panduan penggunaan pusat layanan ti filepanduan penggunaan sistem pusat layanan ti ----- 2...

Panduan Penggunaan Sistem Pusat Layanan TI ----------------------------------------------------------- 0

Direktorat SIS - BPS

Untuk Pengguna


Daftar Isi

Daftar Isi ............................................................................................................................................................ 1

Pendahuluan ................................................................................................................................................... 2

Laporan Langsung ........................................................................................................................................ 2

Layanan Telepon ........................................................................................................................................... 2

Layanan E-Mail ............................................................................................................................................... 3

Web HALOSIS .................................................................................................................................................. 3

1. Menu Login ............................................................................................................................................. 3

2. Menu Buka Tiket .................................................................................................................................. 6

3. Menu Cek Status Tiket .................................................................................................................... 11

4. Menu Basis Pengetahuan .............................................................................................................. 12

5. Menu Katalog Layanan ................................................................................................................... 13

6. Menu Panduan ................................................................................................................................... 15

7. Menu Laporan Evaluasi ................................................................................................................. 16

8. Menu Wordcloud .............................................................................................................................. 17


Pendahuluan

Pusat Layanan TI BPS merupakan sevice desk untuk layanan TI yang dibangun oleh

Direktorat SIS sebagai penyedia Layanan TI, yang berfungsi sebagai media untuk

menyampaikan permintaan maupun gangguan terkait layanan TI bagi seluruh pegawai

BPS sebagai pengguna. Pusat Layanan TI BPS menyediakan empat saluran bagi pengguna

untuk melaporkan gangguan maupun permintaan TI, yaitu melalui telepon, e-mail, web

portal, atau datang langsung ke front-office pusat pelayanan TI BPS.

Laporan Langsung

Pengguna dapat melaporkan secara langsung keluhan atau permintaan layanan TI,

terlebih bagi yang ditempatkan di BPS RI, dengan mengunjungi front-office pusat

pelayanan TI di gedung 1 lantai 2 BPS RI, Jl. Dr. Soetomo No. 6-8 Jakarta Pusat. Laporan

disampaikan melalui operator front-office yang berjaga. Pengguna dapat menyampaikan

permasalahan kepada operator secara detail. Operator akan membantu pengguna dalam

mencarikan solusi dan membuatkan tiket untuk pengguna.

Gambar 1. Front-office HALOSIS/Pusat Pelayanan TI

Layanan Telepon

Pengguna dapat menelepon HALOSIS dengan menghubungi ekstensi 1122 atau ke nomor

call-center 021 2203 5050, kemudian pengguna mendeskripsikan keluhan atau

permintaannya kepada operator front-office penerima telepon di pusat pelayanan TI BPS.


Pengguna juga bisa menanyakan seputar pelayanan TI BPS, seperti cara pembuat tiket

dengan akun sendiri lewat web HALOSIS, pemilihan kategori teknis layanan, dan

sebagainya.

Layanan E-Mail

Menggunakan e-mail BPS, pengguna dapat melaporkan keluhan atau permintaan layanan

TI dengan mengirimkan deskripsi permasalahan ke e-mail HALOSIS

([email protected]). Operator HALOSIS akan membuatkan tiket layanan untuk

pengguna dan secara otomatis e-mail pengguna akan menerima notifikasi bahwa tiket

layanan beserta nomor tiketnya telah dibuat dan menunggu konfirmasi terkait

permasalahan TI pengguna.

Gambar 2. Laporan gangguan via email HALOSIS

Web HALOSIS

Tiket layanan TI BPS juga dapat dibuat langsung oleh seluruh pengguna lewat web portal.

Saluran cara pembuatan tiket ini lebih dianjurkan, karena tiket akan langsung tersimpan

ke sistem tanpa perantara terlebih dulu, dan pengguna lebih leluasa untuk

mendeskripsikan permasalahannya. Web portal dapat diakses pada tautan

http://halosis.bps.go.id.

1. Menu Login

Untuk masuk ke dalam sistem, pengguna dapat membuka tautan tersebut dan login

menggunakan username dan password community.

mailto:[email protected]

http://halosis.bps.go.id/


Gambar 3. Tampilan halaman login

1


Gambar 4. Tampilan halaman utama

Di halaman awal, terdapat beberapa menu utama, diantaranya:

2. Buka Tiket, untuk membuka tiket gangguan atau permintaan

3. Cek Status Tiket, untuk memantau status tiket yang telah dibuat

4. Basis Pengetahuan, untuk mencari solusi awal gangguan

5. Katalog Layanan, untuk melihat daftar layanan TI dan informasinya

6. Panduan, untuk membaca buku panduan HALOSIS

7. Laporan Evaluasi, berisi hasil evaluasi pelaksanaan layanan TI BPS pada masa

kerja tahun terbaru

2 3 4

5 6

7

8


8. Word Cloud, untuk menampilkan kata atau istilah yang paling banyak dicari pada

Basis Pengetahuan

2. Menu Buka Tiket

Pengguna dapat membuat laporan atas gangguan maupun permintaan layanan TI

melalui menu Buka Tiket. Ketika di klik Buka tiket Baru, maka yang muncul adalah

dialog pembuatan tiket permintaan atau gangguan dengan halaman Basis

Pengetahuan sebagai layar dasar. Hal ini bermaksud supaya sebelum melaporkan

permasalahan, pengguna dapat melakukan self-service untuk mencari solusi. Hal ini

akan sangat membantu, karena petugas Pusat Layanan TI dapat lebih tanggap

menangani laporan lainnya. Penggunaan detail fitur Basis Pengetahuan akan

dijelaskan pada sesi selanjutnya. Pengguna dapat me-minimize dialog pembuatan

tiket untuk mencari solusi di Basis Pengetahuan. Ketika pengguna tidak dapat

menemukan solusi yang dicari maka pengguna dapat mencentang checkbox

“Permasalahan saya belum terselesaikan”

Gambar 5. Tampilan sebelum membuka tiket

Setelah checkbox di aktifkan, maka akan muncul tombol untuk membuka tiket.


Gambar 6. Tampilan pencarian solusi

Setelah terbuka halaman Buka Tiket, isikan beberap informasi yang wajib dipilih dan

di isi oleh pengguna diantaranya sebagaimana terlihat pada gambar dibawah ini :

Gambar 7. Tampilan proses pembuatan tiket


Kategori Layanan (Wajib dipilih)

Kategori Layanan adalah kelompok besar (group) dari seluruh layanan yang

disediakan oleh Pusat Layanan TI yang terdiri atas 13 Kategori Layanan, yang

dapat dilihat pada Katalog Layanan TI pada halaman Beranda

Sub Kategori Layanan (Wajib dipilih)

Sub Kategori Layanan adalah jenis layanan yang disediakan oleh Pusat

Layanan TI. Daftar kategori layanan dan sub kategori layanan dapat dilihat

pada tabel berikut ini.

No Kategori

Layanan Sub Kategori Layanan

1 Layanan Koneksi Jaringan

Layanan Akses Jaringan BPS dan Koneksi Internet Layanan Koneksi VPN (Virtual Private Network) Site Layanan Pendaftaran dan Troubleshooting VSAT Layanan Koneksi Personal VPN

2 Layanan Komunikasi

Layanan VoIP Layanan Email Layanan Vicon Layanan Chatting/Messenger (Skype For Business/Lync)

3 Layanan Hosting

Layanan Web Hosting Layanan Server Hosting Layanan Database Hosting Layanan Personal Virtual Desktop

4 Layanan Penyimpanan dan Berbagi Data

Layanan File Share Storage/Spool Layanan Personal Storage (Laci) Layanan Pertukaran Data dengan Eksternal BPS Layanan Crawling Informasi Layanan Pengelolaan Data Sensus dan Survei

5 Layanan Portal Layanan Portal Kolaborasi (Sharepoint) Layanan Portal Pegawai (Community)

6 Layanan Perangkat Jaringan

Layanan Perbaikan Perangkat & Konfigurasi Firewall Layanan Perbaikan Perangkat & Konfigurasi Server Layanan Perbaikan Perangkat & Konfigurasi Access Point Layanan Perbaikan Perangkat & Konfigurasi Switch

7 Layanan Piranti Lunak

Layanan Pengelolaan Piranti Lunak Layanan Permintaan Piranti Lunak

8 Layanan Perangkat Keras

Layanan Perbaikan Koneksi & Perangkat Mesin Handkey Layanan Komputer Layanan Printer dan Scanner Layanan UPS

9 Layanan Pembangunan Aplikasi

Layanan Pembangunan Aplikasi Pengolahan Data Survei Layanan Pembangunan Aplikasi Pengolahan Data Sensus Layanan Pembangunan Aplikasi Monitoring Survei/Sensus Layanan Pembangunan Sistem Informasi Manajemen


10 Layanan Pengembangan Aplikasi

Layanan Aplikasi Back Office Layanan Simpeg Online Layanan Presensi Online (Pusat) Layanan Prestasi Online Layanan Baperjakat Online Layanan TK Online Layanan SIM Perundang-Undangan Layanan KP Online Layanan Aplikasi PPID Layanan Simkeu Desktop Layanan Aplikasi Absensi Desktop Layanan Aplikasi Katalog Mikrodata Layanan Aplikasi Laporan Pekerjaan Pimpinan Layanan Sipintar Layanan Aplikasi Inpassing

Layanan Aplikasi Uji Kompetensi Layanan Website Paguyuban BPS Layanan Pengelolaan Presensi Online Daerah Layanan Aplikasi Mutasi Layanan Pengembangan Aplikasi Pengolahan Data Survei

Layanan Pengembangan Aplikasi Pengolahan Data Sensus Layanan Pengembangan Aplikasi Monitoring

Survei/Sensus

11 Layanan Konsultasi

Layanan Konsultasi terkait Pengolahan Data

12 Layanan Kompilasi Data

Layanan Kompilasi, Pemrosesan dan Tabulasi Data Pengolahan

Layanan Kompilasi dan Tabulasi Data Sistem Informasi Manajemen

13 Layanan Lainnya Layanan Shorten URL Layanan Dukungan Pimpinan Layanan Uji Coba CAPI

Jenis Tiket (Wajib dipilih)

Terdapat dua pilihan jenis tiket yaitu :

a. Gangguan. Yaitu untuk laporan yang bersifat gangguan terhadap layanan

TI. Pilih jenis tiket ‘Gangguan’, kemudian isikan form seperti pada gambar

berikut.


Gambar 8. Tampilan proses pembuatan tiket gangguan

b. Permintaan. Yaitu untuk mengajukan permintaan layanan TI. Pilih jenis

tiket ‘Permintaan’ kemudian isikan form seperti pada gambar berikut.

Gambar 9. Tampilan proses pembuatan tiket permintaan

Untuk mengajukan permintaan layanan, terdapat form persyaratan yang

harus dilampirkan sebelum membuat tiket. Pengguna bisa mendownload

formulir terkait untuk kemudian di upload kembali pada halaman ini.

Ringkasan masalah (Wajib diisi)


Merupakan kalimat singkat yang mewakili permasalahan baik yang berupa

gangguan maupun layanan permintaan

Deskripsi Masalah (Wajib diisi)

Adalah penjelasan detil mengenai permasalahan. Semakin detail pengguna

mengisikan deskripsi permasalahan akan semakin baik, artinya solusi yang

akan diajukan akan semakin sesuai dengan permasalahan yang terjadi

Metode Callback (Wajib diisi)

Adalah metode yang digunakan oleh operator Pusat Layanan TI untuk

menghubungi pengguna kembali jika ada yang harus disampaikan

Laporan tidak dari yang bersangkutan (Tidak wajib diisi)

Bagian ini diisi jika yang membuka tiket adalah bukan pengguna yang

mengalami gangguan TI atau meminta layanan TI

Tombol Buka Tiket

Setelah semua informasi selesai diinput, kemudian klik tombol Buka Tiket.

Setelah itu sistem secara otomatis akan men-generate nomor tiket dan

mengirimkan notifikasi dan nomor tiket ke akun email yang telah diinput.

Setelah membuka tiket, pengguna dapat mengecek email masing-masing untuk

mengetahui Nomor Tiket (missal #987xxxx). Melalui portal ini pengguna juga

dapat melakukan dialog baik dengan operator maupun dengan Technical

Support jika tiketnya yang dieskalasi terdapat kendala atau ada yang ingin

diubah preferensinya.

3. Menu Cek Status Tiket

Pengguna dapat melihat status tiket yang telah dibuka, dan juga melihat historis

penangannya pada menu Cek Status Tiket. Pada halaman utama, klik tombol ‘Cek

Status Tiket’, maka akan ditampilan daftar tiket yang masih dalam status Open.


Gambar 8. Tampilan halaman utama

Gambar 10. Tampilan cek status tiket

Melalui daftar tiket diatas, pengguna dapat melihat daftar tiket yang pernah dibuat,

status tiket, serta history tiket.

4. Menu Basis Pengetahuan

Basis Pengetahuan berisi beberapa pertanyaan yang sering diajukan


Gambar 11. Tampilan pertanyaan yang sering diajukan

Untuk melihat beberapa pertanyaan yang sering diajukan, pengguna dapat memilih

kategori permasalahan, topik bantuan atau dengan mengetik kata kunci secara

langsung pada kategori overview

5. Menu Katalog Layanan

Katalog Layanan menampilkan informasi layanan apa saja yang disediakan oleh

Pusat Layanan TI BPS. Terdapat 13 kategori besar layanan yang mencakup sekitar

60 layanan TI. Setiap sub kategori layanan sudah dipastikan agar mengakomodasi

berbagai permasalahan TI di BPS, dan akan terus diperbarui jika diperlukan.


Gambar 12. Tampilan katalog layanan

Untuk melihat lebih detil layanan apa saja yang disediakan, pengguna dapat memilih

salah satu kategori layanan. Sebagai contoh, coba klik Layanan Perangkat Keras

Gambar 13. Tampilan katalog layanan perangkat keras


Daftar layanan yang tertera pada gambar adalah daftar layanan yang masuk

kategori Layanan Perangkat Keras. Setiap layanan TI yang disediakan akan

disertai dengan :

a. Service Level Agreement (SLA) b. Formulir persyaratan pengajuan permintaan terkait layanan

6. Menu Panduan

Berisikan halaman untuk membaca buku panduan ini sendiri, yang merupakan

selayang pandang mengenai HALOSIS beserta tata cara pembuatan tiketnya. Buku

ini dapat dibaca dalam jaringan (online) ataupun diunduh untuk dibaca offline dalam

format (.pdf). Sebelum membaca buku, pengguna akan disajikan pop-up cara

membuat tiket secara garis besar. Untuk membaca buku panduan, pengguna meng-

klik tautan Selengkapnya….

Gambar 14. Tampilan dialog langkah membuat tiket di halosis.bps.go.id



7. Menu Laporan Evaluasi

Laporan Tahunan Pusat Layanan TI BPS, atau singkatnya Laporan Tahunan HALOSIS

adalah laporan mengenai hasil evaluasi pelayanan TI BPS yang telah diterapkan

selama tahun tersebut. Klik menu untuk menampilkan halaman membaca. Pengguna

dapat mengunduhnya untuk dibaca secara offline dalam format (.pdf).



8. Menu Wordcloud

Menampilkan kata atau istilah yang paling banyak dicari pada Basis Pengetahuan

Gambar 17. Tampilan Word Cloud

Pengguna dapat mengklik salah satu kata atau istilah tersebut, sehingga akan muncul

tampilan daftar Basis Pengetahun terkait dengan kata tersebut.

Gambar 18. Tampilan pertanyaan yang sering diajukan

panduan penggunaan pusat layanan ti filepanduan penggunaan sistem pusat layanan ti ----- 2...

Documents