gfmas - account payables

TAKLIMATACCOUNT PAYABLES

Oleh:

Bahagian Pengurusan Teknologi Maklumat

Khamis, 15 Mei 2014

J A B A T A N A K A U N T A N N E G A R A

JABATAN AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA

Modul AP, BPTM 212/04/23

Process Flow

AccountPayables

OVERVIEW ACCOUNT PAYABLES



GAMBARAN RINGKAS PROSES BAYARAN

Terima Barang

BuatPesanan

BuatBayaran

PT/ WP/ WPU/Kontrak Invois/ bil Baucar bayaran

ESPKB GFMAS

Kem/ JabPTJ

JANMAO/ HO

PT/ WP/ WPU/ KontrakSenarai Semak



Laporan AP

Proses BB Manual • Daftar• Kemaskini• Semak• Lulus• Kuiri • Senarai Dokumen FI Manual

Proses BB Elektronik Semak Lulus Post Kuiri Senarai Dokumen FI Elektronik

Proses Pembayaran• Cek• Electronic Fund Transfer (EFT)• Posting Slip

Data Induk Penerima Bayaran

• Wujud, Ubah dan Papar• Block/Unblock• Set Deletion Indicator




A) PENGWUJUDAN DAN PENYELENGGARAAN DATA INDUK PENERIMA BAYARAN (PANJAR DAN BUKAN PANJAR)

B) PROSES BAUCAR BAYARAN MANUAL & ELEKTRONIKC) PROSES PEMBAYARAND) PROSES AKAUN KENA BAYAR (AKB)E) PROSES PUKALF) LAPORAN-LAPORAN

ALIRAN PROSES BAUCAR BAYARAN



A) PENGWUJUDAN DAN PENYELENGGARAAN DATA INDUK PENERIMA BAYARAN (PANJAR DAN BUKAN PANJAR)



Wujud Panjar

KOD PENERIMA PANJAR

Bermula dengan abjad yang telah ditetapkan mengikut jenis panjar ( 1 digit ), diikuti dengan kod jabatan ( 3 digit ), kod negeri ( 1 digit ) dan nombor yang diberi oleh BPOPA ( 5 digit )

Contoh : R 231 1 00001

A B C D

Petunjuk :A - Kod kawalan ( R,K,L,S,U )B - Kod JabatanC - Kod Negeri ( 1 = Semenanjung, 2 = Sawarak, 3 = Sabah )D - Running number yang diberi oleh BPOPA.



Wujud Bukan Panjar

KOD PENERIMA BUKAN PANJAR

Diwujudkan sendiri oleh pejabat perakaunan.

Terdapat 2 jenis kod penerima bukan panjar iaitu kod penerima dari jabatan/ ptj manual dan kod penerima dari jabatan/ ptj espkb.

Kod penerima bayaran bagi jab/ptj manual adalah bermula dengan 1 dan diikuti dengan jabatan/ ptj Kod penerima ini dicipta dengan menggunakan t-code : FK01

Kod penerima bayaran bagi jab/ptj espkb adalah bermula dengan 2 dan diikuti dengan jabatan/ ptj. Kod penerima ini dicipta dengan menggunakan t-code : XK01

Contoh : KOD PENERIMA MANUAL : 1 231 020501

A B C

KOD PENERIMA ESPKB : 2 231 020501

D B C

Petunjuk :A – mewakili kod penerima manualD – mewakili kod penerima espkbB – jabatanC – PTJ



Wujud Agensi Diwujudkan oleh BPOPA dan akan di ALE ke AO terlibat. Kod agensi adalah penerima bayaran bagi pukal. Semasa mewujudkan kod penerima panjar, baris ke-3 bagi medan name (

no. 1 ) wajib diisi kerana medan ini merupakan medan wajib apabila dihantar ke eSPKB ( ia dianggap sebagai medan no kad pengenalan ).



Wujud Data Induk (FK01 / XK01)

- Fungsi mewujudkan data induk penerima bayaran panjar dan bukan panjar.

- Pastikan vendor account number berdasarkan account group (AP blueprint).



Ubah Data Induk (FK02 / XK02)- Kemaskini maklumat berkaitan penerima bayaran.- * Vendor Account Number tidak boleh diubah.

Papar Data Induk (FK03 / XK03)- Memaparkan maklumat data induk penerima bayaran.- Sebarang perubahan tidak dibenarkan.

Papar Perubahan Data Induk Penerima Bayaran (FK04 / XK04)- Memaparkan maklumat perubahan pada data induk penerima bayaran.

Blok/Unblok Data Induk Penerima Bayaran (FK05 / XK05)- Block atau unblock data induk penerima bayaran untuk tujuan tertentu.

Set Indikator Mansuh (Delete) Data Induk Penerima Bayaran (FK06 / XK06)- Set indikator mansuh (delete) pada maklumat data induk penerima bayaran.



B) PROSES BAUCAR BAYARAN MANUAL & ELEKTRONIK



BAUCAR BAYARAN MANUAL

Jenis Dokumen :

K2 (BB Manual)

K5 (BB Panjar)

KY (BB Panjar Apungan)

BAUCAR BAYARAN ELEKTRONIK

Jenis Dokumen : K1 (BB eSPKB)

K3 (BB Pukal)K4 (BB Panjar eSPKB)

K6 (BB Gaji eSPKB) K7 (BB TT LOC eSPKB) K8 (BB TT OVE eSPKB) KX (BB Panjar Apungan eSPKB) R2 (BB Kontrak) T1 (BB Pelaburan) *BPOPA shj ZE (BB Customized) ZK (BB AP Loan Customized)



POSTING ENTRIES

DR Vote XXXX K1, K2, K4, K5, K6, etc

CR Vendor XXXX

Post Baucar Bayaran

Proses Pembayaran

DR Vendor XXXX KZ

CR Bank Bayaran Outgoing XXXX




Mula

Terima BB & dokumen

sokongan dari PTJ

Daftar BB (maklumat asas)

No. wujud

?

Pengesahan Vendor Master

wujud

?

Kuiri

Lulus BB

Posting BB

Ada Peruntuka

n ?

Pelepasan Peruntuka

n ?

P

Sambung ke Proses

Pembayaran ( Cek/ EFT)

Kemaskini BB (maklumat terperinci)

Lengkap ?

Tepat ?

Semak BB

Hantar ke PTJ

Chargeline

Sah ?

Batal ?

Tamat

Cipta Vendor Master

Tidak

Ya

Tidak

Tidak

Tidak

TidakTidak

Ya

Ya

Ya

Ya

Ya

Tidak

Ya

< RM20,000

≥ RM20,000

PROSES BAUCAR BAYARAN SECARA MANUAL



PROSES BAUCAR BAYARAN DARI e-SPKBMula

Terima data BB berstatus 3 dari

eSPKB ( selepas perakuan II )

Sah ?

Pengesahan BB ( i-sign )

Sah ?

Hantar Status 6 ( ditolak ) ke

eSPKB

Kemaskini status 7 ( dibatalkan )

Kelulusan BB ( i-sign )

Lulus ?

Posting BB

Ada Peruntuka

n ?

Pelepasan Peruntuka

n ?

Tamat

P

Sambung ke Proses

Pembayaran ( Cek/ EFT)

Tidak

Ya

Ya

Ya

Ya

Ya

Tidak

Tidak

Tidak

Tidak

< RM20,000

≥ RM20,000



Proses Baucar Bayaran Manual & Elektronik Daftar Baucar Bayaran Manual (ZRAP004)

- Daftar baucar bayaran manual ke dalam GFMAS.- * Data Asas sahaja.- Status 0

Kemaskini Baucar Bayaran Manual (ZRAP007)- Memasukkan maklumat terperinci Baucar Bayaran.- Semak Data - sekiranya terdapat ralat.- Simpan - Simpan sahaja.- Simpan Lengkap - Simpan dan dihantar ke Semak Baucar Bayaran

Manual.- Status 1

Semak Baucar Bayaran Manual/Elektronik (ZRAP008/ ZRAP015)- Untuk BB >20,000.00- Semak Baucar Bayaran. Sekiranya terdapat ralat, hantar ke KUIRI.- Pengguna perlu menggunakan Isign untuk menyemak Baucar Bayaran Elektronik.- Status 2



Kelulusan Baucar Bayaran Manual/Elektronik (ZRAP009/ZRAP016)- Menyemak& meluluskan BB Manual/Elektronik <=20,000.-Meluluskan BB Manual/ Elektronik >20,000.- Pengguna perlu menggunakan Isign untuk melulus Baucar Bayaran Elektronik.- No dokumen GFMAS akan diberikan bagi Baucar Bayaran Manual.- Status 3

Post Baucar Bayaran Elektronik (ZRAP017)- Post Baucar Bayaran Elektronik.

- Nombor dokumen GFMAS akan diberikan bagi Baucar Bayaran Elektronik.

- Status 3

Proses Baucar Bayaran Manual & Elektronik



Kuiri Baucar Bayaran Manual (ZRAP010)

- Baucar Bayaran Manual yang terdapat ralat.

- Boleh dihantar ke kemasukan data untuk pembetulan ATAU dihantar ke PTJ (BATAL).

- Status 5

Laporan Status Dokumen Manual/Elektronik (ZRFI002/ZRFI005)

- Paparan Dokumen FI Manual/ Elektronik.

- Lihat status dokumen.

Proses Baucar Bayaran Manual & Elektronik



C) PROSES PEMBAYARAN



GAMBARAN KESELURUHAN PEMBAYARAN SECARA EFT GAMBARAN KESELURUHAN PEMBAYARAN SECARA EFT DAN CEKDAN CEK

Pengguna eSPKB

PEJABAT PERAKAUNAN

e-SPKB

WebMethods

eMaklum Web

Agensi/Penerima Bayaran

GFMAS

DTB

BANK

Email/Fax/Surat

eSPKB ke GFMAS

GFMAS ke eSPKB

PTJ

BB Manual

BB Manual

Capaian eMaklum Web



Tamat

Laksana Program Pembayaran

Jana Pembayaran EFT

Kelulusan I :Maklumat

pembayaran EFT(i-Sign)

Kelulusan II :Maklumat

pembayaran EFT(i-Sign)

Hantar data ke DTB

Proses DTB : Semak maklumat pembayaran EFT

dan hantar ke bank

PEMBAYARAN SECARA “ELECTRONIC FUND TRANSFER” (EFT) DAN CEK

Sistem Luar

GFMAS

Manual

Makluman

P

Cetak Cek

Tandatangan

Pos/Serah Kepada PTJ

Tamat



Contoh cek



Contoh Notifikasi Melalui SMS

RM0.00 ANM: EFT10475470445588 T/BAS 06/08-KG SG BOT GATE KE SK BT 7 DIHTR PD 21082008 CIMB BANK BERHAD RUJUK http://emaklumweb.anm.gov.my

RM0.00 ANM: EFT10475470445588 T/BAS 06/08-KG SG BOT GATE KE SK BT 7 GAGAL PD 21082008 CIMB BANK BERHAD RUJUK http://emaklumweb.anm.gov.my



Contoh Notifikasi melalui e-mel



Contoh Notifikasi melalui faks



D) PROSES AKAUN KENA BAYAR (AKB)



Proses AKB (ZRAP037) - AKB ialah suatu tempoh dimana pembayaran boleh dilakukan bagi perkhidmatan atau bekalan yang telah diterima sebelum atau pada 31/12 setiap tahun. Pembayaran dibuat menggunakan peruntukan tahun tersebut (bulan 13).

- Bagi perkhidmatan atau bekalan yang telah diterima dalam tahun sebelumnya tetapi tidak sempat diserah baucar bayarannya sebelum tarikh yang telah ditetapkan, perlu dicaj kepada vot tahun semasa bergantung kepada kelulusan khas dibawah Arahan Perbendaharaan 58 (a). Sila rujuk AP58(a)

- Proses AKB (ZRAP037) dilaksanakan untuk memproses baucar bayaran AKB yang telah dipost ke dalam GFMAS.



E) PROSES PUKAL



GAMBARAN KESELURUHAN PEMBAYARAN SECARA PUKALGAMBARAN KESELURUHAN PEMBAYARAN SECARA PUKAL

PEJABAT PERAKAUNAN

GFMAS

WebMethods

PTJ

Pengguna eSPKB

CommServer

Update Vot eSPKBUpdate Vot eSPKB

Kew310/ Kew 311Kew310/ Kew 311

AP503 & AP504AP503 & AP504

AP503 & AP504AP503 & AP504

EFT/CEK dan hardcopy EFT/CEK dan hardcopy laporanlaporan

AP503 & AP504AP503 & AP504

AP503,AP506,AP505AP503,AP506,AP505AP503,AP506,AP505AP503,AP506,AP505

Kew310/ Kew 311Kew310/ Kew 311 AP503,AP506,AP503,AP506,

AP505AP505

Agensi/Penerima Bayaran



PEMBAYARAN SECARA PUKALLarian Program Simulasi Fail

Bil Pukal (ZRAP053)

1

2

3

Betulkan?Betulkan ralat

Notifikasi melalui emel (AP507) kepada

Agensi Pukal

Ya

Mula

Tidak

Membuat proses pembatalan fail bil

Pukal

Ya

Ya

a

Tidak

Tidak

b

4

Proses

6

Batal?

Ralat?

5

Hantar fail Bil Pukal AP504 melalui webMethods ke

server SAP



Tamat

7

10

9

Tidak

b

Ya

Fail AP506 dan notifikasi emel ke Agensi Pukal

8

a

Proses pembayaran F110

Lulus (iSign) ZRAP040

Berjaya iSign?

Post

Muat turun maklumat Terperinci Bayaran (AP505) dan notifikasi emel ke Agensi Pukal



F) LAPORAN-LAPORAN



Senarai FI Dokumen Manual (ZRFI002)

- Untuk melihat status dokumen FI manual

Senarai FI Dokumen Elektronik (ZRFI005)

- Untuk melihat status dokumen FI elektronik

Senarai Status FI Dokumen Secara Manual Dan Elektronik (ZRFI006)

- Memaparkan senarai dokumen yang dikehendaki pengguna.

Laporan Akaun Pukal Yang Dipertanggungkan (ZRAP005)

- Memaparkan Senarai Laporan Dipertanggungkan - beri PTJ

LAPORAN-LAPORAN



Laporan Bulanan Pembayaran Pukal (ZRAP003)- Memaparkan senarai bil yang dibayar – diberi kepada agensi

Sistem Bayaran Pukal: Bil-bil Yang Ditolak (ZRAP028)- Untuk melihat senarai bil yang ditolak - beri kepada agensi

Laporan Bayaran Pukal (ZRAP026)- Senarai bayaran pukal untuk diberi pada agensi

Laporan Terperinci Pembayaran Pukal (ZRAP006)- Memaparkan laporan terperinci Pembayaran pukal - beri PTJ

Laporan Fail Bil Pukal Yang Dibatalkan (ZRAP044)- Memaparkan fail bil pukal yang dibatalkan semasa simulasi – beri agensi.

LAPORAN-LAPORAN



Vendor Line Items Display (FBL1N)- Papar Line Items- Selepas dipost, system akan memaparkan maklumat line item

penerima bayaran. Baki akaun akan dikemaskini automatik

Display Document : Initial Screen (FB03)- Memaparkan dokumen yang telah dipost.

Senarai Cek/EFT/Posting Slip (ZRAP002)- Memaparkan Senarai Cek/EFT yang telah dikeluarkan.- * Boleh memasukkan ID bayaran jika sehari mempunyai multiple payment ID.

Senarai Cek-cek Yang Dibatalkan (ZRAP031)- Memaparkan cek-cek yang dibatalkan.

LAPORAN-LAPORAN



Senarai Terperinci Baucar Bayaran Diproses (ZRAP048)- Memaparkan senarai terperinci baucar bayaran melebihi 5 hari dan dalam masa 5 hari.

Laporan Ringkasan Tempoh Baucar Bayaran Diproses (ZRAP049)- Memaparkan laporan ringkasan tempoh proses Baucar Bayaran

Laporan Prestasi Baucar Bayaran Diproses (ZRAP050)- Memaparkan prestasi baucar bayaran diproses dalam bentuk peratusan

Senarai Baucar Bayaran Diterima / Dlm. Proses / Diproses (ZRAP022)- Memaparkan senarai BB yang telah diterima/di dalam proses / telah

diproses.

Check Register (FCHN) - Memaparkan maklumat cek.

LAPORAN-LAPORAN



SOLMAN



Sekian

Terima kasih

Seksyen Aplikasi

Modul AP

[email protected]

gfmas - account payables

Government & Nonprofit