawai yang bertanggungjawab mengambil tindakan (contohnya: Ketua PTJ, TWP, PKPU, TPKP, Ketua Pentadbiran, Ketua Bahagian, Ketua Jabatan dan sebagainya).

PENGURUSAN


Halaman: 2/4

No. Semakan: 00

No. Isu: 01



5.0 PROSES TERPERINCI

CONTOH

Tanggungjawab Carta alir Perincian Rekod/ Dokumen

Rujukan

Naib Canselor

WP / KBPQ

WP / KBPQ

5.2 (a) Rancang perlaksanaan MKSP sekurang-kurangnya sekali dalam tempoh dua belas (12) bulan. (i) Kenal pasti tarikh mesyuarat mengikut

kesesuaian Naib Canselor pada bulan Januari tahun berkenaan; dan

(ii) Buat pemakluman awal tarikh mesyuarat kepada ahli selewat-lewatnya 14 hari selepas kepastian tarikh mesyuarat. Pastikan MKSP dilaksana selepas audit dalaman dan kajian kepuasan pelanggan/maklum balas pihak berkepentingan dijalankan.

(b) Sediakan takwim pengurusan mesyuarat selewat-

lewatnya 2 bulan sebelum tarikh mesyuarat.

(c) Lantik/lantik semula (jika perlu) setiausaha dan ahli MKSP selewat-lewatnya 3 hari bekerja sebelum notis mesyuarat dikeluarkan.

KBPQ 5.3 (a) Keluarkan surat panggilan mesyuarat beserta agenda kepada semua ahli MKSP, selewat-lewatnya tiga puluh (30) hari sebelum tarikh mesyuarat.

(b) Keluarkan notis/surat permohonan penyediaan laporan kepada Peneraju Proses berdasarkan agenda mesyuarat, selewat-lewatnya tiga puluh (30) hari sebelum tarikh mesyuarat.

KBPQ / TWP PP

KBPQ / KS

5.4 (a) Kumpul laporan daripada Peneraju mengikut tarikh akhir penyediaan laporan. Semak laporan bagi memastikan laporan yang disediakan menepati keperluan yang ditetapkan.

(b) Selaras laporan berdasarkan agenda yang ditetapkan selewat-lewatnya 10 (sepuluh) hari sebelum mesyuarat.

KBPQ

5.5 (a) Jika ya, ikut langkah 5.6.

(b) Jika tidak, maklum kepada peneraju dan dapatkan semula laporan lengkap dalam tempoh tujuh (7) hari sebelum tarikh mesyuarat dan ikut langkah 5.4.

5.1 Mula

5.2 Rancang Mesyuarat

5.5 Ditepati?

5.3 Keluarkan Notis Mesyuarat

5.4 Kumpul, Semak dan Selaras Laporan

Ya

Tidak

A

PENGURUSAN


Halaman: 3/4

No. Semakan: 00

No. Isu: 01



Tanggungjawab Carta alir Perincian Rekod/ Dokumen

Rujukan

KBPQ

5.6 Sedia dan edar laporan kepada ahli mesyuarat selewat-lewatnya tiga (3) hari bekerja sebelum tarikh mesyuarat.

Naib Canselor

Naib Canselor

Naib Canselor

Naib Canselor

Setiausaha

5.7 (a) Laksanakan mesyuarat jika satu per tiga dari bilangan ahli hadir.

(b) Naib Canselor adalah Pengerusi, sekiranya Pengerusi tidak dapat hadir, beliau boleh mewakilkan pada mana-mana TNC/Wakil Pengurusan untuk mempengerusikan mesyuarat.

(c) Setiausaha Mesyuarat adalah Ketua Bahagian

Pengurusan Kualiti Perkhidmatan , Pusat Jaminan Kualiti (CQA). Sekiranya Setiausaha tidak hadir, Pengerusi mempunyai kuasa untuk melantik pegawai/ahli mesyuarat lain sebagai pengganti.

(d) Laksanalkan mesyuarat mengikut agenda sebagaimana

yang dinyatakan dalam Standard ISO (Rujuk Lampiran A).

(e) Pastikan minit mesyuarat mengandungi keputusan dan

tindakan yang berkaitan dengan merujuk kepada output kajian dalam Standard Pengurusan ISO (Rujuk Lampiran A)

Setiausaha

5.8 Sedia dan edar Minit MKSP dalam tempoh 14 hari bekerja/2 hari sebelum tarikh audit badan pensijilan ISO.

Ketua PTJ/ KBPQ / TWP PP / TWP PTJ

/ PKPU / KS

Setiausaha

5.9 (a) Laksana dan pantau pelaksanaan tindakan yang perlu diambil hasil daripada mesyuarat, dalam tempoh yang ditentukan sebagaimana minit MKSP.

(b) Dapatkan maklumbalas keberkesanan pelaksanaan tindakan dalam tempoh tiga (3) bulan selepas tarikh minit mesyuarat diedarkan.

KBPQ

5.10

(a) Buat penyelarasan dan muatnaik laporan pelaksanaan tindakan dalam portal laman Sistem Pengurusan ISO UPM (e-ISO) dalam tempoh 14 hari bekerja daripada tarikh mendapat maklumbalas.

(b) Kemaskini laporan pelaksanaan tindakan dan bentang laporan dalam MKSP akan datang dalam agenda tindakan susulan.

5.7 Laksana Mesyuarat

5.8 Edar Minit Mesyuarat

5.6 Sedia dan Edar Laporan

5.9 Pantau Pelaksanaan Tindakan

5.11 Tamat

5.10 Lapor Pelaksanaan Tindakan

A

PENGURUSAN


Halaman: 4/4

No. Semakan: 00

No. Isu: 01



6.0 REKOD

Bil Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod

Tanggungjawab Mengumpul dan

Memfail

Tanggungjawab Menyelenggara

Tempat dan Tempoh

Simpanan

Kuasa Melupus

1. UPM/100-4/5 Tindakan Pembetulan (Induk)

Surat-surat yang berkaitan

Minit mesyuarat yang berkaitan

Laporan status tindakan pembetulan keseluruhan

Borang Ketakakuran (PGR /BR03/KKP) bagi proses Pengurusan yang telah disahkan keberkesanan tindakannya

Urus Setia Induk KBJK BDR

3 Tahun

(Selewat-lewatnya 6

bulan selepas audit

Badan Persijilan)

Pendaftar

2. UPM/(kod PTJ)/100-4/5 Tindakan Pembetulan (nama PTJ)

Surat-surat yang berkaitan

Minit mesyuarat yang berkaitan

Laporan status tindakan pembetulan

Borang Ketakakuran (PGR /BR03/KKP) yang telah disahkan keberkesanan tindakannya

Urus Setia PTJ TWP PTJ Pejabat TWP PTJ/ Bilik Jaminan Kualiti

3 Tahun

(Selewat-lewatnya 6

bulan selepas audit

Badan Persijilan)

Ketua PTJ

PERKHIDMATAN UTAMA

PRASISWAZAH

PEJABAT TIMBALAN NAIB CANSELOR (AKADEMIK & ANTARABANGSA)

Kod Dokumen: UPM/PU/PS/AKXXX

Halaman: 1/1

No. Semakan: 00

No. Isu: 01

ARAHAN KERJA XXXXXX / GARIS PANDUAN XXXXX*

Tarikh: 00/00/0000


1.0 PENGENALAN/SKOP/TUJUAN*

Garis Panduan* ini merangkumi semua .................................... Arahan Kerja/ 2.0 TERMINOLOGI DAN SINGKATAN (sekiranya perlu sahaja)

JAD : Juruaudit Dalaman

PYB : Pegawai yang bertanggungjawab mengambil tindakan (contohnya: Ketua PTJ, TWP, PKPU, TPKP, Ketua Pentadbiran, Ketua Bahagian, Ketua Jabatan dan sebagainya).

3.0 ARAHAN/PANDUAN*

CONTOH

Bil Tindakan Tanggungjawab

1. Sedia Bahan Pengajaran 1.1 Sedia/ kemas kini bahan pengajaran 1.2 Sediakan senarai bahan dan peralatan pengajaran dan amali

satu (1) minggu sebelum semester bermula bagi pembelian bahan dan peralatan pengajaran yang memerlukan proses pembelian (Rujuk : Borang Penyediaan Peralatan dan Bahan Amali (PU/PS/BR02/AJR))

1.3 Sediakan senarai bahan dan peralatan pengajaran dan amali

(1) minggu sebelum sesi pengajaran/amali bermula. (Rujuk: Borang Penyediaan Peralatan dan Bahan Amali (PU/PS/BR02/AJR))

PK/Pensyarah

Pensyarah

Nota: * Pilih salah satu yang bersesuaian

LAMPIRAN 3 CONTOH DOKUMEN DRAF PINDAAN

NO. SEMAKAN : 00 NO. ISU : 03 TARIKH KUATKUASA : 31/05/2019 1 drp. 4

PERHATIAN:

Bagi cadangan pindaan dokumen sila serahkan kepada TPKD PP/PKD mengikut skop masing-masing untuk semakan dan kelulusan peringkat Peneraju Proses.

(Tandakan ( ) pada ruangan berkaitan)

A. JENIS CADANGAN: i. Baharu/Tambahan ii. Pindaan iii. Gugur iv. Semakan setiap 3 Tahun

1. Nama :

2. PTJ:

3. No. Tel : 4. E-mel:

5. Tandatangan: 6. Tarikh:

7. Cadangan Pindaan:

Manual Kualiti Prosedur Arahan Kerja

Borang Log Garis Panduan

Rekod Kualiti Lain-lain (Sila nyatakan) _______________________________

8. Pernyataan / Huraian Pindaan (Sila buat Lampiran sekiranya ruangan tidak mencukupi):

___________________________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________________________

Huraian Pindaan Dokumen Tambahan (T)/ Pemotongan (P) Asal Baharu

B. UNTUK KEGUNAAN PEJABAT PENERAJU PROSES (PP)

1. Rekod Penerimaan PKD/TPKD.

__________________ (Tandatangan)

Nama dan cap: Tarikh: ________

PENGURUSAN

Kod Dokumen: PGR/BR01/CPD

BORANG CADANGAN PINDAAN/TAMBAHAN DOKUMEN MS ISO _______________


2. Tindakan Peneraju Proses

Nota: Tandakan √ pada kotak yang disediakan * Potong yang mana tidak berkenaan

Senarai Semak Status

a. Lengkapkan No. CPD:

QMS (PGR / PU / SOK / OPR*) : (______ _) ____ / __________

(kod PTJ) (bil) (tahun)

EMS (SOK/OPR) : (______ _) ______ / __________


ISMS (SOK/OPR) : (______ _) ______ / __________


b. Sedia/kemaskini dokumen berdasarkan pernyataan/huraian pindaan yang dicadangkan

c. Semak dan sahkan penyediaan dokumen : (Tandakan √ pada kotak yang disediakan setelah semakan dibuat dan sila abaikan ruangan ini jika dokumen digugurkan)

a. Perkara yang perlu disemak/dilaksana PKD/TPKD PP

b. i. Kod Dokumen

c. ii. Tajuk Dokumen

d. iii. Ejaan

e. iv. Format dokumen

f. v. Nama fail dokumen sama dengan tajuk dokumen

g. vi. Tukar fail ke PDF– bagi Manual Kualiti, Prosedur, Arahan Kerja, Arahan Tetap,

dan Garis Panduan sahaja

h. vii. Muat naik dokumen dalam Sistem e-ISO (Rujuk Statistik pindaan dokumen).

Dokumen yang sama perlu juga dikemaskini jika dipautkan dalam sistem/aplikasi atas talian lain (sekiranya berkaitan)

i. viii. Pindaan dikemaskini dalam sistem atas talian yang berkaitan (sekiranya ada)

j. ix. Dokumen rujukan luar disemak dan dikemaskini bagi memastikan

penggunaan dokumen yang terkini (merujuk kepada perkara ‘43.0 -Dokumen Rujukan’ dalam prosedur) (sekiranya berkaitan)

k. x. Cadangan pindaan dokumen yang melibatkan perubahan proses hendaklah

dibincang bersama Pusat Tanggungjawab yang berkaitan.

Disediakan PKD/ TPKD PP: ______________

(tandatangan)

Nama dan Cap: Tarikh: __________


d. Bawa ke Mesyuarat untuk kelulusan :

i. Keputusan Mesyuarat: ____________________________________ - Minit kali Ke: ______

ii. Diluluskan / Tidak Diluluskan * (Nyatakan justifikasi sekiranya tidak diluluskan)

iii. Cadangan tarikh Kuatkuasa: __ __ /__ __ /__ __ __ __

iv. Disemak dan disahkan WP/TWP PP (Pindaan pada Manual Kualiti hanya boleh disahkan oleh WP):

__________________ (Tandatangan)

Nama dan Cap: Tarikh: ____________

e. Maklumkan keputusan mesyuarat kepada pencadang (jika berkenaan)

f. Muatnaik dokumen ke dalam sistem e-ISO selewat-lewatnya 5 3 hari bekerja sebelum tarikh kuatkuasa. Tarikh selesai muatnaik dokumen: __________

g. Hantar dan emel dokumen sokongan kepada PKD (Rujuk Jadual Tindakan Kuatkuasa Dokumen ISO UPM)

C. UNTUK KEGUNAAN PEGAWAI KAWALAN DOKUMEN (PKD)

Tindakan Status

a. Tarikh Penerimaan borang daripada TPKD PP: _____________ *(Tidak berkaitan jika pindaan terus ke PKD)

b. Terima, semak dan buat pengesahan dokumen (rujuk modul Admin dalam e-ISO): Catatan:

c. Catatkan penerimaan CPD pada Log Pemantauan Dokumen Pindaan terkawal keseluruhan

d. Buat hebahan perubahan dokumen kepada pekerja UPM sebelum tarikh kuatkuasa. Tarikh hebahan: ____________

e. Kembalikan borang CPD yang telah lengkap beserta dokumen berkaitan untuk simpanan Rekod

Disediakan oleh PKD: ____________________ (Tandatangan)

Nama dan cap:

Disahkan oleh KBPQ UPM:

____________________ (Tandatangan)

Nama dan cap:

* Nota

CPD : Cadangan Pindaan/Tambahan Dokumen PTJ : Pusat Tanggungjawab QMS : Sistem Pengurusan Kualiti PU : Perkhidmatan Utama EMS : Sistem Pengurusan Alam Sekitar SOK : Proses Sokongan


ISMS : Sistem Pengurusan Keselamatan Maklumat TPKD PP : Timbalan Pegawai Kawalan Dokumen Peneraju Proses KBPQ : Ketua Bahagian Pengurusan Kualiti Perkhidmatan TWP PP : Timbalan Wakil Pengurusan Peneraju Proses OPR : Operasi Perkhidmatan Sokongan UPM : Universiti Putra Malaysia PKD : Pegawai Kawalan Dokumen WP : Wakil Pengurusan

LAMPIRAN 4 CONTOH BORANG CPD LENGKAP

Noraihan

Pencil

Noraihan

Line

Noraihan

Line

Noraihan

Text Box

Draf Pindaan

Noraihan

Text Box

Draf Akhir

LAMPIRAN 5 TEMPLAT LOG PEMANTAUAN PINDAAN/TAMBAHAN DOKUMEN

PENERAJU PROSES

LOG PEMANTAUAN PINDAAN/TAMBAHAN DOKUMEN PENERAJU PROSES

UNIVERSITI PUTRA MALAYSIA

1

PTJ: ___________________________

(A) SKOP SOKONGAN ( )

BIL. NO. CPD NAMA & KOD

DOKUMEN NO. ISU

NO. SEMAKAN

JENIS CADANGAN

PEMILIK PROSES KELULUSAN MESYUARAT

CADANGAN TARIKH

KUATKUASA

TARIKH SERAHAN DOKUMEN KEPADA PKD

(*softcopy/hardcopy)

TARIKH/TEMPOH TERIMA

DOKUMEN CATATAN

DISEDIA & DISEMAK OLEH TPKD PP

(termasuk dokumen yang dimuatnaik ke dalam

Sistem e-ISO)

DILULUS/ DILULUSKAN SEMULA OLEH TWP PP


Sistem e-ISO)

P B G TANDANGAN DAN

CAP TARIKH

TANDANGAN DAN CAP

TARIKH

1

(B) SKOP SOKONGAN ( )

BIL. NO. CPD NAMA & KOD

DOKUMEN NO. ISU

NO. SEMAKAN

JENIS CADANGAN

PEMILIK PROSES KELULUSAN MESYUARAT

CADANGAN TARIKH

KUATKUASA



TARIKH/TEMPOH TERIMA

DOKUMEN CATATAN

DISEDIA & DISEMAK OLEH TPKD PP


Sistem e-ISO)

DILULUS/DILULUSKAN SEMULA OLEH TWP PP


Sistem e-ISO)

P B G TANDANGAN DAN

CAP TARIKH

TANDANGAN DAN CAP

TARIKH

1

Nota *: P - Pinda B - Baharu G - Gugur TPKD PP - Timbalan Pegawai Kawalan Dokumen Peneraju Proses TWP PP - Timbalan Wakil Pengurusan Peneraju Proses

LAMPIRAN 6 BORANG PENGESAHAN KELULUSAN DOKUMEN

PENGURUSAN

Kod Dokumen: PGR/BR01/LULUS-DOK

BORANG PENGESAHAN KELULUSAN DOKUMEN

NO. SEMAKAN : 01 NO. ISU : 02 TARIKH KUATKUASA : 24/04/2018

Kategori Dokumen : _______________________________

Skop : __________________________________________

Peneraju Proses : _________________________________

Bil Tajuk Dokumen Kod Dokumen No. Isu

No. Semakan

Tarikh Kuatkuasa

Menyedia & Menyemak Kuasa Melulus/Melulus Semula* Kenyataan

Tanggungjawab Tandatangan Tarikh Tanggungjawab Tandatangan Tarikh

1.

LAMPIRAN 7 JADUAL PENETAPAN KOD DOKUMEN ISO

Jadual Penetapan Kod Dokumen ISO UPM | 1

JADUAL PENETAPAN KOD DOKUMEN ISO UNIVERSITI PUTRA MALAYSIA

KOD DOKUMEN Tanggungjawab

1. PEMBERIAN KOD MANUAL KUALITI

1.1 Gunakan kod UPM/PGR/MK untuk penyediaan Manual Kualiti

Pegawai Kawalan Dokumen

(PKD)

2. PEMBERIAN KOD PROSEDUR

2.1 Skop Pengurusan

PKD

2.2 Skop Perkhidmatan Utama

Timbalan Pegawai Kawalan Dokumen

Peneraju Proses (TPKD PP)

Singkatan bagi Skop Pengurusan

Singkatan bagi Manual Kualiti

Universiti Putra Malaysia

UPM / PGR / P001

No. Siri prosedur

Singkatan bagi Prosedur



UPM / PU/ (Kod Skop Utama) / P001

Singkatan bagi prosedur

Kod bagi skop Perkhidmatan Utama * (a)

Singkatan bagi Perkhidmatan Utama


No. Siri prosedur



2.3 Skop Sokongan

TPKD PP

2.4 Skop Operasi Perkhidmatan Sokongan

TPKD PP

3. PEMBERIAN KOD ARAHAN KERJA

3.1 Skop Pengurusan

PKD

UPM / SOK / (Kod Peneraju) / P001

No. Siri prosedur


Kod Peneraju Proses* (b)

Singkatan bagi skop sokongan


UPM / OPR/ (Kod PTJ) / P001

No. Siri prosedur


Kod Pusat Tanggungjawab * (c)

Singkatan bagi Skop Operasi


UPM / PGR / AK01

Singkatan bagi Arahan Kerja

No. Siri Arahan Kerja






TPKD PP

3.3 Skop Sokongan

TPKD PP


TPKD PP

UPM / PU/ (Kod Skop Utama) / AK01



Kod bagi skop Perkhidmatan Utama * (a)

Singkatan bagi Perkhidmatan Utama


UPM / SOK / (Kod Peneraju) / AK01



Kod Peneraju Proses* (b)

Singkatan bagi skop sokongan


UPM / OPR/ (Kod PTJ) / AK01



Kod Pusat Tanggungjawab * (c)

Singkatan bagi Skop Operasi




4. PEMBERIAN KOD DOKUMEN SOKONGAN

(Dokumen sokongan seperti garis panduan, senarai semak, log, templat dan borang)

4.1 Skop Pengurusan

PKD


TPKD PP

PGR / BR01 / (aktiviti)

Huruf dan/atau angka yang yang menggambarkan aktiviti Kod proses Kod kategori dokumen * (d) Singkatan bagi skop Pengurusan

PU/ (Kod Skop Utama) / BR01 / (aktiviti)

Huruf dan/atau angka yang menggambarkan aktiviti Kod proses (Jika ada, nyatakan kod. Jika tiada, kekal pada 01))

Singkatan bagi skop Perkhidmatan Utama

Kod skop utama * (a)

Kod kategori dokumen * (d)



4.3 Skop Sokongan

TPKD PP


TPKD PP

Nota *:

(a) Kod Skop Perkhidmatan Utama:

(i) P - Prauniversiti (ii) PS - Pengajian Prasiswazah (iii) S - Pengajian Siswazah (iv) PY - Penyelidikan dan Inovasi

SOK / (Kod Peneraju) / BR01 / (aktiviti)

Huruf dan/atau angka yang menggambarkan aktiviti Kod proses (Jika ada, nyatakan kod. Jika tiada, kekal pada 01)) Kod kategori dokumen * (d)

Singkatan bagi skop Sokongan

Kod Peneraju Proses * (b)

CONTOH: Kod proses bagi Pejabat Bursar: (a) 01 – Pembayaran (b) 02 – Pembelian

OPR/ (Kod PTJ) / BR01 / (aktiviti) Huruf dan/atau angka yang

menggambarkan aktiviti

Kod Bahagian/ Jabatan/ Seksyen/ Unit nyatakaBahagiann kod. Jika tiada, kekal pada 01))

Kod kategori dokumen * (d)

Kod PTJ * (c)

Singkatan bagi proses Operasi


(b) Kod Peneraju Proses:

(i) PEL - Pengurusan Pelanggan (ii) KEW - Kewangan (iii) LAT - Latihan (iv) PYG - Peralatan, Kemudahan Infrastruktur dan Kenderaan (v) BUM - Pengurusan Sumber Manusia (vi) OSH - Pengurusan Keselamatan dan Kesihatan Pekerjaan (vii) CAL - Penentukuran dan Verifikasi Peralatan

(viii) LAB - Pengurusan dan Keselamatan Makmal (ix) SWA - Pengurusan Swaakreditasi (x) JINM - Jaringan Industri dan Masyarakat (xi) INT - Pengurusan Pelajar dan Pekerja Antarabangsa (xii) LAX - Aktiviti Bahasa Tanpa Kredit (xiii) WKF - Pengurusan Wakaf Ilmu

(c) Kod PTJ (Semua PTJ yang mempunyai skop operasi kecuali Fakulti, Institut dan Akademi):

(i) PNC - Pejabat Naib Canselor (ii) HEPA - Pejabat Timbalan Naib Canselor (Hal Ehwal Pelajar dan

Alumni) (iii) PEND - Pejabat Pendaftar (iv) BUR - Pejabat Bursar (v) PSAS - Perpustakaan Sultan Abdul Samad (vi) SPS - Sekolah Pengajian Siswazah (vii) PPPA - Pejabat Pembangunan dan Pengurusan Aset (viii) BKU - Bahagian Keselamatan Universiti (ix) PKU - Pusat Kesihatan Universiti (x) PKK - Pusat Kebudayaan dan Kesenian Sultan Salahuddin Abdul Aziz

Shah (xi) PIU - Pusat Islam Universiti (xii) CADe - Pusat Pembangunan Akademik (xiii) iDEC - Pusat Pembangunan Maklumat dan Komunikasi (xiv) KOLEJ - Kolej Kediaman (xv) TPU - Taman Pertanian Universiti (xvi) FPV - Hospital Veterinar Universiti, Fakulti Perubatan Veterinar (xvii) PUPM - Penerbit UPM (xviii) PPUU - Pejabat Penasihat Undang-Undang (xix) CALC - Pusat Pemajuan Kompetensi Bahasa


(d) Kod Kategori Dokumen:

(i) AT - Arahan Tetap (ii) BL - Buku/Borang Log (iii) BR - Borang (iv) DF - Daftar Format/Format (v) GP - Garis Panduan (vi) LG - Log (vii) LP - Laporan (viii) SN - Senarai (ix) SS - Senarai Semak (x) SU - Senarai Utama

LAMPIRAN 8 TEMPLAT STATISTIK DAN SENARAI PERINCIAN PERUBAHAN DOKUMEN

1/2

PKD/TPKD PP | DOKUMEN

01

Kegunaan PKD/TPKD PP

STATISTIK DAN SENARAI PERINCIAN PERUBAHAN DOKUMEN

(Tandakan √ pada ruangan berkaitan)

NAMA PENERAJU/PTJ

KATEGORI ISO

KATEGORI SKOP

PGR PU SOK OPR

NAMA SKOP

(a) Statistik Perubahan Dokumen

Bil. Kategori

Dokumen ISO

Bilangan Dokumen Terlibat

Jumlah Pinda

Baharu/ Tambah

Gugur

1. Prosedur 0 0 0 0

2. Arahan Kerja 0 0 0 0

3. Garis Panduan 0 0 0 0

4. Borang 0 0 0 0

5. Log 0 0 0 0

6. Senarai Semak 0 0 0 0

7. Senarai Utama 0 0 0 0

8. Daftar Format/ Format

0 0 0 0

9. Senarai 0 0 0 0

10. Laporan 0 0 0 0

Jumlah Keseluruhan 0 0 0 0

Senarai perincian perubahan dokumen pada Lampiran

QMS ISMS EMS

2/2

PKD/TPKD PP | DOKUMEN

01

Kegunaan PKD/TPKD PP

Lampiran (b) Senarai Perincian Perubahan Dokumen

CONTOH

KATEGORI DOKUMEN :PROSEDUR

BIL. KOD DOKUMEN TAJUK DOKUMEN NO. ISU

NO. SEMAKAN

TARIKH KUATKUASA

1.

UPM/SOK/KEW-AST/P012

Prosedur Pengurusan Aset Alih

02

05

17/08/2018 *(P)

KATEGORI DOKUMEN : GARIS PANDUAN

BIL. KOD DOKUMEN TAJUK DOKUMEN NO.

ISU

NO.

SEMAKAN

TARIKH

KUATKUASA

2. SOK/KEW/GP019/AST

Garis Panduan Pendaftaran ID dan Verifikasi Aset Alih

Nama Lama Dokumen:

Garis Panduan Pendaftaran ID dan Verifikasi Aset

02 04 17/08/2018

*(P)

KATEGORI DOKUMEN :BORANG

BIL. KOD DOKUMEN TAJUK DOKUMEN NO.

ISU

NO.

SEMAKAN

TARIKH

KUATKUASA

1. SOK/KEW/BR040/AST Perakuan Pelupusan (PEP) Aset Alih

UPM 02 01

17/08/2018

*(P)

2.

Nota *:

(P) – Pinda (B) – Baharu/Tambah

(G) – Gugur

LAMPIRAN 9 TEMPLAT LOG PEMANTAUAN PINDAAN/TAMBAHAN DOKUMEN INDUK

LOG PEMANTAUAN PINDAAN/TAMBAHAN DOKUMEN INDUK

UNIVERSITI PUTRA MALAYSIA

1

PTJ: ___________________________

(A) SKOP SOKONGAN ( )

BIL. NO. CPD

JENIS CADANGAN PEMILIK

PROSES KELULUSAN MESYUARAT

CADANGAN TARIKH

KUATKUASA



TARIKH/TEMPOH TERIMA DOKUMEN

TARIKH HEBAHAN KEPADA PEKERJA

UPM CATATAN

DISEMAK OLEH PKD DISAHKAN OLEH KBPKP

P B G TANDANGAN DAN

CAP TARIKH

TANDANGAN DAN CAP

TARIKH

1

(B) SKOP SOKONGAN ( )

BIL. NO. CPD

JENIS CADANGAN PEMILIK

PROSES KELULUSAN MESYUARAT

CADANGAN TARIKH

KUATKUASA



TARIKH/TEMPOH TERIMA DOKUMEN

TARIKH HEBAHAN KEPADA PEKERJA

UPM CATATAN

DISEMAK OLEH PKD DISAHKAN OLEH KBPKP

P B G TANDANGAN DAN

CAP TARIKH

TANDANGAN DAN CAP

TARIKH

1

Nota *: P - Pinda B - Baharu G - Gugur PKD - Pegawai Kawalan Dokumen, Pusat Jaminan Kualiti KBPKP - Ketua Bahagian, Bahagian Pengurusan Kualiti Perkhidmatan, Pusat Jaminan Kualiti

panduan penyediaan/ pindaan dokumen iso universiti …reg.upm.edu.my/eiso/portal/kawalan...

Documents