kemajuan - anm.gov.my filesejajar dengan perkembangan dan kemajuan dalam bidang infrastruktur dan...

K E M A J U A N P E N G U R U S A N P E R A K A U N A N D A N K E W A N G A N

Jabatan Akauntan Negara MalaysiaL a p o r a n T a h u n a n 2 0 0 9

17

KemajuanPengurusan Perakaunan

Dan Kewangan



18

Sistem GFMAS telah memasuki tahun keempat (4)semenjak ianya mula dilancarkan pada tahun 2006.Sepanjang tahun 2009, GFMAS telah mengalami banyakproses penambahbaikan dan pembaharuan supaya ianyasentiasa dapat memenuhi keperluan dan kehendakpelanggan dengan mengambil kira keperluan semasaPerakaunan Kerajaan Persekutuan. Sejajar denganperkembangan dan kemajuan dalam bidang infrastrukturdan teknologi, adalah amat penting bagi GFMAS untukterus ditambah nilai agar ianya pada setiap masa dapatmemenuhi kehendak semua pelanggan di samping tidakmengabaikan aspek keselamatan serta selari dengankehendak prosedur perakaunan kerajaan. KomponenGFMAS yang merangkumi pelbagai modul perakaunantelah mengalami proses pembaharuan danpenambahbaikan yang ketara sejak ianya muladiperkenalkan.

Bagi memantapkan penggunaan sistem GFMAS, pasukanGeneral Ledger (GL) telah mengadakan kursuspemantapan operasi sistem GFMAS di Institut PerakaunanNegara (IPN) pada bulan Mac dan Julai 2009. Pesertakursus terdiri daripada pegawai-pegawai dari setiapPejabat Perakaunan. Peserta kursus telah diberi penekananantara lainnya mengenai tatacara penggunaan waranperuntukan, baucar jurnal, penutupan akhir tahun,laporan-laporan dan kod perakaunan. Bagi melicinkanproses penutupan akhir tahun di pejabat perakaunan pula,satu sesi taklimat tatacara penutupan akhir tahun telahdiadakan oleh BPTM pada November 2009. Aktiviti initelah banyak menyumbang kepada prestasi perjalanansistem GFMAS. Selain itu, satu sesi taklimat bagipenghantaran data utama ke eSPKB kepada pegawaiteknikal di pejabat perakaunan juga telah dibuat dalambulan Disember 2009.

Bagi Modul Accounts Payable (AP) pula, penambahbaikansistem ke atas proses ringkasan baucar bayaran selarasdengan Pekeliling Akauntan Negara Malaysia Bilangan 1

tahun 2009 “Prosedur Pemprosesan Baucar dan PenyediaanCek/Pindahan Dana Secara Elektronik/Electronic FundTransfer (EFT) di Pejabat Perakaunan” telah dibuat dandilaksanakan ke 36 Pejabat Perakaunan pada Mac 2009.Selain itu, penambahbaikan sistem ke atas proses bayaranpukal dengan iSign telah dilaksanakan ke 36 PejabatPerakaunan pada Mac 2009. Sebanyak lima (5) agensi pukaltelah berjaya dibuat pengujian dalam tahun 2009 iaitu :

a. Touch n Gob. Superkad Services Sdn Bhdc. Jabatan Bekalan Air Sabahd. Jabatan Bekalan Air Kedahe. Jabatan Bekalan Air Pahang

Bagi Modul Accounts Receivable (AR), penambahbaikanke atas penyata pemungut pembatalan EFT telahdilaksanakan ke 36 Pejabat Perakaunan pada Oktober2009.

Bagi Human Resource Payment Module (HRPAY) pula,Pelaksanaan pembayaran gaji kakitangan bergaji harimelalui sistem HRPAY GFMAS telah dibuat mulaipembayaran gaji bulan Ogos 2009 di Pejabat PerakaunanJabatan Akauntan Negara Malaysia Wilayah PersekutuanPutrajaya (JANMWPP) dan Kementerian PeneranganKomunikasi & Kebudayaan (KPKK). Antara kakitangan yangbergaji hari adalah seperti Pekerja Khidmat Singkat (PKS),Pekerja Sambilan, Kontrak Bergaji Hari, Artis Berjadual danArtis Piecemeal. Sebelum ini, pembayaran gaji kakitangantersebut dibuat menggunakan modul Baucar BayaranSelain Kakitangan Tetap melalui sistem e-SPKB. Denganpelaksanaan ini, kakitangan akan memperoleh penyata gaji(pay slip) dan penyata pendapatan tahunan (EC Form)seperti kakitangan awam yang lain serta menggalakkanpenghantaran dan pengemaskinian transaksi secara atastalian. Pelaksanaan sistem ini akan diperluaskan ke PejabatPerakaunan lain pada tahun 2010.

SISTEM PENGURUSAN KEWANGAN & PERAKAUNANKERAJAAN PERSEKUTUAN (GFMAS)

Pasukan HRPAY sedangmengadakan taklimat untuk pengguna



19

Selain itu, Integrasi HRMIS - HRPAY GFMAS bagipenghantaran borang perubahan gaji SG20 di PejabatPerakaunan Jabatan Perdana Menteri telah dilaksanakanmulai pembayaran gaji bulan April 2009. Denganpelaksanaan ini, maka Pusat Tanggungjawab (PTJ) tidaklagi perlu menyediakan hardcopy borang perubahan gajiSG20 untuk di serahkan ke Pejabat Perakaunan,sebaliknya membuat penghantaran Borang SG20 tersebutsecara online dan terus diproses oleh Pejabat Perakaunan.Ini dapat mengelakkan masalah logistik dan kelewatanpenghantaran borang tersebut serta menggalakkanpenghantaran dan pengemaskinian transaksi secara atastalian.

Modul Government Loan Management Information System(GLOMIS) juga telah banyak mengalami penambahbaikansetelah mengambilkira pandangan pengguna. GLOMISmerupakan salah satu modul customize di GFMASyang dibangunkan bertujuan untuk merekodkantransaksi-transaksi perakaunan yang berkaitan denganpelaporan Akaun Pinjaman Disatukan dan Penyata AkaunMemorandum.

GLOMIS membolehkan data berkaitan Pinjaman DalamNegeri, Pinjaman Luar Negeri, Pinjaman Persekutuan danAkaun Memorandum di input dan diproses bagi menjanadokumen kewangan yang berkaitan dan seterusnyamenghasilkan output laporan operasi dan laporan PenyataAkaun Awam yang berkaitan secara automatik.

Modul ini hanya digunakan di Perbendaharaan Malaysiadan Bahagian Perkhidmatan Operasi Pusat dan Agensi(BPOPA). Kursus pemantapan operasi yang dilakukansetiap tahun juga buat masa ini hanya disasarkan kepadapengguna yang berkenaan sahaja.

GLOMIS telah diguna pakai sejak tahun 2006 dandata-data pinjaman bagi tahun-tahun sebelumnya telahpun dimasukkan oleh pengguna. Bagi tahun-tahunberikutnya, transaksi berkaitan pinjaman terus diprosesmelalui GLOMIS. Selain itu, proses penambahbaikan bagimemenuhi keperluan-keperluan proses kerja yang barumasih diteruskan oleh Bahagian Pengurusan TeknologiMaklumat (BPTM).

Sepanjang tahun 2008, BPTM telah menyenggarakanpendaftaran kod peminjam baru di sistem dan jugamelakukan pengujian bagi memperbaiki laporan operasidan laporan Penyata Akaun Awam berkaitan. Selain itu,BPTM juga membantu pengguna mengemaskini inputdata-data pinjaman dan juga menyelesaikan isu SOLMANyang dibangkitkan.

Modul Treasury Management (TM) pula merupakan aplikasistandard SAP sepenuhnya yang diguna pakai oleh SeksyenPengurusan Dana, BPOPA untuk merekod sebarang aktivitipelaburan jangka panjang atau pendek yang dilakukanoleh kerajaan Malaysia. Modul ini berupaya merekodkanaktiviti pembelian dan penjualan pelaburan / saham danmenyediakan laporan yang bersesuaian untuk menganalisistransaksi-transaksi yang dilakukan.

TM terbahagi kepada dua submodul iaitu Pasaran Wang(Fixed-term deposit) dan Sekuriti. BPOPA bertanggungjawabmembuat pelaburan bagi pihak kementerian-kementerianlain dengan merekodkan aktiviti pasaran wang sehinggamencapai tarikh matang. Bagi Sekuriti, BPOPA akanmerekodkan transaksi pembelian saham yang dibuat olehBank Negara di atas persetujuan Kementerian Kewangan.Wang akan dilaburkan dalam pelbagai cabang sekuriti yangterdapat di pasaran saham tempatan dan asing. TM telahdiguna pakai sejak tahun 2006 dan data-data pelaburandan pembelian saham bagi tahun-tahun sebelumnya telahdibuat conversion ke sistem TM. Bagi tahun-tahunberikutnya, transaksi berkaitan pelaburan dan pembeliansaham dikunci masuk terus ke dalam sistem sedia ada.Selain itu, proses penambahbaikan bagi memenuhikeperluan-keperluan proses kerja yang baru masihditeruskan.

Sepanjang tahun 2009, unit Cash Management (CM) telahmemantau penerimaan dan prosesan penyata bankdi semua 35 Pejabat Perakaunan dan Ibu pejabat.Di samping itu, Unit CM juga turut bekerjasama denganbank-bank utama dan bank agen bagi memastikan aspekteknikal berkaitan transaksi dan penyata bank bagi prosespenyesuaian bank di pejabat perakaunan dapatdiperkemaskan dari masa ke semasa dan berjalan lancar.Unit CM juga membuat pemantauan kepada isu log danjuga memberi penyelesaian kepada isu-isu yangdibangkitkan oleh pengguna melalui SOLMAN.

Bagi Modul Government Advances and Loans MonitoringSystem (GALMoS) pula, proses kemaskini akaun pinjamankenderaan dan komputer telah berjaya diselesaikansehingga bulan Disember 2009. Proses kemaskini inimelibatkan empat sumber data iaitu :

a. potongan gaji dari proses integrasi modul HRPAY, b. kutipan melalui penyata pemungut dan bayaran

balik melalui baucar dari integrasi Modul FI, c. kutipan potongan gaji dari sistem luar - UGAT; dan d. kutipan potongan gaji dari sistem luar - PDRM.

Selain itu, faedah daripada Pinjaman Kenderaan bagi tahun2006 hingga 2009 telah berjaya dipindahkan ke akaun hasilyang dipos secara elektronik terus ke FI melalui ModulGALMoS. Laporan Kedudukan Baki (Baki Akaun Lejar



20

Subsidiari) bagi Akaun Pinjaman Kenderaan dan Komputerjuga telah berjaya dijana dalam Modul GALMoS dalammasa yang singkat iaitu daripada 6 hari kepada secarapurata 5 minit bagi setiap akaun. Pasukan GALMoS turutberjaya melaksanakan Modul Pelarasan untuk tujuanmelaraskan akaun gantung dan ianya telah dapat dibuatoleh pengguna mulai Disember 2009. Dengan adanyasubmodul pelarasan, akaun gantung 2006 bagi kenderaandan komputer dijangka dapat dikurangkan dari masake semasa.

Sepanjang tahun 2009, Modul Application Linkage Enabler(ALE) tidak mengalami banyak perubahan dalam

perlaksanaan proses kerja. Proses penghantaran idocdaripada Pejabat Perakaunan (PP) ke Ibu Pejabat (HO)berjalan seperti prosedur yang telah ditetapkan.Perkembangan yang dialami hanyalah dari segipenambahan PP iaitu Kementerian Pengajian Tinggi (KPT).Bermula pada bulan April 2009, pemantauan penghantaranidoc daripada KPT ke Ibu Pejabat dilakukan. Ini bagimemastikan semua idoc dari KPT telah sampai ke IbuPejabat. Proses pemantauan idoc dari semua PP dilakukanbertujuan untuk memastikan proses penghantarandokumen kewangan dari semua pejabat perakaunan JANMsampai ke Ibu Pejabat supaya BPOPA boleh menutupakaun bulanan.

Bagi Modul Business Warehouse (BW) pula, banyakpenambahbaikan telah dilaksanakan untuk memastikan BWdapat berjalan dengan baik dan lancar. BW merupakanpenyelesaian menyeluruh kepada satu pangkalan data, denganmempunyai struktur yang lebih baik untuk tujuan laporan dananalisis. Ianya dapat membantu pengguna mengumpul datadaripada kegiatan sistem R/3. BW mempunyai keistimewaanseperti pengumpulan data R/3 secara automatik, modelkonfigurasi maklumat dan laporan yang berkaitan R/3 sertakaedah-kaedah muat naik.

Sepanjang Tahun 2009, pasukan BW telah menjalankanperbincangan dan menyediakan kepada Pejabat PerakaunanSabah dan Sarawak bagi menggunakan sistem BW.Dijangkakan pada tahun 2010 modul BW akan dapatdilaksanakan di Pejabat Perakaunan tersebut.

Pasukan BW juga turut mengkaji serta mempertingkatkanlaporan-laporan yang dijana oleh BPOPA dan JabatanMengakaun Sendiri (JMS), di mana beberapa penambahbaikandi dalam persembahan pelaporan telah berjaya dibuat. Terdapatjuga laporan baru yang dijana iaitu Laporan Projek RangsanganEkonomi 2 telah berjaya dibangunkan. Selain itu, penyediaanlaporan pungutan hasil cukai untuk LHDN telah berjayadibangunkan. Pengeluaran laporan kepada LHDN telah dapatdibuat mulai Oktober 2009.

Di bawah Rancangan Malaysia Ke-10 (RMK-10) 10, BW akandijadikan sebagai suatu One Stop Reporting System danStrategic Reporting System. Di mana ianya bukan sahajamenjalankan aktiviti-aktiviti menjana laporan, bahkan ianyaberupaya mengumpul maklumat dan data-data yang lengkapserta menyeluruh, yang berkaitan dengan operasi perakaunandari peringkat Pusat Tanggung Jawab (PTJ), PP ke Ibu Pejabat,di mana akhirnya berupaya menjana pelbagai laporan yangterkini serta berupaya menjana Laporan Penyata Akaun Awam.

Modul BW juga akan digunakan sebagai perkongsian strategikmaklumat perakaunan dengan agensi-agensi seperti LHDN,Jabatan Perangkaan dan Bank Negara Malaysia. Usaha-usahaini akan melibatkan aktiviti-aktiviti menaik taraf Modul BWke versi yang terkini serta server baru yang berkapasiti tinggi.

Sepanjang tahun 2009, sejumlah 7,959 aduan tentangmasalah berkaitan sistem GFMAS telah diterima di dalamSOLMAN (Solution Manager) oleh Unit Helpdesk BPTM.Isu-isu SOLMAN yang diterima adalah dijeniskan kepada dua(2) iaitu isu Aplikasi dan isu Teknikal. Isu Aplikasi merangkumisemua masalah dalam aplikasi GFMAS yang terdiri daripadaModul Standard iaitu Modul GL, AP, AR, MM, CM, danHR-PAY dan Modul Customized iaitu GALMoS, GLoMIS,GUMIS, GSMIS serta TR. Aplikasi GFMAS juga termasukALE, BW dan WebMethods. Isu Teknikal pula merangkumimasalah Hardware, Network, Security, Data Center, Isign,Backup dan BASIS. Pecahan terperinci aduan yang diterimadi dalam SOLMAN berdasarkan bulan dan jenis isu bolehdirujuk dalam Jadual 1.

Bulan Jumlah Isu Isu Aplikasi Isu TeknikalJanuari 691 635 56Februari 567 460 107

Mac 572 480 92April 588 440 148Mei 493 412 81Jun 573 501 72Julai 802 646 156Ogos 705 519 186

September 635 456 179Oktober 1,027 840 187

November 636 516 120Disember 670 551 119Jumlah 7,959 6,456 1,503

Jadual 1 : Isu yang Diterima Melalui SOLMAN Mengikut Bulan

bagi Tahun 2009



21

Merujuk Carta 1, bulan Oktobermencatat jumlah tertinggi isu diterimapada tahun 2009. Pada bulan iniaktiviti update support package SAPdilaksanakan di semua PejabatPerakaunan. Aktiviti ini menyebabkanberlakunya sedikit gangguan ke atassistem. Walau bagaimanapun semuaisu berkaitan support package telahdapat diselesaikan dalam bulan yangsama. Sehubungan itu pada bulanNovember 2009, bilangan isu yangditerima kembali ke paras normal.

Carta 1 : Jumlah Isu SOLMAN Berdasarkan Bulan Terimaan

bagi Tahun 2009

• 19%• Isu Teknikal

• 81%• Isu Aplikasi

Carta 2 : KATEGORI ISU SOLMAN BAGI TAHUN 2009Carta 2:

Kategori Isu SOLMAN bagi Tahun 2009

Carta 2 menunjukkan perbandingan antara isu Aplikasi danTeknikal. BPTM telah menetapkan bahawa setiap isu log akandiselesaikan bergantung kepada jenis priority masalah tersebut.Bagi masalah ‘Very High Priority’, ianya akan diselesaikan dalamtempoh 24 jam. ‘High Priority’ – 2 hari bekerja, ‘Medium’ – 5 haribekerja dan ‘Low/Very Low’ – 7 hari bekerja. Namun begitu,tempoh masa akan berubah sekiranya masalah tersebutmemerlukan kerjasama dan penyelesaian daripada pihak perundingbagi kes aplikasi dan pembekal bagi kes teknikal.

Bagi Unit Hardware pula, antara aktiviti yang dilaksanakan adalah seperti berikut:

a. Projek Menaiktaraf Infrastruktur GFMAS di JANM Ibu Pejabat dan JANM WPP

Projek menaiktaraf ini adalah meliputi pertambahan dan juga peningkatan kepada perkakasan yang sedia adaiaitu meliputi perkakasan server, storan, pencetak dan tape library. Projek ini perlu dilakukan kerana perkakasanyang sedia ada tidak dapat menampung beban kerja operasi GFMAS, laporan harian dijana terlalu lama, ruangstoran yang terhad serta perkakasan sedia ada sering kali rosak.

Kertas cadangan projek ini telah mendapat kelulusan dari JPICT Kementerian Kewangan dan JTICT UnitPemodenan Tadbiran dan Perancangan Pengurusan Malaysia (MAMPU) pada 15 Jun 2009. Pada 1 November2009, projek ini telah dianugerahkan kepada vendor yang berjaya.



22

b. Projek penyenggaraan perkakasan danperisian GFMAS

Unit hardware terlibat secara langsungbagi memantau penyenggaraan semuaperkakasan GFMAS di semua PP iaitudi Ibu Pejabat, JANM Cawangan,Jabatan Mengakaun Sendiri (JMS) danInstitut Perakaunan Negara (IPN).

Penyenggaraan perkakasan diperlukanmemandangkan semua perkakasantelah tamat tempoh waranti danperkakasan juga kerap bermasalah dan

sekaligus mengganggu operasi harian GFMAS.Di dalam projek ini, penyenggaraan perkakasanmeliputi aktiviti Preventive Maintenance (PM)di mana sebanyak 2 kali setahun dijalankandi setiap PP dan aktiviti Remedial Maintenance(RM) yang merupakan penyenggaraan mengikutkerosakan yang berlaku.

c. Projek penyenggaraan Data Center

Projek ini meliputi penyenggaraan bagi kesemuaperalatan di Data Center seperti SistemPenghawa Dingin, Uninterruptible Power Supply(UPS), Stabilizer, Genset, Sistem Pencegah

Kebakaran, Security Access Door, SistemElektrikal dan Keperluan Sivil (Raised Floor danPartition) di 25 cawangan JANM tidak termasukIbu Pejabat dan JMS. Perkakasan Pusat Datadi JANM Ibu Pejabat disenggarakan oleh pihakpenyenggara bangunan manakala di JMSdisenggarakan oleh pihak kementerianmasing-masing.

Semua perkakasan di Pusat Data adalahmerupakan perkakasan penting berfungsi untukmenyokong perkakasan GFMAS seperti server,storan dan sebagainya yang berada di Pusat Data.Semua perkakasan di Pusat Data telah tamattempoh waranti (perolehan tahun 2005) dan jugakerap bermasalah dan sekaligus menggangguoperasi harian GFMAS. Di dalam projek ini,penyenggaraan perkakasan meliputiaktiviti Preventive Maintenance (PM)penghawa dingin sebanyak 12 kalisetahun dan PM perkakasan PusatData lain sebanyak 4 kali setahun.Aktiviti Remedial Maintenance (RM)dilakukan mengikut kerosakan yangberlaku.

Aktiviti PM ServerGFMAS di JANMIbu Pejabat

Aktiviti PM Penghawa Dingin di JANMCawangan Melaka

Aktiviti PM PenghawaDingin di JANM CawanganMelaka

d. Perolehan penggantian 350 Komputer, 2 Server, 20 Notebook dan 168 Pencetak

Projek ini merupakan projek perolehan sebanyak 350 Komputer, 2 Server, 20 Notebook dan 168 Pencetak bagikegunaan di semua Pejabat Perakaunan termasuk IPN. Projek ini dilaksanakan secara eBidding pada 10 Julai2009. Projek ini telah dianugerahkan kepada pembekal yang berjaya pada 30 Julai 2009. Pembekalan telahselesai pada Disember 2009 di semua lokasi Pejabat Perakaunan yang terlibat.

e. Pelupusan perkakasan di BPTM

Pelupusan meliputi pelupusan bagi 255 unit perkakasan ICT di BPTM. Kenyataan tawaran sebutharga pelupusandibuka pada 8 Oktober 2009 dan ditutup pada 20 Oktober 2009. Pelupusan telah selesai dilakukan olehkontraktor secara jualan sisa pada 30 November 2009.



23

f. Perpindahan JANM Cawangan Kedahke bangunan baru

JANM Cawangan Kedah telah berpindah pada27 April 2009 di Pusat Pentadbiran KerajaanPersekutuan, Anak Bukit Kedah. UnitHardware terlibat secara langsung bagipembangunan Pusat Data baru di bangunanbaru JANM Kedah. Unit Hardwarebertanggungjawab untuk memberi spesifikasiPusat Data dan perkakasan yang berkenaanserta memberi khidmat nasihat bagipembangunan Pusat Data bermula dari awalpembangunan Pusat Data sehingga JANMKedah berpindah sepenuhnya. Unit Hardwarejuga bertanggungjawab menguruskan aktivitiperpindahan semua perkakasan Pusat Datadan perkakasan GFMAS dari bangunan lamake bangunan baru.

g. Perpindahan Kementerian PengajianTinggi (KPT)

Sejak pengasingan KPT dengan KementerianPelajaran pada Mei 2008, KPT telah berpindahke bangunan baru di Blok E3, Parcel EPutrajaya pada 1 April 2009. Unit Hardwareterlibat secara langsung bagi pembangunanPusat Data baru di Blok E, KPT.

Unit Hardware bertanggungjawab untukmemberi spesifikasi pembangunan Pusat Datadan menguruskan perolehan perkakasanPusat Data meliputi Sistem Penghawa Dingin,Uninterruptible Power Supply (UPS), Stabilizer,Genset, Sistem Pencegah Kebakaran,Security Access Door, Sistem Elektrikal,Keperluan Sivil (Raised Floor dan Partition).Unit Hardware juga bertanggungjawabmemberi khidmat nasihat bagi pembangunanPusat Data bermula dari awal pembangunansehingga KPT berpindah sepenuhnya.

Bilik Pusat Data baru di JANM Cawangan Kedah di PusatPentadbiran Kerajaan Persekutuan, Anak Bukit, Kedah.

SISTEM PERANCANGAN DAN KAWALAN BELANJAWANSECARA ELEKTRONIK (eSPKB)

Status Pelaksanaan

Sehingga 31 Disember 2009, sebanyak 3,337 (96%)daripada 3,463 PTJ yang disasar dalam tahun 2009 telahmelaksanakan eSPKB.

Perkembangan Pelaksanaan eSPKB Tahun 2009berbanding Tahun 2008

Pelaksanaan eSPKB di Pusat-pusat Tanggungjawab (PTJ)telah menunjukkan peningkatan 391 PTJ iaitu 13.27%.Peningkatan ini adalah daripada 3,337 PTJ pada Tahun2009 berbanding 2,946 PTJ pada Tahun 2008.

Pelaksanaan Modul Perubahan Gaji SG20 di eSPKB

Modul Perubahan Gaji SG20 merupakan satu modul baruyang dibangunkan di dalam sistem eSPKB. Modul iniadalah bertujuan untuk melengkapkan proses pembayarangaji kepada kakitangan bergaji hari secara online selarasdengan penambahbaikan yang dibuat oleh HRPAYdi GFMAS. Pelaksanaan modul ini juga membolehkanPejabat Perakaunan mengeluarkan slip gaji bagi kakitanganbergaji hari.



24

Taklimat pelaksanaan Modul Perubahan Gaji SG20 telah dilaksanakan di semua Pejabat Perakaunan pada bulan Oktoberdan November 2009. Modul ini telah berjaya dilaksanakan oleh dua Pejabat Perakaunan sebagai perintis iaitu JANMWPPdan Kementerian Penerangan, Komunikasi dan Kebudayaan (KPKK). Taklimat pelaksanaan Modul Perubahan Gaji SG20di Pejabat Perakaunan adalah seperti di dalam Jadual 2.

Penambahbaikan berikut telah dilaksanakan selaras dengan keperluan Modul Perubahan Gaji SG20 iaitu :-

a. Penambahan 4 kod pendapatan baru di modul DCS (3011, 3012, 0009, 0012) dan berjaya dikemas kini di modulDCS dan mula digunakan pada pembayaran gaji PKS bagi bulan Oktober 2009.

b. Mewujudkan Laporan BV400 – Senarai Perubahan Gaji yang dikeluarkan dan dibangunkan di modul laporan pilihaneSPKB.

c. Menambah baik skrin paparan Maklumat DCS mengikut IDD terkini selaras dengan penambahbaikan bagi ModulPerubahan Gaji dan 5 Kod DCS bagi Modul Perubahan Gaji telah diwujudkan.

Jadual 2 : Taklimat Pelaksanaan Modul Perubahan Gaji SG20

Zon

Tengah

Selatan

Timur

Utara

Sabah 1

Sabah 2

Sarawak 1

Sarawak 2

Sarawak 3

Tempat

Bilik LatihanEGAG, Aras 6

JANM Melaka

JANMTerengganu

JANMPulau Pinang

JANMKota Kinabalu

JANM Tawau

JANM Miri

JANM Sibu

JANM Kuching

Tarikh

22 & 23 Oktober2009

26 Oktober 2009

27 Oktober 2009

29 Oktober 2009

2 November 2009

3 November 2009

5 November 2009

9 November 2009

11 November 2009

Pejabat Perakaunan

JANWPP, MOH, KPT, Selangor,KDRM, KDN, MOA, MOI, KKR.

Melaka, Johor, Negeri Sembilan

Kelantan, Terengganu, Pahang

Pulau Pinang, Kedah,Perlis, Perak

Labuan, Kota Kinabalu,Keningau

Sandakan, Tawau

Miri, Limbang, Bintulu

Sibu, Sarikei, Kapit

Kuching, Sri Aman



25

Perluasan Penggunaan Unicenter Service Deskkepada Pusat Tanggungjawab

Pelaksanaan Unicenter Service Desk telah diperluaskanke PTJ pada Tahun 2009. Pengguna boleh menguncimasuk masalah berkenaan sistem secara online. Sehingga31 Disember 2009, sebanyak 1,521 (46%) daripada 3,343PTJ telah melaksanakan Unicenter Service Desk dandisasarkan keseluruhan 100% PTJ akan melaksanakanUnicenter Service Desk ini pada Tahun 2010. Statuspelaksanaan Unicenter Service Desk adalah seperti didalam Jadual 3.

eMaklum

Pelaksanaan notifikasi pembayaran EFT melalui SMSdengan satu nombor tunggal iaitu 15888 (DAPAT) berjayadi dilaksanakan ke semua 36 Pejabat Perakaunan padaMac 2009. Statistik penghantaran SMS adalah sepertiJadual 4.

Jadual 3 :Status Pelaksanaan Unicenter Service Desk

Jadual 4 :Statistik Penghantaran SMS

Bil. Pejabat Perakaunan Jumlah PTJ telahlaksana Unicenterpada 31/12/2009

1. JANM Kelantan 1492. JANM Pahang 2033. JANM Perlis 984. JANM Selangor 1515. JANM Terengganu 1696. JANM Cawangan Sibu 677. JANM Cawangan Sarikei 358. JPM 459. MOA 3110. MOI 1411. MOT 1112. KDN 4313. KKR 3614. JANM Cawangan Sri Aman 3815. JANM Kedah 19116. KASTAM 5017. JANM Pulau Pinang 10018. Kementerian Pertahanan 3019. Kementerian Pelajaran Malaysia 60

JUMLAH KESELURUHAN 1,521

Bulan Penghantaran PenghantaranSMS dari JANM SMS dari DAPAT

ke DAPAT ke TELCO

Mac 2,707 3,215

April 179,114 77,229

Mei 221,277 202,746

Jun 225,319 187,779

Julai 254,319 214,002

Ogos 239,990 259,926

September 266,329 252,756

Oktober 275,442 268,462

November 331,962 317,844

Disember 516,456 446,450

JUMLAH 2,512,915 2,230,409

JANM telah melakar sejarah apabila menerima anugerahHebahan SMS terbanyak pada Jun 2009 oleh MAMPU.Notifikasi hebahan pembayaran EFT melalui SMS ini telahdilancarkan secara rasmi pada Sambutan Hari Inovasi danIntegriti Jabatan Akauntan Negara Malaysia pada 15 Oktober2009.

Penambahbaikan ke atas sistem laman web eMaklum telahdilaksanakan iaitu perubahan paparan hadapan laman web,paparan bilangan pelawat, pendaftaran secara online untuksyarikat dan organisasi sahaja serta kemudahan bantuan online.Usaha penambahbaikan yang berterusan ini telah banyakmenyumbang kepada kecekapan Public Service Deliverykerajaan. Perubahan laman web eMaklum versi 2.0 telahdilaksanakan pada April 2009 dan sehingga Disember 2009,jumlah pendaftaran syarikat/organisasi adalah sebanyak 1,554pendaftaran. Jumlah pendaftaran ini ditunjukkan seperti Jadual 5.

Jadual 5 :Status Pendaftaran Syarikat/Organisasi

Bulan Lulus Tolak Pending Jumlah Keseluruhan

April 125 75 2 202

Mei 125 121 4 250

Jun 107 75 - 182

Julai 108 94 - 202

Ogos 100 61 - 161

September 82 46 - 128

Oktober 79 48 - 127

November 90 46 - 136

Disember 105 61 - 166

JUMLAH 921 627 6 1,554



26

1. JANM Johor 3 23 202. JANM Kedah 3 22 193. JANM Kelantan 3 41 384. JANM Melaka 3 39 365. JANM Negeri Sembilan 3 20 176. JANM Pahang 4 45 417. JANM Pulau Pinang 3 24 218. JANM Perak 3 125 1229. JANM Perlis 3 27 2210. JANM Selangor 7 66 5911. JANM Terengganu 3 44 4112. JANM Putrajaya 8 54 4613. JANM Cawangan Labuan 3 17 1414. JANM Sabah 3 13 1015. JANM Cawangan Keningau 3 4 116. JANM Cawangan Sandakan 3 8 517. JANM Cawangan Tawau 2 9 718. JANM Sarawak 3 56 5319. JANM Cawangan Sri Aman 3 33 3020. JANM Cawangan Sibu 4 33 2921. JANM Cawangan Miri 3 15 1222. JANM Cawangan Limbang 4 16 1223. JANM Cawangan Sarikei 4 14 1024. JANM Cawangan Kapit 3 3 025. JANM Cawangan Bintulu 10 13 326. MOA 23 29 627. MINDEF 3 9 628. MOE 3 23 2029. KASTAM 0 3 330. MOH 3 14 1131. KDN 3 21 1832. KKR 3 31 2833. JPM 4 27 2334. MOI 3 20 1735. MOT 5 8 5

JUMLAH KESELURUHAN 144 949 805

Bengkel eSPKB dan eTerimaan

Program Refresher Training eSPKB dan eTerimaan merupakan program yangdiadakan untuk meningkatkan kemahiran dan pengetahuan pegawai-pegawaiPejabat Perakaunan terutama yang terlibat secara langsung dalam memberikhidmat nasihat berkaitan sistem eSPKB dan eTerimaan kepada PTJ. Programyang dikendalikan oleh pegawai-pegawai EGAG ini terbuka kepada semuapegawai-pegawai di Pejabat Perakaunan yang memerlukan latihan berkaitanpenggunaan eSPKB dan eTerimaan. Program Refresher Training ini menjadiaktiviti tahunan bagi EGAG.

Pada Tahun 2009, dua sesi telah dilaksanakan iaitu pada 11–13 November 2009dan pada 1 Disember 2009 bertempat di bilik Latihan EGAG.

Bil. Pejabat PerakaunanJumlah PTJ/PusatTerimaan laksanaeTerimaan Pada

Tahun 2008

Jumlah PTJ/PusatTerimaan laksanaeTerimaan Pada

Tahun 2009

PeningkatanPelaksanaan

eTerimaan

Sesi latihan diMakmal LatihanEGAG

eTerimaan

Pelaksanaan eTerimaan telah dilakukan bermula tahun 2008. Sehingga 31 Disember 2009, sebanyak 949 PTJ (28%)daripada 3,343 PTJ/Pusat Terimaan telah melaksanakan eTerimaan. Pelaksanaan eTerimaan akan dilaksanakandi keseluruhan PTJ/Pusat Terimaan. Status pelaksanaan eTerimaan adalah seperti di Jadual 6.

Jadual 6 : Status Pelaksanaan eTerimaan bagi Tahun 2008 dan 2009



27

Bengkel Cadangan Revamp Sistem Perakaunandi PTJ

Bengkel Cadangan Revamp Sistem Perakaunan di PTJtercetus daripada Mesyuarat Taklimat Revamp Proposalpada 5 November 2009 apabila pihak pengurusanatasan JANM telah memutuskan supaya diadakan satukajian untuk menghasilkan satu sistem perakaunan yanglengkap bagi Pusat Tanggungjawab (PTJ).

Bengkel ini telah diadakan di Selesa Beach Resort, PortDickson pada 4 hingga 6 Disember 2009. Bengkel initelah disertai oleh wakil-wakil daripada PejabatPerakaunan, Jabatan Mengakaun Sendiri (JMS),Bahagian Pengurusan Audit Dalam (BPAD), BahagianPengurusan Teknologi Maklumat (BPTM), BahagianPengurusan Operasi Cawangan (BPOC), SeksyenKhidmat Perunding (SKP) dan PTJ Kementerian. Bengkelini diadakan bertujuan untuk mendapatkan maklum balasdaripada pihak-pihak yang terlibat dengan aplikasi

eSPKB sama ada secara langsung atau tidak langsungdalam usaha menambah baik sistem eSPKB sedia ada.

Memandangkan bengkel ini disertai olehpegawai–pegawai yang mempunyai kepakaran dari segioperasi dan pihak yang berkepentingan, maka segalapandangan, komen dan cadangan daripada merekaamat penting untuk dijadikan asas kepada revamp yangakan dilaksanakan ke atas eSPKB. Ini menjadi kayu ukuragar revamp eSPKB dapat memenuhi peruntukanperaturan semasa serta menepati keperluan pengguna.

Bagi mendapatkan maklum balas dan input tambahanmengenai cadangan revamp Sistem Perakaunan di PTJ,pihak EGAG telah menganjurkan Taklimat CadanganRevamp Sistem Perakaunan di PTJ yang dijalankanmengikut zon. Taklimat ini disertai oleh wakil-wakildaripada PTJ terpilih di seluruh negara. Program taklimatini dijalankan mengikut zon seperti di dalam Jadual 7.

Jadual 7 : Taklimat Cadangan Revamp Sistem Perakaunan di PTJ

Zon

Sarawak

Sabah

Timur

Selatan

Utara

Tempat

Park City EverlyHotel, Miri

PromenadeHotel, Kota

Kinabalu

Sumai HotelApartment

Hotel Seri Costa

Royal PenangHotel

Tarikh

21 & 22Disember 2009





Pejabat Perakaunan/PTJ

Kuching, Miri, Limbang, Sibu,Kapit, Bintulu

Kota Kinabalu, Tawau,Sandakan, Keningau

Kelantan, Terengganu, Pahang

Melaka, Johor, Negeri Sembilan

Pulau Pinang, Perak,Kedah, Perlis

Sesi perbincangan kumpulan Ucapan Aluan oleh Pengarah EGAG

Peserta-peserta yang hadir Sesi Perbincangan semasa Taklimat Revamp



28

Sistem Perakaunan Berkomputer Standard KerajaanNegeri (SPEKS) adalah sistem perakaunan bersepaduyang dibangunkan untuk Kerajaan-Kerajaan Negeridi Semenanjung Malaysia. Sejak tahun 2003 sistem initelah beroperasi di semua negeri yang terlibat.Pembangunan SPEKS masih memantau dan menambahbaik sistem dari masa ke semasa yang bertujuan untukmenambah kecekapan pengurusan kewangan danmenyediakan kerajaan negeri ke era Kerajaan Elektronik.

Sepanjang tahun 2009 antara aktiviti yang telahdilaksanakan adalah :

a. Penggantian Server

Mesyuarat Jawatankuasa Pemandu (JKP) Bilangan2/2007 pada 18 Disember 2007, telah meluluskanKertas Cadangan Untuk Menggantikan ServerSPEKS Di Negeri. Penggantian ini adalah bagitujuan menambahbaik prestasi perkakasan yangsedia ada sekali gus melancarkan operasi sistemSPEKS menjadi lebih optimum. Dengan penggantian iniianya akan memberi kelebihan kepada sistem SPEKSdalam memberi perkhidmatan yang lebih efisien danmeningkatkan kepercayaan pengguna kepada operasisistem seharian.

Server dan perkakasan yang telah berusia lebih dari5 tahun dan telah dipakai dengan penggunaan yangheavy-duty ini telah mengalami kerosakan dangangguan semasa operasi. Kos penyenggaraan dancaj tambahan yang bertambah dari masa ke semasaseiring dengan pertambahan usia perkakasan.Keadaan ini memberi kesan kepada operasi sistemSPEKS yang merupakan sistem yang agak kritikalkerana ianya melibatkan urusan dan operasi kewanganharian Kerajaan Negeri. Maka server yang baru adalahyang lebih berprestasi tinggi dan terkini bagimenampung keperluan semasa dan akan datangdi sistem SPEKS. Server yang dipilih adalahmempunyai kapasiti yang besar, I/O yang fleksibel dankapasiti storan dalaman juga besar. Ianya juga dapatmengambil kira perubahan dan pertambahan aplikasiyang diintegrasi dengan sistem SPEKS seperti PublicKey Infrastructure (PKI) dan pertambahan penggunadapat ditampung di masa akan datang. Komponenyang diambil kira dalam penggantian server ini adalah:

i. Server pengkalan dataii. Failover/server aplikasiiii. Sistem penstoran, SAN Switch dan Tape Libraryiv. Mengganti UPSv. Perkhidmatan instalasi perisian Oracle, SPEKS dan

performance tuning.

b. Projek Gerbang Pembayaran Elektronik(Electronic Payment Gateway [ePG])

Tujuan ePG dibangunkan oleh Kerajaan Negeri Melakaadalah untuk menambah baik sistem penyampaianperkhidmatan awam. ePG membenarkan pelbagaikaedah pembayaran oleh orang ramai bagi terimaanhasil dan terimaan bukan hasil boleh dilakukan secaraatas talian. Pembangunan ini adalah selaras denganhasrat Pekeliling Perbendaharaan Bilangan 6 Tahun2007 telah dikeluarkan pada 6 Ogos 2000. Pekelilingini menerangkan peraturan mengenai kaedahpungutan hasil dan terimaan bukan hasil secara onlinebagi perkhidmatan yang dihoskan di laman webKementerian/Jabatan/Agensi Kerajaan.

Negeri Melaka merupakan negeri pertama yangmelaksanakan ePG bagi berintegrasi dengan SPEKSsebagai back-end sistem kewangan yang diguna pakaidi semua Kerajaan Negeri kecuali di negeri Sabah danSarawak.

Projek ePG Kerajaan Negeri Melaka ini diketuai olehBendahari Negeri selaku Business Owner danPengarah BPTM selaku Pegawai Teknikal serta pihakTelekom Malaysia Berhad sebagai pembekalperkhidmatan yang bersepadu. Sebagai permulaan,projek pilot adalah digunakan bagi bayaran sewaanharta/bangunan Perbadanan Ketua Menteri danbayaran ansuran rumah awam. Kemudahan ini adalahuntuk menggalakkan dan memudahkan bayarandilakukan oleh pengguna.

c. Modul Sistem Lejar Akaun Subsidiari (SLAS)

Penambahbaikan Modul SLAS bagi berfungsisepenuhnya dalam merekod dan menyenggarakanakaun-akaun pinjaman kakitangan Kerajaan Negeri,kakitangan Persekutuan yang berkhidmat di negeri,agensi dan Badan-badan Berkanun di dalam satu

SISTEM PERAKAUNAN BERKOMPUTER STANDARDKERAJAAN NEGERI (SPEKS)



29

sistem iaitu di Modul SLAS SPEKS. Sehubungandengan itu kualiti dan kecekapan kerja dapatditingkatkan bagi melaksanakan proses pinjaman darimula proses permohonan, pendaftaran, bayaran,terimaan dan menyenggarakan rekod pinjaman danpenyediaan laporan.

Modul SLAS bagi pinjaman perumahan merangkumimaklumat tambahan yang berkaitan iaitu maklumatdokumen gadaian dan perihal tanah dapat disimpan dandirekod bagi tujuan semakan status hak milik peminjamdan hal-hal perundangan hak milik tanah. Seterusnyasistem juga menyediakan kemudahan bagi :

i. Arahan Potongan Gaji,ii. Penyelesaian Tunggakan Akaun Pinjaman dengan

menggandakan amaun potongan ansuran bulanan, iii. Penjadualan semula akaun pinjaman iaitu pengiraan

semula akaun pinjaman,iv. Penutupan Akaun Pinjaman bagi membenarkan

bayaran sekaligus dibuat oleh peminjam,v. Penyenggaraan Akaun Bayaran Balik Bagi Pesara

dan Kakitangan Persekutuan.

d. Maklumat Pengurusan Kewangan (MIS)

Kajian semula bagi Modul MIS adalah bagimemastikan SPEKS dapat menghasilkan PenyataKewangan yang tepat. Masalah dalam penyediaanPenyata Kewangan SPEKS yang kurang tepat telahmendapat teguran dari pihak audit pada bulan Mei2009 melalui Laporan Kajian Audit Terhadap SPEKS.Pengauditan ini bertujuan untuk menentukanpembangunan dan pengurusan SPEKS telahdilaksanakan dengan cekap dan berkesan sertamencapai matlamat yang ditetapkan.

Teguran audit ini telah mendapat perhatian dari pihakpengurusan JANM, dan didapati terdapat tiga (3)sebab utama terjadinya masalah tersebut iaitu:

i. Perbendaharaan Negeri tidak menggunakan semuamodul SPEKS sepenuhnya.

ii. Pembangunan SPEKS bagi modul SLAS yangbelum stabil bagi memberikan maklumat yang tepatmengenai pinjaman kakitangan: dan

iii. Terdapat sebahagian Penyata Kewangan sepertiPenyata Penerimaan dan Pembayaran Wang Tunaiyang masih belum lengkap dibangunkan.

Setelah masalah ini dikenalpasti, pihak pengurusanmengambil keputusan membuat kajian semula bagisemua Penyata Akaun Awam Negeri yang seragamuntuk semua negeri. Kajian semula ini akan mengambilkira semua maklumat dalam penyediaan Akaun AwamNegeri iaitu Penyata A hingga Penyata F bagi tujuanpengauditan. Kajian ini dijangka dapat disiapkan padatahun 2010.

e. Modul Pentadbir (Admin Module)

Di dalam Modul Pentadbiran, pihak Bendahari Negeridikehendaki melakukan proses penutupan setiappenghujung hari. Proses ini bertujuan mengemaskiniakaun dan Imbangan Duga dapat dilakukan olehSPEKS. Kajian bagi penambahbaikan telah dilakukandan pembentangan penemuan dan cadangannyakepada semua Bendahari Negeri telah diadakansemasa Mesyuarat AN/BN Bilangan 1/2009 di Tawau,Sabah.

Tujuan penutupan harian secara automatikadalah mengelakkan dari tarikh cetakan Cek/ResitPerbendaharaan akan lebih awal daripada tarikhkelulusan Baucar Bayaran (BB)/Penyata Pemungut(PP). Manakala tujuan pelaksanaan konsep pos adalahbagi post maklumat bayaran/terimaan selepas BaucarBayaran/Penyata Pemungut diluluskan supayaImbangan Duga seimbang.

Secara terperincinya dalam penambahbaikan SPEKSini perlu :

i. Menambah fungsi pos selepas kelulusan BB/PPdibuat dalam Modul Lejar AM.

ii. Apabila PP diluluskan, sistem akan terus activatesecara auto fungsi pos untuk cetak ResitPerbendaharaan.

iii. Bila BB diluluskan sistem akan wujudkan dalamPayment Advice di mana transaksi ini akan rekodDebit Vot/Amanah dan Kredit Payment Advice.

iv. Bila BB dipos sistem akan melakukan cetakcek/EFT dan digugurkan dari senarai PaymentAdvice iaitu Debit Payment Advice dan Kredit Bank.



30

Kehadiran ANM bagi Mesyuarat Jawatankuasa Pemandu SPEKS Bilangan 1/2009 pada 13-14 Mei 2009 di Kuantan

ANM Menandatangani Plak Simbolik Penyerahan Perkakasan danPerisian bagi Projek Penggantian Server SPEKS pada 15 Mei2009 di Swiss Garden Resort and SPA, Kuantan

Penyerahan watikah peranan Penyenggaraan Perkakasandan Perisian bagi Projek Penggantian Server SPEKS kepadaPegawai Kewangan Negeri pada 15 Mei 2009 di SwissGarden Resort and SPA, Kuantan

v. Penutupan harian akan dilakukan secara automatikkecuali penutupan bulanan. Sekiranya BN memilihuntuk tidak pos, Imbangan Duga bagi penutupanharian akan menunjukkan Payment Advice yangberbaki. Sistem akan mengingatkan BN untukselesaikan Payment Advice sebelum melakukanpenutupan bulanan.

Kursus Berkaitan eSPKB

Sebanyak 5 kursus/latihan/seminar telah dilaksanakan iaitu :

a. Kursus Oracle Discoverer (25 – 29 Mei 2009)b. Kursus Training Of Trainer Modul Aset Alih (19-20

dan 21-22 Oktober 2009)c. Kursus Training Of Trainer Modul Gaji – PCB (29-29

September dan 30 September – 1 Oktober 2009)d. Kursus Ethical Hacking (26-30 Oktober 2009)e. Kursus dan Taklimat Training Of Trainer (TOT) Sistem

Helpdesk (30 Disember 2009)

Sistem Helpdesk

Sistem Helpdesk baru yang dapat menampung laporanpermasalahan Sistem SPEKS dari semua negeri. Sistem iniakan membolehkan pengguna SPEKS membuat aduan

terus ke Unit Pemantauan di SKP, dan lagi melalui sistemHelpdesk Unicenter yang beroperasi di JANM yangberkongsi bersama sistem EGAG dan sistem eSPKB.Antara objektif dan kebaikan sistem baru ini adalah :

a. Sistem ini dibangunkan secara web-based bagimemudahkan capaian dan boleh di input daripadamana-mana lokasi.

b. Masa dapat dipendekkan dalam proses mengambiltindakan sesuatu masalah atau log masalah keranapihak vendor boleh mengakses terus kepada sistemhelpdesk.

c. Data/maklumat dalam sistem ini tidak boleh dipindaoleh pihak vendor SPEKS dan hanya wakil helpdeskSKP yang boleh mengemaskinikan maklumat dandata sistem tersebut.

d. Prestasi Module Owner Unit Pembangunan SPEKSboleh diukur bagi menentukan KPI dicapai atautidak berdasarkan tempoh respon yang ditetapkan.

e. Prestasi vendor juga boleh diukur bagi menentukanpenyelesaian dapat dibuat dalam tempoh yangdipersetujui.



31

Gambar kenangan sempena Majlis Penyerahan Perkakasan dan Perisian bagi Projek Penggantian Server SPEKS pada 15 Mei 2009di Swiss Garden Resort and SPA, Kuantan

Kursus Training Of Trainer (TOT) yang dijalankan diMakmal Latihan, Seksyen Khidmat Perunding, JANM

SISTEM PERAKAUNAN MIKRO (SPM)

Pada tahun 2009 pelaksanaan SPM telah diperluaskan di beberapa PTJ melalui pengendalian bengkel dan taklimatdi beberapa Kementerian dan Jabatan. Antara Kementerian/Jabatan yang terlibat adalah seperti di Jadual 8 di bawah:

Jadual 8 : Kementerian/Jabatan yang Terlibat dengan Bengkel dan Taklimat SPM

Bil.

1.

2.

3.

4.

5.

Bil.

1.

2.

3.

4.

5.

Taklimat

Kementerian Kewangan

Perbadanan Tabung Pendidikan Tinggi Nasional (PTPTN)

Jabatan Pertanian

Kementerian Pelajaran

Kementerian Sumber Asli dan Alam Sekitar

Bengkel

Jabatan Perangkaan Malaysia

Jabatan Pertanian

Kementerian Pelajaran Malaysia

Jabatan Kimia Malaysia

Kementerian Pengajian Tinggi Malaysia



32

Beberapa taklimat dan kursus berkaitan SPM juga telahdiadakan di IPN bagi Kursus Pra Penempatan, InduksiUmum, Khusus dan Kenegaraan untuk pegawai-pegawaiJANM yang baru dilantik dan berkhidmat di pelbagaiJabatan dan Kementerian.

Pada tahun ini juga Kursus Training Of Trainers (TOT)SPM telah diadakan untuk pegawai-pegawai IPNdan INTAN. Kursus ini bertujuan untuk melatihpegawai-pegawai tersebut supaya kursus SPM bolehdikendalikan sendiri oleh IPN dan INTAN. Mulai akhirtahun 2009 IPN dan INTAN telah mengendalikan kursusSPM sendiri.

ACTIVITY BASED COSTING(ABC)

Projek perintis untuk sistem ABC ini telah dilaksanakanmulai bulan Jun 2007 untuk Ibu Pejabat dan 3 PejabatNegeri JANM iaitu Wilayah Persekutuan Putrajaya,Melaka dan Negeri Sembilan.

Walau bagaimanapun modul ABC GFMAS ini semasamula dibangunkan merupakan adaptasi dari SPM yangsedia ada iaitu kaedah pengekosan yang berasaskanTraditional Cost Accounting. Kaedah ini adalah pengiraankos berdasarkan jumlah kos setiap kos objekdibahagikan dengan output bagi mendapatkan kosoutput seunit. Manakala pengiraan kos sebenar bagiABC adalah kos aktiviti yang terlibat bagi menghasilkanoutput di setiap peringkat mengikut kadar yang tertentu.Pengiraan kos mengikut ABC sebenar dapat mengemukakanmaklumat kos yang lebih tepat berasaskan aktiviti yangterlibat dalam menghasilkan sesuatu output.

Oleh itu sistem ABC yang berasaskan Traditional CostAccounting ini telah direka bentuk semula mengikutkaedah yang sebenar Sistem ABC dalam pengekosanoutput JANM dan seterusnya membentuk strategipelaksanaan ABC ke seluruh JANM.

Untuk melaksanakan perubahan ini dan juga untukmemantapkan kefahaman serta meningkatkan kemahiranpegawai dan pengguna sistem ini, beberapa kursus dantaklimat telah diadakan seperti :-

a. Taklimat ABC – GFMAS oleh Syarikat TELITI

b. Bengkel ABC anjuran bersama CIMA

c. Bengkel Kajian Semula Output dan AktivitiABC-GFMAS untuk bahagian-bahagian danJANM Negeri

Selain dari itu beberapa sesi simulasi telah diadakanuntuk menguji kebolehan sistem dalam pengekosanaktiviti dan output JANM. Sistem ini dijangka akandilaksanakan di peringkat JANM Ibu Pejabat, PejabatNegeri dan Cawangan JANM di seluruh negara padapertengahan tahun 2010.

Para peserta tekunmenghadiri taklimatABC-GFMAS

Bengkel ABC anjuran bersama CIMA di Putrajaya InternationalConvention Centre (PICC) pada 25 Mac 2009



33

SISTEM PERAKAUNAN KERAJAAN NEGERI DAN AGENSI(SAGA)Di antara aktiviti utama yang dijalankan sepanjang tahun 2009 adalah seperti berikut :

Penyerahan SAGA FASA 1 dan Anugerah Agensi Terbaik

Pada 13 Mac 2009 telah berlangsung majlis penyerahan Projek SAGA Fasa I yang telah dirasmikan oleh Akauntan NegaraMalaysia, Y. Bhg. Dato’ Mohd Salleh Bin Mahmud. Majlis diadakan bagi menandakan penyerahan SAGA kepada agensidan mengiktiraf agensi yang berjaya dipilih sebagai penerima Anugerah Agensi Terbaik FASA I. Anugerah tersebut

merupakan julung kali diadakan oleh JANM dalammengiktiraf kejayaan pelaksanaan sistem perakaunandi agensi.

Pelaksanaan SAGA FASA I telah bermula pada Jun2005 dengan penyertaan 12 Badan BerkanunPersekutuan dengan fokus untuk memastikan agensiyang tidak mempunyai sistem perakaunan dapatmemperolehnya agar dapat mengeluarkan penyatakewangan tepat pada masa yang ditetapkan selarasdengan PKPA Bilangan 1/2007. Dengan pelaksanaansistem ini, agensi diharap dapat meningkatkankecekapan, ketelusan, keselesaan dan kemudahandalam penyediaan penyata kewangan. Selepaspenyerahan projek, agensi dikehendaki menubuhkanUnit Sokongan SAGA sebagai helpdesk (unit bantuan)terhadap sistem dan Jawatankuasa SAGA Agensi(JASA) bagi mengendalikan hal berkaitan denganSAGA. Wakil JANM akan menjadi ahli di dalam JASAyang akan memberi khidmat runding dan nasihat dalam

pembuatan keputusan. Selaras dengan hala tuju SAGAyang baru, setiap kementerian bagi agensi telah diberi

tanggungjawab sebagai pemantau dengan penubuhan Jawatankuasa Pemantau SAGA yang dipengerusikan oleh KetuaSetiausaha Kementerian sendiri. Ini bagi memantau perjalanan SAGA serta kementerian akan turut terlibat dalampembuatan keputusan mengenai SAGA.

Majlis Penyerahan Projek SAGA FASA I ini telah diadakan di salah sebuah agensi FASA I iaitu Universiti Tun Hussein OnnMalaysia (UTHM). Pada majlis tersebut, UTHM telah dipilih sebagai penerima anugerah agensi terbaik.

Ucapan Alu-Aluan ANM sempena Majlis Penyerahan SAGA

Penyerahan sijil penghargaan kepada agensi FASA Ioleh ANM

Penyampaian Anugerah kepada UTHM sebagaiAgensi Terbaik FASA I



34

Mesyuarat Kemajuan SAGA

Mesyuarat Kemajuan SAGA merupakan mesyuarat tahunan yang diadakan di antara agensi SAGA, JANM dan vendorsistem SAGA bagi membincangkan isu-isu sistem yang diketengahkan oleh agensi serta menyampaikan segala dasaryang telah diputuskan oleh JANM untuk dijadikan panduan dan digunakan oleh agensi.

Mesyuarat telah diadakan di Universiti Tun Hussein Onn Malaysia (UTHM) pada 12 Mac 2009 dan dipengerusikan olehTimbalan Pengarah SKP, Puan Wan Maheran binti Wan Abdullah. Agensi yang terbabit dalam mesyuarat ini adalah sepertiberikut :

a. Universiti Tun Hussein Onn Malaysia (UTHM)

b. Universiti Malaysia Sabah (UMS)

c. Maktab Kerjasama Malaysia (MKM)

d. Lembaga Amanah Balai Seni Lukis Negara (BSLN)

e. Lembaga Akreditasi Malaysia (MQA)

f. Perbadanan Tabung Pembangunan Kemahiran (PTPK)

g. Lembaga Tembakau Negara (LTN)

h. Lembaga Kemajuan Johor Tenggara (KEJORA)

i. Lembaga Kemajuan Kemubu (KADA)

j. Lembaga Penduduk dan Pembangunan Keluarga Negara (LPPKN)

k. Lembaga Kemajuan Wilayah Pulau Pinang (PERDA)

l. Perbadanan Harta Intelek Malaysia (MyIPO)

Antara perkara yang dibincangkan adalah berkenaan dasar 1 Bank dan 1 Akaun Utama di mana akaun utama tersebuthendaklah merangkumi akaun bayaran, terimaan dan EFT. Bagi isu EFT, JANM telah mengumumkan kos pelaksanaanadalah percuma dan semua agensi dikehendaki mengadakan perbincangan dengan pihak bank dan vendor bagi tujuanpelaksanaan.

Wakil agensi FASA I bersama wakil JANM pada Mesyuarat Kemajuan pada 12 Mac 2009 di UTHM



35

Submodul Pengurusan Cuti (Cuti Online) JANM Pejabat Negeri dan Cawangan

Peluasan pelaksanaan HRMIS ke semua Bahagian di Ibu Pejabat telah dilaksanakan secara berperingkat bermula denganBahagian perintis iaitu Pejabat Pengurusan Tertinggi, Bahagian Pengurusan Operasi Cawangan (BPOC) dan 3 PejabatJANM Negeri iaitu Negeri Sembilan, Melaka dan Selangor. Seterusnya kepada 7 Bahagian yang lain yang telahdikuatkuasakan sepenuhnya penggunaan submodul pengurusan cuti pada Tahun 2008.

Pelaksanaan HRMIS pada tahun 2009 untuk pelaksanaan cuti online telah diperluaskan kepada 22 buah Pejabat JANMNegeri dan Cawangan dan telah menetapkan mulai 2 Mac 2009 dan 15 Julai 2009, semua permohonan cuti rehat bolehdijalankan secara atas talian melalui sistem HRMIS. Bagi memastikan pelaksanaan di peringkat negeri dan cawanganberjalan dengan lancar, beberapa sesi refresher course telah dijalankan sebelum kuat kuasa pelaksanaan secara roll-outmengikut zon-zon negeri seperti berikut:

a. Zon Tengah - JANM Putrajayab. Zon Selatan - JANM Johorc. Zon Timur - JANM Kelantan, JANM Terengganu dan JANM Pahangd. Zon Utara - JANM Pulau Pinang, JANM Perlis, JANM Perak dan JANM Kedahe. Zon Sarawak I - JANM Sarawak, JANM Sarikei, JANM Kapit dan JANM Sri Amanf. Zon Sarawak II - JANM Miri, JANM Bintulu, JANM Limbang dan JANM Sibug. Zon Sabah - JANM Sabah, JANM Tawau, JANM Sandakan, JANM Keningau

dan JANM Wilayah Persekutuan Labuan

Skrin Laman Portal HRMIS www.eghrmis.gov.my

Pelaksanaan SAGA FASA IV

Selaras dengan hala tuju baru, pelaksanaan SAGA telah dijalankan sepenuhnya oleh JANM tanpa melibatkan khidmatpakar runding. Proses perolehan telah bermula pada Mei 2009 dan Letter Of Acceptance (LOA) telah dikeluarkan kepadavendor yang berjaya pada 25 November 2009. Pelaksanaan FASA IV adalah selama 10 bulan dan dijangka selesai padabulan September 2010.

SISTEM MAKLUMAT PENGURUSAN SUMBER MANUSIA(HRMIS)PELAKSANAAN HRMIS TAHUN 2009



36

Submodul Perisytiharan Harta

Selaras dengan Surat Edaran JPA(S)TT.7076 Klt 12/(96) bertarikh 16 Januari 2009 mengenai penggunaan borangperisytiharan harta melalui aplikasi HRMIS, maka fasa pelaksanaan seterusnya bagi Tahun 2009 adalah pelaksanaansubmodul perisytiharan harta di semua JANM termasuk pejabat negeri dan cawangan yang telah mula menggunakansubmodul tersebut mulai 16 Mei 2009.

Submodul perisytiharan harta merupakan salah satu submodul di bawah Modul Pengurusan Rekod Peribadi aplikasiHRMIS. Submodul ini membolehkan pegawai perkhidmatan awam mengendalikan hal-hal pemilikan dan perisytiharanharta secara dalam talian melalui media elektronik. Maklumat yang dijana melalui pelaksanaan submodul ini adalahmerupakan satu rekod yang sah dan boleh digunakan sebagai dokumen sokongan dalam melaksanakan sebarang urusanperkhidmatan. Perkara berkaitan perisytiharan harta dan pelaksanaan submodul ini adalah merujuk kepada PekelilingPerkhidmatan Bilangan 3 Tahun 2002 serta Surat Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 8 Tahun 2008.

Di dalam pelaksanaan di JANM, Unit Perkhidmatan Bahagian Pembangunan Perakaunan dan Pengurusan (BPPP) telahdilantik sebagai Pentadbir Perisytiharan Harta Pusat (Agency Asset Administrator) yang mana setiap bahagian dan pejabatnegeri/cawangan juga telah dilantik urusetia dan pemaklum harta masing-masing bagi melengkapkan proses urusanperisytiharan harta pegawai. Pegawai-pegawai yang telah diberi kuasa dan peranan bagi modul berkaitan perlumemastikan kerahsiaan maklumat harta pegawai agar sentiasa dipelihara.

Pelaksanaan Integrasi HRMIS-GFMAS

JANM Ibu Pejabat di bawah Pejabat Perakaunan JANMWPP adalah di antara agensi perintis yang telah dipilih bersama-sama dengan 13 agensi lain di bawah Pejabat Perakaunan Jabatan Perdana Menteri (JPM) di dalam pelaksanaan IntegrasiHRMIS-GFMAS. Sebanyak 7 pusat pembayar yang terlibat di dalam fasa perintis pelaksanaan ini iaitu:

a. 2002 – Bahagian Pembangunan Perakaunan dan Pengurusan

b. 2018 – Bahagian Pengurusan Amanah dan Sekuriti

c. 2019 – Bahagian Pengurusan Teknologi Maklumat

d. 2022 – Bahagian Pengurusan Operasi Cawangan

e. 2024 – Bahagian Perkhidmatan Operasi Pusat dan Agensi

f. 2025 – Bahagian Pengurusan Audit Dalam

g. 2026 – Institut Perakaunan Negara

Sehubungan itu, pelaksanaan integrasi HRMIS-GFMAS di JANM telah dibahagikan kepada 2 peringkat pelaksanaan iaitutanpa integrasi dan melalui integrasi. Peringkat pelaksanaan tanpa melibatkan integrasi ini telah dilaksanakan mulai1 Disember 2009 di mana semua proses perubahan gaji disediakan secara online melalui submodul pengurusan saraandan submodul pengurusan gaji melalui aplikasi HRMIS sahaja dan penghantaran dokumen masih secara manual kepadaPejabat Perakaunan untuk diproses. Kumpulan pengguna yang terlibat adalah Unit Perkhidmatan dan Unit KewanganBPPP selaku Pentadbir Saraan (Kew.8) dan Pentadbir Gaji (SG20).

Seterusnya, peringkat pelaksanaan melalui Integrasi HRMIS-GFMAS kini sedang dalam pelaksanaan dan mulai Tahun2010, pelan pelaksanaannya akan lebih memberi fokus kepada proses perubahan gaji secara online sepenuhnya untukproses pembayaran gaji bulan Mac 2010.



37

AKTIVITI DAN LATIHAN

Sepanjang Tahun 2009, sebanyak 16 aktiviti berkaitan HRMIS yang meliputi latihan kerja, mesyuarat dan taklimat telahdijalankan seperti yang disenaraikan di Jadual 9 berikut:

Jadual 9 : Senarai Latihan Kerja, Mesyuarat dan Taklimat HRMIS

Bil.

1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

8.

9.

10.

11.

12.

13.

14.

15.

16.

Tarikh

5 Februari 2009

4 dan 5 Februari 2009





24 Februari 2009

24 April 2009

1 dan 2 Julai 2009

6 dan 7 Julai 2009

3 Ogos 2009

26 Ogos 2009

20 Oktober 2009

26 Oktober hingga6 November 2009

25 November 2009

3 Disember 2009

Nama Aktiviti/Latihan

Sesi Refresher course bagi submodul pengurusan cuti dan perisytiharan harta aplikasiHRMIS zon Selatan dan Tengah

Sesi Refresher course bagi submodul pengurusan cuti dan perisytiharan harta aplikasiHRMIS zon Timur

Sesi Refresher course bagi submodul pengurusan cuti dan perisytiharan harta aplikasiHRMIS zon Utara (kecuali JANM Kedah)

Sesi Refresher course bagi submodul pengurusan cuti dan perisytiharan harta aplikasiHRMIS zon Sarawak I

Sesi Refresher course bagi submodul pengurusan cuti dan perisytiharan harta aplikasiHRMIS zon Sarawak II

Sesi Refresher course bagi submodul pengurusan cuti dan perisytiharan harta aplikasizon Sabah

Sesi Refresher course bagi submodul perisytiharan harta aplikasi untuk JANM NegeriMelaka, Selangor dan Negeri Sembilan

Taklimat Kerja Pelaksanaan Submodul Perisytiharan Harta Aplikasi HRMIS JANM(Ibu Pejabat)

Sesi Refresher course bagi submodul pengurusan cuti dan perisytiharan harta aplikasiuntuk JANM Negeri Kedah

Sesi pengemaskinian gambar JANM (Ibu Pejabat)

Latihan kerja Submodul Pengurusan Saraan (Penyata Perubahan Gaji) Bilangan 1/2009

Mesyuarat Pelaksanaan Submodul Pengurusan Saraan (Kew.8) dan Gaji (SG20) AplikasiHRMIS Bilangan 1/2009

Sesi Pemantauan JPA bagi Submodul Pengurusan Saraan (Kew.8)

Taskforce Kemasukan Maklumat Umur Bersara JANM (Ibu Pejabat)

Sesi Pemantauan JPA bagi Submodul Pengurusan Saraan (Kew.8) dan Gaji (SG20)

Penghantaran Data Gambar Untuk Peralihan Terus ke HRMIS(Bagi CO Yang Belum Mengemaskini)



38

Agama 2,720 98.16%

Bangsa 2,725 98.34%

Keturunan 2,732 98.59%

Status Uniform 2,755 99.42%

Jenis Darah 1,406 50.74%

Status Perkahwinan 2,771 100.00%

Gelaran 2,762 99.68%

Jantina 2,771 100.00%

Negara Kelahiran 2,760 99.60%

Negeri Kelahiran 2,764 99.75%

Kewarganegaraan 2,734 98.66%

Status Warganegara 2,771 100.00%

Status Bumiputera 2,672 96.43%

Nombor Sijil Lahir 2,472 89.21%

Tarikh Lahir 2,735 98.70%

Nombor Telefon Pejabat 2,508 90.51%

Gambar 1,814 65.46%

Pendidikan 1,833 66.15%

Purata Pengemaskinian 94.04%

Bilangan PengisianMaklumat

% PengisianBilangan Pemilik

Kompetensi

Status Lantikan 2,728 98.45%

Skim Perkhidmatan 2,724 98.30%

Pihak Berkuasa Melantik 2,737 98.77%

Ketua Perkhidmatan 2,735 98.70%

Status Perkhidmatan 2,729 98.48%

Beban Perkhidmatan 2,733 98.63%

Asas Waktu Bekerja 2,733 98.63%

Status Pengesahan Dalam 2,714 97.94%Perkhidmatan

Dalam Tempoh Percubaan 899

Tempoh Percubaan 809 89.99%

Status Berpencen 2,725 98.34%

Pihak Berkuasa Pencen 2,603 93.94%

Jenis Gaji 2,731 98.56%

Jenis Saraan 2,737 98.77%

Status Gaji 2,771 100.00%

Gred Gaji 2,737 98.77%

Matagaji 2,679 96.85%

Bulan Pergerakan Gaji 2,683 96.82%

Nilai Gandaan Gaji 2,636 95.13%

Bilangan Fail CO 2,549 91.99%

Bilangan Rekod 1,996 72.03%Perkhidmatan

Bilangan Pengisian 1,530 55.21%Maklumat Umur Bersara

Purata Pengemaskinian 94.22%

Bilangan PengisianMaklumat

Bilangan Pemilik

Kompetensi

Jadual 11 :Status Pengemaskinian Profil Perkhidmatan

Jadual 10 :Status Pengemaskinian Data

% Pengisian



39

Susulan daripada Mesyuarat Jawatankuasa Pemandu HRMIS Bilangan 1 Tahun 2009 yang telah diadakan pada2 Mac 2009 di Pusat Konvensyen Antarabangsa Putrajaya (PICC) telah memutuskan supaya pelaksanaan HRMISdijadikan KPI kepada Ketua-ketua Jabatan Sektor Awam. Sehubungan dengan itu, status pengemaskinian data asassehingga 31 Disember 2009 merupakan salah satu kriteria yang dinilai dalam pencapaian pelaksanaan HRMIS di agensi.Berikut dikemukakan status pengemaskinian data asas di Jabatan Akauntan Negara Malaysia (JANM) sehingga31 Disember 2009 berdasarkan sumber dari pangkalan data HRMIS oleh Jabatan Perkhidmatan Awam (JPA):-

a. Pengurusan Rekod Peribadi- Jumlah bilangan pemilik kompetensi yang direkodkan = 2,771

b. Profil Perkhidmatan- Jumlah bilangan pemilik kompetensi yang direkodkan = 2,771

Statistik Penggunaan HRMIS di JANM

Berdasarkan laporan statistik penggunaan HRMIS yang dikeluarkan di laman web Jabatan Perkhidmatan Awam (JPA) bagi20 agensi utama yang menggunakan HRMIS, berikut adalah carta statistik penggunaan HRMIS di JANM bermula Januari2009 sehingga Disember 2009:

Carta 3 : Statistik Penggunaan HRMIS di JANM Tahun 2009



40

2007 1,447 34,771

2008 1,714 81,078

2009 2,771 157,275

TahunJumlah

PenggunaLogin

Bilangan Pengguna

Jadual 12 :Perbandingan Bilangan Pengguna dan Jumlah Pengguna Login HRMIS Mengikut Tahun

Daripada laporan keseluruhan statistik bilangan pengguna dan jumlah penggunaan aplikasi HRMIS di JANM bermuladaripada tahun pertama pelaksanaan, berikut ditunjukkan jadual perbandingan statistik bagi Tahun 2007, 2008 dan 2009seperti di Jadual 12.

kemajuan - anm.gov.my filesejajar dengan perkembangan dan kemajuan dalam bidang infrastruktur dan...

Documents