katalog hrmis

© Hakcipta TerpeliharaHRMIS © Copyright ReservedHRMIS

...Ke Arah Penyelesaian Bersepadu Pengurusan Sumber Manusia Perkhidmatan Awam Malaysia

...Towards An Integrated Human Resource ManagementSolution In The Malaysian Public Service

HRMIS

Untuk maklumat lanjut mengenai HRMIS, sila lawat laman Web Jabatan Perkhidmatan Awam, http://www.jpa.gov.my di ruang Portal & Sistem Aplikasi HRMIS.

Maklumat Lanjut

For more information on HRMIS, please visit the Public Service Department’s website, http://www.jpa.gov.my in the Portal & HRMIS Application System Section.

More Information

HRMIS - A Platform Towards Effi cient and EffectivePublic Service Delivery

Hakcipta Terpelihara. Penerbitan ini adalah semata-mata untuk kegunaan Projek Kerajaan Elektronik EG-HRMIS - Sistem Maklumat Pengurusan Sumber Manusia sahaja. Penerbitan ini tidak boleh diterbitkan semula sama ada sebahagian atau keseluruhannya, disimpan di dalam sistem capaian atau disalurkan di dalam sebarang bentuk atau sebarang cara secara elektronik, mekanikal, fotokopi, rakaman atau sebagainya tanpa kebenaran terlebih dahulu dari pihak Kerajaan Malaysia.

© Kerajaan Malaysia 2008

19

© Copyright ReservedHRMIS© Hakcipta TerpeliharaHRMIS

KANDUNGAN

KA

ND

UN

GA

N

1.0 Pengenalan, Objektif dan Faedah ......

2.0 Persekitaran Kerja HRMIS ............... 3.0 Fungsi Sedia Ada & Akan Datang PSM ..

4.0 Ciri-Ciri Generik HRMIS ..................

5.0 Modul HRMIS 5.1. Modul Pengurusan Rekod Peribadi .. 5.2. Modul Data Perjawatan .............. 5.3. Modul Perolehan Sumber Manusia... 5.4. Modul Pengurusan Prestasi ......... 5.5. Modul Pengurusan Kerjaya ......... 5.6. Modul Penilaian Kompetensi ........ 5.7. Modul Pembangunan Sumber Manusia ............................. 5.8. Modul Pengurusan Komunikasi dan Tatatertib Pekerja .................... 5.9. Modul Penamatan Perkhidmatan ..... 5.10. Modul Pengurusan Saraan, Faedah dan Ganjaran ........................ 5.11. Modul Formulasi Penilaian dan Strategi.............................. 5.12. Modul Pangkalan Ilmu ............... 5.13. Modul Penerbitan Web .............. 5.14. Modul Direktori Kerajaan ............ 5.15. Modul Sistem Maklumat Eksekutif / Sistem Sokongan Keputusan ........

6.0 Maklumat Lanjut Mengenai HRMIS ......

3

5

5

7

111113131313

15

1515

15

17171717

17

19

1 18

This module provides a repository of knowledge on human resource management policies and procedures that have been successfully implemented. It includes global human resource best practices documents relevant to the Public Sector such as seminar papers, conference papers and government circulars.

Benefits

Centralised repository on human resource management information in digital form for easy and quick reference

Encourages sharing of information and creation of knowledge

Promotes good knowledge management practices

12. Knowledge Base Module

Streamlined framework facilitates agency in developing its vision, mission, strategy and human resource policy

Facilitates agency to perform long-term manpower planning

Position norms enable human resource practitioners to determine the number of positions required in an organisation Evaluation of strategy effectiveness for continuous improvement by agency

This module assists human resource practitioners to formulate and evaluate the effectiveness of policies, procedures and human resource strategies of an organisation for continuous improvement. It provides facilities for long-term manpower planning, organisational development, tactical activities, development of position norms, job evaluation and assessment of utilisation of manpower.

Benefits

11. Strategy Formulation and Review Module

Web Publishing can be accessed by the public and provides on-line information on human resource policies and procedures. This includes the Federal Constitution, Acts and Ordinances, General Orders, Government Gazette and Procedures, Service Circulars, Service Circular Letters, perquisites and allowances, and Code of Ethics. This module provides links to Treasury Circulars, Public Administrative Development Circulars and accreditated tertiary qualifications.

Benefits

Promotes paper-less environment

Easy on-line access to human resource management documents

13. Web Publishing Module

Information on officers, their workplace and office telephone number easily available

Encourages work related networking between public service officers and clients

This module provides information on the officer’s name, office telephone number and his workplace. Users are able to locate the officer for enquiries into matters under his responsibility.

Benefits

14. Government Directory Module

Provides a method to analyse human resource information from various perspective through Multi-Dimensional Database (MDD)

Provides a powerful forecasting tool thus facilitating better decision-making

Executive Information System / Decision Support System were specially developed to extract information from HRMIS database which can be analysed based on multiple dimension. It functionas as a business intelligence tool for top management in decision making.

Benefits

15. Executive Information System / Decision Support System

HR

MIS

MO

DU

LE

S


CO

NT

EN

TS

CONTENTS

1.0 Introduction, Objectives and Benefits.....................................

2.0 HRMIS Working Environment ............. 3.0 As-Is & To-Be HR Functions ...............

4.0 HRMIS Generic Features ..................

5.0 HRMIS Modules 5.1. Personal Record Management Module ............................... 5.2. Establishment Data Module .......... 5.3. Resourcing Module ................... 5.4. Performance Management Module ... 5.5. Career Management Module .......... 5.6. Competency Assessment Module .... 5.7. Development Module ................ 5.8. Employee Communications and Behavioural Management Module ... 5.9. Separation Module ................... 5.10. Remuneration, Benefits and Reward Management Module ................ 5.11. Strategy Formulation and Review Module ............................... 5.12. Knowledge Base Module ........... 5.13. Web Publishing Module ............ 5.14. Government Directory Module ....... 5.15. Executive Information System / Decision Support System Module ...

6.0 More Information On HRMIS ............

4

6 6

8

12121414141416

1616

16

18181818

18

19

2

Modul ini membantu pengamal sumber manusia menggubal dan menilai keberkesanan polisi, prosedur dan strategi sumber manusia sesebuah organisasi untuk penambahbaikan yang berterusan. Modul ini juga mempunyai fungsi-fungsi seperti perancangan tenaga manusia jangka panjang, pembangunan organisasi, aktiviti-aktiviti taktikal, pembangunan norma perjawatan, penilaian tugas dan penilaian penggunaan sumber manusia.

Faedah

Rangka kerja yang seragam membantu agensi menetapkan visi, misi, strategi dan polisi sumber manusia

Memudahkan agensi membuat perancangan tenaga manusia jangka panjang

Norma perjawatan memudahkan pengurus sumber manusia menentukan jumlah perjawatan yang diperlukan oleh organisasi

Agensi dapat membuat penilaian terhadap keberkesanan strategi untuk penambahbaikan yang berterusan

Modul Formulasi dan Penilaian Strategi

11.

Modul ini boleh dicapai oleh orang awam dan menyediakan secara on-line maklumat mengenai polisi dan prosedur PSM. Ini termasuklah Perlembagaan Persekutuan, Akta dan Ordinan, Perintah-Perintah Am, Warta Kerajaan dan Peraturan-Peraturan, Pekeliling Perkhidmatan, Surat Pekeliling Perkhidmatan, Faedah-Faedah Istimewa dan Elaun-Elaun, Kod Etika/Piawaian, Garis Panduan dan Surat Edaran. Selain daripada itu terdapat juga pautan kepada Pekeliling Perbendaharaan dan Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam serta Sistem Pengiktirafan Kelayakan JPA.

Faedah

Menyumbang ke arah persekitaran paper-less Memudahkan rujukan dokumen-dokumen pengurusan sumber manusia secara on-line

13. Modul Penerbitan Web

14. Modul Direktori Kerajaan

Mudah memperolehi maklumat mengenai pegawai, tempat kerja dan telefon rasmi pejabatnya

Menggalakkan pewujudan jaringan kerja di antara pegawai awam dan pelanggan

Modul ini menyediakan maklumat nama pegawai, nombor telefon pejabat dan tempat kerja. Pengguna boleh mengesan pegawai bagi membuat pertanyaan tentang urusan berkaitan dengan tanggungjawabnya.

Faedah

Sistem Maklumat Eksekutif / Sistem Sokongan Keputusan adalah sistem yang menyediakan maklumat daripada pangkalan data HRMIS yang boleh dianalisis secara menyeluruh dan terperinci mengikut pelbagai dimensi. Ia bertindak sebagai business intelligence kepada pihak pengurusan atasan dalam membuat keputusan.

Faedah

Menyediakan kaedah analisis maklumat sumber manusia dari pelbagai perspektif melalui Multi-Dimensional Database (MDD)

15.Modul Sistem Maklumat Eksekutif / Sistem Sokongan Keputusan

Modul ini merupakan repositori ilmu berkaitan dengan kertas kerja-kertas kerja yang menjurus kepada penggubalan polisi dan prosedur PSM. Selain daripada itu ianya juga menyimpan dokumen tentang amalan-amalan terbaik PSM global yang relevan kepada perkhidmatan awam Malaysia seperti kertas kerja seminar, kertas kerja konferens dan pekeliling kerajaan.

Faedah

Menyimpan maklumat pengurusan sumber manusia secara berpusat dan digital untuk rujukan yang mudah dan pantas

Menggalakkan perkongsian maklumat dan percambahan ilmu secara on-line

Menggalakkan amalan-amalan pengurusan ilmu yang baik

12. Modul Pangkalan Ilmu

Menyediakan kemudahan pengunjuran sumber manusia yang jitu bagi membantu proses membuat keputusan

MO

DU

L-M

OD

UL

HR

MIS

17


PENGENALAN

Projek HRMIS adalah daya usaha kerajaan Malaysia bagi memastikan Pengurusan Sumber Manusia dalam Perkhidmatan Awam dapat menghasilkan pekerja yang mahir, terlatih dan bermotivasi. Projek ini telah dibangunkan berdasarkan enam prinsip utama bertujuan untuk menjadikan K-ekonomi satu kenyataan iaitu :

Pendekatan strategik dalam Pengurusan Sumber Manusia Penekanan kepada nilai yang positif Pengurusan berorientasikan prestasi Mengutamakan sumber manusia Syarat-syarat perkhidmatan yang menggalakkan prestasi kerja Pengawasan dan penilaian inovasi serta pembaharuan

Tidak dapat dinafikan bahawa K-ekonomi dan Pengurusan Sumber Manusia bergerak seiring. Peralihan ekonomi sekarang ke arah K-ekonomi akan menemui kegagalan tanpa pembangunan sumber manusia yang mampu membentuk para pekerja yang memiliki pelbagai kemahiran dan pengetahuan teknologi maklumat untuk memantapkan dan memperkayakan asas K-ekonomi. Oleh itu, tindakan kerajaan membangunkan HRMIS seharusnya mendapat sokongan serta dorongan daripada semua pihak dalam Perkhidmatan Awam.

HRMIS adalah Sistem Maklumat Pengurusan Sumber Manusia yang bersepadu, dimudahcarakan oleh teknologi yang menggabungkan amalan terbaik pengurusan sumber manusia global. Ia adalah salah satu projek perintis yang dibangunkan di bawah inisiatif Kerajaan Elektronik, dan Kerajaan Elektronik pula merupakan satu daripada aplikasi perdana yang diwujudkan di bawah Koridor Raya Multimedia seperti dalam Gambar rajah 1.

Suasana Kerja Yang Baru

Kerajaan

Sistem Maklumat Pengurusan Sumber Manusia

Multimedia Super CorridorKoridor Raya Multimedia

Elektronik

Gambar rajah 1: Koridor Raya Multimedia

Membolehkan perancangan tenaga kerja dan penentuan saiz perkhidmatan awam yang berkesan melalui maklumat pengurusan sumber manusia yang lebih lengkap

Mengautomasikan proses-proses operasi pengurusan sumber manusia

Membangunkan maklumat sumber manusia yang bersepadu dan kemaskini untuk tujuan perancangan sumber manusia yang berkesan

Memudahkan komunikasi dan integrasi secara horizontal, penyelarasan proses-proses sumber manusia dan capaian melalui single window

Menyumbang ke arah pewujudan persekitaran paper-less di kalangan agensi seperti penyebaran dasar, manual dan pekeliling secara elektronik Menyediakan satu sistem yang terbuka dan fleksibel serta kemas kini bagi memenuhi keperluan proses operasi dan pengurusan di pelbagai peringkat agensi

Objektif-Objektif HRMIS

Pengautomasian membolehkan pengurus sumber manusia meluangkan lebih masa untuk menganalisis, merancang dan mengenal pasti peluang-peluang penambahbaikan

Aktiviti-aktiviti sumber manusia akan dapat dijalankan dengan lebih mudah dan pantas dengan adanya kemudahan maklumat secara real-time dan on-line

Polisi dan prosedur sumber manusia yang seragam dan maklumat sumber manusia yang bersepadu membolehkan proses-proses tertentu dijalankan secara konsisten serta memudahkan penggunaan sistem ini oleh semua agensi

Maklumat sumber manusia yang bersepadu membolehkan perkongsian maklumat yang tepat dan cepat. Ia juga memperbaiki komunikasi di antara agensi-agensi terbabit

Produktiviti, motivasi dan kepuasan pegawai akan meningkat dengan adanya peralatan dan kemudahan komputer yang lebih baik, pengurangan kerja-kerja yang bertindih, dan pengautomasian proses-proses kerja

Faedah-Faedah HRMIS

PE

NG

EN

AL

AN

3

Automation of processes makes it easy for the officer to apply for benefits on-line eg, application for loan, leave, claims and medical benefits Enables officer to check benefits eligibility on-line according to his position and grade such as leave, loan and allowances Error free calculation of claims or requests as the system will execute the activity based on specified business rules

This module provides the mechanism to administer the officer’s remuneration record for payroll preparation due to new placement, leave (half-pay leave, no-pay leave), promotion, competency level evaluation and changes to schemes of service. The module also records benefits enjoyed by the officer such as loan, medical benefits, claims, scholarship and bonuses.

Benefits

10.Remuneration,BenefitsandReward Management Module

This module promotes harmonious and conducive working environment between management and employees through issues reporting process, and monitoring and resolving the issues in MBJ/MBK. The module also manages disciplinary and counselling activities.

Benefits

8. Employee Communications and

Facilitates tracking of issues raised in MBK/MBJ by organisastion

Faster resolution of cases through automation and streamlined processes

Behavioural management takes on a more proactive approach through counselling activities

Behavioural Management Module

Convenient one-stop processing for all separation related matters

Smooth transition into post-service

Facilitates short and long-term human resource planning based on projected attrition rate.

This module provides a comprehensive process that manages the exit of officers from government service either by compulsory separation, early separation, resignation, dismissal or death in service. The module also allows the officer to prepare task handover note, attend pre-separation programme and exit interview before leaving the service.

Benefits

9. Separation Module

The officer has vast opportunity for self development

Human resource practitioners are able to effectively monitor the officers’ development programmes Officers’ development programmes are designed to meet its organisational goals

This module provides the facility to prepare competency development programme that is aligned to organisational goals. It enables the officers and supervisors to apply for relevant competency development programmes. Officers can also apply for short-term and long-term in-service programmes (Diploma, Masters, PhD) with or without scholarships.

Benefits

7. Development ModuleH

RM

IS M

OD

UL

ES

16

© Hakcipta TerpeliharaHRMIS © Copyright ReservedHRMIS 415

INTRODUCTION

Multimedia Super Corridor

HRMIS is the Malaysian government’s effort to ensure that human resource management in the Public Service will produce skilled, trained and motivated workers. The project was developed based on six key principles aimed at realising the K-economy i.e :

Strategic approach towards human resource management Emphasis on positive values Performance oriented management Giving priority to human resource Terms of service that encourages performance Monitoring and evaluation of innovation and reforms

It is undeniable that K-economy and human resource development need to progress in tandem with each other. The present economic transition towards K-economy will undoubtedly fail without human resource development to produce multi-skilled workers equipped with knowledge of information technology in order to consolidate and enrich the fundamentals of K-economy. As such, the government’s decision to develop HRMIS should be supported and encouraged by all parties in the Public Service.

HRMIS is an integrated, technology-enabled Human Resource Management Information System incorporating Global Best Practices in human resource management. It is one of the pilot applications developed under the Electronic Government initiative, and the Electronic Government is one of the Flagship Applications of the Multimedia Super Corridor as illustrated in Figure 1.

Figure 1: Multimedia Super Corridor

HRMIS Objectives

To achieve effective staffing and right-sizing of civil service through better availability of human resource management information

To automate human resource management operational processes

To build up-to-date consolidated human resource management information for effective human resource management planning among agencies To achieve better communication, horizontal integration and more streamlined processes through establishing a richer collaborative systems environment among the agencies so as to provide a single window access to human resource management transactions which usually cut across agencies

To improve paperless human resource management capabilities among agencies such as electronic distribution of human resource policy, manuals and circulars To provide an open and flexible system which will fulfill and improve the information needs of operational and managerial processes at different level of agencies

HRMISKeyBenefits

Automation would enable human resource manager to devote more time for analysis, planning and identifying improvement opportunities

Human resource activities would be facilitated in terms of ease and speed with the availability of real-time and on-line information

The streamlined human resource procedures and policies and the integrated human resource information would ensure consistency in performing certain processes and ease of use of the system by all agencies

Integrated human resource information would facilitate the sharing of information which is accurate and timely. It would also improve communication among agencies

Employee productivity, motivation and satisfaction would be enhanced with the availability of better equipment and computers, reduction of repetitive work and automation of work processes

INT

RO

DU

CT

ION

Modul ini mempunyai kemudahan untuk menyediakan program pembangunan kompetensi pegawai supaya selari dengan matlamat organisasi. Ia membolehkan pegawai dan penyelia memohon menghadiri program pembangunan kompetensi yang berkaitan. Selain itu, pegawai juga boleh memohon program latihan jangka pendek dan jangka panjang (diploma, ijazah sarjana, ijazah kedoktoran) dalam perkhidmatan sama ada dengan biasiswa atau tanpa biasiswa.

Faedah

7. Modul Pembangunan Sumber Manusia

Pegawai mempunyai peluang yang luas untuk pembangunan diri

Pengamal sumber manusia boleh memantau program pembangunan pegawai secara dengan lebih berkesan Program pembangunan pegawai dapat disesuaikan dengan matlamat organisasi

Modul ini menyediakan proses yang menyeluruh dalam mengurus peralihan keluar pegawai dari perkhidmatan kerajaan melalui persaraan wajib, persaraan awal, perletakan jawatan, buang kerja dan kematian. Di samping itu, modul ini juga mempunyai proses bagi pegawai menyediakan nota serah tugas, menghadiri program pra penamatan perkhidmatan dan ditemuduga sebelum meninggalkan perkhidmatan.

Faedah

9. Modul Penamatan Perkhidmatan

Kemudahan mengurus semua proses penamatan perkhidmatan secara setempat

Memudahkan peralihan pegawai ke pasca perkhidmatan

Kemudahan membuat perancangan sumber manusia jangka pendek dan jangka panjang berdasarkan unjuran pegawai yang akan bersara atau meninggalkan perkhidmatan

Proses-proses yang diautomasikan memudahkan pegawai membuat permohonan secara on-line untuk urusan seperti permohonan pinjaman, cuti, tuntutan dan perubatan

Pegawai dapat menyemak kelayakan secara on-line mengikut jawatan dan grednya bagi perkara seperti cuti, pinjaman dan elaun-elaun

Tiada kesilapan pengiraan tuntutan atau permohonan berlaku kerana sistem akan mengira mengikut business rules yang ditetapkan

Modul ini menyediakan mekanisma untuk mentadbir rekod saraan pegawai bagi proses penyediaan gaji berikutan proses-proses seperti penempatan, bercuti (separuh gaji, tanpa gaji), kenaikan pangkat, penilaian tahap kecekapan dan perubahan skim perkhidmatan. Di samping itu, modul ini juga menyediakan kemudahan mentadbir rekod faedah yang dinikmati oleh pegawai seperti pinjaman, perubatan, tuntutan dan pendahuluan diri, biasiswa dan imbuhan tahunan.

Faedah

10. Modul Pengurusan Saraan, Faedah dan Ganjaran

Modul ini menyediakan kemudahan untuk meningkatkan kerjasama dan perhubungan yang harmonis di antara pihak pengurusan dan pegawai melalui proses pelaporan isu, pemantauan serta penyelesaiannya dalam MBJ/MBK. Di samping itu, modul ini juga menyediakan kemudahan menguruskan aktiviti kaunseling dan kes tatatertib.

Faedah

Memudahkan organisasi mengesan isu-isu yang dibangkitkan dalam proses MBK/MBJ

Proses-proses yang diautomasikan dan seragam mempercepatkan masa penyelesaian kes

Pengurusan tatatertib mengambil pendekatan yang lebih proaktif melalui aktiviti-aktiviti kaunseling

8. Modul Pengurusan Komunikasi dan Tatatertib Pekerja

MO

DU

L-M

OD

UL

HR

MIS

© Copyright ReservedHRMIS© Hakcipta TerpeliharaHRMIS 5 14

PE

RS

EK

ITA

RA

N

HRMIS telah menyusun semula 27 fungsi pengurusan sumber manusia (PSM) sedia ada kepada 10 fungsi PSM yang bersepadu dan lebih mantap.

Fungsi Sedia Ada & Akan Datang PSM

Pengesahan Dalam Perkhidmatan (O)

Pemprosesan Pinjaman (O)

Pentadbiran Perubatan (O)

Pemprosesan Tuntutan (O)

Pemprosesan Cuti (O)

Pengurusan Gaji (O)

Pemprosesan Gaji (O)

Pengurusan Saraan, Faedah & Ganjaran

Perhubungan Majikan/Pekerja (O)

Kaunseling (O)

Tatatertib (O)

Pengurusan Komunikasi & Tatatertib Pekerja

Pengisytiharaan Harta (O)Pengurusan

Rekod Peribadi

Latihan (O) Pembangunan

Peperiksaan (O)Penilaian

Kompetensi

Panduan Kerjaya (O)

Naik Pangkat (O)

Pengurusan Kerjaya

Pengurusan Prestasi

Perancangan Sumber Manusia (O)

Perlantikan (O)

Penempatan (O)

Naik Pangkat (O)

Perolehan Sumber Manusia

FUNGSI SEDIA ADA PSM FUNGSI AKAN DATANG PSM

Perancangan Sumber Manusia (P)

Pembangunan Organisasi (P)

Skim Perkhidmatan (P)

Faedah & Saraan (P)

Hal-Hal Perkhidmatan (P)

Latihan (P)

Pembangunan Kerjaya (P)

Perhubungan Majikan/Pekerja (P)

Formulasi & PenilaianStrategi

P - Pengurusan O - Operasi

Penamatan Perkhidmatan (O) Penamatan Perkhidmatan

HRMIS akan mewujudkan persekitaran kerja baru bercirikan kepada kepantasan, ketelusan, kemampuan mengesan tindakan yang diambil dan kebolehpercayaan. Persekitaran ini juga berasaskan organisasi pembelajaran di mana setiap pegawai digalakkan menjadi pegawai berilmu.

Persekitaran ini dihasilkan oleh reka bentuk sistem yang dibina berdasarkan ciri-ciri integrasi dan saling bergantungan antara modul. Ini menggalakkan pegawai dan pasukan memahami dan mempelajari keperluan semua pihak untuk menyampaikan perkhidmatan pelanggan yang terbaik. Setiap pegawai juga digalakkan belajar pelbagai cara untuk mencapai kecemerlangan di dalam persekitaran pengurusan sumber manusia yang dimudahcarakan oleh teknologi.

Persekitaran Kerja HRMISH

RM

IS M

OD

UL

ES

Promotes self development

On-line monitoring of officers and team performance

This module aligns an officer’s annual performance plan to organisational goals and enables his supervisor to assess his performance. Through this process, the supervisor or manager can chart the officer’s career path, development needs and determine his eligibility for excellence service award.

Benefits

4. Performance Management Module

Officers are able to perform self assessment for their career development

Human resource practitioners can ensure optimal resource utilisation through effective monitoring of officers’ competency levels

Organisation is able to create the culture of self-development and continuous learning

This module records and analyses the officer’s competency level. The officer or management is able to identify the gap between the competency required for the position and the competency of the officer. Subsequently, appropriate measures can be taken to reduce the gap through relevant competency development programmes provided under the Development Module. The competency data is utilised in the Resourcing Module for purposes of acquisition, placement and promotion. It also enables the officers to apply for service examination and the examination secretariat to process the application, schedule the examination and update examination results.

Benefits

6. Competency Assessment Module

Provides vacancy information for planning and execution of acquisition and reassignment of human resource

Officers can apply on-line for transfer Human resource practitioners are able to place the ‘best fit’ officer in a vacant position by matching the competency required by the position with the competency of the officer

This module enables the organisation to identify short term human resource requirement, apply for additional positions, and fill vacant positions through the process of acquisition, reassignment and secondment. It also aims to ensure that the officer assigned to a specific position is ready to perform the designated task.

Benefits

3. Resourcing Module

This module enables HR manager to perform succession planning for strategic positions. The officers can chart their career through self planning or by consulting career development experts in their organisation.

Benefits

Officers have a better understanding of their organisational goals and their career paths

Human resource practitioners have a systematic and structured approach in preparing potential officers for succession

Organisation is able to increase its organisational effectiveness through human resource development and professionalism

5. Career Management Module

Pengesahan Dalam Perkhidmatan

Pengurusan Gaji (O)

© Hakcipta TerpeliharaHRMIS © Copyright ReservedHRMIS 613

MO

DU

L-M

OD

UL

HR

MIS Modul ini membolehkan pengurus sumber manusia

melaksanakan perancangan penggantian untuk jawatan strategik. Di samping itu, pegawai boleh merancang kerjayanya secara kendiri atau melalui khidmat nasihat oleh pakar-pakar kemajuan kerjaya di organisasi mereka.

Faedah

Pegawai dapat memahami matlamat organisasi dan laluan kerjaya dengan lebih baikPengamal sumber manusia dapat mengguna pendekatan yang sistematik dan teratur dalam menyediakan pegawai yang berpotensi untuk tujuan penggantianKeberkesanan organisasi dapat dipertingkatkan melalui pembangunan sumber manusia dan profesionalisme

5. Modul Pengurusan Kerjaya

Modul ini membolehkan organisasi mengenalpasti keperluan sumber manusia jangka pendek, permohonan untuk perjawatan tambahan dan urusan pengisian melalui proses pengambilan, penempatan dan pinjaman. Modul ini juga bertujuan memastikan setiap pegawai yang akan ditempatkan di sesuatu jawatan telah bersedia untuk melaksanakan tugas yang ditetapkan.

Faedah

Menyediakan maklumat kekosongan jawatan bagi tujuan perancangan dan pelaksanaan pengambilan dan penempatan sumber manusia

Pegawai boleh memohon pertukaran secara on-line Pengamal sumber manusia boleh membuat pengisian jawatan berdasarkan pemadanan kompetensi sesuatu jawatan dengan pegawai yang mempunyai kompetensi yang paling sesuai

3. Modul Perolehan Sumber Manusia

Modul ini menyelaraskan sasaran kerja tahunan pegawai dengan matlamat organisasi dan membolehkan penyelianya menilai prestasi beliau. Melalui proses ini penyelia atau pengurus dapat merancang laluan kerjaya, keperluan pembangunan dan mengenalpasti kelayakan pegawai untuk anugerah khidmat cemerlang.

Faedah

Menggalakkan pembangunan diri

Pemantauan secara on-line ke atas prestasi pegawai serta pasukan

4. Modul Pengurusan Prestasi

Modul ini merekod dan menganalisis tahap kompetensi pegawai. Pegawai atau pihak pengurusan dapat mengenalpasti jurang di antara tahap kompetensi jawatan dan kompetensi pegawai. Seterusnya tindakan untuk merapatkan atau mengatasi jurang dapat diambil melalui program-program pembangunan kompetensi yang disediakan dalam Modul Pembangunan Sumber Manusia. Maklumat kompetensi juga boleh digunakan dalam Modul Perolehan Sumber Manusia bagi tujuan pengambilan, penempatan dan kenaikan pangkat. Modul ini membolehkan pegawai memohon peperiksaan perkhidmatan dan urusetia peperiksaan pula memproses permohonan peperiksaan, menjadualkan peperiksaan dan mengemaskini keputusan peperiksaan.

Faedah

Pegawai boleh melaksanakan penilaian diri bagi tujuan kemajuan kerjaya Pengamal sumber manusia boleh memastikan penggunaan sumber manusia yang optimum melalui pemantauan tahap kompetensi yang berkesan

Organisasi dapat mewujudkan budaya pembangunan diri dan pembelajaran yang berterusan

6. Modul Penilaian Kompetensi

HRMIS brings along with it a new environment, an environment characterised by speed, transparency, traceability and reliability. The environment is that of a learning organisation where officers are encouraged to be knowledge workers.

The environment is created by the system design that is built based upon integration and interdependence between modules. It encourages officers and teams to understand and learn each other’s requirements in order to provide the best customer service. Officers are also encouraged to acquire new ways of learning in order to perform in a technology-enabled human resource environment.

HRMIS Working Environment

HRMIS has redefined the current 27 human resource functions to 10 integrated and coherent human resource functions.

As-Is & To-Be HR Functions

M - Managerial O - Operational

Confirmation (O)

Loan Processing (O)

Medical Administration (O)

Claims Processing (O)

Leave Processing (O)

Salary Management (O)

Payroll Processing (O)

Remuneration, Benefits & Reward Management

Employee Relations (O)

Counselling (O)

Disciplinary (O)

Employee Communications & Behavioural Management

Asset Declaration (O) Personal Record Management

Training (O) Development

Examination (O)CompetencyAssessment

Career Guidance (O)

Promotion (O)

CareerManagement

Confirmation (O)

Salary Management (O)

PerformanceManagement

Manpower Planning (O)

Recruitment (O)

Placement (O)

Promotion (O)

Resourcing

AS-IS HR FUNCTIONS TO-BE HR FUNCTIONS

Manpower Planning (M)

Organisational Development (M)

Scheme of Service (M)

Remuneration & Benefits (M)

Service Matters (M)

Training (M)

Career Development (M)

Employee Relations (M)

Strategy Formulation & Review

Separation (O) Separation

EN

VIR

ON

ME

NT


CIR

I-C

IRI

GE

NE

RIK

HR

MIS

7 12

Ciri-Ciri Generik HRMIS

Aplikasi HRMIS telah dibina berasaskan kepada 11 Prinsip Rekabentuk Utama iaitu :

Prinsip Rekabentuk Utama ini dapat dilihat dalam ciri-ciri teknikal aplikasi HRMIS seperti berikut :

1. Layan Diri

2. Keanjalan Dalam Pergerakan Sumber Manusia

3. Berorientasikan Pelanggan

4. Piawaian

5. Kemudahan Memperolehi Maklumat

6. Disentralisasi

7. Peranan Sumber Manusia Yang Strategik

8. Penambahbaikan Berterusan

9. Dipacu Oleh Teknologi

10. Keberkesanan Proses

11. Kompetensi

2. Berteraskan WebAplikasi berasaskan web membolehkan capaian melalui internet dari mana-mana lokasi di seluruh dunia tertakluk kepada kebenaran.

1. Berteraskan KompetensiSemua fungsi sumber manusia dikendalikan berdasarkan kepada elemen kompetensi seperti menempatkan pegawai yang sesuai pada jawatan yang sesuai melalui pemadanan kompetensi pegawai dengan keperluan kompetensi perjawatan, memberi ganjaran apabila pegawai tersebut mencapai tahap kompetensi yang diperlukan dan merancang pembangunan sumber manusia untuk mengurangkan jurang kompetensi.

4. DwibahasaPengguna mempunyai pilihan untuk menggunakan versi Bahasa Malaysia atau Inggeris.

3. Senibina Pelbagai Peringkat

Sistem ini beroperasi menggunakan senibina yang menyediakan infrastruktur yang fleksibel dan selamat.

Disentralisasi

Penambahbaikan Berterusan

Piawaian

KeberkesananProses

Dipacu Oleh Teknologi

BerorientasikanPelanggan

Kompetensi

Keanjalan Dalam

Pergerakan Sumber ManusiaPeranan

Sumber Manusia

Yang Strategik

Kemudahan Memperolehi

Maklumat

Layan Diri

PRINSIP-PRINSIP REKABENTUK UTAMA

HR

MIS

MO

DU

LE

S

1. Personal Record Management Module

2. Establishment Data Module

3. Resourcing Module

4. Performance Management Module

5. Career Management Module

6. Competency Assessment Module

7. Development Module

8. Employee Communications and Behavioural

Management Module

9. Separation Module

10. Remuneration, Benefits and Reward Management Module

11. Strategy Formulation and Review Module

12. Knowledge Base Module

13. Web Publishing Module

14. Government Directory Module

15. Executive Information System /

Decision Support System Module

HRMIS Application consists of 15 integrated and coherent HR modules as follows :

HRMIS Application

Officers are able to access and update their own personal data

Family members of officers enjoy the benefits according to the officers’ position and grade On-line sharing of up-to-date information with the other modules

This module stores basic information of the officer such as personal data, family data, language proficiency, academic qualifications, driving licence, bank account number, employment experience prior to joining the Public Service and awards received. This module also stores information on service profile and asset declaration.

Benefits

1. Personal Record Management Module

Standard record of Establishment Data facilitates analysis of position and other matters related to Establishment Data

Provides easy access to establishment information for viewing position status and organisational structure

Clear, precise and up-to-date information on establishment data supports strategic HR management decision making

This module stores establishment data such as schemes of service and service groups, business unit and activity, organisational structure, standard position, actual position, task description, competency required, key result areas and logistical resources required by the position.

Benefits

2. Establishment Data Module


MO

DU

L-M

OD

UL

HR

MIS

11

These Key Design Principles are reflected in HRMIS application technical features as follows:

3. Multi-tier ArchitectureThe system operates on multi-tier architecture that provides flexible and safe infrastructure.

4. Bilingual

Users have the option to use Bahasa Malaysia or English version.

2. Web-Based

Web-based application enables access through the internet from any location in the world subject to authorisation. 1. Competency-Based

All HR functions are conducted based on competency element such as in assigning the right officer to the right position by matching the officer’s competency to the required competency for the position, rewarding the officer upon acquiring the required competency level and planning human resource development to reduce competency gap.

Self-Service

Flexibility Of Movement

Strategic HR Role

Continuous Improvement

Customer Focus

Technology Driven

Process Efficiency

Information Availability

Competency

Decentralisation

Standardisation

HR

MIS

GE

NE

RIC

FE

AT

UR

ES

HRMIS Generic Features

1. Self-Service

2. Flexibility Of Movement

3. Customer Focus

4. Standardisation

5. Information Availability

6. Decentralisation

7. Strategic HR Role

8. Continuous Improvement

9. Technology Driven

10. Process Efficiency

11. Competency

HRMIS Application is developed based on 11 Key Design Principles that is :

KEY DESIGN PRINCIPLES

811

1. Modul Pengurusan Rekod Peribadi

2. Modul Data Perjawatan

3. Modul Perolehan Sumber Manusia

4. Modul Pengurusan Prestasi

5. Modul Pengurusan Kerjaya

6. Modul Penilaian Kompetensi

7. Modul Pembangunan Sumber Manusia

8. Modul Pengurusan Komunikasi dan Tatatertib Pekerja

9. Modul Penamatan Perkhidmatan

10. Modul Pengurusan Saraan, Faedah dan Ganjaran

11. Modul Formulasi dan Penilaian Strategi

12. Modul Pangkalan Ilmu

13. Modul Penerbitan Web

14. Modul Direktori Kerajaan

15. Modul Sistem Maklumat Eksekutif /

Sistem Sokongan Keputusan

Aplikasi HRMIS mengandungi 15 modul pengurusan sumber manusia yang bersepadu seperti berikut :

Aplikasi HRMIS

Modul ini menyimpan maklumat asas pegawai seperti maklumat peribadi, keluarga, kemahiran bahasa, pencapaian akademik, lesen memandu, nombor akaun bank, pengalaman bekerja sebelum menyertai perkhidmatan awam dan anugerah yang diterima. Modul ini juga menyimpan maklumat mengenai profil perkhidmatan dan perisytiharan harta.

Faedah

1. Modul Pengurusan Rekod Peribadi

Pegawai dapat mencapai dan mengemaskini maklumat peribadi sendiri

Keluarga pegawai dapat menikmati kemudahan mengikut kelayakan jawatan dan gred pegawai

Perkongsian maklumat terkini secara on-line dengan modul yang lain

Data Perjawatan yang standard memudahkan analisis tentang perjawatan dan lain-lain perkara yang berkaitan dengan Data Perjawatan

Memudahkan akses kepada maklumat perjawatan bagi pemaparan status jawatan serta struktur organisasi

Maklumat data perjawatan yang jelas, tepat dan terkini menyokong proses membuat keputusan strategik pengurusan sumber manusia

2. Modul Data Perjawatan

Modul ini menyimpan maklumat mengenai perjawatan seperti skim perkhidmatan dan kumpulan perkhidmatan, unit dan aktiviti organisasi, struktur organisasi, jawatan standard, jawatan sebenar, keterangan tugas, tahap kompetensi diperlukan, bidang hasil utama dan sumber logistik yang diperlukan oleh sesuatu jawatan.

Faedah


CIR

I-C

IRI

GE

NE

RIK

HR

MIS

9 10

HRMIS Generic FeaturesH

RM

IS G

EN

ER

IC F

EA

TU

RE

S

Membolehkan penjajaran matlamat PSM dengan objektif organisasiMenterjemahkan strategi-strategi PSM ke dalam bentuk proses-proses operasi Mengautomasikan fungsi-fungsi operasi bagi membolehkan pengurus sumber manusia memberi lebih tumpuan kepada aktiviti-aktiviti strategik seperti polisi-polisi PSM, pembangunan kompetensi dan perancangan PSM

9. Berpandukan Pendekatan Strategik PSM

Proses verifikasi berlaku di permulaan proses melalui business rules yang terbina dalam sistemMengurangkan proses semakan oleh pengamal sumber manusiaMemastikan kelayakan yang betul mengikut jawatan dan gred pegawai

10. Sistem Mengambil kira Business Rule/Polisi-Polisi

5. Standard Interface

All screens have a common set of features and appearance, facilitating ease of learning.

6. Fully IntegratedIntegration between functions occurs through:

Sharing of common base data and transactional data through centralised databaseBuilt-in business rules as a standard reference across agenciesTriggering of process and notifications of transactions via workflowIntegration with legacy systems performed via an integration engine

7. Self-Service FacilitiesAllow employees to access and update their personal records and make HR requests on-line such as leave, loan, claim, competency development programmes and counselling. They can also monitor their performance as well as plan their career development.

10. System Incorporates Business Rules/Policies

Verification process at point of entry through built-in business rulesMinimises process of checking by HR practitionersEnsure the appropriate benefits eligibility according to the officer’s position and grade

11.WorkflowDriven

HR processes are driven by a built-in workflow engine. A complete HR process is executed via workflow through pre-set roles assigned to the officer.

The system provides facility to perform all human resource management functions.

12. Full Spectrum Of HR Functions

8. Security Based On Roles And Access RightsEach module has a set of built-in roles to perform the relevant HR functions. Roles and accessibility will be assigned to the officer according to his position, task and responsibilities.

11. Berpandukan Aliran KerjaProses-proses sumber manusia dipacu oleh enjin aliran kerja. Keseluruhan proses sumber manusia dilaksanakan melalui aliran kerja di mana peranan ditetapkan secara pre-set mengikut jawatan pegawai.

9. Driven By Strategic HR Positioning

Alignment of HR goals with organisational objectivesCascading HR management strategies to operational processesAutomate operational functions to allow HR practitioners to be more focussed on strategic activities such as HR policies, competency development and HR planning

8. Keselamatan Berdasarkan Peranan Dan Hak Capaian Setiap modul mempunyai satu set peranan untuk menjalankan fungsi-fungsi sumber manusia yang berkaitan. Peranan dan capaian akan ditetapkan mengikut tugas dan tanggungjawab jawatan yang disandang oleh seseorang pegawai.

12. Keseluruhan Spektrum Fungsi PSM Sistem menyediakan kemudahan melaksanakan semua fungsi pengurusan sumber manusia.

7. Kemudahan Layan DiriMembolehkan pegawai mencapai dan mengemas kini rekod peribadi dan membuat permohonan berkaitan urusan sumber manusia secara on-line seperti cuti, pinjaman, tuntutan, program pembangunan kompetensi dan kaunseling. Mereka juga boleh memantau prestasi kerja serta merancang pembangunan kerjaya.

6. Bersepadu

Perkongsian data asas yang sama dan data transaksi melalui pangkalan data berpusatBusiness rules yang terbina dalam sistem sebagai rujukan standard bagi semua agensiPermulaan sesuatu proses kerja dan pemberitahuan transaksi melalui aliran kerjaIntegrasi dengan sistem legasi dibuat melalui enjin integrasi

Integrasi antara fungsi berlaku melalui :

5. Antara Muka Standard Semua skrin mempunyai ciri-ciri dan rupa bentuk yang sama bagi memudahkan pembelajaran.

Ciri-Ciri Generik HRMIS

katalog hrmis

Documents