panduan pengguna - eghrmis.gov.my · 1.1 penerangan ringkas submodul 3 ... setelah pentadbir sistem...

PANDUAN PENGGUNA

SISTEM MAKLUMAT PENGURUSAN

SUMBER MANUSIA

(HUMAN RESOURCE MANGEMENT

INFORMATION SYSTEM)

MODUL PENTADBIRAN SISTEM

SUBMODUL SEKURITI

JABATAN PERKHIDMATAN AWAM MALAYSIA OKTOBER 2015

PANDUAN PENGGUNA – SUBMODUL SEKURITI Versi : F2.0

2

© Kerajaan Malaysia 2015 Hakcipta Terpelihara. Penerbitan ini adalah semata-mata untuk kegunaan Projek Kerajaan Elektronik – Sistem Maklumat Pengurusan Sumber Manusia sahaja.

Tiada sebahagian atau kesemuanya penerbitan ini boleh diterbitkan semula, disimpan di dalam sistem capaian atau disalurkan di dalam sebarang bentuk atau sebarang cara secara elektronik, mekanikal, fotokopi, rakaman atau sebagainya tanpa kebenaran terlebih dahulu dari pihak Kerajaan Malaysia.


3

KANDUNGAN

BIL. PERKARA MUKASURAT

1 PENGENALAN MODUL 3

1.1 PENERANGAN RINGKAS SUBMODUL 3

2 CARA PENGGUNAAN 4

2.1 LOG MASUK KE APLIKASI HRMIS 5

1 CAPAIAN KE APLIKASI HRMIS 5

2 LOG MASUK KE APLIKASI 7

3 SET SEMULA KATA LALUAN 9

4 PENGUMUMAN DI MUKA LOG MASUK 15

5 PAUTAN DI MUKA LOG MASUK 16

2.2 MENU-MENU APLIKASI HRMIS 18

1 MENU UTAMA – PAPARAN GRID 18

2 MENU UTAMA – PAPARAN IKON 19

3 MENU KIRI 20

2.3 FUNGSI-FUNGSI SUBMODUL 22

1 MENGAKTIFKAN ID PENGGUNA 23

2 MENYAHAKTIFKAN ID PENGGUNA 26

3 PENETAPAN TUGAS 29

4 SET SEMULA KATA LALUAN 32

5 SET SEMULA STATUS LOG MASUK 36

6 PENGUMUMAN 39


4

1.0 PENGENALAN MODUL Modul Pentadbiran Sistem merupakan salah satu modul dalam sistem HRMIS. Modul ini adalah platfom bagi konfigurasi pengurusan ID Pengguna, kebenaran akses, capaian pengguna dan juga aliran kerja bagi proses-proses modul/submodul HRMIS. Modul ini merupakan penyelenggaraan asas sebelum Pemilik Kompetensi mula menggunakan aplikasi HRMIS. Modul Pentadbiran Sistem terbahagi kepada dua submodul iaitu:

Submodul Sekuriti

Submodul Aliran Kerja

1.1 PENERANGAN RINGKAS MENGENAI SUBMODUL SEKURITI

Submodul ini adalah platfom bagi konfigurasi yang bermula dengan pengaktifan ID Pengguna, kebenaran akses dan capaian pengguna, pengurusan ID dan Kata Laluan Pengguna, sejarah log masuk pengguna, menu-menu dan termasuk juga muka log masuk aplikasi.


5

2.0 CARA PENGGUNAAN Berikut merupakan langkah-langkah untuk mencapai Modul Pentadbiran (Menu Utama) dan Submodul Sekuriti.

Langkah-langkah:

i. Klik pada menu modul Pentadbiran Sistem. ii. Kemudian klik pada menu subdmoul Sekuriti.

Rajah 1 : Paparan Skrin Laman Utama Sistem Pengurusan Maklumat Sumber Manusia (HRMIS)

Rajah 1 : Paparan Menu Utama HRMIS (Paparan Grid)

Langkah ii: Kemudian, klik pada Submodul Sekuriti

Langkah i : Klik pada Modul Pentadbiran Sistem


6

2.1 LOG MASUK KE APLIKASI HRMIS

1. Capaian ke aplikasi HRMIS

Langkah-langkah : Capaian ke muka web masuk HRMIS2.0 boleh diakases melalui dua (2) kaedah, iaitu :

i. Kaedah 1 - Klik pada pautan aplikasi HRMIS di dalam Portal Rasmi HRMIS di alamat http://www.eghrmis.gov.my

Rajah 2 : Paparan Skrin Laman Menu Temu janji Kaunseling:

Klik pada Jenis temujanji yang dipilih

Rajah 2 : Pautan Aplikasi HRMIS di dalam Portal Rasmi HRMIS

Langkah i: Klik pada pautan ke aplikasi HRMIS yang disediakan


7

ii. Kaedah 2 - Di dalam pelayar web, taip alamat URL aplikasi HRMIS iaitu https://hrmis2.eghrmis.gov.my

Rajah 3 : Taip Alamat URL Aplikasi HRMIS Di Dalam Pelayar Web

Langkah ii: Taip alamat URL https://hrmis2.eghrmis.gov.my


8

2. Log Masuk ke Aplikasi HRMIS

Langkah-langkah :

i. Masukkan ID Pengguna (Nombor Kad Pengenalan bagi warganegara Malaysia) dan Kata Laluan Pengguna.

ii. Klik butang Hantar untuk ke cubaan log masuk ke dalam aplikasi.

iii. Klik butang Set Semula, sekiranya perlu, untuk mengosongkan ruangan-ruangan ID dan Kata Laluan Pengguna.

Rajah 4 : Paparan Log Masuk Aplikasi HRMIS

iv. Sekiranya Kata Laluan yang dimasukkan tidak tepat, pengguna perlu mencuba semula untuk memasukkan Kata Laluan yang sebenarnya.

Langkah i: Masukkan ID dan Kata Laluan Pengguna HRMIS

Langkah ii: Klik butang Hantar setelah ID dan Kata Laluan Pengguna selesai diisikan

Langkah iii: Klik butang Set Semula untuk mengosongkan ruangan ID dan Kata Laluan Pengguna


9

v. Percubaan log masuk hanya boleh dilakukan sebanyak 3 kali sahaja sebelum ID Pengguna tersebut disekat oleh sistem.

Rajah 5 : Pemakluman Kata Laluan Tidak Tepat

vi. Sekiranya ID Pengguna yang dimasukkan tidak wujud di dalam sistem, paparan seperti di bawah akan terpapar. Pengguna yang terlibat bolehlah menghubungi Pentadbir Sistem/Sumber Manusia di agensi masing-masing untuk mengemaskini maklumat-maklumat di dalam sistem serta mengaktifkan akaun HRMIS pengguna berkenaan.

Rajah 6 : Pemakluman ID Pengguna Tidak Wujud Dalam Sistem

Langkah iv & v: Pemakluman Kata Laluan tidak tepat. Cubaan log masuk sistem adalah sebanyak 3 kali.

Langkah vi: Pemakluman ID Pengguna yang dimasukkan tidak wujud di dalam rekod HRMIS


10

3. Set Semula Kata Laluan i. Fungsi Set Semula Kata Laluan disediakan untuk membantu

pengguna yang telah lupa Kata Lalaun HRMIS beliau.

ii. Fungsi untuk set semula Kata Laluan boleh dilakukan oleh pengguna melalui dua (2) kaedah iaitu:

a. Set Semula Kata Laluan melalui Pentadbir Sistem : Pengguna perlu menghubungi Pentadbir Sistem di agensi masing-masing melalui telefon untuk membantu melakukan aktiviti Set Semula Kata Laluan Pengguna yang terlibat.

b. Set Semula Kata Laluan melalui Emel : Sebelum menggunakan fungsi ini, pengguna perlulah mempunyai maklumat emel yang terkini di dalam rekod HRMIS. Fungsi ini akan melibatkan proses penghantaran emel di mana Pengguna boleh sendiri melakukan aktiviti Set Semula Kata Laluan.

3.1 Set Semula Kata Laluan melalui Pentadbir Sistem

Langkah-langkah :

i. Pengguna perlu menghubungi Pentadbir Sistem di agensi masing-masing bagi melaksanakan aktiviti Set Semula Kata Laluan melalui Pentadbir Sistem. Senarai Pentadbir-pentadbir Sistem HRMIS agensi boleh diperoleh di dalam portal Rasmi HRMIS.

ii. Setelah Pentadbir Sistem selesai melakukan aktiviti Set Semula Kata Laluan, Pengguna yang terbabit akan dibekalkan dengan Kata Laluan Default HRMIS.

iii. Masukkan ID Pengguna, Kata Laluan Default yang dibekalkan di muka log masuk HRMIS2.0.

iv. Klik butang Hantar untuk ke proses seterusnya.

Langkah i-iii: Masukkan ID Pengguna dan Kata Laluan Default HRMIS


11

Rajah 7 : Log Masuk Menggunakan Kata Laluan Default HRMIS

Langkah iv: Klik butang Hantar setelah ID Pengguna dan Kata Laluan Default dimasukkan


12

v. Seterusnya, Pengguna akan digesa untuk mengubah Kata Laluan Default HRMIS kepada Kata Laluan Pengguna yang baru.

vi. Pengguna perlu memasukkan Kata Laluan Pengguna yang baru di ruangan yang disediakan.

vii. Pengukuran kekuatan Kata Laluan yang dimasukkan boleh dilihat melalui fungsi pengesanan di sebelah kanan muka web.

viii. Kata Laluan yang baru dimasukkan mestilah sekurang-kurangnya mempunyai kekuatan sederhana di mana panjang minima Kata Laluan adalah sebanyak lapan (8) aksara serta gabungan Kata Laluan mengandungi huruf besar/kecil, nombor dan/atau simbol.

ix. Klik butang Hantar untuk memuktamadkan aktivit Set Semula Kata Laluan Pengguna.

Rajah 8 : Fungsi Tukar Kata Laluan Pengguna

Langkah v-vii: Masukkan Kata Laluan Baru menggantikan Kata Laluan Default HRMIS yang diterima sebelum ini.

Langkah viii: Pengesanan kekuatan Kata Laluan yang dimasukkan. Kata Laluan mestilah sekurang-kurangnya bertahap sederhana.

Langkah ix: Klik butang Hantar setelah Kata Laluan Baru selesai dimasukkan


13

3.2 Set Semula Kata Laluan melalui Emel

Langkah-langkah :

i. Penggunaan fungsi Set Semula Kata Laluan melalui emel boleh diperoleh melalui pautan di muka log masuk aplikasi HRMIS2.0.

ii. Klik pada pautan tersebut untuk ke proses yang selanjutnya.

Rajah 9 : Pautan ke Fungsi Set Semula Kata Laluan melalui Emel

iii. Pengguna akan dipanjangkan ke muka popup seperti gambarajah di bawah.

iv. Pengguna perlu mengisikan maklumat ID Pengguna dan Tarikh Lantikan Pertama ke Perkhidmatan Awam di dalam ruangan yang disediakan.

v. Klik butang Hantar ke proses yang seterusnya.

Langkah i&ii: Klik pada pautan ‘Lupa Kata Laluan’ untuk pengguna melakukan aktiviti Set Semula Kata Laluan melaui emel

Langkah iii&iv: Isikan maklumat ID Pengguna dan Tarikh Lantikan Pertama ke Perkhidmatan Awam

Langkah v: Klik butang Hantar untuk ke proses seterusnya


14

Rajah 10 : Pengesahan Individu Melalui ID Pengguna dan Tarikh Lantikan

vi. Di muka web seterusnya, masukkan nilai huruf atau nombor berdasarkan imej captcha yang dipaparkan.

vii. Klik butang Hantar ke proses yang seterusnya.

Rajah 11 : Fungsi Captcha

viii. Sekiranya maklumat yang dimasukkan dimasukkan dengan tepat, emel akan dihantar berdasarkan alamat emel penggun yang dikemaskini di dalam rekod HRMIS bagi meneruskan aktiviti Set Semula Kata Laluan.

Rajah 12 : Paparan Emel Berjaya Dihantar

Langkah vi: Masukkan Captcha

Langkah vii: Klik butang Hantar untuk ke proses seterusnya

Langkah viii: Emel akan dihantar ke alamat emel pengguna yang dikemaskini di dalam rekod HRMIS sahaja


15

ix. Pengguna perlu menyemak peti simpanan emel pengguna bagi melihat emel aktiviti Set Semula Kata Laluan.

x. Di dalam emel tersebut, pengguna akan dibekalkan dengan satu pautan yang dijana secara rawak oleh sistem.

xi. Klik pada pautan tersebut untuk ke proses yang seterusnya.

Rajah 13 : Pautan Di Dalam Emel Pengguna

xii. Setelah pautan di emel diklik, pengguna akan dipanjangkan muka web bagi fungsi untuk mengubah Kata Laluan Pengguna kepada yang baru.

xiii. Pengguna perlu memasukkan Kata Laluan Pengguna yang baru di ruangan yang disediakan.

xiv. Pengukuran kekuatan Kata Laluan yang dimasukkan boleh dilihat melalui fungsi pengesanan di sebelah kanan muka web.

xv. Kata Laluan yang baru dimasukkan mestilah sekurang-kurangnya mempunyai kekuatan sederhana di mana panjang minima Kata Laluan adalah sebanyak lapan (8) aksara serta gabungan Kata Laluan mengandungi huruf besar/kecil, nombor dan/atau simbol.

xvi. Klik butang Hantar untuk memuktamadkan aktivit Set Semula Kata Laluan Pengguna.

Langkah ix-xi: Klik pada pautan yang dijana secara rawak oleh sistem untuk ke proses yang seterusnya


16

Rajah 14 : Fungsi Tukar Kata Laluan Baru Pengguna

Langkah xii&xiii: Masukkan Kata Laluan Baru

Langkah xiv&xv: Pengesanan kekuatan Kata Laluan yang dimasukkan. Kata Laluan mestilah sekurang-kurangnya bertahap sederhana.

Langkah xvi: Klik Hantar untuk tamatkan proses Set Semula Kata Laluan menggunakan emel


17

4. Pengumuman Di Muka Log Masuk

i. Fungsi Pengumuman disediakan bagi menyampaikan pemakluman umum HRMIS bagi semua penjawat awam di muka log masuk aplikasi HRMIS.

ii. Setiap satu pengumuman akan dipaparkan selama 10 saat sebelum pengumuman seterusnya dipaparkan.

Rajah 15 : Pengumuman di Muka Log Masuk HRMIS


18

5. Pautan di Muka Log Masuk Terdapat beberapa pautan yang dipaparkan di dalam muka log masuk aplikasi HRMIS2.0, iaitu :

i. Pautan Kembali ke Portal HRMIS Pautan ini dipaparkan di sebelah atas kanan muka web log masuk aplikasi HRMIS. Pautan ini disediakan untuk memanjangkan pengguna ke Portal Rasmi HRMIS.

Rajah 16 : Pautan ke Portal Rasmi HRMIS

ii. Pautan Bukan Warganegara Malaysia

Pautan ini dipaparkan di bawah ruangan ID Pengguna muka web log masuk aplikasi HRMIS2.0. Pautan ini disediakan sebagai panduan bagi penjawat awam yang terdiri daripada bukan warganergara Malaysia untuk mengisikan maklumat ID Pengguna HRMIS.

Rajah 17 : Pautan Bukan Warganegara Malaysia


19

iii. Pautan Lupa Kata Laluan

Pautan ini dipaparkan di bawah ruangan ID Pengguna dan Kata Laluan di dalam muka web log masuk aplikasi HRMIS2.0. Pautan ini disediakan bagi pengguna melakukan aktiviti Set Semula Kata Laluan melalui emel.

Rajah 18 : Pautan Lupa Kata Laluan

iv. Pautan Keperluan Minima Versi Pelayar dan Sistem Pengoperasian HRMIS 2.0 dan myHRMIS

Pautan ini dipaparkan di sebelah bawah muka web log masuk aplikasi HRMIS2.0. Pautan ini disediakan bagi memaklumkan kepada pengguna keperluan minima pelayar dan sistem pengoperasian bagi melayari aplikasi HRMIS2.0 dan aplikasi mobil myHRMIS.

Rajah 19 : Pautan Keperluan Minima Versi Pelayar dan Sistem Pengoperasian HRMIS 2.0 dan myHRMIS


20

2.2 MENU-MENU APLIKASI HRMIS 1. Menu Utama HRMIS – Paparan Grid

i. Setelah pengguna berjaya log masuk ke dalam aplikasi HRMIS2.0, pengguna akan dipanjangkan kepada Menu Utama HRMIS2.0 dalam bentuk Paparan Grid, seperti gambarajah di bawah.

Rajah 20 : Menu Utama HRMIS (Paparan Grid)

iii. Di dalam Menu Utama HRMIS2.0 – Paparan Grid, menu dikategorikan berdasarkan Modul dan Submodul HRMIS2.0. Menu Submodul HRMIS2.0 yang ‘dim’ adalah Submodul yang tidak aktif.

iv. Pengguna boleh klik pada menu Submodul HRMIS2.0 untuk ke proses yang setersunya.

Rajah 21 : Menu Modul dan Submodul

Modul

Submodul


21

2. Menu Utama HRMIS – Paparan Ikon

i. Pengguna juga boleh melayari aplikasi HRMIS2.0 dengan menggunakan Paparan Ikon bagi Menu Utama HRMIS2.0

ii. Klik pada pilihan Ikon di ruangan Fungsi yang terletak di sebelah kanan atas muka web.

Rajah 22 : Pilihan Untuk Ke Paparan Ikon

iii. Pengguna akan dipanjangkan ke paparan Menu Utama HRMIS2.0 dalam bentuk ikon.

iv. Paparan Ikon ini merupakan menu alternatif yang membantu pengguna untuk terus masuk ke fungsi-fungsi di bawah sesuatu Modul/Submodul HRMIS.

Rajah 23 : Menu Utama HRMIS (Paparan Ikon)

Rajah 23 : Menu Utama HRMIS (Paparan Ikon)

Klik pada pilihan Ikon

Klik pada Ikon Fungsi di bawah Modul/Submodul


22

3. Menu Kiri HRMIS

i. Setelah pilihan di dalam menu utama HRMIS2.0 dilakukan sama ada melalui paparan dalam bentuk grid atau ikon, pengguna akan dipanjangkan ke ruangan submodul/fungsi HRMIS.

ii. Paparan bagi menu kiri HRMIS2.0 diletakkan di sebelah kiri muka web ruangan submodul/fungsi HRMIS tersebut.

iii. Menu Kiri HRMIS2.0 mengandungi beberapa submenu seperti berikut:

a. Fungsi

b. Modul/Submodul

c. Halaman Utama

d. Peti Pesanan HRMIS

e. Log Keluar

iv. Di dalam Menu Kiri HRMIS2.0, terdapat lima (5) submenu, iaitu:

a. Submenu – Fungsi

Merupakan pautan ke fungsi-fungsi di bawah submodul yang telah dipilih dari menu yang sebelumnya. Pengguna perlu pilih fungsi-fungsi yang ingin digunakan di dalam submenu ini. Contoh fungsi-fungsi adalah seperti Permohonan Cuti, Menyokong Cuti dll.

b. Submenu – Modul/Submodul

Merupakan pautan ke Modul/Submodul HRMIS2.0. Pengguna boleh memilih untuk terus melangkau ke Modul/Submodul HRMIS2.0 yang lain tanpa perlu kembali ke Halaman Utama aplikasi ataupun muka web yang sebelumnya.

c. Submenu – Halaman Utama

Merupakan pautan untuk kembali ke Menu Utama HRMIS2.0.

d. Submenu – Peti Pesanan

Merupakan pautan untuk pengguna melayari terus ke fungsi Peti Pesanan HRMIS2.0 tanpa perlu kembali ke Halaman Utama aplikasi ataupun muka web yang sebelumnya.


23

e. Submenu – Log Keluar

Merupakan fungsi untuk pengguna log keluar dari aplikasi tanpa perlu kembali ke Halaman Utama aplikasi ataupun muka web yang sebelumnya.

Rajah 24 : Menu Kiri HRMIS

Menu Kiri HRMIS


24

2.3 FUNGSI-FUNGSI SUBMODUL SEKURITI Fungsi-fungsi utama Submodul Sekuriti adalah seperti berikut:

i. Selenggara Profil Pengguna

ii. Mengaktifkan ID Pengguna

iii. Menyahaktifkan ID Pengguna

iv. Penetapan Tugas

v. Set Semula Kata Laluan

vi. Set Semula Status Log Masuk

vii. Pengumuman

Capaian ke fungsi-fungsi utama submodul sekuriti hanya boleh dilakukan oleh pengguna (Pentadbir Sistem/Unit HRMIS) yang memegang peranan seperti berikut :

i. Security Administrator Agency Lvl 1

ii. Security Administrator Agency Lvl 2

iii. Helpdesk (Central)

iv. Helpdesk (Agency)


25

1. Selenggara Profil Pengguna >> Mengaktifkan ID Pengguna

Langkah-langkah :

i. Bagi pengguna yang baru sahaja diwujudkan rekodnya di dalam HRMIS dan masih belum pernah mengakses masuk ke dalam aplikasi, ID Pengguna tersebut perlulah diaktifkan terlebih dahulu oleh Pentadbir Sistem/Unit HRMIS agensi.

ii. Di Menu Kiri HRMIS, klik pada Submenu Fungsi dan pilih fungsi Selenggara Profil Pengguna >> Mengaktifkan ID Pengguna.

Rajah 25 : Menu Selenggara Profil Pengguna >> Mengaktifkan ID Pengguna

iii. Di muka web seterusnya, buat pilihan sama ada ID Pengguna Penjawat Awam yang hendak diaktifkan adalah terdiri sama ada warganegara Malaysia atau bukan.

iv. Pilih dan klik pada pilihan butang radio berkenaan.

Rajah 26 : Pilihan Jenis Kewarganegaraan

Langkah i&ii: Klik pada Menu Kiri HRMIS dan navigasi ke menu Selenggara Profil Pengguna >> Mengaktifkan ID Pengguna

Langkah iii&iv: Pilih dan klik pada pilihan butang radio yang berkenaan


26

v. Muka web seterusnya adalah fungsi carian ID Pengguna yang ingin diaktifkan.

vi. Pengguna hanya boleh melakukan carian bagi pegawai yang berada di dalam agensi dan agensi di bawahnya sahaja.

vii. Bagi carian melalui senarai, carian boleh dilakukan melalui ID Pengguna (No. Kad Pengenalan) atau Nama Pengguna berkenaan.

viii. Bagi carian melalui Paparan Hierarki, hasil carian akan memaparkan keseluruhan ID Pengguna yang belum diaktifkan lagi di bawah agensi pengguna.

ix. Klik butang Teruskan untuk ke proses yang seterusnya.

Rajah 27 : Carian ID Pengguna Yang Ingin Diaktifkan

x. Di dalam hasil carian, klik pada setiap checkbox bagi ID Pengguna yang ingin diaktifkan.

xi. Klik butang Teruskan untuk mengaktifkan ID Pengguna tersebut.

xii. Bagi pengaktifkan ID Pengguna yang ramai, pengguna boleh klik pada pautan AKTIFKAN SEMUA ID PENGGUNA tanpa perlu mengklik checkbox satu per satu.

Langkah v-viii: Masukkan ID Pengguna atau Nama Pengguna yang ingin dicari

Langkah ix: Klik butang Teruskan untuk ke proses selanjutnya


27

Rajah 28 : Mengaktifkan ID Pengguna

xiii. Setelah butang Teruskan diklik, tunggu sehingga pemakluman ID Pengguna tersebut berjaya diaktifkan terpapar dan klik butang Ok.

xiv. Proses mengaktifkan ID Pengguna tamat.

Rajah 29 : Memuktamadkan Pengaktifkan ID Pengguna

Langkah xii: Klik pada hyperlink untuk pengaktifan ID Pengguna secara pukal

Langkah x: Klik pada checkbox bagi ID Pengguna yang hendak diaktifkan

Langkah xi: Klik butang Teruskan untuk untuk mengaktifkan ID Pengguna tersebut

Langkah xiii&xiv: Klik butang OK dan proses tamat


28

2. Selenggara Profil Pengguna >> Menyahaktifkan ID Pengguna

Langkah-langkah :

i. Bagi pengguna yang telah ditamatkan perkhidmatannya, ID Pengguna tersebut perlulah dinyahaktifkan bagi menyekat pengguna untuk log masuk ke dalam aplikasi HRMIS.

ii. Di Menu Kiri HRMIS, klik pada Submenu Fungsi dan pilih fungsi Selenggara Profil Pengguna >> Menyahaktifkan ID Pengguna.

Rajah 30 : Menu Selenggara Profil Pengguna >> Menyahaktifkan ID Pengguna

iii. Di muka web seterusnya, buat pilihan sama ada ID Pengguna Penjawat Awam yang hendak dinyahaktifkan adalah terdiri sama ada warganegara Malaysia atau bukan.

iv. Pilih dan klik pada butang radio berkenaan.

Rajah 31 : Pilihan Jenis Kewarganegaraan

Langkah i&ii: Klik pada Menu Kiri HRMIS dan navigasi ke menu Selenggara Profil Pengguna >> Menyahaktifkan ID Pengguna

Langkah iii&iv: Pilih dan klik pada pilihan butang radio yang berkenaan


29

v. Muka web seterusnya adalah fungsi carian ID Pengguna yang ingin dinyahaktifkan.

vi. Pengguna hanya boleh melakukan carian bagi pegawai yang berada di dalam agensi dan agensi di bawahnya sahaja.

vii. Bagi carian melalui senarai, carian boleh dilakukan melalui ID Pengguna (No. Kad Pengenalan) atau Nama Pengguna berkenaan.

viii. Bagi carian melalui Paparan Hierarki, hasil carian akan memaparkan keseluruhan ID Pengguna yang masih aktif lagi di bawah agensi pengguna.

ix. Klik butang Teruskan untuk ke proses yang seterusnya.

Rajah 32 : Carian ID Pengguna Yang Ingin Dinyahaktifkan

Langkah v-viii: Masukkan ID Pengguna atau Nama Pengguna yang ingin dicari

Langkah ix: Klik butang Teruskan untuk ke proses selanjutnya


30

x. Di dalam hasil carian, klik pada checkbox bagi ID Pengguna yang ingin dinyahaktifkan.

xi. Klik butang Teruskan untuk mengaktifkan ID Pengguna berkenaan.

Rajah 33 : Senarai ID Pengguna Yang Ingin Dinyahaktifkan

xii. Setelah butang Teruskan diklik, tunggu sehingga pemakluman terpapar untuk memuktamadkan ID Pengguna tersebut untuk dinyahaktifkan dan klik butang Ok.

xiii. Proses menyahaktifkan ID Pengguna tamat.

Rajah 34 : Memuktamadkan Penyahaktifkan ID Pengguna

Langkah x: Klik pada checkbox untuk memilih ID Pengguna

Langkah xi: Klik butang Teruskan untuk menyahaktifkan ID Pengguna yang telah dipilih

Langkah xii&xiii: Klik butang OK dan proses tamat


31

3. Selenggara Profil Pengguna >> Penetapan Tugas

Langkah-langkah :

i. Fungsi Penetapan Tugas membolehkan Pentadbir Sistem untuk memberikan peranan-peranan di dalam HRMIS kepada seseorang pengguna untuk mengakses menu-menu di bawah Modul/Submodul HRMIS.

ii. Di Menu Kiri HRMIS, klik pada Submenu Fungsi dan pilih fungsi Selenggara Profil Pengguna >> Penetapan Tugas.

Rajah 35 : Menu Selenggara Profil Pengguna >> Menyahaktifkan ID Pengguna

iii. Muka web seterusnya adalah fungsi carian ID Pengguna yang ingin diberikan peranan-peranan HRMIS.

iv. Pengguna hanya boleh melakukan carian bagi pegawai yang berada di dalam agensi dan agensi di bawahnya sahaja.

v. Klik butang butang Cari Unit Organisasi untuk mencari unit organisasi pengguna berada (tidak mandatori untuk mengisikan ruangan ini).

vi. Klik pada butang Cari Nama Pengguna untuk mencari pengguna yang berkenaan sama ada melalui ID Pengguna ataupun Nama Pengguna.

vii. Klik butang Teruskan untuk ke proses seterusnya.

Langkah i&ii: Klik pada Menu Kiri HRMIS dan navigasi ke menu Selenggara Profil Pengguna >> Penetapan Tugas


32

Rajah 36 : Carian Pengguna

viii. Muka web seterusnya akan memaparkan senarai peranan-peranan yang dimiliki oleh pengguna tersebut.

ix. Klik butang Tambah untuk menambah peranan baru.

Rajah 37 : Senarai Peranan Pengguna

Langkah iii-vi: Lakukan carian Unit Organisasi dan Nama Pengguna (klik butang Cari).

Langkah vii: Klik butang Teruskan untuk ke proses seterusnya

Langkah viii: Senarai peranan pengguna

Langkah ix: Klik butang Tambah untuk menambah peranan baru


33

x. Muka web seterusnya akan memaparkan senarai peranan yang belum dimiliki oleh pengguna berkenaan dan peranan-peranan tersebut dikumpulkan berdasarkan Modul/Submodul HRMIS.

xi. Buat carian peranan yang ingin ditambah dengan mengklik pada checkbox di sebelah peranan tersebut.

xii. Bagi sesetengah peranan, satu popup akan terpapar bagi penyelenggara tapisan kiteria capaian. Klik butang Keluar sekiranya tidak memerlukan untuk menyelenggara fungsi ini.

xiii. Kembali ke muka web senarai peranan, klik butang Simpan bagi menyimpan peranan-peranan yang telah dipilih.

Rajah 38 : Tambah Peranan

xiv. Peranan-peranan yang telah ditambah akan dimasukkan di dalam senarai peranan yang dimiliki oleh pengguna di muka web yang sebelumnya.

xv. Proses menambah peranan/penetapan tugas tamat.

Langkah x-xii: Klik butang Tambah untuk menambah peranan baru

Langkah xiii: klik butang Simpan bagi menyimpan peranan-peranan yang telah dipilih


34

Rajah 38 : Senarai Peranan Pengguna

Langkah xiv-xv: klik butang Simpan bagi menyimpan peranan-peranan yang telah dipilih


35

4. Set Semula Kata Laluan

Langkah-langkah :

i. Fungsi Set Semula Kata Laluan membolehkan Pentadbir Sistem untuk melakukan aktiviti set semula kata laluan bagi pengguna yang telah lupa kata laluan beliau.

ii. Di Menu Kiri HRMIS, klik pada Submenu Fungsi dan pilih fungsi Set Semula Kata Laluan

Rajah 39 : Menu Set Semula Kata Laluan

iii. Muka web seterusnya adalah fungsi carian ID Pengguna yang ingin disetkan kata laluan.


v. Bagi carian melalui senarai, carian boleh dilakukan melalui ID Pengguna (No. Kad Pengenalan) atau Nama Pengguna berkenaan.

vi. Bagi carian melalui Paparan Hierarki, hasil carian akan memaparkan keseluruhan ID Pengguna di bawah agensi pengguna.

vii. Klik butang Teruskan untuk ke proses yang seterusnya.

Langkah i&ii: Klik pada Menu Kiri HRMIS dan navigasi ke menu Set Semula Kata Laluan


36

Rajah 40 : Carian ID Pengguna

viii. Di dalam hasil carian, klik pada checkbox bagi ID Pengguna yang ingin disetkan.

ix. Klik butang Teruskan untuk set semula kata laluan pengguna yang dipilih.

Rajah 41 : Senarai ID Pengguna

Langkah iii-vi: Masukkan ID Pengguna yang ingin dicari


Langkah viii: Klik pada checkbox ID Pengguna yang dipilih

Langkah ix: Klik butang Teruskan


37

x. Setelah butang Teruskan diklik, tunggu sehingga pemakluman terpapar untuk memuktamadkan aktiviti set semula kata laluan dan klik butang Ok.

xi. Proses set semula kata laluan pengguna tamat.

Rajah 42 : Memuktamadkan Proses Set Semula Kata Laluan

Langkah x&xi: Klik butang OK untuk memuktamadkan proses


38

5. Set Semula Status Log Masuk

Langkah-langkah :

i. Fungsi Set Semula Status Log Masuk membolehkan Pentadbir Sistem untuk melepaskan ID Pengguna yang telah disekat akibat cubaan log masuk ke aplikasi telah melebihi tiga (3) kali.

ii. Di Menu Kiri HRMIS, klik pada Submenu Fungsi dan pilih fungsi Set Semula Status Log Masuk.

Rajah 43 : Menu Set Semula Log Masuk

iii. Muka web seterusnya adalah fungsi carian ID Pengguna yang ingin disetkan status log masuk.


v. Bagi carian melalui senarai, carian boleh dilakukan melalui ID Pengguna (No. Kad Pengenalan) atau Nama Pengguna berkenaan.

vi. Bagi carian melalui Paparan Hierarki, hasil carian akan memaparkan keseluruhan ID Pengguna di bawah agensi pengguna.

vii. Klik butang Teruskan untuk ke proses yang seterusnya.

Langkah i&ii: Klik pada menu Set Semula Status Log Masuk


39

Rajah 44 : Carian ID Pengguna

viii. Di dalam hasil carian, klik pada checkbox bagi ID Pengguna yang ingin disetkan status log masuk beliau.

ix. Klik butang Teruskan untuk ke proses seterusnya.

Rajah 45 : Senarai ID Pengguna Yang Disekat

Langkah iii&vi: Masukkan ID Pengguna yang ingin dicari


Langkah viii: Klik pada checkbox untuk memilih ID Pengguna

Langkah ix: Klik butang Teruskan untuk proses set semula status log masuk ID Pengguna yang telah dipilih


40

x. Setelah butang Teruskan diklik, tunggu sehingga pemakluman terpapar untuk memuktamadkan aktiviti set semula status log masuk dan klik butang Ok.

xi. Proses set semula status log masuk pengguna tamat.

Rajah 46 : Memuktamadkan Proses Set Semula Status Log Masuk

Langkah x&xi: Klik butang OK untuk memuktamadkan proses


41

6. Pengumuman

Langkah-langkah :

i. Fungsi Pengumuman membolehkan Pentadbir Sistem agensi untuk memaparkan sebarang pemakluman HRMIS kepada pengguna-pengguna di bawah agensinya.

ii. Di Menu Kiri HRMIS, klik pada Submenu Fungsi dan pilih fungsi Pengumuman.

Rajah 47 : Menu Pengumuman

iii. Di dalam fungsi Pengumuman, klik butang Teruskan untuk memaparkan senarai pengumuman.

iv. Di ruang hasil carian setelah butang Teruskan diklik, klik pada pautan Tarikh Mula untuk mengemaskini pengumuman sedia ada atau klik pada butang Tambah untuk menambah pengumuman baru.

Langkah i&ii: Klik pada menu Pengumuman


42

Rajah 48 : Senarai Pengumuman

v. Sekiranya ingin mengemaskini atau menambah pengumuman, muka web popup akan terpapar yang mengandungi ruangan berkenaan maklumat pengumuman yang diisi/dikemaskini.

a. Ruangan yang perlu diisikan/dikemaskini adalah seperti berikut :

b. Tarikh Mula Paparan Pengumuman

c. Tarikh Akhir Paparan Pengumuman

d. Keterangan Bahasa Inggeris (Tidak Mandatori)

e. Keterangan Bahasa Malaysia

vi. Klik butang Simpan setelah ruangan-ruangan tersebut telah dikemaskini/diisikan dan proses kemaskini/menambah pengumuman HRMIS agensi tamat.

Langkah iii: Klik butang Teruskan untuk mencari pengumuman yang ingin dikemaskini atau ditambah baru

Langkah iv: Klik pada pautan Tarikh Mula untuk mengemaskini pengumuman sedia ada atau klik pada butang Tambah untuk menambah pengumuman baru


43

Rajah 49 : Tambah/Kemaskini Pengumuman

Langkah v:

Isikan/kemaskini ruangan maklumat pengumuman yang diperlukan

Langkah vi:

Klik butang Simpan setelah maklumat selesai diisi/dikemaskini

panduan pengguna - eghrmis.gov.my · 1.1 penerangan ringkas submodul 3 ... setelah pentadbir sistem...

Documents