gfmas - gal mo s

39
GOVERNMENT – Advances & Loans Monitoring System GOVERNMENT – Advances & Loans Monitoring System (G-ALMoS) (G-ALMoS) (SISTEM PEMANTAU PENDAHULUAN (SISTEM PEMANTAU PENDAHULUAN DAN PINJAMAN KERAJAAN) DAN PINJAMAN KERAJAAN) Khamis, 15 Mei 2014

Upload: iszwan-shah

Post on 03-Jul-2015

257 views

Category:

Government & Nonprofit


6 download

TRANSCRIPT

Page 1: GFMAS - Gal mo s

GOVERNMENT – Advances & Loans Monitoring System GOVERNMENT – Advances & Loans Monitoring System (G-ALMoS)(G-ALMoS)

(SISTEM PEMANTAU PENDAHULUAN(SISTEM PEMANTAU PENDAHULUAN DAN PINJAMAN KERAJAAN)DAN PINJAMAN KERAJAAN)

Khamis, 15 Mei 2014

Page 2: GFMAS - Gal mo s

G-ALMoS

PENDAHULUAN DIRI & PELBAGAI

PINJAMAN KOMPUTER

PINJAMAN KENDERAAN

(untuk peminjam lama)

Page 3: GFMAS - Gal mo s

G-ALMoS

1. Modul ini diguna pakai oleh 11 JMS (Jabatan Mengakauan Sendiri), BPOPA, Kuching & Kota Kinabalu.

2. 11 JMS – MOE, MOHE, MOI, MINDEF, MOH, MOA, KKR, KDN, JPM, MOT & KASTAM

3. Diselaraskan secara berpusat (centralised) di ibu pejabat.

Page 4: GFMAS - Gal mo s

Kakitangan Kerajaan (seluruh Malaysia) yang ingin membuat pinjaman komputer/pendahuluan diri akan menyerahkan borang-borang dan dokumen yang diperlukan kepada salah satu lokasi berikut : 10 JMS dan BPOPA manakala bagi pendahuluan diri dan pelbagai di Sabah dan Sarawak perlu menyerahkan borang-borang dan dokumen ke Kuching dan Kota Kinabalu sahaja

Staf yang bertanggungjawab untuk memasukkan data di JMS, BPOPA, KK atau Kuching akan memasukkan maklumat-maklumat peminjam / pendahuluan diri ke sistem G-ALMoS di server Ibu Pejabat JANM (centralised)

Proses Bayaran akan dilaksanakan oleh server CUP (Cawangan Utama Putrajaya)

Page 5: GFMAS - Gal mo s

Tatacara Tatacara Pembiayaan Pembiayaan

Pinjaman Pinjaman KomputerKomputer

Page 6: GFMAS - Gal mo s

SIAPA YANG LAYAK

Semua anggota perkhidmatan awam yang berjawatan tetap.

Anggota yang bertaraf sementara, kontrak @ sambilan – TIDAK LAYAK

Dibenarkan setiap 5 tahun sekali (SPP 8/2000)

Page 7: GFMAS - Gal mo s

Peraturan Pinjaman Komputer

a. Isi borang (Kew. 317) : 5 Salinan.

b. Surat Perjanjian (Kew. 318) : 5 Salinan.

c. Menyertakan sebut harga asal yang lengkap.

d. Salinan penyata gaji terbaru

e. Surat akuan beza harga komputer/ pinjaman

f. Salinan kad pengenalan

Page 8: GFMAS - Gal mo s

Syarat Pinjaman Komputer?

a. Jumlah ansuran potongan bulanan tidak melebihi 1/3 gaji pokok.

b. Jum. semua potongan gaji tidak melebihi 60% daripada gaji pokok & elaun.

c. Amaun maksimum = RM5000.00

d. Tempoh maksimum bayaran balik = 4 tahun

* Pinjaman mesti dihabiskan sebelum tamat perkhidmatan

Page 9: GFMAS - Gal mo s

ContohGaji : RM 1300, Elaun : RM 285 = RM 1585

1/3 * 1300.00 = RM 433.33

60% * RM1585.00 = RM 951.00

Andaikan Potongan sedia ada :

Tabung Haji = RM200

Perumahan = RM400

Kenderaan = RM409.71

RM809.71

Pinjaman Komputer RM5000/36 bln = RM147.62 sebulan

RM809.71 + RM142.62 = RM952.33 > RM 951.00

Tidak memenuhi syarat

Pinjaman Komputer =RM5000/48 bil = RM112.90 sebulan

RM809.71 + RM112.90 = RM 922.61 < RM951.00

Memenuhi syarat

Page 10: GFMAS - Gal mo s

What Is Internal Control?

Control Environment

Control activities

Risk Assessment

Information / Communication

Monitoring

Process that assesses quality of internal controls over time

PEKELILING PERBENDAHARAAN BIL. 8

TAHUN 1992

SURAT PEKELILING

PERBENDAHARAAN BIL.8 TAHUN 2000

RUJUKANRUJUKAN

Page 11: GFMAS - Gal mo s

Tatacara Tatacara Pendahuluan Pendahuluan

DiriDiri

Page 12: GFMAS - Gal mo s

Maksud Pendahuluan Diri

Kelulusan Pendahuluan dari Perbendaharaan (Borang Kew.106) kepada Pegawai Persekutuan untuk :

i. Gaji yang belum berhak diterima @ berhak menerima tapi belum diLULUSkan;

ii. Bagi mendapat balik gaji @ elaun yang terlebih bayar;

iii.53210 – Ganjaran Pekerja Kerajaan.

iv.53209 – Tunggakan Caruman KWSP.

v. Dan lain – lain lagi.

Page 13: GFMAS - Gal mo s

Pendahuluan diri boleh dipohon adalah untuk memberi kemudahan kepada pegawai kerajaan semasa:

menjalankan tugas rasmi bertukar menghadiri kursus :

KSU-KSU & Ketua-ketua Jabatan yang disenaraikan sebagai Pegawai Pengawal dalam Buku Anggaran Belanjawan Tahunan.

Yang lain, kelulusan Perbendaharaan Malaysia.

Kuasa Melulus

Page 14: GFMAS - Gal mo s

Unsur Terlibat

Elaun Makan

Bayaran Sewa Hotel

Page 15: GFMAS - Gal mo s

Peraturan Permohonan

Pendahuluan diri Lama telah

selesai

Permohonan (7-14 hari) sebelum

bertolak

Mematuhi had minima yang ditetapkan

Isi Borang Kew.325 (4 salinan – SPP6/94

Page 16: GFMAS - Gal mo s

Had Minima Permohonan

B. Kump. Sokongan (kecuali kategori X & XI) RM300 (SPP Bil. 2/1993)

C. Kategori X dan XI Tiada Had Minima (SPP Bil. 2/1993)

A. Kump. Pengurusan Tertinggi & Kump. Pengurusan & Professional

RM500 (SPP Bil. 2/1993)

Page 17: GFMAS - Gal mo s

Tanggungjawab Pegawai Pengawal

B. Secara bertulis melantik Pegawai Kanan untuk luluskan Permohonan Pendahuluan Diri (SPP Bil. 2/1993)

A. Meluluskan hanya kepada pegawai yang telah melangsaikan Pendahuluan yang lama (SPP Bil. 2 / 1993)

D. Mengenakan penalti 10% setahun – Kes baki pendahuluan diri GAGAL dibayar dalam tempoh 1 bulan selepas tarikh

tuntutan dibuat (SPP Bil. 2/1993)

C. Hantar Penyata Ringkasan kedudukan Pendahuluan Diri yang diluluskan & hasil kutipannya ke Perbendaharaan

setiap 6 bulan (SPP Bil. 2/1993)

Page 18: GFMAS - Gal mo s

Objektif G-ALMoS

1. Kemudahan memuat naik dan memproses data sehingga dapat mengeluarkan laporan.

2. Hubungan secara on-line antara modul gaji dan modul FI (kewangan).

3. Antaramuka antara sistem gaji luar (UGAT dan PDRM).

4. Mengelakkan data berulang bagi maklumat pengguna yang sama.

5. Mengurangkan masalah kesilapan manusia (human errors) ketika memasukkan data.

Page 19: GFMAS - Gal mo s

PROSEDUR GALMOS

Pinjaman Komputer/ Pendahuluan Diri

Page 20: GFMAS - Gal mo s

Flow Pinjaman Komputer / Pendahuluan Diri & Pelbagai

Serahkan borang

Mengunci masuk data ke Modul G-ALMOS

Serahkan borang

Peminjam Komputer(cth : AG Perak)

Pejabat Caw. (cth : AG Caw. Perak)

Serahkan borangSerahkan borang

BPOPA

Pendahuluan diri(cth : AG Tawau)

Pejabat Caw. Sabah(cth : AG Caw. Tawau) AG Kota Kinabalu

Pendahuluan Diri(cth : AG Miri)

Peminjam pendahuluan diri(cth : AG Miri) AG Kuching

Peminjam Komputer(cth : Cikgu Sekolah di Tawau)

Pejabat 10 JMS (cth : MOE Caw. Tawau) Pejabat 10 JMS

(cth : MOE Putrajaya)

Server HO Server CUP

Serahkan borangSerahkan borang

Serahkan borang Serahkan borang

cek

Page 21: GFMAS - Gal mo s

-No Gaji-Nama-No Kp

-Kod AO

HRPAY

HO

Wujud Peminjam

Wujud Pinjaman

Pengesahan 1

Pengesahan 2 Wujud Baucar

Semak JANCUP

Lulus

Post

Proses Pembayaran

Cek / EFT

Post ke FI (ALE) setiap 10 minit

Sistem G-ALMoS

Page 22: GFMAS - Gal mo s

Aktiviti Bagi Setiap Pemohonan Pinjaman Komputer / Pendahuluan

1. Pendaftaran Peminjam (Baru).

2. Pengurusan Pendahuluan / Pinjaman

3. Pengurusan Integrasi Antara Modul

4. Pengurusan Rekod

5. Laporan

Page 23: GFMAS - Gal mo s

Aktiviti 1 : Pendaftaran Peminjam

a. Wujud- Digunakan untuk mewujudkan maklumat asas peminjam.

b. Kemaskini- Digunakan untuk mengemaskini maklumat asas peminjam sedia ada.

c. Papar- Digunakan hanya untuk membuat paparan maklumat asas pengguna tanpa boleh mengubah apa-apa.

d. Hapus- Digunakan untuk menghapuskan maklumat asas peminjam yang masih tidak mempunyai rekod pinjaman.

Page 24: GFMAS - Gal mo s
Page 25: GFMAS - Gal mo s

Aktiviti 2 : Pengurusan Pendahuluan/ Pinjaman

a. Wujud- Digunakan untuk mewujudkan maklumat asas pinjaman yang telah diluluskan permohonannya.

b. Papar- Digunakan untuk memaparkan semua senarai pinjaman yang dibuat oleh peminjam.

c. Hapus- Digunakan untuk menghapuskan maklumat pinjaman atau traksaksi yang telah diwujudkan.

Page 26: GFMAS - Gal mo s

d. Penyata Bayaran PinjamanDigunakan untuk menjana penyata dan

mencetak bayaran pinjaman

e. SemakanUntuk membuat kelulusan 1 dan kelulusan 2 bagi pinjaman/ pendahuluan diri & pelbagai

Baucar bayaran akan di wujudkan semasa kelulusan dibuat.

f. Pengurusan BaucarDigunakan untuk mencetak baucar yang telah diwujudkan semasa kelulusan.

g. PelarasanDigunakan untuk membuat bayaran balik

lebihan.

Page 27: GFMAS - Gal mo s
Page 28: GFMAS - Gal mo s

Aktiviti 3 : Pengurusan Integrasi Antara Modul

a. Integrasi Ke Modul Kewangan (FI)Digunakan untuk menyemak baucar

bayaran yang dihantar ke JANCUP untuk proses pembayaran.

b. Integrasi Ke Modul Sumber Manusia (HR)Digunakan untuk arahan potongan gaji

melalui payslip.

Memaparkan senarai peminjam baru yang akan mula dibuat potong gaji.

c. Integrasi Dendan Sistem LuarIntegrasi dengan sistem dari UGAT dan

PDRM yang berkaitan dengan pinjaman / pendahuluan diri & pelbagai

d. Status ALEDigunakan untuk memantau penghantaran

baucar dan status bayaran

Page 29: GFMAS - Gal mo s
Page 30: GFMAS - Gal mo s

Aktiviti 4 : Pengurusan Rekod

a. Maklumat Pegawai PengesahDigunakan untuk memberi authorization kepada pegawai yang berkenaan untuk

membolehkan pengesahan 1 atau pengesahan 2 dapat dilakukan.

b. Maklumat Dokumen SokonganDigunakan untuk mewujud, memapar atau mengemaskini senarai dokumen sokongan.

Page 31: GFMAS - Gal mo s

Baucar bayaran yang telah diwujudkan di G-ALMoS akan dihantar ke server Cawangan Utama Putrajaya (JANCUP) secara automatik untuk pemprosesan pengeluaran cek atau EFT.

PROSES AKHIR

Cek :Pegawai di JANCUP akan melakukan proses SEMAK, LULUS dan POST baucar sebelum proses PAYMENT RUN dilakukan. Cek yang telah dicetak akan dihantar ke JMS yang terlibat untuk diberikan kepada peminjam.

EFT:Pegawai di JANCUP akan melakukan proses SEMAK, LULUS dan POST baucar sebelum PAYMENT RUN dilakukan. Amaun pinjaman/ pendahuluan diri akan dimasukan terus kedalam akaun peminjam.

Page 32: GFMAS - Gal mo s

ARAHAN POTONGAN GAJI

- Dilakukan secara automatik, iaitu secara berjadual (sebulan sekali).

- Untuk memastikan potongan berjaya dilakukan atau tidak, setiap SAD hendaklah melarikan TCODE ZRAL028 (mencetak satu laporan yang akan memaparkan potongan pertama pemohon baru pada 1 – 10 hb setiap bulan (sebelum proses gaji dilarikan)).

G-ALMoSHR

(36 AOs)

ALE

• Jika proses yang dilakukan secara berjadual ini tidak berjaya, setiap SAD hendaklah maklumkan ke SOLMAN dengan SEGERA (sebelum 10 hb setiap bulan) untuk tindakan selanjutnya oleh Ibu Pejabat.

Page 33: GFMAS - Gal mo s
Page 34: GFMAS - Gal mo s

a. Maklumat Asas Peminjam- Memaparkan senarai peminjam

b. Maklumat Induk Pinjaman/ Pendahuluan- Memaparkan senarai pinjaman dan pendahuluan diri

c. Senarai Peminjam Bayaran Dikeluarkan- Memaparkan laporan bagi status bayaran peminjam atau pendahuluan yang telah dikeluarkan.

d. Laporan Penyata Bayaran Pinjaman Berhenti/ Bersara- Memaparkan penyata (status bagi bayaran pinjaman/ pendahuluan)bagi peminjam yang telah tamat perkhidmatan/ bersara

e. Laporan Kedudukan Baki Pinjaman - Memaparkan baki pinjaman bagi setiap pinjaman yang didaftarkan di G-ALMoS.

LAPORAN

Page 35: GFMAS - Gal mo s

f. Laporan Bayaran Tertunggak - Memaparkan laporan bagi pinjaman yang telah tertunggak bayaran

g. Laporan Pendaftaran Pemohon - Memaparkan laporan bagi peminjam atau pemohon yang didaftarkan di dalam G-ALMoS.

h. Laporan Pindahan Ke Akaun Hasil - Memaparkan laporan bagi wang yang tidak dituntut melebihi 7 tahun yang telah dipindahkan ke akaun hasil.

i. Laporan Penyata Tahunan - Memaparkan laporan bagi penyata tahunan untuk peminjam yang telah membuat pinjaman/ pendahuluan melalui G-ALMoS.

j. Laporan Ralat - Memaparkan laporan bagi pinjaman/ pendahuluan yang mempunyai ralat semasa proses muat naik data legasi dan maklumat yang tidak boleh diproses semasa pancaran ke HR atau FI.

LAPORAN

Page 36: GFMAS - Gal mo s

k. Surat Arahan Potongan Gaji - Bertujuan sebagai pemberitahuan kepada peminjam bahawa gaji akan dipotong berikutann pinjaman/ pendahuluan.

l. Laporan Penyata Bayaran - Memaparkan penyata bayaran individu yang telah membuat pinjaman/ pendahuluan.

m. Laporan senarai Baucar Yang Telah Dikeluarkan Bayaran dan Dibatalkan Di FI - Memaparkan laporan bagi senarai baucar yang telah dikeluarkan di dalam G-ALMoS dan baucar-baucar yang dibatalkan oleh FI.

n. Senarai Arahan Potongan Ke HR - Memaparkan laporan bagi pinjaman komputer yang telah dihantar ke HR untuk proses pemotongan gaji.

LAPORAN

Page 37: GFMAS - Gal mo s
Page 38: GFMAS - Gal mo s

ADUAN GFMAS

1. Log SOLMAN

2. Helpdesk : 03-8882 1316 / 1289 / 1202 / 1203 Email : [email protected] Fax : 03 8882 1317

3. Maklumat terkini GFMAS (intranet): http://buletin.gfmas.anm.gov.my

Page 39: GFMAS - Gal mo s

TAMATTAMAT

TERIMTERIMA A

KASIHKASIH