panduan pengguna integrasi hrmis-gfmas

HUMAN RESOURCE MANAGEMENT INFORMATION SYSTEM

PANDUAN PENGGUNA

INTEGRASI HRMIS-GFMAS

Versi 1.2 (SUBMODUL PENGURUSAN GAJI)

BAHAGIAN PENGURUSAN MAKLUMAT (BPM) JABATAN PERKHIDMATAN AWAM MALAYSIA

PANDUAN PENGGUNA INTEGRASI HRMIS-GFMAS Versi: 1.2

Integrasi HRMIS-GFMAS Tarikh pengemaskinian terkini: 14/09/2009 Panduan Pengguna V1.2 Muka surat 1-2

KANDUNGAN

1 PENGENALAN .................................................................................. 3

1.1 OBJEKTIF PANDUAN PENGGUNA .................................................... 5 1.2 SKOP PANDUAN PENGGUNA ........................................................... 5 1.3 PENGGUNA ........................................................................................ 6

2 PERANAN ......................................................................................... 7

3 MENU SEMAKAN STATUS PENGHANTARAN/ PENERIMAAN TRANSAKSI INTEGRASI HRMIS-GFMAS ..................................... 14

4 INTEGRASI HRMIS-GFMAS ........................................................... 20

4.1 DCS/DATA INDUK (MASTER DATA) .......................................... 22

4.1.1 Status Penerimaan .......................................................... 26

4.1.2 Semakan di Modul (Modul Pentadbiran Sistem- Pengurusan Gaji dan Pengurusan Rekod Peribadi) .. 32

4.1.3 Penghantaran Matrik Gaji ............................................... 33 4.1.4 Status Penghantaran ...................................................... 40

4.2 PERALIHAN /DCS CONVERSION .................................................... 43 4.2.1 Status Penerimaan .......................................................... 45

4.2.2 Semakan di Modul (Pentadbiran Sistem- Pengurusan Gaji) .................................................................................... 49

4.3 TRANSAKSI NOMBOR GAJI ............................................................ 50 4.3.1 Permohonan Nombor Gaji .............................................. 53

4.3.2 Status Penghantaran ...................................................... 56

4.3.2.1 Cari No. Kad Pengenalan ............................................ 59

4.3.3 Status Penerimaan .......................................................... 62 4.3.4 Semakan di Modul (Pengurusan Gaji) ......................... 65

4.4 PERUBAHAN GAJI (SG20) ............................................................... 66 4.4.1 Penghantaran Perubahan Gaji ...................................... 68 4.4.1.1 Penghantaran Transaksi Perubahan Gaji ................. 68 4.4.1.2 Penghantaran Semula Transaksi Yang Ditolak ....... 74

4.4.2 Status Perubahan Gaji .................................................... 78

4.4.2.1 Status Penghantaran ................................................... 78

4.4.2.2 Status Penerimaan ....................................................... 80 4.4.4 Semakan di Modul (Pengurusan Gaji) ......................... 83

4.5 SENARAI GAJI (R2) .......................................................................... 84 4.5.1 Status Penerimaan .......................................................... 85

4.5.2 Semakan di Modul (Pengurusan Gaji) ......................... 89



1 PENGENALAN Integrasi HRMIS-GFMAS melibatkan integrasi dua (2) submodul dalam modul Modul Saraan, Faedah dan Ganjaran (Remuneration, Benefits & Rewards – RBR), HRMIS dengan sistem gaji JANM untuk Perkhidmatan Awam Persekutuan (PAP) iaitu Government Financial and Management Accounting System (GFMAS). Dua (2) submodul HRMIS tersebut ialah :

1. Pengurusan Gaji 2. Imbuhan Tahunan

Fokus utama panduan pengguna ini ialah integrasi HRMIS yang berkaitan dengan submodul Pengurusan Gaji. Antara fungsi atau kemudahan dalam submodul Pengurusan Gaji ialah menyimpan maklumat perakaunan jabatan, maklumat kewangan pegawai, fail induk pegawai, nombor gaji pegawai dan memproses perubahan maklumat gaji pegawai dengan menggunakan borang Perubahan Gaji (SG20). Perubahan-perubahan maklumat gaji yang telah disahkan di peringkat Pusat Tanggungjawab (PTJ) akan dihantar ke GFMAS di Pejabat Perakaunan atau Accounting Office (AO) PTJ yang berkenaan untuk proses pembayaran gaji. Contoh perubahan gaji adalah Kenaikan Pangkat, Pertukaran Keluar Pegawai ke Jabatan lain, Memangku, Cuti Tanpa Gaji dan lain-lain lagi. Titik Integrasi (Integration Point) Titik Integrasi merupakan titik dimana proses penghantaran dan penerimaan data dibuat diantara dua sistem yang diintegrasikan. Titik Integrasi antara Aplikasi HRMIS(submodul Pengurusan Gaji) dengan GFMAS adalah seperti berikut:

1. Data Induk (Data Controll System – DCS atau Master Data) dan Error Response (jika terdapat ralat); Digunakan untuk mengemas kini maklumat perakaunan agensi.

2. Peralihan Data Induk Gaji (DCS Conversion) dan Error Response (jika terdapat ralat); Digunakan untuk mengemaskini maklumat kewangan pemilik kompetensi

3. Permohonan/Penerimaan Nombor Gaji; Digunakan untuk mendapatkan nombor gaji bagi pegawai yang tidak mempunyai nombor gaji (lantikan baru)

4. Transaksi/ Maklum balas SG20; dan



Digunakan untuk menghantar dan mendapatkan maklum balas perubahan gaji pemilik kompetensi

5. Senarai Potongan Gaji Digunakan untuk mengemaskini Fail Induk Gaji pemilik kompetensi bagi transaksi potongan yang berlaku di GFMAS.

Maklumat lanjut mengenai titik integrasi yang terlibat bagi integrasi kedua-dua sistem adalah seperti Jadual 1 di bawah: Jadual 1 : Titik Integrasi bagi GFMAS Bil. Titik Integrasi Frekuensi Penghantar Penerima

1. Data Induk Gaji (DCS)

Penerimaan DCS - Jabatan - Vot/ Bekalan - Pejabat Perakaunan - Pusat Tanggungjawab - Pusat Pembayar - Penerima Bayaran - Program/ Aktiviti - Amanah - Projek/ Setia - Profil - SODO / Objek - Pendapatan/

Potongan - Bank

Tahunan dan boleh juga dihantar pada bila-bila masa jika terdapat perubahan

GFMAS(JANM Ibu Pejabat)

HRMIS (JPA)

Maklum balas DCS Error Response

Jika terdapat ralat

HRMIS (JPA) GFMAS(JANM Ibu Pejabat)

b. Penghantaran DCS – Matrik Gaji

Jika terdapat perubahan


Maklum balas – E-mel Jika berjaya diterima

GFMAS (JANM Ibu Pejabat)

HRMIS (JPA)

2. Peralihan Data Induk Gaji (DCS Conversion)

Tahunan

DCS Conversion - Jabatan - Vot - Pusat Tanggungjawab - Program/ Aktiviti

- Projek/ Setia

Tahunan dan boleh juga dihantar pada bila-bila masa jika terdapat perubahan

GFMAS(JANM Ibu Pejabat)

HRMIS (JPA)

DCS Conversion Error Response

Jika terdapat ralat


3. Nombor Gaji

Permohonan Nombor Gaji

Harian HRMIS (PTJ) GFMAS (JANM Ibu Pejabat)



Maklum balas permohonan nombor gaji

Harian GFMAS (JANM Ibu Pejabat)

HRMIS (PTJ)

4. SG20

Transaksi SG20 Harian HRMIS (PTJ) GFMAS (AO)

Maklum balas SG20 Harian GFMAS (AO) HRMIS (PTJ)

5. Senarai Potongan Gaji

Senarai Potongan Gaji Bulanan GFMAS (AO) HRMIS (PTJ)

Maklum balas Error Response

Bulanan HRMIS (JPA) GFMAS(JANM)

1.1 OBJEKTIF PANDUAN PENGGUNA Objektif panduan pengguna ini ialah menerangkan proses integrasi HRMIS-GFMAS mengikut titik integrasi HRMIS-GFMAS iaitu:

1. Data Induk (DCS) 2. Peralihan Data Induk (DCS Conversion) 3. Permohonan Nombor Gaji 4. Transaksi SG20 5. Senarai Potongan Gaji

Pengguna dapat menggunakan panduan ini untuk menjalankan proses integrasi submodul Pengurusan Gaji HRMIS dengan GFMAS.

1.2 SKOP PANDUAN PENGGUNA Skop panduan pengguna ini ialah menerangkan proses integrasi HRMIS-GFMAS secara terperinci mengikut titik integrasi HRMIS-GFMAS iaitu:

1. Data Induk Gaji (DCS) a. Semakan Status Penerimaan fail DCS b. Proses fail DCS c. Semakan di modul d. Penghantaran DCS Matrik Gaji e. Semakan Status Penghantaran DCS Matrik Gaji

2. Peralihan Data Induk Gaji (DCS Conversion)

a. Semakan Status Penerimaan Peralihan Data Induk Gaji b. Memproses fail DCS Conversion c. Semakan di modul



3. Permohonan Nombor Gaji a. Penghantaran permohonan nombor gaji b. Semakan Status Penghantaran c. Semakan Status Penerimaan Maklum balas d. Proses nombor gaji yang diterima e. Semakan di modul

4. Transaksi SG20

a. Penghantaran perubahan gaji b. Semakan Status Penghantaran c. Semakan Status Penerimaan maklum balas d. Semakan di modul

5. Senarai Potongan Gaji

a. Semakan Status Penerimaan b. Kemas kini Fail Induk Pegawai c. Semakan di modul

1.3 PENGGUNA Panduan Pengguna ini terdiri daripada pengguna-pengguna aplikasi Integrasi-GFMAS iaitu:

Pentadbir Gaji

Pentadbir Integrasi (Pengurusan Gaji)



2 PERANAN Peranan yang perlu diperolehi oleh Pengguna untuk membuat pemantauan transaksi integrasi HRMIS-GFMAS ialah Pentadbir Integrasi (Pengurusan Gaji). Ikuti langkah-langkah berikut untuk memberi peranan Pentadbir Integrasi (Pengurusan Gaji) bagi membolehkan pengguna menyemak penghantaran/penerimaan transaksi yang dibuat secara integrasi HRMIS-GFMAS. Perhatian proses ini hanya boleh dilakukan oleh pengguna yang mendapat peranan Pentadbir sistem Level 2. 1. Laman Utama Sistem HRMIS adalah seperti di Rajah 2-1.

Rajah 2-1: Laman Utama Sistem HRMIS

2. Klik Pentadbiran Sistem.

Langkah 2 Klik Pentadbiran

Sistem



3. Pengguna akan melihat Menu Pentadbiran Sistem seperti di Rajah 2-2.

Rajah 2-2: Menu Pentadbiran Sistem

4. Klik Sekuriti. 5. Pengguna akan melihat Menu Sekuriti seperti Rajah 2-3.

Rajah 2-3: Menu Sekuriti

6. Klik Selenggara Profil Pengguna. 7. Pengguna akan melihat Menu Sekuriti seperti Rajah 2-4.

Menu Pentadbiran

Sistem Langkah 4 Klik Sekuriti

Menu

Sekuriti Langkah 6 Klik Selenggara

Profil Pengguna



Rajah 2-4: Menu Selenggara Profil Pengguna

8. Klik pada butang Cari untuk mencari nama pengguna.

Rajah 2-5: Skrin Penetapan Tugas

9. Masukkan Nombor Kad Pengenalan atau Nama Pemilik

Kompetensi. 10. Klik butang Teruskan.

11. Pengguna akan melihat Skrin Penetapan Tugas(Hasil Carian)

seperti Rajah 2-6.

Langkah 8 Klik Penetapan

Tugas

Langkah 9

Klik Butang Cari

Langkah 10

Klik Teruskan

Langkah 9 Masukkan No. KP

atau Nama CO



Rajah 2-6: Skrin Penetapan Tugas (Hasil Carian)

12. Klik radio button pada pemilik kompetensi yang dikehendaki. 13. Pengguna akan melihat Senarai Penetapan Tugas seperti Rajah

2-7.

Rajah 2-7: Skrin Senarai Penetapan Tugas

14. Klik Butang Tambah untuk menambah peranan.

15. Pengguna akan melihat Skrin Penetapan Tugas seperti Rajah 2-8.

Langkah 12

Klik radio button

Langkah 14 Klik butang Tambah



Rajah 2-8: Skrin Penetapan Tugas

16. Klik pada simbol + untuk melihat senarai pilihan peranan di Menu

Integrasi di [12] PENTADBIRAN SISTEM(SA) DAN [1206] – INTEGRASI().

17. Pengguna akan melihat Skrin Penetapan Tugas lebih terperinci seperti Rajah 2-9.

Langkah 16 Klik pada simbol +



Rajah 2-9: Skrin Penetapan Tugas (Lebih Terperinci)

18. Klik pada kotak pilihan untuk menambah capaian peranan. Pilih Integration Administrator (Payroll) iaitu di pilihan

19. Klik Simpan. 20. Pengguna akan peranan Integration Administrator (Payroll)

telah ditambah dalam Senarai Penetapan Tugas seperti Rajah 2-10.

Langkah 18 Klik pada kotak pilihan

Langkah 19

Klik butang Simpan



Rajah 2-10: Skrin Senarai Penetapan Tugas

21. Klik butang Batal untuk keluar.

22. Sila lihat Seksyen 3 untuk mencapai menu Semakan Status

Penghantaran dan Status Penerimaan Transaksi Integrasi HRMIS-GFMAS.

Peranan Integration Administrator (Payroll) telah ditambah



3 MENU SEMAKAN STATUS PENGHANTARAN/

PENERIMAAN TRANSAKSI INTEGRASI HRMIS-GFMAS

Ikuti langkah-langkah berikut untuk menyemak penghantaran/penerimaan transaksi yang dibuat secara integrasi HRMIS-GFMAS: 23. Pada ruang Address di Internet Explorer taipkan alamat web

berikut: http://www.eghrmis.gov.my

24. Tekan kekunci Enter. 25. Pengguna akan melihat Laman Selamat Datang ke Sistem

Maklumat Pengurusan Sumber Manusia seperti di Rajah 3-1.

Rajah 3-1: Laman Selamat Datang ke Portal Rasmi HRMIS

26. Klik pautan Aplikasi HRMIS.

Langkah 4 Klik pautan HRMIS



27. Pengguna akan melihat skrin Log Masuk (Log-in Page) seperti di Rajah 3-2.

Rajah 3-2: Log-in Page ke Sistem HRMIS

28. Pilih Bahasa dari senarai drop-down. 29. Isikan ID Pengguna dan Kata Laluan. 30. Klik Hantar untuk memasuki Sistem HRMIS.

Langkah 8

Klik Hantar



31. Pengguna akan melihat Laman Utama Sistem HRMIS seperti di Rajah 3-3.

Rajah 3-3: Laman Utama Sistem HRMIS

32. Klik Pentadbiran Sistem.

Langkah 10 Klik Pentadbiran Sistem



33. Pengguna akan melihat Menu Pentadbiran Sistem seperti di Rajah 3-4.

Rajah 3-4: Menu Pentadbiran Sistem

34. Klik Integrasi. 35. Pengguna akan melihat Menu Integrasi seperti di Rajah 3-5.

Rajah 3-5: Menu Integrasi

36. Klik Transaksi Integrasi.

Menu Pentadbiran

Sistem

Langkah 12 Klik Integrasi

Langkah 14 Klik Transaksi

Integrasi

Menu

Integrasi



37. Pengguna akan melihat Menu Transaksi Integrasi seperti di Rajah 3-6.

Rajah 3-6: Menu Transaksi Integrasi

38. Klik Pengurusan Saraan, Faedah dan Ganjaran. 39. Pengguna akan melihat Menu Pengurusan Saraan, Faedah dan

Ganjaran seperti di Rajah 3-7.

Rajah 3-7: Menu Pengurusan Saraan, Faedah dan Ganjaran

40. Kik Pengurusan Gaji.

Langkah 16 Klik Pengurusan Saraan, Faedah dan

Ganjaran

Menu Transaksi

Integrasi

Langkah 18 Klik Pengurusan Gaji

Menu Pengurusan Saraan, Faedah dan

Ganjaran



41. Pengguna akan melihat Menu Pengurusan Gaji seperti di Rajah 3-8.

Rajah 3-8: Menu Pengurusan Gaji

42. Sila lihat Seksyen 4 untuk melakukan operasi Integrasi HRMIS-

GFMAS.

Menu Pengurusan

Gaji



4 INTEGRASI HRMIS-GFMAS Pengguna:

Pentadbir Gaji

Pentadbir Integrasi (Pengurusan Gaji) Kandungan Seksyen: Seksyen ini mengandungi sub-seksyen berikut:

Jadual 3-1: Kandungan Seksyen

Seksyen Kandungan

4.1 DCS/ DATA INDUK

4.1.1 Status Penerimaan

4.1.2 Semakan di Modul (Pentadbiran Sistem/ Pengurusan Gaji)

4.1.3 Penghantaran Matrik Gaji

4.1.4 Status Penghantaran

4.2 PERALIHAN /DCS Conversion

4.2.1 Status Penerimaan Peralihan Data Induk

4.2.2 Semakan di Modul (Pentadbiran Sistem/ Pengurusan Gaji)

4.3 TRANSAKSI NOMBOR GAJI

4.3.1 Permohonan Nombor Gaji


4.3.2.1 Carian No. Kad Pengenalan

4.3.3 Status Penerimaan dan Proses

4.3.4 Semakan di Modul (Pengurusan Gaji)

4.4 PERUBAHAN GAJI (SG20)

4.4.1 Penghantaran Perubahan Gaji




4.5 SENARAI GAJI(R2)




Ikuti langkah-langkah berikut untuk mendapatkan Menu Integrasi GFMAS.



Langkah-langkah: 1. Dari Menu Pengurusan Gaji, klik GFMAS (lihat Rajah 4-1).

Rajah 4-1: Menu Pengurusan Gaji

2. Pengguna akan melihat Menu GFMAS seperti di Rajah 4-2 hingga

Rajah 4-5.

Rajah 4-2: Menu GFMAS

Menu Pengurusan Gaji

Langkah 1

Klik GFMAS

Menu GFMAS



3. Dari menu ini, pengguna boleh melakukan operasi-operasi berikut:

DCS/Data Induk (lihat Seksyen 4.1)

Peralihan/DCS Conversion (lihat Seksyen 4.2)

Transaksi No Gaji (lihat Seksyen 4.3)

Perubahan Gaji (SG20) (lihat Seksyen 4.4)

Senarai Gaji(R2) (lihat Seksyen 4.5)

Lihat seksyen-seksyen berkenaan untuk keterangan selanjutnya 4.1 DCS/DATA INDUK (Master Data)

Data Induk terdiri daripada data rujukan yang digunakan di GFMAS yang dahulunya dikenali sebagai Data Control System (DCS). JANM Ibu Pejabat (Head Office - HO) dan *35 Pejabat Perakaunan (Accounting Office – AO) akan menghantar fail DCS kepada HRMIS pada bulan Disember/Januari setiap tahun untuk tahun kewangan berikut/semasa untuk selaraskan penggunaan kod. Sebarang perubahan pada fail DCS yang berlaku sepanjang tahun juga akan dihantar ke HRMIS(JPA). Data rujukan ini akan diproses secara terpusat di JPA. Terdapat 13 jenis data DCS yang dihantar oleh JANM kepada HRMIS seperti berikut: * Bilangan pada Jan 2009 1. Kod Jabatan

- Kod Jabatan yang dihantar oleh JANM perlu dipetakan secara satu per satu dengan kod jabatan HRMIS. Contoh : Kod Jabatan Akauntan Negara Malaysia GFMAS : 123 HRMIS : PAP02-103-102-000-000-000-000-0000

2. Kod VOT - HRMIS menggunakan kod vot yang digunakan oleh JANM.

Contoh kod vot untuk JPA : B07

3. Kod Pejabat Perakaunan - HRMIS menggunakan kod Pejabat Perakaunan yang digunakan

oleh JANM. Contoh kod Pejabat Perakaunan untuk JPM : 1107

4. Kod Pusat Tanggungjawab - HRMIS menggunakan kod Pusat Tanggungjawab yang

digunakan oleh JANM. Contoh kod Pusat Tanggungjawab : 231020401 - KEMENTERIAN KEWANGAN/PEJ PGRH BHG PENGURUSAN AMANAH & SCRTY



5. Kod Pusat Pembayar

- HRMIS menggunakan kod Pusat Pembayar yang digunakan oleh JANM. Contoh kod Pusat Pembayar: 2018 - BAHAGIAN PENGURUSAN AMANAH DAN SEKURITI

6. Kod Penerima Bayaran - HRMIS menggunakan kod Penerima Bayaran yang digunakan

oleh JANM. Kod ini diterima daripada Pejabat Perakaunan (AO). Contoh kod Penerima Bayaran: 3022 – Mahkamah Sesyen Johor Bahru

7. Kod Program/Aktiviti - HRMIS menggunakan kod Program/Aktiviti yang digunakan oleh

JANM. Contoh kod Program/Aktiviti: 040201 - PEBENDAHARAAN 1/MESYUARAT MAJLIS BERSAMA KEB

8. Kod Amanah - HRMIS menggunakan kod Amanah yang digunakan oleh JANM.

Contoh kod Amanah: 130330 - LABUAN-BUMIPUTRA COMMERCE-EFT

9. Kod Projek/Setia - HRMIS menggunakan kod Projek/Setia yang digunakan oleh

JANM. Contoh kod Projek/Setia: 08500 - PERUMAHAN PDRM SIK, KEDAH

10. Kod Profil - HRMIS menggunakan kod Profil yang digunakan oleh JANM.

Contoh kod Profil: 220000

11. Kod SODO (Objek) - HRMIS menggunakan kod SODO yang digunakan oleh JANM.

Contoh kod SODO: 52901 - CUKAI-PDPTN PBADAN,TANAH,JUALAN,PINTU&DUTI STEM

12. Kod Pendapatan/Potongan - HRMIS menggunakan kod Pendapatan/Potongan yang

digunakan oleh JANM. Contoh kod Pendapatan/Potongan: /431 – Cukai Pendapatan

13. Kod Bank



- Kod Bank yang dihantar oleh JANM perlu dipetakan secara satu per satu dengan kod Bank HRMIS. Contoh : Kod Bank Malayan Banking Berhad GFMAS : Maybank HRMIS : 0227

Maklumat-maklumat kod ini adalah berkaitan di antara satu sama lain. Pemprosesan data ini hendaklah dilakukan mengikut turutan seperti di atas. Bagi maklumat DCS Matrik Gaji pula, JPA akan menghantar perubahan matrik gaji berdasarkan pekeliling kepada JANM Ibu Pejabat. Perubahan tidak termasuk pelarasan gaji bagi semua matrik gaji. Bagi kes perubahan keseluruhan matrik gaji, kemas kini di GFMAS akan dibuat oleh JANM sendiri.



CAPAIAN DCS/DATA INDUK Kandungan Seksyen: Seksyen ini mengandungi sub-seksyen berikut: Jadual 4.1-1: Kandungan Seksyen

Seksyen Kandungan


4.1.2 Semakan di modul (Pentadbiran Sistem/ Pengurusan Gaji)

4.1.3 Penghantaran Matrik Gaji


Ikuti langkah-langkah berikut untuk mendapatkan Menu DCS Langkah-langkah: 1. Dari Menu GFMAS, klik DCS (lihat Rajah 4.1-1).

Rajah 4.1-1: Menu GFMAS

2. Pengguna akan melihat Menu DCS seperti di Rajah 4.1-2.

Menu GFMAS

Langkah 1

Klik DCS



Rajah 4.1-2: Menu DCS


Status Penghantaran (lihat Seksyen 4.1.4)

Status Penerimaan (lihat Seksyen 4.1.1) 4. Lihat seksyen-seksyen berkenaan untuk keterangan selanjutnya.

4.1.1 Status Penerimaan Operasi ini membolehkan pengguna melihat status penerimaan data DCS untuk dilengkapkan ke dalam jadual rujukan pengurusan gaji sebagai rujukan pada Perubahan Gaji (SG20). Langkah-langkah: 1. Dari Menu DCS, klik Status Penerimaan (lihat Rajah 4.1.2-1).

Menu DCS



Gambarajah 4.1.2-2: Menu DCS

2. Pengguna akan melihat skrin Carian Data Masuk seperti di Rajah

4.1.2-2.

Rajah 4.1.2-2: Skrin Carian Data Masuk

3. Isikan atau kemaskini maklumat-maklumat berikut:

Tarikh Mula

Tarikh Akhir

Jenis DCS

Untuk Jenis DCS, pengguna boleh memilih salah satu dari jenis data DCS seperti berikut: Jabatan, VOT, Pejabat Perakaunan, Pusat Tanggungjawab, Pusat Pembayar, Penerima Bayaran, Program/Aktiviti, Amanah, Projek/Setia, Profil, SODO, Pendapatan/Potongan atau Bank. Pilihan ini perlu berturutan bagi memudahkan proses penerimaan data DCS.

Contoh: Bank

Menu DCS

Langkah 1 Klik Status Penerimaan

Langkah 4 Klik Teruskan



4. Klik Teruskan. 5. Pengguna akan melihat skrin Integrasi HRMIS - Data Masuk

seperti di Rajah 4.1.2-3.

Rajah 4.1.2-3: Skrin Integrasi HRMIS - Data Masuk

6. Klik Sumber yang dikehendaki.

Contoh: Bil 2 - DCS - Maklumat Bank

7. Pengguna akan melihat skrin Integrasi HRMIS - Data Keluar seperti di Rajah 4.1.2-4.

Rajah 4.1.2-4: Skrin Integrasi HRMIS - Data Keluar

Langkah 6 Klik Sumber yang dikehendaki

Langkah 8 Klik Cari



8. Klik Cari untuk mencari Kod Bank. 9. Pengguna akan melihat skrin Cari Maklumat Nama

Bank/Institusi dan skrin Senarai Nama Bank/Institusi seperti di Rajah 4.1.2-5.

Rajah 4.1.2-5: Skrin Carian Maklumat Nama Bank/Institusi

10. Isikan maklumat Keterangan Akaun untuk mencari maklumat

yang dikehendaki dan klik Teruskan, jika perlu. Jika tidak, terus ke Langkah 11.

11. Klik pada butang yang dikehendaki. Contoh: Bil. 7 – 0208.

12. Pengguna akan kembali ke skrin Integrasi HRMIS - Data Keluar

yang menunjukkan maklumat Kod Bank dan Nama Bank telah diisi berdasarkan pilihan di Langkah 11 (lihat Rajah 4.1.2-6).

Langkah 11 Klik pada butang yang dikehendaki

Maklumat yang telah diisi

Langkah 13 Klik di petak bagi rekod yang dikehendaki

Langkah 14 Klik Hantar



Rajah 4.1.2-6: Skrin Integrasi HRMIS - Data Keluar Setelah Carian Kod dan Nama Bank

13. Klik di petak bagi rekod yang dikehendaki.

Contoh: Bil 1 14. Klik Hantar. 15. Pengguna akan melihat Mesej Gesaan seperti di Rajah 4.1.2-7.

Rajah 4.1.2-7: Mesej Gesaan

16. Klik Yes untuk menghantar rekod, atau klik No untuk

membatalkan operasi. 17. Jika memilih Yes, pengguna akan melihat Mesej Makluman


Rajah 4.1.2-8: Mesej Makluman

18. Klik OK. 19. Pengguna akan kembali ke skrin Integrasi HRMIS - Data Masuk





20. Klik Keluar untuk keluar dari skrin.



4.1.2 Semakan di Modul (Modul Pentadbiran Sistem- Pengurusan Gaji dan Pengurusan Rekod Peribadi) Setelah semua data rujukan telah diproses, semakan boleh dibuat berdasarkan jadual di bawah: Nota : Sila rujuk panduan pengguna submodul Pengurusan Gaji untuk keterangan lebih lanjut.

Bil. Data Rujukan Menu Semakan di Modul Peranan

1. Jabatan

Pentadbiran Sistem Selenggara Jadual Rujukan Pengurusan Gaji Pemprosesan Gaji Data Rujukan Penyelarasan Kod-kod Antara JAN dan HRMIS Penyelarasan Kod-kod Antara JAN dan HRMIS Unit Organisasi

Pentadbir Gaji

2. Vot/ Bekalan

Pentadbiran Sistem Selenggara Jadual Rujukan Pengurusan Gaji Pemprosesan Gaji Pentadbiran Pengurusan Gaji Maklumat Perakaunan Vot

Pentadbir Gaji

3. Pejabat Perakaunan

Pentadbiran Sistem Selenggara Jadual Rujukan Pengurusan Gaji Pemprosesan Gaji Pentadbiran Pengurusan Gaji Maklumat Perakaunan Pejabat Perakaunan

Pentadbir Gaji

4. Pusat Tanggungjawab

Pentadbiran Sistem Selenggara Jadual Rujukan Pengurusan Gaji Pemprosesan Gaji Pentadbiran Pengurusan Gaji Maklumat Perakaunan Pusat Tanggungjawab

Pentadbir Gaji

5. Pusat Pembayar

Pentadbiran Sistem Selenggara Jadual Rujukan Pengurusan Gaji Pemprosesan Gaji Pentadbiran Pengurusan Gaji Maklumat Perakaunan Pusat Pembayaran

Pentadbir Gaji

6. Penerima Bayaran

Pentadbiran Sistem Selenggara Jadual Rujukan Pengurusan Gaji Pemprosesan Gaji Pentadbiran Pengurusan Gaji Maklumat Perakaunan Maklumat Penerima Bayaran

Pentadbir Gaji

7. Program/ Aktiviti

Pentadbiran Sistem Selenggara Jadual Rujukan Pengurusan Gaji Pemprosesan Gaji Pentadbiran Pengurusan Gaji Maklumat Perakaunan Aktiviti

Pentadbir Gaji



Bil. Data Rujukan Menu Semakan di Modul Peranan

8. Amanah

Pentadbiran Sistem Selenggara Jadual Rujukan Pengurusan Gaji Pemprosesan Gaji Pentadbiran Pengurusan Gaji Maklumat Perakaunan Amanah

Pentadbir Gaji

9. Projek/ Setia

Pentadbiran Sistem Selenggara Jadual Rujukan Pengurusan Gaji Pemprosesan Gaji Pentadbiran Pengurusan Gaji Maklumat Perakaunan Projek

Pentadbir Gaji

10. Profil

Pentadbiran Sistem Selenggara Jadual Rujukan Pengurusan Gaji Pemprosesan Gaji Pentadbiran Pengurusan Gaji Maklumat Perakaunan Profil DCS

Pentadbir Gaji

11. SODO / Objek

Pentadbiran Sistem Selenggara Jadual Rujukan Pengurusan Gaji Pemprosesan Gaji Data Rujukan Kod Perbelanjaan

Pentadbir Gaji

12. Pendapatan/ Potongan

Pentadbiran Sistem Selenggara Jadual Rujukan Pengurusan Gaji Pemprosesan Gaji Data Rujukan Kod Emolumen / Potongan Emolumen/Potongan

Pentadbir Gaji

13. Bank

Pentadbiran Sistem Selenggara Jadual Rujukan Pengurusan Rekod Peribadi Selenggara Rujukan Data Peribadi Nama Akaun

Pentadbir Pengurusan Rekod Peribadi

4.1.3 Penghantaran Matrik Gaji Operasi ini membolehkan pengguna menghantar jadual matrik gaji ke GFMAS. Langkah-langkah: 1. Dari Menu Pentadbiran Sistem, klik Selenggara Jadual

Rujukan (lihat Rajah 4.1.3-1).



Gambarajah 4.1.3-1: Menu Pentadbiran Sistem

2. Pengguna akan mendapat menu Selenggara Jadual Rujukan,

pada menu ini klik Pengurusan Saraan (lihat Rajah 4.1.3-2).

Gambarajah 4.1.3-2: Menu Selenggara Jadual Rujukan

3. Pengguna akan mendapat menu Pengurusan Saraan dan pilih Jadual Penentuan (lihat Rajah 4.1.3-3).

Menu Pentadbiran Sistem

Langkah 1 Klik Selenggara Jadual Rujukan

Menu Selenggara Jadual Rujukan

Langkah 2 Klik Pengurusan

Saraan



Gambarajah 4.1.3-3: Menu Pengurusan Saraan

4. Pengguna akan mendapat menu Jadual Penentuan dan pilih Jadual Gaji Matrik (lihat Rajah 4.1.3-4).

Gambarajah 4.1.3-4: Menu Jadual Penentuan

5. Pengguna akan mendapat menu Jadual Gaji Matrik dan pilih Hantar Jadual Gaji Matrik (lihat Rajah 4.1.3-5).

Menu Pengurusan Saraan

Langkah 3 Klik Jadual

Penentuan

Menu Jadual Penentuan

Langkah 4 Klik Jadual Gaji

Matrik



Rajah 4.1.3-5: Menu Jadual Gaji Matrik

6. Pengguna akan melihat skrin Carian Jadual Gaji Matriks seperti di

Rajah 4.1.3-6.

Rajah 4.1.3-6: Skrin Carian Jadual Gaji Matriks

7. Isikan maklumat-maklumat berikut:

Jenis Saraan: Pilih dari senarai drop-down

Klasifikasi Perkhidmatan: Pilih dari senarai drop-down

Kumpulan Perkhidmatan: Pilih dari senarai drop-down

Gred Gaji: Maklumat akan dipaparkan setelah pengguna memilih maklumat Klasifikasi Perkhidmatan (klik di petak yang berkenaan)

8. Lihat Rajah 4.1.3-7 yang menunjukkan contoh maklumat yang

telah diisi.

Jadual Gaji Matrik

Langkah 6 Klik Hantar Matrik Gaji ke

GFMAS



Rajah 4.1.3-7: Skrin Carian Jadual Gaji Matriks Yang Telah Diisi

9. Klik Teruskan.

10. Pengguna akan melihat skrin Selenggara Jadual Gaji Matriks


Rajah 4.1.3-8: Skrin Selenggara Jadual Gaji Matriks

11. Klik di petak (satu atau lebih) bagi rekod yang dikehendaki.

Contoh: Bil 1.

Langkah 9

Klik Teruskan

Langkah 11 Klik di petak (satu atau lebih) bagi rekod yang dikehendaki

Gunakan bar tatal untuk melihat sambungan skrin

Langkah 12

Klik Hantar



12. Klik Hantar.

13. Pengguna akan melihat Mesej Gesaan seperti di Rajah 4.1.3-9.



membatalkan operasi.

15. Jika memilih Yes, pengguna akan melihat Mesej Makluman seperti di Rajah 4.1.3-10.


16. Klik OK.



17. Pengguna akan kembali ke skrin Selenggara Jadual Gaji Matriks seperti di Rajah 4.1.3-11.

Rajah 4.1.3-11: Skrin Selenggara Jadual Gaji Matriks Setelah Operasi Hantar

18. Klik Batal untuk keluar dari skrin.




4.1.4 Status Penghantaran Operasi ini membolehkan pengguna melihat status penghantaran matrik gaji ke GFMAS. Langkah-langkah

1. Dari Menu DCS, klik Status Penghantaran (lihat Rajah 4.1.4-1).

Rajah 4.1.4-1: Menu DCS

2. Pengguna akan melihat skrin Carian Data Keluar seperti di

Rajah 4.1.4-2.

Rajah 4.1.4-2: Skrin Carian Data Keluar

Menu

DCS

Langkah 1 Klik Status Penghantaran





Tarikh Mula

Tarikh Akhir

Jenis Penghantaran DCS (Default kepada Matriks Gaji)

4. Klik Teruskan.

5. Pengguna akan melihat skrin Integrasi HRMIS - Data Keluar yang mengandungi maklumat-maklumat seperti Target Sistem, Tarikh Dihantar dan Jumlah Rekod seperti di Rajah 4.1.4-3.


6. Klik Target Sistem yang dikehendaki.

Contoh: Bil 2 - Jabatan Akauntan Negara - GFMAS

Langkah 6 Klik Target Sistem yang dikehendaki



7. Pengguna akan melihat skrin Integrasi HRMIS - Data Keluar yang mengandungi maklumat-maklumat seperti Dokumen, Tarikh Dihantar, Status Penghantaran dan Status Maklumbalas seperti di Rajah 4.1.4-4.


8. Klik Dokumen yang dikehendaki. Contoh: Bil 2 -

AA01000P01T03

9. Pengguna akan melihat skrin Integrasi HRMIS - Data Keluar seperti di Rajah 4.1.4-5.



Langkah 8 Klik Dokumen yang dikehendaki



4.2 PERALIHAN /DCS CONVERSION Maklumat Peralihan digunakan bagi menukar kod-kod DCS yang digunakan di maklumat kewangan pemilik kompetensi. Terdapat lima jenis data peralihan iaitu:

Kod Jabatan

Kod VOT

Kod Pusat Tanggungjawab

Kod Program/Aktiviti

Kod Projek JANM Ibu Pejabat akan menghantar maklumat Peralihan ke aplikasi HRMIS. Maklumat yang dihantar akan dipaparkan di aplikasi HRMIS untuk proses penerimaan data. Kandungan Seksyen: Seksyen ini mengandungi sub-seksyen berikut: Jadual 4.2-1: Kandungan Seksyen

Seksyen Kandungan


Ikuti langkah-langkah berikut untuk mendapatkan Menu Peralihan.



Langkah-langkah:

1. Dari Menu GFMAS, klik Peralihan (lihat Rajah 4.2-1).


2. Pengguna akan melihat Menu Peralihan seperti di Rajah 4.2-2.

Rajah 4.2-2: Menu Peralihan

3. Dari menu ini, pengguna boleh melakukan operasi Status

Penerimaan (lihat Seksyen 4.2.1).

4. Lihat seksyen yang berkenaan untuk keterangan selanjutnya.

Menu GFMAS

Langkah 1

Klik Peralihan

Menu Peralihan



4.2.1 Status Penerimaan Operasi ini membolehkan pengguna menerima maklumat peralihan dari GFMAS. Langkah-langkah: 1. Dari Menu Peralihan, klik Status Penerimaan (lihat Rajah 4.2.1-

1).

Rajah 4.2.1-1: Menu Peralihan


4.2.1-2.



Tarikh Mula

Tarikh Akhir

Menu Peralihan

Langkah 1 Klik Status Penerimaan

Langkah 4

Klik Teruskan



Jenis Peralihan

Untuk Jenis Peralihan, pengguna boleh memilih salah satu dari jenis data Peralihan berikut; Jabatan, VOT, Pusat Tanggungjawab, Program/Aktiviti atau Projek. Pilihan ini perlu diproses mengikut turutan.

Contoh: Jabatan

4. Klik Teruskan. 5. Pengguna akan melihat skrin Integrasi HRMIS - Data Masuk




Contoh: Bil. 2 – Peralihan Kod Jabatan




7. Pengguna akan melihat skrin Integrasi HRMIS – Proses Data Masuk seperti di Rajah 4.2.1-4.

Rajah 4.2.1-4: Skrin Integrasi HRMIS – Proses Data Masuk

8. Klik Kod untuk paparan data yang terperinci, jika perlu. Jika tidak,

terus ke Langkah 9. 9. Klik Hantar. 10. Pengguna akan melihat Mesej Gesaan seperti di Rajah 4.2.1-5.




Langkah 9

Klik Hantar





13. Klik OK. 14. Pengguna akan kembali ke skrin Integrasi HRMIS – Proses Data

Masuk seperti di Rajah 4.2.1-7. Status telah bertukar kepada Telah Diproses yang menunjukkan rekod tersebut telah dihantar.



16. Sila ulang langkah 3 untuk Peralihan VOT, Pusat Tanggungjawab,

Program/Aktiviti atau Projek

Status telah bertukar kepada

Telah Diproses



4.2.2 Semakan di Modul (Pentadbiran Sistem- Pengurusan Gaji) Setelah semua data peralihan telah diproses, semakan boleh dibuat berdasarkan jadual berikut: Nota : Sila rujuk panduan pengguna submodul Pengurusan Gaji untuk keterangan lebih lanjut.

Bil.

Data Rujukan

Menu Semakan di Modul

Peranan

1. Jabatan

Pentadbiran Sistem Selenggara Jadual Rujukan Pengurusan Gaji Pemprosesan Gaji Data Rujukan Penyelarasan Kod-kod JAN dan HRMIS Penyelarasan Kod-kod JAN dan HRMIS Unit Organisasi

Pentadbir Gaji

2. Vot/ Bekalan

Pentadbiran Sistem Selenggara Jadual Rujukan Pengurusan Gaji Pemprosesan Gaji Pentadbiran Pengurusan Gaji Maklumat Perakaunan Vot

Pentadbir Gaji

3. Pusat Tanggungjawab

Pentadbiran Sistem Selenggara Jadual Rujukan Pengurusan Gaji Pemprosesan Gaji Pentadbiran Pengurusan Gaji Maklumat Perakaunan Pusat Tanggungjawab

Pentadbir Gaji

4. Program/ Aktiviti

Pentadbiran Sistem Selenggara Jadual Rujukan Pengurusan Gaji Pemprosesan Gaji Pentadbiran Pengurusan Gaji Maklumat Perakaunan Aktiviti

Pentadbir Gaji

5. Projek/ Setia

Pentadbiran Sistem Selenggara Jadual Rujukan Pengurusan Gaji Pemprosesan Gaji Pentadbiran Pengurusan Gaji Maklumat Perakaunan Projek

Pentadbir Gaji

6. **Maklumat Kewangan Pemilik Kompetensi

Pentadbiran Sistem Selenggara Jadual Rujukan Pengurusan Gaji Pemprosesan Gaji Pentadbiran Pengurusan Gaji Maklumat Kewangan Maklumat Kewangan

Pentadbir Gaji



Bil.

Data Rujukan

Menu Semakan di Modul

Peranan

Pemilik Kompetensi

** Proses kemas kini maklumat peralihan di atas turut mengemaskini maklumat kewangan pemilik kompetensi yang menggunakan kod-kod yang dialihkan. 4.3 TRANSAKSI NOMBOR GAJI Operasi ini membolehkan pengguna peringkat PTJ (Pentadbir Gaji) memohon nombor gaji dari GFMAS bagi mana-mana Pemilik Kompetensi yang belum pernah mempunyai nombor gaji GFMAS. Jika permohonan nombor gaji berjaya diproses, GFMAS akan menghantar nombor gaji Pemilik Kompetensi ke HRMIS. Nombor gaji tersebut perlu dikemas kini dalam Fail Induk Gaji Pemilik Kompetensi di submodul Pengurusan Gaji. Jika GFMAS gagal memproses permohonan tersebut ralat mesej akan dihantar ke HRMIS. Pengguna perlu menyemak mesej ralat yang diberikan dan mengambil tindakan pembetulan. Kandungan Seksyen: Seksyen ini mengandungi sub-seksyen berikut: Jadual 4.3-1: Kandungan Seksyen

Seksyen Kandungan

4.3.1 Permohonan Nombor Gaji


4.3.2.1 Carian No. Kad Pengenalan



Ikuti langkah-langkah berikut untuk mendapatkan Menu Permohonan Nombor Gaji. Langkah-langkah: 1. Permohonan Nombor Gaji boleh dibuat di submodul Pengurusan

Gaji iaitu di menu Pengurusan Saraan, Faedah dan Ganjaran Pengurusan Gaji Pemprosesan Gaji Fail Induk Gaji klik Permohonan Nombor Gaji (lihat Rajah 4.3-1).



Rajah 4.3-1: Menu Fail Induk Gaji

Menu Fail Induk Gaji Langkah 1

Permohonan Nombor Gaji



2. Untuk mendapatkan Status Penghantaran dan Status Penerimaan sila klik pada Menu Pentadbiran Sitem Integrasi Transaksi Integrasi Pengurusan Saraan, Faedah dan Ganjaran Pengurusan Gaji GFMAS Transaksi No. Gaji

Rajah 4.3-2: Menu Transaksi No Gaji


1. Status Penghantaran (lihat Seksyen 4.3.2) 2. Status Penerimaan (lihat Seksyen 4.3.3)

4. Lihat seksyen-seksyen berkenaan untuk keterangan selanjutnya.

Menu Transaksi No Gaji



4.3.1 Permohonan Nombor Gaji Operasi ini membolehkan pengguna iaitu Pentadbir Pengurusan Gaji atau Pentadbir Pengurusan Saraan memohon nombor gaji bagi Pemilik Kompetensi baru di HRMIS. Langkah-langkah: 1. Dari Fail Induk Gaji, klik Permohonan Nombor Gaji (lihat Rajah

4.3.1-1).

Rajah 4.3.1-1: Menu Fail Induk Gaji

2. Pengguna akan melihat skrin Carian Penghantaran No Gaji


Rajah 4.3.1-2: Skrin Carian Penghantaran No Gaji


Langkah 1 Klik Permohonan

Nombor Gaji




3. Isikan maklumat-maklumat berikut, secara keseluruhan atau sebahagiannya.

Kumpulan Agensi

Nama Agensi

Tarikh Mula Perlantikan Baru

Tarikh Akhir Perlantikan Baru

Nama

No KP Baru

Status Penghantaran: Pilih dari senarai drop-down 4. Klik Teruskan. 5. Pengguna akan melihat skrin Senarai Penghantaran No Gaji


Rajah 4.3.1-3: Skrin Senarai Penghantaran No Gaji

6. Klik di petak (satu atau lebih) bagi rekod yang dikehendaki.

Contoh: Bil. 6. Nota : Sila pastikan maklumat Kod Pejabat Perakaunan, No. KP Baru dan Nama Pemilik Kompetensi yang hendak dihantar adalah sah.

7. Klik Hantar.











11. Klik OK. 12. Pengguna akan kembali ke skrin Senarai Penghantaran No Gaji

seperti di Rajah 4.3.1-6. Status telah bertukar kepada Telah Dihantar.



Rajah 4.3.1-6: Skrin Senarai Penghantaran No Gaji


4.3.2 Status Penghantaran Operasi ini membolehkan pengguna melihat permohonan nombor gaji yang telah dihantar ke GFMAS. Kandungan Seksyen: Seksyen ini mengandungi sub-seksyen berikut: Jadual 4.3.2-1: Kandungan Seksyen

Seksyen Kandungan

4.3.2.1 Cari No. Kad Pengenalan

Ikuti langkah-langkah berikut untuk mendapatkan skrin Carian Data Keluar. Langkah-langkah: 1. Dari Menu Transaksi No Gaji, klik Status Penghantaran (lihat

Rajah 4.3.2-1).

Status telah bertukar kepada Telah Dihantar



Rajah 4.3.2-1: Menu Transaksi No Gaji

2. Pengguna akan melihat skrin Carian Data Keluar seperti di Rajah

4.3.2-2.

Rajah 4.3.2-2: Skrin Carian Data Keluar

3. Isikan maklumat-maklumat berikut, secara keseluruhan atau

sebahagiannya, jika diketahui. Jika tidak, terus ke Langkah 4.

Tarikh Mula

Tarikh Akhir

No. Kad Pengenalan: Gunakan fungsi Cari (lihat Seksyen 4.3.2.1)

4. Klik Teruskan. 5. Pengguna akan melihat skrin Integrasi HRMIS - Data Keluar

yang mengandungi maklumat-maklumat seperti Target Sistem, Tarikh Dihantar dan Jumlah Rekod (lihat Rajah 4.3.2-3).


Langkah 1 Klik Status Penghantaran






Contoh: Bil. 10 7. Pengguna akan melihat skrin Integrasi HRMIS - Data Keluar



8. Klik pada pautan Dokumen untuk melihat secara terperinci

Permohonan Maklumat No Gaji atau klik pada pautan Status Maklumbalas untuk melihat Maklumbalas Maklumat No Gaji.





Contoh: Dokumen – Bil. 1 9. Pengguna akan melihat skrin Integrasi HRMIS - Data Keluar

yang mengandungi permohonan maklumat nombor gaji seperti di Rajah 4.3.2-5.



4.3.2.1 Cari No. Kad Pengenalan Operasi ini membolehkan pengguna mencari dan memilih nombor kad pengenalan bagi Pemilik Kompetensi yang dikehendaki. Langkah-langkah: 1. Dari skrin Carian Data Keluar, klik Cari (lihat Rajah 4.3.2.1-1).

Rajah 4.3.2.1-1: Skrin Carian Data Keluar

2. Pengguna akan melihat skrin Carian No KP seperti di Rajah

4.3.2.1-2.

Langkah 1 Klik Cari



Rajah 4.3.2.1-2: Skrin Carian No KP



No KP

Nama 4. Klik Teruskan. 5. Pengguna akan melihat skrin Senarai No KP seperti di Rajah

4.3.2.1-3.

Rajah 4.3.2.1-3: Skrin Senarai No KP

6. Klik No KP yang dikehendaki.

Contoh: Bil. 6 7. Pengguna akan kembali ke skrin Carian Data Keluar yang

menunjukkan maklumat telah diisi berdasarkan pilihan di Langkah 6 (lihat Rajah 4.3.2.1-4).


Langkah 6 Klik No KP yang dikehendaki




8. Kembali ke operasi asal untuk langkah-langkah yang seterusnya.

Maklumat yang telah diisi



4.3.3 Status Penerimaan Operasi ini membolehkan pengguna menerima maklumbalas nombor gaji dari GFMAS. Langkah-langkah: 1. Dari Menu Transaksi No Gaji, klik Status Penerimaan (lihat

Rajah 4.3.3-1).

Rajah 4.3.3-1: Menu Transaksi No Gaji


4.3.3-2.





Langkah 1 Klik Status

Penerimaan

Langkah 4

Klik Teruskan



Tarikh Mula

Tarikh Akhir

No. Kad Pengenalan: Gunakan fungsi Cari (rujuk Seksyen 4.3.2.1)

4. Klik Teruskan. 5. Pengguna akan melihat skrin Integrasi HRMIS - Data Masuk yang

mengandungi maklumat-maklumat seperti Sumber, Tarikh Diterima dan Jumlah Rekod (lihat Rajah 4.3.3-3).



Contoh: Bil. 5 – Maklumbalas Maklumat No Gaji 7. Pengguna akan melihat skrin Integrasi HRMIS – Proses Data

Masuk seperti di Rajah 4.3.3-4.





8. Klik No. KP yang dikehendaki untuk melihat paparan maklumat yang terperinci, jika perlu. Jika tidak, terus ke Langkah 9.

9. Klik di petak untuk memilih rekod yang dikehendaki. 10. Klik Hantar. 11. Pengguna akan melihat Mesej Gesaan seperti di Rajah 4.3.3-5.




Langkah 9 Klik di petak untuk memilih rekod yang dikehendaki

Langkah 10

Klik Hantar







Rajah 4.3.3-7: Skrin Integrasi HRMIS - Proses Data Masuk


4.3.4 Semakan di Modul (Pengurusan Gaji) Operasi ini membolehkan pengguna menyemak nombor gaji yang telah diproses (sila rujuk panduan pengguna submodul Pengurusan Gaji).

Bil. Menu Semakan di Modul Peranan

1. Pengurusan Saraan, Faedah dan Ganjaran Pengurusan Gaji Pemprosesan Gaji Fail Induk Gaji Papar Fail Induk Gaji

Pentadbir Gaji


Telah Diproses



4.4 PERUBAHAN GAJI (SG20) Operasi ini membolehkan pengguna memantau penghantaran dan penerimaan perubahan gaji (SG20). Penghantaran perubahan gaji dibuat di Menu Pengurusan Saraan, Faedah dan Ganjaran Pengurusan Gaji Pemprosesan Gaji Pemprosesan Perubahan Gaji(SG20) Penghantaran Transaksi Perubahan Gaji (rujuk panduan pengguna submodul Pengurusan Gaji). Kandungan Seksyen: Seksyen ini mengandungi sub-seksyen berikut: Jadual 4.4-1: Kandungan Seksyen

Seksyen Kandungan


4.4.1.1 Penghantaran Transaksi Perubahan Gaji

4.4.1.2 Penghantaran Semula Transaksi Yang Ditolak

4.4.2 Status Perubahan Gaji

4.4.2.1 Status Penghantaran

4.4.2.2 Status Penerimaan

Ikuti langkah-langkah berikut untuk mendapatkan Menu Penghantaran Perubahan Gaji (SG20). Langkah-langkah: 1. Penghantaran Transaksi Perubahan Gaji boleh dibuat di submodul

Pengurusan Gaji iaitu di menu Pengurusan Saraan, Faedah dan Ganjaran Pengurusan Gaji Pemprosesan Gaji Pemprosesan Perubahan Gaji (SG20) klik Penghantaran Transaksi Perubahan Gaji (lihat Rajah 4.4-1).

Menu Pemprosesan Perubahan Gaji



Rajah 4.4-1: Menu Pemprosesan Perubahan Gaji


Penghantaran Transaksi Perubahan Gaji (lihat Seksyen 4.4.1.1)

Penghantaran Semula Transaksi Yang Ditolak (lihat Sekyen 4.4.1.2)

3. Untuk mendapatkan Status Penghantaran dan Status Penerimaan

sila klik pada Menu Pentadbiran Sitem Integrasi Transaksi Integrasi Pengurusan Saraan, Faedah dan Ganjaran Pengurusan Gaji GFMAS Perubahan Gaji (SG20) (lihat Rajah 4.4-2).


4. Pengguna akan melihat Menu Perubahan Gaji (SG20) seperti di Rajah 4.4-3.

Menu GFMAS

Perubahan Gaji

(SG20)



Rajah 4.4-3: Menu Perubahan Gaji (SG20)


Status Penghantaran (lihat Seksyen 4.4.2.1)

Status Penerimaan (lihat Sekyen 4.4.2.2) 6. Lihat seksyen-seksyen berkenaan untuk keterangan selanjutnya.


Operasi ini membolehkan pengguna menghantar perubahan gaji Pemilik Kompetensi ke GFMAS untuk proses pembayaran gaji. Jika transaksi perubahan gaji yang dihantar menerima maklum balas BATAL oleh GFMAS maka pengguna boleh membuat penghantaran semula ke GFMAS bergantung kepada tarikh akhir penghantaran perubahan gaji dan budi bicara Pejabat Perakaunan.

4.4.1.1 Penghantaran Transaksi Perubahan Gaji

Langkah – langkah :

1. Dari menu Pemprosesan Perubahan Gaji (SG20), klik

Penghantaran Perubahan Gaji (lihat Rajah 4.4.1.1-1).

Menu Perubahan Gaji (SG20)



Rajah 4.4.1.1-1: Menu Pemprosesan Perubahan Gaji (SG20)

2. Pengguna akan melihat skrin Penghantaran Transaksi Perubahan

Gaji seperti Rajah 4.4.1.1-2.

Rajah 4.4.1.1-2: Penghantaran Transaksi Perubahan Gaji


sebahagiannya.

No. Kad Pengenalan/ Tentera/ No. Pasport

COID

Nama

Bulan Pemprosesan Gaji (Mandatori – Wajib Diisi)

Jenis Jadual

Pusat Pembayar

Menu Pemprosesan Perubahan Gaji

Langkah 1 Klik Penghantaran Transaksi

Perubahan Gaji




4. Klik Teruskan.

5. Pengguna akan melihat skrin Senarai Perubahan Gaji seperti di Rajah 4.4.1.1-3.

Rajah 4.4.1.1-3: Senarai Perubahan Gaji

6. Pengguna boleh membuat semakan maklumat yang hendak dihantar

ke GFMAS mengikut dua format yang disediakan iaitu:

Format SG20 (hyperlink No. Kad Pengenalan)

Format Integrasi (hyperlink No. Gaji)

7. Apabila pengguna klik nombor kad pengenalan untuk semak mengikut format SG20, skrin Pilih Format Borang seperti Rajah 4.4.1.1-4 akan dipaparkan.

Rajah 4.4.1.1-4: Skrin Pilih Format Borang

Langkah 7 Klik no KP CO untuk semak maklumat mengikut format SG20

Langkah 10 Klik no gaji CO untuk semak mengikut format integrasi



8. Pengguna diberi pilihan untuk membuat semakan dengan

menggunakan format biasa atau format integrasi. Jika pengguna klik pada pilihan Borang SG20 dengan format biasa maklumat yang dipaparkan adalah seperti Rajah 4.4.1.1-5.

Rajah 4.4.1.1-5: Borang SG20 dengan format biasa

9. Manakala bagi pilihan Borang SG20 dengan format Integrasi

maklumat yang dipaparkan adalah mengikut format integrasi (Maklumat yang dihantar adalah kod-kod yang telah dipetakan mengikut kod yang telah dipersetujui olah JPA dan JANM). Rujuk Rajah 4.4.1.1-6.



Rajah 4.4.1.1-6: Borang SG20 dengan format integrasi

10. Klik nombor gaji CO untuk menyemak maklumat perubahan gaji

pegawai dengan menggunakan format integrasi. Rujuk Rajah 4.4.1.1-7.



Rajah 4.4.1.1-7: Semakan Maklumat Menggunakan Format Integrasi

11. Setelah semakan dibuat, pengguna akan kembali ke skrin Senarai

Perubahan Gaji seperti di Rajah 4.4.1.1-8.

Rajah 4.4.1.1-8: Skrin Senarai Perubahan Gaji

12. Klik petak (satu atau lebih) bagi rekod yang dikehendaki. Contoh: Bil.

1.





13. Klik Hantar.

14. Pengguna akan melihat Mesej Gesaan seperti di Rajah 4.4.1.1-9.

Rajah 4.4.1.1-9: Mesej Gesaan

15. Klik Yes untuk menghantar rekod, atau klik No untuk membatalkan

operasi.

16. Jika memilih Yes, pengguna akan melihat Mesej Makluman seperti di Rajah 4.4.1.1-10.

Rajah 4.4.1.1-10: Mesej Makluman

17. Klik OK.

18. Pengguna akan kembali ke skrin Senarai Perubahan Gaji transaksi

yang berjaya dihantar akan dikeluarkan dari senarai.

4.4.1.2 Penghantaran Semula Transaksi Yang Ditolak

Operasi Penghantaran Semula Transaksi Yang Ditolak adalah hanya bagi transaksi perubahan gaji yang mendapat status maklum balas BATAL dari GFMAS dan memerlukan pembetulan di borang SG20. Maklum balas semua transaksi perubahan gaji (LULUS atau BATAL) boleh disemak di Sekyen 4.4.2.2. Langkah – langkah :



1. Dari menu Pemprosesan Perubahan Gaji (SG20) , klik Penghantaran Semula Transaksi Yang Ditolak (lihat Rajah 4.4.1.1-1).

Rajah 4.4.1.2-1: Menu Penghantaran Semula Transaksi Yang Ditolak

2. Pengguna akan melihat skrin Penghantaran Semula Transaksi Yang Ditolak seperti di Rajah 4.4.1.2-2.

Rajah 4.4.1.2-2: Skrin Penghantaran Semula Transaksi Yang Ditolak

3. Isikan maklumat-maklumat berikut, secara keseluruhan atau sebahagiannya.

No. KP

No. Siri

Pusat Pembayar

Pusat Tanggungjawab

Tarikh Mula

Tarikh Akhir

4. Klik Teruskan.


Menu Pemprosesan Perubahan Gaji (SG20)

Langkah Klik Penghantaran Semula Transaksi

Yang Ditolak



5. Pengguna akan melihat skrin Senarai Penghantaran No Gaji seperti di Rajah 4.4.1.2-3.

Rajah 4.4.1.2-3: Senarai Transaksi Perubahan Gaji Yang Ditolak

6. Ulasan perubahan gaji mendapat maklum balas BATAL diterangkan

pada lajur Sebab. Pengguna perlu mengenal pasti tindakan pembetulan yang perlu diambil. Klik ID Rujukan.

7. Pengguna akan mendapat skrin SG20 (Rajah 4.4.1.2-4) untuk membuat tindakan pembetulan dan seterusnya membuat penghantaran semula. Nota: Sila dapatkan pengesahan daripada Pejabat Perakaunan sebelum penghantaran dibuat untuk memastikan transaksi yang hendak dihantar tidak melewati tarikh tutup penghantaran perubahan gaji.

Langkah 6 Klik ID Rujukan bagi rekod yang dikehendaki



Rajah 4.4.1.2-5: Perubahan Gaji CO

8. Setelah pengguna selesai membuat tindakan pembetulan, klik Simpan untuk menyimpan perubahan yang dibuat.

Langkah 8 Klik Simpan untuk simpan maklumat

Langkah 10 Klik Hantar untuk menghantar maklumat SG20 ke GFMAS

Langkah 9 Klik Semak Maklumat Yang Hendak Dihantar untuk semak maklumat mengikut format Integrasi



9. Klik Semak Maklumat Yang Hendak Dihantar untuk semak maklumat yang dihantar mengikut format Integrasi.

10. Klik Hantar untuk menghantar maklumat ke GFMAS. Nota : Proses Penghantaran Semula tidak melibatkan aliran proses kerja iaitu transaksi tidak akan dihantar kepada Penyemak atau Pengesah.

4.4.2 Status Perubahan Gaji Operasi ini membolehkan pengguna menyemak status Penghantaran dan Penerimaan perubahan gaji yang dihantar secara integrasi.

4.4.2.1 Status Penghantaran Operasi ini membolehkan pengguna memantau penghantaran perubahan gaji (SG20) ke GFMAS. Langkah-langkah: 1. Dari Menu Perubahan Gaji (SG20), klik Status Penghantaran

(lihat Rajah 4.4.2.1-1).

Rajah 4.4.2.1-1: Menu Perubahan Gaji (SG20)

2. Pengguna akan melihat skrin Carian Data Keluar seperti di Rajah

4.4.2.1-2.



Penghantaran





Tarikh Mula

Tarikh Akhir

Contoh: Tukar maklumat Tarikh Mula kepada ‘17/02/2008’

4. Klik Teruskan. 5. Pengguna akan melihat skrin Integrasi HRMIS – Data Keluar

yang mengandungi maklumat-maklumat seperti Target Sistem, Tarikh Dihantar dan Jumlah Rekod (lihat Rajah 4.4.2.1-3).

Rajah 4.4.2.1-3: Skrin Integrasi HRMIS – Data Keluar


Contoh: Bil. 1 – Jabatan Akauntan Negara - GFMAS 7. Pengguna akan melihat skrin Integrasi HRMIS – Data Keluar

yang mengandungi maklumat-maklumat seperti Dokumen, Tarikh Dihantar, Status Penghantaran dan Status Maklumbalas (lihat Rajah 4.4.2.1-4).


Langkah 4

Klik Teruskan




8. Klik Dokumen yang dikehendaki. Contoh: Bil. 1 9. Pengguna akan melihat skrin Integrasi HRMIS – Data Keluar

seperti di Rajah 4.4.2.1-5.



4.4.2.2 Status Penerimaan Operasi ini membolehkan pengguna menerima maklum balas dari GFMAS. Sekiranya maklum balas LULUS diterima maka fail induk gaji pemilik kompetensi akan dikemas kini mengikut perubahan yang telah





diluluskan. Manakala jika maklum balas BATAL diterima, pengguna (Pentadbir Gaji) mempunyai pilihan untuk membuat penghantaran semula (Rujuk Seksyen 4.4.1.2) atau menyediakan perubahan gaji baru untuk bulan pemprosesan gaji yang berikutnya. Langkah-langkah: 1. Dari Menu Perubahan Gaji (SG20), klik Status Penerimaan


Rajah 4.4.2.2-1: Menu Perubahan Gaji (SG20)


4.4.2.2-2.



Tarikh Mula

Tarikh Akhir



Penerimaan

Langkah 4

Klik Teruskan



Contoh: Tukar maklumat Tarikh Mula kepada ‘17/02/2008’

4. Klik Teruskan. 5. Pengguna akan melihat skrin Integrasi HRMIS – Data Masuk


Rajah 4.4.2.2-3: Skrin Integrasi HRMIS – Data Masuk

6. Klik Sumber yang dikehendaki. 7. Pengguna akan melihat skrin Integrasi HRMIS – Proses Data

Masuk seperti di Rajah 4.4.2.2-4.

Rajah 4.4.2.2-4: Skrin Integrasi HRMIS – Proses Data Masuk






8. Klik petak (satu atau lebih) bagi rekod yang dikehendaki.

Contoh: Bil. 1. 9. Klik Hantar. 10. Pengguna akan melihat Mesej Gesaan seperti di Rajah 4.4.2.2-5.

Rajah 4.4.2.2-5: Mesej Gesaan

11. Klik Yes untuk menghantar rekod, atau klik No untuk membatalkan

operasi. 12. Jika memilih Yes, pengguna akan melihat Mesej Makluman

seperti di Rajah 4.4.2.2-6.

Rajah 4.4.2.2-6: Mesej Makluman

13. Klik OK.

14. Pengguna akan kembali ke skrin skrin Integrasi HRMIS – Proses

Data Masuk.

4.4.4 Semakan di Modul (Pengurusan Gaji) Operasi ini membolehkan pengguna menyemak perubahan gaji yang telah diproses.


1. Pengurusan Saraan, Faedah dan Ganjaran Pengurusan Gaji Pemprosesan Gaji Fail

Pentadbir Gaji




Induk Gaji Papar Fail Induk Gaji

4.5 SENARAI GAJI (R2) Operasi ini membolehkan pengguna melihat senarai gaji dari GFMAS selepas perubahan gaji (SG20) diproses oleh GFMAS. Senarai gaji ini hanya melibatkan perubahan potongan yang berlaku di sebelah GFMAS seperti potongan Angkasa dan potongan pinjaman yang berkaitan. Kandungan Seksyen: Seksyen ini mengandungi sub-seksyen berikut: Jadual 4.5-1: Kandungan Seksyen

Seksyen Kandungan


Ikuti langkah-langkah berikut untuk mendapatkan Menu Senarai Gaji (R2). Langkah-langkah:

1. Dari Menu GFMAS, klik Senarai Gaji (R2) (lihat Rajah 4.5-1).


Menu

GFMAS Langkah 1 Klik Senarai Gaji

(R2)



2. Pengguna akan melihat Menu Senarai Gaji (R2) seperti di Rajah 4.5-2.

Rajah 4.5-2: Menu Senarai Gaji (R2)

3. Dari menu ini, pengguna boleh melakukan operasi Status

Penerimaan (lihat Seksyen 4.5.1).

4. Lihat seksyen-seksyen berkenaan untuk keterangan selanjutnya.

4.5.1 Status Penerimaan Operasi ini membolehkan pengguna menerima senarai gaji dari GFMAS. Langkah-langkah: 1. Dari Menu Senarai Gaji (R2), klik Status Penerimaan (lihat

Rajah 4.5.1-1).

Menu Senarai

Gaji (R2)



Rajah 4.5.1-1: Menu Senarai Gaji (R2)


4.5.1-2.



Tarikh Mula

Tarikh Akhir Contoh: Tukar maklumat Tarikh Mula kepada ‘01/01/2007’

4. Klik Teruskan. 5. Pengguna akan melihat skrin Integrasi HRMIS – Data Masuk

(lihat Rajah 4.5.1-3).

Menu Senarai Gaji (R2)


Penerimaan

Langkah 4

Klik Teruskan



Rajah 4.5.1-3: Skrin Integrasi HRMIS – Data Masuk


Contoh: Bil. 1 – Maklumbalas Kemaskini Fail Induk Gaji 7. Pengguna akan melihat skrin Integrasi HRMIS – Proses Data

Masuk seperti di Rajah 4.5.1-4.


8. Klik No. Gaji untuk melihat paparan pendapatan/potongan gaji

secara terperinci, jika perlu. Jika tidak, terus ke Langkah 9. 9. Klik di petak (satu atau lebih) bagi rekod yang dikehendaki.

Contoh: Bil. 1 10. Klik Hantar.








4.5.2 Semakan di Modul (Pengurusan Gaji) Operasi ini membolehkan pengguna menyemak perubahan gaji yang telah diproses (sila rujuk panduan pengguna submodul Pengurusan Gaji).


1. Pengurusan Saraan, Faedah dan Ganjaran Pengurusan Gaji Pemprosesan Gaji Fail Induk Gaji Papar Fail Induk Gaji

Pentadbir Gaji


Telah Diproses

panduan pengguna integrasi hrmis-gfmas

Documents